Access Bsico, Fazap

Varejo / Cartes

Orientador: Celso Cavados

ndice

1. Tabelas 1.1. Criando Tabelas ........................................................................03 1.2. Diferena entre os tipos de Campos..........................................04 1.3. Alterando a estrutura de uma Tabela........................................05 1.4. O que uma Chave Primria.....................................................05 1.5. Incluindo, Excluindo e Alterando dados de uma Tabela.............06 1.6. Ordenando Tabelas ...................................................................07 1.7. Localizando dados em uma Tabela............................................07 1.8. Filtrando dados de uma Tabela .................................................08 1.9. Importando Dados....................................................................09 1.9.1. Importando arquivos textos............................................09 1.9.2. O que uma especificao? .............................................13 1.9.3. Importando arquivos xls................................................14 1.9.4. Importando dados de um outro Banco de Dados.............15 1.10. Vinculando Dados ......................................................................16 1.11. Exportando dados de Uma Tabela .............................................17 2. Consultas 2.1. Criando uma Consulta...............................................................18 2.2. Definindo Critrios para uma Consulta......................................20 2.3. Ordenando Dados ......................................................................21 2.4. Solicitando Critrios ao Usurio................................................22 2.5. Agregando Dados de uma Consulta...........................................22 2.6. Operaes com Campos de uma Tabela.....................................24 2.6.1. Operaes com nmeros.................................................25 2.6.2. Operaes com palavras .................................................25 2.6.3. Operaes com datas......................................................25 2.7. Convertendo dados ...................................................................26 ............................................................26 2.8. Criando uma Associao 2.9. O que uma SQL?.....................................................................27 2.10. Os Diferentes Tipos de Consulta ...............................................28 2.10.1. Consulta Seleo.............................................................28 2.10.2. Consulta Criar Tabela......................................................28 2.10.3. Consulta Acrscimo.........................................................29 2.10.4. Consulta Excluso...........................................................30 2.10.5. Consulta Atualizao.......................................................31 2.10.6. Consulta Referncia Cruzada...........................................32 2.11. Exportando dados de uma Consulta ..........................................33 3. Macros 3.1. Criando uma macro...................................................................34

1. TABELAS
1.1 Criando Tabelas

Acesse a Guia Tabelas do banco de dados. Logo aps, aperte no boto Novo. Aparecer para voc uma caixa como essa:

Fig. 1.1

Voc poder escolher qualquer um dos 5 tipos de criao, abaixo seguem as principais caractersticas de cada modelo:

Modo folha de dados Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o Access abrir uma tabela de 30 linhas e 20 colunas para voc preencher direto. Posteriormente voc poder fazer alteraes nos campos. Essas alteraes sero descritas mais a frente.

Modo estrutura Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o Access abrir uma tela em que voc colocar os campos que faro parte de sua tabela e que tipo de campo so: textos, nmeros, datas, etc... O Modo estrutura o mais aconselhado para a criao de Tabelas, seus passos sero descritos posteriormente.

Assistente de tabela Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o Access abrir uma srie de telas que iro auxili-lo na criao de uma Tabela passo a passo. O Assistente de tabela aconselhado para aqueles que no se sentem seguros para criar a tabela pelo Modo Estrutura.

Importao de tabela Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o Access ir iniciar a importao de um arquivo para o banco de dados. Mais detalhes sobre este procedimento voc ir encontrar no captulo Importando Dados.

Vinculao de tabela Nesse tipo de criao, assim que voc clicar em OK, o Access ir iniciar a vinculao de um arquivo para o banco de dados. Mais detalhes sobre este procedimento voc ir encontrar no captulo Vinculando Dados.

1.2. Diferena entre os Tipos de Dados

Logo aps voc criar a tabela, voc dever preencher os campos que faro parte dela, como mostrado na tela abaixo. Este exemplo vlido para as tabelas criadas no Modo estrutura.

Fig. 1.2

Agora descreveremos para voc os principais tipos de dados que um campo poder conter:

Texto: Quando voc associa um campo como texto, significa que voc poder colocar palavras nesse campo da tabela, no mximo (255 caracteres). Quando voc seleciona esse tipo de campo, o Access no conseguir realizar operaes matemticas em uma consulta.

Nmero: Esse tipo de dado permite que voc armazene nmeros, como quantidades e valores. Esse tipo de dado permite que voc realize operaes matemticas em uma consulta.

Data/Hora: Nesse tipo, voc poder armazenar datas ou horas nos formatos DD/MM/AAAA e HH:MM:SS

Sim/No: Esse tipo de dado funciona como uma espcie de controle. Ele bem til, por exemplo, para marcar dados que j foram analisados.

Os outros tipos de dados so de menor importncia, e no sero abordados neste curso. Os 4 tipos de dados mostrados acima possuem propriedades particulares que sero mostradas em sala. Por enquanto ns terminaremos a criao da tabela com a propriedade padro de cada tipo de dado.

Aps concluir a criao da Tabela, clique no cone para salvar sua Tabela, escolha um nome para a Tabela e clique em OK. O Access perguntar se voc quer criar uma Chave Primria, por enquanto responda no, falaremos de Chave Primria mais a frente. Feche a tabela criada. Para abrir a tabela que voc criou basta dar dois cliques sobre o cone da respectiva Tabela.

1.3. Alterando a estrutura de uma Tabela

Depois de voc ter criado com sucesso uma nova tabela, vamos supor que voc esqueceu de incluir algum campo, ou que colocou o tipo de dado de um campo erroneamente. Nesses casos, voc ter que alterar a estrutura de sua Tabela. Para alterar a Estrutura, voc dever selecionar a tabela que ser alterada e clicar no boto Estrutura. Veja o Exemplo abaixo:

Fig. 1.3

Em seguida ir abrir para voc a tela de alterao da estrutura, como mostra a figura 1.2. Voc inclui/exclui/altera os campos desejados e depois salva as alteraes clicando em .

1.4. O que uma chave primria?

Uma Chave Primria um campo ou mais campos de uma tabela que so nicos. Por exemplo: O CPF uma chave primria, j que apenas uma pessoa no Brasil pode ter um certo nmero de CPF. Um exemplo em que vrios campos formam uma nica chave: Um bairro, sozinho no pode compor um chave primria, j que diversas cidades podem ter bairros com o mesmo nome. Agora, se colocarmos a chave primria em bairro e cidade, nunca teremos uma repetio, j que nenhuma cidade pode ter bairros com o mesmo nome. Para cadastrar uma chave primria, voc precisar alterar a estrutura da tabela, como mostrado anteriormente. Na tela de alteraes voc ir selecionar os campos que formaro a Chave Primria e clicar no boto como no exemplo a seguir:

Fig. 1.4.a

Em seguida salve e feche sua Tabela. NOTA: Se a Chave Primria que voc selecionou estiver duplicada, o Access no aceitar, exibindo uma mensagem de erro como esta:

Fig. 1.4.b

1.5. Incluindo, Alterando e Excluindo dados de uma tabela

Agora que voc aprendeu a criar uma tabela e preencher os tipos de campos que a mesma ter, vamos aprender a incluir os dados em uma tabela. Abra a tabela que voc acabou de criar. Para inserir um novo registro basta voc clicar no boto destacado na figura a seguir, ou no boto localizado na barra de ferramentas.

Fig. 1.5

A seguir s digitar os dados. Lembre-se, um campo que voc designou como nmero no aceitar uma letra, bem como datas no aceitaram letras. Caso a sua tabela no possua nenhum dado, basta voc impostar os dados na primeira linha da mesma. Agora digamos que voc deseja Alterar um dado contido na tabela. Para isso, basta voc ir no campo que deseja alterar e modificar os dados. Assim que voc fizer a alterao o Access salvar automaticamente as alteraes. Para excluir um registro de uma tabela, basta voc selecionar o registro que ser deletado e clicar no boto localizado na barra de ferramentas.

1.6. Ordenando Tabelas

As vezes, para melhorar a visualizao dos dados de uma tabela voc precisa ordenar certos campos, seja em ordem crescente, seja em ordem decrescente. Para colocar os dados em ordem crescente, selecione o campo ou campos que sero ordenados e clique no boto . Para colocar os dados em ordem decrescente, selecione o campo desejado e clique no boto . Os botes acima voc poder encontrar na barra de ferramentas.

1.7. Localizando dados em uma tabela

Para voc localizar um dado qualquer em uma tabela, clique no campo em que voc deseja localizar o dado e clique no boto ou v no menu principal, na Opo Editar, em seguida Localizar. Em seguida o Access abrir a seguinte tela para voc:

Fig. 1.7

No campo Localizar voc ir escrever o dado que voc queira encontrar. Por exemplo, se voc estiver pesquisando no campo carto, voc colocar no campo Localizar o nmero do Carto. No campo Pesquisar voc escolhe se vai pesquisar todos os registros, ou se ir pesquisar apenas os registros anteriores ou posteriores a um determinado registro. No campo Coincidir voc dir se quer que a pesquisa coincida o campo inteiro ou a primeira parte do campo ou qualquer parte do campo. Por exemplo: Voc coloca no campo Localizar o dado 498406. Se voc pedir para ele coincidir o campo inteiro, o Access ir procurar apenas os nmeros 498406. Se voc pedir para coincidir a primeira parte, o Access ir buscar todas os dados que comecem por 498406 (49840685, 49840652). Se voc colocar para coincidir qualquer parte do campo, ele ir procurar qualquer campo que tenha 498406 (99498406, 49840600). No campo Coincidir Maisculas e minsculas, voc dir se quer que o Access procure a palavra do jeito exato que ela foi Digitada. Por exemplo, marcando esse campo, voc estar dizendo que a palavra CARTO diferente da palavra carto, que ser diferente da palavra Carto.

1.8. Filtrando os dados de uma Tabela

Agora que voc j sabe localizar os dados em uma tabela, vamos aprender a filtrar os dados de uma tabela. Mas o que quer dizer filtrar uma tabela? Filtrar uma tabela significa que voc ir mostrar apenas um certo dado de uma tabela. Por exemplo, voc tem uma tabela com os dados de Fraudes no Cartes de Crdito do ano de 2005, mas que voc s queira visualizar os dados do dia 05/06/2005. Para isso ns filtraremos a tabela no campo data, para o valor 05/06/2005. Para filtrar um certo dado de uma tabela, voc dever selecionar o dado que deseja destacar e clicar no boto . Como mostrado no exemplo abaixo:

Fig. 1.8

No exemplo acima, aps a filtragem, o Access s ir exibir a tabela com os dados do dia 1/1/2005. Caso voc queria fazer uma segunda filtragem em cima desses resultados, basta voc seguir os procedimentos expostos acima. Para remover os filtros, basta voc clicar no boto . Nota: Ao clicar neste boto o Access remover todos os filtros!

1.9. Importando Dados

Neste captulo iremos abordar o assunto mais importante relacionado as tabelas. Geralmente, quando recebemos os dados para trabalhar no Access, geralmente recebemos como arquivos texto (BBM, vindos da DITEC) ou arquivos xls (Excel) ou at pegamos os dados de outros bancos de dados do Access. Para no termos que redigitar os dados contidos em outros arquivos, o Access nos disponibiliza uma ferramenta de importao de dados. Abaixo voc encontrar as instrues para poder importar arquivos Textos, arquivos xls e tabelas de outros Banco de dados do Access.

1.9.1. Importando arquivos texto.

Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter dados externos, em seguida clique em Importar, como mostrado na figura abaixo:

Fig. 1.9.1.a

Em seguida o Access ir abrir uma tela de busca do Windows que ir perguntar onde est o arquivo que voc deseja importar. Procure pelo arquivo texto que voc deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de uma arquivo texto!. Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no boto Importar.

Fig. 1.9.1.b

Em seguida, ir aparecer para voc uma tela perguntando se o tipo de importao Delimitado ou Largura Fixa. Agora vamos explicar a diferena entre esse dois tipos de importao. A Importao Delimitada aquela em que o arquivo separado por algum tipo de caracter ou tabulao. Esse tipo de arquivo comum quando pegamos os resultados do Aplicativo MicroQuery. Segue abaixo um exemplo de como um arquivo texto cuja melhor forma de importao a delimitada.

666;6969; 7261109500740877; VENC;03.06.2006;5.05;

No exemplo acima, temos uma linha de um arquivo texto que possui 6 campos que sero usados no banco de dados, sendo que esses campos so separados pelo caracter ;. Na Importao Delimitada qualquer caracter pode ser usado como delimitador. A Importao Largura Fixa, o arquivo possui um layout especfico, ou seja, ao abrir o arquivo voc saber em que posio se encontra cada dado que ser importado. Esse tipo de arquivo comum nos BBMs enviados pela DITEC. Veja o exemplo abaixo. VIS MAS 01.01.2002 01.01.2002 01.01.2002 01.01.2002 1,2345 1,2345 1,3456 2,3456 1,2987 1,2987

No exemplo acima, podemos ver que dados iguais esto sempre nas mesmas posies, na horizontal. Como voc pode ver, as primeiras 3 letras de toda linha

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nos diz a bandeira do carto e as 6 ltimas letras nos diz a coto do dolar em um determinado dia. Agora que voc sabe a diferena entre os dois tipos de importao, selecione o que melhor se adapta a sua necessidade e clique no boto Avanar. Na tela seguinte, caso voc tenha marcado Importao Delimitada voc dever dizer qual o delimitador do seu arquivo. No exemplo dado anteriormente, o delimitador era ;. Ali voc tambm encontrar uma opo Primeira linha contm nome dos campos, voc marcar essa opo caso a primeira linha de seu arquivo texto seja o ttulo dos campos.

Fig. 1.9.1.c

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Caso voc tenha selecionado a Importao Largura Fixa ir aparecer uma tela para voc delimitar os campos. O Access ir presumir uma delimitao, caso esteja errado, voc dever corrigir manualmente. Para delimitar os espaos, siga as instrues que aparecem na janela.

Fig. 1.9.1.d

Ao concluir esse passo, clique em Avanar. Na tela seguinte voc dir se os dados importados sero adicionados em uma nova tabela, ou em uma tabela existente. Caso voc escolha a adio em uma nova tabela, voc ir clicar em avanar e em seguida dever acertar a especificao da tabela. Trataremos da especificao no prximo captulo. Agora se voc optou por criar uma nova tabela, continue seguindo os passos abaixo, clicando em Avanar. Em seguida, caso voc optou por criar uma nova tabela, o Access ir pedir para voc colocar os nomes dos campos e que tipo de dados eles so (nmeros, textos, data). Caso no arquivo haja um campo que voc no deseja importar, clique no campo em seguida na opo No Importar campo (Ignorar). Em seguida clique em Avanar. Na tela seguinte voc ir selecionar as chaves primrias em sua nova tabela, se necessrio. desaconselhavel a criao de uma chave primria por a, caso voc queira criar uma tabela com chaves primrias, primeiro crie a tabela e depois importe os dados. Depois clique em Avanar. Na ltima tela voc escolher o nome que a nova tabela ter. Aqui tambm voc far os ajustes nas especificaes, assunto que trataremos no prximo captulo. Aps encerrar esses procedimentos, clique em Concluir. O Access far a importao automaticamente. Caso haja algum problema na importao, o Access

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ir emitir um aviso, como mostrado abaixo e criar uma tabela com os dados que tiveram problemas de importao, essa tabela ter a nomenclatura Arq_ErrosImportao. Onde Arq o nome do arquivo que voc tentou importar.

Fig. 1.9.1.e

Nota: Caso o Access no consiga importar nenhum dos dados ele ir enviar uma mensagem e voltar para o Assistente de Importao!

1.9.2. O que uma especificao?

Algumas vezes os arquivos que ns importamos no vem nos padres brasileiros, por exemplo, nos Estados Unidos, a data no vem no formato DD/MM/AAAA, e sim no formato MM/DD/AAAA, ou ento ao invs do caracter / usado por ns para separar data, o arquivo usa .. Para consertar esses problemas na importao dos arquivos temos as especificaes. Para acertar as especificaes, na ltima tela do assistente de importao clique no boto Avanado.... O Access ir abrir a tela abaixo para voc:

Fig. 1.9.2

Agora vamos detalhar o que significa os principais itens:

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Formato da data: voc dir se a data vem no formato DMA, MDA, AMD, etc Delimitador de data: o caracter que separa a informao de dia, ms e ano Delimitador de hora: o caracter que separa a informao de Hr, min e Seg Smbolo decimal: Voc dir o smbolo que separa a parte decimal de um nmero. Exemplo 543,34, o smbolo a virgula, j em 543.34 o smbolo o ponto

Ao trmino das alteraes, clique em OK. Caso voc use essa especificao freqentemente, salve a especificao, posteriormente voc poder recuperar essa especificao clicando no boto Especificaes.

1.9.3. Importando um arquivo xls.

Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter dados externos, em seguida clique em Importar, como mostrado na figura 1.9.1.a Em seguida o Access ir abrir uma tela de busca do Windows que ir perguntar onde est o arquivo que voc deseja importar. Procure pelo arquivo Excel que voc deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de uma arquivo Excel! Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no boto Importar. Na tela seguinte (mostrada a seguir), voc escolher qual planilha que deseja importar. Escolha a planilha e clique em Avanar.

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Fig. 1.9.3

Na tela seguinte voc ir dizer se a primeira linha da Planilha possui ou no o ttulo das colunas. Marque a opo em caso afirmativo. Clique em Avanar. A seguir voc dir se os dados importados sero adicionados em uma nova tabela, ou em uma tabela existente. Caso voc escolha a adio em uma nova tabela, voc ir clicar em Avanar, indo para a ltima tela da importao. Agora se voc optou por criar uma nova tabela, continue seguindo os passos abaixo, clicando em Avanar. Em seguida, caso voc optou por criar uma nova tabela, o Access ir pedir para voc colocar os nomes dos campos, os tipos de dados so detectados automaticamente pelo Access!. Caso no arquivo haja um campo que voc no deseja importar, clique no campo em seguida na opo No Importar campo (Ignorar). Em seguida clique em Avanar. Na tela seguinte voc ir selecionar as chaves primrias em sua nova tabela, se necessrio. desaconselhavel a criao de uma chave primria por a, caso voc queira criar uma tabela com chaves, primeiro crie a tabela e depois importe os dados. Depois clique em Avanar. Na ltima tela voc escolher o nome que a nova tabela ter. Nota: Caso o Access no consiga importar nenhum dos dados ele ir enviar uma mensagem e voltar para o Assistente de Importao!

1.9.4. Importando dados de um outro Banco de dados

Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter dados externos, em seguida clique em Importar, como mostrado na figura 1.9.1.a

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Em seguida o Access ir abrir uma tela de busca do Windows que ir perguntar onde est o arquivo que voc deseja importar. Procure pelo banco de dados que contm a tabela que voc deseja importar, lembre-se de especificar que se trata de um Banco de Dados! Ao encontrar o arquivo, selecione o arquivo e clique no boto Importar. Na tela seguinte (mostrada a seguir), voc escolher qual tabela(s) voc deseja importar. Escolha a Tabela(s) e clique em OK. O Access ir importar as tabelas automaticamente.

Fig. 1.9.4

Nota: Por esse mesmo procedimento voc poder importar qualquer objeto do Access, seja Tabela, Consulta, Formulrios, Relatrios, Macros ou Mdulos.

1.10. Vinculando Dados

Neste captulo, voc aprender a fazer uma vinculao de tabelas. Mas qual a diferena entre Vincular uma tabela e Importar Uma Tabela? Quando voc importa uma tabela, voc pega todos os dados de um determinado local e transfere para o seu banco de dados, quando voc vincula uma tabela como se voc estivesse criando um atalho para essa tabela no seu Banco de Dados. Exemplo: Suponhamos que voc possui um Banco de dados central que possui uma tabela com as informaes dos cartes Business, se voc vincular essa tabela no seu banco de dados, voc conseguir trabalhar a tabela normalmente e com uma vantagem: se o banco de dados central for atualizado, automaticamente a sua tabela ser atualizado na mesma hora. Assim, voc no precisar ficar importando sempre uma mesma tabela! O procedimento de vinculao de tabelas igual ao procedimento de importao descrito anteriormente, com dois detalhes: 1. Voc s poder vincular tabelas do Access e Planilhas do Excel; 2. O caminho para a vinculao de dados : Na barra de ferramentas clique em Arquivo, em seguida clique em Obter dados externos, em seguida clique em Vincular tabelas, como mostrado na figura abaixo:

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Fig. 1.10

1.11. Exportando dados de uma Tabela

Neste captulo voc ir aprender a exportar os dados de uma tabela. A operao de exportao bem simples, basta voc selecionar a tabela, ir no menu principal, opo Ferramentas, Vnculos do Office. Atravs dessa opo voc conseguir exportar seus dados para o MS Word e no MS Excel, como mostra a figura 1.11 Nota: Caso Voc queira, voc pode abrir uma tabela, ordenar e/ou filtrar os dados antes de fazer a exportao.

Fig. 1.11

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2. Consultas
2.1. Criando uma Consulta
Com a Janela de Banco de Dados ativa, siga os passos abaixo para criar uma consulta: Clique sobre o objeto Consulta. Clique sobre o boto Novo. O Access exibir a caixa de texto Nova Consulta, com as seguintes opes: Modo Estrutura: cria uma nova consulta sem utilizar assistente. Assistente de Consulta Simples: cria uma consulta de seleo a partir de campos que voc escolheu. Assistente de Consulta de Tabela de Referncia Cruzada: exibe os dados no formato de uma planilha eletrnica. Assistente de Consulta Localizar Duplicatas: localiza registros com valores de campos duplicados na tabela. Assistente de Consulta Localizar no Coincidentes: encontra os registros em uma tabela que no possuem registros relacionados em outra.

Fig. 2.1.a

Para fins didticos, neste curso abordaremos as consultas criadas no Modo Estrutura. Ao escolher o modo estrutura ser apresentada a tela Mostrar Tabela onde voc deve selecionar uma tabela ou consulta para compor sua nova consulta. Para selecionar o objeto:

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Clique sobre a consulta ou tabela desejada. Clique sobre o boto Adicionar. Para fechar a janela: Clique sobre o boto Fechar.

Fig. 2.1.b

Se a janela Mostrar Tabela no for apresentada ou se voc precisar apenas inserir uma nova tabela/ consulta em uma consulta j existente, na barra de ferramentas, clique sobre o cone na barra de ferramentas.

Ao escolher o modo estrutura e ter adicionado as tabelas desejadas para sua consulta voc poder especificar os campos desejados e condies para executar a consulta. Na grade de consulta, voc dever preencher as linhas da seguinte forma:

Campos: Preencher o nome dos campos que desejar para a Consulta. Tabela: Tabela que o campo faz parte. Classificao: Para classificar um campo voc dever escolher se o campo ser apresentado na ordem crescente ou decrescente. Mostrar: Assinalar somente o campo que ser apresentado na Consulta. Critrio: Conjunto de informaes que definiro as caractersticas da sua Consulta.

Ou: Faz parte do critrio.

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Fig. 2.1.c

Agora vamos aprender a incluir campos em uma Consulta. Para incluir um campo em sua Consulta, selecione o campo a ser adicionado na Consulta e arraste- o at a linha Campo. Para incluir TODOS os campos clique no asterisco (*) existente no topo de cada lista de campos e depois arraste- o para a linha de campo. Nesta linha ser apresentado um campo assim tabela.* - o que significa que todos os campos da tabela3 foram selecionados para consulta. Para executar uma consulta clique sobre o cone na barra de ferramentas. O Access possui 3 modos de consulta, na barra de ferramentas

Modo estrutura - Para alterar a consulta. Modo folha de dados - Para visualizar o resultado da consulta. Modo SQL - Para consultar o cdigo em SQL (esse modo ser abordado em outro captulo.

Para gravar sua consulta clique o cone menu Arquivo, escolha a opo Salvar.

na barra de ferramentas ou no

2.2. Definindo Critrios para uma Consulta

Critrio a condio utilizada para limitar o conjunto de registros desejados para o resultado da consulta. Como no exemplo a seguir, onde voc consulta apenas as transaes abaixo de R$ 100,00. Para isso, com o modo estrutura da Consulta ativo, na linha Critrio, do campo Valor digite < 100 e execute a consulta. Voc pode especificar os critrios de vrios outros modos, por exemplo na linha Critrio, do campo Carto, digite: 7* (o resultado desta consulta ser os registros com os cartes que comeam com 7).

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Fig. 2.2

2.3. Ordenando Dados

Para especificar a ordem de classificao dos registros, na linha de Classificao do campo desejado, especifique Crescente ( 0- 9 e A- Z) ou Decrescente (9- 0 e Z- A). Vide exemplo abaixo:

Fig. 2.3

No exemplo anterior, a consulta ser ordenada primeiro pela ordem crescente de valor e em seguida pela ordem decrescente de Carto. O Access

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assume os primeiros campos da consulta como os mais importantes e por isso assumir a ordem definida neles primeiro.

2.4. Solicitando Critrios ao usurio

Voc tambm poder criar uma consulta em que o Access perguntar qual o dado que voc deseja consultar. Essa ferramenta facilita a interao entre o usurio e Banco de Dados muito utilizada, j que deixa a consulta dinmica. Para criar uma consulta em que o Access pede o valor do critrio para o usurio, na linha Critrio, do campo desejado, digite a pergunta entre colchetes, seguindo o exemplo abaixo [Entre com o nmero do carto] Ao executar a consulta, o Access exibir uma caixa de dilogo onde o usurio dever digitar o nmero do carto que deseja pesquisar. Veja o exemplo abaixo:

Fig. 2.4

Na caixa de dilogo aberta pelo Access voc colocar o dado que est pesquisando e o Access em seguida abrir a consulta com o dado que voc especificou. Ao digitar o dado na caixa de dialogo siga os exemplos dados no captulo Definindo Critrios para uma Consulta.

2.5. Agregando dados de uma consulta

Uma consulta no Access pode conter uma mdia ou algum tipo de operao aritmtica de um conjunto de registros, para isso, iremos calcular totais e agregar dados. Primeiramente voc dever estar na estrutura da consulta, na barra de ferramentas, clique o cone . O Access exibir a linha Total na sua consulta vide imagem a seguir.

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Fig. 2.5.a

Esta linha vem preenchida automaticamente com Agrupar por, voc poder mudar de acordo com o que deseja em sua consulta, para isto clique com o mouse na linha Total, em seguida abra o conjunto de opes clicando na seta para clculo de totais e escolha outra opo como por exemplo, Contar ou Soma. Vide imagem abaixo:

Fig. 2.5.b

Os principais tipos de totalizao sero demonstrados durante o curso.

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2.6. Operaes com campos de uma tabela

Alm de colocar os campos de uma tabela ou de outra consulta numa nova consulta, voc tambm pode fazer clculos com diversos campos. Para isso, ns utilizaremos uma ferramenta do Access chamada Construtor de Expresses. Para acessar o Construtor de expresses, clique com o boto direito do mouse sobre um Campo vazio de sua consulta e depois clique em Construir. Vide imagem abaixo.

Fig. 2.6.a

O Access abrir o Construtor de expresses nele voc ir editar o clculo / alterao que deseja fazer. Em seguida mostraremos os principais tipos de operaes.

Fig. 2.6.b

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2.6.1. Operaes com nmeros

As operaes com nmeros so bem simples. So as operaes matemticas cotidianas nossas. Exemplos:

Soma: [Tabela]![Valor] +25 , soma 25 ao campo valor. Subtrao: [Tabela]![Valor] -25 , subtrai 25 ao campo valor. Multiplicao: [Tabela]![Valor] *2 , multiplica por 2 o campo valor. Diviso: [Tabela]![Valor] /100 , divide por 100 o campo valor. Mdia: Mdia ( [Tabela]![Valor] ), calcula o valor mdio do campo Valor. Contar: Contar ( [TFIXO]![Data] ), conta quantos cartes aparecem na tabela. Essa funo no faz a contagem distinta de cartes, por exemplo, numa tabela com 50 registros mas em que os cartes se repetem, essa funo calcular 50! Mx: Mx ( [Tabela]![Valor] ), acha o maior valor. Mn: Mn ( [Tabela]![Valor] ), acha o menor valor.

2.6.2. Operaes com textos

As operaes com textos so ferramentas de edio, veja abaixo os principais exemplos:

Esquerda: Esquerda ( [Tabela]![Cartao] ; N), mostrar os N primeiros dgitos de um texto. Num carto, essa funo do exemplo nos traria o BIN do carto se N = 6. Direita: Direita ( [Tabela]![Cartao] ; N), mostrar os N ltimos dgitos de uma texto. Meio: Meio ( [Tabela]![Cartao] ; I; T), mostrar a seqncia de letras que comea na posio I e de tamanho T. Exemplo: Se a funo Meio(7261159874151235 ;5;2) mostrar 15. Compr: Compr([Tabela]![Cartao]), mostrar quantos caracteres possui o texto, inclusive os espaos. SuprEspao: SuprEspao([Tabela]![Cartao]), essa funo elimina os espaos que existem antes do texto. &: [Tabela]![Cartao] & [Tabela]![Cartao], essa funo agrupa dois textos num nico texto. As Funes Contar, Mx, Mn tambm funcionam para textos.

2.6.3. Operaes com datas

As operaes com datas funcionam como as operaes com nmeros.

Soma: [Tabela]![data] +25 , soma 25 dias ao campo data. Subtrao: [Tabela]![Valor] -25 , subtrai 25 dias ao campo data. Dia: Dia ( [Tabela]![Data] ), retorna o dia de uma data. Exemplo: Dia (21/04/1981) ir mostrar 21. Ms: Ms ( [Tabela]![Data] ), retorna o dia de uma data. Exemplo: Dia (21/04/1981) ir mostrar 4. Ano: Ano ( [Tabela]![Data] ), retorna o dia de uma data. Exemplo: Dia (21/04/1981) ir mostrar 1981. As Funes Contar, Mx, Mn tambm funcionam para textos.

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O Access permite que voc use uma funo dentro de uma funo, ou construir uma expresso com mais de uma funo.

2.7. Convertendo dados

Em algumas ocasies, os dados que recebemos no esto do jeito ideal para ns trabalharmos. Em algumas ocasies, por exemplo, a data vem no formato DDMMAAAA, e assim ns no podemos import-la diretamente para uma tabela como data. Para isso, o Access nos fornece ferramentas para converter textos, nmeros e datas. Abaixo voc vai ver as principais funes de converso, voc as encontrar no construtor de expresses demostrado no captulo anterior.

Seq([Tabela]![Valor]), essa funo converte nmeros em Textos. CInt([Tabela]![texto]), essa funo converte textos em nmeros inteiros, no fracionrios. CDup([Tabela]![texto]), essa funo converte textos em nmeros reais, fracionrios. CData([Tabela]![texto]), essa funo converte o contedo de um campo em uma data. O campo deve estar no formato DD/MM/AAAA.

O Access permite que voc use uma funo dentro de uma converso, ou construir uma converso com mais de uma funo.

2.8. Criando uma Associao

Suponhamos que numa tabela voc tenha voc tenha todos os dados das autorizaes, inclusive com o nmero do MCC de um estabelecimento onde houve uma compra, e que em outra tabela voc tenha o nmero do MCC e a descrio desse MCC. Ns poderemos criar uma consulta com os dados da autorizao e a descrio do MCC. Basta utilizarmos uma associao. Para criarmos uma associao, crie uma consulta, e coloque as tabelas que possuem as informaes que voc deseja. Clique em um dos campos relacionados de uma tabela, e arraste at o seu equivalente na outra tabela, como mostra a figura a seguir.

Fig. 2.8.a

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O Access possui trs tipos de Associaes. Clique duas vezes sobre a linha da associao para alterar o seu tipo. Os tipos so auto-explicativos e aparecem na caixa de dilogo abaixo:

Fig. 2.8.a

2.9. O que uma SQL?

Structured Query Language, ou Linguagem de Questes Estruturadas ou SQL, uma linguagem de pesquisa para banco de dados. Ou seja, so instrues que voc d ao banco de dados dizendo as informaes que voc necessita. Exemplo de SQL:

SELECT TABELA.Indice, TABELA.Cartao, TABELA.Autorizacao, TABELA.Data, TABELA.Valor, TABELA.[Entry Mode], TABELA.Estabelecimento, TABELA.MCC FROM TABELA;

Nessa instruo voc est pedindo para o Access te mostrar os campos ndice, Carto, Autorizao, Data, Valor, Entry Mode, Estabelecimento e MCC de todos os registros da Tabela.

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Para ver como fica a SQL de uma Consulta no Access, clique no cone mostrado abaixo, na opo SQL. A SQL importante para aqueles que pretendem se aprofundar num curso de Access.

Fig. 2.9

2.10. Os diferentes tipos de consulta

2.10.1 Consulta Seleo

A Consulta Seleo uma consulta normal, que no realiza nenhuma ao, esse tipo de consulta o que foi descrito at o momento.

2.10.2 Consulta Criar Tabela

A Consulta Criar Tabela uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz uma consulta em uma ou mais tabela(s) gerando uma nova tabela com o resultado desta consulta. Para construir uma Consulta Criar Tabela, voc dever, primeiramente estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) que deseja consultar e selecionar os campos que desejar para a prxima tabela. Em seguida clique na barra de ferramentas o cone Tipo de consulta, vide imagem a seguir, escolhendo a opo de Consulta criar tabela.

Fig. 2.10.2.a

O Access exibir a tela Criar Tabela, onde voc deve informar o seguinte: Nome da tabela que ser criada. Selecionar o banco de dados que voc ir armazenar a nova tabela. Clicar em OK Executar a consulta clicando no cone

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Fig. 2.10.2.b

O Access exibe uma mensagem perguntando se voc deseja colar os registros em uma nova tabela. Para efetivar a consulta voc deve responder sim. Cada vez que voc executar uma consulta criar Tabela, o Access verifica se a tabela a ser criada existe, se existir ela ser excluda e criada novamente. Aps executar a consulta, salve- a e feche- a. Abra a tabela que voc criou e verifique que os dados sero iguais aos da tabela que voc fez a consulta.

2.10.3 Consulta Acrscimo

A Consulta Acrscimo uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz uma consulta em uma ou mais tabela( s) e acrescenta registros em uma outra tabela com o resultado desta consulta. Para a criao de uma Consulta Acrscimo, primeiramente voc deve estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) que deseja consultar e selecionar os campos que deseja acrescentar na outra tabela. Em seguida, clique na barra de ferramentas o cone Tipo de consulta, escolhendo a opo de Consulta Acrscimo vide figura 2.10.2.a. O Access exibir a tela Acrescentar, semelhante ao da figura 2.10.2.b onde voc deve informar o seguinte:

Nome da tabela onde ir acrescentar os dados. Selecionar o banco de dados que contm esta tabela. Clicar em OK

A linha Acrescentar a ser exibida quando voc clicar o cone de Acrscimo. Nesta linha voc escolher quais campos recebero o contedo dos dados. Preste ateno na escolha dos campos pois seus tipos devem ser iguais. O Access no consegue converter tipos de dados diferentes, ento a consulta no conseguiria acrescentar os dados tabela. Em seguida execute a consulta clicando no Boto .

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Fig. 2.10.3

Toda vez que voc executar esta consulta, os dados sero acrescentados tabela, independente destes dados j existirem ou no na tabela que recebe os dados. Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que recebeu os dados. Veja que ela contm os dados da tabela que voc consultou e se voc executou a consulta mais de uma vez, os dados estaro repetidos na tabela que recebeu os dados.

2.10.4 Consulta Excluso

A Consulta Excluso uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz uma consulta na tabela e o resultado desta consulta ser excludo. Esta consulta excluir registros inteiros e no somente os campos selecionados. Para a criao de uma consulta excluso, siga os seguintes voc primeiramente deve estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) e selecionar os campos que deseja para a consulta somente ser possvel excluir registros de uma tabela de cada vez. Em seguida estipule o critrio para esta consulta, caso contrrio excluir todos os registros. clique na barra de ferramentas o cone Tipo de consulta, escolhendo a opo Consulta Excluso vide figura 2.10.2.a. A linha Excluir ser exibida, se voc clicar nesta linha, voc ter duas opes:

Onde - o campo que voc escolhe para a condio de excluso De - os campos de onde voc ir excluir os dados (raramente utilizado). Execute a consulta clicando no boto .

Ao executar a consulta veja que o Access exibir uma mensagem dizendo quantas linhas sero excludas e pedir confirmao. Na figura abaixo, a consulta ir excluir apenas os registros com "Data" menor que "13/08/2004".

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Fig. 2.10.4

Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que voc excluiu os dados, veja que ela contm somente os dados com data maior que 13/08/2004.

2.10.5 Consulta Atualizao

A Consulta Atualizao uma consulta de ao, pois ao mesmo tempo faz uma consulta na tabela e o resultado desta consulta ser atualizado, desta forma voc pode modificar uma grande quantidade de registros, sem atualizar registro a registro. Para a criao de uma Consulta Atualizao, primeiramente voc deve estar na estrutura da consulta, adicionar a(s) tabela(s) e selecionar os campos que deseja para a consulta. Em seguida estipule o critrio para esta consulta, clique na barra de ferramentas o cone Tipo de consulta, escolhendo a opo de Consulta Atualizao, vide figura 2.10.2.a. A linha Atualizar para ser exibida, onde voc dever preencher nesta linha, na coluna do campo desejado, um contedo novo. Execute a consulta clicando no boto . O Access exibir uma mensagem dizendo quantas linhas sero atualizadas e pedir confirmao. A consulta abaixo ir atualizar as datas, nos registros com "data" igual a "13/08/2004", para 01/01/2006.

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Fig. 2.10.5

Salve e feche sua consulta. Abra a tabela que voc alterou os dados, veja que ela contm as datas j alteradas.

2.10.6 Consulta Referncia Cruzada

Vamos supor que seja necessrio obter uma consulta que informe quais foram os Bins e a quantidade de transaes realizadas em uma determinada data. Para criar essa situao usaremos uma Consulta tabela de referncia cruzada. Crie primeiro uma consulta seleo, adicionando todas as tabelas que sero necessrias, bem como os campos. Em seguida estipule o critrio para esta consulta, clique na barra de ferramentas o cone Tipo de Consulta, escolhendo a opo de Consulta Referncia Cruzada, vide figura 2.10.2.a. A linha Referncia Cruzada ser exibida, onde voc dever preencher se os dados sero Colunas, Linhas ou Valores. Ateno, s poder haver um campo representando cada tipo de referncia cruzada. Execute a consulta clicando no boto .

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Fig. 2.10.5

2.11. Exportando dados de uma Consulta

Neste captulo voc ir aprender a exportar os dados de uma consulta. A operao de exportao bem simples, basta voc selecionar a tabela, ir no menu principal, opo Ferramentas, Vnculos do Office. Atravs dessa opo voc conseguir exportar seus dados para o MS Word e no MS Excel, como mostra a figura 1.11.

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3. Macros
3.1. Criando uma Macro
Uma macro um conjunto de aes onde cada uma efetua uma determinada operao, agilizando as tarefas rotineiras e cansativas como imprimir relatrios, abrir consultas ou formulrios, etc... Como criar uma macro que abra um formulrio?

Estar com a janela de Banco de Dados ativa. Clique sobre o objeto Macros Clique sobre o boto Novo

Ser exibida a tela da estrutura da macro (abaixo):

Fig. 3.1

Nesta tela voc preenchera da seguinte forma: Na coluna Ao: selecione a ao da macro, como por exemplo Abrir Consulta, ao escolher a ao ser apresentado os Argumentos da ao. Argumentos so informaes adicionais sobre como executar a ao, que objetos ou dados usar na ao. Veja os argumentos da ao Abrir Consulta: Nome da consulta: selecione a Consulta a ser aberta. Exibir: modo de exibio para abrir a Consulta (estrutura, folha de dados, SQL).

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Modo de Dados: modo de entrada de dados da Consulta (editar, adicionar, somente leitura).

Para testar uma macro, voc pode execut- la no modo estrutura, atravs do menu Executar, opo Executar ou clique no cone na barra de ferramentas. Em aula ns mostraremos exemplos da utilizao das macros.

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