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Roteiro de Auditoria Interna

ROTEIRO DE AUDITORIA INTERNA

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Roteiro de Auditoria Interna

ROTEIRO DE AUDITORIA INTERNA - CONTROLES INTERNOS APLICADOS AOS PAGAMENTOS


1. Controles Internos dos Pagamentos 1.1 Estoque - Almoxarifado a) A empresa tem definida quantidade mnima e mxima de estoque de cada produto. b) Estoque atinge quantidade mnima: necessidade de compra. c) O responsvel pelo estoque emite diariamente um relatrio dos produtos que atingiram a quantidade mnima, o qual enviado, atravs de requisio, devidamente autorizado, para o setor de compra de materiais. 1.1A - Estoque de Matrias-primas a) O estoque de matrias-primas, normalmente prximo da produo e separado do estoque do almoxarifado. b) Est definido o estoque mnimo, mdio (ideal) e mximo; c) Relatrio encaminhado para o setor de produo quando atinge o estoque mnimo; d) O setor de produo planeja a compra de matrias-primas, atravs de pessoas devidamente autorizadas; 1.2 Requisies de Compras a) So efetuadas requisies de compra b) Deve conter os seguintes dados: controle numrico data constar a quantidade e as especificaes detalhadas de cada produto Identificado o setor assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsvel pelo setor assinatura do estoque de produo, Engenheiro de Produo, responsvel pelo setor de produo 1.3 A Ordem de compra a) O comprador da empresa, mediante a requisio, abre a Ordem de Compra; b) Deve conter: Data; Numerao; Quantidade e especificaes dos produtos; Identificao do Setor; Cotao de Preos; O valor unitrio, valor total e as condies gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa; Assinatura do Engenheiro de produo ou responsvel; Assinatura do Diretor de Produo; Assinatura do Responsvel pelo oramento ou pelo fluxo de caixa; www.portaldeauditoria.com.br 2

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c) Manter controle das Ordens de Compras em Aberto d) Constar na nota fiscal de aquisio o nmero da Ordem de Compras e) Ao chegar o produto comprado, deve ser recebido em setor especfico: RECEPO. 1.4 RECEPO a) O setor de RECEPO confere as mercadorias e as encaminham para o Almoxarifado ou para o Estoque de Matrias-Primas. b) Pela ordem de compra os funcionrios da Recepo conferem: - a quantidade - as especificaes - o acondicionamento e a qualidade dos produtos - carimbam e assinam a nota fiscal, deixando evidncia que a mercadoria constante na nota fiscal foi recebida; 1.5 ALMOXARIFADO e ESTOQUE DE MATRIAS-PRIMAS a) Conduzem os produtos at o responsvel pelo Controle de Estoques da empresa (almoxarifado ou estoque de matrias-primas); b) O Almoxarifado (ou Estoque de matrias-primas) confere novamente as quantidades e qualidade do produto e dispe no estoque; c) O registro (input) no Estoque efetuado por pessoa independente do setor de Estoque; d) O responsvel pelo estoque tem acesso para alterar a quantidade de mercadoria no estoque; e) Ao imputar os dados no estoque, o sistema integra o Contas a Pagar fica parcialmente bloqueado para anlise do processo; 1.6 CONTAS A PAGAR A nota fiscal encaminhada ao Contas a Pagar que: Mediante a Ordem de compra e requisio confere o preo unitrio, o preo total, os descontos e os prazos de pagamentos, etc; Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsvel; Aps verificado que todo o procedimento foi efetuado e est em ordem, libera no Sistema de Contas a Pagar; O Setor de Contas a Pagar no pode efetuar lanamentos no sistema, somente pode liberar lanamentos efetuados por outros setores; As baixas tambm, devem ser feitas por pessoal alheio ao Contas a Pagar, cabendo a este setor somente a conferncia e autorizao para o pagamento;. Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsvel pelo pagamento;

1.7 PAGAMENTO

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Roteiro de Auditoria Interna a) O Contas a Pagar emite espelho (relatrio) dos fornecedores que esto autorizados o pagamento, o qual segue para a Tesouraria; b) Tesouraria no implanta dados no sistema de Contas a Pagar; c) Tesouraria emite o cheque nominal ao fornecedor. d) Diretores e Procuradores assinam o cheque (no mnimo 02 assinaturas de Diretores/Procuradores no envolvidos em processo anterior de autorizao); e) Para a assinatura dos cheques, os Diretores e Procuradores devem visualizar e vistar a nota. 1.8 CONTABILIDADE a) A contabilidade concilia se os cdigos, despesas e custos foram apropriados corretamente pelos outros setores (contabilidade integrada) e se h diferena entre o relatrio de contas a pagar e os saldos contbeis; 1.9 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Verificar se so efetuados procedimentos de auditoria interna no setor; PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES 3.1 ESTOQUES (GERAL) a) Estoques a) A empresa deve estar organizada no sentido de controle e vigilncia permanente de seus estoques, quanto guarda e movimentao. b) Os estoques mantidos pela empresa esto sob controle e responsabilidade de pessoal adequado. c) Os locais de armazenagem ou estocagem so adequados quanto a: - roubo, fogo, perdas, extravios, etc. - inacessibilidade de terceiros, no autorizados. d) Os sistemas de controles mantidos evitam as entradas e as sadas de estoques sem documentao suficiente e aprovada. e) So adotados registros ou fichas para controle dos estoques, tais registros ou fichas: so utilizados para indicao de mximos e mnimos de estoques - registram movimentao e saldos em quantidades e valores (controle fsico e financeiro) - registram custo unitrio e em conformidade com a legislao - tm sua movimentao integrada contabilidade. f) Os registros ou fichas mencionados so escriturados por pessoal: - que no tem acesso s existncias - que no autoriza movimentao dos estoques - que no tem acesso aos controles e registros contbeis e de custos. g) O responsvel por revises e aprovaes de ajuste ou correes de erros nos registros ou fichas de estoques independente das funes de: - custdia das existncias www.portaldeauditoria.com.br 4

Roteiro de Auditoria Interna - registros da movimentao das mesmas h) As existncias indicadas pelos registros ou fichas de estoques so balanceadas mensalmente com as contas da contabilidade: - as diferenas so investigadas por pessoal da contabilidade, antes de serem ajustadas, e contm aprovao do contador os lanamentos dos ajustes - os ajustes na contabilidade, decorrentes de ajustes nos registros ou fichas de estoque, so efetuados vista de documentao aprovada como acima descrito. i) Quanto aos estoques imprestveis, deteriorados, obsoletos, etc: - so baixados dos registros ou fichas de estoque e da contabilidade mediante autorizao de pessoal responsvel, no ligado custdia e registros dos mesmos - so sucateados para venda e, recuperveis ou no, so controlados fisicamente. j) As posies dos estoques so revisadas , periodicamente, no sentido de: - determinar existncias excessivas ou insuficientes, obsoletas ou de baixa rotao (em funo de mximos e mnimos, nveis de produo ou outras medidas) - conferncia contra posies de levantamentos fsicos, fora das pocas do inventrio anual. k) Existem registros adequados para controle dos estoques prprios ou de terceiros: - transferidos para industrializao, consignao, etc. - recebidos para industrializao, consignao, etc. - em trnsito. l) Os referidos estoques em poder de terceiros so verificados periodicamente, bem como so devidamente investigadas e corrigidas eventuais divergncias, fora das pocas do inventrio anual, por meio de : - contagens nos estabelecimentos de terceiros - pedidos de confirmao emitidos aos estabelecimentos de terceiros - outros procedimentos alternativos m) Quanto s entradas de materiais, produtos ou mercadorias: - so registrados nos controles de estoques e na contabilidade com base em relatrios ou boletins de recepo, numerados tipograficamente - os relatrios ou boletins de recepo so controlados quanto seqncia numrica e indicam quantidades e aprovao do controle de qualidade - os relatrios ou boletins de recepo que acusem devolues de vendas so conferidos e aprovados por pessoal qualificado da rea de vendas - os produtos prontos so lanados nos registros ou fichas de estoque com base em relatrios de produo numerados tipograficamente, controlados quanto seqncia numrica e aprovados por pessoal qualificado da rea de produo. n) Quanto s sadas de materiais, produtos ou mercadorias: - as entregas so feitas somente com base em requisies ou ordens de expedio autorizadas e numeradas tipograficamente - controlada a seqncia numrica dos referidos documentos - os procedimentos existentes garantem que toda a sada registrada. b) Inventrios a) A empresa utiliza-se do processo de inventrios permanentes rotativos, visando diminuir custos e paralisao das atividades durante o balano geral. Caso contrrio: - so efetuadas contagens pelo menos uma vez ao ano, por ocasio dos balanos www.portaldeauditoria.com.br 5

Roteiro de Auditoria Interna - seria recomendvel empresa o sistema de inventrios permanentes rotativos. b) So emitidas instrues por escrito para a realizao dos inventrios. c) So entregues com antecipao, para apreciao e discusso, cpias das referidas instrues: - ao pessoal que participa dos inventrios - contabilidade - auditoria interna. d) So designados como responsveis pela superviso, controle e execuo dos inventrios, pessoas que sejam: - alheias custdia e registro dos estoques - competentes para identificar os produtos, mercadorias, matrias-primas, etc., bem como o estgio de produtos em elaborao. e) O planejamento dos inventrios prev, entre outros procedimentos: - utilizao de etiquetas, inclusive para segunda contagem, bem como o controle de sua seqncia numrica - extenso das contagens para os itens embalados, encaixotados, etc. - medidas para evitar duplicidade ou omisso na contagem (marcao dos itens contados, colocao de fichas, etiquetas, etc.) - assinaturas ou vistos nas planilhas ou etiquetas de contagem, indicando inclusive aprovao para alteraes - acompanhamento da auditoria interna - que as etiquetas somente sejam recolhidas aps a evidncia de visto de pessoal habilitado, denotando adequao quanto ao seu preenchimento - que antes de ser iniciada uma nova contagem sejam retiradas as etiquetas da contagem anterior - que sejam efetuadas provas para se certificar que todos os estoques foram inventariados. f) As planilhas, fichas ou etiquetas de contagem so numeradas tipograficamente. g) efetuada uma arrumao prvia das reas a serem inventariadas. h) Os estoques a serem inventariados so previamente dispostos, de modo a facilitar a contagem. i) So utilizados mtodos adequados de pesagem, contagem, registro, etc., bem como meios de identificao dos estoques e do estgio de produto em elaborao. j) efetuado o fechamento prvio dos registros de entradas e sadas de materiais, bem como a anotao do ltimo nmero de cada documento referente movimentao dos estoques. k) efetuada, previamente ao incio da contagem, a atualizao dos registros ou fichas de estoque. www.portaldeauditoria.com.br 6

Roteiro de Auditoria Interna l) efetuada uma adequada segregao fsica dos estoques nos setores de recepo e expedio. m) So adotadas medidas para minimizar e controlar a movimentao dos estoques durante a contagem, inclusive, se for necessrio, interrompendo-se as atividades. n) Existe uma adequada identificao e segregao dos estoques obsoletos, inservveis ou invendveis, bem como das sucatas. o) Sobre os estoques prprios em poder de terceiros: - efetuada a sua contagem - so efetuados pedidos de confirmao p) efetuada uma segregao adequada dos estoques de terceiros e sua contagem. q) Os procedimentos de aps contagem observam: - conservao das planilhas, fichas ou etiquetas da contagem - confirmao de que toda planilha, fichas ou etiquetas entregues foram devolvidas, inclusive quanto s canceladas - conferncia dos dados da contagem contra os registros ou fichas de estoques, com evidncia nestas - evidncia de autorizao para alterar os registros ou fichas de estoques em funo dos resultados da contagem - investigao das diferenas mais importantes entre os dados da contagem com os registros ou fichas de estoque - adoo de procedimentos para confronto dos dados da contagem com registros ou fichas intermedirias de estoques (fichas de prateleiras, de almoxarifado ou outras), com evidncia nestas fichas. c) Estoques - compras A empresa conta com departamento de compras organizado, no sentido de suprir em tempo hbil e a preos convenientes as necessidades de produo ou comercializao (descrever os sistemas de controles e registros das operaes, indicando modelos de formulrios em uso, n. de vias e destinao, etc.). As funes de compras esto segregadas de: - recepo e expedio - produo e controle de estoques - pagamentos (caixa). As compras em geral so efetuadas com base em: - requisies numeradas, controladas e devidamente autorizadas (e quem controla a seqncia numrica) - ordens de compra ou fornecimento numeradas tipograficamente, controladas e devidamente autorizadas ( quem controla a seqncia numrica e quem autoriza). mantida no setor uma via da ordem de compra para registro e controle de ordens liquidadas e ordens a liquidar. Esses registros e controle incluem: www.portaldeauditoria.com.br 7

Roteiro de Auditoria Interna - recepo por conta de ordens de compra - entregas efetuadas fora do estabelecimento - inutilizao da referida via, para evitar reutilizao Existe necessidade de aprovao superior par compras de valores excedentes a determinados limites ou especiais. Existe sistema de cotao de preos por escrito para toda e qualquer compra e para mais de um fornecedor para cada compra, visando selecionar a mais conveniente. Nos casos de cotaes mais urgentes e para compras de menores valores, feitas por telefone, devem ser solicitadas confirmaes posteriores, por escrito ou no mnimo anotado o telefone e os preos cotados em papeleta prpria, para que fique evidenciada a realizao da cotao de preos. As decises tomadas aps a anlise das cotaes, quanto a compras em condies menos vantajosas, so justificadas por escrito e submetidas aprovao superior. Os processos de cotao e anexos correspondentes, listas de preos e condies, correspondncias, justificativas, etc. Devem ser mantidas adequadamente em arquivo. Pessoa alheia ao departamento far uma reviso peridica dos preos e demais condies das compras, de forma evidenciada. As devolues de compras so (controles e conferncias) : - controladas via expedio, quanto s sadas - conferidas e documentadas com notas de dbito, para fins de baixas e registros em contas a pagar e contabilidade - correlacionadas com as notas fiscais dos fornecedores. As referidas notas de dbito so controladas com respeito seqncia numrica. vedado o acesso do pessoal de compras aos registros de estoques. Existe um servio de portaria organizado no sentido de evitar a entrada de mercadorias desacompanhada de documentao fiscal, e com sistemas de registros e controles adequados para tal (procedimentos, formulrios em uso e n. de vias e destinao, etc. ). A portaria dotada de : - balana apropriada e adequada conferncia dos pesos declarados nos documentos da compra - relgios marcadores de datas e horrios, na documentao da compra, referentes passagem das mercadorias. Evidncias, na documentao da compra retida pela portaria (2 via), ou nos seus registros, de que: - so conferidos os pesos declarados na documentao da compra - exigida a apresentao da documentao da compra para liberar a entrada (marcao de relgios ou vistos na documentao retida) . www.portaldeauditoria.com.br 8

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Os registros ou relaes de entrada, com documentao de compra retida pela portaria (2 via), so remetidos diretamente aos setores de compras, almoxarifados, recepo, contas a pagar e contabilidade. A portaria est ou conta com: - instalada em local que impea a passagem das mercadorias fora do seu alcance - meios de comunicao internos rpidos e eficientes, para fins de segurana (telefone, interfone, alarmes, etc.). A empresa dotada de setor de recepo de mercadorias organizado, no sentido de promover o controle e conferncia fsica das compras e possui sistemas de registros e controles adequados para tal (com modelos adequados de formulrios em uso e n. de vias e destinao, etc. ). As funes de recepo so segregadas de: -compras - almoxarifados - expedio So preparados relatrios ou boletins de recepo. Tais relatrios ou boletins: - so numerados tipograficamente e controlados quanto emisso em seqncia numrica - so enviados aos setores de compras, recepo, almoxarifados, contas a pagar e contabilidade. Os relatrios ou boletins de recepo so controlados fora do setor emitente, quanto a : - utilizao em seqncia numrica - conferncia, inclusive contra relatrios da portaria efetuado o cruzamento dos documentos da compra com os relatrios da portaria, no sentido de verificar que no falte nenhuma documentao de mercadorias recebidas no dia, a conferir e registrar. mantida no setor uma via da ordem de compra para registros e controles de ordens liquidadas e ordens a liquidar. Esses registros e controles incluem : - recepo por conta de ordens de compra - entregas efetuadas fora do estabelecimento - inutilizao da referida via, para evitar reutilizao. As mercadorias recebidas so efetivamente contadas na recepo e nos almoxarifados. Para tais casos: - existem evidncias dessas conferncias - existem normas para aceitao ou no, no caso de divergncias entre as quantidades recebidas e solicitadas e/ou faturadas. Sobre o controle de qualidade das mercadorias recebidas: www.portaldeauditoria.com.br 9

Roteiro de Auditoria Interna - efetuado de forma rpida e precisa, evitando-se demoras no justificadas para liberao das mercadorias - efetuada uma adequada segregao fsica das mercadorias, por ocasio do controle - existem evidncias da execuo do controle - existem normas para aceitao ou no, no caso de m qualidade, m especificao tcnica, etc.

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Roteiro de Auditoria Interna 3.2 INVESTIMENTOS Os ttulos em carteira, representativos dos investimentos, so custodiados por pessoal independente do que lida com os registros e controles em local seguro e inacessvel a terceiros. Registros subsidirios sobre os investimentos so mantidos por pessoal alheio ao da custdia, sendo conciliados mensalmente com os saldos do razo, por funcionrio da contabilidade, de forma evidenciada. A custdia e registros referidos incluem aes bonificadas, sem registro contbil. Contagens peridicas dos ttulos em carteira so efetuadas por pessoal independente do que lida com os registros e custdia. Circularizaes peridicas so efetuadas sobre as posies dos ttulos em poder de terceiros, por pessoal independente do que lida com os registros e custdia. Os investimentos e baixas so autorizados pela direo, de forma 3.3 IMOBILIZADO A empresa deve ter um sistema de controle e registro individual dos bens do imobilizado. O sistema de controle deve prever : - estabelecimento de responsabilidade funcional sobre os bens locados s vrias reas da empresa - assinatura de termos de responsabilidade pelos bens locados - autorizao prvia para a movimentao dos bens, interna e externamente - identificao dos bens mediante sistema de numerao ou codificao (chapas metlicas, impresso, etc.) O sistema de registro indica: - identificao e individualizao das caractersticas dos bens - localizao e movimentao dos bens - valores de custo ou aquisio, de depreciao e amortizao, de correo monetria, de capitalizao, residuais e de alienaes e baixas - dados identificativos da documentao suporte - as taxas de depreciao ou amortizao. Todos os bens da empresa devem trazer plaqueta de identificao. A qual deve obedecer a uma ordem numrica seqencial, em que a duplicidade de registros no deve existir. A movimentao de bens entre os vrios centros de custos da empresa deve ser disciplinada e formalizada a fim de manter o controle sobre a localizao deles. As contas do razo so balanceadas periodicamente contra o sistema de registro referido, por pessoal da contabilidade. www.portaldeauditoria.com.br 11 evidenciada.

Roteiro de Auditoria Interna A definio do que deve ser imobilizado deve seguir os preceitos legais, assim como os mtodos de depreciao. Inventariar periodicamente os bens e o resultado confrontado com os registros individuais e com o razo contbil. O resultado do balanceamento e confronto mencionados : - relatado a pessoal responsvel, quanto s faltas constatadas; - origina ajustes nas posies contbil e subsidiria, com autorizaes prvias para o caso das faltas verificadas. As aquisies ou acrscimos so efetuados: - mediante ordens de compra devidamente aprovadas; - mediante cotaes de preos ou solicitao de oramento; - mediante autorizao prvia de pessoal competente para tal, devidamente evidenciada. Os custos das imobilizaes em andamento por conta prpria so: - registrados de forma suficientemente detalhada a permitir determinao adequada, acompanhamento e controle; - apurados e registrados adequadamente, computando-se na sua formao todos os gastos incorridos (materiais, mo-de-obra e gastos gerais); - controlados de forma tal que permita a imediata transferncia s contas definitivas, quando de sua concluso. Nas imobilizaes em andamento por conta de terceiros, alm dos pontos anteriores, a empresa acompanha a sua execuo, no sentido de verificar: - cotaes de preos, oramentos, ordens de compra, etc. - efetivo recebimento dos materiais e sua aplicao; - sobras de materiais, ao final dos trabalhos; - cronogramas fsico-financeiro; - prestaes de contas; - fundos disponveis, em caixa ou bancos, mantidos disposio dos executores dos trabalhos (contagens, conciliaes, etc.). As aquisies so informadas imediatamente, para fins de incluso em cobertura de seguros. Existe uma poltica definida para: - diferenciar despesas capitalizveis das no capitalizveis - definir montantes e itens que no devam ser imobilizados, inclusive para fins fiscais. Essa diferenciao e definio ficam evidenciadas na documentao suporte das despesas ou aquisies, por pessoal competente para tal. - so efetivadas mediante memorandos ou requisies aprovados pela direo - esses documentos indicam os motivos das baixas e identificam perfeitamente os bens - so documentadas por notas fiscais, nos casos aplicveis - so informadas imediatamente para fins de excluso em cobertura de seguros. Os bens no instalados, debitados em despesas ou desativados, incluindo ferramental, so: www.portaldeauditoria.com.br 12

Roteiro de Auditoria Interna - includos no sistema de controle e registro subsidirio; - custodiados adequadamente, mediante termo de responsabilidade; - entregues para uso mediante requisies. Registros adequados devem ser mantidos sobre ativos da empresa em poder de terceiros. Na realizao do balano estes ativos tambm devem ser objetos de contagem fsica e confirmao de sua existncia. A venda ou baixa de qualquer ativo da empresa deve ser expressa e formalmente aprovada pela Diretoria ou Controladoria. 3.4 DIFERIDO Sobre as aplicaes de recursos em pesquisas e desenvolvimento, reestruturao, modernizao e ampliao, etc. existem: - sistema de autorizao e prtica de registros e acompanhamento por pessoal tcnico - formao de processos documentais parte, perfeitamente caractersticas das aplicaes - laudos tcnicos indicando : - taxas e prazos de incio e trmino das amortizaes respectivas; - desativao dos projetos, motivos e comunicao para baixas; - registros subsidirios das aplicaes e seu acompanhamento, efetuados por pessoal tcnico; - sistema de informaes adequadas e em tempo hbil contabilidade, para fins de registros. Os registros subsidirios identificam a natureza e a espcie das aplicaes por tipos de projetos. O processo documental e o sistema de informaes referidos anteriormente identificam, para fins de registros contbeis, os dados referidos acima. As contas do razo identificam adequadamente, no mnimo, as despesas diferidas por sua natureza e espcie. A contabilidade mantm controle sobre as despesas diferidas, no sentido de: - balanceamentos mensais contra registros subsidirios; - identificao daquelas que sero indedutveis na formao do lucro real, quando computadas no resultado do exerccio, via amortizao. 3.5 CONTAS A PAGAR a) Fornecedores A contabilidade e o setor de contas a pagar esto adequadamente organizados, no sentido de manter as obrigaes sob permanente controle e vigilncia, quanto a (controles, formulrios em uso, n. de vias e destinao): - Posies e vencimentos dos ttulos; - Registros adequados, suficientes e em tempo hbil; - Que evitem pagamentos indevidos, em atraso ou em duplicidade. Existe um sistema adequado para registro e controle das contas a pagar em geral, www.portaldeauditoria.com.br 13

Roteiro de Auditoria Interna especialmente quanto a (descrever como se processa): - Compras e despesas de menor valor, efetuados fora do alcance dos controles estabelecidos para as principais ou de maior vulto; - Conferncias de preos, quantidades, entradas e consumo, autorizaes, etc. Os registros e controles da contas a pagar so mantidos de forma inacessvel ao pessoal ligado a: - Preparao e emisso de ordens de compra - Recepo, controle e registro de estoques - Pagamentos (caixa). O setor de contas a pagar efetua anlises e resumos mensais adequados, indicando: - Composio dos saldos por ttulos em aberto - Nmeros dos ttulos, valores e vencimentos - Faixas de vencimentos (vencidos e a vencer) - Portadores dos ttulos (em carteira, em cobrana, caucionados, descontados, etc.). Estas anlises e resumos so enviados contabilidade, para conciliao mensal, sendo investigadas e corrigidas eventuais diferenas existentes, de forma evidenciada. A documentao da compra conferida e aprovada para pagamento, quanto s (existem evidncias e quem confere e aprova) : - Quantidade, preos, prazos de entrega e de vencimento, descontos, bonificaes ou outras condies, contra a ordem de compra. - Somas e clculos, inclusive de impostos e despesas acessrias incidentes - Relaes ou boletins de recepo e destes com as relaes da portaria. Quem efetua a referida conferncia independente de : - Preparao e emisso de ordens de compra - Recepo, controle e registro de estoques - Pagamentos (caixa) Existe uma poltica prevendo que, sempre que possvel, as obrigaes sejam pagas em datas que possibilitem aproveitar os descontos vantajosos por pagamentos antecipados. Quanto aos adiantamentos a fornecedores : - a documentao conferida e aprovada para pagamento (existem evidncias de quem confere e aprova) - so controlados quanto a prazos de liquidao, mesmo que previstos. So solicitadas confirmaes peridicas direta de saldos por funcionrio no responsvel pelos controles das contas a pagar e pelos pagamentos. Quanto aos pedidos de confirmao mencionados : - so efetuados de maneira satisfatria a garantir um bom ndice de respostas - so controlados no sentido de garantir a efetiva expedio - as divergncias ou discordncias manifestadas nas respostas so investigadas no sentido www.portaldeauditoria.com.br 14

Roteiro de Auditoria Interna de conciliao com as posies da contabilidade e de contas a pagar (indicar a data da ltima conciliao). So solicitados aos fornecedores exclusivos ou especiais, e s pessoas ligadas, extratos mensais de contas, para fins de conciliao, investigao e regularizao de pendncias, de forma evidenciada. b) Outras Contas a Pagar A contabilidade mantm, sobre as demais contas a pagar: - reviso mensal, investigando-se contas com saldos antigos, sem movimentao ou devedores - conciliaes mensais com registros mantidos em outros setores da empresa; - conciliaes mensais com extratos de contas de empresas ligadas; - as referidas revises e conciliaes so evidenciadas e investigadas as diferenas eventualmente apuradas, para regularizao. A contabilidade prepara anlises demonstrativas mensais das posies das contas, indicando, por credor ou conta : - datas, histricos da natureza da operao, nmeros dos documentos, saldos e valores que os compem - prazos efetivos ou previstos para pagamento. Os encargos (juros, correo monetria, variao cambial, etc.) incidentes sobre as contas, por fora legal ou contratual, so: - calculados e conferidos devidamente e mantidas as memrias de clculos com evidncia da conferncia - reconhecidos contabilmente por regime de competncia - controlados os juros, atualizaes, capital amortizado atravs de planilhas; Para suportar os lanamentos nestas contas a contabilidade exige: - documentao conveniente, devidamente preenchida e assinada pelo beneficirio - conferncia e aprovao por pessoa responsvel - documentao evidenciada quanto aos vencimentos, mesmo que previstos. Sobre as demais contas a pagar existe sistema de controle no sentido de: - reviso e aprovao por pessoal adequado - conferncia contra documentao adequada e aprovada - evitar pagamentos indevidos, em atraso ou em duplicidade. So efetuados pedidos de confirmao direta de saldos e investigadas eventuais discordncias manifestadas nas respostas (os trabalhos se desenvolvem de acordo com os procedimentos previstos para as contas de fornecedores). c) Patrimnio Lquido A empresa conta com departamento ou servios organizados no sentido de promover e manter atualizados, de forma adequada e em tempo hbil, os processos, registros e informaes provenientes das relaes com acionistas, financiados de capital e rgos controladores www.portaldeauditoria.com.br 15

Roteiro de Auditoria Interna oficiais (tipos e trabalhos executados, as formas de registros e controles e indique modelos de formulrios e uso, n. de vias e destinao, etc.). Existe assessoria interna ou externa para a execuo dos trabalhos. O pessoal encarregado dos trabalhos assessorado convenientemente, inclusive mediante instrues por escrito, quanto a: - prazos regulamentares para encaminhamento de processos para registros ou prestaes de informaes exigidas por rgos oficiais controladores (CVM, BCB, BNH, Bolsa de Valores, Tribunais de Contas, Juntas Comerciais, Cartrios de Ttulos e Documentos, etc.) - prazos regulamentares para registros nos livros exigidos pela lei das SAs - retenes de IRF sobre dividendos, prmios e resgates de partes beneficirias, debntures, etc. Disposies regulamentares sobre dividendos no reclamados (prazos de prescrio, depsitos bancrios, etc.). Disposies regulamentares sobre as formas de clculo e distribuio de aes proporcionais, fraes, direito de preferncia de subscrio, absteno desse direito, prazos, etc. Disposies regulamentares sobre processos de emisso e registros de aes, debntures, partes beneficirias, etc. Outras normas regulamentares ou internas para funcionamento dos trabalhos, em tudo que se referir relao da empresa com acionistas, financiadores de capital e rgos controladores oficiais. Os documentos, livros, registros, cautelas, aes, debntures, etc. existentes no departamento, inclusive custodiados ou virgens, so mantidos em arquivos e locais adequados que permitam : - confidencialidade, segurana e proteo contra perdas, extravios, fogo, etc. - inacessibilidade de terceiros, no autorizados A empresa utiliza-se de processo mecnico para chancela, aes, certificados, debntures, etc. - a chave da mquina e as matrizes da assinaturas so mantidas em local seguro, pela pessoa que a opera - existem cpias das chaves em outros locais e com outras pessoas - as matrizes com assinaturas de pessoal que deixou a empresa so destrudas, na presena de testemunhas e com lavratura de termos respectivos. Os registros e informaes da companhia nos rgos controladores oficiais esto em ordem e em dia ( CVM, BCB, Tribunais de Contas, Bolsas de Valores, etc.) Com respeito aos livros ou registros exigidos pela Lei das SAs, a empresa: - utiliza todos os exigidos para o seu caso - mantm em ordem e atualizados Existem controles adequados sobre : www.portaldeauditoria.com.br 16

Roteiro de Auditoria Interna - cautelas, aes, certificados, debntures, etc. . Virgens - autorizao para emisso e assinaturas - emisso em seqncia numrica - cancelamento, substituio e transformao de aes, cautelas, certificados, etc., de um tipo para outro, ou de ttulos, etc. So efetuadas inspees peridicas, por pessoal alheio ao departamento ou aos servios, com evidncias em termos adequados. Quanto a dividendos: - os cupons pagos so cancelados, para evitar reutilizao -so emitidos recibos especficos, em seqncia numrica. Os servios de assessoria externa ou agentes especializados incluem (em caso negativo, avaliar se seria recomendvel empresa): - emisso e custdia de aes, certificados, debntures, partes beneficirias, etc. - emisso e registro de aes escriturais - processos de emisso e registro de debntures, partes beneficirias e outros, inclusive custdia de cautelas virgens, converso, resgate, pagamento de prmios, etc. - emisso, registros e liquidaes de cupons de dividendos. Os saldos individuais do registro de aes nominativas so conciliados periodicamente com o saldo do razo, por pessoal independente daquele que lida com o registro, com evidncias adequadas. Existe um controle adequado sobre aes emitidas sob a forma ao portador. 3. 6 Controles internos sobre pagamentos Tesouraria Caixa Manter Boletim ou outros livros de caixa para suportar o registro das operaes do caixa. Tais boletins ou outros livros de caixa devem conter : - vistos do caixa responsvel - vistos de aprovao superior - evidncias de conferncias de somas e apurao dos saldos - composio dos valores constantes no caixa: vales, cheques, dinheiro ,etc. - numerao dos boletins Os pagamentos efetuados pelo caixa devem estar suportados por documentos hbeis. Os documentos devem conter: - visto do responsvel que autorizou a realizao do gasto - visto do responsvel que autorizou o pagamento - carimbo dePAGO, com o objetivo de evitar futuras reapresentaes do mesmo documento. www.portaldeauditoria.com.br 17

Roteiro de Auditoria Interna Efetuar revises internas das operaes de caixa. Efetuar contagem diria dos fundos por funcionrios alheios ao caixa, com evidncias adequadas, tais como termo de conferncia de caixa, devendo ser assinados pelos funcionrios que participaram da contagem. Efetuar contagem de surpresa dos fundos por funcionrios alheios ao caixa, com evidncias adequadas. As funes do Caixa devem ser limitadas s especficas de caixa. O funcionrio no pode ter outra atividade na empresa. O acesso do caixa deve ser vedado aos registros contbeis e das contas de clientes. O caixa deve tirar frias regularmente, assim sendo outra pessoa o substitui. um forte indcio de fraude quando o Caixa no substitudo por outra pessoa, ou seja, insubstituvel. A custdia de cheques pr-datados e outros ttulos a receber de valor devem ser de responsabilidade de funcionrio alheio ao caixa. Caso a empresa possua mquinas autenticadoras, estas devem ser controladas por pessoal alheio rea de caixa, quanto a: - custdia das chaves de acionamento - autorizao para abertura e fechamento - autorizao para estornos, ajustes, etc. - utilizao de bloqueadores, senhas, contadores, acumuladores, etc. Formular normas por escrito quanto ao funcionamento do caixa. Local adequado de instalao do caixa, quanto a: - funcionabilidade - proteo (guarda, trnsito de numerrio interna e externamente e inacessibilidade de terceiros). Medidas de segurana quanto a roubo e fogo. Elaborar regulamento para os pagamentos efetuados por caixa. Bancos Os sistemas de pagamentos evitam que os mesmos sejam consumados sem conferncia e aprovaes prvias e obedecidos os esquemas de autorizaes e assinaturas de cheques. Tendo em vista, que j foram efetuados todos os procedimentos anteriores de controle interno: requisio da compras e aprovao da requisio de compras (necessidade), ordem de compra (cotaes de preos) e autorizao da compra, recepo da mercadoria e encaminhamento para o Contas a Pagar. Jamais o responsvel pela tesouraria deve autorizar o pagamento (a autorizao do pagamento deve ser feita por pessoa independente da tesouraria). www.portaldeauditoria.com.br 18

Roteiro de Auditoria Interna O estoque de tales de cheques e os tales em uso devem ser controlados e inspecionados, de maneira evitar sua utilizao indevida, bem como os tales devem ser mantidos em cofre, com acesso restrito. proibida a assinatura de cheques em branco. proibida a assinatura de cheques ao portador. Os cheques para reembolso ou suprimento so emitidos sob a forma nominal ao caixa. Os cheques devem ser cruzados antes de serem encaminhados para assinatura. Os cheques so emitidos com cpias e estas devero: - conter as rubricas dos assinantes dos cheques - conter as destinaes adequadas da finalidade da emisso dos cheques. Os cheques sero emitidos em seqncia numrica - rasgados nos espaos das assinaturas quando cancelados - conservados a fim de controle da seqncia numrica. A documentao suporte de pagamento deve ser controlada e: - apresentada junto aos cheques encaminhados para assinatura - revisada pelos assinantes dos cheques, com evidncias dessa reviso - cancelada adequadamente para evitar reapresentao (apor carimbo ou inscrio equivalente que o documento j foi pago, para no ser novamente apresentado para cobrana). O cancelamento da documentao, antes referido, deve ser efetuado pelos prprios assinantes dos cheques ou na sua presena. Os cheques emitidos para pagamentos em geral, inclusive para depsitos, suprimentos de caixa, etc. devero ser: - assinados por duas pessoas - assinados mediante sistema atribudo em funo de valores (por um diretor, por um procurador; por um diretor e um procurador; por dois procuradores; por dois diretores). Os cheques devem ser entregues diretamente ao recebedor, sem intermediaes de outras pessoas. Quando os cheques forem emitidos para o pagamento de vrias contas, deve constar no seu verso e na cpia de cheque a especificao das mesmas. Quando a assinatura dos cheques feita mecanicamente verifica se: - recomendvel empresa tal processo - existem controles satisfatrios sobre as matrizes das assinaturas. Utilizar o fundo fixo de caixa na empresa, observando o seguinte: - os fundos devem ser mantidos em nveis aceitveis ou razoveis s necessidades da empresa; - os fundos esto sob a responsabilidade do caixa; www.portaldeauditoria.com.br 19

Roteiro de Auditoria Interna - fixar limite para pagamentos em dinheiro; - os adiantamentos, inclusive para despesas, sero previamente autorizados por funcionrios responsveis; - emitir e assinar adequadamente os recibos ou vales para posterior apresentao dos documentos de despesa; - Definir de prazos para liquidao ou prestao de contas e de adiantamento de viagens. vedado ao caixa descontar cheques de funcionrios ou terceiros a no ser mediante: - autorizao previamente por pessoal responsvel. No efetuar pagamentos em dinheiro, exceto caixa pequeno (fundo fixo) que constitudo para pagar pequenos valores. Segregao de funes: - preparao de cheques ( Tesouraria) - aprovao de despesas ( Diretor Operacional ou Responsvel) - assinatura de cheques ( Diretor Financeiro + Procurador). Todo pagamento deve ser precedido de anlise adequada: - certificar-se de que a documentao suporte seja adequada e legal. - Confirmar o recebimento efetivo das mercadorias e servios - Verificar se os preos e valores pagos esto corretos - Atentar para as vantagens ou no aproveitar descontos oferecidos - Classificao correta das contas de despesas. O pagamento de quaisquer despesas, mesmo as decorrentes de instrumentos contratuais, deve ser precedido por anlise adequada pelos departamentos responsveis. O nmero de assinaturas e as pessoas autorizadas a assinar documentos devem constar em documentos legais (procuraes, alteraes contratuais). O desligamento de funcionrios com tais poderes faz-se necessrio cancelar as atribuies dos mesmos. Depois de pagos, todos os documentos devem ser inutilizados, a fim de evitar sua reapresentao. Os cheques, depois de assinados, no devem retornar s pessoas que os prepararam. Adequados controles devem existir sobre a cobrana e deduo referentes devoluo de mercadorias aos fornecedores. Procedimentos de checagem das pendncias devem ser adotados. Aprovao para pagamentos de despesas deve obedecer a limites estabelecidos conforme diversos nveis hierrquicos. O departamento de contas a pagar deve estar ciente dos limites estabelecidos; e efetuar as checagens devidas. O processo de assinatura de borders de pagamentos deve ser o mesmo adotado para a assinatura de cheques. No deve haver espaos em branco nos borders preenchidos. Estes devem tambm ser objetos de anlise de quem os assina, e devem ser cancelados ( carimbo www.portaldeauditoria.com.br 20

Roteiro de Auditoria Interna de PAGO) no pagamento. Procedimentos devem ser adotados para certificar-se de que somente pagamentos aprovados so efetuados. Outras consideraes sobre Bancos Todas as contas bancrias ou procuradores esto devidamente: - autorizados pela direo - registradas no razo geral ou em razes auxiliares - abertas em nome da empresa. Os bancos so oficial e imediatamente informados quanto aos procuradores que deixam a empresa. Os extratos bancrios recebidos so entregues diretamente ao responsvel pelas conciliaes bancrias. Os servios de conciliaes bancrias so : - efetuados mensalmente e mantidos de forma atualizada - elaborados por funcionrio que no intervm na preparao, aprovao ou assinatura de cheques nem no manuseio do numerrio - preparados em formulrios adequados, indicando natureza, idade e datas de regularizao das pendncias . Evidncias de que foram seguidos os seguintes procedimentos quanto mecnica no preparo e acompanhamento das conciliaes: - conferncia dos saldos transportados dos extratos anteriores para os atuais? - somas dos extratos bancrios e apurao de saldos, mesmo que numa base de testes - somas das conciliaes bancrias - providncias no sentido de eliminar as pendncias o mais prontamente possvel - comparao de datas dos registros nos extratos e na contabilidade - exame dos extratos quanto possibilidade de eventuais rasuras ou emendas Toda conta bancria deve ser previamente autorizada pela Diretoria, e todas as contas devem ter sua finalidade justificada. No devero ser mantidas contas bancrias inativas. Os funcionrios com alta responsabilidade sobre numerrios devem estar afianados e cobertos por seguro e tambm devem gozar suas frias anualmente, sendo suas funes exercidas por pessoal substituto. A responsabilidade de recebimento de depsitos de valores deve estar centralizada no menor nmero possvel de pessoas, e as funes devem estar segregadas. Deve haver registros independentes da contabilidade na Tesouraria, sobre ttulos e valores mantidos no departamento, e periodicamente deve haver um procedimento de contagem e conciliao com a contabilidade. Todo e qualquer emprstimo bancrio deve se aprovado pela Diretoria. www.portaldeauditoria.com.br 21

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Deve ser elaborada procurao que especifique detalhadamente quem so as pessoas com poderes de assinatura em nome da empresa, e quais seus limites. Somente assinaturas em conjunto devem ser usadas acima de certo limite, e sempre os dois nveis hierrquicos mais altos disponveis no momento devem assinar. Cada pessoa autorizada deve ter uma cpia desta procurao. Adiantamentos a funcionrios ou a terceiros devem ser feitos mediante um formulrio apropriado em que as aprovaes dos nveis gerenciais adequados fiques evidenciadas. 3.7 CONTROLES INTERNOS DA PRODUO 1. SEQNCIA DE CONTROLES INTERNOS DA PRODUO 1.1 PROGRAMAO DE PRODUO Programao de Produo Mensal ou para um determinado perodo: - a Diretoria de Produo, Diretoria Geral, Diretoria de Vendas, atravs de ndices confiveis determinam qual ser a produo do ms. - atravs da Programao de Produo, O Setor de Produo informa, ao Estoque de Matrias-Primas , a quantidade de matria-prima a ser consumida no ms ou no perodo. O Estoque de matrias-primas por sua vez, emite a requisio de compra das matriasprimas ao Setor de Compras. 1.2 ORDEM DE PRODUO A Ordem de Produo deve ser autorizada pela Administrao da empresa ou se existindo a Programao Mensal de Produo, serve esta como autorizao. Deve conter: - data - numerao seqencial - quantidade a ser produzida e especificaes do produto a ser produzido - autorizao do Diretor de Produo, responsvel pelo Setor, alm da autorizao citada acima - Relao das matrias-primas a serem consumidas, previso de horas a serem utilizadas ( Mo-de-Obra Direta), entre outros - Apontamento de matrias-primas e horas gastas realmente gastas na produo. 1.3 REQUISIES DE MATERIAIS Aberta a ordem de produo, os funcionrios faro as requisies de matrias-primas ao Almoxarifado, devendo constar o seguinte na requisies: data numerao seqencial constar o nmero da Ordem de produo, pois o sistema vai baixar o custo para a respectiva Ordem de Produo dados e quantidades da matria-prima requisitada 22

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Roteiro de Auditoria Interna autorizao do responsvel pelo Setor assinatura do funcionrio requisitante

1.4 CONTROLE DE PERDAS Em cada produo, a empresa deve ter conhecimento do percentual de perda de matria, acompanhando esse ndice, buscando cada vez mais aprimorar a produo e desperdiar menos material. Atravs de estatsticas do Setor de Produo, procurar implementar vez por vez novos procedimentos que visem evitar desperdcio. 1.5 ESTOQUES DE PRODUTOS ACABADOS Aps a fabricao do produto dado entrada da ordem de produo no Estoque de Produtos Acabados, o qual faz parte do Setor de Produo. As baixas so efetuadas mediante o faturamento. So aplicadas as mesmas regras de controle do almoxarifado e do Estoque de MatriasPrimas. 1.6 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Verificao se os procedimentos esto sendo realizados como estipulados e sem a ocorrncia de erros e fraudes.

3.7 CUSTOS a) Compras A funo de compras definida como obteno dos recursos necessrios pelo melhor preo, na melhor quantidade, no tempo certo e no lugar certo, observando-se as exigncias de qualidade. Todas as compras da empresa, exceto as de pequenos itens pagos pelo fundo de caixa, devem ser efetuadas com a emisso de uma ordem de compras formal. Cada ordem de compra deve ser suportada por uma requisio de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas. Excees e esta regra devem ser expressamente aprovadas por escrito pela Diretoria. A autoridade de assinar uma ordem de compra deve estar formalizada e obedecer a limites de valor, conforme os nveis hierrquicos, e de acordo com as determinaes da Diretoria. Uma ordem de compra no deve nunca ser emitida aps o fato ter-se consumado, ou seja, aps a compra j ter sido efetuada. No mnimo trs cotaes de diferentes fornecedores devem ser obedecidas, para compras em que os valores e quantidades envolvidas sejam substanciais. www.portaldeauditoria.com.br 23

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A coleta de novas cotaes de preos de itens de compra contnua deve ser efetuada de acordo com a periodicidade estabelecida pela Diretoria da rea. Os processos de seleo de cotaes devem ser documentados e arquivados de maneira adequada para eventual reviso posterior pela administrao e auditoria interna. Decises de escolher outro fornecedor que no o mais competitivo devem ser suportadas e aprovadas devidamente. Os contatos com os fornecedores de materiais, tanto diretos como indiretos, devem ser feitos pelo pessoal de compras, e nunca diretamente pelos departamentos usurios. Adequado controle seqencial deve ser exercido no arquivamento de Requisies e Ordem de Compra. Tais formulrios devem ser pr-numerados e um controle apropriado exercido sobre os estoques em branco. Deve existir um sistema adequado que registre os recebimentos parciais nas ordens de compra em aberto, dando baixa e trazendo o saldo atualizado. Ajustes de preo solicitados pelos fornecedores devem ser previamente analisados e aprovados pelos nveis competentes. Relatrios mensais devem ser extrados do sistema mostrando as alteraes de preo do perodo. A gerncia de compras dever certificar-se de que foram processados somente ajustes de preo devidos e previamente aprovados. Estes relatrios devem trazer evidncia de reviso (visto do gerente), e devem ser arquivados. As diferenas entre as condies efetivamente negociadas com os fornecedores e as condies reais das compras devem ser devidamente analisadas pelos nveis apropriados, e ao corretiva cabvel deve ser tomada. A gerncia de compras dever analisar as diferenas de preo, quantidade e condies de pagamento ocorridas no recebimento de mercadorias, mediante relatrios, obtidos do sistema. Tal anlise dever ser evidenciada pelo visto do gerente. Antes de pagas, as contas de fretes sobre compras devem ser analisadas adequadamente pelo departamento, a fim de verificar sua exatido em confronto com as condies contratadas. A incluso ou excluso de um fornecedor no arquivo de fornecedores autorizados deve efetuar-se por meio de um processo formal devidamente aprovado pela Gerncia de Compras. Dentro das possibilidades, deve existir um rodzio dos compradores em suas vrias reas de compras, no departamento. Toda alterao de dados das ordens de compra deve ser formalmente aprovada pelos nveis hierrquicos adequados, antes de efetivada.

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Roteiro de Auditoria Interna A funo de desenvolvimento de novos fornecedores deve questionar continuamente a possibilidade de fornecedores alternativos. No devem ser permitidas compras de itens pessoais, para uso dos funcionrios, pelos canais de compras da empresa. As vantagens ou no de centralizar a compra de certas matrias-primas para abastecimento das vrias fbricas devem ser avaliadas formalmente. Fornecedores exclusivos s devem existir em conseqncia das exigncias de qualidade, e devem estar suportados por estudo formal do Departamento de Engenharia de Produtos, e aprovado pelo nvel gerencial. Devolues de materiais, ou quaisquer alteraes que implicam dedues de valores a favor da empresa devem ser devidamente informadas ao Departamento de Contas a Pagar Deve ser evitada a formao de estoques de materiais a serem devolvidos aos fornecedores, nas dependncias das empresas de transportes. A compra de servios deve ser suportada por coleta e anlise de preos de vrios fornecedores, sempre que aplicvel. Quando no houver cotao de preos, a escolha de determinado fornecedor deve ser aprovada pelo nvel gerencial. Os contratos de servio devem ser analisados e aprovados previamente pelo Departamento Jurdico antes de efetivados. A funo de compras indiretas deve ser suportada por uma relao das pessoas autorizadas a requisitar materiais. b) Recebimento de Mercadorias As funes de recebimento de mercadorias devem fazer parte da organizao responsvel pelo controle da produo e materiais, e devero estar separadas das funes de compras e contas a pagar. O pessoal do recebimento deve proceder anlise dos materiais e documentos, a fim de determinar se as condies deles esto de acordo com as ordens de compra Ao corretiva adequada funo de compras e ao fornecedor deve ser tomada sobre divergncias acusadas no recebimento, em tempo hbil. As inspees de qualidade devem ser adequadas e criteriosas suficientemente para proteger os interesses na empresa. Os procedimentos sobre a manuteno do material, rejeitado na empresa, devem ser adequados a fim de preservar os direitos de ressarcimento pelo fornecedor. Quaisquer variaes nos materiais recebidos devem ser evidenciadas. www.portaldeauditoria.com.br 25

Roteiro de Auditoria Interna Parmetros de aceitao de variaes mnimas ( para cima e para baixo) devem ser definidos pelos nveis gerenciais. Cpias das Ordens de Compra emitidas pelo sistema devem ser enviadas ao Departamento de Contas a Pagar, e checagens devem ser efetuadas antes do seu pagamento, ou pro via de sistema, quando aplicvel. O recebimento de todo e qualquer material deve ser centralizado, salvo excees aprovadas pela Direo. Todo recebimento de material deve ter seu registro efetuado quando da passagem pela portaria. A rea fsica da funo de recebimento deve estar devidamente segregada das outras reas. c) Sistema de Custos Manter sistema de custos uniforme, consistente e padronizado na mxima extenso possvel, com critrios emanados da matriz. Preencher os requisitos exigidos pelas leis nacionais, e pelos princpios de contabilidade geralmente aceitos. Fornecer dados consistentes na determinao dos valores do inventrio, dos resultados da empresa, e para a elaborao de relatrios gerenciais. Fornecer dados consistentes e geis, para as reas de marketing e vendas, para determinao dos preos dos produtos finais. Registrar e fornecer dados para um adequado controle dos custos, e para a tomada de decises na otimizao dos recursos existentes. O sistema de custos deve estar integrado com a contabilidade da empresa. O sistema deve oferecer aos rgos governamentais dados consistentes para pleitear possveis aumentos de preos. Os mtodos de avaliao de custos devem ser definidos pela Controladoria e seguiro as determinaes da administrao em conjunto com as normas da empresa, e em sintonia coma legislao local. 3.8 DESPESAS a) Despesas de viagens Adiantamentos a funcionrios devem ser efetuados pro meio de um formulrio apropriado que traga aprovao formal dos nveis gerenciais adequados.

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Roteiro de Auditoria Interna O acerto de despesas de viagens deve ser efetuado de imediato, at trs dias aps o trmino da viagem. A empresa deve evitar efetuar adiantamento de viagens sempre que possvel, adotando o reembolso imediato das despesas apresentadas pelo funcionrio, e incentivando o uso do carto de crdito empresarial ou do prprio funcionrio. O preenchimento dos Relatrios de Viagens e o processamento das despesas de viagens devem seguir os procedimentos emanados da Controladoria e aprovados pela Diretoria. Periodicamente, as posies de saldos e despesas de viagens dos funcionrios devem ser reconciliadas e, anualmente, confirmadas por eles, formalmente. poltica da empresa padronizar os hotis a serem usados pelos funcionrios em viagens. A fim de manter acordos com as redes hoteleiras e extrair da os descontos possveis. A emisso de Carto de Crdito da empresa para um funcionrio deve ser preenchia por autorizao expressa e formal da Controladoria e da Diretoria. Deve existir um controle centralizado sobre a utilizao de cartes de crdito da empresa sob responsabilidade do Controller. Os cartes de crdito em nome da empresa no devero ser usados para pagamento de contas pessoais, mesmo com reembolso posterior. As posies individuais dos funcionrios, usurios de cartes de crdito da empresa, devem ser reconciliadas periodicamente. O uso de cartes de crdito da empresa deve ser suportado formalmente por recibos adequados e originais. A baixa da conta do funcionrio s deve ocorrer mediante a apresentao da documentao e relatrio de despesas. Quando do desligamento de um funcionrio usurio de carto de crdito da empresa, deve ser exercido controle sobre seu cancelamento prvio. b) Despesas de Marketing O departamento de Marketing deve elaborar um planejamento estratgico de marketing em curto e em longo prazo. As relaes da empresa com as agncias de publicidade e propaganda devem ser definidas em instrumento contratual. Para os servios prestados pelas agncias de publicidade, cotaes de preo devem periodicamente ser obtidas, respeitadas as exigncias de qualidade e consideraes da Diretoria.

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Roteiro de Auditoria Interna A distribuio de brindes deve ser controlada adequadamente e, quando se tratar de itens valioso, registros de controle devem ser mantidos. A gerncia deve certificar-se da existncia de controles fsicos adequados sobre os seus estoques. Deve existir uma interao adequada com a funo de programao da produo, no sentido de otimizar a comunicao das necessidades e alteraes de mercado, no tempo adequado. A existncia de estoques de produtos na rea de Marketing deve ser evitada. As contas referentes a servios prestados pelas agncias de publicidade devem ser analisadas adequadamente antes de seu pagamento, assim como todas as despesas de servios. Os programas e promoes de venda de produtos devem ser submetidos e aprovados previamente pela Diretoria de Marketing. Os vnculos de concesses de representao aos distribuidores devem ser definidos em instrumento contratual antes do incio das operaes. As novas concesses devem ser precedidas por anlises formais e aprovadas pela Diretoria. As condies e o tratamento oferecidos aos distribuidores devem ser eqitativos, obedecendo s polticas emanadas pela Diretoria. c) Controle oramentrio de responsabilidade da gerncia de cada departamento certificar-se de que os lanamentos de despesas ao seu Departamento so realmente de sua competncia. A anlise efetuada deve ser evidenciada de forma apropriada. Os pedidos de lanamentos de reclassificao de despesas pelos departamentos devem ser emitidos por escrito e aprovados no mnimo pelo nvel de superviso. A anlise do excesso de despesas em comparao ao orado deve ter efetuada e investigada sua causa, para aes corretivas cabveis e obteno de base de informaes. de responsabilidade das gerncias departamentais a anlise das possibilidades de reduo de custos dentro de seus departamentos. As contas telefnicas devem ser analisadas pelos departamentos usurios. O uso dos telefones e internet deve ser restrito aos assuntos de interesse da empresa, e controlado efetivamente.

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