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A escriturao escolar dever permitir a qualquer tempo a verificao da identidade e trajetria escolar de cada aluno .

Elaborado por: Supervisores responsveis: Nemry Abdala Stanco Sandra Seccato Machia Meira Adauto Galvo da Rocha

Colaborao: Grupo de Superviso da DERSV

ROTINAS ADMINISTRATIVAS

PRONTURIO OU PASTA INDIVIDUAL DO ALUNO

PRONTURIO OU PASTA INDIVIDUAL DO ALUNO


DOCUMENTOS FINALIDADE CONTEDO OBSERVAES

Fotocpia da certido de nascimento.

Identificao do aluno.

Dados para identificao completa do aluno.

Identificao do aluno. Para Dados para Documentos R.G. ou R.N.E. seleo de identificao necessrios concluintes do completa do para E.F. e E.M, no aluno. identificao sistema GDAE. Certido de Identificar Identificar todas completa do casamento e/ou ocorrncias as situaes averbao para pessoais durante ocorridas durante aluno alunos que o percurso a vida escolar. casaram, escolar do aluno. divorciaram, etc. Auxiliar a escola na localizao do Comprovante aluno e de residncia verificao da Comprovao do atualizado proximidade ou local onde reside (conta de gua, no da residncia o aluno. luz, telefone). para fins de matrcula, classificao, transferncia, etc. Verificar se a Registro das Carteira de criana tem os vacinas vacinao cuidados aplicadas. necessrios. Identificar o aluno como pessoa, a quem Instrumento para 01 para a ficha Fotos 3X4 os documentos identificao individual, outra se referem e fix- completa do para o boletim las em alguns aluno. (quando utilizado) documentos e uma para o R.A. escolares (ficha indiv., RG escolar, Boletim escolar, etc). Controle da entrada do aluno na escola; identificao do aluno; Para matrcula; Concentrao residncia; classificao; dos dados procedn-

Ficha cadastral. reclassificao do pessoais e de aluno no quadro procedncia discente da escolar do aluno. escola.

Boletim escolar (quando utilizado pela escola).

Comunicao peridica do desempenho escolar, ao prprio aluno e aos seus responsveis.

cia; matrcula; classificao; adaptao; estgio; dispensa da prtica de Ed. Fsica e/ou opo ou no pelas aulas de Ensino Religioso; documentos pssoais; transferncias; etc. Dados bimestrais Poder ser referentes aos utilizado como resultados do Ficha Individual rendimento do aluno, quando escolar e hou-ver freqncia do necessidade de aluno. ex-pedir esse documento.

Registro dos progressos e das dificuldades de aprendizagem apresentadas Identificao do pelos alunos ao aluno e longo do ano informaes sobre Ficha Individual letivo, com seu desempenho de Avaliao recomendaes escolar, Peridica. aos alunos, aos dificuldades, pais e com recomendaes e providncias a providncias. serem tomadas pelos professores e/ou pela escola, visando ao acompanhamento mais eficaz do desempenho global do aluno. Fornecer Identificao do informaes aluno; curso, Ficha Individual sobre a vida dados sobre o do aluno. escolar do aluno desempenho e ano a ano, no que freqncia,

Identificao. A ficha torna-se muito importante na seleo de alunos que devero ser submetidos ao processo de recuperao paralela. (Sugesto inicial consta na DEL.CEE 11/96).

se refere ao seu avaliaes, desempenho, resultado final. avaliao e resultado final. Concesso, pela Informar a escola autoridade sobre quem o Dados sobre a judiciria, de responsvel legal guarda ou tutela. guarda ou tutela pelo aluno. do aluno. Comprovao do domnio de Certificado de conhecimentos, Dados da escola, Competncia ou habilidades e dados pessoais do Atestado de atitudes aluno e Escolaridade adquiridos pelo certificao da anterior. indivduo no competncia percurso escolar, adquirida. no trabalho e/ou experincia de vida. Identificar alunos, Dados do aluno, Requerimento amparados por docu-mentos solicitando lei, que no anexados(quan dispensa da necessitam do freqncia s freqentar aulas necessrios),deferi aulas de Ed. de Ed. Fsica. -mento ou Fsica. indeferimen-to do(a) Diretor(a), local, data e assinatura. Ficha de acompanhamen to no Centro de Estudos de Lnguas CEL. Fornecer Dados sobre o informaes desempenho e sobre freqncia freqncia do e desempenho do aluno. aluno no CEL, para constar no histrico escolar.

Requerer o regime de Requerimento do exerccios aluno, atestado Expediente domiciliares, quando mdico, informao formalizado para amparados pelo Dec.- do(a) Diretor(a), com requerer Regime de Lei 1.044/69 e/ou deferimento ou Exerccios pela Lei 6.202/75 indeferimento e

Domiciliares.

e/ou Lei 10.285, de 30/11/2000.

encaminhamento DE.

Expediente formalizado para classificao e/ou reclassificao.

Registrar a avaliao Requerimento, de competncias avaliao de para classificao competncias, (para alunos sem definio pelo comprovao de Conselho de Classe escolaridade anterior) da srie de e/ou reclassificao classificao e/ou (quando for ocaso). reclassificao, com registro em ata. Registrar ocorrncias que no so comuns a todos os alunos e que necessitam de ateno e acompanhamento. Adaptaes, avaliao e freqncia em componentes que foram objeto de reteno ou promoo parcial. Informaes e comprovao dos resultados parciais e/ou finais dos estudos realizados Consultar o SITE da pelo aluno, DERSV, para maiores garantindo-lhe, alm informaes. do prosseguimento de estudos, a possibilidade de obter outros benefcios decorrentes de sua escolaridade.

Expediente comprobatrio de adaptaes, progresso parcial de estudos.

Histrico Escolar (duas vias- uma para o aluno e outra fica no pronturio).

Registrar dados completos da trajetria do aluno em determinado(s) curso(s).

Ficha de acompanhamento do aluno no processo de recuperao paralela. Cpia da Ata do Conselho de Srie/Classe/Termo quando se tratar de aluno: promovido pelo Registrar dados

Registrar o desempenho e a Dado sobre freqncia do aluno desempenho e submetido ao freqncia na processo de recuperao paralela. recuperao paralela.

Dados sobre as

Conselho; promovido parcialmente (para escolas que adotam o Regime de Progresso Parcial); Encaminhado para recuperao paralela, ou de Ciclo I ou de CicloII.

sobre ocorrncias na vida escolar do aluno, evitando consulta aos outros documentos, facilitando a expedio mais rpida.

diversas situaes enfrentadas pelo aluno na sua trajetria escolar.

Para escolas que mantm cursos profissionalizantes, incluir: Cpia do termo securitrio a favor do aluno estagirio em casos de acidentes pessoais ou de responsabilidade civil por danos contra terceiros. Cpia de termo de compromisso firmado entre aluno e a parte concedente do estgio. Documento comprobatrio da realizao de estgio requerido para concluso de curso, devidamente validado pelo Supervisor de Estgio. Casos excepcionais: Avaliao psicolgica realizada por profissional devidamente habilitado em casos de alunos portadores de necessidades especiais. Sanes disciplinares:Ata do Conselho de Escola (quando for o caso), com deliberao sobre penalidade aplicada. Documento informativo encaminhado pela autoridade competente em casos de alunos que se encontram em liberdade assistida. Documentos comprobatrios da EQUIVALNCIA DE ESTUDOS (Del. CEE 21/01). Documentos comprobatrios da REGULARIZAO DA VIDA ESCOLAR DO ALUNO (Portaria Conjunta COGSP/CEI, de 14/02/2005). Documentos comprobatrios de trabalho voluntrio realizado pelo aluno (Res. SE 143/02). SO VICENTE - 2005
http://dersv.sites.uol.com.br/rotinas_prontuario.htm

A Gesto da Documentao Escolar: o caso do Colgio Marcelino Champagnat Claudecir Almeida da Silva Colgio Marcelino Champagnat claudeciralmeida@yahoo.com Marcia Aparecida Riedlinger Colgio Marcelino Champagnat marciariedlinger@seed.pr.gov.br Wilmara R. Calderon Universidade Estadual de Londrina calderon@uel.br RESUMO Trata-se de um relato de experincia referente ao estudo de uso e do tratamento da documentao escolar realizado em uma escola pblica de Londrina, o Colgio

Marcelino Champagnat. Buscou-se estudar a teoria de gesto documental e a partir do conhecimento da realidade daquela instituio, propor alternativas que podem contribuir para a melhoria do processo de gesto documental. Para atingir os objetivos da pesquisa, utilizou-se o estudo de caso, o qual permite a reflexo de uma realidade em particular e cujos resultados podem ser projetados, totais ou parcialmente, para outras realidades. Para a coleta de dados, utilizou-se o questionrio aplicado aos funcionrios da escola como forma de subsidiar a elaborao de um diagnstico situacional. A pesquisa trouxe dados importantes que podem ser aplicados em outras escolas pblicas. Palavras-chaves: Gesto documental; Gesto de documentos escolares; Arquivos escolares. INTRODUO Como qualquer outra organizao, a escola produz documentos para registrar suas atividades. A quantidade dos documentos gerados e recebidos nas escolas muito expressiva e preserv-los de extrema importncia, pois alm do registro das atividades registram tambm, a memria institucional. So registros de fatos importantes da vida escolar das pessoas que pertencem a sociedade na qual as escolas esto inseridas. Alm disso, os documentos produzidos por essas escolas so meios de prova de direito de pessoas ou da administrao e tm o papel informativo de grande valia para administrao pblica (MEDEIROS, 2004). A escola pblica responsvel por guardar e zelar pela documentao gerada, conforme determina a Lei 8159 de 08 de janeiro de 1991, ou seja, exercem mnus pblico e esto obrigadas a preservarem seus arquivos (MEDEIROS, 2004). No entanto, a realidade encontrada nas escolas pblicas brasileiras, em geral, bastante diferente. Comumente encontram-se documentos armazenados em lugares insalubres, misturados aos outros tipos de materiais, como por exemplo, de limpeza. As ms condies de armazenamento dos documentos, com o passar do tempo podem acarretar prejuzos qualidade do suporte, provocar o envelhecimento precoce dos documentos e at a perda de informao. Uma situao bastante corriqueira nas escolas que cria diversos transtornos a necessidade de localizar e obter informaes e/ou documentos. Alm da grande quantidade de documentos existentes, a sua organizao, geralmente, no est baseada em critrios arquivsticos, isso dificulta o acesso e torna o processo de busca e recuperao bastante moroso. importante, portanto, que os documentos que possuam valor para a instituio por razes administrativas ou histricas, sejam organizados e armazenados de modo que seu tempo de vida seja prolongado e a informao preservada em condies de ser acessada. Para isso, no entanto, imprescindvel se pensar numa poltica de gesto de documentos que disponha de mecanismos para acompanhar o documento desde sua criao, indicando aqueles destinados guarda permanente, a qual deve ser feita com base em critrios que permitam sua preservao. Dessa forma, pode-se melhorar o acesso e a recuperao de informao, na medida em que o volume de documentos ser menor e poupar recursos financeiros e humanos. Sobretudo nas escolas pblicas, o desafio tem sido o de encontrar solues para tornar o processo de armazenamento e recuperao desses documentos eficiente para administrao no processo de tomada de deciso. Sabe-se que a produo documental intensa e os recursos so escassos, ento todo esforo no sentido de se pensar formas de melhorar tal processo e torn- lo mais eficiente, deve ser considerado. As escolas pblicas tm um papel indiscutvel no contexto social. Em Londrina, por exemplo, existem 126 escolas pblicas perfazendo um total de 65.027 alunos/ano.

Ocorre que diante da quantidade e complexidade de suas atividades, acabam por deixar de lado as questes relacionadas aos seus arquivos. No entanto, segundo o Guia de Gesto Escolar (PARAN, 2002, p. 81), a organizao e o controle dos arquivos de documentos uma das atividades mais crticas de uma escola e um indicador da qualidade da gesto dos servios de apoio. Ocorre que as instituies escolares no tm em seu quadro de funcionrios pessoas com conhecimentos arquivsticos para trabalhar esse tipo de acervo, assim, as atividades realizadas so sempre baseadas em critrios empricos. Os estudos sobre os arquivos escolares, especificamente no Brasil, ainda so incipientes para apresentar uma proposta a este respeito. No Paran, uma abertura para a discusso desta problemtica surgiu no curso de Especializao em Formulao e Gesto de Polticas Pblicas, oferecido pela Escola de Governo. Nesse, a disciplina de Gesto Documental trouxe contedos afetos organizao e preservao de documentos, a partir dos quais se vislumbrou a possibilidade de se fazer um estudo de caso, procurando com isso, discutir formas de otimizar a produo documental e principalmente, melhorar o processo de armazenamento e recuperao de informao nesse tipo de instituio. A vivncia no ambiente escolar e acompanhamento no dia-a-dia das dificuldades encontradas, em razo da ausncia de uma poltica de gesto documental, fizeram com que aceitssemos o desafio de desenvolver este trabalho. Nesse sentido, pretende-se aqui apresentar um estudo realizado no Colgio Estadual Marcelino Champagnat em Londrina-Paran, cujo objetivo foi analisar a forma atual de organizao de seus acervos arquivsticos, especificamente da documentao escolar, de modo que fosse possvel propor alternativas para a implantao de uma poltica de gesto de documentos. Antes, porm, pretende-se introduzir alguns conceitos bsicos que perpassam as propostas que sero apresentadas ao longo do trabalho. ARQUIVO E DOCUMENTO DE ARQUIVO Arquivo, conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, um conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas (CAMARGO; BELLOTO, 1996, p. 5). Entende-se por documentos de arquivo, os documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada (RONCAGLIO; SZVARA; BOJANOSKI, 2004). Os documentos so criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. Por essa razo, o documento arquivstico contm informaes de natureza administrativa ou tcnica e tem como caracterstica marcante a originalidade, ou seja, no tem importncia em si mesmo, mas no conjunto de documentos do qual faz parte. Embora alguns documentos possam no seu momento de sua criao, nascer com um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do sculo XX, no momento do seu suicdio, ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo XIX, sua produo atende, primeiramente, as necessidades burocrticas, administrativas ou legais. O documento de arquivo segue um ciclo de vida denominado pela teoria arquivstica como o Ciclo Vital dos Documentos. De acordo com esse princpio, o documento nasce

com a finalidade de registrar uma determinada atividade administrativa. Nesse sentido, existe um tempo de vida til que determinado pelo valor de uso desse documento. De acordo com Rousseau e Couture (1998, p.117) os valores dos documentos so de dois tipos: primrio e secundrio. Por valor primrio entende-se como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores. Neste caso, os documentos so criados com razes especficas da instituio produtora no curso de suas atividades. O valor secundrio definido pelos autores como a qualidade do documento baseado nas utilizaes no imediatas ou cientficas. O uso tem como base o potencial do documento como testemunho das atividades das quais foram gerados. O ciclo de vida do documento composto por trs perodos ou idades. Na primeira idade os documentos possuem valor primrio e pertencem aos arquivos correntes. Aqui os documentos so indispensveis para as atividades do dia a dia da administrao. Na idade intermediria, os documentos so preservados por razes administrativas, legais ou financeiras e pertencem aos ditos arquivos intermedirios. Nesse, os documentos de interesses administrativos aguardam os procedimentos de comisses de anlise ou triagens que decidir pela eliminao ou arquivamento. Neste caso, a baixa freqncia de uso justifica uma conservao desses documentos em locais mais distantes do produtor. Os documentos de carter permanente so aqueles que devem ser preservados pelo seu valor histrico, de testemunho. Ficam armazenados nos arquivos permanentes por constiturem-se em testemunho privilegiado das atividades de uma organizao. O Departamento Estadual de Arquivo Pblico (PARAN, 2007, p. 8), menciona em seu Manual de Gesto de Documentos do Estado do Paran, que o tempo de guarda dos documentos est relacionado ao seu ciclo de vida. Nesse manual existem informaes sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, que um instrumento utilizado no processo de avaliao documental. Entende-se por Tabela de Temporalidade: o registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferncia para o arquivo intermedirio ou geral, a eliminao ou recolhimento para a diviso de Documentao Permanente do arquivo pblico do estado. A utilizao da Tabela de Temporalidade ocorre tanto no momento da classificao, como no momento da avaliao propriamente dita. Somente aps a avaliao dos documentos, observados os prazos de arquivamento, que deve ser feita a eliminao. A passagem dos documentos pelos diferentes perodos exige um programa de gesto que seja capaz de identificar o valor dos documentos baseando-se no uso que se faz deles e que estabelea um tratamento particular para cada fase. Independentemente do tipo de arquivo, todos carecem de procedimentos especializados para que possam cumprir sua funo, servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. (PAES, 2002, p. 20). Nesse sentido, se postula a necessidade de uma poltica de gesto de documentos que possa colocar o arquivo numa posio de sistema de informaes para subsidiar a administrao. ARQUIVOS ESCOLARES Por arquivo escolar entende-se o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por escolas pblicas ou privadas, em decorrncia do exerccio de suas atividades especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou natureza dos documentos. (MEDEIROS, 2004)

Os arquivos escolares tm finalidades e funes diversas e dispem de informaes importantes sobre a trajetria da vida das pessoas. De acordo com Ldke e Andr (1986) as escolas geralmente no se preocupam em salvaguardar seus registros documentais, sendo esse um dado do contexto escolar que merece reflexo. Segundo Menezes, Silva e Teixeira Junior (2005, p.68) as condies dos arquivos escolares so precrias na maioria das vezes, e visvel a deteriorao dos documentos e as condies inadequadas ou at insalubres a que so submetidos. No obstante, h em algumas escolas um esforo no sentido de desenvolver projetos de interveno e de investigao nos espaos de guarda da memria educativa, constitudo por documentos advindos das vrias prticas administrativas e pedaggicas das escolas. So aes que embora sejam ainda tmidas, demonstram a possibilidade de atuao nesses espaos. Os arquivos escolares so constitudos de diversas espcies documentais que so tambm fontes de pesquisa porque registram a memria do fazer e pensar pedaggico no cotidiano escolar, alm das questes administrativas. O tipo de informao gerado numa escola bastante especfico, refere-se evoluo do nmero de vagas, ao histrico de reprovaes, de evaso escolar, entre outras. Essas informaes podem se constituir numa ferramenta importante para a definio de polticas educacionais, seja no mbito do municpio ou do Estado. consenso que a informao uma ferramenta valiosa para tomada de deciso. Da a necessidade de agilidade na forma de recuper-la, facilitando o trabalho do gestor e para isso, deve-se considerar que a informao possui uma srie de atributos, tais como: acessibilidade, coerncia, confiabilidade e credibilidade da fonte, eficcia, objetividade e prioridade. (ARAJO, 1994 apud STAREC, 2002) A informao um instrumento de compreenso do mundo e da ao sobre ele. (ZORRINHO, 1995). Portanto, a posse da informao permite ao ser humano um conhecimento do mundo na medida em que o esclarece sobre os acontecimentos importantes que ocorrem a sua volta e fornece subsdios para um agir consciente. A informao e o conhecimento so as chaves da produtividade, o futuro da humanidade. O mundo competitivo depende da informao e tende a suplantar a importncia do capital, condicionando que a gesto moderna na tomada de deciso tenha o mximo de informao inibindo o princpio da incerteza. Segundo Braga (2000) a quantidade de informao e os dados donde ela provm, para a organizao um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constitui o objetivo da gesto da informao. Para que a gesto [de informao] seja eficaz, necessrio que se estabeleam um conjunto de polticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informao relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados. (REIS,1993 apud BRAGA, 2000, p. 342) Quanto mais estruturada e articulada estiver a gesto de informao, mais seus produtos e servios sero valorizados pelo mercado, assim como o resultado da inovao e investimento nos recursos humanos e tcnicos, otimizam a dinmica da organizao. O fluxo de informaes nas instituies de ensino grande e necessita de ferramentas tecnolgicas apropriadas para geri- la. importante tambm, definir estratgias para sua aplicao, modelar sistemas que atendam a necessidade e tenham um custo compatvel para a instituio e que agilize os servios prestados populao. Com a tecnologia disponvel e um modelo de gesto de informao coerentes e ajustados complexidade da escola, possvel que a gesto das unidades de ensino execute suas funes com um mnimo de ajuda externa e a um custo mais baixo.

Assim como a gesto de recursos humanos, a gesto de negcios e a gesto financeira so importantes em diversas organizaes, tambm a gesto da informao tem se apresentado como de suma importncia nos dias atuais, havendo a necessidade de buscar um melhor desempenho das instituies quanto ao armazenamento e recuperao de informaes no momento oportuno. Necessariamente, a gesto da informao perpassa pela gesto de documentos, pois esses so os registros de grande parte das informaes geradas no mbito institucional. Assim, se faz necessrio implantar uma poltica de gesto que integre os recursos necessrios para todo o ciclo da informao: gerao, coleta, organizao, disseminao e uso, tornando o processo de recuperao de informao/documentos mais gil de forma que subsidie a administrao com maior eficincia. A GESTO DOCUMENTAL COMO SUBSDIO ADMINISTRAO ESCOLAR: o caso do Colgio Marcelino Champagnat Na perspectiva da Arquivologia ao [...] conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos, d-se o nome de gesto de documentos. (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.41) A gesto tem como objetivos: Assegurar com eficincia a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; Garantir que a informao esteja disponvel aos cidados; Assegurar o descarte dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para pesquisa cientfica; Assegurar o uso adequado da micrografia, processamento automatizado dos dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; Contribuir para o acesso e preservao dos documentos considerados para guarda permanente por seus valores histrico e cientfico. (BRASIL, 2008, p. De acordo com a Unesco, a gesto de documentos veio contribuir para as funes arquivsticas sob diversos aspectos: ao garantir que as polticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; ao garantir que menor nmero de documentos inteis e transitrios fosse reunido a documentos de valor permanente; ao garantir a melhor organizao desses documentos, caso atingissem a fase permanente; ao inibir a eliminao de documentos de valor permanente; - ao garantir a definio de forma criteriosa da parcela de documentos que constitussem o patrimnio arquivstico de um pas, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida. (apud JARDIM, 1987, p. 36) Um programa geral de gesto de documentos, para alcanar economia e eficcia, envolve as seguintes fases: 1- produo: concepo e gesto de formulrios, preparao e gesto de correspondncia, gesto de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gesto da informao e aplicao de tecnologias modernas e a esses processos. 2- utilizao e conservao: criao e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperao de dados, gesto de correio e telecomunicaes, seleo e uso de equipamento reprogrfico, anlise de sistemas, produo e manuteno de programas de documentos vitais e uso de automao e reprografia nestes processos. 3 - destinao: a identificao e descrio das sries documentais, estabelecimento de programas de avaliao e destinao de documentos, arquivamento intermedirio, eliminao e recolhimento dos documentos de valor permanente s instituies arquivsticas. (JARDIM, 1987, p. 2) Jardim (apud FREIXO; SILVA, 2005) observa que o contexto onde se realiza a transparncia do Estado pressupe o direito de: Acesso aos documentos administrativos;

Acesso motivao dos atos administrativos; Participao. O autor explica que o termo acesso relaciona-se a um direito, mas tambm a dispositivos que o viabilizem, ou seja, um conjunto de procedimentos e condies materiais que permitam o exerccio efetivo desse direito. (JARDIM apud FREIXO; SILVA, 2005, p. 5). imprescindvel, em todos os nveis da administrao pblica, implantar medidas que visem maximizar e otimizar os recursos existentes, de modo a facilitar a vida do gestor pblico e do cidado. No caso dos arquivos escolares o acesso tem sido dificultado pelo volume crescente e pela ausncia de uma poltica de gesto documental. Esse tipo de poltica traz muitos benefcios, alguns deles podem ser relacionados, como segue: Diminuio do volume documental total; Aumento da proteo da informao; Otimizao da utilizao do espao; Racionalizao e at diminuio dos custos. Instituir uma poltica dessa natureza nas escolas pblicas pode contribuir para garantir que atividades sejam documentadas adequadamente; que documentos inteis e transitrios no sejam reunidos a documentos de valor permanente; a melhor organizao desses documentos, caso atinjam a fase permanente; no sejam eliminados documentos de valor permanente; e ainda, que seja definida, de forma criteriosa, a parcela de documentos que devem constituir o patrimnio arquivstico de um pas, estado ou instituio, tornando o processo de recuperao de informao mais gil e eficiente. A gesto de documentos envolve paralelamente a mxima utilizao da informao e a mnima utilizao de tempo, pessoal e dinheiro, garantindo a eficincia no mbito interno e externo s empresas. O arquivo do Colgio Marcelino Champagnat, como qualquer outra instituio, armazena documentos desde a sua origem em 1967. So documentos produzidos e recebidos no decorrer do desenvolvimento das suas atividades. Parte destes encontra-se no prprio espao de funcionamento da Secretaria da escola o que facilita sua utilizao diria. Atualmente, o Colgio possui uma quantidade total de documentos de arquivos de, aproximadamente, 16.040 metros lineares, sendo 9.430,50 metros armazenados na Secretaria e 6.609,50 metros, aproximadamente, no Arquivo Geral. Foto 1 Arquivo geral do Colgio O espao reservado ao Arquivo Geral uma sala de aproximadamente 58 m2, que fica no prdio central, no trreo. Nesse arquivo ficam armazenados documentos em armrios, prateleiras e arquivos de ao. So documentos gerados no perodo 1967 a 1980, nas diferentes reas da escola. Foto 2 Arquivo geral do Colgio Em relao aos documentos gerados no perodo de 1980 a 1998, houve perdas ocasionadas por sinistro e tambm descarte feito por funcionrios da prpria escola, como por exemplo, alguns documentos relacionados rea de recursos humanos e avaliaes escolares. No caso dos documentos de recursos humanos, houve alguns prejuzos para exfuncionrios/professores da escola que tiveram que comprovar o tempo de trabalho para efeito de aposentadoria e no foi possvel produzir prova documental, pois os documentos no foram encontrados.

Em se tratando dos documentos enviados ao arquivo geral, anualmente, so aqueles que tm pouco uso, entre eles os documentos recebidos pelo Colgio, alguns documentos de carter pedaggico e os de recursos humanos. Atualmente, o espao do arquivo geral est totalmente ocupado, no sendo possvel colocar mais mveis para armazenar documentos. Assim, os documentos que seguem para o arquivo geral, esto sendo armazenados em caixas e colocados sob os arquivos de ao. O Colgio possui um banco de dados, formulado na dcada de 90, em Access, para atender suas necessidades informacionais. Nesse consta um cadastro de todos os alunos que pertencem ou pertenceram escola e as informaes se referem filiao, data de nascimento, endereo residencial completo e nmero da pasta que contm os documentos do aluno. Esse banco de dados tanto fornece informaes para a recuperao dos documentos do arquivo corrente como para os do arquivo geral. A recuperao dos documentos do arquivo geral referente vida escolar do aluno, feita a partir do nome do aluno e do nmero da sua pasta. Quando no possvel usar esse sistema, utiliza-se uma ficha feita manualmente, que fica no arquivo geral (fichrio), na qual consta o nome do aluno, a data de nascimento e o nmero da pasta contendo a documentao. Essas fichas esto organizadas em ordem alfabtica do sobrenome/nome do aluno e se referem ao perodo de 1967 a 2002. O fichrio contm, aproximadamente, 33.000 fichas de alunos. Diante desse volume e do fato das fichas estarem organizadas em ordem alfabtica, isso representa uma grande dificuldade no momento de localizar um aluno e tambm no momento de repor a ficha no fichrio, aps a recuperao do documento. Ocorre que a partir da implantao do sistema, as fichas deixaram de ser feitas, e a busca da documentao somente pode ser feita a partir do banco de dados, utilizando-se o nmero da matrcula. Quando por qualquer motivo no possvel acessar o sistema e a busca por documentos tem que ser manual, somente dois dos funcionrios sabem como localizar a documentao. Tambm na dcada de 90, o Estado implantou um sistema denominado Sistema Escola/SERE, que evoluiu para um acesso via Internet, passando a ser chamado de SERE Web. Foi um grande avano essa informatizao, principalmente na execuo das atividades de matrcula e acompanhamento da vida escolar do aluno. Com essa informatizao os documentos relacionados ao aluno so gerados eletronicamente. Entretanto, na prtica continuam sendo geradas cpias em papel de documentos (comprovante de matrcula, histrico escolar, ficha individual etc.) que so colocados nas pastas individuais dos alunos. Em relao s informaes sobre os recursos humanos tambm se utiliza o banco de dados (Access) para obt-las. Nesse banco as informaes esto separadas por categoria: professores e funcionrios e dizem respeito ao nome completo, ao endereo, aos documentos pessoais (RG, CPF, ttulo de eleitor, PIS ou PASEP), ao nmero da conta bancria e agncia, ao vnculo empregatcio e formao acadmica. Esse sistema em termos de recursos humanos possibilita, a partir do nmero do RG ou do nome, a recuperao do cadastro do funcionrio e/ou do professor. Esse sistema, no entanto, no utilizado para recuperar a documentao que ainda existe no arquivo geral, tais como: livro-ponto, suprimento, substituio do professor, atestados mdicos, declaraes de curso. Esses documentos ficam em pastas no arquivo geral, separados por ano e turno. Quando precisam ser recuperados necessrio abrir as pastas suspensas, que contm dentro embalagens plsticas, dentro da quais os documentos ficam separados por espcie documental, mas sem qualquer critrio de ordenao.

Com relao ainda aos documentos de recursos humanos, na ocasio da implantao do sistema foram devolvidos para os funcionrios e professores, os documentos pessoais e de formao acadmica. Isso gerou alguns transtornos, como por exemplo, quando da renovao dos cursos do ensino fundamental e mdio, foi preciso solicitar aos professores cpia dos documentos, porque a escola no possua mais cpias. Existe atualmente um sistema implantado pelo Estado que o Recurso Humano on-line/RH on-line, no qual constam informaes sobre suprimento, cancelamento, substituio de professores. Desde 2007, com a implantao desse sistema Recurso Humano on-line, no se faz mais a impresso dos documentos de suprimento, substituio e cancelamento. O Colgio no possui uma pessoa responsvel pelo arquivo. Quem executa as atividades relacionadas ao arquivo uma funcionria de carreira sem formao especfica para isso. A forma de organizao dos documentos definida a partir do senso comum e da necessidade informacionais dos funcionrios. A busca de documentos no arquivo geral, em alguns casos, feita pelo funcionrio que precisa da informao. Quando isso ocorre quem retirou o documento deve recoloc-lo nas pastas e/ou caixas. Esse fato tem provocado alguns problemas, ora se armazena o documento de forma inadequada, causando danos ao mesmo, ora se coloca o documento em local errado, causando prejuzos para o processo de recuperao da informao. Nos arquivos da Secretaria ficam armazenados os documentos referentes vida escolar do aluno e tambm os administrativos, ambos produzidos no ano letivo em curso, alm dos documentos escolares gerados desde 1981. Atualmente, so produzidas mais de 50 espcies documentais com uma mdia de 1000 exemplares de documentos/ms, distribudos pelas diferentes reas do Colgio. A maioria dos documentos produzidos pela Equipe Pedaggica diz respeito ao acompanhamento da vida escolar do aluno quanto ao seu aprendizado, participao e freqncia, abrangendo situaes do dia-a-dia. Existem ainda os documentos relacionados ao trabalho em sala de aula (avaliaes, ocorrncias, fichas de acompanhamento do aluno etc.), perfazendo um total de, aproximadamente, 700 exemplares de documentos/ms. Os documentos produzidos pela Secretaria e pela Direo Escolar, so em torno de 300 exemplares de documentos/ms (ofcios, declaraes, orientaes, comunicados, convocaes etc.). uma quantidade significativa de documentos gerados pelo Colgio e alm desses existem ainda os documentos recebidos de outras instituies como, por exemplo, a Secretaria de Estado da Educao/Ncleo Regional de Ensino, cuja finalidade informar os professores e Equipe Pedaggica sobre questes relacionadas ao seu trabalho. A produo dos documentos nas escolas pbicas bastante volumosa e sua manuteno e armazenamento implica em custos financeiros bastante elevados tanto para a instituio quanto para o Estado. importante reduzir ao mnimo, a prtica da criao de documentos desnecessrios, cuidar da conservao dos documentos de valor permanente, bem como, criar critrios de avaliao para uma eliminao criteriosa de documentos, mas tudo isso deve ocorrer por meio da implantao de polticas baseadas em critrios arquivsticos. Dentre os prejuzos institucionais podem-se relacionar alguns como: perda de tempo na localizao de documentos; documentos gerados eletronicamente so duplicados na tentativa de no se perder informao; critrios de organizao e eliminao so criados sem que haja um estudo cientfico a respeito, ocasionando perda de informaes importantes.

O Colgio atualmente, no possui uma diretriz a respeito de como proceder com os documentos que podem ser eliminados ou um planejamento acerca do espao fsico para o arquivo geral. CONSIDERAES FINAIS A quantidade de informao nas unidades escolares que surge durante a rotina do dia-adia de trabalho grande, e no deve se tornar um problema. Para isso, necessrio implantar medidas que visem racionalizao da produo documental; garantam as condies mnimas de conservao dos documentos. Acredita-se que possvel melhorar o processo de recuperao da informao tanto para a realizao das atividades cotidianas, como para garantir os direitos do cidado. A capacidade de gerir informaes depender de arquivos modernos e funcionais e de novas tecnologias profissionais da escola. Assim, sugere-se a criao de uma poltica de gesto dos documentos escolares no mbito estadual, como forma de otimizar os recursos existentes e tambm agilizar o atendimento comunidade escolar e outros setores da sociedade. Alm de melhorar os servios prestados pelos estabelecimentos de ensino, a viabilizao dessa poltica redundar numa economia de recursos financeiros advinda da racionalizao na criao e impresso de documentos, assim como na otimizao dos espaos fsicos existentes. Recomendam-se ainda, maiores investimentos na capacitao dos recursos humanos para gerenciar os arquivos, seria o caso de contar com profissionais arquivistas para o exerccio dessa funo que complexa e de grande importncia no fazer do cotidiano. H que se investir na capacitao dos funcionrios da escola no sentido de conscientizlos sobre a importncia da guarda e conservao correta dos documentos e da necessidade de um melhor acompanhamento da tramitao desses documentos. Implantar uma poltica de gesto documental no mbito das escolas pblicas do Estado pode representar um investimento alto num primeiro momento. Mas ao se considerar que atualmente, h grande desperdcio de material, tempo do funcionrio, espao fsico, gerando custos bastante expressivos para a escola e os cofres pblicos, isso parece fazer sentido. Recomenda-se que tecnologias como: a digitalizao e microfilmagem sejam utilizadas com base em critrios arquivsticos e sua implantao esteja sustentada por uma poltica integrada de gesto de documentos. Caso contrrio, essas tecnologias podem acabar por acentuar alguns problemas j existentes, como o caso do aumento do volume de documentos produzidos. REFERNCIAS BRAGA, Asceno. A gesto da informao. Viseu: Revista Millenium, ano 5, n.19, p.341- 351, 2000. Disponvel em: <http://www.ipv.pt/millenium/19_arq1.htm>. Acesso em: 31 mar. 2008. BRASIL. Associao Brasileira de Tecnologia Grfica. Preservao de documentos em papel. Cincia e tcnica a servio da histria. Disponvel em: <http://www.abtg.org.br/index.php? option=com_content&task=view&id=257&Itemid=47>. Acesso em: 12 jun. 2008. CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Helosa Liberalli (Coord.). Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Associao de Arquivistas Brasileiros, 1996. FREIXO, Aurora L.; SILVA, Rubens R.G. Da gesto documental e acesso a contedos informacionais : A (des)organizao estrutural dos servios de arquivo na administrao estadual da Bahia. 2005. Disponvel em: <http://www.rpbahia. com.br/biblioteca/pdf/AuroraFreixo.pdf> . Acesso em 20 nov. 2007. JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica de gesto de documentos. Rio de Janeiro:

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http://www.repositorio.seap.pr.gov.br/arquivos/File/anais/painel_educacao/a nalise_da_gestao_de_documentacao.pdf

MINISTRIO DA EDUCAO E DO DESPORTO CONSELHO NACIONAL DE EDUCAO PROCESSO N: 23001.000042/97-88 PARECER N: CP 16/97 CMARA OU COMISSO: Conselho Pleno APROVADO EM: 04.11.97 INTERESSADO/MANTENEDORA: Conselho Nacional de Educao ASSUNTO: Indicao n 02/97 - Normas para a simplificao dos registros e do arquivamento de documentos escolares. I - HISTRICO Por intermdio da Indicao n 02/97, de autoria do Conselheiro Arnaldo Niskier, foram propostas ao Conselho Nacional de Educao normas para a simplificao dos registros e do arquivamento de documentos escolares.

O Presidente do CNE, na Portaria n 02, de 11 de maro de 1997, designou os Conselheiros Arnaldo Niskier, Almir de Souza Maia e Myriam Krasilchik para, sob a presidncia do primeiro, constiturem a Comisso Especial que estudaria a Indicao mencionada. Os entendimentos havidos levaram proposta de Resoluo anexa. II - VOTO DO RELATOR Somos favorveis proposta de simplificao dos registros e do arquivamento de documentos escolares no Conselho Nacional de Educao, oferecendo, como contribuio, parte integrante deste voto, o Projeto de Resoluo em anexo. Braslia-DF, de setembro de 1997. Conselheiro Arnaldo Niskier - Relator III - DECISO DO CONSELHO PLENO O Conselho Pleno acompanha o Voto do Relator. Sala das Sesses, setembro de 1997. Conselheiro Hsio de Albuquerque Cordeiro - Presidente Projeto de Resoluo N de de de 1997 Regulamenta o arquivamento de documentos escolares O Presidente do Conselho Nacional de Educao, no uso de suas atribuies e tendo em vista a Indicao n 2/97, de 31/1/97, de autoria do Conselheiro Niskier, RESOLVE: Art. 1 - O arquivamento de documentos escolares, das instituies de ensino, observar as seguintes modalidades: a) o prprio documento no original ou em fotocpia autenticada; b) em fotograma obtido por microfilmagem; c) em disquete ou CD ROM obtido por sistema computadorizado. Art. 2 - Quando o arquivamento obedecer a alnea a do artigo anterior, ser organizado em duas modalidades: a) Arquivo Vivo ou de Movimento, para pronta consulta e escriturao; b) Arquivo Morto ou permanente, quando concluda a escriturao pela concluso de curso, transferncia, trancamento de matrcula ou abandono do curso. Art. 3 - O arquivamento de fotogramas de microfilmagem, disquete e CD ROM de sistema computadorizado, pelo reduzido espao que ocupa no Arquivo, condies especiais de armazenamento e facilidade de consulta e reproduo, ser sempre da modalidade de Arquivo Vivo ou de Movimento. Art. 4 - Sob a superviso do Diretor, a pessoa responsvel pelo manuseio e reproduo dos documentos arquivados ser do Secretrio da Unidade Escolar, pessoalmente ou por pessoa habilitada, por ele autorizada. Pargrafo nico. O documento reproduzido, de preferncia em suas cores originais, ser autenticado pelo Secretrio da Unidade, com o carimbo do rgo emissor do documento com o nome, cargo e registro do emitente, com a declarao: Cpia de Microfilme ou Cpia do Computador. Art. 5 - As provas parciais e os exames finais sero registrados em atas, com o nome do aluno, sua assinatura, a data de realizao da prova ou exame, a disciplina, perodo e a avaliao em graus numricos e alfabticos por extenso, com a assinatura do professor, visadas pelo Chefe do Departamento ou autoridade equivalente, e do Diretor da Unidade, conforme modelo a este apensado, reunidas as atas em pastas ou encadernadas, por curso, perodo letivo e ano de realizao da avaliao.

Art. 6 - O Poder Pblico, atravs do MEC para o Sistema Federal e dos rgos Prprios do Sistema Estadual e Municipal, mediante prvia identificao do seu representante, ter acesso aos arquivos escolares para verificar a regularidade dos registros. Art. 7 - Os documentos de identificao pessoal, certificados militares e CPF sero registrados pelos seus nmeros, rgo emissor e data de emisso, nos requerimentos de matrculas nas unidades escolares. 1 - Os documentos a que se refere a alnea a do art. 1, sero transferidos para o arquivo morto ou permanente por motivo de concluso de curso, transferncia para outra unidade de ensino, trancamento de matrcula ou abandono de curso. 2 - Ser fornecida certido ou cpia do documentos arquivado, mediante requerimento do interessado, pelo Secretrio e visado pelo Diretor da Unidade. Art. 8 - Os livros de ata dos rgos colegiados, textos de estatuto ou regimento, resolues e normas regimentais, curriculum vitae dos docentes e demais documentos que possam ser encadernados ou arquivados em pastas, facilmente identificveis no precisam passar pelo processo de microfilmagem ou computao, desde que possam ser localizados com facilidade. Art. 9 - Os papis eliminados em razo de perda de validade do documento, arquivamento por processo de microfilmagem e por computao, sero inutilizados mecanicamente, alienados ou cedidos a instituio beneficente para fins de reciclagem. Art. 10 - Cessada a atividade da instituio de ensino, todos os seus arquivos sero transferidos para o rgo pblico de superviso, avaliao e acompanhamento das atividades dessa instituio, sob a responsabilidade do MEC. Art. 11 - Os fotogramas, disquetes e CD ROM sero reproduzidos em trs vias, sendo uma via arquivada no Arquivo Nacional, outra na unidade que processou o arquivamento do documento original e a terceira como instrumento de trabalho para consulta, expedio de declarao ou certido. Art. 12. Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao HSIO DE ALBUQUERQUE CORDEIRO Presidente do Conselho Nacional de Educao (PARECER HOMOLOGADO EM 21/11/97, PUBLICADO NO DOU DE 24/11/97 P. 27372)
http://portal.mec.gov.br/cne/arquivos/pdf/PNCP1697.pdf
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Regulamento Vide Decreto n 4.553, de 27.12.02 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. Regulamento 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Regulamento Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. Regulamento CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.

Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. Regulamento 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.

2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho Este texto no substitui o publicado no D.O.U. de 9.1.1991 e retificado em 28.1.1991

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Captulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; III - propor ao Ministro de Estado da Justia normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Ministro de Estado da Justia, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica. Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judicirio Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais; VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associaes de arquivistas; X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais. 1o Cada Conselheiro ter um suplente.

2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justia, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia 4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo. 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros. 1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional. 2o As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa medida. Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros. Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas. Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio. Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses. Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Ministro de Estado da Justia. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia Captulo II

DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais. 2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social;

X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa. Captulo III DOS DOCUMENTOS PBLICOS Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991. Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico. Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas. Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia. 1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de desestatizao. 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico. 3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ.

4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991. 5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria. Captulo IV DA GESTO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL Seo I Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. 1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. 2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1 sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
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3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Seo II Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle. Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991.

Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar ao Ministro de Estado da Justia a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos termos do 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo. Art. 21. O Ministro de Estado da Justia, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da administrao pblica federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia Captulo V DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do Presidente da Repblica. 1o A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo. 2o So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justia, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia 1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo CONARQ. 2o A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ.

3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999. 3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Ministro de Estado da Justia, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999 (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional. Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores. Captulo VI DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste Decreto. Art. 30. O Ministro de Estado da Justia baixar instrues complementares execuo deste Decreto. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3 o do art. 3o. Art. 31. Fica delegada competncia ao Ministro de Estado da Justia, permitida a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni Este texto no substitui o publicado no D.O.U. 4.1.2002

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4073.htm