Liste de vrihcation pour Iauto-vaIuation:

Gestion Financiere
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 1 www.hivcode.org
Le Code de bonnes pratiques pour les ONG ripostant au VIH/SIDA (le Code
) indique que pour avoir une gestion fnancire effcace, les organisations
devraient sassurer que :
les stratgies de mobilisation de fonds et les sources de fnancement
sont conformes et propices leurs missions ;
la prparation systmique des budgets est lie aux plans stratgiques,
oprationnels et programmatiques;
la budgtisation est adapte aux ressources humaines et la capacit
organisationnelle ncessaire pour accomplir leur mission ;
des systmes de contrle interne existent et permettent la production
dinformations fnancires rgulires, cohrentes et fables ;
des systmes comptables internes existent et gnrent des rapports
fnanciers rguliers ;
les rapports fnanciers peuvent tre utiliss pour assurer le suivi des
ressources, des dpenses des programmes sur la base de laffectation
budgtaire et pour valuer le rapport cot-effcacit des programmes ;
il existe un systme effcient de programmation des subventions et un
soutien technique fnancier et administratif est assur ;
un compte-rendu fnancier rgulier est fait la direction, au Conseil
dadministration, aux donateurs et aux communauts/mandants, ainsi
quun audit fnancier annuel des comptes ; et
un compte-rendu annuel transparent est fait.
Le Code identife un principe cl pour la gestion
fnancire :
Nous grons les ressources fnancires de manire effciente,
transparente et responsable.
Cette liste de vrifcation pour lauto-valuation vous permettra dvaluer le
niveau de mise en uvre effcace de ce principe par votre organisation. Les
questions sont conues comme des points de rfexion ou dorientation vous
permettant didentifer les domaines qui se trouvent dj un niveau de
bonne pratique et les domaines qui ont besoin dtre dvelopps et renforcs.
Cette liste de vrifcation a t labore par le Rseau rgional cariben
des personnes vivant avec le VIH/SIDA (CRN+).
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 2 www.hivcode.org
Liste de vrihcation pour Iauto-vaIuation:
Gestion Financiere
Cette liste de vrifcation devrait tre remplie par un groupe de trois
cinq membres du personnel qui sont activement impliqus dans
la participation accrue des personnes vivant avec le VIH dans votre
organisation. Veuillez indiquer votre rponse chaque question en
cochant la case approprie.
O Oui, nous faisons ce travail/cette activit
l Insuffsant, en prparation ou nest pas suivi dans la pratique
N Non, nous navons pas encore entrepris ce travail/cette activit
NP Non pertinent pour notre travail
Veuillez noter qutant donn que la gestion fnancire est une question
fondamentale pour toutes les organisations, quel que soit le secteur du
travail, nous escomptons navoir aucune rponse NP . Soyez honnte
sil vous plat en remplissant cette liste de vrifcation. Votre score variera
probablement dun module un autre en fonction de votre domaine
dexpertise.
Il ny a pas de processus formel de notation pour cette valuation. Nous
suggrons plutt que vous examiniez les questions pour lesquelles vous
avez rpondu non ou insuffsant et que vous choisissiez, pour votre
organisation, les domaines les plus pertinents qui auraient besoin dtre
amliors court terme.
Plan daction
Nous vous incitons utiliser cet outil pour identifer les domaines que votre
organisation a besoin de renforcer en vue datteindre un niveau de bonne
pratique , puis laborer un bref Plan daction qui prsente des exemples
de LA MANIERE DONT vous comptez amliorer vos systmes de gestion
fnancire au cours des six prochains mois. Vous pouvez utiliser le modle du
Plan daction fourni la fn de ce module ou crer le vtre.
Dix questions cls ont t mises en exergue dans la liste de vrifcation en
rouge. Ces questions portent sur des points fondamentaux que vous devez
examiner en premier en valuant les systmes de gestion fnancire de votre
organisation. En laborant votre Plan daction, gardez ces questions lesprit
et si vous avez rpondu non lune dentre elles, ceci peut tre un bon
point de dpart pour amliorer vos programmes.
Comment sauvegarder Ie PIan daction :
Remplissez le module de lauto-valuation et le Plan daction sous format
lectronique, sauvegardez le fchier et envoyez-le au Secrtariat du Code par
e-mail. Le Secrtariat accordera toutes les ONG qui soumettent des Plans
daction le statut d ONG de mise en oeuvre et de signataire en bonne et
due forme du Code. Aprs une priode de six mois, nous vous demanderons
de mesurer vos progrs sur la base de votre Plan daction.
Instructions pour
lauto-valuation
Le Code de bonnes pratiques
pour les ONG ripostant au VIH/
SIDA (Le Code ) a t cr
par une importante coalition
dONG en vue doffrir une vision
partage des bonnes pratiques
sur la base desquelles les ONG
peuvent sengager et tre tenues
comptables.
Le Code dcrit les principes et les
pratiques qui sont clairs par des
preuves et qui sous-tendent les
ripostes russies des ONG au VIH. Il
identife un ensemble de domaines
qui sont essentiels aux programmes
de VIH et articule des principes
fondamentaux qui devraient
sappliquer aux programmes de VIH
dans chacun de ces domaines.
Ces principes reprsentent une
rfrence, en montrant des
exemples de bonnes pratiques
que les ONG peuvent chercher
atteindre avec le temps.
Pour de plus amples informations
sur le Code, veuillez visiter notre
site web : www.hivcode.org
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 3 www.hivcode.org
Liste de Verihcation
A
Planifcation fnancire et systmes budgtaires
Cette section vous aidera identifer quel point la planifcation fnancire et
la budgtisation de votre organisation soutiennent votre travail.
O l N NP
1. Votre organisation dispose-t-elle dun budget annuel global qui
comprend : a) les sources et lutilisation des fonds pour tous les
aspects des oprations et, b) les accords de subvention et les accords
contractuels avec les fnanciers ?
O l N NP
2. Toutes les propositions de budget pour les subventions ou les contrats
sont-elles examines par le personnel fnancier avant prsentation aux
fnanciers ?
O l N NP
3. Le Conseil a-t-il une comprhension dtaille du budget annuel et joue-
t-il un rle signifcatif dans lorientation de lutilisation des fonds non
affects ?
O l N NP
4. Le Conseil autorise-t-il de manire formelle le budget annuel et les
rvisions au budget ?
O l N NP
5. Votre organisation dispose-t-elle dun budget dinvestissement pour
les gros travaux dentretien et le remplacement des installations et de
lquipement ?
O l N NP
6. Le personnel fnancier compare-t-il rgulirement le revenu et les
dpenses budgtises au revenu et aux dpenses rels et prend-il les
mesures ncessaires le cas chant ?
Actions requises pour appuyer Ia
Section A :
VeuiIIez indiquer votre rponse
en cochant Ia case approprie.
O Oui, nous faisons ce
travail/cette activit
l Insuffsant, en
prparation ou ltude
N Non, nous navons pas
encore entrepris ce
travail/cette activit
NP Non pertinent pour
notre travail
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 4 www.hivcode.org
Liste de Verihcation
Excution
Cette section vous aidera identifer quel point les systmes de contrle
internes apprhendent les informations fnancires.
B
O l N NP
1. Lorganisation dispose-t-elle de politiques et de directives crites pour
les oprations fnancires, incluant les procdures de traitement des
salaires, des achats, des comptes crditeurs, des comptes dbiteurs,
etc. ?
O l N NP
2. Les activits de traitement relles de votre organisation sont-elles
conformes ses politiques et procdures crites ?
O l N NP
3. Le concept de rpartition des tches est-il mis en uvre, autant que
possible dans les limites de la taille de lorganisation ?
O l N NP
Votre organisation veille-t-elle ce que les fonctions dautorisation
pour lachat, la signature des chques, lajustement des comptes
et loctroi de crdits ne soient pas assures par des personnes
qui assurent aussi des fonctions denregistrement (comme les
dcaissements et/ou les reus, la tenue de registres des crances) ou
des fonctions de manipulation despces (comme recevoir et dposer
des fonds ou prparer les chques) ?
O l N NP
Votre organisation veille-t-elle ce que les fonctions de revue et de
vrifcation (comme la rconciliation du relev bancaire et du registre
de reus de caisse et de dcaissement) ne soient pas assures
par les personnes qui prparent aussi les chques, enregistrent les
chques, reoivent les fonds et prparent les dpts bancaires et/ou
enregistrent les reus?
O l N NP
4. Les politiques et procdures de paye sont-elles clairement documentes
et toujours suivies ?
Il sagit notamment des points suivants :
O l N NP
la fourniture dune autorisation crite pour tout nouveau recrutement
et tout changement de taux de salaire ?
O l N NP
lutilisation des fches de prsence mensuelles pour enregistrer la
prsence de tous les employs ?
O l N NP
des politiques crites claires concernant les heures supplmentaires,
les congs, les congs-maladie, les indemnits de jours fris et autres
congs pays ou non pays?
O l N NP
tous les programmes davantages sociaux et les obligations statutaires
sont-ils documents et conformes la lgislation du pays ?
O l N NP
lemployeur dtient-il les fches rglementaires de tous les employs ?
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 5 www.hivcode.org
Liste de Verihcation
O l N NP
5. Des politiques crites en matire dachat identifent-elles clairement le
responsable des achats de chaque poste du personnel et fxent-elles les
limites appropries en dollars pour le responsable des achats chaque
niveau ?
O l N NP
6. Existe-t-il des procdures claires pour le contrle et lautorisation de
paiement de toutes les factures de fournisseurs ?
O l N NP
7. Les politiques et les procdures crites pour la perception et la collecte
de droits sont-elles toujours suivies et rgulirement rexamines ?
8. Les politiques et les procdures de manipulation despces sont-elles
bien documentes et rgulirement testes pour sassurer que :
O l N NP
tous les chques sont uniquement endosss la rception ; des reus
sont fournis pour les transactions en espces et les donateurs/clients
sont informs de la rception despces ?
O l N NP
un registre du courrier est tenu par la personne responsable de
louverture du mail ?
O l N NP
un registre de la caisse est tenu par la personne responsable de la
manipulation des espces et les comptes de la caisse sont paraphs
par les personnes qui tiennent la caisse ou qui reoivent les espces ?
O l N NP
tous les dcaissements sont faits par chque sauf pour les petits
achats qui sont faits sur la petite caisse ?
O l N NP
tout le stock de chques non utiliss est soigneusement conserv ?
O l N NP
la rconciliation bancaire est effectue par une personne qui ne fait
pas de dpt bancaire et ne prpare pas les chques ?
Actions requises pour appuyer Ia
Section B :
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 6 www.hivcode.org
Liste de Verihcation
Enregistrement
Cette section vous aidera vous assurer que les informations fnancires sont
bien enregistres.
C
O l N NP
1. Existe-t-il un plan comptable crit complet qui fournit les titres et les
numros de comptes appropris pour lactif, le passif, lactif net, les
revenus et les dpenses ?
O l N NP
Le plan comptable fait-il la distinction entre les sources de fnancement
et/ou surveille-t-il des fonds distincts ?
O l N NP
Utilise-t-il les catgories de rubriques budgtaires tel quindiques
dans le budget annuel global et les catgories pour les contrats
individuels ou les subventions ?
O l N NP
2. Les politiques comptables et les procdures denregistrement sont-
elles clairement documentes dans le cadre de politiques et procdures
fnancires crites ?
O l N NP
3. Utilise-t-on un matriel et des logiciels informatiques appropris pour
effectuer les fonctions denregistrement ?
O l N NP
4. Des procdures de scurit lectroniques et physiques appropries
sont-elles utilises pour protger lintgrit des livres comptables
informatiss ?
O l N NP
5. Tous les livres comptables sont-ils sauvegards quotidiennement ?
O l N NP
6. Tous les supports de sauvegarde sont-ils conservs dans un endroit
scuris, loin du matriel informatique ?
O l N NP
7. Toutes les donnes comptables sont-elles stockes hors-site au moins
une fois par mois ?
O l N NP
8. Les dossiers dtaills des droits des clients et/ou les subventions et les
contrats sont-ils tenus et rconcilis avec le solde du grand livre ?
O l N NP
9. Toutes les contributions sont-elles enregistres dans le livre comptable ?
O l N NP
10. Si des dossiers plus dtaills concernant les contributions sont
conservs par le personnel responsable du dveloppement des fonds,
les livres comptables sont-ils rconcilis mensuellement ?
O l N NP
11. Tous les comptes du solde du grand livre sont-ils rconcilis au moins
trimestriellement ?
O l N NP
12. Tous les comptes de contrle de la caisse, de la paye et des comptes
crditeurs sont-ils rconcilis mensuellement ?
Actions requises pour appuyer Ia
Section C :
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 7 www.hivcode.org
Liste de Verihcation
Etablissement de rapports
Les organisations sont tenues de fournir des rapports fnanciers rguliers la
Direction, au Conseil dadministration, aux donateurs et aux communauts/
mandants. Cette section vous aidera valuer le degr de transparence et
deffcacit des systmes dtablissement de rapports de votre organisation.
D
O l N NP
1. Les tats fnanciers mensuels sont-ils disponibles au plus tard la fn du
mois suivant (cest--dire que les tats du 30 avril sont disponibles au
plus tard le 31 mai)?
2. Dans les organisations qui disposent de programmes multiples, les
tats des revenus et des dpenses de chaque programme/source de
fnancement distinct sont-ils labors comme suit :
O l N NP
mensuellement ?
O l N NP
en incluant lactivit budgtaire (depuis le dbut de lexercice) ?
O l N NP
en faisant une comparaison par rapport au budget annuel ou cumul
sur lanne par poste budgtaire ?
O l N NP
3. Y a-t-il rconciliation entre lexcdent (dfcit) de soutien et de revenu
par rapport aux dpenses (revenu net) et le changement du solde du
fonds entre le dbut et la fn de la priode comptable ?
Actions requises pour appuyer Ia
Section D :
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 8 www.hivcode.org
Liste de Verihcation
Suivi
E
O l N NP
1. Le Directeur excutif et les responsables de programmes tudient-ils les
tats fnanciers mensuels ?
O l N NP
2. Le directeur fnancier souligne-t-il des lments inhabituels et
identife-t-il des problmes potentiels dans des notes concernant les
tats fnanciers, qui sont partages avec le Directeur excutif et le
Conseil ?
O l N NP
3. Le Conseil examine-t-il les tats fnanciers de manire trimestrielle ?
O l N NP
4. Le Conseil choisit-il un auditeur indpendant pour mener un audit ou un
contrle annuel ?
O l N NP
5. Le Conseil examine-t-il le rapport daudit annuel et le rapport
sur les contrles internes et la conformit la lgislation et la
rglementation gouvernementales?
6. Le Conseil reoit-il des rapports exacts qui indiquent si :
O l N NP
lutilisation des ressources de lorganisation se fait conformment la
mission et aux priorits de lorganisation ?
O l N NP
lorganisation est solvable, par exemple si son actif excde son passif ?
O l N NP
lorganisation a des espces et autres liquidits suffsantes pour faire
face ses dettes court terme et assurer sa capacit continue payer
ses employs, ladministration fscale et les fournisseurs dans les dlais
prvus ?
O l N NP
lorganisation observe toutes les restrictions imposes par les
fnanciers et les donateurs et documente cette observance ?
O l N NP
7. Le Conseil/Directeur excutif/PDG sont conscients des exigences du
gouvernement pour le maintien du statut dexemption fscale et valuent
continuellement les activits de lorganisation, lutilisation des fonds, la
tenue des archives et ltablissement de rapports au gouvernement en
vue dassurer le respect de toutes les exigences ?
Actions requises pour appuyer Ia
Section E :
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 9 www.hivcode.org
PIan daction :
Gestion Financiere
Questions cls
Noubliez pas de sauvegarder votre plan daction rempli et de lenvoyer
infohivcode.org ou PO Box 372 1211 Genve 19 Suisse
Nom de lOrganisation Personne-contact Adresse e-mail
Sign par Date
En remplissant cette liste de vrifcation pour
lauto-valuation, vous avez probablement
identif des domaines ayant besoin dtre
amliors et dautres qui se trouvent dj un
niveau de bonne pratique .
Veuillez remplir le tableau du Plan daction de
la page suivante et fournir des exemples de
la manire dont vous comptez amliorer le
travail de votre organisation au cours des six
prochains mois, en rfchissant en premier
aux Questions cls prsentes ci-dessous. Si
vous rpondez non lune ou lautre de
ces questions, il serait important pour vous de
commencer ici amliorer votre travail !
1. Votre organisation dispose-t-elle dun budget
annuel global qui comprend les sources et
lutilisation des fonds pour tous les aspects des
oprations ainsi que les accords de subventions et
les accords contractuels avec les fnanciers ?
2. Le Conseil autorise-t-il de manire formelle le
budget annuel et les rvisions/amendements au
budget ?
3. Lorganisation dispose-t-elle de politiques et de
directives crites pour les oprations fnancires,
incluant les procdures de traitement des salaires,
des achats, des comptes crditeurs, des comptes
dbiteurs, etc. ?
4. Le concept de rpartition des tches est-il mis en
uvre dans lorganisation, autant que possible
dans les limites de la taille de lorganisation ?
5. Existe-t-il un plan comptable crit complet qui
fournit les titres et les numros de comptes
appropris pour lactif, le passif, lactif net, les
revenus et les dpenses ?
6. Tous les livres comptables sont-ils sauvegards
quotidiennement ?
7. Tous les comptes du solde du grand livre au
niveau de lorganisation sont-ils rconcilis au
moins trimestriellement et tous les comptes de
contrle de la caisse, des engagements salariaux
et des comptes crditeurs sont-ils rconcilis
mensuellement ?
8. Dans les organisations qui disposent de
programmes multiples, les tats des revenus et
des dpenses de chaque programme/source de
fnancement distinct sont-ils labors de manire
inclure la prparation mensuelle, lactivit
fnancire (depuis le dbut de lexercice) et une
comparaison par rapport au budget annuel ou
cumul sur lanne par poste budgtaire ?
9. Le directeur fnancier souligne-t-il des lments
inhabituels et identife-t-il des problmes
potentiels dans des notes concernant les tats
fnanciers, qui sont partages avec le Directeur
excutif et le Conseil ?
10. Le Conseil examine-t-il le rapport daudit annuel
et le rapport sur les contrles internes et la
conformit la lgislation et la rglementation
gouvernementales?
Self-Assessment CheckIist - Advocacy 10 www.hivcode.org
PIan daction :
Gestion Financiere
Liste de vrifcation pour Iauto-vaIuation - Gestion Financiere 10 www.hivcode.org
RsuItats attendus
(Que voulons-nous
raliser ?)
Activits cIs
(Quavons-nous besoin
de faire ?)
Points daction
(Comment le faisons-nous ?)
Ressources
(De quel type dappui avons-
nous besoin pour le faire?)
CaIendrier
(Quand le ferons-nous ?)