LA INFORMACIN EN UNA EMPRESA OBJETIVO: Indicar las razones por las cuales es tan importante la informacin en una empresa.

CONTENIDO TEMATICO y y y Diferencia entre informacin y datos en el conocimiento de la empresa Necesidad de la Informacin Importancia de la informacin

Competencias Acadmicas a Desarrollar

y y y Diferenciar la Informacin de los Datos en trminos sistmicos Identificar la informacin necesaria para la empresa Cuantificar el valor de la informacin, puede llegar a ser un Activo.

EN QU SE DIFERENCIA EL CONOCIMIENTO DE LOS DATOS Y DE LA INFORMACIN? En una conversacin informal, los tres trminos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretacin libre del concepto de conocimiento, por lo tanto Quizs la forma ms sencilla de diferenciar los trminos sea pensar que los datos estn localizados en el mundo y el conocimiento est localizado en agentes de cualquier tipo, mientras que la informacin adopta un papel mediador entre ambos. NOTA: Un agente no equivale a un ser humano. Podra tratarse de un animal, una mquina o una organizacin constituida por otros agentes a su vez. Dato: Un dato es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Dentro de un contexto empresarial, el dato es definido como un registro de transacciones. Un dato no dice nada sobre el porqu de las cosas, y por s mismo tiene poca o ninguna relevancia o propsito. Las organizaciones actuales normalmente almacenan datos mediante el uso de tecnologas. Desde un punto de vista cuantitativo, las empresas evalan la gestin de los datos en trminos de coste, velocidad y capacidad. Todas las organizaciones necesitan datos y algunos sectores son totalmente dependientes de ellos. Bancos, compaas de seguros, agencias gubernamentales y la Seguridad Social son ejemplos obvios. En este tipo de organizaciones la buena gestin de los datos es esencial para su funcionamiento, ya que operan con millones de transacciones diarias. Pero en general, para la mayora de las empresas tener muchos datos no siempre es bueno.

Las organizaciones almacenan datos sin sentido. Realmente esta actitud no tiene sentido por dos razones: y La primera es que demasiados datos hacen ms complicado identificar aquellos que son relevantes. y Segundo, y todava ms importante, es que los datos no tienen significado en s mismos. Los datos describen nicamente una parte de lo que pasa en la realidad y no proporcionan juicios de valor o interpretaciones, y por lo tanto no son orientativos para la accin. RECUERDA: La toma de decisiones se basar en datos, pero estos nunca dirn lo que hacer. Los datos no dicen nada acerca de lo que es importante o no. A pesar de todo, los datos son importantes para las organizaciones, ya que son la base para la creacin de informacin. Informacin: La describiremos como un mensaje, normalmente bajo la forma de un documento o algn tipo de comunicacin audible o visible. Como cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor. La informacin es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, es capaz de impactar sobre sus juicios de valor y comportamientos. la informacin es capaz de formar a la persona que la consigue, proporcionando ciertas diferencias en su interior o exterior. RECUERDA:Por lo tanto, estrictamente hablando, es el receptor, y no el emisor, el que decide si el mensaje que ha recibido es realmente informacin, es decir, si realmente le informa. La informacin se mueve entorno a las organizaciones a travs de redes formales e informales: y Las redes formales tienen una infraestructura visible y definida: cables, buzones de correo electrnico, direcciones,... Los mensajes que estas redes proporcionan incluyen e-mail, servicio de entrega de paquetes, y transmisiones a travs de Internet. y Las redes informales son invisibles. Se hacen a medida. Un ejemplo de este tipo de red es cuando alguien te manda una nota o una copia de un artculo con las siglas FYI (ForYourInformation). A diferencia de los datos, la informacin tiene significado (relevancia y propsito). No slo puede formar potencialmente al que la recibe, sino que esta organizada para algn propsito. De los Datos a la Informacin Los datos se convierten en informacin cuando su creador les aade significado. Transformamos datos en informacin aadindoles valor en varios sentidos. Hay varios mtodos: y Contextualizando: sabemos para qu propsito se generaron los datos. y Categorizando: conocemos las unidades de anlisis de los componentes principales de los datos.

y y y

Calculando: los datos pueden haber sido analizados matemtica estadsticamente. Corrigiendo: los errores se han eliminado de los datos. Condensando: los datos se han podido resumir de forma ms concisa.

Los Computadores nos pueden ayudar a aadir valor y transformar datos en informacin, pero es muy difcil que nos puedan ayudar a analizar el contexto de dicha informacin. Un problema muy comn es confundir la informacin (y lo que es peor el conocimiento) con la tecnologa que la soporta. NOTA:Desde la televisin a Internet, es importante tener en cuenta que el medio no es el mensaje. Lo que se intercambia es ms importante que el medio que se usa para hacerlo. En definitiva, que actualmente tengamos acceso a ms tecnologas de la informacin no implica que hayamos mejorado nuestro nivel de informacin y desde luego nuestro conocimiento. Conocimiento: La mayora de la gente tiene la sensacin intuitiva de que el conocimiento es algo ms amplio, ms profundo y ms rico que los datos y la informacin. Vamos a intentar realizar una primera definicin de conocimiento que nos permita comunicar que queremos decir cuando hablamos de conocimiento dentro de las organizaciones. El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, informacin y saber hacer que sirve como marco para la incorporacin de nuevas experiencias e informacin, y es til para la accin. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no slo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que tambin esta en rutinas organizativas, procesos, prcticas, y normas. NOTA: El conocimiento no es simple. Es una mezcla de varios elementos; es un flujo al mismo tiempo que tiene una estructura formalizada; es intuitivo y difcil de captar en palabras o de entender plenamente de forma lgica. RECUERDA: El conocimiento existe dentro de las personas, como parte de la complejidad humana y de nuestra impredecibilidad. El proceso del conocimiento (SI) El conocimiento se deriva de la informacin, as como la informacin se deriva de los datos. Para que la informacin se convierta en conocimiento, las personas deben hacer prcticamente todo el trabajo. Esta transformacin se produce gracias a: y Comparacin. y Consecuencias. y Conexiones. y Conversacin. Estas actividades de creacin de conocimiento tienen lugar dentro y entre personas. Al igual que encontramos datos en registros, e informacin en mensajes, podemos obtenemos conocimiento de individuos, grupos de conocimiento, o incluso en rutinas organizativas.

NECESIDAD DE LA INFORMACION: Para las organizaciones empresariales el S.I no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a la direccin de la empresa ejercer un exclusivo control tcnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. RECUERDA: Es conveniente crear un sistema de informacin mas preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organizacin y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno. Los usuarios y el mercado exigen calidad y confianza en la informacin que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales. Por lo tanto las empresas estn adoptando un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que aade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificacin estratgica. Hoy en da el procesamiento de la informacin desempea un papel fundamental. Las nuevas tecnologas estn contribuyendo a que la informacin se mueva de una manera ms rpida y fcil. NOTA: Estas pueden cambiar las formas en que se recopila, almacena, procesa, distribuye y analiza la informacin. RECUERDA: La economa esta basada en la tecnologa y la informacin, ahora las empresas se ven en la necesidad de transmitir informacin de alta calidad y as mismo agilizar el proceso para una buena toma de decisiones y poder tener a disposicin toda la informacin para el momento en que sea requerida por el usuario y el mercado. Las nuevas tecnologas, y en especial Internet, brindan hoy da a la empresa capacidad para elaborar y ofrecer a los usuarios informacin til y relevante para la toma de dediciones, tanto en cantidad como en calidad. Tanto en trminos histricos como futuros.

IMPORTANCIA DE LA INFORMACION Durante los ltimos aos se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la informacin como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestin empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de informacin empresariales. Se considera que la informacin es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento haban constituido los ejes sobre los que haba girado la gestin empresarial. Si la Teora econmica tradicional mantena el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, RECUERDA: La informacin se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar. Desde el punto de vista de la gestin empresarial el conocimiento del entorno, en un mundo cada vez ms complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez ms apremiante de informacin para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como para proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad. El dominio de la informacin externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos internos de informacin que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento. Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la informacin propia que la empresa lanza al exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles. Datos, a su vez, que se convierten en informacin externa para otras empresas que absorben esa informacin. La informacin como recurso intangible. Si bien hemos mencionado antes los distintos tipos de recursos a la manera clsica (recursos humanos, financieros, materiales e informativos), Actualmente se introduce una clasificacin distinta que distingue los recursos de la organizacin en dos grandes tipos: los recursos tangibles o visibles y los recursos intangibles o invisibles. Recursos Tangibles o Visibles:Son los recursos financieros, o los recursos materiales y tcnicos. Recursos Intangibles o Invisibles, Son la imagen de marca, la investigacin, los procesos de interaccin con los consumidores, o el mismo capital intelectual derivado de los recursos humanos; RECUERDA: Los recursos intangibles son activos que generan el autntico valor en una organizacin, y en particular en una empresa. Si bien, los activos visibles son necesarios carecen de valor sin los invisibles. A su vez, los activos invisibles se clasifican segn el flujo de informacin que impliquen, ya sea entrada de informacin del exterior, movimiento de la misma dentro de la organizacin; o salida de informacin al exterior.

Informacin externa. Entre los estudios para clasificar la informacin del entorno de la empresa destaca, la clasificacin de Laudon y Laudon que sirve, adems, para estructurar la captura y absorcin de informacin . As, identifican dos entornos, inmediato y remoto: 1. El entorno inmediato, lo conforman los activos que una empresa trata a diario, como clientes, distribuidores, competidores, proveedores, financiadores y reguladores. 2. El entorno remoto, est formado por aquellos elementos que una empresa debe tener en cuenta para controlar el entorno en el que se encuadra, y que est formado por la informacin sobre la situacin poltica, la sociedad, los cambios tecnolgicos o la evolucin econmica. La informacin interna. En todo proceso de toma de decisiones se necesita informacin externa. Sin embargo para que dicha informacin pueda ser dirigida por los gestores requiere que sea tratada internamente. Adems, es necesario que la informacin pueda fluir por los canales de la empresa para que obtenga el mximo provecho por parte de la organizacin. Cornella diferencia entre dos tipos de informacin interna: 1. La informacin operacional: es la generada por la organizacin debido al funcionamiento rutinario de la empresa. 2. El conocimiento: es el resultado de la fusin de la informacin interna y externa, que genera beneficios para las empresas. La informacin corporativa. Entendemos como informacin corporativa aquella que una empresa lanza al exterior, de manera que le permita controlar sus canales y sus contenidos. Continuando conCornella representa los canales hacia los que emite informacin, 1. Entorno inmediato: en el mbito empresarial (clientes, distribuidores, proveedores, financiadores, reguladores, accionistas y empleados). 2. Entorno remoto: son aquellas tcnicas que tiene como objetivo mejorar la proyeccin de la imagen corporativa de una organizacin;definido por dos tipos de informaciones: y Las de carcter econmico, y Las de carcter tecnolgico (patentes o resultados de investigacin y desarrollo).