Manual de usuário: entenda a importância de criar para o seu sistema

O manual de usuário é um documento que tem por objetivo principal ajudar os utilizadores a
entender como um produto funciona e como utilizá-lo. Além de oferecer auxílio para identificar e
resolver problemas, traduz conceitos técnicos para uma linguagem simples que todos os
interessados possam compreender, sendo essencial no processo de desenvolvimento de software.

Normalmente, este documento é escrito por profissionais técnicos. No entanto, também pode ser
desenvolvido por algum integrante da equipe responsável por analisar, testar, desenvolver ou
prestar suporte do sistema.

A importância do manual para um sistema

Ainda que o manual seja utilizado por pessoas com uma compreensão de tecnologia acima do nível
básico, é necessário presumir que alguns usuários não tenham muita facilidade com linguagem
técnica. Assim sendo, é muito importante poder contar com um instrumento informativo que seja
conciso, simples, prático e fácil de usar. Nesse sentido, sua função é fornecer meios para identificar,
compreender e resolver possíveis dúvidas acerca da utilização do software.

Este documento deve ser capaz de traduzir a linguagem específica de uma aplicação para uma
linguagem simples e compreensível para todos. Para ser útil e de fácil entendimento, ele deve ser
construído preferencialmente com:

o apresentação de um índice;
o disposição em tópicos;
o corpo do texto;
o figuras;
o glossário de termos;
o materiais de referência.
O corpo do texto é provavelmente a parte mais importante do manual, visto que apresenta os
procedimentos e instruções necessárias de utilização e realização de tarefas no sistema. Isto não
implica uma explicação aprofundada dos mecanismos técnicos por trás do produto, mas sim uma
descrição objetiva, passo a passo, de como a operação deve ser executada.

Ademais, cada tarefa principal merece uma seção ou capítulo próprio e, caso se trate de um
assunto complicado, ainda que apenas ligeiramente, é interessante considerar uma divisão em
subtarefas para facilitar a compreensão.

Em relação aos demais itens citados, todos são relevantes e devem ser elaborados de forma clara
e visando a organização do documento.

Economia de tempo e suporte

O manual poupa tempo da equipe de suporte e quanto mais abrangente for, menos tempo um
colaborador utilizará para explicar ao cliente como usar as funcionalidades. Além disso, um bom
manual ajuda a diminuir a quantidade de chamados, pois em diversas situações o cliente é capaz
de solucionar os problemas por conta própria.

Nessa linha, mesmo que o cliente sinta a necessidade de contatar a equipe de suporte, o manual
pode ser útil para agilizar o atendimento. Dessa maneira, diminui-se o tempo de espera para sanar
as dúvidas dos clientes.

Relação com o cliente

Um bom manual favorece a relação entre empresa e cliente, pois caso este não seja capaz de
entender com facilidade como utilizar o sistema, pode recorrer ao referido documento como fonte
segura de informações.

Quando o cliente não encontra dificuldades para usar o produto que adquiriu, ele entende que fez
um bom investimento. Isso faz sentir-se valorizado, o que aumenta a probabilidade de que volte a
adquirir seus produtos e serviços e até mesmo os indique.

Para finalizar, o manual pode ser considerado como o principal centralizador de informações sobre
um sistema, devendo ser atualizado constantemente para servir de guia e cumprir seu propósito de
ferramenta de apoio aos usuários.