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APRESENTAÇÕES EM POWERPOINT – 6 DICAS PARA PASSAR SUA MENSAGEM COM EFETIVIDADE Apresentações são um

APRESENTAÇÕES EM POWERPOINT – 6 DICAS PARA PASSAR SUA MENSAGEM COM EFETIVIDADE

Apresentações são um mal necessário, mas já que não podemos escapar delas, ao menos devemos nos esforçar para realizá-las com efetividade.

Todo mundo já assistiu a apresentações que deram errado: encontre um apresentador despreparado, um auditório mal planejado, slides superlotados de mensagens e uma platéia desinteressada, coloque todos estes ingredientes juntos às 13h30min de um dia de sol, e está pronta a receita do desastre.

Mas com as dicas abaixo, você aumenta suas chances de fazer uma apresentação memorável, transmitindo suas idéias na íntegra e não apenas informando, mas também convencendo o público.

Para uma apresentação bem-sucedida, lembre-se sempre:

Releia os slides - Passe, repasse e repita. Examine os títulos, os alinhamentos, as ilustrações. Não há nada torto ou deslocado? Algum texto ilegível? Talvez sobreposto? A ordem está correta? Todo slide tem um título enfatizando a sua idéia central? Após corrigir… releia mais uma vez!

Ensaie - Pratique sua apresentação, sozinho a princípio, e depois para um pequeno grupo, se você puder. Peça para alguém se posicionar bem longe e avaliar se consegue ler seus slides. Use um relógio e cronometre quanto tempo você passa em cada slide - e tente deslocar o ponto de equilíbrio, de modo a reservar mais tempo para os slides mais importantes no contexto da sua apresentação. Quando terminar de ensair, ensaie de novo!

Use bem seu apontador - Se for um bom apontador laser, não o use como uma âncora fixando você ao chão: você precisa usar bem o seu espaço, movimente-se e gesticule. Quando for apontar, realmente aponte, e não fique circulando ao redor de uma grande área do slide - só você acha que o círculo é pequeno e que o ponto que você deseja enfatizar é óbvio. Se puder, invista em um bom apontador.

Cuidado com o notebook - Teste tudo antes, inclusive a conexão com o projetor e com o sistema de som, se for o caso. Desative o screensaver e qualquer programa que possa interromper sua apresentação ou sobrepor alguma informação a ela. E não fale olhando para a tela do notebook - se você precisa olhar para sua apresentação, olhe para ela na tela onde está sendo projetada. Lembre-se que o público tende a tentar olhar para onde você estiver olhando. E lembre-se de nunca depender do Powerpoint! (nem do OpenOffice, nem do computador em si)

Apresente-se na abertura - Mesmo que o mestre de cerimônias já tenha dito quem você é, apresente-se mais uma vez, de forma simpática e cuidando especialmente da sua pronúncia ao dizer seu nome. Pratique antes, se para você não for natural dizer algo como “Boa tarde, meu nome é Augusto e vamos passar 30 minutos interessantes examinando as razões pelas quais os projetos têm sucesso - sintam-se à vontade para interromper sempre que quiserem perguntar algo”.

Atenção aos slides iniciais - É nos slides iniciais que você conquista ou joga fora a atenção da platéia - começar um texto ou apresentação é uma arte em si. Capriche especialmente no visual deles, e se esforce para memorizá-los (bem como os demais fatos relacionados ao tema deles) de forma destacada. Vale a pena.

CRIANDO APRESENTAÇÕES EFETIVAS E MANTENDO A PLATEIA ACORDADA

As apresentações de slides (principalmente as feitas em PowerPoint, O Impress e outros programas especializados) são um dos males do mundo moderno, no que diz respeito à comunicação ou ao ensino – dificilmente conseguimos escapar delas, e é mais freqüente elas se transformarem em obstáculo à aprendizagem e compreensão do que atuarem como o apoio que o apresentador pretendia.

Há muitas razões para isso, mas algumas das mais comuns estão ligadas à perda do foco de quem as prepara: ao invés de construir as transparências como um complemento à sua comunicação verbal com a platéia, acaba procurando transformá-las em uma boa apostila com conteúdo que possa ser consultado posteriormente, em forma impressa, pela audiência, ou ainda em um bom apoio à sua própria capacidade de memorizar tudo o que terá que dizer.

São razões nobres, sem dúvida – mas nem sempre são compatíveis com uma boa apresentação. Se você quer criar um excelente material audiovisual, preparar uma boa apostila com resumo para a consulta posterior e um índice adequado para não esquecer nenhum ponto durante a apresentação, fará muito melhor se criar 3 documentos, e não tentar condensá-los em um só. A platéia, acordada e atenta, agradece!

em um só. A platéia, acordada e atenta, agradece! nunca mais passe por isso! Existem muitos

nunca mais passe por isso!

Existem muitos textos na web propondo formas de criar apresentações efetivas, e o que eu vou escrever a seguir é um apanhado geral de vários deles, referenciados ao final. Nada disso é científico: são opiniões e propostas. Sinta-se à vontade para adaptá-las ou complementá-las. E, se possível, compartilhe as suas dicas também, ajudando a livrar o mundo da maldição das apresentações insuportáveis!

A regra dos 10/20/30: esta regra foi proposta inicialmente pelo investidor Guy Kawazaki, e é uma jóia em sua simplicidade. Segundo ele, nenhuma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30. Se você não tiver tempo de ler nenhuma das outras dicas, procure seguir esta regra, e já estará com meio caminho andado.

Outras dicas:

Os slides não são a apresentação. Nunca esqueça que a atenção deve estar em você, e não nos slides. Você não deseja competir com eles pela atenção do seu público.

Siga uma seqüência lógica. Se possível, comece rabiscando num papel quais os pontos que você precisa abordar.

Seja legível. Se você vai escrever algo no slide, todo mundo precisa conseguir ler. Mas escreva o mínimo possível. Use fontes sem serifa (Arial, Verdana, Helvetica…) nos títulos, e serifadas (Garamond, Goudy, Palatino…) no conteúdo.

Slide não é relatório. Se você precisar comunicar um longo conteúdo textual, imprima-o e entregue à platéia – se possível, antes do início da apresentação. Nos slides, sempre que possível, substitua as palavras por um gráfico ou imagem, para complementar o que você vai dizer.

Menos é mais, especialmente quando estamos tratando de efeitos visuais e sonoros. Faça todos os itens do slide aparecerem ao mesmo tempo – ninguém na platéia espera ser surpreendido 90 vezes durante a sua apresentação.

Distribua um folheto – antes! - a não ser que sua intenção seja fazer surpresas, distribuir um folheto com todos os slides ANTES da apresentação ajudará a manter as pessoas prestando atenção em você, e não no slide. Se você tem dúvidas se o público prestará atenção na apresentação se já tiver imagens de todos os slides em mãos antes da apresentação, há algo errado com a apresentação, ou com o público.

Conheça as estatísticas – estudos recentes mostraram que apresentações de slides apenas com títulos, gráficos e imagens levam a uma retenção de conteúdo 28% maior que a dos slides tradicionais com listas de itens, e uma capacidade 78% maior de aplicar a informação recebida.

Tenho algumas dicas legais para apresentações. Você até falou sobre a premissa de fazer mais com menos. Premissa Zen (diga-se de passagem). Usar o implícito é a melhor forma de comunicação galera… para quê dizer? Deixe a platéia concluír!! Isso é ótimo!! Garante interação, trás o público para perto de você, cria oportunidades para descontrair a apresentação.

Agora, acho que entregar para as pessoas os seus slides antes de exibí-los não é uma estratégia interessante!! Você deve sim!! Colocar um contador (algo como 13/17, ou seja, slide 13 de 17 no total) para que as pessoas saibam se está acabando, ou se ainda falta muito… Mas entregar todo o conteúdo antes de apresentá-lo é suicídio… muito sem graça!!

Uma outra dica importante está relacionada à postura e seu posicionamento… nada de ficar metendo o cabeção na frente do projetor, fazendo corta luz, ou apontando slides com lasers ou sombras…

Outra dica legal é parar de entrelaçar os dedos das mãos junto do peito!! Quase todo mundo faz isso!! é um tipo de postura muito deselegante… parece que vc está se fechando dentro do seus próprios pensamentos… Deixe as mãos abertas, planas, com os dedos retos, firmes e próximos…

Colocar uma mão no bolso não é tão trágico quanto isso!! E ficar com as mãos balançando no alto e as sombracelhas altas enquanto fala de forma entonada também cansa a platéia!! Insere muito drama na fala e se não acabar rápido pode fadigar o mais entusiasmado dos ouvintes!! Tem palestrante que vai do inicio ao fim nesse drama… como se estivesse se afogando lá na frente!! Hehehehe…

Por fim, vou presenteá-los com um link interessantíssimo que compara o estilo Jobs e Gates de

pena

conferir):http://www.presentationzen.com/presentationzen/2005/11/the_zen_estheti.html

apresentação

(vale

a

15 DICAS DE COMO NÃO FAZER UMA EXCELENTE APRESENTAÇÃO

Não importa se você usa Powerpoint, OpenOffice Impress, Magic Point, slides ou mesmo transparências: os recursos visuais são uma grande ajuda para fixar a sua apresentação na mente da platéia. Mas, se não forem bem utilizados, tendem a se transformar automaticamente em um obstáculo entre você e o público. E o que é pior: você pode nem notar.

você e o público. E o que é pior: você pode nem notar. Um slide horrível

Um slide horrível - e há piores!

Tenho assistido a uma grande quantidade de apresentações nos últimos anos, e preparei também o meu próprio quinhão. E abaixo está o meu checklist de o que NÃO fazer ao preparar e exibir uma apresentação, incluindo vários erros que eu mesmo já cometi e ocasionalmente ainda cometo. Sinta-se à vontade para usar e divulgar - o público das milhares de palestras apresentadas todos os dias no Brasil agradece!

Assim, se você quiser que o seu público durma, ou que ele troque sua apresentação por um intervalo para tomar cafezinho, ler uma revista, desenhar na margem da apostila ou simplesmente conversar com o vizinho, basta seguir os passos a seguir.

Mas se você quiser cativar seu público e transmitir sua mensagem, faça o contrário de todos

os

itens

abaixo!

1.

Leia os slides. Não os use para o que realmente servem, mas sim como uma gigantesca cola, da qual você lê literalmente, sem nem ao menos acrescentar comentários. Se quiser piorar,

use um tom de voz monótono e ocasionalmente repita algumas frases, erguendo a sobrancelha esquerda para denotar importância daquele ponto.

2. Superpopule seus slides com blocos enormes de texto, com a menor fonte que conseguir - Times 11 é um bom começo. Para dispersar a atenção da sua audiência, limitar-se a pontos e palavras-chave é tudo que você não quer. E o esforço adicional para ler tudo enquanto você fala vai ajudar a inspirar no público o desejo de ir ver se o coffee break já está disponível.

3. Use todos os recursos sonoros e de animação que você aprendeu na semana passada. Faça com que cada título e frase surja de uma direção diferente, preferencialmente letra por letra. Aguarde a mensagem se completar na tela, olhando para ela (e jamais para o público) antes de prosseguir sua explicação.

4. No que diz respeito ao estilo visual, seja 8 ou 80: ou use o árido estilo default, com letras pretas sobre fundo branco, ou procure o estilo mais chamativo que encontrar, formando um ilegível carnaval mexicano na tela.

5. Coloque ilustrações engraçadinhas e não relacionadas ao tema da apresentação, mal cortadas ou mal redimensionadas, sem casar com as cores e formato do slide. Ou use aqueles cliparts do Office 97…

6. Use recursos multimídia. Tente sincronizar com uma música de fundo. Ao perceber que não deu certo, interrompa e recomece a apresentação e o áudio. Faça uma pausa de 5 minutos até que o técnico ajuste tudo de novo. Se possível, faça com que o áudio seja ouvido apenas por quem está sentado nas 3 primeiras filas, e faça referências constantes a ele em suas explicações.

7. Não prepare nem ensaie a seqüência certa de slides. Fique pulando alguns e depois retornando a outros, constantemente. De forma alguma permita que o público tenha uma idéia de continuidade, ou de quantos slides faltam para a conclusão. Não informe a duração da apresentação no primeiro slide, e deixe claro que os slides foram copiados e colados de outras apresentações com mais de 5 anos de idade.

8. Cometa erros de ortografia, gramática e conceituação. Preferencialmente nos títulos. Erre seu e-mail e telefone de contato.

9. Copie o seu arquivo de apresentação para um disquete (ou outra mídia ainda menos confiável) sem levar junto outros arquivos de multimídia, relatórios ou mesmo fontes referenciadas pela apresentação. Não faça nenhum ensaio no ambiente real da apresentação, e perceba a ausência dos arquivos apenas no momento da verdade. Interrompa a apresentação por alguns minutos para tentar descobrir por que o vídeo que deveria estar ali não está, ou por que os títulos estão todos em fonte Dingbats. Coloque a culpa no técnico do auditório, e perca a seqüência do que você queria dizer.

10. Jamais leve uma segunda cópia da sua apresentação. Use a mídia mais vagabunda que encontrar: um disquete velho, um CD-RW que veio de brinde com o seu gravador em 2002, um pen drive que ficou na chuva… Se levar seu próprio notebook para o auditório, deixe para conectá-lo apenas no momento do início da sua apresentação, e só aí descubra que a saída de vídeo dele não é do mesmo padrão que o projetor. Paralise tudo por 15 minutos.

Siga as dicas acima e ninguém irá prestar atenção na sua apresentação. Eu prometo que sairei do auditório nos primeiros 5 minutos.

11 - Leve a sua apresentação em apenas um formato. Nem pense em levá-lo no formato PDF ou

em um formato HTML legível por qualquer browser. Esses formatos são ruins pois suas animações e efeitos multimídia certamente não funcionarão.

12 - Comece sua apresentação com um Slide “Agenda” contendo tudo o que você vai falar

durante sua apresentação. É bom repetir o que você vai falar mais de uma vez para fixar a idéia.

13 - Escolha um título convencional para sua apresentação. As pessoas não gostam de coisas

muito chocantes.

14 - Faça sua apresentação olhando para o chão para que ninguém na platéia se sinta intimidado.

Se não quiser olhar para o chão escolha alguém aleatóriamente na platéia e olhe só pra ele. Isso garante que pelo menos uma pessoa não vai embora de sua palestra no meio.

15 - Estoure ou adiante o tempo da apresentação. Certamente a palestra que vem depois é uma

porcaria e o palestrante não merece o seu respeito. Adiantando a apresentação também é importante porque muitas pessoas estão loucas de vontade de ir para o coffee break.

COMO COMEÇAR UM TEXTO OU APRESENTAÇÃO COM MAIS EFETIVIDADE

Como Agatha Christie começaria um post em seu blog?

Procure bons romances policiais na biblioteca mais próxima, aqueles best-sellers que prendem a atenção dos leitores do início ao fim. Veja como eles começam: na maioria, a primeira página já tem um crime, um mistério ou algum tipo de ação que desperta o interesse e a curiosidade do leitor. Só lá pela terceira página o autor começa a descrever os personagens e o contexto.

Agora imagine se o livro fosse uma apresentação em Powerpoint: você acha que Agatha Christie começaria com um slide dizendo a razão da importância do livro, outro apresentando por que ela deve ser considerada uma autoridade nos assuntos mencionados, e em seguida um slide apresentando cada personagem, outro para os contextos e cenários, e só então falaria sobre o assassinato? Não, é claro que ela também começaria pela ação.

Obter e manter a atenção dos leitores ou da platéia não é fácil, mas fica ainda mais difícil quando você cria armadilhas para si próprio, começando seu texto pela conceituação, contextualização, pré-requisitos ou qualquer outro tema que não seja o núcleo daquilo que seu público estava procurando quando resolveu dar a você uma chance de cativá-los.

Então por que os autores de apresentações de slides e de manuais continuam a iniciar seu material por uma longa contextualização, conceituação, histórico e justificativa, desperdiçando o interesse do público antes de chegar ao que realmente importa? Simples: porque é tradicional, é didaticamente correto, é o feijão com arroz da escrita técnica.

Na sua próxima apresentação, faça o possível para chegar ao que interessa já no primeiro slide, e apresente os conceitos e a revisão bibliográfica conforme eles forem sendo exigidos. Se for escrever documentação técnica, deixe o histórico e as justificativas para o apêndice. Compare os resultados, tanto no que diz respeito à atenção do público durante a apresentação, quanto no que se refere à retenção das informações. Você provavelmente terá uma surpresa: o leitor fisgado na primeira página, ou no primeiro slide, estará conquistado até o fim.

Eu escrevo todos os dias, e muitas vezes sigo o exemplo dos grandes autores de best-sellers policiais: ao terminar uma coluna curta, é freqüente eu decidir cortar os 2 primeiros parágrafos inteiros, sem remorso. Em artigos maiores, às vezes a primeira página desaparece integralmente, sem prejuízo nenhum ao conteúdo.

Se você estiver planejando um artigo, pense na possibilidade de iniciá-lo com uma pergunta intrigante, um desafio ou a promessa de um mistério. Algo que faça o público pensar: mas como ele vai conseguir mostrar que tal coisa é possível? Após ganhar a curiosidade, você terá tempo

para apresentar o contexto. Mas não termine sua apresentação sem responder a pergunta ou apresentar a resposta do mistério, ou você nunca terá uma segunda chance com esta platéia.

A

regra básica do Kawasaki é a regra do 10/20/30, ou seja, 10 slides, 20 minutos de apresentação

e

fontes tamanho 30. A idéia é justamente ir direto ao ponto logo no primeiro slide, sem

introduções e enrolações.

Uma apresentação do autor em vídeo explicando essa idéia, em inglês, pode ser vista neste vídeo no Google Video.

Acredito que 2 coisas façam a diferença na hora de realizar uma boa palestra o apresentação. Primeiro, é muito mais fácil falar sobre algo que gostamos e dominamos, por isso é importante ler bastante sobre o assunto do qual vai se falar e entendê-lo eliminando assim qualquer dúvida. Segundo, tornar o assunto mais agradável ao ouvido nem sempre é utilizar vocabulário rebuscado. As vezes é melhor utilizar a linguagem coloquial que deixa a apresentação mais clara e objetiva.

Coloquei um link para seu blog no meu http://www.outrojeito.com.br .

O OutroJeito tem foco em dicas e recursos para apresentações; o público alvo é representado por

professores/estudantes, executivos, e qualquer um que precise comunicar algo a alguém.

[…] Atenção aos slides iniciais - É nos slides iniciais que você conquista ou joga fora a atenção da platéia - começar um texto ou apresentação é uma arte em si. Capriche especialmente no visual deles, e se esforce para memorizá-los (bem como os demais fatos relacionados ao tema deles) de forma destacada. Vale a pena. […]

FALAR BEM EM PÚBLICO: COMO TRANSMITIR A IDEIA CERTA SOBRE VOCÊ EM APRESENTAÇÕES E REUNIÕES.

Ser inteligente não basta: veja como transmitir a impressão de inteligência e confiança ao fazer apresentações ou falar em reuniões.

Profissionais especializados em ensinar as pessoas a usar com efetividade a sua capacidade de comunicar não são novidade. No Brasil temos um exemplo bastante conhecido para quem é “do ramo”: Glorinha Beuttenmüller, a fonoaudióloga que praticamente moldou o padrão de expressão do telejornalismo brasileiro.

E eventualmente estes profissionais compartilham seus segredos com o público em geral. É o

caso de Patricia Fripp, uma profissional (certificada) dos discursos, que compartilhou em um breve artigo uma seqüência de dicas para quem quer moldar sua forma de expressão para ajudar a passar uma impressão a seu público ou interlocutores.

Lembre-se de que passar a impressão certa não basta: para ser efetiva, a impressão transmitida precisa corresponder à realidade. Mas todos nós já vimos apresentadores e palestrantes que dominam seu assunto mas não conseguem transmitir uma boa imagem sobre si próprios, o que acaba impedindo que eles comuniquem adequadamente a sua mensagem.

Para evitar passar por esta mesma situação, veja algumas das dicas do artigo:

Para soar inteligente: diminua um pouco o ritmo da sua fala, para permitir-se selecionar as melhores opções de vocabulário ao mesmo tempo em que passa a imagem de reflexão.

Para demonstrar polidez: nunca responda perguntas com apenas “sim” ou “não”. Forme frases completas: “Sim, eu o conheci em uma visita anterior”, “Não, os dinossauros não coexistiram com o homo sapiens”.

Para soar mais articulado: faça um esforço para pronunciar todos os fonemas de cada palavra, com atençao especial ao final de todas elas.

Veja as dicas completas e links para vários outros artigos sobre o tema em Plan B: Sound intelligent, powerful, polished, articulate, and confident.

O artigo do Lifehacker sobre este mesmo tema acrescenta uma série de sugestões dos leitores, incluindo:

Evitar usar mal palavras como “coisa” e “tipo…”

Falar “hum”, “éééé…”, “bem” ou “né?” onde deveria haver apenas pausas

Evite gírias e palavras “da moda”

Entenda as demandas de sua audiência, e satisfaça-as.

Domine o assunto sobre o qual irá falar (é óbvio, mas quanta gente desobedece essa?)

As duas últimas provavelmente são as mais importantes de todas. Sozinhos, nenhuma técnica ou modelo são capazes de garantir um bom discurso, apresentação ou participação em reunião, mas todo mundo pode aperfeiçoar seus métodos, e aprender com as experiências dos profissionais do ramo.