Gestão Documental

Marilucy da Silva Ferreira

Curso Técnico em Biblioteconomia

Educação a Distância
2020
 Gestão Documental
Marilucy da Silva Ferreira

Curso Técnico em Biblioteconomia

Escola Técnica Estadual Professor Antônio Carlos Gomes da Costa

Educação a Distância

Recife

1.ed. | Jul. 2020

 Professor(es) Autor(es)
Marilucy da Silva Ferreira
Revisão
Marilucy da Silva Ferreira
Liliane Assis
Coordenação de Curso
Liliane Assis
Coordenação Design Educacional
Deisiane Gomes Bazante
Design Educacional
Ana Cristina do Amaral e Silva Jaeger
Helisangela Maria Andrade Ferreira
Izabela Pereira Cavalcanti
Jailson Miranda
Roberto de Freitas Morais Sobrinho
Professor Antônio Carlos Gomes da Costa
Descrição de imagens
Sunnye Rose Carlos Gomes
Catalogação e Normalização
Hugo Cavalcanti (Crb-4 2129)
Diagramação
Jailson Miranda
Coordenação Executiva
George Bento Catunda
Renata Marques de Otero
Manoel Vanderley dos Santos Neto
Coordenação Geral
Maria de Araújo Medeiros Souza
Maria de Lourdes Cordeiro Marques
Secretaria Executiva de
Educação Integral e Profissional
Escola Técnica Estadual
Gerência de Educação a distância
Fevereiro, 2020
Sumário
Introdução .............................................................................................................................................. 5

1.Competência 01 | Conhecer os Fundamentos, Conceitos e a Organização Legal da Arquivística no

Brasil ....................................................................................................................................................... 6

1.1. A Importância da Arquivística .................................................................................................................... 7

1.2 Características dos documentos e arquivos ............................................................................................... 8

1.3 A classificação dos documentos ................................................................................................................. 9

1.4 A legislação de arquivos e documentos.................................................................................................... 10

2.Competência 02 | Compreender a Gestão documental nas empresas ........................................... 18

2.1 Conceito e objetivos da Gestão Documental ........................................................................................... 18

2.2 Métodos e Tecnologias de ação da Gestão Documental ......................................................................... 22

2.2.1 Gestão Eletrônica de Documentos – GED. ............................................................................................ 23

2.3 Gestão Documental e as Empresas.......................................................................................................... 28

2.4 Perfil do profissional Técnico em Arquivo na Gestão Documental ......................................................... 30

3.Competência 03 | Identificar boas práticas da gestão da informação nos ambientes empresariais

.............................................................................................................................................................. 34

3.1 Recursos, ferramentas e competências para a prática da gestão documental ....................................... 34

3.2 Ferramentas de qualidade para boas práticas na Gestão documental .................................................... 37

3.3 Gestão documental em empresas – recomendações ao futuro profissional .......................................... 42

Conclusão ............................................................................................................................................. 45

Referências ........................................................................................................................................... 46

Minicurrículo do Professor ................................................................................................................... 48

Introdução
O que tem na sua carteira? O que não pode faltar nela? Onde e como você guarda suas
contas? Você confiaria em ter seu corpo aberto por um médico sem diploma? Pois é, a sociedade em
que vivemos rege-se por uma formalidade que requer comprovação, registro. Mas... Por que estou
abordando tudo isso? Você verá! Pode chegar e... Bem vind@ ao planeta Terra!

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Nascer, tomar vacinas, fazer uma matrícula, arranjar um trabalho, fazer um exame,
prestar concurso, registrar um boletim de ocorrência, casar, comprar um imóvel, ganhar na loteria,
morrer! O que esses eventos têm em comum? Você sabe? Documentos! Isso mesmo, vivemos em
uma sociedade cujas relações e atividades interagem diretamente com a produção, apresentação
e comprovação de documentos. Em outras palavras, você até pode fazer igual ao Caetano Veloso e
ir caminhando sem lenço, mas não sem documentos!

Isso é bom? Ao final da disciplina, responda você mesmo a esta questão.

Agora, andando pelo conteúdo deste E-book, você irá identificar que o documento
apresenta diversas perspectivas: histórica, comprobatória, características, legal, gestão, entre outras.

Assim, os encontros com o mundo documental acontecerão em três competências:

• Conhecer os Fundamentos, Conceitos e a Organização Legal da Arquivística no Brasil.
• Compreender a Gestão Documental nas empresas.
• Identificar Boas Práticas da Gestão da Informação nos Ambientes Empresariais

Um ótimo estudo!

5
 Competência 01

1.Competência 01 | Conhecer os Fundamentos, Conceitos e a Organização

Legal da Arquivística no Brasil
Quem é você? Já se perguntou isso alguma vez para o espelho? Bem... A sociedade e o
mercado de trabalho querem saber! Seu nome, idade, profissão, antecedentes, etc. Tudo isso
abrange suas credenciais de origem: pais, país, locais de formação, títulos e capital (status da conta
bancária!). E tudo isso demanda comprovação, documentos.
Assim como as pessoas físicas (como você, eu e até o vizinho com a grama mais verde, ou
com mais seguidores), as pessoas jurídicas (instituições/ empresas) também produzem e precisam de
documentos para validar sua proveniência. Isso requer delas competências para a gestão, para
organização, guarda, preservação e uso de seus documentos em arquivos internos. Além disso, os
arquivos surgem para atender necessidades de trâmites sociais.

Figura 01 – Documentos pessoais

Fonte: https://cumoiaivoti.com.br/emissao-de-documentos/
Descrição de Imagem: Imagem de um cartão de CPF, RG e Carteira de trabalho.

Portanto, os documentos não aparecem, aqui ou ali, pelo efeito de desígnios dos deuses,
mas dependem de causas humanas que não escapam de forma alguma à análise e os problemas que
são postos pela sua transmissão (LE GOFF, 1990, p. 469, citando MARC BLOCH, 1941-42).
E quando será que a história do arquivo começou no Brasil? Será que os nativos que aqui
habitavam já tinham arquivos? Não. A história dos arquivos brasileiros começa com o processo de

6
 Competência 01

colonização, durante a ocupação portuguesa. Nesta competência você verá mais sobre conceitos e
também um pouco da origem deles no Brasil, além de suas características e tipos.

“A estruturação do Brasil como um país independente em 7 de setembro de

1822 trouxe consigo nos anos subsequentes a necessidade de construção da
identidade nacional. Nada mais forte para marcar essa construção do que a
criação do Arquivo Nacional, proposta pela Constituição de 1824. Porém, só
foi estruturado no ano de 1838[ ...]”
“Entre os séculos XVI e XVIII, cabia a cada uma das autoridades
metropolitanas na colônia (governo, ouvidoria, provedoria, bispado, Câmaras,
exército, Igreja etc.) e seus escrivães manterem e organizarem os seus
cartórios, os quais por sua vez formavam sistemas de informações
interligados, mas distintos. Para o governo das capitanias essa tarefa competia
aos Secretários do Governo. Tendo-se em consideração às
necessidades jurídico-administrativas, era indispensável tanto para a
metrópole quanto para as instâncias de poder na colônia, não só o despacho dos
vários assuntos, como também a manutenção e organização dos seus ‘arquivos’,
existindo normatizações régias para a organização e o armazenamento dos
documentos oficiais produzidos (MELO, 2006).”

Fonte: https://periodicos.ufpb.br/index.php/pbcib/article/view/33763/17924

Tão importante quanto esses conteúdos, a área que reflete sobre a razão de ser dos
arquivos precisa ser também lembrada.

1.1. A Importância da Arquivística

A Arquivologia (ou Arquivística) é uma disciplina que estuda as funções do arquivo, os

princípios e as técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e
utilização dos arquivos (BRASIL, ARQUIVO NACIONAL, 2005). O arquivo, por sua vez, é a acumulação
ordenada dos documentos, sendo a maior parte textual, criados por uma instituição ou pessoa, ao
longo de suas atividades e preservados para consecução de seus objetivos, visando à utilidade que
poderão oferecer no futuro (PAES, 1997).
O que a arquivística estuda? Você sabe? Veja no esquema abaixo:

7
 Competência 01

Figura 02 – Arquivologia: princípios, técnicas e funções dos arquivos.

Fonte: Pedro Cunha da Silva. Disponível em: https://arquivoccjufpb.blogspot.com/2018/12/atividade-3-classificacao-de-
documentos.html
Descrição da imagem: esquema com título o que a Arquivologia estuda. O esquema apresenta quadros separados pelos
temas: Princípios, técnicas, funções do arquivo e locais a serem utilizados no arquivo.

Em uma única disciplina é impossível aprofundar todos os pontos ilustrados na figura

acima. Assim, serão elencados alguns deles neste E-book, certo?

1.2 Características dos documentos e arquivos

“A forma como um documento é criado, utilizado e depois destinado à guarda

permanente, ou eliminação, precipita-se a uma decisão complexa, visto que, ainda que seu valor
probatório prescreva à linha do tempo, nem sempre perecerá na história social.” (FERREIRA, 2018, p.
1).
O documento “é o termo genérico que designa os objetos portadores de informação” (LE
COADIC, 2004, p. 5), podendo ser considerado um artefato que representa e expressa um objeto e,
segundo seu tipo de suporte, pode denominar-se documento em papel ou documento eletrônico. (LE
COADIC, 2004). O documento em papel pode também ser chamado de analógico.

8
 Competência 01

É interessante notar ainda que uma pessoa ou empresa, pode compor ao longo da vida
vários arranjos de documentos. Tais documentos carregam uma história. São fontes históricas.

Você sabe o que é um documento histórico?

https://alunosonline.uol.com.br/historia/o-que-um-documento-historico.html

Os documentos podem ter características diversas, como procedência, valor, natureza e

gênero. Eles podem, por exemplo, ter uma finalidade administrativa, quando estão ainda sendo
utilizados em uma instituição.
Tipos de Documentos
Escritos Jornais, literatura, registros paroquiais, diários, biografias
testamentos, gráficos, cartas

Não-Escritos Utensílios, mobiliários, roupas, construções, moedas e armas.

Orais Entrevistas, programas de rádio, lendas contadas, história em

quadrinhos.

Visuais|áudiovisuais Pinturas, caricaturas, fotografias, filmes.

Quadro 1 – Tipos de documentos

Fonte: A autora (2020), adaptado de: https://slideplayer.com.br/slide/3316810/

1.3 A classificação dos documentos

Os documentos podem ser classificados de diversas formas como:

• Quanto à procedência: documentos públicos e privados;
• Quanto ao valor: Administrativo, fiscal, contábil, legal, histórico;
• Quanto à natureza do assunto: ostensiva, sigilosa;
• Quanto ao gênero: Textual, cartográfico, iconográfico, digital.

9
 Competência 01

E por falar em valor histórico...

Você já ouviu falar sobre os 10 DOCUMENTOS MAIS ANTIGOS DA HISTÓRIA?
Não?! Então...
VEM POR AQUI: https://hypescience.com/10-documentos-mais-antigos-do-seu-
tipo/

Os profissionais que atuam em arquivos precisam estar atentos à legislação arquivística.

Atualmente, isso ainda é mais evidente, devido às novas formas de produção, disponibilização e
armazenamento documental, através das tecnologias disponíveis no mercado (copiadoras, máquinas
de digitalização, páginas de transparência institucionais).

1.4 A legislação de arquivos e documentos

No cenário da legislação vigente em torno do arquivo no Brasil, há três leis que merecem
destaque por focar arquivos públicos e privados, a profissão do arquivista e diretrizes sobre
documentos digitalizados.

Aqui serão apresentados alguns trechos das leis, mas é importante que você,
estudante, busque aprofundar-se, pois, nas empresas isso pode otimizar seu
trabalho e , até mesmo evitar erros que podem se transformar em problemas
(exemplo: eliminar um documento que deveria ser arquivado)

• Lei 8.159\1991(Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá

outras providências) – Muito importante ler esta lei, visto que arquivos públicos e
privados são locais, nos quais, você poderá atuar (Ex.: arquivos públicos, arquivos de
prefeituras, arquivos de maternidades, arquivos de secretaria escolar, arquivos de
escritórios de advocacia, arquivos de empresas de pequeno, médio e grande porte).

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 Competência 01

Parte do texto da Lei 8.159\1991:

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção

especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração,
à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm

• Lei 6.546 \1978 (Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de

Técnico de Arquivo, e dá outras providências) – No estado de Pernambuco não há
graduação na área de Arquivologia. O estado mais próximo a oferecer o curso é a
Paraíba. É comum, assim, em arquivos, pessoas que são da área administrativa
assumirem os postos de trabalho, ou profissionais da área de Biblioteconomia e
Secretariado em empresas privadas e, em órgãos públicos, pessoas da área da
Educação (caso das secretarias escolares) e historiadores, em arquivos históricos.

Para o cargo de arquivista, a lei é clara, exige-se diploma de graduação. Mas o que será
que a lei orienta para profissionais que queiram, por exemplo, um posto desta categoria em uma
empresa, ou assumir uma vaga de concurso na área, cujos requisitos peçam uma formação técnica
específica, ou algo que justifique competência comprovada para a função?

11
 Competência 01

Parte do texto da Lei 6.546 \1978:

Art. 1º - O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de

Arquivo, com as atribuições estabelecidas nesta Lei, só será permitido:
I - aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia,
reconhecido na forma da lei;
Il - aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia,
cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei;
III - aos Técnicos de Arquivo portadores de certificados de conclusão de
ensino de 2º grau;
IV - aos que, embora não habilitados nos termos dos itens anteriores,
contem, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados,
na data de início da vigência desta Lei, nos campos profissionais da Arquivologia
ou da Técnica de Arquivo;
V - aos portadores de certificado de conclusão de curso de 2º grau que
recebam treinamento especifico em técnicas de arquivo em curso ministrado por
entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra, do Ministério do
Trabalho, com carga horária mínima de 1.110 hs. nas disciplinas específicas.

Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/1970-1979/L6546.htm

• Lei 12.682\2012 (dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em

meios eletromagnéticos) – Devido às novas formas de tratamento e gestão de
documentos em meio virtual, a legislação faz sinalizações importantes, inclusive, em
caso de eliminação de documentos físicos. Isso é de extrema relevância e deve-se ter
atenção máxima, pois, a falta de um documento, pode ocasionar rupturas de
sociedade, desistência de formalização de um acordo ou efetivação de uma compra,
perdas processuais, perdas financeiras, etc.

12
 Competência 01

Parte do texto da Lei 12.682\2012:

Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um

documento para código digital.

Art. 2º- A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico,

óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por
dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas
e no regulamento
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital
nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído,
ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o
disposto na legislação específica

§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio,

realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o
mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito,
inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição,
os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão
ser eliminados.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais
deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não
autorizados.

Fonte:
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/l12682.htm

No que se refere às políticas públicas, destaca-se que a lei 8.159, de 1991, “vem reforçar
a necessidade de um maior envolvimento do arquivista com as questões relacionadas à gestão dos
arquivos correntes, pois, ela estabelece que a gestão dos documentos públicos correntes é de
competência das instituições arquivísticas.” (RODRIGUES, 2006, p.103).
Já sobre o aumento da produção de documentos é a partir da segunda metade do século
20 que há uma reorientação da profissão dos arquivistas diante dos documentos produzidos
(RODRIGUES, 2006). Em tal contexto, a eliminação de documentos antes de serem recolhidos para
guarda permanente entra em pauta, mais especificamente na América do Norte e repercute para

13
 Competência 01

outros países do Ocidente (RODRIGUES, 2006). Assim, é formulado “o conceito de ciclo de vida dos
documentos de arquivo.” (RODRIGUES, 2006, p. 103).

Figura 03 - Eliminação de documentos

Fonte: https://www.riotron.com.br/descarte-de-documentos/
Descrição da imagem: imagem de uma pilha de pastas amarelas de papel com documentos e ao lado, um pequeno
monte de papel triturado.

Existem várias denominações tipológicas de arquivo, ou seja, o lugar em que as coleções

documentais são mantidas e preservadas nas instituições. Abaixo, destacam-se as principais:

TIPO DESIGNAÇÃO
Arquivo Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Arquivo Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das
Administrativo atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão
usada em oposição a arquivo técnico.
Arquivo Técnico Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das
atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão
usada em oposição a arquivo administrativo.

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 Competência 01

Arquivo 1-Unidade administrativa ou serviço responsável pelo arquivo corrente.

Corrente 2-Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas frequentes.
Arquivo 1 – Conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos
Intermediário produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
2 - Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso
pouco frequente, que aguarda destinação.
Arquivo 1 – Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo
Permanente que devem ser definitivamente preservados.
2 – Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função
de seu valor.
3 - Arquivo responsável pelo arquivo permanente. Também chamado de
arquivo histórico.

Quadro 2 - Principais tipos de arquivos, adaptado de TJRJ, 2006.

Fonte: http://portaltj.tjrj.jus.br/web/guest/institucional/dir-gerais/dgcon/degea/dicionario-arquivistico#c

SE LIG@!
O arquivo, portanto, tem por função ser mais funcional que cultural, enquanto
instituições como bibliotecas e museus apresentam um objetivo cultural (PAES,
1997). Acrescenta-se também que, além de cultural, os arquivos históricos e
públicos se prestam para fins de pesquisa histórica, jurídica e científica.

O crescimento da produção de documentos nas últimas décadas atingiu não apenas os

processos e serviços arquivísticos, como também biblioteconômicos e dos centros documentais. É
válido lembrar que o documento é criado com um objetivo e seu valor está diretamente ligado ao seu
ciclo vital. O ciclo vital de documento refere-se à “sucessão de fases por que passam os documentos,
desde o momento em que são criados até a sua destinação final” (TJRJ, 2006, p. 2).

15
 Competência 01

O tempo de vida e a utilidade de documentos arquivísticos são determinados pela tabela

de temporalidade, instrumento que estabelece as três idades do arquivo, ilustrada na tabela abaixo:

TABELA DE TEMPORALIDADE
IDADE DESCRIÇÃO
Primeira idade Os documentos, em sua maioria de natureza administrativa e /ou
Corrente jurídica são consultados/utilizados constantemente.
Segunda Idade Os documentos não são consultados com a mesma frequência do
Intermediário corrente, todavia, podem ser consultados pela
empresa/instituição.
Terceira Idade Os documentos perderam seu valor administrativo e agora
Permanente servem como fundo documental para pesquisa, ou seja, ganham
um valor histórico.

Tabela 1 - As três idades do documento arquivístico

Fonte: a autora (2020), adaptado de Paes (1997).

Segundo a legislação brasileira, o arquivo fica aproximadamente 20 anos como

intermediário e, quando o documento já tem entre 25 a 30 anos, ele é considerado permanente
(BELLOTTO, 2004). Em virtude das mudanças tecnológicas e a complexidade das instituições
burocráticas, a eliminação de documentos tornou-se uma necessidade. Devido ao seu
armazenamento cumulativo integral ter se tornado inviável, a eliminação se faz necessária e
obrigatória (BELLOTTO, 2004).

SE LIG@!
Há o Conselho Nacional de Arquivo - CONARQ, que atua no processo de
implantação e regulamentação de instituições arquivísticas, criado em 1938,
situado no Rio de Janeiro. O mesmo tem por finalidade “implementar e
acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conarq, por meio da
gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação
do patrimônio documental do País” (CONARQ; ARQUIVO NACIONAL, 2020).

O determinante da validade do documento arquivístico se dispõe em relação ao meio que

o produziu, só assim, conforme afirma Bellotto (2004), ele tem sentido. Seu conjunto tem de retratar
a infraestrutura e as funções do órgão que o gerou, bem como suas atividades fim e meio (BELLOTTO,
2004).

16
 Competência 01

Para a viabilização dos processos de guarda, recuperação e acesso aos documentos de

um arquivo, é necessário que haja arranjo dos mesmos. O termo arranjo, na terminologia arquivística,
é designado como: sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos
documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente
estabelecido (TJRJ, 2006).
E aí, quanta coisa nova apresentada sobre arquivo, hein? Vale relembrar:
• Teorias e conceitos sobre documento e arquivo
• Classificação, tipos e características de documentos e de arquivos
• Legislação arquivística
• o que mais? Está tudo andando ou rodando? Se for rodando, pause e revise depois...
se está tudo andando, você já pode seguir.

Você vai sair um pouco da teoria e ver como é o arquivo acontecendo na prática
nas empresas, borá lá? É só seguir para a próxima competência, mas, antes, que
tal assistir a videoaula desta competência?

Ah, se quiser, você pode também aprender umas palavras específicas usadas
pelos profissionais de arquivo:

Anopistógrafo: Documento escrito ou impresso de um único lado.

Antroponímia: Estudo dos nomes próprios de pessoas (antropônimos).

17
 Competência 02

2.Competência 02 | Compreender a Gestão documental nas empresas

Imagine suas roupas com todas as peças misturadas, imaginou? Agora transfira isso para
milhares de pilhas de documentos em uma empresa... E se as empresas guardassem seus documentos
de qualquer forma, misturando datas, tipos de documentos, que caos, não? Nesta competência Você
irá ver de forma mais aplicada como é feita a Gestão Documental nas empresas.

Queima de arquivo? Arquivo morto? Pode esquecer! Quer entender melhor por
quê? Assista e relembre, em resumo, os temas da primeira competência neste
vídeo que é ao mesmo tempo didático e engraçado!
Gestão de documentos – os Aspones:
https://www.youtube.com/watch?v=udDeLg0qGFg&t=325s

As empresas buscam arquivar, seja para usar no dia seguinte, algumas vezes ao ano, ou
mesmo para preservar a sua memória institucional, com a guarda permanente dos seus documentos.
Antes, porém, é importante entender quais os objetivos da mesma e quais suas atividades.

Se lig@!
Conforme a legislação, quando uma instituição privada vai à falência , é papel do
estado recolher para um dos seus órgãos a documentação e a preservar.
Ex.: você precisa de documentação de uma empresa que faliu:
https://fagundesadv.com.br/blog/como-comprovar-tempo-de-trabalho-em-
empresas-que-nao-existem-mais/

2.1 Conceito e objetivos da Gestão Documental

A gestão de documentos alude ao conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente, conforme o Art.
3º, da Lei 8.159/91 (BRASIL, 1991). Observe, estudante, que o conceito apresenta a gestão
documental como algo dinâmico, vivo.

18
 Competência 02

Você já ouviu notícias sobre vulcões mortos? E inativos? Então, atenção a isso:
Algo que deve ser relembrado sobre gestão documental e arquivamento é que o
guardar e o preservar não é porque o documento não tem mais valor, ao
contrário, exatamente por sua validação legal, ou histórica, ele dever ser
devidamente arquivado. Portanto, não existe um documento morto, ou um
arquivo morto. Ele é permanente, ou inativo.

Agora, que tal conhecer os objetivos da gestão documental? Mas antes, observe a tirinha
e reflita sobre tudo que foi pontuado até agora no contexto de arquivo.

Figura 4 - Arquivo morto

Fonte: Charles Schulz
Descrição da Imagem: Quadrinho no qual Snoopy fala ao seu amigo Woodstock. quadrinho 1 – Snoopy fala: Mais uma
carta de rejeição, arquive com as outras. Quadrinho 2 - o amigo de Snoopy aparece com uma pá. Quadrinho 3: Snoopy
reflete: acho que não quero ver o sistema de arquivamento dele.

Segundo documento elaborado pelo sistema de arquivo de São Paulo, coordenado por
Bernardes (2008), são objetivos da gestão de documentos:
• Assegurar o pleno exercício da cidadania
• Agilizar o acesso aos arquivos e às informações
• Promover a transparência das ações administrativas
• Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada
• Agilizar o processo decisório
• Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe
• Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos
• Racionalizar a produção dos documentos

19
 Competência 02

• Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e

eliminação de documentos
• Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente

Além dos objetivos elencados acima, há também as atividades da gestão de documentos,

desde sua produção até sua destinação final, as quais, conforme Bernardes (2008, p.9) são:

• Produção de documentos – elaboração padronizada de tipos; implantação de

sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos
procedimentos administrativos.
• Utilização dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento,
classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de
Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e
recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam
eles manuais ou informatizados.
• Destinação de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da gestão de
documentos, que é a avaliação. A avaliação se desenvolve a partir da classificação
dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou
empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação
final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação
criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo.
• Tramitação - estudo das instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo
documental (workflow).
• Organização e arquivamento – de acordo com os critérios definidos no Plano de
Classificação.
• Reprodução – Duas razões para a reprodução: 1. reprodução visando a preservação
do documento original de guarda permanente e, 2. reprodução visando a
substituição do documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de
guarda temporária poderá ser eliminado e o microfilme deverá ser preservado pelo
prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

20
 Competência 02

• Classificação – recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e

a atividade que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais.
• Avaliação – trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os
documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua
guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente).

Ei, será que é importante guardar documentos em locais como hospitais?

Veja aqui: http://www.atendcontabil.com.br/a-importancia-da-guarda-de-

documentos-em-clinicas-e-hospitais/

Em relação à classificação de documentos, seu uso é eficaz para a organização

documental, em especial para procedimentos em que os documentos “protagonizam como objetos
comunicativos, probatórios, informativos, testemunhais, pedagógicos e metodológicos.” (Ferreira,
2018).
A ordenação pode ser alfabética, cronológica, temática, geográfica, nominal, numérica,
alfanumérica, etc. Ela aperfeiçoa tanto o arquivamento, como também o desarquivamento, quando
necessário. Para iniciar o processo de ordenação e guarda, antes, são necessárias as seguintes etapas:

Ação/etapa Justificativa
Conferência Consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino
(arquivamento, informação, etc.)
Leitura Cada documento deve ser lido cuidadosamente, a fim de verificar o seu
conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado. (se já existe pasta
ou se há necessidade de abrir nova)
Seleção Selecionar o material que será realmente arquivado, daquele que poderá
ser descartado imediatamente, sem prejuízo para a instituição (como
cópias, comunicados passageiros)

Quadro 3 – Ações/ etapas para ordenação documental

Fonte: A autora (2020), baseado em Martins (2011)

21
 Competência 02

2.2 Métodos e Tecnologias de ação da Gestão Documental

Sempre que se fala em métodos, alude-se a processos, certo? Então, há várias formas de
se fazer gestão documental, mas todas devem seguir um roteiro. Se esse roteiro inspirar leveza aos
envolvidos, melhor ainda. E como isso é possível? Indo devagar; integrando todos os atores: gestão,
arquivistas, técnicos e usuários; planejando; avaliando e mensurando a realidade atual e definindo
metas para o resultado que se deseja alcançar. Em outras palavras: comece pequeno, converse com
sua equipe, identifique o problema, desapegue, pense também nos documentos novos, etc. (SIMA,
2020).

Quer aprofundar mais esses pontos? Acesse o link:

https://simagestao.com.br/7-dicas-praticas-para-uma-digitalizacao-de-
documentos-bem-sucedida/
https://simagestao.com.br/organizacao-de-arquivos-nocoes-basicas-parte-iii/

Note estudante, que, até então, falou-se sobre a gestão de documentos. Todavia, tão
importante quanto, é necessário também que você conheça um pouco sobre a Gestão Eletrônica de
Documentos – GED. A Lei 12.682, entende a digitalização como a conversão da fiel imagem de um
documento para código digital.

Figura 5 - Método de gestão documental

Fonte: https://blog.sajadv.com.br/dicas-para-fazer-gestao-documental/
Descrição da imagem: imagens em linha reta de pilha de documentos com seta apontando para uma pequena máquina
de digitalização como um documento sobre ele. Mais uma seta segue apontando para um computador. Após o
computador uma imagem de 3 computadores e um celular conectados à uma nuvem azul.

Essa gestão documental, em meio eletrônico, possibilita economia de tempo de acesso

pelo usuário e de espaço de armazenamento físico dos documentos. Isso gera benefícios que

22
 Competência 02

aperfeiçoam a tramitação e circulação documental. O s processos judiciais, disponíveis nos sites dos
tribunais são um exemplo disso.

2.2.1 Gestão Eletrônica de Documentos – GED.

Assim como documento que nasce em meio virtual, o documento físico que, ao ser
digitalizado, torna-se uma fonte legal ou histórica, disponível em meio digital. A GED buscar tornar o
armazenamento, fluxo e acesso aos documentos mais rápido e eficaz. Assim, seu processo consiste
em, a partir de um acervo documental, preparar uma coleção de documentos, através de uma seleção
planejada, para digitalização.
Após essa fase, o documento ainda precisa passar por controle de qualidade, classificação
e indexação, sendo validado para o acesso pelo pesquisador| cliente. E quais são as etapas de um
GED?

Figura 6 - fluxo de processo de gestão eletrônica de documentos.

Fonte: https://cklitzke.com.br/wordpress/wp-content/uploads/img-nova.gif
E quais são as etapas de um GED? Confira abaixo:
Descrição da imagem: Fluxo com etapas da gestão eletrônica de documentos. Na figura aparecem caixas como as
palavras\expressões: arquivo de documentos, preparação, digitalização, controle de qualidade, classificação e
indexação, homologação e consulta.

A GED otimiza a guarda, busca e segurança desses arquivos (ACERVO, 2020). E, como isso
acontece na prática? Confira detalhamento abaixo:

23
 Competência 02

1. Planejamento – Nesta etapa deve-se definir quais documentos serão digitalizados e

de que maneira a digitalização será realizada, forma de captura dos documentos, local
de armazenamento, acesso , tudo isso favorecerá as decisões a serem tomadas,
conforme o tipo da empresa e seu objetivo com esse processo.

2. Preparação dos documentos – Nesta etapa, para garantir a qualidade e legibilidade

dos arquivos, deve-se prepará-los para que os documentos mantenham sua qualidade
original ao serem digitalizados. Assim, é importante retirar objetos como clipes e
grampos, estejam novos ou enferrujados, plastificações. Em documentos mais antigos, o
papel pode apresentar-se frágil ou com vestígios de poeira, partes de insetos mortos, ou
outras sujidades. Nesses casos, é válido realizar uma limpeza com pincel para uma
melhor digitalização.

3. Digitalização de Documentos - Nesta etapa os documentos serão digitalizados em um

scanner. Nesse momento cópias idênticas ao documento digitalizado serão criadas.
Deve-se ter atenção para que a resolução seja de qualidade e com um tamanho de
arquivo menor. O Tipo de Scanner influenciará em uma melhor resolução do documento.

4. Controle de qualidade - Nesta etapa a atenção deve ser dada aos arquivos, verificando
se há alguns com defeitos como manchas, riscos, e partes sem aparecer , por o
documento estar mal posicionado. Assim, ao digitalizar os documentos, faz-se necessário
um controle de qualidade, verificando a legibilidade e a boa definição dos documentos
para que sejam armazenados em um sistema GED.

5. Indexação - Nesta etapa, os documentos são migrados para o local em que serão
armazenados e é criado um modelo de organização, o qual pode ser temático (assuntos,
palavras), cronológico (por datas), geográfico (lugares), seções, tipos, etc. Tudo isso
facilitará a localização\recuperação do documento no sistema.

24
 Competência 02

6. Disponibilização - Nesta etapa os documentos já podem ser acessados pelos usuários.

Esse acesso dos usuários aos documentos ocorre remotamente com o sistema GED.
Dessa forma, as consultas são mais rápidas e seguras. Tal segurança e agilidade diminui
o risco de perda de documentos, o que é passível de ocorrer com o documento em meio
físico.

A recuperação também é mais rápida, pois não é preciso que o arquivista, ou profissional
de determinada empresa para sua atividade para irem um local específico busca o documento. Outro
ganho também a citar é que o documento original tem sua vida mais longa, visto que o manuseio,
ainda que com luvas com o tempo pode danificá-lo.

Figura 6 - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Fonte: http://www.maxquality.com.br/investir-em-gerenciamento-eletronico-de-documentos/
Descrição da Imagem: Imagem de um computador lep top com uma gaveta aberta na qual há pastas de documentos e
uma lupa sobre as mesmas.

Ressalta-se que, mesmo com um scanner, a empresa tenha o cuidado de treinar a equipe
para digitalizar, dando instruções quanto ao processo, salientando as etapas da digitalização. Caso a
empresa opte por terceirizar o serviço e contratar uma empresa que o faça, é importante observar
se há um projeto relacionado ao que será feito com fluxo de trabalho para apresentar informações
como:

25
 Competência 02

• quantitativo da equipe operacional;

• materiais a serem utilizados pela equipe (luvas, toucas, máscaras, óculos de proteção,
álcool, etc.);
• materiais a serem utilizados nas pastas ou documentos (flanelas, pincéis, lápis para
anotações, envelopes e pastas para rearquivamento dos documentos físicos, papel
ofício para gerar novas etiquetas, etc.);
• equipamentos para digitalização: quantidade de scanners, computadores;
• quantidade de documentos digitalizados por semana, ou mês;
• formas de backup dos documentos digitalizados;
• envios atualizados de relatórios;
• estatísticas de produção parcial e global;
• orçamento por demanda em pequena, média e grande escala;
• relato de problemas, quando houver, etc.

Com isso, a empresa contratante do serviço poderá acompanhar o desenvolvimento do

processo com mais transparência e segurança.
Outro ponto a ressaltar é que, além do treinamento, é importante que a equipe utilize
Equipamentos de Proteção Individual, ou EPI´s. Isso vai auxiliar para que o documento não sofra
danos como, por exemplo, o suor nos dedos, ao paginar o documento, evitar incidentes como
espirros, ou tosse, eventos que pode molhar os documentos com mucosas, suor, ou mesmo sangue
(se o pesquisador se machucar ou tiver algum corrimento bucal ou nasal. Além disso, a segurança das
pessoas que manuseiam documentos com fungos, bactérias, poeiras ou até mesmo vírus que podem
durar dias vivos sobre a superfície do papel. Portanto, ganha o documento por sua preservação física
e quem o manuseia por sua segurança e qualidade de vida no trabalho.

26
 Competência 02

E por falar em vírus... Se lig@!

Transformando a Covid-19 em uma oportunidade para o patrimônio documental:
Como comunidade Arquivística, convocamos vocês a trabalhar e participar
ativamente dos processos de mudanças que temos que enfrentar como
arquivistas.
1. Apoiar e fornecer conhecimento técnico, entre outros, aos comitês
nacionais e regionais do programa Memória do Mundo (MOW).
2. Construir alianças estratégicas entre o Estado, instituições e a
comunidade em geral, que permitam o fortalecimento do trabalho de
resgate, preservação e acesso à informação.
3. Fortalecer e aumentar o trabalho sobre nossos ativos históricos,
disponibilizando-os ao público por meio de catálogos padronizados, além
de enfatizar a redução da brecha entre o trabalho técnico e as
possibilidades de trabalho e inovação que a transformação digital nos
proporciona.
4. Preservação, transparência e acesso à informação.
5. Posicione os Arquivos destacando a utilidade de nossas instituições de
memória como tendo informações confiáveis para a construção da
memória do mundo em todas as suas manifestações, incluindo pandemias
e a resposta do mundo a elas.

Portanto, é essencial garantir a existência de um registro completo da

pandemia do COVID-19, para que possamos evitar outro surto dessa natureza
ou gerenciar melhor o impacto desses eventos globais na sociedade no futuro.
Fonte: http://www.arquivonacional.gov.br/br/ultimas-noticias/2108-ala-
transformando-a-ameaca-covid-19-em-uma-oportunidade-para-maior-apoio-ao-
patrimonio-documental

Mesmo com recomendações e distribuições de equipamentos que garantem a segurança

física das pessoas e dos documentos, não há uma garantia de que os equipamentos serão utilizados
da forma correta, que seria no tempo integral em que o profissional está manuseando os papéis.

Se lig@!
Uma forma de fazer com que isso aconteça é criar um documento contendo
informações que deixem o profissional ciente de suas obrigações em relação à
sua segurança pessoal (uso dos EPI’s), e patrimonial (manuseio dos documentos)
no qual ele se comprometa, por escrito que fará uso dos mesmos.

27
 Competência 02

Figura 7 – Digitalização de documentos.

Fonte: https://www.curitiba.pr.gov.br/noticias/arquivo-publico-digitaliza-documentos-historicos-e-facilita-acesso-da-
populacao/39622
Descrição da imagem: imagem de rapaz sentado com touca, usando máscara e luva descartáveis manuseando um
mouse, olhando para um documento na tela do computador. Ao lado, uma máquina pequena de scanner ligada.

2.3 Gestão Documental e as Empresas

Até aqui, foi abordado a GED em suas etapas e o que se requer para que ela aconteça.
Agora, veja alguns exemplos de ferramentas e projetos em instituições que fazem a gestão
documental.
Tanto empresas privadas, como empresas públicas têm adotado a gestão documental
como uma ferramenta para otimizar seus processos, sejam em atividades meio, como é o caso de
arquivos dando apoio às atividades internas dentro das empresas, como em atividades fim, como é
caso da pesquisa em arquivos históricos.
Nos dias atuais, a gestão documental tem caminhado para um panorama virtual, ou seja,
a GED é adotada como iniciativa econômica de espaço e tempo do fluxo documental (produção, uso,
circulação, guarda, recuperação, preservação, etc.). Para que o GED seja eficaz, é preciso investir em
uma estrutura de equipamentos(computadores, scanners) e sistemas (softwares de tratamento de
documentos). Neste caso, há iniciativas como o Alfresco.

28
 Competência 02

O Alfresco é um exemplo de programa que trata informação documental

eletronicamente. Ele é um software que visa facilitar o trabalho em equipe em documentos
armazenados no sistema. Tanto uma plataforma de gerenciamento de conteúdo quanto um sistema
de gerenciamento de documentos. Ideal para equipes que regularmente criam e atualizam conteúdo,
especialmente de maneira colaborativa. (LINUX SOLUTIONS, 2020).

Se lig@!
Administração econômica do ciclo de vida do conteúdo da criação à destruição
ou arquivo final:
O Gerenciamento do Ciclo de Vida da Informação (ILM) garante que os registros
estejam disponíveis até serem destruídos ou arquivados. O Alfresco Governance
Services permite que as empresas armazenem registros e informações de
maneira fácil e econômica ao longo do ciclo de vida, mantendo os recursos de
segurança para atender aos requisitos regulamentares e de conformidade.
(ALFRESCO, 2020).

Como empresa que presta um serviço de digitalização para outras empresas, a Arquivar
é um exemplo. Ela apresenta argumentos estatísticos interessantes para seu serviço ser adotado,
como o tempo de horas semanais para se localizar um documento, a reprodução de documentos mais
de uma vez e a economia de espaço, ao migrar documentos para um sistema de armazenamento
digital (ARQUIVAR, 2020).

Se lig@!
9.3 horas
é o tempo gasto por semana por um funcionário buscando um documento
83% recriam
documentos nas empresas por não achar suas versões antigas
60% de espaço
é liberado ao migrar para um sistema de armazenamento digital
Fonte: https://arquivar.com.br/

Como exemplo de instituição pública que adotou a digitalização, destaca-se o arquivo

público de Curitiba. Nele, há vários documentos como decretos, revistas e fotografias.

29
 Competência 02

Arquivo Público de Curitiba

São atas, decretos, contratos, fotografias, plantas arquitetônicas, revistas e
outros inúmeros registros públicos que, no formato eletrônico, passam a ser
localizados e disponibilizados mais rapidamente. “Além das facilidades de acesso,
a digitalização reduz a necessidade de manipulação dos originais, o que contribui
para a conservação dos documentos”, explica o diretor do Arquivo Público
Municipal, Rubens Zampieri.
Fonte: https://www.curitiba.pr.gov.br/noticias/arquivo-publico-digitaliza-
documentos-historicos-e-facilita-acesso-da-populacao/39622

As instituições públicas, muitas vezes, encontram barreira pela falta de recursos. Nesses
casos, recorrer a projetos junto a outras instituições culturais, ou mesmo empresariais, pode ser uma
alternativa.

2.4 Perfil do profissional Técnico em Arquivo na Gestão Documental

O foco nesta seção será um breve comentário sobre as competências necessárias para
atuar em processos da gestão documental e que orienta a Lei 6.546 de 1978.
As competências de um profissional estão diretamente ligadas à atividade por ele
desenvolvida em campo. Isso significa que, se ocorrem alterações, como é o caso da digitalização
como uma realidade para muitos arquivos, o profissional precisa desenvolver-se para atender as
demandas em pauta. Aqui seguem algumas recomendações:
• Atualizar-se para o mercado digital.
• Aprender elementos básicos para um processo de digitalização.
• Aprender a operar equipamentos de digitalização, scanners, softwares de
armazenamento.
• Entender quais as demandas da empresa a qual está a serviço.
• Comprometer-se com a segurança física e digital dos documentos que estão sendo
tratados.
• Ensinar o que aprendeu.
• Perguntar o que não sabe.
• Saber trabalhar em equipe.

30
 Competência 02

• Compartilhar suas novas habilidades que venham somar com agilidade e qualidade
em suas atividades.

No que se refere à legislação, é importante entender que o técnico opera subordinado

hierarquicamente a um gestor, seja ele um arquivista ou consultor da empresa. Nesse sentido,
quaisquer mudanças ou problemas durante suas atividades devem ser reportadas, preferencialmente
por escrito (email, livro de registro, Livro de notas, Atas de reunião).
A Lei 6.546|1978 é uma diretriz de como e com o que o profissional técnico deve atuar.
Assim, recomenda-se que, em atividade, ela seja consultada com frequência, para não haver
demandas que são do arquivista, repassadas para um profissional de nível técnico. Outro ponto é que
as atividades do técnico devem ser orientadas e supervisionadas pelo profissional arquivista.

Art. 2º Atribuições do Arquivista Art. 3º Atribuições do Técnico em Arquivo

I - planejamento, organização e direção de I - recebimento, registro e distribuição dos
serviços de Arquivo; documentos, bem como controle de sua
III - planejamento, orientação e direção das movimentação;
atividades de identificação das espécies II - classificação, arranjo, descrição e
documentais e participação no planejamento execução de demais tarefas necessárias à
de novos documentos e controle de guarda e conservação dos documentos,
multicópias; assim como prestação de informações
IV - planejamento, organização e direção de relativas aos mesmos;
serviços ou centro de documentação e III - preparação de documentos de arquivos
informação constituídos de acervos para microfilmagem e conservação e
arquivísticos e mistos; utilização do microfilme;
VI - orientação do planejamento da IV - preparação de documentos de arquivo
automação aplicada aos arquivos; para processamento eletrônico de dados.
VII - orientação quanto à classificação,
arranjo e descrição de documentos;
VIII - orientação da avaliação e seleção de
documentos, para fins de preservação;

31
 Competência 02

IX - promoção de medidas necessárias à

conservação de documentos;
XI - assessoramento aos trabalhos de
pesquisa científica ou técnico-
administrativa;
XII - desenvolvimento de estudos sobre
documentos culturalmente importantes.

Quadro 4 – Atribuições do arquivista e do Técnico em Arquivo.

Fonte: Lei 6546\1978 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/1970-1979/L6546.htm

A microfilmagem citada na lei 6.546 de 1978 é indicada para organizações que buscam
preservar documentos originais por muito tempo e desejam reduzir o espaço físico ocupado por eles.
A solução possui amparo legal (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968. Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro
de 1996), que permite a eliminação do documento em papel. (ARQUIVAR, 2020).

Você já ouviu falar sobre Microfilmagem?

Vem por aqui: https://arquivar.com.br/solucao/microfilmagem/

E por aqui também: https://www.youtube.com/watch?v=AuaPJx6cz9U

E aí, quanta coisa nova apresentada sobre gestão de documentos, hein? Vale relembrar:
• Gestão documental;
• Gestão Eletrônica de Documentos;
• GED nas empresas;
• Competências e diretrizes legais ao profissional para atuar em GED.

32
Competência 02

E as práticas e oportunidades para o profissional de arquivo, quer saber mais

sobre isso?
É só seguir para a próxima competência, mas, antes, que tal assistir a videoaula
desta competência?

Ah, se quiser, você pode também aprender umas palavras específicas usadas
pelos profissionais de arquivo:

Sigilografia - disciplina que tem por objeto o estudo dos selos, sinetes e
carimbos. Também chamada esfragística.
Heráldica - disciplina que estuda os brasões e emblemas.

33
 Competência 03

3.Competência 03 | Identificar boas práticas da gestão da informação nos

ambientes empresariais

Na vida nos relacionamos com coisas e eventos, muitas vezes, sem os perceber como
ferramentas e cenários importantes para sermos e estarmos onde estamos. Nesta competência você
irá ingressar no plano prático do espaço do arquivo, ou seja, a partir de situações, serão apresentadas
possibilidades para você organizar documentos.

3.1 Recursos, ferramentas e competências para a prática da gestão documental

As empresas adotam boas práticas para organizar sua massa documental, por
perceberem que é mais vantajoso criar um fluxo desde a criação até a destinação final dos
documentos. Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o arquivo necessita de
recursos humanos, instalações e recursos materiais (MARTINS, 1998).
Entre as operações necessárias a serem realizadas pela equipe do arquivo, Martins (1998,
p.8) destaca:
• Selecionar documentos
• Registrar documentos
• Estabelecer o método de classificação adequado
• Codificar documentos
• Ordenar documentos
• Arquivar documentos de acordo com o método adotado
• Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado
• Localizar documentos
• Controlar a saída de documentos do arquivo
• Transferir e descartar documentos
• Orientar e treinar usuários

34
 Competência 03

Se lig@!
Ao emprestar um documento, anote, protocole ou registre o evento com
informações como: Nome da pessoa que pegou o documento, data, tipo do
documento, classificação, etc.
Peça para quem; solicitou o empréstimo assinar abaixo dessas informações e
registrar a data (dia, mês e ano).

Tudo isso, requererá do técnico à frente do arquivo, algumas habilidades e competências

como (MARTINS, 1998, p.9):
• Estar a par de todas as atividades e interesses da Instituição e da sua área de atuação;
• Conhecer as principais regras para classificar documentos;
• Conhecer abreviaturas importantes;
• Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos documentos;
• Ser leal e discreto;
• Ser metódico;
• Possuir boa memória

Repare que as competências humanas são necessárias para qualquer atividade, seja
lógica, artística, de comunicação, relacionamento, organização, gestão, entre outras.

Figura 8 - Competências humanas

Fonte: https://www.novida.com.br/wp-content/uploads/2019/09/Gest%C3%A3o-por-competencias-731x350.png
Descrição da Imagem: Imagem com plano de fundo azul mostrando um homem rodeado de círculos com ícones da
balança da justiça, números, aperto de mãos, elementos de pintura artística e dois balões de diálogo.

35
 Competência 03

Ei, que tal relembrar alguns pontos que caracterizam o documento?

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza

e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno,
planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata,
relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma).
3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema
de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual
(filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias,
negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma
geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos
(disquetes, cd-rom).
4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo
com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e
Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida
Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela
Salarial.
Fonte: Martins (1998).

Uma parte importante a considerar nos arquivos é a instalação, a qual requer análise dos
seguintes aspectos (MARTINS, 1998, p.9):

Localização: acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar térreo devido ao
peso) e que tenha capacidade de expandir-se;
Iluminação: ampla, mas, difusa, isto é sem que tenha incidência direta do sol;
Arejamento: ventilação natural, constante e regulável;
Higienização: limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;
Disposição: (lay out): espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação do
acervo;
Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações etc.
Na busca por uma instalação, manutenção e fluxo eficaz de um arquivo, muitas empresas
adotam o programa 5s, o qual, quando aplicado, diminui o esforço, reduz o estresse e produz mais
qualidade no ambiente de trabalho.

36
 Competência 03

3.2 Ferramentas de qualidade para boas práticas na Gestão documental

O programa 5s, é um exemplo para quem busca diretrizes claras para o processo de
organização de um espaço social de negócios ou documentos. O referido programa é um “método
criado em 1959, nos Estados Unidos com o nome house-keepping. Mais adiante, em 1960, foi adoto
do pelo Japão que o consolidou com o nome “Programa 5S” (Lyra, 2017, p.36).

Figura 9 - Arquivo desorganizado

Fonte: https://blog.maxieduca.com.br/wp-content/uploads/2018/06/Escolha-do-arquivo.gif
Descrição da Imagem: figura de homem com a língua de fora fechando uma gaveta de arquivo lotada de papéis.

O “5s” é um programa de qualidade no trabalho e produtividade com base em 5 sensos:

• SEIRI: senso de seleção;

• SEITON: senso de organização;
• SEISO: senso de limpeza;
• SEIKETSU: senso de conservação;
• SHITSUKE: senso de autodisciplina.

37
 Competência 03

Quer aprofundar mais sobre os sensos?

Vem por aqui:
https://www.citisystems.com.br/programa-5s-empresas-conceito-implantacao-
auditoria/

Agora você verá cada um dos cinco sensos no contexto de um arquivo:

Sensos do Programa 5s Aplicação em Arquivos

Seleção Os documentos precisam de uma seleção, antes de sua
destinação (guarda ou eliminação). Isso inclui também
avaliar sua utilidade no espaço institucional,
considerando seu ciclo de vida.
Organização Após entender a função de uso, pela seleção, é hora de
organizar, ou seja, dar destino, seguindo métodos e
classificações que atendam às demandas do
usuário/cliente.
Limpeza A integridade física dos documentos depende de ações
que prezem pela limpeza. Isso requer procedimentos
periódicos no espaço em que os documentos são
guardados.
Conservação Este senso segue e é complementar ao da limpeza. O uso
de luvas e máscaras são formas de manter o bom estado
físico do documento.
Autodisciplina Autogerenciar uma agenda, seguindo o que é
prioridade e o que é urgente, facilita as atividades do
profissional do arquivo.

Quadro 5 – Programa 5s em arquivos

Fonte: A autora (2020)

Fazer perguntas pode ajudar na aplicação dos sensos acima:

38
 Competência 03

• Como selecionar, separar, classificar e organizar?

Se lig@!
Para iniciar um plano de classificação, primeiro identifique quais as atividades da
instituição, depois registre tudo para, num terceiro momento, listar os
documentos que a mesma produz.
https://arquivar.com.br/blog/5s-na-gestao-de-documentos/

• Como, quando, o que e onde guardar?

• Quando limpar? Para que conservar?
• Quem é o cliente da instituição?
• Como é a dinâmica e fluxo dos documentos?
• Quanto custa fazer ou não essas etapas? É importante manter a cultura de melhoria
contínua?
• O que eu, como profissional de arquivo, preciso para ter mais autodisciplina e
qualidade no meu trabalho?

Figura 10 – Autodisciplina
Fonte: https://storage.googleapis.com/adm-portal.appspot.com/noticias/_imgHighlight/artigo_99411.jpg
Descrição da Imagem: Figura de mulher sentada meditando com várias mãos ao redor segurando objetos como agenda,
pasta, celular, gráfico, envelope de carta e telefone.

Outro ponto importante para o profissional que atua em arquivos é sempre gerenciar o
tempo. A localização rápida de um documento depende de uma classificação e organização
sistemática, apoiada em um contexto de entrada e saída do mesmo documento, ou similares

39
 Competência 03

relacionados a ele. Exemplo: em uma empresa, documentos de contrato devem estar relacionados
aos documentos dos funcionários contratados, pois, isso facilita em caso de atualização de cargo,
aumentos, promoções, desligamento, etc.

Leva pra vid@!

Tempo é vida! Se você vende seu tempo por dinheiro, mas, mesmo assim, tem
pouca qualidade de vida, reveja suas práticas, hábitos, resultados, projetos,
escolhas e decisões.

Figura 11 - Organização.
Fonte: https://media.istockphoto.com/vectors/cartoon-daily-routine-character-man-vector-
vector-id961871856
Descrição da Imagem: figuras de um homem e sua a rotina: acordando, no banho, comendo,
conversando com outra pessoa, jogando bola, assistindo televisão, sentado digitando, andando
com uma maleta. Ao centro da figura há um relógio mostrando a dinâmica do homem em seu
dia.

É importante considerar ainda:

• Armazenamento
O espaço de um arquivo deve ter corredores que possibilitem o trânsito dos
profissionais em suas atividades de arquivamento e desarquivamento.
• Mobiliário
Envelopes, pastas, caixas-arquivos, gavetões, móveis arquivos, estantes, etc.
• Sistema de organização

40
 Competência 03

Softwares e sistemas que possibilitem que mais de uma pessoa consiga acessar o
mesmo documento de forma simultânea.
• Tipos de documentos
1. - Documentos administrativos e legais (cartórios, tribunais, escritórios de
advocacia e empresas, sindicatos, hospitais, escolas).
2. - Documentos pessoais (Todos os registros de identificação de uma pessoa
desde seu nascimento até sua morte).

Veja trecho da lei que aborda sobre esses tipos de documentos:

Lei 6.015|1973 - Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências.

TÍTULO II
Do Registro de Pessoas Naturais
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 29. Serão registrados no registro civil de pessoas naturais:
I - os nascimentos
II - os casamentos;
III - os óbitos;
IV - as emancipações;
V - as interdições;
VI - as sentenças declaratórias de ausência;
VII - as opções de nacionalidade;
VIII - as sentenças que deferirem a legitimação adotiva.
Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L6015consolidado.htm
CAPÍTULO IV
Do Nascimento
Art. 50. Todo nascimento que ocorrer no território nacional deverá ser
dado a registro, no lugar em que tiver ocorrido o parto ou no lugar da
residência dos pais, dentro do prazo de quinze dias, que será ampliado em até
três meses para os lugares distantes mais de trinta quilômetros da sede do
cartório.
§ 2º Os índios, enquanto não integrados, não estão obrigados a inscrição do
nascimento. Este poderá ser feito em livro próprio do órgão federal de assistência
aos índios.
Fonte: LEI Nº 6.015, DE 31 DE DEZEMBRO DE 1973.

41
 Competência 03

• Documentos históricos (documentos com um legado de memória institucional

cultural).
• Documentos danificados (rasurados, molhados, mofados, rasgados, etc.)

Para uma ação de recuperação dos documentos, algumas ações devem ser adotadas, veja
algumas recomendações (TJRJ, 2006):

1. Expor os documentos molhados à sombra durante três dias, após dois dias de sol
quente, quando a baixa umidade do ar contribuirá bastante para a secagem dos
documentos;
2. Acondicionar os documentos em sacos plásticos de textura grossa, aplicar sílica gel
e lacrar os sacos por um período de 10 dias. Essa substância elimina a umidade
remanescente nos documentos, deixando-os secos;
3. Acondicionar os documentos nas caixas-arquivo com a identificação de origem.

SE LIG@!
Ao longo do curso você terá uma disciplina específica sobre preservação
documental, massa, né?

3.3 Gestão documental em empresas – recomendações ao futuro profissional

Além de visitar conteúdos sobre recursos, instalações, competências e o Programa 5s em

arquivos, é importante você visualizar espaços nos quais um profissional de arquivo pode atuar. Aqui
serão apresentados três locais: escritório de advocacia, hospitais e arquivo histórico:
Organizando um escritório de advocacia – O escritório em si também produz uma
documentação relativa aos seus contratados e sua estrutura:
• Pastas por funcionários (advogados): Nelas devem conter o acervo documental de
cada cliente: ex.: documentos pessoais e processos;

42
 Competência 03

• Instalações: luz, serviços de internet, limpeza, etc.;

• Mobiliário: mesas, cadeiras, gavetões, pastas, envelopes, armários, etc.

Organizando um arquivo hospitalar – As entradas e saídas dos pacientes, os prontuários

são documentos sinalizadores das condições e evoluções dos pacientes em seus tratamentos. Dessa
forma, trata-se de uma documentação que requer organização sistemática para que sua localização
seja fácil e rápida, sempre que for preciso. No Brasil, há uma legislação recente que valida o processo
de digitalização de documentação hospitalar.

Lei 13.787 de 27 de dezembro de 2018.

Dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a
guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente.
Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-
2018/2018/lei/L13787.htm

• Documento histórico – Se você acompanhou as duas primeiras competência deste

E-book, certamente está com uma bagagem informacional sobre documentos
históricos. Contudo, vale ressaltar dois pontos:
1. Manuseio: o tempo fragiliza os corpos e isso também se aplica ao papel.
Muitos documentos tornam-se ressecados, quebradiços, alguns,
esfacelam-se. Nesse sentido, usar luvas e manusear individualmente as
páginas é uma medida vital para sua posteridade física.
2. Arquivamento: Nem todo documento pode ser simplesmente
engavetado, ou inserido em envelopes, é preciso um processo de limpeza,
ou mesmo desinfestação. Para isso, é necessário o uso de técnicas e
produtos químicos, além de perícia e competência por parte do
profissional de arquivo.

Em todos esses processos e cenários é possível aplicar o programa 5s, dependendo do

interesse e da política do arquivo.

43
 Competência 03

Figura 12 - Limpeza de documento com pincel

Fonte: https://agenda4p.com.ar/wp-content/uploads/2016/11/Archivo-Limpieza-y-Digitalizaci%C3%B3n-
documentos.jpg
Descrição da Imagem: imagem de um documento sendo limpo com pincel. Nela aparecem duas mãos com luvas, uma
segurando um papel amarelado sobre uma base e a outra segura o pincel sobre o documento.

Eita que agora chegamos ao final, hein? Já se sente pronto para responder à pergunta
feita lá no começo? Que bom!
Agora você também pode assistir a videoaula desta competência e fazer as atividades
propostas!

Ah, se quiser, você pode também aprender umas palavras específicas usadas
pelos profissionais de arquivo:

Umidificação - procedimento em que documentos quebradiços e ressecados

são colocados numa atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade pela
absorção gradual do vapor d'água.
Velatura - processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de
papel ou tecido em qualquer face de uma folha. Ver também laminação.

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Conclusão
Quem bom que você esteve presente até aqui. Sua chegada e permanência já estão na
história deste curso. Indo para o contexto da disciplina, você ainda está no arquivo corrente (seus
documentos, histórico, mensagens do AVA, e, logo mais: seu diploma!).
Passado o tempo, você será parte de uma recordação de um todo que configura este
curso. Seu nome estará nessa história, como já falei. Para onde você vai a partir de agora? E qual a
sua história até aqui? Olhando para seus documentos você poderá responder muito bem sobre isso.
Há algo, no entanto, mais importante, o seu comprometimento em ser imparável!
Imparável para escrever a sua própria história e ir além dos documentos. Ficar na memória, sair das
bocas em forma de histórias, anedotas, causos e, quem sabe, grandes feitos!
Ninguém morre por inteiro, há pedaços, narrativas e vozes que não nos deixam morrer
nunca! É assim com os documentos, eles contam muita coisa, segredos, verdades que estavam
arquivadas, escondidas! Quando jovens, os documentos são ferramentas, caminhos para que as
pessoas busquem apresentar-se ao mundo, ao mercado!
Se você veio até aqui, não pare de documentar seus sonhos! Apresente-se a este universo
como alguém que, mais que executar tarefas, quer realizar sonhos, mais que aprender teorias, quer
compartilhar experiências! Assim como os documentos, você tem um grande poder: ser prova de que
a vida é um processo, que vai marcando a face, deixando o novo, encontrando o velho... o velho e
sábio tempo!
Sempre que quiser, arquive o que marcou com cor ou aprendizado a sua história, delete
o que já não faz bem a você e, desarquive tudo o que vale a pena reviver! Siga em frente, sempre
com os arquivos na memória de quem realmente é você para ir além do que você pode ser!
Bons estudos e uma GRANDE e MEMORÁVEL jornada!

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Referências

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ALFRESCO. Disponível em: < https://www.alfresco.com/ >. Acesso em: 8 maio 2020.

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_______. Lei 12.682 de 9 julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos
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FERREIRA, Marilucy da Silva. Configuração, uso e representação da informação com aplicação de uma
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Minicurrículo do Professor

Marilucy da Silva Ferreira

Professora de Educação Profissional da ETEPAC, pela
Secretaria de Educação do Estado de Pernambuco -
Modalidade EAD. Mestra em Ciência da Informação
pelo Programa de Pós-Graduação em Ciência da
Informação da Universidade Federal de Pernambuco
(2012). Graduada em Biblioteconomia pela UFPE
(2009). Magistério(2000). Especialista em Gestão e
Tutoria em EAD. Atuou como docente e orientadora
no Curso de Aperfeiçoamento em Gestão de Acervos
Bibliográficos, Arquivísticos e Museológicos da
Fundação Joaquim Nabuco - FUNDAJ (2015-2016),
na modalidade EAD. Atuou como docente do Curso
Técnico em Biblioteca, na Secretaria Executiva de
Educação Profissional do Governo do Estado de
Pernambuco - SEEP-PE (de 2012-2017). Foi Coordenadora do Curso Técnico em Biblioteca pela SEEP-
PE, na modalidade EAD (2012-2013). Possui experiência no magistério de Ensino Fundamental I
(2003-2004). Tem experiência em bibliotecas de ensino superior (2012, 2016) e escolar (desde 2018).
Foi analista de informação em empresa voltada à Tecnologia Jurídica (2014-2015). Tem experiência
em arquivo acadêmico (2017-2018). Fez estágios em renomadas instituições (Centro de
Documentação da Rede Globo NE, 2008, Arquivo Geral Tribunal do Justiça de Pernambuco, 2009).
Tem publicações nas áreas de Organização, Recuperação e Representação da Informação, Indexação
e EAD, em capítulos de livros, artigos de revistas, eventos na área de Ciência da Informação. Também
ministra palestras sobre temas da área de formação e correlatas (arquivos e museus) e
desenvolvimento pessoal e presta consultoria para atividades da área.

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