Funciones de Desarrollo Social

IV.5.4.3.1. Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado Adquisicin de Medicamentos Auditora Financiera y de Cumplimiento: 09-1-00GYN-02-0486

Criterios de Seleccin Esta auditora se seleccion con base en los criterios generales y particulares establecidos en la Normativa Institucional de la Auditora Superior de la Federacin para la planeacin especfica utilizada en la integracin del Programa Anual de Auditoras para la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2009, considerando la importancia, pertinencia y factibilidad de su realizacin. Objetivo Fiscalizar la gestin financiera de la Adquisicin de Medicamento para verificar que en sus procesos de adquisicin, recepcin, salvaguarda, control y registro presupuestal y contable, se apegaron a las disposiciones legales y normativas aplicables. Asimismo, evaluar el cumplimiento de objetivos y metas. Alcance Universo Seleccionado: Muestra Auditada: Representatividad de la Muestra: Antecedentes Uno de los proveedores a quien se le adjudic medicamento por 1,111.7 millones de pesos, es el prestador del servicio de tercerizacin para la administracin y distribucin de medicamento, por lo que resulta importante revisar los procesos licitatorios en los que obtuvo los contratos, y constatar que si con el mecanismo adoptado se garantiza el abasto suficiente y oportuno a la derechohabiencia. As como prever posibles actos de corrupcin. 6,483,499.6 miles de pesos 1,866,177.2 miles de pesos 28.8 %

Resultados 1. Entrega de Medicamento Se constat que de los seis contratos revisados, por 1,858,053.7 miles de pesos, en cinco la entidad penaliz a los proveedores por el desfase en la entrega del medicamento, por un total de 37,464.0 miles de pesos; no obstante, al analizar las remisiones con las cuales se recibieron los medicamentos en el almacn, se constat que los bienes se recibieron en los plazos de entrega establecidos en los contratos; adems, con los oficios nmeros SAIM/1907, SAIM/1908, SAIM/1911, SAIM/1881 y

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SAIM/1891 del 8 de abril de 2009, se ampla la fecha mxima de entrega de los medicamentos, por lo que dichas penalizaciones no debieron aplicarse. Al respecto, la Coordinacin de Administracin de la Direccin Mdica inform que la pena convencional aplicada se calcul de acuerdo con los sellos asentados en las remisiones, en relacin con las fechas pactadas en los contratos; sin embargo, las remisiones no contienen las modificaciones de las fechas de entrega, que mencionan los oficios arriba citados, las cuales debi realizar la Subdireccin de Almacenes. Por solicitud de los proveedores, el ISSSTE reintegr el monto total de las penalizaciones cobradas, sin incluir gastos financieros. Sin embargo, aun cuando se seala que se aplicaron las penalizaciones, en funcin de las fechas de entrega que establecan las remisiones, de acuerdo con lo que establece la normativa, y que se devolvieron las penalizaciones a los proveedores sin que se cobraran al instituto gastos financieros, la entidad fiscalizada no inform las acciones ni medidas que establecer para que en caso de que se modifiquen los plazos de entrega a los proveedores, se consideren en las remisiones los nuevos plazos y se evite con ello aplicar penalizaciones improcedentes. Vase accin(es): 09-1-00GYN-02-0486-01-001 2. Seguimiento de los Contratos Se constat que en el Centro Mdico Nacional 20 de Noviembre no se lleva a cabo un adecuado control y seguimiento de los contratos de adquisicin de medicamento, ya que de los tres contratos revisados, por un monto de 8,123.5 miles de pesos, en el nmero 1-0235/09 se observ que en dos claves de medicamento el proveedor no cubri la cantidad de 23 piezas, pactadas en el contrato, por 9.6 miles de pesos, sin que se le comunicara la cancelacin para entregar el medicamento, y en el nmero 10237/09 se determin que en tres claves de medicamento ingresaron en la farmacia 12 piezas de ms en relacin con las que estipula el contrato, sin contar con el oficio de autorizacin correspondiente. Vase accin(es): 09-1-00GYN-02-0486-01-002 3. Registro de entradas y salidas de medicamentos Con el anlisis de las tarjetas de control (krdex) de las 25 claves de medicamento revisadas en el Centro Mdico Nacional 20 de Noviembre, se comprob que el registro de la recepcin en la farmacia se realiz con desfasamientos de entre uno y cuatro das; asimismo, de siete claves de medicamento no fueron registradas las entradas en las tarjetas de control (krdex) de 327 piezas, por 166.2 miles de pesos, no obstante que el registro debe ser diario. Al respecto, el Subdirector de Administracin del Centro Mdico Nacional 20 de Noviembre inform que el desfase en el registro se debe a que se tienen entradas y salidas de aproximadamente 1,700 movimientos diarios y slo se cuenta con una persona para su registro, por lo que se han emitido diversos oficios para que se supervise que el registro se realice diariamente.

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Sin embargo, no se inform qu medidas se establecern para que se registren en los krdex, en el momento en que se conocen los movimientos de entradas y salidas de medicamentos, con objeto de conocer las existencias disponibles para su distribucin, control y uso. Vase accin(es): 09-1-00GYN-02-0486-01-003 4. Existencias de medicamentos Con el anlisis de las tarjetas de control (krdex) de las 25 claves de medicamento revisadas en el Centro Mdico Nacional 20 de Noviembre, se determin lo siguiente: En las claves de medicamento nms. 4229, 5938, 0430, 4429, 5924 y 4191, los krdex no muestran las existencias reales, ya que en algunos meses el saldo final no es igual al saldo inicial del siguiente mes, o en su caso, presentan saldos con existencias de menos. Al respecto, la entidad fiscalizada inform que se debi a problemas en los procesos de operacin del Sistema Integral de Administracin Hospitalaria (SIAH), por lo que solicit a la Coordinacin de Tecnologas de la Informacin realizar las adecuaciones, modificaciones o correcciones correspondientes, y que proporcionara una impresin de los krdex de las claves observadas, en donde ya se encuentra la existencia real. Sin embargo, se concluye que el Sistema Integral de Administracin Hospitalaria (SIAH), del mdulo de farmacia no es confiable, debido a que no se tiene la certeza de que reporte los saldos reales de las existencias, por clave de medicamento. Adems, se observaron las siguientes anomalas: En 2009 se adquirieron 87 piezas, de la clave 4229 L-ASPARAGINASA, en de las cuales nicamente se distribuyeron dos piezas durante el ejercicio. Las claves 4437 PALONOSETRON y 4332 BUDESONIDA SUSPENSIN, por 38.9 miles de pesos, se adquirieron de manera directa, mediante el contrato 1-0235/09 del 25 de marzo de 2009, con el argumento de que se encontraban fuera del cuadro bsico; sin embargo, con el registro en las tarjetas krdex, se comprob que dichos medicamentos fueron surtidos a la farmacia del C.M.N. 20 de Noviembre de enero a diciembre de 2009 por el Almacn Regional Centro y por el Centro Nacional de Distribucin, debido a que se trata de medicamentos que s estn considerados en el cuadro bsico. En el krdex de la clave 5928 CILOSTAZOL, se observ que se adquiri de manera directa por encontrarse fuera del cuadro bsico; sin embargo, en el krdex se tiene registrado el ingreso de 1,920 piezas, de las cuales nicamente se distribuyeron 936 piezas durante el ejercicio (48.8% de lo adquirido), por lo cual, el saldo final de 984 piezas es mayor que el consumo de este medicamento durante el ao.

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Del krdex con la clave 4429 DACTINOMICINA, se determin que mediante el contrato 1-0237/09 del 25 de marzo de 2009, se adquirieron 150 piezas, de las cuales ninguna fue distribuida en el ejercicio. Del krdex de la clave 4123 TIROFIBAN, adquirida mediante el contrato 1-0242/09, del 25 de marzo de 2009, se determin una existencia de 112 piezas al inicio de ao. Durante el ejercicio 2009 ingresaron en la farmacia 168 piezas y se distribuyeron a los derechohabientes y a las unidades mdicas 115 piezas, y quedaron al final del ejercicio 165 piezas, por lo cual se observ que al final del ejercicio exista sobreinversin de esta clave. De lo anterior, se observ que se realizaron compras directas, a pesar de que el medicamento fue surtido por el Almacn Regional Centro y por el Centro Nacional de Distribucin; adems, en algunas de las claves adquiridas no se justifica su adquisicin, ya que el movimiento de salida es por debajo de lo adquirido, lo cual provoca sobreexistencias. Adems, no se inform de las medidas que se implantarn para evitar estas irregularidades. Vase accin(es): 09-1-00GYN-02-0486-01-004 09-1-00GYN-02-0486-01-005 5. Proceso de adjudicacin de contratos Se revisaron seis contratos adjudicados en sector central por la adquisicin de medicamento, por un monto de 1,858,053.7 miles de pesos, dentro de los cuales se encuentran los asignados al proveedor que gan la licitacin del servicio de administracin y distribucin de medicamentos, en los que se comprob que tres, por 1,061,896.7 miles de pesos, se adjudicaron mediante licitacin pblica tres, por 796,157.0 miles de pesos, mediante adjudicacin directa, por tratarse de medicamento con patente vigente, y tres, por un monto de 8,123.5 miles de pesos adjudicados por el Centro Mdico Nacional 20 de Noviembre, en los cuales los procesos de compra cumplieron con la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, y las Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Servicios del ISSSTE. Adems, se constat que los medicamentos adquiridos se incluyeron en el Programa Anual de Adquisiciones. 6. Registro presupuestal y contable, y cumplimiento de metas Se constat que el registro presupuestario se realiz de acuerdo con el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administracin Pblica Federal, en la partida 2504 "Medicinas y productos farmacuticos" y el pago a los proveedores en las cuentas contables correspondientes, de conformidad con el Catlogo de Cuentas, autorizado por la SHCP. Asimismo, la entidad tiene establecida la meta de atender la totalidad de los requerimientos de compra de insumos para la salud, la cual alcanz el 100% de la meta prevista, al recibirse de enero a diciembre de 2009, 162 requerimientos de compra de bienes de consumo, con 4,089 claves solicitadas para su compra, las cuales fueron atendidas en su totalidad.

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Acciones Recomendaciones 09-1-00GYN-02-0486-01-001.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado establezca mecanismos de supervisin, a fin de que en los casos en que se modifiquen los plazos de entrega de medicamento a los proveedores, se consideren las nuevas fechas en los formatos de remisiones, para no aplicar penalizaciones que no correspondan. [Resultado 1] 09-1-00GYN-02-0486-01-002.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado establezca mecanismos de supervisin, a fin de que la Coordinacin de Recursos Materiales del Centro Mdico Nacional "20 de Noviembre" d seguimiento a los contratos de la adquisicin de medicamento y evite que se reciban ms o menos piezas de las requeridas en los contratos. [Resultado 2] 09-1-00GYN-02-0486-01-003.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado lleve a cabo las acciones necesarias para que la farmacia del Centro Mdico Nacional "20 de Noviembre" registre en los krdex, los movimientos de entradas y salidas de medicamentos, en el momento en que se conocen, con objeto de saber las existencias disponibles para su distribucin, control y uso. [Resultado 3] 09-1-00GYN-02-0486-01-004.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado establezca mecanismos de supervisin, a fin de que la farmacia del Centro Mdico Nacional "20 de Noviembre" realice las acciones correspondientes, con el fin de que el Sistema Integral de Administracin Hospitalaria (SIAH), del mdulo de farmacia, reporte los saldos reales de las existencias, por clave de medicamento y que ste sea confiable. [Resultado 4] 09-1-00GYN-02-0486-01-005.- Para que el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado establezca mecanismos de supervisin, para que los medicamentos que adquiera el Centro Mdico Nacional "20 de Noviembre" mediante diversos procedimientos de contratacin, sean los estrictamente necesarios y no provoquen sobreexistencias. [Resultado 4] Resumen de Observaciones y Acciones Se determin(aron) 4 observacin(es) que gener(aron): 5 Recomendacin(es). Dictamen: limpio La auditora se practic sobre la informacin proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable, fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos; y se aplicaron los procedimientos de auditora y las pruebas selectivas que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar el presente dictamen, que se refiere slo a la muestra de las operaciones revisadas.

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La Auditora Superior de la Federacin considera que, en trminos generales y respecto de la muestra auditada, el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado cumpli con las disposiciones normativas aplicables a la adquisicin, recepcin, salvaguarda, control y registro presupuestal y contable respecto de las operaciones examinadas.

Apndices Procedimientos de Auditora Aplicados 1. 2. 3. 4. Comprobar que en la adjudicacin de contratos para la adquisicin de medicamentos se cumpli con la normativa. Constatar que los medicamentos adquiridos se incluyeron en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Constatar que la entidad fiscalizada aplic las penas convencionales por la entrega de los medicamentos fuera del plazo, pactadas en los contratos. Constatar que los bienes recibidos en los almacenes de la entidad fiscalizada, en el Centro Nacional de Distribucin y en la farmacia del Centro Mdico Nacional "20 de Noviembre" fueron registrados en las tarjetas de control (krdex), diariamente. Verificar que los medicamentos adquiridos por el Centro Mdico Nacional "20 de Noviembre" se surtieron a los derechohabientes del instituto. Verificar que el Centro Mdico Nacional "20 de Noviembre" dio seguimiento a los contratos por la adquisicin de medicamentos. Comprobar que el registro contable y presupuestal de las erogaciones por la adquisicin de los medicamentos se llev a cabo conforme a la normativa aplicable. Asimismo, verificar el cumplimiento de las metas en materia de adquisicin de medicamentos.

5. 6. 7.

reas Revisadas La Subdireccin de Infraestructura y la Coordinacin Administrativa, adscritas a la Direccin Mdica; las subdirecciones de Abasto de Insumos Mdicos y de Almacenes, adscritas a la Coordinacin General de Administracin y la Subdireccin de Contadura, adscrita a la Subdireccin General de Finanzas, as como la Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios Generales del Centro Mdico Nacional 20 de Noviembre.

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Disposiciones Jurdicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditora practicada, se determinaron incumplimientos en las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuacin se mencionan: 1. Otras disposiciones de carcter general, especfico, estatal o municipal: Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Servicios del ISSSTE, numerales 15.3. De la Aplicacin de Penas Convencionales, 4.1.3. Polticas para la Planeacin, Programacin y Presupuestacin de Servicios; 16 Procedimiento de Rescisin, 16.1 En Materia de Adquisiciones; Lineamientos Generales para la Administracin de las reas Almacenarias del ISSSTE, numerales 5.2 y 5.6.

Fundamento Jurdico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditora Superior de la Federacin para promover las acciones que derivaron de la auditora practicada, encuentran su sustento jurdico en las disposiciones siguientes: Artculo 79, fraccin II, prrafos tercero y quinto; fraccin IV, prrafo primero; y prrafo penltimo, de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Artculos 6, 12, fraccin IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32, 39, 49, fracciones I, II, III y IV; 55, 56 y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalizacin y Rendicin de Cuentas de la Federacin. Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante sealar que la documentacin proporcionada por la(s) entidad(es) fiscalizada(s) para aclarar y/o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditora Superior de la Federacin y que les dio a conocer esta entidad fiscalizadora para efectos de la elaboracin definitiva del Informe del Resultado.