Modelagem de Processos de Negócios: Metodologia

Universidade Federal da Bahia Instituto de Matemtica Departamento de Cincia da Computao Programa de Residncia em Software com Foco em Governo Eletrnico
MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGCIOS

METODOLOGIA
ALICE GONALVES SANTOS, FERNANDA GARCIA SANTOS, FILIPE ANTONIO TELES MENDES, GISLIA MAGALHES CRUZ, JAGUARACI SILVA, JOO VITOR VILAS BOAS
DE FREITAS, MENANDRO RIBEIRO SANTANA, SAULO OLIVEIRA PASTOR
Salvador - Ba Janeiro / 2006

Endereo: Av Adhemar de Barros, s/n - Campus de Ondina CEP 40170-970 - Salvador / Bahia . Telefone (071) 3263-6292 e-mail:
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NDICE
INTRODUO ................................................................................................................... 3 EMOLDURAR PROCESSOS................................................................................................. 5 2.1. Atividades.................................................................................................................... 5 2.1.1. Documentar a misso, estratgia, metas e objetivos da organizao ................... 5 2.1.2. Preparao da Modelagem.................................................................................... 6 2.1.3. Descrever as metas dos processos e o ambiente................................................... 7 2.1.4. Construir o Mapa Geral do Processo.................................................................... 9 3. COMPREENDER O PROCESSO AS-IS ............................................................................... 12 3.1. Atividades.................................................................................................................. 12 3.1.1. Preparar a Modelagem........................................................................................ 12 3.1.2. Descrever a equipe envolvida no processo......................................................... 14 3.1.3. Construo de Diagramas (AS IS) ..................................................................... 15 3.1.4. Avaliao do modelo obtido (AS IS) ................................................................. 20 4. PROJETAR O PROCESSO DESEJADO (TO BE) .................................................................. 24 4.1. Atividades.................................................................................................................. 25 4.1.1. Decidir quanto a uma abordagem (TO BE)........................................................ 25 4.1.2. Definir caractersticas do processo desejado (TO BE)....................................... 27 4.1.3. Viabilidade do processo desejado ...................................................................... 30 5. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ..................................................................................... 31 1. 2.
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1. INTRODUO
Uma metodologia completa constitui-se de uma abordagem organizada para atingir um objetivo, atravs de passos preestabelecidos. um roteiro para o desenvolvimento estruturado de projetos, sistemas ou software, visando a qualidade e produtividade destes (REZENDE, 2001). Uma boa metodologia serve como guia definindo por onde comear, que passos seguir, possibilitando consistncia na prtica. Pelo fato da Modelagem de Processos de Negcio ser uma disciplina nova, no existem muitas metodologias bem definidas associadas. Abaixo, ser apresentada uma metodologia baseada em Sharp e McDermott (2000). A metodologia possui trs etapas, descritas abaixo. Essa metodologia pode possuir outras etapas que so aplicadas dependendo do objetivo final da modelagem. No caso do desenvolvimento de sistemas, por exemplo, existiriam mais duas etapas: Modelar Casos de Uso e Projetar Aplicaes e Interfaces. No caso especfico da Residncia em Software com foco em Governo Eletrnico adotamos a metodologia para apenas as trs primeiras etapas seguintes:
Figura 1 Etapas da metodologia (slide Claudia Capelli)
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Figura 2 Metodologia detalhada
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2. EMOLDURAR PROCESSOS
Esta etapa tem como objetivo entender o contexto dos processos atravs de uma documentao detalhada da organizao, possibilitando uma viso geral dos seus processos e atividades.
2.1. Atividades
2.1.1. Documentar a misso, estratgia, metas e objetivos da organizao Descrio: identificar as questes conceituais bsicas da organizao que iro afetar o projeto. Documentos gerados: o Documento da Apresentao da Organizao. Ferramentas adotadas: o Template 01 Apresentao da Organizao; o Editor de Texto; o E-mail; o Telefone. Responsveis: o Equipe da modelagem; o Responsvel pela organizao ou seus substitutos diretos. Mtodos relacionados: o Entrevistas; o Reunies; o Questionrios. Artefatos necessrios:
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o Dados coletados durante entrevistas, reunies e questionrios.
2.1.2. Preparao da Modelagem Descrio: o objetivo dessa etapa preparar a modelagem tendo em vista os seguintes objetivos principais: o Informar os Funcionrios: deve ser feito um trabalho informativo junto aos colaboradores, para que estes entendam a importncia da modelagem de processos e como ela afetar o seu trabalho e a empresa em geral. A partir disso, possvel motivar todos os envolvidos no processo, pois eles passam a ter um papel mais ativo nas decises. o Escolha de Patrocinador: necessrio o apoio de algum influente e importante dentro da organizao para persuadir as pessoas que so contra o processo de modelagem. o Realizar Entrevistas: Devem ser realizadas entrevistas com os envolvidos na execuo dos processos, com o objetivo de entender o funcionamento da empresa e obter informaes sobre os possveis colaboradores da modelagem. Um outro objetivo coletar os processos da empresa que possivelmente sero modelados. Documentos Gerados: o Documento de preparao Ferramentas adotadas: o Template07 Apoio Preparao; o Editor de texto; o E-mail; o Telefone. Responsveis: o Equipe de modelagem.
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o Responsveis pelo processo e os demais relacionados com o mesmo. Mtodos relacionados: o Dados coletados durante entrevistas, reunies e observao do ambiente; Artefatos necessrios: o Seleo e descrio dos processos alvo. o Entrevistas; o Observaes do ambiente; o Reunies; o Modelagem do processo geral na ferramenta de modelagem. o Documentos utilizados pelos processos.
2.1.3. Descrever as metas dos processos e o ambiente Descrio: identificar as atividades de negcio e seus objetivos no contexto geral da organizao. Viso Geral do Modelo de Objetivos O modelo de objetivos tem o propsito de descrever os objetivos da empresa e todas as questes associadas para atingi-los. Assim, serve como um importante meio para esclarecer questes sobre: (1) os rumos que a empresa deveria seguir; (2) a definio sobre quais os objetivos so prioritrios e (3) determinar qual o relacionamento entre os objetivos e quais os problemas ocultos na realizao das metas, afirma MORINISHI [1]. Usualmente, o modelo de objetivos esclarece questes como: o Quais os objetivos mais importantes e as prioridades desses objetivos; o Como cada objetivo relacionado aos outros e quais problemas dificultam a realizao das metas. Para formalizar melhor a modelagem dos Objetivos, dividimos a mesma em duas partes: Diagrama e Documento. O Diagrama mostra os objetivos hierarquicamente, focando
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nos relacionamentos e prioridades alm de identificar os problemas associados aos mesmos. O Documento descreve detalhadamente os objetivos identificando alm dos problemas, os atores e processos associados, finalidade e grau de criticidade. Documentos gerados: o Documentos das entrevistas realizadas; o Documento da Descrio de Atividades e Ambiente; o Documento do Modelo de Objetivos. Ferramentas adotadas: o Template02 Entrevista; o Template03 Descrio de Atividades e Ambiente; o Template Bonapart Modelo de Objetivos o Template12 Modelo de Objetivos o Editor de Texto; o Ferramenta de Modelagem (Bonapart); o E-mail; o Telefone. Responsveis: o Equipe da modelagem; o Responsveis pelo processo e os demais relacionados com o mesmo. Mtodos relacionados: o Entrevistas; o Observaes do ambiente; o Reunies; o Questionrios; Artefatos necessrios: o Dados coletados durante entrevistas, reunies, questionrios e observao do ambiente;
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o Documentos utilizados pelos processos.
2.1.4. Construir o Mapa Geral do Processo Descrio: obter um esboo dos processos da organizao e seus relacionamentos. Viso Geral sobre Estrutura Organizacional Organizao da empresa a ordenao e o agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance de objetivos e resultados estabelecidos. (Djalma, 1990). A estrutura organizacional dinmica, principalmente quando so considerados os seus aspectos informais provenientes da caracterizao das pessoas que fazem parte de seu esquema. Deve ser delineada considerando as funes de administrao como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos. (Djalma, 1990). Na considerao dos tipos de estrutura organizacional deve-se lembrar que estes so os resultados da departamentalizao (funcional, clientes, produtos, territorial, por projetos, matricial, etc.) (Djalma, 1990). Entre os fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional da empresa (Drucker, 1962) esto: o A natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus membros; o As atividades operantes exigidas para realizar esses objetivos; o A seqncia de passos necessria para proporcionar os bens ou servios que os membros e clientes desejam ou necessitam; o As funes administrativas a desempenhar; o As limitaes da habilidade de cada pessoa na empresa e limitaes tecnolgicas; o As necessidades sociais dos membros da empresa; o Tamanho da empresa.
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Viso Geral sobre Mapa Geral de Processos Uma organizao composta por um conjunto de processos, que so as atividades de negcio executadas pela mesma com o objetivo de agregar valor, realizar os desejos de seus clientes e criar rendimento. Identificar e mapear os processos internos uma atitude que permite que a empresa se torne mais competitiva, otimizando o tempo e alcanando melhores resultados. Por no terem o conhecimento da melhor maneira de execuo dos seus processos, das condies bsicas para que os mesmos ocorram ou de quais as pessoas que esto mais aptas a desenvolverem as tarefas, muitas organizaes gastam muito tempo ou ficam presas a detalhes que no so realmente necessrios realizao de uma atividade de negcio. O mapeamento de processos define claramente como funciona os macros e subprocessos, seus relacionamentos, quem realiza cada atividade e quando. O relacionamento pode ser de trs tipos: 1:1 (geralmente constituem processos bem formados), 1:M (quando um processo pode ter vrias aes de um outro diretamente relacionado a ele) e M:M (muitos para muitos). O relacionamento 1:1 ocorre entre sub-processos e entre processos sempre de 1:M - M:1, M:M - M:1 ou 1:M - M:M. Os processos variam dentro da organizao em conseqncia de uma variedade de fatos: pessoas diferentes com atividades de negcios distintas trabalham com instrues de diferentes gestores com fornecedores diferentes. A variao das entradas leva muitas vezes a variaes nas sadas. Portanto, o mapa geral dos processos de uma empresa fundamental para melhorar a forma de execuo das atividades rotineiras, buscando uma maneira mais gil para alcanar os objetivos traados e, se necessrio, redesenhar os processos, para se ter uma forma de trabalho mais produtiva e coerente com as atividades desenvolvidas. Documentos gerados: o Diagrama do Mapa Geral o Documentos de Descrio dos Macro-Processos e Sub-Processos relacionados.
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o Diagrama Organizacional Ferramentas adotadas: o Template Bonapart (em Processes) - Diagrama Mapa Geral; o Template Bonapart (em Organizational Charts) Diagrama Modelo Organizacional; o Template04 Descrio dos Macro-Processos; o Template05 Descrio dos Sub-Processos; o Ferramenta de Modelagem (Bonapart); o Editor de texto; o E-mail; o Telefone. Responsveis: o Equipe de modelagem; o Responsveis pelo processo e os demais relacionados com o mesmo. Mtodos relacionados: o Seleo e descrio dos processos alvo. o Entrevistas; o Observaes do ambiente; o Reunies; o Modelagem do processo geral na ferramenta de modelagem. Artefatos necessrios: o Dados coletados durante entrevistas, reunies e observao do ambiente; o Documentos utilizados pelos processos.
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3. COMPREENDER O PROCESSO AS-IS

Esta etapa tem com o objetivo modelar e avaliar os processos da organizao exatamente como so realizados, de maneira detalhada.
3.1. Atividades
3.1.1. Preparar a Modelagem Descrio: A Etapa de Preparao da Modelagem tem como objetivo obter os subsdios necessrios ao processo de modelagem. A primeira atividade consiste na coleta dos documentos que regulamentam os processos e todos os artefatos gerados na etapa anterior. A partir disso, possvel ter uma viso geral do negcio da empresa e com isso identificar os processos que devem ser modelados e quais pessoas devem ser alocadas para auxiliar a modelagem, estipulando funes para cada uma delas. Nesta etapa deve ser utilizado o template07 como forma de documentao. Algumas outras questes devem ser determinadas nesta fase: o Local de realizao das entrevistas: Deve, se possvel, estar situado na prpria empresa para facilitar o acesso aos entrevistados e no atrapalhar suas atividades dirias. o Sala dos consultores: Deve ser disponibilizado um local para que os consultores da modelagem possam se reunir e realizar suas atividades, como modelar os processos, analisar documentos, etc. Esta sala deve possuir infra-estrutura e recursos adequados ao processo de modelagem. Utilizar Template 9. o Nmero de pessoas entrevistadas por vez: Se possvel, devem ser entrevistadas duas pessoas da mesma rea por vez, para que uma confirme ou retifique as
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informaes que a outra esta passando. o Nmero de entrevistadores: Devem ser no mnimo dois, para que um possa anotar enquanto o outro est fazendo as perguntas e discutindo com os entrevistados. o Definir equipe de entrevistadores: Dentro da equipe de consultores, devem ser selecionados os que tm maior habilidade em lidar com o pblico, pois ser mais fcil extrair o conhecimento dos entrevistados. Documentos Gerados: o Documento de preparao Ferramentas adotadas: o Template07 Preparao; o Editor de texto; o E-mail; o Telefone. Responsveis: o Equipe de modelagem. o Responsveis pelo processo e os demais relacionados com o mesmo. Mtodos relacionados: o Seleo e descrio dos processos alvo. o Entrevistas; o Observaes do ambiente; o Reunies; o Modelagem do processo geral na ferramenta de modelagem. Artefatos necessrios: o Dados coletados durante entrevistas, reunies e observao do ambiente; o Documentos utilizados pelos processos.
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3.1.2. Descrever a equipe envolvida no processo Descrio: A escolha dos colaboradores da equipe de modelagem uma etapa muito importante, pois o resultado da modelagem influenciado pelas competncias tericas e/ou prticas dos seus envolvidos. Deve-se coletar as informaes referentes a cada um dos participantes, a partir de questionrios e entrevistas. Com isso, ser possvel perceber quais pessoas tem um maior domnio sobre o conhecimento necessrio para a execuo de uma determinada atividade (chamadas de pessoas-chave), o qu possibilitar uma modelagem mais detalhada do processo em questo. Alm disso, necessrio observar as caractersticas pessoais de cada um e a partir da, designar atividades que se adequem melhor a estes perfis, para que os membros da equipe consigam desenvolver seu potencial. Documentos Gerados: o Documento de descrio da equipe Ferramentas adotadas: o Template06 Descrio da equipe; o Editor de texto; o E-mail; o Telefone. Responsveis: o Equipe de modelagem; o Responsveis pelo processo e os demais relacionados com o mesmo. Mtodos relacionados: o Seleo e descrio dos processos alvo. o Entrevistas; o Observaes do ambiente; o Reunies; o Modelagem do processo geral na ferramenta de modelagem.
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Artefatos necessrios: o Dados coletados durante entrevistas, reunies e observao do ambiente; o Documentos utilizados pelos processos.
3.1.3. Construo de Diagramas (AS IS) Descrio: agregar detalhes ao modelo do processo de forma que o seu comportamento seja melhor compreendido. Viso Geral - Diagrama Handoff O Diagrama de Handoff tem como objetivo dar um viso geral dos processos envolvidos em uma determinada tarefa, dando nfase aos atores do procedimento. Neste Diagrama so abordados os seguintes tens: o Evento Inicial: Representa o evento que desencadeia a execuo do processo. o Evento Final: Representa o fim do processo. o Decises que afetam o fluxo: Podem ser utilizados smbolos para identificar: o Operadores Lgicos: Fluxos alternativos: O smbolo ou representa a possibilidade de seguir por um ou mais dos caminhos que so subsequentes a esse passo. J o smbolo do ou exclusivo representa a possibilidade de seguir apenas um dos fluxos possveis a partir do processo em que se encontra. Fluxos concorrentes: O smbolo e representa dois ou mais fluxos em paralelo. Isso indica que para que um passo fora do e possa ser executado, todos os passos que esto inclusos nesse fluxo paralelo devem ter sido completados. o Decises de processo: O smbolo se usado como forma de indicar uma deciso de fluxo a partir de alguma caracterstica dos passos anteriores. Alguma caracterstica deve ser analisada e se ela for verdadeira o fluxo a ser seguido ser
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um e se for falsa o fluxo ser outro. o Loops significantes: Os loops servem para indidar a necessidade de voltar a executar um determinado passo ou sequncia de passos at que uma determinada condio de parada seja alcanada e o fluxo do processo possa seguir seu caminho normal. o Representao em raias dos participantes do passo: Cada participante do processo representado por uma raia exclusiva que contm todos os processos executados por este. O passo inicial da criao de um Diagrama de Handoff a identificao dos processos e dos seus respectivos atores. Depois disso, deve ser observado a ordem de execuo destes processos, pois este fato determinar o agrupamento dos processos em passos de execuo. Quando um mesmo ator executa uma sequncia de processos consecutivos, esses processos devem ser representados como um nico passo no Diagrama de Handoff (Esses passos gerados s sero detalhados em outro diagrama, que no nosso caso denominado Diagrama de Fluxo). Um ator pode executar vrios passsos em uma mesmo diagrama desde que eles aconteam em etapas diferentes do processo. Com esse procedimento a dinmica do processo fica visvel, pois ficam evidentes as atribuies de cada envolvido e a relao que ele tem com os outros participantes. A construo do Diagrama de Handoff possui duas abordagens: 1 Abordagem o Obter os atores do processo a partir da anlise dos documentos e diagramas gerados na etapa de Emoldurar Processos. Cada um desses atores possuir uma raia exclusiva no Diagrama Handoff. o Identificar o evento que desencadeia o processo, isto , o evento inicial. o Identificar quem o prximo ator a ser responsvel pelo processo, sem se ater a detalhes da realizao do procedimento. Esse passo deve ser repetido at que o processo chegue ao fim e o diagrama esteja completo. o Se na execuo desse passo for encontrada alguma etapa de deciso que altere o
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fluxo de execuo do proceso, ser necessrio executar o passo 2 para cada uma das possibilidades encontradas. o Por fim, deve ser feita a validao do diagrama a partir da criao de cenrios. Eles devem representar as situaes possveis na execuo do processo. A partir disso ser possvel identificar falhas ou partes importantes do processo que foram omitidas. 2 Abordagem o Obter as informaes do processo a partir da anlise dos artefatos criados em etapas anteriores, com o objetivo de identificar as atividades que fazem parte deste processo. Esta etapa semelhante a criao do Mapa geral. o Identificar a sequncia de execuo dos processos, a partir da anlise dos artefatos. o Criar um diagrama que mostre o fluxo de execuo dos processo. o Agrupar os passos executados sequencialmente por um mesmo ator e criar um passo mais amplo que contenha esses processos sequnciais. recomendado que os nomes dados aos passos sejam representativos, isto , passem uma viso geral da finalidade deste passo. Cada um dos passos gerados deve ser includo na raia correspondente ao seu executor. o Por fim, deve ser feita a validao do diagrama a partir da criao de cenrios. Eles devem representar as situaes possveis na execuo do processo. A partir disso ser possvel identificar falhas ou partes importantes do processo que foram omitidas. Viso Geral Diagrama de Fluxo O Diagrama de Fluxo um diagrama gerado a partir do diagrama de Handoff. Ele apresenta um maior nvel de detalhamento que o seu predecessor. Para conseguir detalhar cada um dos passos do diagrama necessrio criar novos nveis de detalhamento para cada um dos passos originais e em cada um desses nveis gerados, incluir novos passos que, para no afetar a legibilidade do diagrama, no devem ser mais que cinco.
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Neste Diagrama so abordados os mesmos tens do Diagrama de Handoff, que so as decises que afetam o fluxo, loops significantes, evento inicial, evento final e representao em raias dos participantes do passo. O evento inicial e o evento final so considerados as interfaces que comunicam o processo em questo com o processo anterior a ele (evento inicial) e o processo posterior a ele (evento final). Alm desses itens devem considerados tambm: o Mecanismos de Handoff: identificao da transio entre as atividades e suas entradas e sadas. o Fluxo de Dados: Os dados que so transferidos de um passo para outro devem ser explicitados para que seja possvel um melhor entendimento do processo e do relacionamento entre seus passos. o Mdia Usada: Todas as mdias devem ser declaradas. Em cada uma das expanses de passos contidos nos diagramas, devem ser abordados os tens referentes ao Diagrama de Fluxo. Alm disso devem ser feitas as cinco perguntas da etapa de validao que so: o O que faz esse passo prosseguir? o Quem mais est envolvido nesse passo? o O nome desse passo reflete o seu resultado? o Todas as sadas so representadas? o No caso de um Handoff, como o trabalho passado adiante? Viso Geral Diagrama de Atividade O Diagrama de Atividades serve para descrever partes do processo que so confusas e/ou problemticas. Novos passos podem ser colocados no diagrama com o objetivo de tornar o processo o mais claro possvel. O nvel de detalhamento deste diagrama maior que o do Diagrama de Handoff e do Diagrama de Fluxo, pois alm dos itens abordados nestes diagramas outros itens so adicionandos: o Recursos: Entidade que pode ter um papel na realizao de uma atividade. Pode ser
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um recurso fsico (computadores, material de escritrio, etc), recursos humanos (secretria, assistente, gerente, etc), informaes (dados necessrios para a execuo do processo), etc. o Custos: Informaes sobre valores podem ser adicionadas ao diagrama para facilitar decises referentes a controle de gastos e reduo de custos. o Sistemas: Informaes referentes a sistemas podem ser adicionadas para servir de base para uma possvel implementao com base na modelagem em questo. o Outras informaes que possam tornar o entendimento do processo mais fcil. Documentos Gerados: o Diagrama Handoff; o Diagrama de Fluxo; o Diagrama de Atividade; o Documento de validao com cenrios. Ferramentas adotadas: o Template Bonapart (em Processes) - Diagrama Handoff; o Template Bonapart (em Processes) Diagrama Fluxo; o Template Bonapart (em Processes) Diagrama Atividade; o Template08 Validao com cenrios; o Ferramenta de Modelagem (Bonapart); o Editor de texto; o E-mail; o Telefone. Responsveis: o Equipe de modelagem; o Responsveis pelo processo e os demais relacionados com o mesmo. Mtodos relacionados: o Seleo e descrio dos processos alvo.
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o Entrevistas; o Observaes do ambiente; o Reunies; o Modelagem do processo geral na ferramenta de modelagem. Artefatos necessrios: o Dados coletados durante entrevistas, reunies e observao do ambiente; o Documentos utilizados pelos processos.
3.1.4. Avaliao do modelo obtido (AS IS) Descrio: garantir, a partir da interao com os envolvidos nos processos modelados, a consistncia dos modelos gerados para trabalhar com modelos mais prximos do real. Nessa etapa so utilizados termos para formalizar a homologao/validao pelo cliente dos artefatos gerados na fase de modelagem. Viso geral do Termo de Validao de Diagrama O objetivo desse documento a validao dos diagramas abaixo listados, segundo os critrios padronizao, clareza, organizao, nvel de detalhamento, elementos do fluxo e, representao do mundo real, apontados em cada um. Cada critrio pode receber apenas um valor de avaliao entre: C (coerente) e I (incoerente). Sempre que houver divergncia em relao a um critrio de determinado diagrama este deve receber o valor I e no espao de observaes referente ao diagrama, para cada critrio com valor I, devem ser apontadas s correes a serem feitas. o Padronizao: Os elementos do diagrama devem seguir os padres de nomenclatura, forma, cor, entre outros que esto especificados no documento de padronizao de elementos do projeto. o Organizao: O critrio organizao se refere disposio dos elementos no diagrama. Os elementos devem estar organizados espacialmente de maneira que
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seja possvel visualizar os relacionamentos sem grandes dificuldades. desejvel que no sejam sobrepostas linhas de fluxos, por exemplo. o Clareza: Segundo o critrio de clareza os nomes dos elementos dos diagramas devem ser representativos do que se propem a representar no mundo real. o Nvel de detalhamento: importante que o nvel de detalhamento seja adequado. Um diagrama no deve ser utilizado para representar nmero insuficiente de elementos, que no representem um fluxo significativo, nem que se condense todo o fluxo de um processo dentro de um mesmo diagrama. necessrio manter o nvel de detalhamento coerente com o objetivo do diagrama em avaliao. o Elementos do fluxo: Todos os elementos de um fluxo devem estar representados em seu respectivo diagrama e devem possuir ligaes com todos os outros com que se relacionam. o Representao do mundo real - A representao do mundo real deve se adequar aos objetivos da modelagem. Somente os elementos que se alinham com os objetivos da modelagem devem ser representados nos diagramas. Nesse aspecto importante atentar para que no sejam excludos elementos importantes. Viso Geral do Termo de Validao de Documentos O objetivo desse documento a validao dos documentos abaixo listados, segundo os critrios objetividade, clareza, ortografia e, nvel de detalhamento, apontados em cada um. Cada critrio pode receber apenas um valor de avaliao entre: C (coerente) e I (incoerente). Sempre que houver divergncia em relao a um critrio de determinado diagrama este deve receber o valor I e no espao de observaes referente ao documento, para cada critrio com valor I, devem ser apontadas as correes a serem feitas. No campo observaes, cada ponto a ser corrigido deve possuir uma descrio da alterao a ser feita, assim como pgina, ttulo do ponto/sub-ponto e, pargrafo a ser corrigido. o Objetividade: importante que o texto do documento no saia do objetivo a que o documento se prope. Sempre que o texto sair do foco do documento necessrio
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que isso seja corrigido. o Clareza: O texto deve ter um portugus claro de forma que seja entendvel por qualquer pessoa que o ler. Redundncias e ambigidades devem ser excludas do texto para facilitar sua compreenso. o Ortografia: Os documentos que auxiliam a modelagem do processo possuem carter formal. Em decorrncia disso no devem possuir erros de ortografia. o Nvel de detalhamento: O nvel de detalhamento das informaes contidas nos documentos devem ser suficientes, no devem ser superficiais ao ponto de faltarem dados importantes para a modelagem, nem conter informaes desnecessrias ao documento, que apenas aumente o seu tamanho sem trazer ganho real a modelagem que est a se desenvolver. Documentos Gerados: o Diagramas e demais documentos sobre o processo homologados; o Termo de validao de diagrama; o Termo de validao de documento; o Termo de homologao de documento; o Termo de homologao de diagrama; o Termo de homologao de processo. Ferramentas adotadas: o Template13 Termo de validao de diagrama; o Template14 Termo de validao de documento; o Template15 Termo de homologao de documento; o Template16 Termo de homologao de diagrama; o Template17 Termo de homologao de processo; o Template10 Avaliao do Processo Atual o E-mail; o Diagramas a serem validados impressos; o Demais documentos gerados que se refiram especificamente ao processo em
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homologao. Responsveis: o Equipe de modelagem; o Responsveis pelo processo e os demais relacionados com o mesmo. Mtodos relacionados: o Apresentao da modelagem dos processos alvo. o Entrevistas; o Reunies; o Homologao com o cliente dos processos modelados; o Retornar etapa de construo de diagramas (AS IS) para consertar os pontos apontados no termo de validao de diagrama/ termo de validao de documento. Artefatos necessrios: o Diagrama Handoff; o Diagramas de Fluxo; o Diagramas de Atividade; o Documento de validao com cenrios.
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4. PROJETAR O PROCESSO DESEJADO (TO BE)

Esta etapa tem como objetivo definir a deciso a ser tomada em relao aos processos identificados durante a etapa AS-IS - onde, os processos, suas principais caractersticas, deficincias, etc foram identificados em riqueza de detalhes - e seu alinhamento com os objetivos e estratgias da organizao, alm de apoiar a organizao na definio de aspectos que tornem os processos identificados coerentes com os objetivos e estratgias da mesma, se essa for a deciso tomada pela empresa, sendo, nesse caso, necessrio aplicar simulaes, desenvolver um novo modelo de processos com as melhorias previstas para a situao atual identificada, dentre outros. A deciso a ser tomada pela empresa depender do foco dado a modelagem realizada na organizao, pois, se a idia era apenas identificar os processo atuais da organizao, alteraes nos mesmos no sero necessrias. Dentre as vrias decises a serem tomadas pelas organizaes, aps a realizao da Etapa de Identificao dos Processos atuais da organizao (AS-IS), podemos destacar algumas: o Manter o processo como ele se apresenta atualmente: nessa abordagem no so previstas alteraes no modelo de processos identificado. A idia identificar os processos executados na organizao de forma grfica. o Melhorar o processo (Qualidade): nessa abordagem so previstas alteraes estruturais nos processos identificados na Etapa de AS-IS. Essas alteraes so baseadas em anlises de performance, custo, tempo, redundncia, gargalos, dentre outros encontrados nos modelos criados durante a Etapa AS-IS. Alguns aspectos devem ser observados com a adoo dessa abordagem, como: o A melhoria realizada de forma contnua; o necessria uma mudana cultural na empresa; o Deve existir a participao de todos da empresa para que as mudanas se tornem efetivas; o Um processo por vez deve ter a melhoria pensada e executada.
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o Abandonar o processo atual e criar um novo modelo (Reengenharia): essa abordagem visa uma alterao radical frente aos processos da organizao, onde, os processos criados so totalmente novos, sendo os processos antigos avaliados como inadequados aos objetivos e estratgias da organizao. Algumas caractersticas para essa abordagem so listadas abaixo: o Mudana geral em relao aos processos da organizao. Limpeza total dos processos atuais e criao de novos processos. o As mudanas alm de culturais, podem passar para um nvel estrutural dentro da organizao, com a criao ou eliminao de alguns cargos ou reas, etc; o Os processos so criados do Zero; o As mudanas ocorrem em perodos distintos, com base na necessidade e urgncia da organizao; A mudana realizada em todos os processos.
4.1. Atividades
4.1.1. Decidir quanto a uma abordagem (TO BE) Descrio: A Etapa de Definio quanto a uma Abordagem tem como objetivo orientar a organizao na deciso a respeito da melhor abordagem a ser seguida a partir da identificao dos processos na etapa AS-IS. O ponto chave quanto a deciso da abordagem a identificao de passos ou aspectos chaves que afetem o modelo como um todo. A identificao desses passos ou aspectos pode ser feita atravs do entendimento dos processos na etapa AS-IS e seus relacionamentos. Esta identificao servir como base para que a organizao escolha a abordagem que mais se adeque as suas necessidades. Essa anlise deve ser realizada com a presena de pessoas da alta gerncia da organizao para que seja possvel identificar se o modelo criado na Etapa AS-IS est de acordo com
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objetivos, fatores crticos de sucesso, etc definidos pela organizao. Aspectos como: gargalos em determinados passos; redundncias entre processos; ociosidade de execuo de determinados processos; qualidade e objetividade do fluxo de atividades; dentre outros, podem afetar a performance do modelo de processos presente na organizao e devem ser mapeados da Etapa AS-IS com o objetivo de direcionar a abordagem mais adequada para as necessidades da organizao. O uso da documentao gerada durante a Etapa AS-IS (todos os documentos gerados nessa etapa, assim como os modelos criados na ferramenta de modelagem adotada para a empresa, serviro como base para a anlise dos passos ou aspectos chave que podem afetar o modelo de processos definido pela organizao), assim como o Template08 Planilha de Reunies usado para documentar os aspectos de importncia para a organizao com base no seus objetivos, estratgias,etc - so elementos usados para a escolha da abordagem que melhor se adeque as necessidades da organizao. Documentos Gerados: o Planilha de Reunies. Ferramentas adotadas: o Template08 Planilha de reunies; o Template10 Avaliao do Processo Atual; o Documentao gerada na Etapa (AS-IS); o Documentao da empresa (Objetivos, estratgias, etc); o Editor de Texto; o E-Mail; o Telefone. Responsveis: o Equipe Modelagem; o Alta Gerncia da Organizao. Mtodos relacionados: o Reunies com a alta gerncia da organizao;
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o Anlise da documentao do AS-IS. Artefatos necessrios: o Dados coletados durante as reunies e observao do ambiente; o Documentos gerados durante a Etapa AS-IS; o Documentos da Organizao.
4.1.2. Definir caractersticas do processo desejado (TO BE) Descrio: A Etapa de Definio das Caractersticas para o Processo Desejado tem como objetivo analisar a criao de novos processos, tendo como base a identificao das caractersticas ligadas aos vrios habilitadores relacionados com os processos especficos, alm de apoiar o desenvolvimento dos novos diagramas projetados para a organizao. Essas caractersticas so coletadas atravs de reunies e pela gerao de idias que podem ser de pessoas ligadas diretamente ao processo, da anlise do AS-IS, da anlise dos prprios habilitadores ligados ao processo, dentre outros. Podemos definir como habilitadores todos os aspectos que esto diretamente ligados a um processo especfico e que so necessrios para uma melhor execuo desse. Podemos destacar alguns desses habilitadores, dentre outros: o Tecnologia da Informao (T.I.) adotada para a execuo do processo; o Medidas de qualidade definidas para a execuo do processo; o Pessoas envolvidas na execuo do processo; o Recursos necessrios para a execuo do processo. Para que a mudana represente a satisfao das necessidades identificadas durante a anlise das caractersticas relacionadas aos habilitadores do processo, a gerao de idias de extrema importncia, pois, somente atravs dessas idias as solues para os problemas identificados em um processo especfico podero ser corrigidos. A gerao de idias pode ser baseada em diversas perspectivas: desde a anlise individual para cada habilitador ou
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ponto chave no processo, a sugestes geradas a partir da anlise dos processos identificados na Etapa AS-IS. As solues propostas durante entrevistas, reunies de brainstorm, etc. no devem ser apenas pensamentos lanados ao grupo, estas idias devem ser documentadas e analisadas em relao ao contexto proposto pela organizao. Para tanto, as idias que de nenhuma forma tero condies de ser realizadas devem ser deixadas de lado tendo o foco direcionado para aquelas que realmente podero ser executadas. Nessa anlise, a idia proposta deve ter seu impacto frente aos habilitadores identificados no processo avaliados, pois s dessa forma a idia estar totalmente relacionada ao contexto definido pela organizao. Quanto ao contexto definido pela organizao, podemos ter como objetivo a busca de melhorias baseada na reduo de custos, melhor aproveitamento de recursos, menor tempo de execuo de processos, dentre outros. Tendo as idias principais definidas, as mesmas devem ser relacionadas com o processo ao qual pretendem melhorar a execuo. Dentre as diversas idias selecionadas para um processo especfico, apenas uma deve ser escolhida para a criao do novo processo. A escolha da idia a ser utilizada na criao do novo processo pode estar baseada em alguns aspectos, como: o impacto que a mesma proporcionar ao novo processo e a facilidade na adequao do processo com a idia. A partir da avaliao das idias geradas e do relacionamento destas com processo especfico, o novo processo est concludo, sendo necessria a construo do modelo ideal segundo o contexto definido pela organizao. Nesse ponto, a reestruturao do modelo de processos definido na Etapa AS-IS ser realizada, iniciando-se no Diagrama de Handoff e sendo propagada para os nveis de aprofundamento definidos pela equipe de modelagem. importante nesse caso ter uma relao estruturada dos recursos necessrios para a criao do novo processo. Um aspecto importante que no deve ser deixado de lado no se perder a essncia do negcio durante o processo de reestruturao, ou seja, o que deve ocorrer em um determinado processo no deve ser esquecido nem alterado, mesmo que, por exemplo, pessoas e recursos passem por algumas modificaes, pois a essncia do negcio no pode
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ser perdida. Neste momento necessrio executar a etapa AS-IS, no sentido de refazer ou melhorar os processos da organizao elaborando os diagramas do processo novo atravs dos templates definidos previamente. Documentos Gerados: o Documento de estruturao dos recursos necessrios ao novo processo; o Novos diagramas elaborados seguindo a definio vista na etapa AS-IS (retornar etapa AS IS para elaborao da modelagem do processo ideal). Ferramentas adotadas: o Template10 Avaliao do Processo Atual o Template11 Recursos o Template08 Reunio o Template02 Entrevista o Editor de Texto; o E-Mail; o Telefone; o Ferramenta de modelagem. Responsveis: o Equipe Modelagem; Mtodos relacionados: o Entrevistas; o Reunies; Artefatos necessrios: o Dados coletados durante as reunies e observao do ambiente; o Documentos da Organizao.
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4.1.3. Viabilidade do processo desejado Descrio: Aps a modelagem do novo processo definido nas atividades anteriores desta etapa, necessria uma anlise da viabilidade do processo em questo. Essa anlise verifica a viabilidade da implantao da idia modelada previamente organizao em termos prticos. Para isso necessrio utilizar de artifcios como simulaes e reunies de verificao com os envolvidos diretos com a mudana de processo. Documentos Gerados: o Plano de viabilidade Ferramentas adotadas: o Template18 Plano de Viabilidade Responsveis: o Equipe de Modelagem o Alta Gerncia da Organizao; Mtodos relacionados: o Reunies com a alta gerncia da organizao; o Anlise da documentao do TO BE; Artefatos necessrios: o Dados coletados durante as reunies e observao do ambiente; o Documentos gerados durante a Etapa TO BE; o Documentos da Organizao.
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5. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
[1] OLIVEIRA, Djalma de Pinto Rebouas de. Sistemas, organizao & mtodos: uma abordagem gerencial. 13 ed. So Paulo: Atlas, 2002. [2] DRUCKER, Peter. Prtica de administrao de empresas. Rio de Janeiro: Findo de Cultura, 1962 [3] REZENDE, Denis. Engenharia de Software e Sistemas de Informao. Rio de Janeiro: Brasport, 2001. [4] SHARP, Alec; McDERMOTT, Patrick Workflow Modeling: Tools for Process Improvement and Application Development. Norwood: Artech House, 2000.
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Universidade Federal da Bahia Instituto de Matemtica Departamento de Cincia da Computao Programa de Residncia em Software com Foco em Governo Eletrnico

MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGCIOS

Salvador - Ba Janeiro / 2006

Figura 1 Etapas da metodologia (slide Claudia Capelli)

Figura 2 Metodologia detalhada

o Dados coletados durante entrevistas, reunies e questionrios.

o Documentos utilizados pelos processos.

3. COMPREENDER O PROCESSO AS-IS

4. PROJETAR O PROCESSO DESEJADO (TO BE)

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