MMX - Controladas e Coligadas

Instrução de Procedimentos NA.1.02.01.001

Denominação: Emissão: 30/10/06
Solicitação de Compras Revisão: 08/01/08

1 – Objetivo:

Definir os procedimentos para Solicitação de Compra de materiais e serviços de qualquer

natureza.

2 – Aplicação e Alcance:

Esse procedimento se aplica às Áreas de Compras de todas as unidades, os gestores

responsáveis e solicitantes das áreas que demandem por suprimentos de qualquer
natureza.

3 – Referências:

3.1 – Política de Aquisição de Bens e Serviços PC.1.02.01

3.2 – Norma “Cadastro de Produtos e Fornecedores” NA.1.02.01.002
3.3 – Norma “Cotação de Preços e Emissão de Pedidos de Compra” NA.1.02.01.003

4 – Responsabilidades:

4.1 – Solicitantes: (i) identificar a necessidade de compras de bens e serviços na sua

área, (ii) identificar a necessidade de cadastro de bens e serviços no sistema microsiga,
(iii) efetuar a Solicitação de Compras e, (iv) monitorar atendimento das suas
necessidades.

4.2 – Gerentes de área: (i) Identificar e designar quais os funcionários de sua área que
estão autorizados a emitir Solicitação de Compra, (ii) monitorar a natureza das
solicitações emitidas para sua área e aprová-las no sistema microsiga.

4.3 – Gerência de Suprimentos: (i) Monitorar o atendimento das requisições (tempo,

cancelamento, entre outros) com base em relatório elaborado pela sua equipe.

4.4 – Administrador do sistema: (i) Cadastrar e habilitar os perfis de acesso na ferramenta

“solicitação de compras” do sistema microsiga, conforme definido pelos gerentes de
áreas.

4.5 – Gerência de Controles Internos: (i) Dar apoio técnico na descrição dos
procedimentos e criação dos controles associados aos processos envolvidos nesse
procedimento, (ii) monitorar o fiel cumprimento das atividades ora descritas mediante
aplicação de revisões de controle interno.
 5 – Definições e Abreviaturas:

5.1- CAPEX (CA): Do inglês, Capital Expenditure, aplica-se a investimento de capital em

novos projetos e projetos de expansão. É constituído de forma independente do
orçamento anual de operação. Geralmente tem prazos que interferem em mais de um
exercício fiscal.

5.2- Investimentos Correntes (IN): Compõe-se de todo item passível de imobilização das
empresas operacionais e dos escritórios regionais de administração ou itens que
contribuam para a expansão ou melhoria das operações e que, neste caso, não podem
ser caracterizados como imobilizado. Tem característica de curto-prazo, tendo impacto
sobre o período fiscal corrente.

5.3- Despesas Administrativas (AD): Compõem o custo operacional da organização e

fazem parte do compromisso de gastos de cada gestor, incluindo serviços limpeza,
vigilância, manutenção por terceiros etc.

5.4- OPEX e Insumos (OP): Itens que são aplicados diretamente no processo de
produção ou transformação de um produto industrial.

5.5 – Compras Diretas: Processo de compra não concorrencial, no qual é solicitada a

cotação (proposta) apenas do fornecedor indicado pela área solicitante, mediante
justificativa e autorização do gerente geral ou diretor da área e obedecendo os limites de
alçada.

5.6 – Compra/Contrato de Exclusividade: Aquisição efetuada diretamente com o

fabricante ou fornecedor/representante devidamente autorizado, que possui exclusividade
para fornecimento do bem e/ou prestação de serviços de assistência técnica. A
exclusividade para prestação de serviços e/ou fornecimento de material deve ser
comprovada por carta enviada pelo fabricante/fornecedor ou por entidade reguladora.

6 – Desenvolvimento do processo:

6.1 – Definição de Solicitantes Autorizados

i. O gerente de cada área deverá definir quem são os funcionários habilitados a

efetuar Solicitação de Compras.

ii. O gerente de área deverá informar e autorizar o formulário de perfil do usuário ao

usuário-chave e ao Administrador do Microsiga. Esse procedimento se aplica
também quando da exclusão ou troca de um funcionário do quadro de solicitantes.

iii. Com base nessa lista, o Administrador Microsiga deve habilitar os perfis aos
funcionários encarregados pela preparação da solicitação de compra.

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 6.2 – Solicitação de Compras:

i. O processo se inicia com a identificação da necessidade de aquisição de um item

(ex: estoque, materiais de escritório, serviço de limpeza, etc), pela área
requisitante.

ii. Uma vez definida a necessidade da compra, o Solicitante deverá acessar a rotina
de “Solicitação de Compra” (solicitação manual do sistema microsiga)
preenchendo, obrigatoriamente, os seguintes campos:

a) Aplicação (CA, OP, IN e AD)

b) Produto (Lista Produtos Previamente Cadastrados e o número do cadastro)
c) Descrição do(s) Produto(s) (Descrição simples)
d) Complementação da Descrição (Descrição mais detalhada).
e) Quantidade
f) Unidade de medida (automática e associada ao produto descrito)
g) Centro de Custo (Select p/ centro de custo de aplicação da compra)
h) Item orçamentário (Select para identificação do tipo de despesa e orientada
por “campo de aplicação” que lista/detalha por aplicação) (*)
i) Classe de valor/ APC (Detalhamento da APC sendo o preenchimento
obrigatório quando item de CAPEX) (*)
j) Data de necessidade

(*) Campos não obrigatórios no sistema para as empresas OGX e MPX

iii. O campo de fornecedor somente deverá ser preenchido se for compra direta (ou
compra/contrato de exclusividade) e a justificativa com a aprovação do gerente
deve vir anexada na solicitação de compra (campo “conhecimento” do Microsiga).

iv. O sistema não permite criar a Solicitação de Compra caso um dos campos
obrigatórios não seja preenchido. Neste caso, aparecerá uma mensagem de alerta
na tela do Solicitante.

v. Se o solicitante julgar necessária uma análise técnica das propostas (antes da

seleção de um fornecedor), ele deverá informar no campo específico da SC
“Nec.An.Tec?” (Necessita Analise Técnica).

vi. Durante o preenchimento da Solicitação de Compras, o Solicitante deverá

selecionar o código do produto a ser comprado.

vii. Caso não haja o cadastro do produto a ser requisitado, o Solicitante deve solicitar
aos responsáveis pelo cadastro de Produtos (alguém da área de suprimentos das
unidades), que o faça.

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 viii. O sistema também não permite a emissão da Solicitação de Compra enquanto não
houver o cadastro de materiais concluído. As informações sobre essa atividade,
encontram-se descritas na norma “Cadastro de Produtos e Fornecedores no
Sistema” – NA.1.02.01.002.

ix. Para que o comprador possa atender corretamente às necessidades da aquisição,

o Solicitante deverá anexar arquivos descrevendo detalhadamente a especificação
técnica/condições de execução do produto/serviço no campo “conhecimento” do
módulo de solicitação de compras do sistema Microsiga.

x. Cabe ao Gerente de Área manter atualizada e disponível para o Solicitante, a

relação de produtos e quantidades previstas em seu orçamento. Isso para que
sejam evitadas solicitações desnecessárias ou em quantidades excessivas.

xi. Depois de emitida, a solicitação de compras é ativada automaticamente no módulo

de cotação, onde irá aparecer para o analista de suprimentos na tela como
solicitações emitidas, permitindo a área de suprimentos efetuar as cotações de
preços e seleção dos fornecedores.

xii. O solicitante deverá enviar ao coordenador de suprimentos responsável pelo

projeto ou área relacionada, um e-mail com o número da solicitação de compras
para que o processo possa ser iniciado.

6.3 – Prazos e condições de Atendimento das Solicitações de Compras:

i. Os prazos e condições de atendimento às solicitações referentes às aquisições de

Capex, serão definidos pelo setor de Suprimentos de cada empresa em conjunto
com a área solicitante (comunicando antecipadamente aos gerentes de cada área)
devido às particularidades de cada região e do item a ser adquirido.

ii. Ficam estabelecidos os seguintes prazos para atendimento as demais solicitações

de compras:

a. 10 dias (até R$ 50 mil)

b. 30 dias (de R$ 50 mil até R$ 500 mil)
c. 60 dias (acima de R$ 500 mil)

iii. Os prazos acima deverão ser obedecidos, porém devem ser consideradas
algumas observações:

a. Não estão incluídos os prazos de entrega dos fornecedores.

b. Caso haja necessidade de análise técnica, o tempo dessa análise deve ser
acrescido aos prazos acima.
c. Esses prazos devem ser considerados a partir do recebimento por
suprimentos das especificações técnicas do item a ser adquirido.

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 6.4 – Compras Diretas e Contratos de Exclusividade:

i. Ficam dispensadas de cotação e concorrência as compras efetuadas em

fornecedores nas seguintes condições especiais. Nesses casos, o campo
“Fornecedor” deverá, obrigatoriamente, ser informado na “Solicitação de Compras”:

a. Para fornecimento em que a exclusividade é limitada a um único fornecedor

de marca ou tecnologia especifica;

b. Para serviço ou bem especializado, com necessidades de qualidade exigida

pelo usuário através de marca ou tecnologia especifica, claramente definida
na solicitação de compra e aprovada pelo gerente geral ou diretor da área
solicitante.

c. Nas aquisições de recuperação ou reforma de equipamentos ou

componentes realizadas fora das dependências da MMX, nas quais não
seja possível elaborar diagnóstico prévio pela área requisitante, poderá ser
consultado um único fornecedor, buscando sempre que possível, efetuar
rodízio entre fornecedores daquele mercado. No caso de componentes para
recuperação que tenham alta freqüência, deve-se procurar estabelecer
contratos de fornecimento baseados na expectativa da demanda dos
serviços.

d. Para o fornecimento com exclusividade técnica, definida claramente pelo

usuário na Solicitação de Compra, desde que estejam agregados serviços
ou garantias adicionais de fabricante de tecnologia exclusiva e aprovada
pelo gerente geral ou diretor da área.

ii. Em todos esses casos o solicitante deve preencher na “solicitação de compra” do

microsiga o campo de “fornecedor” e anexar a justificativa com a devida aprovação
no campo “conhecimento” do microsiga.

7 – Índice de Anexos:

Anexo 1: Fluxograma – Solicitação de Compras

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