MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO CMS - 5ª RM - 5ª DE HOSPITAL DE GUARNIÇÃO DE FLORIANÓPOLIS

INSTRUÇÕES PARA A UTILIZAÇÃO DA NUMERAÇÃO ÚNICA DE PROCESSOS/DOCUMENTOS NO ÂMBITO DO HOSPITAL DE GUARNIÇÃO DE FLORIANÓPOLIS

1. FINALIDADE Regular a utilização da numeração única de processos (NUP) e de documentos (NUD) no âmbito do Hospital de Guarnição de Florianópolis. 2. REFERÊNCIAS a. Portaria Nr 3-MPOG, de 16 de maio de 2003 – Orienta os órgãos da Presidência da República, Ministérios, Autarquias e Fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais (SISG) quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do Número Único de Processos e Documentos. b. Portaria Nr 1.068-MD, de 08 de dezembro de 2005 – Dispões sobre a utilização do Número Único de Processos relativos às atividades de Comunicação, Administrativa no âmbito do Ministério da Defesa, dos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica. c. Portaria Normativa Nr 1.243-MD, de 21 de setembro de 2006 – Dispõe sobre os procedimentos gerais referentes à gestão de processos, no âmbito do Ministério da Defesa e dos Comandos das Forças Armadas. d. Instruções para a Utilização do Número Único de Processos e de Documentos (NUP/NUD) no Exército Brasileiro, de 08 de abril de 2011 – Regula a utilização do NUP/NUD pelas OM do Exército Brasileiro. e. Ofício nº 162-Pes Mil/5.2, de 20 de junho de 2011, da 5ª RM/5ªDE – Versa sobre a implementação do NUP/NUD no EB. 3. OBJETIVOS a. Cumprir as Portarias do Governo Federal e do Ministério da Defesa para a utilização do NUP/NUD. b. Cumprir a ordem do Comando da 5ª RM/5ªDE quanto a utilização do NUP/NUD, no âmbito da Região Militar.

Utilizar o NUP / NUD na numeração de todos os processos e documentos com destinação externa à OMS. etc. A distinção entre NUP e NUD dar-se-á. c. requerimentos. Entende-se por Unidade Protocolizadora o HGuFl. incluindo os seus anexos ou demais folhas. apenas. Quando o documento possuir o cabeçalho. com alinhamento à direita. cujo código é 64589. que formam uma unidade constituída pela informação e por seu suporte. O NUP deverá ser colocado na capa do processo. mesmo que a mão livre. no canto superior esquerdo. sendo a sequência de numeração gerada.c. pelo fato de ser um processo ou ser um documento de ordem geral. sem fazer distinção entre processo ou documento. O NUP de todos os documentos que compõem o processo deve ser o mesmo do registrado na capa. todos os veículos de comunicação escrita. UTILIZAÇÃO a. Entende-se por documentos. como por exemplo: ofícios e seus anexos. Utilizar a numeração em sequência. e. Não se faz necessário colocar as abreviaturas NUP ou NUD. mensagens FAX (capa e demais folhas). conforme os exemplos abaixo: 1) Ofícios: . utilizando o caracter TIMES NEW ROMAN. tamanho 12pt em NEGRITO. radiogramas. o NUP/NUD. Utilizar em todos os documentos. no canto superior direito. mensagens eletrônicas. O NUD deverá ser colocado no canto superior direito dos documentos. logo abaixo das palavras “PROTOCOLO GERAL” e em todas as folhas dos documentos que o compõem. d. colocá-lo na linha imediatamente superior ao Brasão da República. a mesma para NUP/NUD. b. 4.

2) Radiogramas: 3) Mensagens FAX: 4) Mensagem Direta Eletrônica (MDE): .

a sequência de números NUP/NUD utilizados no trimestre anterior. c. JUL e OUT. h. até o dia 1º de cada um dos meses de JAN. na medida do possível. de forma cronologica a sua utilização. g. em caráter excepcional. esta deverá proceder. O sistema não faz distinção entre NUP ou NUD. agosto e setembro. Caso não seja possível a impressão do NUP/NUD no processo ou documento. COMO GERAR O NUP/NUD a. Esta solução intermediária será utilizada para gerar também o NUD. com caneta de cor azul ou preta. Exemplificando. o mesmo deverá ser inserido de forma manual. Abaixo vemos algumas imagens do Sistema: (Tela de inserção da senha de acesso) . incluindo os seus anexos. Existe um sistema que já estava sendo utilizado em processos. Caso uma Unidade receba sem NUP. nas máquinas do militares que confeccionam tais documentos. para gerar o NUP. Todo número será gerado sequenciamente. conforme o modelo abaixo: OMS HGuFl Código de Unidade Protocolizadora 64589 NUP/NUD (sem o DV) 000021 A 000197 5. As Seções que confeccionam documentos cuja destinação será externa ao HGuFl deverão solicitar à Seção de Informática que instale o Sistema Gerador de NUP/NUD. Processos e documentos recebidos de outras Unidades Protocolizadoras devem sempre permanecer com o NUP/NUD de origem. Os documentos que acompanham um porcesso carregarão. A Secretaria da OMS será a responsável por centralizar e encaminhar à 5ª RM/5ª DE. Todas as folhas de um documento deverão conter o mesmo NUD. ABR. b.f. por algumas seções do HGuFl. de forma legível. a numeração como se originária do processo fosse. o mesmo número do processo gerador. no dia 1º de outubro. i. deverá encaminhar à 5ª RM/5ª DE a utilização do NUP/NUD dos meses de julho.

quanto à utilização do Sistema Gerador de NUP/NUD. por escrito. Da mesma forma. todos deverão inserir os dados da seguinte forma: 1) Responsável: (Posto/Grad e Nome de Guerra) 2) Identificação: (Seção da qual pertence o militar) 3) Interessado: (Órgão de destino. cujas informações a serem preenchidas serão diferentes. p. e. o campo “Interessado” passa a ser o beneficiado ou o requerente ou o HGuFl. Com exceção dos processos. No caso dos processos. SC. utilizar a intranet.(Tela na qual se obtém o NUP/NUD) d. Após preenchimento de todos os campos. 6.ex: 5ª RM/5ªDE. Assim que a tela acima for aberta no sistema. o campo “Assunto” deve ser muito bem preenchido. à Subdivisão de Pessoal. DÚVIDAS E SUGESTÕES Toda e qualquer dúvida ou sugestão deverá ser encaminhada. _______________________________ LUIZ ANTONIO LOPES – Ten Cel Dir HGuFl . Florianópolis. g. 1º de julho de 2011. clicando em: “PROBLEMAS DE INFORMÁTICA” e protocolar a solicitação de auxilio. Para assessoria técnica. já com o NUP/NUD copiado. etc) 4) Assunto: (Descrição completa do assunto pertinente ao documento) f. o militar deverá copiar o NUP/NUD para utilização no documento que seguirá destino. Prefeitura de Florianópolis. clicar em “OK”. antes mesmo de preencher os campos.

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