MMX Mineração e Metálicos S.A.

e
Controladas
NORMA ADMINISTRATIVA NA.1.02.01.005
Denominação:
Emissão: 01/12/06
Recebimento e Medição de Serviços

1 – Objetivo:

Definir os procedimentos para medição, validação e faturamento de serviços prestados por

terceiros.

2 – Aplicação e Alcance:

Esse procedimento se aplica a todos os Gestores de Contrato, células fiscais e contas a

pagar da MMX, além dos prestadores de serviços, que são obrigados, por cláusulas
contratuais, a cumprir os procedimentos de medição descritos nessa norma.

3 – Referências:

Política de Compras e Prestação de Serviços PC.1.02.01

Norma de Solicitação de Compra NA.1.02.01.001
Norma de Cadastro de Produtos e Fornecedores NA.1.02.01.002
Norma de Cotação de Preços e Emissão de Pedidos de Compra NA.1.02.01.003
Norma de Aprovação e numeração de contratos NA.1.02.01.004

4 – Responsabilidades:

4.1 – Prestadores de Serviços: (i) apresentar, a cada evento ou período previsto em

contrato, os “Boletins de Medição”. (ii) enviar a documentação de cobrança e
documentação assessória requerida em contrato para a área de recebimento fiscal da
MMX..

4.2 – Gestores de Contrato: (i) monitorar os serviços prestados, (ii) conferir e aprovar as
medições de serviço (iii) garantir a fidedignidade das informações apresentadas no Boletim
de Medição.

4.3 – Gerência de Controles Internos: (i) Dar apoio técnico na descrição dos procedimentos
e criação dos controles associados aos processos envolvidos nesse procedimento, (ii)
monitorar o fiel cumprimento das atividades ora descritas mediante aplicação de auditorias
de controle interno.
5 – Definições e Abreviaturas:

5.1 – Período de execução: Período de tempo em que o objeto descrito no Boletim de

Medição foi executado pelo prestador de serviço.

5.2 - Item Orçamentário: É o número identificador que existe em todos os contratos e

deve fazer parte também dos Boletins de Medições. Com esse número os lançamentos
serão alocados corretamente dentro do orçamento, permitindo ao gestor do contrato
saber, exatamente, onde ocorrem problemas, possibilitando gerenciamento adequado
dos recursos.

6 – Desenvolvimento do processo:

6.1 – Medição dos Serviços:

i. Para cada contrato firmado em nome da MMX, a área solicitante deverá indicar um
“Gestor de Contrato”, o qual será o responsável pela sua administração e controle.

ii. O processo de supervisão dos serviços prestados por fornecedores deve ser
efetuado pelo Gestor de Contrato para este designado, cuja principal
responsabilidade é de acompanhar e administrar a execução durante toda a
vigência ou escopo definido no contrato.

iii. As atividades de inspeção física e verificação de apontamentos de serviço poderão

ser efetuadas por funcionário oficialmente nomeado “Fiscal de Contrato”. A
designação para essa função é de responsabilidade do Gestor de Contrato, desde
que o fiscal nomeado tenha sido capacitado para executar a função. Entretanto, os
Fiscais não podem aprovar isoladamente medições, cabendo essa função
exclusivamente ao Gestor de Contratos.

iv. Ao final de cada período ou etapa contratual cumprida pelo fornecedor, o prestador
de serviços deve preencher duas vias do formulário “Boletim de Medição”, que é o
documento interno da MMX que resume as atividades aplicadas pelo fornecedor
para o cumprimento do objeto contratual.

v. O Boletim de Medição deve ser sempre encaminhado diretamente para o Gestor de

Contrato. A observância dessa prática previne o atraso no processo de validação e
pagamento dos serviços prestados. Para que isso seja possível, o nome, área e
localidade do Gestor responsável deverão estar expressos no contrato para que
seja de perfeito conhecimento do fornecedor o local para envio do “Boletim de
Medição” .

vi. O Boletim de Medição deve estar assinado por representante formalmente

constituído pelo fornecedor e, preferencialmente, designado em contrato.

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6.2 – Aprovação das medições:

i. Após receber as duas vias do “Boletim de Medição”, o Gestor de Contrato deve

conferir e averiguar se o apontamento apresentado pelo fornecedor reflete
efetivamente os serviços prestados à MMX e, sobretudo, se corresponde às
condições comerciais pactuadas em contrato. Para tal, deve utilizar-se de técnicas
específicas para validar diferentes tipos de contrato, como: (i) realizar inspeções
físicas, (ii) solicitar cartões ponto de prestadores de serviço, (iii) apontar quantidade
de atividades prestadas etc.

ii. Para garantir que os dados apresentados no Boletim de Medição refletem as

condições comerciais pactuadas, o Gestor de Contrato, deve confrontar as
medições efetuadas com as variáveis comerciais condicionantes estabelecidas no
contrato, como: quantidade, preço unitário, qualidade, prazo e outras específicas.

iii. O gestor do Contrato deve se atentar para cláusulas restritivas de variação de

escopo, quantidades e preços, pois estas devem estar previstas em contratos ou em
seus aditivos. Caso contrário, fica impedido de aprovar o Boletim de Medição.

iv. No formulário “Boletim de Medição” devem estar obrigatoriamente preenchidos os

seguintes campos:

a) Descrição do serviço executado.

b) Período de execução.
c) Unidade de medida.
d) Quantidade
e) Preço unitário.
f) Valor do contrato.
g) Saldo contratual remanescente antes da medição.
h) Número do contrato.
i) Item orçamentário.
v. Antes de assinar o Boletim de Medição, o Gestor de Contrato deverá verificar se há
visto de conferência do Fiscal por ele designado. A designação de responsabilidade
de fiscalização a imediatos em sua hierarquia, não isentam o Gestor de Contrato
pela responsabilidade de garantir a fidedignidade das medições e conseqüentes
faturamentos contra a MMX.

vi. Depois de aprovado o Boletim de Medição, o Gestor da área devolve ao fornecedor

para que este possa faturar os serviços prestados em consonância com as
informações prestadas no “Boletim de Medição”.

vii. O prestador de serviço deverá encaminhar a nota fiscal ou fatura de serviços

diretamente para a área de Recebimento Fiscal da localidade indicada no contrato,
juntamente com o respectivo Boletim de Medição aprovado e demais
documentações assessórias exigidas em contrato.

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6.4 – Medições de serviços de engenharia:

i. As medições de serviços associados a projetos de engenharia, e que superem a

R$1.000.000,00 (Um milhão de reais) deverão ser aprovados pelo gerente de
engenharia, em conjunto com um diretor da MMX.

ii. Mesmo no caso de haver empresas terceirizadas na responsabilidade por

fiscalização de contratos, os Boletins de Medição deverão ser aprovados pelo
Gerente de Engenharia Corporativo ou Gestores de Contrato por ele designados em
cada unidade operacional da MMX.

6.5 – Aceitação das Notas Fiscais de Serviço e procedimentos de Recebimento

Fiscal:

i. Cabe à área de Recebimento Fiscal / Controladoria, as atividades de recebimento e

processamento de notas fiscais de prestação de serviços.

ii. Cada célula de Recebimento Fiscal existente nas unidades operacionais da MMX
receberá as notas fiscais de serviços aplicadas na própria localidade.

iii. No caso de serviços cujo processo de compra tenha sido efetuada pela área de
suprimentos corporativa (RJ), poderão ser recebidas notas de serviços pelas células
de Recebimento Fiscal das unidades operacionais, desde que:

a) O objeto de prestação de serviço tenha ocorrido na localidade,

b) Que haja medição previamente aprovada pelo gestor do contrato,
c) Que haja visto do responsável local ou corporativo pela implantação de
projetos de engenharia (nos casos de compras de serviços ou equipamentos
de natureza CAPEX),

iv. Não serão aceitas pela área de Recebimento Fiscal/Controladoria notas fiscais ou
faturas que não estejam devidamente acompanhadas com toda a documentação
acessória exigida contratualmente.

v. O Anexo 1 dessa norma, descreve o rol de documentos necessários à correta

prestação de informações pelo fornecedor quanto ao cumprimento de suas
obrigações fiscais e previdenciárias.

vi. A listagem descrita no Anexo 1 deve ser observada em todos os contratos,

respeitando as particularidades de cada modalidade de contratação. A extensão da
exigência desses documentos deve ser orientada pelo departamento jurídico no ato
da formação contratual.

vii. A data-base para comprovação das liquidações de débitos fiscais e previdenciários

pelos fornecedores deve ser, no máximo, de um mês anterior ao período de
medição dos serviços.

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 Exemplo: Se o serviço foi aplicado durante o mês de fevereiro, as guias de
liquidação de débitos a serem apresentadas devem ser referentes ao mês de
janeiro.

viii. Os pagamentos das notas fiscais com insuficiência de documentação acessória

somente poderão ser pagos com a autorização formal da diretoria responsável, a
qual caberá o julgamento e aceitação dos riscos relacionados ao pagamento. Para
tanto, a controladoria enviará para o diretor responsável um e-mail, descrevendo o
evento e os riscos associados. Somente após a autorização da diretoria, a
controladoria poderá processar a nota fiscal e correspondente fatura no sistema de
contas a pagar.

ix. A data-base para comprovação das liquidações de débitos fiscais e previdenciários

pelos fornecedores deve ser, no máximo, de um mês anterior ao período de
medição dos serviços.

6.6 - Acompanhamento de Contrato:

i. No caso de contrato de aquisição contínua de serviços quando o ritmo de execução

indicar que o valor executado irá superar o valor autorizado, o Gestor do Contrato
deverá efetuar uma solicitação de compras complementar, com antecedência
suficiente para que não haja paralisação da prestação do serviço.

ii. O processo de solicitação de compras complementar tem os mesmos trâmites de

uma solicitação de compra inicial.

iii. Nesses casos, não se faz necessário estabelecimento de novo contrato, mas sim de
ser efetivado um adendo contratual, desde que preservadas as características
originais do instrumento jurídico original. Casos de alteração de escopo deverão ser
analisados em conjunto com a área de suprimentos para se decidir pela adoção de
aditivos ou elaboração de um novo contrato.

iv. É de responsabilidade do Gestor de Contratos o Monitoramento e verificação dos

saldos contratuais. Dessa forma, não deverão ser autorizadas medições que não
possuam saldos orçamentários que cubram os valores envolvidos.

v. O gestor do contrato deve emitir termo de quitação e encerramento

provisório/definitivo do contrato e sempre que houver solicitação de garantia de
execução contratual, deverá verificar a avaliação de desempenho do fornecedor foi
emitida. O referido termo deverá seguir o modelo estabelecido pelo departamento
jurídico e ser assinado por dois procuradores, dentro dos limites de alçada
estabelecidos para assinatura do respectivo contrato, limitado ao diretor de
departamento.

6.6 – Prazos de medição e emissão de Notas Fiscais:

i. O prazo limite para envio dos Boletins de Medição é o dia 25 de cada mês. Esse
limite tem como base o calendário de fechamento mensal financeiro-contábil e visa
a correta alocação dos custos de serviço dentro do período de competência.

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 ii. Os Boletins de Medição não enviados serão processados no mês subseqüente e
seus respectivos pagamentos serão efetuados respeitando os prazos exigidos
contratualmente.

6.7 – Relatório de Não Conformidades:

i. Definição:

Os relatórios de Não-conformidade, os Boletins de Medição para tudo aquilo que

não está contemplado nos contratos, ou por falha de engenharia, ou por falha na
execução, suprimentos etc. Esse relatório é gerado durante a execução de obra,
fabricação e montagem desde que alguma coisa ocorra (ou que poderá ocorrer) em
desacordo com o contratado. Para elaboração desse relatório é necessário que o
executante tenha todas as informações técnicas do fato não conforme,
acompanhado de justificativas, fotos, desenhos, etc.

Exemplo:

Algum tipo de material não foi contemplado durante o projeto: o pessoal da

obra ou os que acompanham a fabricação gera o “Relatório de Não
Conformidades” e com ele, é disparado o processo de compras para os itens
faltantes.

ii. Cabe ao setor de Suprimentos a decisão de negociar cada não conformidade e

emitir pequenos anexos contratuais ou se todos os casos de não conformidade
serão negociados juntos, no final do contrato, com a contratada. Neste segundo
caso o boletim de medição é o próprio relatório de não conformidade.

iii. O “Relatório de não conformidades” por propósitos: (i) ser um instrumento de

feedback (informação) aos setores de engenharia, suprimentos, planejamento e aos
gestores sobre as distorções que estão acontecendo durante o processo de
execução e (ii) agilizar o processo de execução e/ou fabricação.

7 – Índice de Anexos:

Anexo 1: Relação de exigências documentais previdenciárias e fiscais para fornecimento

de serviços.

Anexo 2: Fluxograma do Processo de Recebimento de Medição de Serviços

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Anexo 1: Relação de exigências documentais previdenciárias e fiscais para
fornecimento de serviços

• GPS (Guia da Previdência Social):

É através da GPS que o empregador cumpre mensalmente com suas obrigações
previdenciárias. É desejável que haja uma GPS específica para a mão-de-obra
alocada na MMX.

• GFIP (Guia de Rec. do FGTS e Informações à Previdência Social):

É através da GFIP que verificamos se estão sendo informados os dados da
empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de contribuições
previdenciárias e valores devidos ao INSS, bem como as remunerações dos
trabalhadores e valor a ser recolhido ao FGTS.

• SEFIP (relação dos trabalhadores):

O SEFIP é um arquivo contendo uma relação de funcionários permitindo verificar
o valor individual do FGTS, datas de movimentações (admissão e demissão), no
caso de demissão informa o código (motivo) do afastamento, informações
necessárias para rescisão.

• DECLARAÇÃO DE NÃO TOMADOR DE SERVIÇOS:

Sempre que um grupo de funcionários estiver trabalhando para várias empresas,
não sendo assim possível destacar na SEFIP o Tomador de Serviço, deve ser
enviado, junto com a SEFIP de código 115, uma Declaração de Não Tomador de
Serviços.

• FOLHA DE PAGAMENTO:
Verifica-se a relação de funcionários, as movimentações (admissão e demissão),
o recolhimento individual e o total do FGTS têm que ser os mesmos dos
informados no SEFIP.

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados):

Verificam-se todas as movimentações, sempre que houver admissões e/ou
demissões a empresa tem que informá-las através do CAGED.

• DECLARAÇÃO DE INEXISTENCIA DE MOVIMENTAÇÃO:

A Declaração de Inexistência de Movimentação se faz necessária todo mês em
que não houver movimentações (admissões e/ou demissões)

• TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho):

O Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho é enviado sempre que houver
algum tipo de demissão, verificam-se todos os encargos rescisórios e é
necessário para liberação do FGTS.

• DECL. DE INEXISTENCIA DE DEMISSÃO:

A Declaração de Inexistência de Demissão se faz necessária todo mês em que
não houver demissões.

• GRFC (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social):

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 É através da GRFC que é feito recolhimento da multa (40%) do FGTS e para
cada GRFC deve haver uma TRCT.

• GUIA DE ISS (Guia de Imposto Sobre Serviços):

Sempre que houver faturamento no período (emissão de NF`s) a empresa deve
enviar as Guias autenticadas em cartório, onde comparamos valores caso a
empresa tenha feito a retenção do ISS, não será necessária a entrega das guias
de ISS.

• NOTA FISCAL:
Caso tenha ocorrido faturamento no período, deve-se verificar se a empresa
enviou as respectivas cópias das NOTAS FISCAIS.

• COMPOSIÇÃO DA GUIA DE ISS:

Sempre que a empresa fizer o recolhimento do ISS de várias empresas em uma
só guia, ela deve enviar a Composição de Guia de ISS.

• CARTA DE CONTABILIDADE REGULAR:

Serve para verificar se a Empresa encontra-se em dia com as obrigações
contábil.

• DECLARAÇÃO DE SUBCONTRATAÇÃO:
Sempre que houver subcontratação além da Declaração deve-se verificar se a
empresa enviou toda documentação referente à sub-contratada.

• DECLARAÇÃO DE NÃO SUBCONTRATAÇÃO:

Deve-se cobrar sempre que não houver subcontratação.

• DECL. DE PRESTAÇÃO OU NÃO PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS:

Sempre que uma Empresa subcontratar outra, esta deverá informar
mensalmente, através de uma declaração, se está ou não prestando serviço,
durante todo o período em que a mesma encontrar-se subcontratada.

• CND INSS (Certidão Negativa de Débitos do INSS):

Verifica-se a existência de dívidas com o INSS.

• CRF (Certificado de Regularidade do FGTS):

Verifica-se a existência de irregularidades com o FGTS.

• CND TRIBUTOS E CONTRIBUIÇÕES FEDERAIS:

Verifica-se a existência de débitos.

• ALTERAÇÃO DO CONTRATO SOCIAL

O contrato social é necessário para verificarmos divergências na razão social,
objeto social ou no caso de ter que conferir a assinatura de algum sócio. Este
item é aplicável somente quando houver alteração de contrato social e não é
recorrente a cada medição.

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Anexo 2: Fluxograma do Processo de Recebimento de Medição de Serviços

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