2 PARTE

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VERIFICACIN DE LOS RECURSOS

Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la programacin, es decir si la duracin inicial del proyecto varo. Si esto ocurre, se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar ms recursos o cambiar la duracin de las tareas. Esta decisin siempre debe ir acompaando de un anlisis econmico y de espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos. Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente procedimiento:
En Herramientas Redistribuir Recursos Aparecer el cuadro de dilogo Redistribuir Recursos. En este seleccione las condiciones de redistribucin que quiera que se apliquen al proyecto.

Recuerde por defecto, los recursos estn asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de verificacin Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.

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RUTAS Y TAREAS CRTICAS

En la fase de planeacin del proyecto se identifica una ruta crtica particular. Despus de comenzar la fase de ejecucin y de comunicar el progreso real, la ruta crtica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro. Microsoft Project calcula automticamente la ruta crtica por medio de las demoras permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero ser crtica. Si quiere cambiar la definicin de las tareas crticas:
En el Men Herramientas Opciones Clculo Escriba su preferencia para una tarea crtica en el cuadro

Las Tareas son crticas si la demora es menor o igual a:

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Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programacin.
Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tablas

Programacin En esta tabla aparecer la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El clculo se hace segn las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere cambiar est demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla. Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programacin en un proyecto, por eso se debe revisar muy bien los clculos que hace sobre las tareas crticas. Al terminar de asignar las tareas es necesario revisar la ruta crtica del proyecto y analizar si la que est calculando el programa es la que se debera aplicar realmente.
Si esto no est ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la realidad
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ES NECESARIO MODIFICAR EST ACTIVIDAD

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Hacer doble clic sobre la actividad

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ES NECESARIO INSERTAR LA TAREA QUE EST FALTANDO ESTUDIAR EL SISTEMA EXISTENTE REVISAR TODO Y HACER LAS CORRECCIONES REQUERIDAS

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UNA VEZ REALIZADA LA REVISIN Y EN SU CASO LAS CORRECCIONES

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VISUALIZACIN DE TAREAS CRTICAS

Para ver la ruta crtica del proyecto existen varias formas.

En Ver, seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento Aparecer un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de color negro.

La de color rojo o azul me muestra la programacin inicial del proyecto, el color rojo son las tareas de las rutas crticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro mostrarn el porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento

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Otra forma para ver la ruta crtica del proyecto es aplicando un informe.
Haga clic en Ver Informes Haga doble clic en Generales Haga doble clic en Tareas Crticas

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NO EST LA OPCIN INFORMES

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1.- HACER CLIC EN VER

2.- ARRASTRAR INFORMES Y DEPOSITARLO DEBAJO DE Zoom

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YA SE PUEDE TRABAJAR CON INFORMES PERO LO VAMOS A PONER EN UN GRUPO APARTE, ES DECIR, LE VAMOS A AADIR UN SEPARADOR

SEPARADOR

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AQU SE PUDO AGREGAR INFORMES O CUALQUIER OTRA HERRAMIENTA

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Se puede agrupar el proyecto por Tareas Crticas y No Crticas, para esto:

Por Proyecto Agrupar Por Crticas.

Cada lnea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta lnea amarilla aparecer el nombre del grupo por el que est agrupada la hoja Las tareas crticas aparecern agrupadas segn el orden de ejecucin.
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Para volver a la configuracin inicial de la tabla. Por Proyecto Agrupar Por Sin Agrupar

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Igualmente se pueden filtrar las tareas crticas:

Haga Clic en Proyecto Filtro Para: - Tareas

Crticas. Con esta opcin solo aparecern en la tabal las tareas crticas.
Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Todas Las tareas

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DIVISIN DE TAREAS
Una de los ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de hacerlo. Igualmente, cuando se est creando un proyecto con repeticin de tareas en diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizar cada una de sus fases. Para dividir una tarea: Abra el diagrama de Gantt.
En la barra de herramientas Edicin haga clic en Dividir Tareas En el diagrama de la vista, haga clic en la tarea a dividir y en la fecha que desea que ocurra la divisin.

Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que toque otra parte

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HACER CLIC Y ARRASTRAR

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ARRASTRAR HASTA LA BARRA DE LA IZQUIERDA

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SE ELIMINO LA DIVISIN DE TAREA

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CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN
Si por algn motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programacin de tareas, recursos o costos se tienen dos opciones. La primera es que Project calcule automticamente las cargas de trabajo cuando se presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule cuando usted quiera. Para que Project calcule automticamente estas redistribuciones: Clic en Herramientas Opciones Haga clic en la pestaa Clculo y seleccione Automtico Si quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter. Igualmente se puede teclear Mayscula + F9. En cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt de Redistribucin. En el men Ver Mas Vistas En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin, busque Diagrama de Gantt de Redistribucin. Seleccinelo y de clic en Aplicar. Aparecer un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra la programacin anterior a la redistribucin y la segunda nos muestra como quedo la tarea despus de la redistribucin.
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NO HAY DIFERENCIA ENTRE AUTOMTICO Y MANUAL YA QUE NO HAY SOBREASIGNACIONES

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DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIN

Los niveles de prioridad comprenden de 0 prioridad ms baja a 1.000 prioridad ms alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza la configuracin de prioridad de tareas como un criterio de redistribucin. Las tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000. Para cambiar la prioridad de las tareas:
En el Diagrama de Gantt haga doble clic en la tarea con la

prioridad para la que desea cambiar el valor predeterminado de 500.

En el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea, haga clic en

la ficha General
En el cuadro de Prioridad escriba el nmero que represente

la prioridad deseada de esa tarea

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PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS

Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor parte de los costos. Pero tambin existen costos asociados directamente con las tareas. El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las tareas, Microsoft Project utiliza calcula los costos del proyecto en general con base en estos. Si est en la fase de evaluacin de proyectos, puede utilizar esta informacin para calcular el presupuesto y si est en la parte de planeacin del proyecto puede comprobar si el plan de trabajo est de acuerdo con el presupuesto asignado.

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PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS

Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo de la asignacin. Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso.

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Como especificar costos variables para los recursos de trabajo

Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos:

Asegrese que tenga sealada la tabla Entrada en el men Ver Por el men Ver Hoja de Recursos Aparecer la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se permitir asignar recursos a quienes sean del Tipo Trabajo. En el campo Tasa Estndar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso. Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 250.000/da Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras el valor de las mismas. Por ejemplo: $ 5.00/hora

Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede las 10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podra acabar con costos superiores a los reales.
Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo normal para el recurso. Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna Llamada Trabajo de Horas Extra

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Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo

Cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo que realicen

Para especificarlos:
Haga clic en Ver Hoja de Recursos Si no ha aplicado la tabla Entrada a la Hoja de

Recursos, haga clic en Ver Tabla Entrada

En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo,

escriba el costo por uso del recurso

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Como establecer los costos para los recursos del material

Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:
Estando en la Tabla de Entrada. Haga clic en Ver

Hoja de Recursos
Asegrese que los recursos materiales deben

designarse en el campo Etiqueta del Material con las unidades de medida. Ejemplo: unidad, kilo, m2, bulto, pieza, lote, etc.
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Como establecer varios costos para un recurso:

Si usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materiales en determinada fecha que afectar los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo puede especificar diferentes costos en diferentes momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos.
Para especificar diferentes costos, siga estos pasos:
En la Hoja de Recursos, haga doble clic en el

recurso para el que desea especificar varios costos.

En el cuadro de dilogo Informacin del Recurso,

haga clic en la ficha de Costos

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HACER DOBLE CLIC (MATERIAL)

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 En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de

horas extras y el costo por uso escritos en la Hoja de Recursos

Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto

periodo de tiempo, haga clic en Fecha Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no se dejar modificar pues Project calcular los cambios con respecto a esta
Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos

que se deben modificar

Para especificar diferentes costos basados en diferentes

tipos de actividades, escriba los costos en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la actividad que realiza, entonces despus de asignar el costo de la primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad en B.
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 Para especificar diferentes costos basados en

diferentes tipos de actividades, escriba los costos en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la actividad que realiza, entonces despus de asignar el costo de la primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad en B.

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CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS

Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que varan con respecto al primer precio. Para esto se escribe la fecha y luego en la tasa estndar el porcentaje. La tasa real que representa el cambio se calcular inmediatamente y aparecer en el cuadro. La tabla A se asigna de manera predeterminada a las actividades segn el valor del recurso. Si por algn motivo ha definida otra tabla de costos, como la B o C, se debe especificar que tabla desea utilizar para la asignacin. Para hacerlo, siga estos pasos:
Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga

clic en Ver Uso de Tareas (Tambin puede utilizar Ver Uso de Recursos). Aparecer una tabla donde se muestra los recursos asignados a las actividades
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 Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le

asignar una tabla diferente a la A. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin

Seale la pestaa General En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la

parte inferior, seleccin la tabla que desee aplicar a esta asignacin

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HACER DOBLE CLIC

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COMO ESTABLECER LA ACUMULACIN DE COSTOS

El mtodo que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede especificar el mtodo que ms se ajuste a sus gustos. Es importante especificar el mtodo de acumulacin de costos para el planeamiento del flujo de costos. Para esto siga los siguientes pasos:

Haga Clic en Ver Hoja de Recursos (Asegrese que este ubicado en la Tabla de Entrada)

En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los mtodos: Comienzo, Prorrateo, Fin

Los mtodos consisten en: Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio del proyecto

Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del proyecto Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o recursos.
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Tambin puede especificar el mtodo de acumulacin de costos en la ficha Costos del cuadro de dilogo Informacin del Recurso.
HACER DOBLE CLIC

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PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS

Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen recursos o no, puede escribir un costo fijo para una tarea. Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:
Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla

Costo Aparecer la tabla Costo con los campos Costo Fijo y Acumulacin de Costos Fijos
En el campo Costo Fijo de la tarea, escriba el Costo En el campo Acumulacin de Costos Fijos especifique

cuando debera acumularse el costo de la tarea. El costo fijo planeado para la tarea se agregar a otros costos calculados para asignaciones y tareas durante el proyecto. El total aparecer en el campo Costo Total de la tarea de resumen del proyecto.

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INTRODUCIR PROYECTO

LOS

COSTOS

DEL

EN VER DIAGRAMA DE GANTT

SELECCIONAR TABLA DE COSTOS

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INFORMES SOBRE EL PROYECTO

Para que esta opcin est activada es necesario que la computadora tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares. Existen seis categoras de informes disponibles:
Generales

Actividades Actuales
Costos Asignaciones

Carga de Trabajo
Personalizados

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Para ver los informes integrados disponibles:

Haga clic en Ver Informes. Aparecer el

cuadro de dilogo Informes, mostrando las categoras disponibles.

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En el cuadro de dilogo Informes, haga doble clic en la categora que desea mostrar

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Si al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidindole informacin, introdzcala y haga clic en Enter

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 El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic

en una parte del informe para ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.

Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms

conveniente. Para esto de clic en Configurar Pgina. Cuando ya est listo para imprimir de clic en Imprimir
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Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel como resultado de una Tabla dinmica., o en Visio

Para crear un Informe Visual siga estos pasos:

En el men Informes haga clic sobre Informes Visuales.

Aparecer un cuadro de dilogo donde usted podr escoger el tipo de Informe

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ANLISIS PERT
ABRA UN ARCHIVO NUEVO EN PROJECT

HACER CLIC

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BARRA DE HERRAMIENTAS DE ANLISIS PERT

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INTRODUCIR TAREAS Y SUBTAREAS

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INTRODUCIR TIEMPO OPTIMO, NORMAL Y PSIMO

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HACER CLIC

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INTRODUCIR PREDECESORAS

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SE INTRODUCE LA INFORMACIN DEL PROYECTO, COMO SI FUERA CPM

INFORMACIN QUE POR LO MENOS SE PUEDE INTRODUCIR:

CALENDARIO LABORAL RECURSOS COSTOS ASIGNACIONES SEGUIMIENTO ETC.

PARA OBTENER INFORMES, POR EJEMPLO:

TAREAS CRTICAS DE COSTOS ASIGNACIONES CARGAS DE TRABAJO ETC.

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TAREA INVESTIGAR LOS SIGUIENTES TEMAS

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TAREA. INVESTIGAR PRESENTACIN EN POWERPOINT

CMO SE IMPORTAN TAREAS DESDE UNA HOJA DE EXCEL.

POR LO MENOS POWERPOINT)

UN

EJEMPLO.

(PRESENTACIN

EN

CMO SE HACE EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO.- En la fase

de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacn la informacin del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito, la programacin, los costos y los recursos estn equilibrados de forma necesaria.

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TAREA
NOTA: LAS SIGUIENTES TAREAS SE RESOLVERN CON SOFTWARE

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TAREA 1
Las actividades, sus predecesores inmediatos y las estimaciones de tiempo de las actividades (en semanas) para un cierto proyecto son como sigue:

a) b) c) d)

Dibuje una red de proyecto. Desarrolle un programa de actividades. Cules son las actividades crticas y cul es el tiempo de terminacin esperado del proyecto? Si el administrador desea iniciar el proyecto el 1 de febrero del siguiente ao, cul es la probabilidad de que el proyecto est listo para la fecha programada del 1 de mayo (13 semanas despus)? En caso contrario. En qu fecha deber el administrador empezar a planear el proyecto antes del 1 de febrero?
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TAREA 2
Un proyecto que implica la instalacin de un sistema de cmputo est formado por ocho actividades. La tabla siguiente enlista los predecesores inmediatos y los tiempos de cada actividad (en semanas).

a) b) c)

Dibuje una red de proyecto. Cules son las actividades crticas? Cul es el tiempo de terminacin esperado del proyecto?

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TAREA 3
Del ejercicio anterior (proyecto de instalacin de una computadora), suponga que tiene que ser terminado en 16 semanas. Es necesario apresurar el proyecto. Utilice la siguiente informacin relevante

a) b)

c)

Cules son las actividades que se deben apresurar? Cul es el costo mnimo de apresuramiento del proyecto? Hacer un presupuesto por cada semana de apresuramiento con un costo mnimo, hasta que ya no sea posible apresurar ms el proyecto

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TAREA 4
Considere la siguiente red del proyecto y sus tiempos de actividad (en semanas)

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TAREA 4
a) b) c)

Identifique el camino crtico. Cunto tiempo se necesitar para terminar este proyecto? Se puede retrasar la actividad D sin retrasar todo el proyecto? De ser as, en cuntas semanas?

d)

Se puede retrasar la actividad C sin retrasar todo el proyecto? De ser as, en cuntas semanas?

e)

Cul es el programa de la actividad E?

Cul es la probabilidad de que se termine el proyecto

f) g) h)

En 21 semanas? En 22 semanas? En 25 semanas?

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FIN
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