Informtica II.

Ciencias Empresariales

1 de 39

Informtica II. Ciencias Empresariales

2 de 39

PRACTICA 1. INTRODUCCIN A MICROSOFT ACCESS

Qu es Access? Una base de datos precisa de un programa que se encargue de su creacin, mantenimiento y explotacin. A dicho programa se le denomina SGBD (Sistema Gestor de Base de Datos). Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBDR) de la casa Microsoft que trabaja sobre el sistema operativo Windows. Esto significa que disponemos de una serie de programas o aplicaciones (software), que aprovechando las ventajas del entorno grfico Windows, gestionan una coleccin de datos estructurados con el fin de procesar y proporcionar la informacin precisa a los distintos usuarios del sistema informtico. Abrir una base de datos. Para abrir una base de datos seleccione en el men Archivo la opcin Abrir Base de Datos. Se muestra el cuadro de dilogo Abrir base de datos. Otra forma de abrir este cuadro de dilogo es hacer doble clic en el icono correspondiente.

Guardar la Base de Datos. La operacin salvar o guardar una base de datos en Access se realiza inmediatamente despus de su creacin, cuando todava est vaca. Hay que seleccionar en el cuadro desplegable Guardar en: de la ventana de la figura el lugar donde se guardar la BD que estamos creando. En nuestro caso deberamos de elegir el Disco A, pues de lo contrario nuestra base de datos quedar en el disco duro del ordenador. Si sucede esto ltimo la nica solucin es que una vez hayamos terminado las manipulaciones con la base de datos y despus de cerrarla copiar con la ayuda del explorador de Windows la BaseDatos.mdb desde su ubicacin en el disco duro a nuestro disquete.

Informtica II. Ciencias Empresariales

3 de 39

Salir de Access. Para salir de Access seleccione la opcin Salir en el men Archivo. Elementos de Access. A continuacin se presentarn los diferentes componentes de una base de datos Access. Cuando se solicita a Access la creacin de una nueva base de datos, aparece en primer lugar la ventana de la misma, que recoge todos los elementos de la base de datos. La ventana de la base de datos. Es la ventana que aparece cuando se abre una base de datos, y contiene los siguientes elementos:

Informtica II. Ciencias Empresariales

4 de 39

Pestaas de seleccin de objetos. Se encuentran a la izquierda y permiten seleccionar el tipo de objeto que se ver en la lista de objetos. Estos pueden ser Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros, y Mdulos. Lista de objetos. Es el rea situada a la derecha de las pestaas de seleccin de objetos. Sirve para mostrar los objetos correspondientes a cada solapa. Botones de ejecucin. Ejecutan una accin sobre el objeto seleccionado (abrir o disear), o bien permiten crear un nuevo objeto. Tablas Una tabla es el elemento fundamental de una base de datos relacional. En realidad, en el modelo relacional recibe el nombre de relacin y est formada por una serie de filas, en cada una de las cuales se almacena la informacin correspondiente a un individuo o artculo, y una serie de columnas o campos, que representan las distintas partes de la informacin que se esta almacenando sobre cada individuo o articulo. Una base de datos relacional est compuesta por varias tablas relacionadas. As tendremos una tabla para los productos, otra para los proveedores, otra para los clientes, etc.

Informtica II. Ciencias Empresariales

5 de 39

Consultas Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. De esta manera se puede obtener informacin de una o varias tablas y con la presentacin que ms nos interese. Las consultas pueden archivarse de manera que la prxima vez que se quiera repetir la pregunta bastara con hacer doble clic sobre ella, o utilizar el botn Abrir para ejecutarla. Formularios Un formulario es la forma de introducir los datos por pantalla como si se tratara de una plantilla. As podemos crear un formulario para tomar los pedidos de nuestros clientes. Informes Mediante los informes se puede generar informacin impresa con una presentacin y acabado totalmente profesional. Ejemplos de informes son etiquetas postales, recibos, facturas, tarifas, etc. Ayuda Por un lado Microsoft Access posee el mismo sistema de ayuda caracterstico de las aplicaciones que trabajan bajo Windows. Adems Access cuenta cuenta con los llamados Asistentes que le guan y facilitan la construccin de los diferentes objetos.

Prctica 2: diseo y manejo de tablas

Diseo de tablas. Para llevar a cabo esta tarea se siguen tres etapas: Determinar el objeto de la tabla. Determinar los campos que va a contener. Crear la tabla. Durante el desarrollo de esta y sucesivas prcticas se emplear como caso de aplicacin y prctica de los conocimientos expuestos, la elaboracin de un sistema de informacin para una empresa dedicada a la venta de material informtico. El sistema de informacin dar soporte a la gestin comercial, la gestin de nminas y la contabilidad. Los datos sern almacenados en una base de datos gestionada por Microsoft Access, de la cual se podr extraer informacin mediante consultas e informes.

Informtica II. Ciencias Empresariales

6 de 39

Una tabla permite el almacenamiento de conjuntos estructurados de datos relacionados. Cada uno de estos conjuntos de datos relacionados forma lo que se llama un registro, de tal manera que se puede decir que una tabla es un conjunto de registros. Cada uno de estos registros est compuesto a su vez por un conjunto de datos relacionados, estando cada uno de ellos almacenado en un campo distinto del registro. Dos registros distintos pueden estar relacionados. Esto ocurre cuando un campo de uno de los registros slo puede almacenar datos que estn almacenados en otro campo del otro registro. Si el tipo de registro que almacena una tabla es un registro que est relacionado con el tipo de registro que almacena otra tabla, se dice entonces que ambas tablas estn relacionadas. Los mens que se pueden elegir en una tabla son: Abrir una tabla ya existente para aadir datos Disear una tabla para modificar Nuevo; crea una tabla nueva La decisin principal de diseo es determinar qu campos y de qu tipo componen los registros. Ejercicio: La primera tabla que se deber crear es la tabla Clientes, en la que para cada cliente se especificar Nombre_cliente, NIF_cliente, Calle, Nmero, Puerta, Localidad y Cdigo_postal. Desde la ventana de la base de datos, en la pestaa Tablas se pulsar el botn Nuevo, aparece la ventana de nueva tabla en la que se elegir la opcin Vista Diseo que muestra la siguiente ventana de tabla en blanco:

Informtica II. Ciencias Empresariales

7 de 39

En la columna Nombre del campo debern introducirse los nombres que le asignamos a los diferentes campos del tipo de registro que almacenar la tabla. En la columna Tipo de datos se especifica el tipo de los datos que pueden almacenarse en cada campo. Si se pincha con el ratn en un elemento de la columna Tipo de datos aparece un men desplegable que permite seleccionar uno de los tipos disponibles. Los tipos disponibles son: Texto: cadenas alfanumricas de longitud variable de hasta 255 caracteres. Memo: cadenas alfanumricas de longitud variable de hasta 65535 caracteres. Numrico: Nmeros de hasta 16 bytes. Fecha/Hora: desde el ao 100 hasta el 9999. Moneda: precisin de hasta 15 dgitos enteros y 4 decimales. Autonumrico: Nmeros rellenados por Access automticamente a incrementos de uno. S/No: valor booleano (slo S o No) Asistente para bsquedas: crea un campo que permite que se elija un valor de entre los que se encuentran en otro campo de otra tabla, o de entre un conjunto predefinido. De esta manera se pueden relacionar dos campos de tablas distintas. Para seleccionar el tipo de datos deseado del men desplegable basta pulsar sobre el nombre del tipo de datos con el ratn. En la tercera columna, titulada Descripcin, se pueden introducir comentarios

Informtica II. Ciencias Empresariales

8 de 39

explicativos sobre el significado de los datos que guarda el campo. Su relleno es opcional, aunque es recomendable usar esta columna cuando el nombre del campo no sea autonumrico. En la ventana de tabla nueva se especificarn los campos de cada registro cliente:

Como se observa en la figura anterior a la izquierda del campo NIF_cliente aparece el icono de una llave, esto significa que se ha elegido el campo NIF_cliente como clave principal de la tabla Clientes, es decir que este campo nos va a servir para diferenciar cada una de las filas o registros de la tabla de las dems. Efectivamente podra ocurrir que dos clientes se llamaran igual o que vivieran en la misma calle, o localidad, pero lo que es

Informtica II. Ciencias Empresariales

9 de 39

seguro es que tendrn un NIF diferente pues este dato es nico para cada persona o empresa. Antes de guardar una tabla y darle nombre, es necesario determinar qu campo, o conjunto de campos, se desean como clave principal y esta es una de las cuestiones ms importantes que se han de determinar al disear una tabla. Una vez decidido cul va a ser el campo elegido como la clave principal se selecciona dicho campo haciendo clic en el botn oscuro a la izquierda de su nombre y se hace clic sobre el botn de la barra de botones que tienen el icono de la llave. Ahora la llave aparecer a la izquierda del campo Clave principal tal como se ve en la figura. Ejercicio: A continuacin se proceder a la creacin de las tablas, teniendo en cuenta que antes de nada se debe estudiar detalladamente la descripcin, el tipo y el tamao de los campos. Adems de determinar correctamente cul es la clave principal (simple o compuesta) de cada tabla: Categoras_empleados que est formada por los siguientes campos: Categora, Sueldo_base y Tipo_contrato. Descuentos IRPF: Cdigo_IRPF, Retencin (porcentaje de retencin de IRPF). Empleados: Nombre_empleado, Categora, Plus, Cdigo_IRPF y NIF_empleado. Productos: Nombre_articulo, Marca, Modelo, Codigo_producto y PVP. Desglose_pedidos: Cdigo_pedido, Codigo_producto y Cantidad. Pedidos: Cdigo_pedido, NIF_cliente, NIF_empleado, Fecha, Entregado (s/no) y Cobrado (s/no). En este momento disponemos de una serie de estructuras contenedores de los datos de nuestra empresa organizados de una manera lgica. Esto supone que tenemos un contenedor donde guardar los datos de los clientes, otro para los empleados, otro para los productos, etc. Pero los datos aparecen ocupando compartimentos aislados, como si no tuvieran relacin entre ellos. Es el momento de establecer relaciones entre los diferentes datos a travs de los contenedores en que se van a colocar.

Informtica II. Ciencias Empresariales

10 de 39

Relacionando las tablas. A continuacin hay que proceder a relacionar las tablas creadas. Esta operacin se realiza en la ventana de relaciones. Para llegar a la ventana de relaciones hay que elegir la opcin Relaciones del men Herramientas, o bien, pulsar el botn de Relaciones situado en la barra de botones:

Una vez en esta ventana aparecern las tablas con sus relaciones, si bien la primera vez es posible que aparezca vaca o que falten tablas. Si ocurre esto ltimo hay que agregar las tablas, para lo cual se puede utilizar el botn de la barra de herramientas que lleva un icono con una tabla y un signo (+) en color amarillo sobre ella a su izquierda:

Ahora aparecer una ventana desde donde seleccionar las tablas. Para que aparezcan en la ventana de relaciones se seleccionan y a continuacin se hace clic en el botn agregar. Para finalizar se hace clic en cerrar. Con todas las tablas en la ventana de relaciones hay que proceder a establecer las relaciones entre ellas (si no lo estn ya) para lo cual se eligen los campos por los que han de relacionarse, se selecciona uno de ellos con el ratn y se arrastra hasta llegar al otro extremo de la relacin. Ambos campos deben ser del mismo tipo. Los campos que aparecen en negrita son las claves principales de las tablas, mientras que los campos que se encuentran al otro lado de la relacin son las claves ajenas. Cuando se haya completado el proceso debe aparecer una pantalla como la siguiente:

Informtica II. Ciencias Empresariales

11 de 39

Exigir integridad referencial: Esto significa que en el campo de relacin de una de las tablas (tabla dependiente) slo pueden aparecer los valores que previamente se hayan introducido en el campo de relacin de la otra tabla (tabla principal). De esta manera se evitan errores del tipo facturar a un cliente que no existe, vender un producto que no esta en nuestro catlogo, pagar a un empleado segn una categora inexistente, etc. Esto se consigue al establecer las relaciones entre las tablas, marcando la opcin Exigir integridad referencial en la ventana que se abre. Tambin se puede conseguir seleccionando la lnea que muestra la relacin entre dos tablas haciendo doble clic sobre ella y marcando la opcin Exigir integridad referencial en la ventana que se abre. El hecho de exigir integridad referencial hace que algunos de los datos de una tabla dependan (se extraigan) de los de otra tabla, y es por esta razn que si es importante el orden en que se introducen los datos en las tablas de la base de datos. Como es lgico en primer lugar hay que introducir datos en las tablas independientes y despus en las que dependen de stas. Ejercicio: Cree la tabla Proveedores, que va a contener los datos de las empresas a las que nuestra organizacin compra los productos que vende. Cada artculo se compra a un nico proveedor y un proveedor vende a nuestra organizacin varios artculos diferentes.

Informtica II. Ciencias Empresariales

12 de 39

Proveedores: NIF_proveedor, Nombre_proveedor, Direccin, Poblacin, Provincia, Saldo Elija convenientemente los tipos de los campos as como sus tamaos. Una vez creada y para relacionar esta nueva tabla con las dems, modifique la tabla Productos de la siguiente manera: Abra productos en modo diseo. Colquese al final y aada el campo NIF del proveedor Defina el tipo (cuide que sea del mismo que el de la tabla Proveedores) Cierre la tabla grabando los cambios Vaya a la ventana de relaciones y establezca la correspondiente relacin mediante el campo NIF_proveedor (si todava no aparece) exigiendo integridad referencial entre las tablas Productos y Proveedores.

Prctica 3: Formularios
En esta prctica se crearn formularios asociados a cada una de las tablas de la base de datos. El formulario es el objeto de Access utilizado para introducir datos. Ejercicio: Se empezar creando un formulario de clientes. Para ello se activar la pestaa formulario de la ventana de la base de datos, y se pulsar sobre el botn Nuevo. Aparecer entonces la ventana de Nuevo formulario que permite crear formularios de diversos tipos. En esta ventana, se elegir la opcin de crear formulario empleando el asistente para formularios, y se especificar que se desea crear un formulario para la tabla clientes.

Informtica II. Ciencias Empresariales

13 de 39

En la siguiente ventana se elegirn los campos del registro de clientes que se desea que aparezcan en el formulario. En este caso se elegirn todos. Para incluir un campo determinado, ha de resaltarse en la subventana de la izquierda y pulsar el botn > para que el campo pase a la subventana de la derecha. En caso de error, se puede devolver un campo de la derecha a la izquierda resaltndolo y pulsando el botn <. Para pasar todos los campos de un lado al otro se pueden utilizar los botones >> o << segn corresponda.

En la siguiente ventana se elegir una distribucin del formulario en columnas (conviene experimentar con otras si hay tiempo disponible). En la siguiente ventana se puede elegir el estilo de fondo, en este caso elegir Nubes. En la siguiente ventana se especificar el ttulo del formulario, en este caso clientes, y se pulsar el botn Terminar. El formulario creado tiene este aspecto:

Informtica II. Ciencias Empresariales

14 de 39

El formulario de clientes que se ha creado podr usarse para introducir datos. Introduzca los correspondientes datos para clientes, que aparecen en la practica 4.2. Despus podr utilizarlo para consultar datos, modificarlos o aadir registros nuevos. Ejercicio: Cree los formularios para las tablas Categoras_empleados y Descuentos respectivamente, del mismo modo que se ha indicado para Clientes. Introduzca en ellos los datos que aparecen en la prctica 4. El Asistente de Bsquedas. A continuacin se mostrar la creacin de un formulario para introducir datos en la tabla de Empleados con la ayuda del Asistente para bsquedas. De momento no cree el formulario sino que por el contrario pulse en la pestaa tablas, pues es aqu donde vamos a trabajar ahora. Abra la ventana de relaciones y observe como la tabla de empleados est relacionada con las tablas Categora_empleados y Descuentos. Esta relacin tiene lugar entre los campos: categora (clave ajena) de Empleados con categora (clave principal) de Categora de empleados cdigo_IRPF (clave ajena) de Empleados con cdigo_IRPF (clave principal) de Descuentos_IRPF.

Informtica II. Ciencias Empresariales

15 de 39

Como hay que exigir integridad referencial los valores que se introduzcan en los campos de la tabla Empleados deben ser los mismos que previamente se hayan introducido en los campos correspondientes de las otras dos tablas. Para facilitar la tarea, a continuacin se explica como utilizar el Asistente para bsquedas con el campo categora. Uso del Asistente de Bsquedas. En primer lugar abra la ventana de relaciones y elimine la relacin entre ambas tablas. En segundo lugar, abra para diseo la tabla Empleados, y sitese sobre el campo Categora, en la columna Tipo de datos. Despliegue el men y elija la ltima opcin Asistente para bsquedas

El Asistente de bsquedas se encargar de que al realizarse la entrada de datos en el campo categora el usuario slo pueda elegir entre un conjunto prefijado de valores. En la siguiente ventana se especifica que estos valores provengan de otro campo de otra tabla:

Informtica II. Ciencias Empresariales

16 de 39

En la siguiente ventana se especifica la fuente de los datos entre los que elegir el usuario. Se selecciona que provengan de la tabla Categoras_empleados. De la tabla Categoras_empleados hay que seleccionar los campos de los que pueden provenir los datos. Se especifica que provengan del campo categora exclusivamente. Para ello, se resalta el identificador categora y se pulsa el botn > para que pase a la subventana de la derecha:

Informtica II. Ciencias Empresariales

17 de 39

La siguiente ventana permite especificar el ancho de la columna de bsqueda en la que aparecern los valores del campo seleccionado. Finalmente se especifica la etiqueta que se desea que aparezca como encabezamiento de la columna de bsqueda:

Informtica II. Ciencias Empresariales

18 de 39

Por ltimo, pulsar el botn Terminar. La relacin entre los campos categora de la tabla Empleados y categora de la tabla Categoras de empleados est ya creada. Ejercicio: Empleando este mismo procedimiento, utilizar el Asistente para bsquedas para el campo cdigo IRPF. Repita el proceso anterior para el campo Cdigo_IRPF de la tabla empleados: colquese en este campo y busque sus valores con el Asistente de Bsquedas en la tabla Descuentos_IRPF. Cuando haya terminado ser el momento de crear un formulario para introducir datos en la tabla empleados. Vaya a la solapa de Formularios, y con ayuda del asistente de formularios proceda como se indic al principio de la prctica para crear el formulario de Empleados. Observe el resultado, aparecen dos cuadros combinados de texto, uno para introducir la Categora y otro para introducir el Cdigo_IRPF. Introduzca ahora los datos de Empleados que aparecen en la prctica 4. Ejercicios: 1. Determine para cada tabla de la base de datos cules son las claves ajenas (campos dependientes) y de que tablas y campos dependen (claves principales). 2. Aplique el Asistente de Bsquedas a las claves ajenas, si existen, de cada tabla. 3. Cree el correspondiente formulario para las tablas Productos y Proveedores, utilizando el Asistente de Formularios. 4. Introduzca en Productos y Proveedores los datos que aparecen en la prctica 4. 5. Cree un formulario para la tabla Pedidos, y cuando lo tenga NO INTRODUZCA DATOS, espere a la seccin siguiente: Formularios con subformularios.

Informtica II. Ciencias Empresariales

19 de 39

Formularios complejos: Formularios con Subformularios. A veces la introduccin de datos en los diferentes procesos de la gestin de una empresa origina que por la relacin existente entre los datos se tengan que ir introduciendo datos en varias tablas a la vez. Por ejemplo, cuando se toma un pedido de un cliente hay que introducir los datos correspondientes al propio pedido (como su nmero, fecha, importe total), as como los datos del cliente y por otro lado los productos que van a componer el pedido. Si este proceso se realizar por separado se podran producir errores y en cualquier caso sera largo y complejo. Para solucionarlo existe una solucin clara y elegante que consiste en utilizar un formulario para hacer los pedidos y dentro de l un subformulario sincronizado para llevar el desglose de cada pedido. Veamos como se procede: En primer lugar, abra la vista de diseo del formulario pedidos y seleccione la herramienta Subformulario del cuadro de herramientas.

Marque sobre el formulario la superficie que se desea que sea ocupada por el subformulario (para ello haga clic en una esquina de dicha superficie, y sin soltar, desplace el ratn hasta la esquina diagonalmente opuesta y suelte el botn del ratn despus). En el primer cuadro de dilogo del asistente se seleccionar la opcin de crear un nuevo formulario (procedente de tabla o consulta) que ser el subformulario.

Informtica II. Ciencias Empresariales

20 de 39

En el siguiente cuadro de dilogo se seleccionarn los campos de la tabla Desglose_pedidos que se desea incluir en el subformulario, en este caso seleccionaremos todos los campos:

Informtica II. Ciencias Empresariales

21 de 39

En el siguiente cuadro de dilogo se especificar la relacin entre el formulario principal y el subformulario. En este caso se utilizar el campo Cdigo_pedido para vincular ambos Formularios. De este modo, cuando el formulario principal muestre el registro de un pedido, le permitir tomar nota de los productos que componen el pedido.

Finalmente se le asignar un nombre al nuevo subformulario.

Informtica II. Ciencias Empresariales

22 de 39

A continuacin se muestra el formulario compuesto de pedidos, en el que aparecen los datos de los productos que componen cada pedido:

Prctica 4: los datos

En esta prctica se introducirn datos en las tablas creadas en la prctica 2. Para ello se puede proceder de dos formas: 1. Hacindolo directamente sobre las tablas. Para ello se abrir la base de datos y en la ventana de tablas se proceder a la apertura de la tabla en la que se deseen rellenar datos. Por ejemplo, al abrir la tabla clientes se muestra la siguiente ventana:

2. Hacindolo a travs de los formularios. Nosotros elegiremos este ltimo mtodo. Los datos que se deben introducir se especifican a continuacin.

Informtica II. Ciencias Empresariales

23 de 39

Tabla: Clientes Nombre_cliente NIF_cliente Calle Nmero Localidad Cdigo_postal Juan Smith 1002988-B Carretas 22 Villaviciosa 28670 Ana Prez 1278667-G Sagrario 20 Legans 28911 Michubich S.A. 1001225-Z Chinos 2 Cceres 7654 Arpa S.L. 2893778-Q Rute 332 Valencia 43288 IDL S.A. 2883787-M Libertad 2 Barcelona 33988 Tecidel S.A. 3784009-P Brasil 3 Madrid 28099 Juan Prez 8776335-R Butarque 15 Legans 28911 Emilio Sanz 88477222-F Puente 223 Toledo 1100 Hipercar 887227-H Colines 22 Fuenlabrada 28000 Oscar De Len 938373-S Real 1 Granada 3456 Tabla: Descuentos Cdigo_IRPF Retencin 1 10 2 15 3 18 4 20 5 22 6 24 Tabla: Categoras de empleados Categora Sueldo_base Tipo_contrato Administrativo 20.000 Temporal Ayudante almacn 17.500 Temporal Conductor 20.000 Fijo Consultor junior 35.000 Temporal Consultor senior 40.000 Fijo Director general 100.000 Fijo Jardinero 15.000 Temporal Jefe almacn 30.000 Fijo Ordenanza 20.000 Temporal Presidente 120.000 Fijo Tcnico 30.000 Temporal Tcnico supervisor 35.000 Fijo Vendedor 22.000 Fijo

Informtica II. Ciencias Empresariales

24 de 39

Tabla: Empleados Nombre_empleado NIF_empleado Juan Aguilar 111998-T Mara Rosas David Galn Luis Crespo ngel Alonso Eulogio Prez Juan Carbonell Marta lvarez Ana Rojas Susana Garca Pedro Serrano Juan Prez Tabla: Productos Nombre_artculo Monitor Monitor Ratn Ratn Teclado Teclado Disco duro Disco duro Lector CD Lector CD Grabadora CD Grabadora CD Altavoces Altavoces Marca Mitsubishi LG Logitech Microsoft Keytronic Keytronic Seagate Hard Gate Philips Acme Pioneer HP MSA Yamaha Modelo Diamond s70 Scan 15 MC43 Mman 9852 9853 1442 A12 A2 24 L48 Q246 7400 Yellow Pr1 Codigo_product o 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 PVP 700 350 95 50 85 185 80 130 120 260 300 450 55 122 12000-G 128090-X 199877-Q 229000-B 9987-C 38900-S 234-N 8763377-F 87725262-R 887600-J 92228376-V Plus Cdigo_IRPF Categora 2.400 6 Presidente 500 4 Tcnico 1.550 3 Consultor senior 1.200 2 Consultor junior 340 1 Ordenanza 1.550 3 Consultor senior 700 2 Jefe almacn 1.300 3 Consultor junior 2.780 5 Director general 240 1 Jardinero 340 1 Ordenanza 240 1 Conductor

Informtica II. Ciencias Empresariales

25 de 39

Tabla: Pedidos NIF_cliente Fecha Entregado Cobrado Cdigo_pedido NIF_empleado 1002988-B 8/03/06 No No 1 234-N 1002988-B 9/01/06 S S 2 128090-X 234-N 1278667-G 4/02/06 S No 3 2893778-Q 4/04/06 S S 4 9987-C 3784009-P 3/05/06 S S 5 199877-Q 234-N 1001225-Z 9/01/06 S S 6 3784009-P 9/02/06 S S 7 199877-Q 887227-H 9/02/06 No No 8 12000-G 938373-S 10/04/06 S S 9 9987-C 1001225-Z 11/05/06 S No 10 9987-C Tabla: Desglose pedidos Cdigo_pedido Id_producto Cantidad 1 8 100 1 4 1 1 14 1 2 2 1 2 3 145 2 1 10 3 6 71 4 7 1 4 2 1 4 3 12 5 4 165 5 5 12 6 7 100 6 8 1 6 9 1 7 2 1 7 10 145 8 11 10 8 12 71 9 13 1 9 14 1 10 14 12 10 4 165

Informtica II. Ciencias Empresariales

26 de 39

Tabla: Proveedores NIF_proveedor Nombre_proveedor Direccin Poblacin 1110011-B MayorComp Alondra, Las Rozas 45 1110012-F Compsa Daroca, Toledo 67 2220011-A MarsaComp Riscos, 12 Madrid 2220034-Z 5550011-S 4440078-H 7770099-F 7770054-L Electron CajaSec NaElectric ElMecomp PeqComp Saldo 2.000 Toledo 5.000 Madrid 3.000 Diagonal, Barcelona Barcelona 2.000 49 Don Valencia Valencia 2.000 Juan, 45 El Cao, Alcobendas Madrid 3.567 23 Aragon, Barcelona Madrid 1.000 56 Alamos, Soria Soria 3.450 67 Provincia Madrid

Prctica 5: consultas
Las consultas constituyen el mecanismo bsico de Access para extraer informacin de las bases de datos. Ejercicio: Para empezar se crear una consulta sencilla que proporcione un listado de clientes. Para ello su pulsar el botn Nuevo en la vista de consultas de la base de datos. Aparecer entonces la ventana de Nueva consulta que ofrecer diversos mecanismos de formacin de consulta. Se elegir Asistente para consultas sencillas:

Informtica II. Ciencias Empresariales

27 de 39

Primero se especificar la tabla de la que procedern los datos de la consulta, que en este caso es la tabla clientes:

Despus se especificarn los campos que se desea incluir en la consulta, en este caso Nombre_cliente y NIF_cliente. Finalmente se le asigna un nombre a la consulta. Si se elige la opcin Abrir la consulta para ver la informacin la consulta es abierta inmediatamente despus de que se pulse el botn Terminar, y se muestra el resultado:

Informtica II. Ciencias Empresariales

28 de 39

Para ejecutar la consulta en cualquier otro momento basta hacer doble clic sobre su nombre, que aparece en la vista de consultas de la base de datos. Ejercicio: Para consultas ms complicadas ha de emplearse otro mtodo. Como ejemplo se construir ahora una consulta que proporcione un listado de clientes ordenados ascendentemente por su cdigo postal. Para ello, se pulsar el botn Nuevo y se elegir la opcin Vista diseo. Despus se elegir la tabla clientes como fuente de datos:

Informtica II. Ciencias Empresariales

29 de 39

Para ello se resalta el nombre de la tabla y se pulsa Agregar. Despus se pulsa Cerrar, pues ya no se agregarn ms tablas a la consulta. De los campos de la tabla clientes hay que elegir ahora cules intervendrn en la consulta. Seleccionamos primero el campo nombre:

Para que el campo nombre_cliente sea mostrado en la consulta se hace clic sobre el cuadradito de la entrada Mostrar: Despus se seleccionar el campo Cdigo_postal en la siguiente columna, y se especificar en su entrada Orden que se desea que sea mostrado ascendentemente:

Informtica II. Ciencias Empresariales

30 de 39

Despus se pulsa el botn de guardar, y tras asignarle un nombre a la consulta, se puede abrir mediante doble clic. Ejercicios: Construir las consultas precisas de tal manera que se puedan obtener los siguientes listados: 1. Productos ordenados por nombre de artculo (monitor, ratn, teclado, ) 2. Productos con PVP superior a 10000 euros (consulta de seleccin). A continuacin se muestra la vista de diseo de esta consulta:

Informtica II. Ciencias Empresariales

31 de 39

3. Partiendo de la consulta anterior, cpiela con otro nombre y aada sobre la copia los elementos precisos para construir otra para encontrar los teclados con PVP superior a 10000 euros. 4. Pedidos servidos pendientes de cobro ordenados por NIF de cliente (consulta de seleccin) 5. Empleados ordenados descendentemente especificacin de su categora por plus con

6. Consulta en la aparezcan: el Nombre_empleado, sueldo base anual, porcentaje de retencin IRPF y sueldo neto anual (consulta con campos calculados). La vista de diseo de la consulta es:

Consultas de tabla cruzada Una consulta de tabla cruzada permite presentar la informacin relacionada en forma de cuadrante, facilitando el anlisis de los datos. Ejercicio: Estudiaremos un ejemplo sencillo que permita entender el mecanismo bsico de este tipo de consultas. Suponga que desea saber el inters de

Informtica II. Ciencias Empresariales

32 de 39

los clientes por los distintos productos y para ello pide una consulta que muestre que productos han sido comprados por los clientes. Para crear una consulta de tabla cruzada siga los pasos normales en el diseo de una consulta de seleccin, decidiendo en primer lugar qu campos de qu tablas utilizar. En nuestro ejemplo, para obtener el resultado buscado necesitamos los siguientes campos: Campo Nombre_cliente Nombre_articulo Cdigo_pedido Tabla Clientes Productos Desglose_pedidos

Tambin necesitar la tabla Pedidos para relacionar el cdigo del pedido con el cliente, aunque de esta tabla no visualizar ningn campo. Introduzca los campos de la tabla en la cuadrcula.

Seleccione el men Consulta/Consulta de tabla de referencias cruzadas. Microsoft Access muestra las lneas "Total y "Tab. Ref. Cruz: en la cuadrcula. A continuacin deber definir el campo que se utiliza como cabecera de columnas en la tabla, y el que se utiliza como cabecera de filas (en nuestro ejemplo Nombre_articulo y Nombre_cliente respectivamente), para ello:

Informtica II. Ciencias Empresariales

33 de 39

Haga clic en la celda Tab. Ref. Cruz:, del campo Nombre_articulo y seleccione la opcin Encabezado de columna. Haga clic en la celda Tab. Ref. Cruz:. del campo Nombre_cliente y, seleccione la opcin Encabezado de fila A continuacin indicaremos que campo es el que se utiliza para efectuar las operaciones en la tabla cruzada, y el tipo de operacin que hay que hacer. En nuestro ejemplo contar los productos: Haga clic en la celda Tab. Ref. Cruz:, del Cdigo_pedido, y seleccione la opcin Valor. Haga clic en la celda Total del campo Cdigo_pedido, y seleccione la operacin "Cuenta

Guarde la consulta con el nombre: Productos solicitados por cliente Ejercicio: Realice la siguiente consulta de creacin que se llamar Venta mensual por empleado y constar de los siguientes campos: Nombre_empleado, Mes, Importe (del mes). Para obtener la informacin almacenados en las tablas: necesaria partiremos de los datos

Empleados, Pedidos, Desglose_pedidos, y Productos. La siguiente Figura muestra la consulta que selecciona los campos necesarios:

Informtica II. Ciencias Empresariales

34 de 39

Teniendo presente que en Campo: aparecen un campo de una tabla (Empleados) y los otros dos son calculados: Nombre_empleado Importe: Suma([Desglose_pedidos]![Cantidad]*[Productos]![PVP]) Mes: Mes([Pedidos]![Fecha]) Adems en la fila Criterios aparece un 2 para la columna Mes. Esto quiere decir que se van a seleccionar los importes vendidos por cada empleado en el mes 2 (Febrero). Una vez que haya diseado la consulta de seleccin verifique su funcionamiento. En concreto compruebe que la consulta selecciona todos los datos que usted desea. Consultas con parmetros Volvamos de nuevo a la consulta que confecciona la venta mensual de cada empleado. Segn el procedimiento descrito antes, para ir aadiendo las ventas de cada mes hay que redisear la consulta y cambiar el valor introducido en Criterio en la columna mes. Esto es muy incomodo y lo lgico sera poder modificar el mes de una forma ms elegante. Efectivamente Access provee la posibilidad de utilizar las

Informtica II. Ciencias Empresariales

35 de 39

consultas con parmetros con este fin. Un parmetro es una variable que solicita un valor al usuario cada vez que se ejecuta la consulta. Ejercicio: Vamos a redisear la consulta anterior mediante parmetros. Copie la consulta Venta mensual por empleado y pguela con otro nombre Datos con parmetro. Seleccinela y haga clic en diseo, colquese en la celda interseccin de Criterios y Mes y escriba un nombre permitido entre corchetes: por ejemplo [Qu mes]

Haga clic en Aceptar y guarde la consulta. Ejecute la consulta, Access le pedir el mes por parmetro. Introduzca el nmero del mes que quiere aadir.

Informtica II. Ciencias Empresariales

36 de 39

Compruebe el resultado en la tabla Venta mensual por empleado. Consulta de actualizacin Supongamos el caso de que decide subir el precio de los artculos. Si slo fuera uno lo ms cmodo sera acceder a l y cambiarle el precio pero si hay que cambiar el precio de varios o de todos, el procedimiento manual es muy incomodo. Por ejemplo a principio de temporada vamos a aumentar en un 15 % el precio de todos nuestros artculos. Haga clic en Nuevo y elija Vista diseo para realizar una consulta de la tabla Productos, y seleccione los campos codigo_producto y PVP. Observe la figura:

Como se ve en Actualizar a: aparece [PVP]*1,15 El mismo nombre de campo PVP entre corchetes (esto indica que se trata de un campo de la tabla) multiplicado por 1,15 que es lo mismo que PVP + PVP *(15/100) = PVP *1,15 Seleccione Consulta -> Consulta de actualizacin. Guarde la consulta como Actualizar Precio

Informtica II. Ciencias Empresariales

37 de 39

Compruebe en la tabla Productos el efecto de la Actualizacin

Ejercicios 1. Disee una consulta de actualizacin que pregunte cul es el porcentaje? de aumento del precio, cada vez que se ejecute la consulta de actualizacin. 2. Consulta que muestre los empleados con plus mayor de 1250 euros (consulta de seleccin). 3. Consulta que presente los nombres de los clientes (en las columnas), los de los empleados (en las filas) y el nmero de pedidos realizados por cada cliente a cada empleado. Nmbrela Pedidos a empleados 4. Consulta que cambie el plus de todos los empleados aumentando el actual en un 8% . Nmbrela Actualiza el plus al 8% . 5. Consulta que muestre cuntas unidades de cada producto ha comprado cada cliente. Nmbrela Ventas de producto por cliente (Referencias cruzadas).

Prctica 6: Informes
Se crearn diversos informes que servirn como medio de presentacin de la informacin guardada en la base de datos. Ejercicio: Para empezar se crear un informe sobre los empleados. Para ello, en la ventana de la base de datos, seleccione la pestaa de informes y despus pulsar el botn Nuevo. En la ventana de Nuevo informe se seleccionar la opcin de creacin de informe con el asistente de informe y se elegir la tabla de empleados como fuente de los datos que mostrar el informe.

Informtica II. Ciencias Empresariales

38 de 39

En la siguiente ventana se seleccionarn todos los campos del registro empleado para su aparicin en el informe. Se seleccionarn todos salvo el de cdigo IRPF. En la siguiente ventana no se agregar ningn agrupamiento adicional y se pulsar directamente Siguiente. En la siguiente ventana se especificarn dos criterios de ordenacin, primero categora y despus plus:

Informtica II. Ciencias Empresariales

39 de 39

En las siguientes ventanas se aceptarn las opciones que se proponen por defecto. Al finalizar el proceso aparecer el informe solicitado. Ejercicios 1. Disee un informe que presente los cdigos, nombres y precios de los productos. 2. Disee un informe que nos recoja la nmina de un mes en concreto de la empresa. La informacin que nos tiene que facilitar la consulta es la siguiente: Nombre de los empleados, NIF, Categora, Sueldo Bruto Mensual, Retencin IRPF y Sueldo Neto mensual (Bruto menos Retencin). Para ello, se precisar la construccin de una consulta que calcule para cada empleado su sueldo neto mensual, restando de su sueldo bruto mensual el porcentaje de retencin IRPF que le corresponde al empleado. El sueldo bruto mensual se calcular dividiendo el sueldo bruto anual entre 14. Adems, el informe nos deber presentar el total de los campos numricos requeridos. Es decir, deber informarnos de la suma de los sueldos, bruto y neto, as como de la cantidad Retenida por la empresa.