INSTRUMENTO DE APOIO GERENCIAL 04 INSTRUMENTO DE APOIO GERENCIAL

IDENTIFICAO: Ttulo : COMO ELABORAR PEDIDOS DE COMPRA Atributo: CREDIBILIDADE

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Processo: APERFEIOAMENTO DA FORMA DE EFETUAR OS PEDIDOS

ORIENTAES SOBRE O INSTRUMENTO:

O QUE : Documento com informaes para se obter credibilidade junto aos fornecedores, por meio de pedidos de compras elaborados corretamente. PARA QUE SERVE: Serve como orientao para a necessidade e importncia de um adequado preenchimento de pedidos de compra. O pedido de compras ocializa as aquisies de produtos, mercadorias ou servios de uma empresa, de forma que sejam realizadas nas especicaes certas, em quantidades adequadas, com boa qualidade e por preos convenientes. Um pedido de compras corretamente elaborado possibilita um melhor acompanhamento, tornando mais fcil o controle de todo o processo de aquisio. Isso d maior credibilidade empresa junto ao fornecedor, pois demonstra o bom nvel de organizao do empreendimento, sinalizando o perfeito conhecimento da linha de mercadorias, produtos ou servios que explora. COMO SE UTILIZA: Voc concorda que comprar uma atividade muito importante em sua empresa? Claro que sim. Na verdade, ela se reete diretamente nas vendas e, consequentemente, nas demais reas funcionais da empresa. A quantidade, qualidade, preo e prazo dos produtos fabricados numa indstria dependem muito das condies em que foram adquiridos as matrias-primas e os insumos. No comrcio, as compras de mercadorias realizadas em melhores condies, proporcionam venda mais rpida e, possivelmente, maior margem de lucro. Da mesma forma, numa empresa de prestao de servios, a qualidade e o preo dos trabalhos executados esto diretamente ligados s condies em que as compras foram realizadas. Esses so os requisitos bsicos da compra: quantidade, qualidade, preo e prazo. E se sua empresa no est conseguindo alcan-los, provavelmente alguns problemas devem estar ocorrendo, tais como: - Perda de vendas pela m qualidade, preos elevados ou especicao incorreta dos produtos;
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- Comprometimento da sade nanceira da empresa, em decorrncia de compras excessivas. - Perdas de clientes, em razo da falta de mercadorias em estoque. A seguir, apresentamos um roteiro bsico para voc fazer um correto pedido de compras: 1. Dena bem o que comprar Faa uma lista dos produtos, mercadorias ou servios a serem adquiridos, deixando bem claro as quantidades, unidades (quilo, litro, saco, caixa etc.), com especicaes detalhadas; 2. Identique os fornecedores Consulte o cadastro de fornecedores para selecionar aqueles que apresentam as condies exigidas por sua pela empresa. Se nela no existe ainda um cadastro de fornecedores, recomendamos a sua implantao; 3. Negocie as condies de compra Antes de ocializar o pedido de compras importante negociar as condies de compra com os fornecedores, dando nfase aos seguintes aspectos: quantidade, qualidade, preo, prazo de entrega, condies de pagamento, descontos, verbas promocionais e de propaganda; 4. Faa o pedido de compras O pedido de compras deve ser feito em duas vias, devendo a primeira ser entregue ao fornecedor, cando a segunda arquivada em sua empresa. FERRAMENTA: Para ocializar as aquisies de mercadorias, produtos ou servios de uma empresa mesmo que elas sejam feitas por telefone recomendvel preencher o pedido de compras. nele que so registradas as negociaes realizadas com os fornecedores e uma ferramenta imprescindvel para acompanhar e controlar o processo de compras e, como foi mencionado anteriormente, dar maior credibilidade empresa. O modelo que apresentamos a seguir pode ser adaptado de acordo com as necessidades de cada segmento empresarial. Pedido de Compras n ____/_______ /___________ Data______/________________

Fornecedor:_________________________________________________ ____________ Endereo:___________________________________________________ ____________ Cidade:_____________________________UF:_____ Fone:___________ ___________ Pessoa contatada:____________________________________________ ____________ Solicitamos que seja feito o fornecimento dos seguintes itens (produtos, mercadorias ou servios), de acordo com as condies de preo, prazos de pagamento e recebimento indicados neste documento.

Descrio

Unidade Quantidade

Valores Unitrio Total

Total geral

Comprador:_________________________________________________ _____________ Endereo faturamento:________________________________________ _____________ Cidade:____________________________________UF:____CEP:_____ _____________ CNPJ n ___________________________Insc. Estadual n __________ _____________ Endereo entrega:____________________________________________ _____________ Cidade:____________________________________UF:____CEP:_____ _____________ Prazo de entrega:___________________ Prazo de pagamento:________ ____________ Nome comprador:________________________Ass:_________________ _____________ Dica: Para que no haja dvidas por parte do fornecedor, procure discriminar os produtos/mercadorias/servios detalhadamente, indicando a marca, tipo, embalagem etc. Como preencher: Cabealho: Pedido de compras n: Numerar o pedido seqencialmente (001, 002 ....) seguido do ano em questo (2004, 2005 ...). Data: Identicar o dia/ms/ano em que o pedido foi feito. Fornecedor: Identicar a razo social (nome da rma) e endereo completo (rua, bairro, cidade, estado e nmero do CEP) da empresa fornecedora. Pessoa contatada: Anotar o nome da pessoa contatada por ocasio do pedido.

Colunas: Descrio: Discriminar, item por item, as mercadorias, produtos ou servios solicitados. Unidade: Informar o tipo de unidade em que a mercadoria vendida (quilo, litro, saco, resma, caixa etc.). Quantidade: Anotar as quantidades que pretende adquirir de cada mercadoria. Preo unitrio: Informar o valor do preo unitrio que foi negociado com o fornecedor. Preo total: Multiplique a quantidade de cada mercadoria pelo preo unitrio correspondente e anote o resultado na coluna indicada. Total geral: Somar a coluna correspondente ao preo total e anotar o resultado. Fecho: Comprador: Informar a razo social de sua empresa. Endereo faturamento: Indicar o endereo completo para onde o fornecedor dever enviar a fatura. CNPJ: Informar o nmero do Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica (CNPJ) de sua empresa. Inscrio: Anotar o nmero da Inscrio Estadual de sua rma. Endereo entrega: Indicar o endereo completo do local onde o fornecedor dever entregar as mercadorias e produtos ou prestar os servios solicitados no pedido de compras. Prazos: Informar a data em que foram negociados a entrega e o prazo de pagamento ( vista, 30 dias, 60 dias, 90 dias etc.). Nome e assinatura: Informar o nome do responsvel e assinar o pedido de compra. EXEMPLO: Veja, em seguida, um exemplo de um pedido de compras preenchido corretamente: Pedido de Compras n 001/2.004 Data: 08 / dezembro / 2.004

Fornecedor: Cia. de Alimentos Guarulhos Ltda. Endereo: Rua Almirante Geraldo Azevedo, n 785 Bela Vista Cidade: So Paulo UF: SP Fone: (00) 0055-3643 Pessoa contatada: Jos Gregrio Solicitamos que seja feito o fornecimento dos seguintes itens (produtos, mercadorias ou servios), de acordo com as condies de preo, prazos de pagamento e recebimento indicados neste documento.
Unidade Quantidade Valores Unitrio Total

Descrio
Arroz Tio Joo, de primeira - embalagem de 5 KG Arroz Tio Joo, de primeira - embalagem de 1 KG Feijo roxinho paulistinha - embalagem de 1 KG Aucar cristal Diamante - embalagem de 1 KG Aucar refinado Diamante - embalagem de 1 KG

Total geral

Modalidades de compras Agora, reita e tente responder a essas perguntas: freqente voc comprar s pressas, na medida em que esgotam seus estoques? Voc compra sempre que surge um bom negcio, ou adquire seus produtos com antecedncia para um determinado perodo? muito importante voc reetir sobre esses aspectos antes de emitir o pedido de compras. Pois, dependendo da modalidade de compras que utiliza, a empresa pode ter um bom lucro ou sofrer srios prejuzos. Vejamos, quais as modalidades de compras mais utilizadas: Compras de emergncia Feitas s pressas, a m de atender uma necessidade surgida de surpresa. A utilizao freqente desta modalidade indica que no existe um mnimo de planejamento de compras ou, se existe, no executado corretamente. Isso desvantajoso, pois reduz o poder de negociao com o fornecedor e compromete seriamente a competitividade da empresa no mercado. Compras especulativas Feitas para especular com possvel alta de preos, sem uma necessidade sentida. Esta modalidade perigosa, pois alm de comprometer o capital de giro, pode acarretar prejuzos para a empresa caso no ocorra a prevista alta de preos. Compras contratadas Feitas por meio de contratos que prevem a entrega dos produtos em pocas preestabelecidas. muito utilizada na indstria, para fornecimento de matria-prima e no comrcio, para compras de mercadorias especiais, modelos exclusivos ou produtos novos ainda no lanados no mercado. Compras antecipadas Feitas para atender as reais necessidades de vendas da empresa para determinado perodo de tempo. O planejamento de compra imprescindvel nesta modalidade, que a mais indicada, pois so realizadas obedecendo a um programa denido pela empresa. Compras de reposio Feitas para adquirir produtos/servios que apresentam um comportamento estvel de vendas. muito utilizada no comrcio, principalmente em supermercados, onde os produtos de primeira necessidade apresentam este comportamento.