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INTRODUO Quando se trata de estar apto para definir desenho, anlise, descrio e especificao de cargos para entender como

o o desenho de cargo afeta as prticas de RH e depois descrever os mtodos obtidos na informao e os ajustando com o objetivo de ter as especificaes precisas do cargo e os critrios a exigir do futuro ocupante. Em um mbito sobre as especificaes, anlise e descrio de cargos importante salientar a conceituao para interpretar de uma maneira coesa na tomada de deciso, tendo como exemplo um modelo de entrevista e um questionrio onde ser feita a colheita de informaes sobre os cargos para montar uma descrio de cargo detalhada com as relaes, responsabilidades e experincias exigidas com o propsito de fazer um mapeamento das especificidades do cargo para estar redesenhando a estrutura e coligindo conforme o desempenho de cada um, tornando-o mais flexvel e mutvel. 2 CONCEITO DE CARGO

Hoje, os cargos requerem maior flexibilidade e participao contnua das pessoas transformando-as em equipes multidisciplinares mutveis com o ambiente. O cargo pode-se analisar numa maneira global onde todas as atividades so executadas por um ocupante e que se situa em uma posio no organograma organizacional. A posio do cargo mo organograma de fine o nvel de hierarquia do ocupante como a quem reportar e sobre quem exercer autoridade que pode ser localizado num departamento ou diviso.

2.1

Desenho

de

Cargos

Envolve-se a especificao do contedo de cada cargo, dos mtodos de trabalho e das relaes com os demais cargos. O desenho de cargos constitui na maneira como cada cargo estruturado e dimensionado, dentre disso precisa -se definir quatro condies bsicas: - Qual o contedo do cargo, ou seja, o conjunto de tarefas ou atribuies q ue o ocupante desempenhar; - Quais so os mtodos e processos de trabalho, ou seja, como as tarefas devero ser desempenhadas; - A quem o ocupante do cargo deve prestar responsabilidade, isto , quem o seu superior imediato; - Quem o ocupante do cargo dever supervisionar ou dirigir autoridade, ou seja, quem sero os seus subordinados.

2.2

Modelos

de

desenhos

de

cargos

Os modelos de desenhos de cargos existem trs tipos: o Clssico, o Humanstico e o Contingencial; sendo que o Clssico foram cria dos pelos engenheiros da Administrao Cientfica com certos princpios de racionalizao do trabalho para projetar cargos, definir mtodos padronizados, treinar as pessoas para obter mxima eficincia e usavam incentivos salariais para assegurar a adeso aos mtodos de trabalho. No modelo humanstico denominado pelas relaes humanas atravs da experincia de Hawthorne, tendo o objetivo de substituir a engenharia industrial pelas cincias sociais, a organizao formal pela informal, a chefia pela lidera na, etc. No modelo contingencial representa a abordagem mais ampla e complexa pelo fato de considerar trs variveis simultaneamente: as pessoas, a tarefa e a estrutura organizacional. O desenho do cargo dinmico e se baseia na contnua mudana e reviso do cargo como uma responsabilidade bsica colocada nas mos do gerente ou de sua equipe de trabalho. Isso faz do modelo contingencial mutvel em decorrncia do desenvolvimento pessoal do ocupante e do desenvolvimento tecnolgico da tarefa.

2.3

Enriquecimento

de

cargos

O desenho contingencial de cargos dinmico e privilegia a mudana em funo do desenvolvimento pessoal do ocupante, ou seja, permite a adaptao do cargo ao potencial de desenvolvimento pessoal do ocupante. Essa adaptao contnua feita pelo enriquecimento de cargos que significa a reorganizao e ampliao do cargo para proporcionar adequao ao ocupante no sentido de aumentar a satisfao intrnseca, atravs do acrscimo de variedade, autonomia, significado das tarefas, identidade com as tarefas e retroao. Tem como objetivo de aumentar as responsabilidades e desafios das tarefas do cargo para ajust -los s caractersticas progressivas do ocupante. A adequao do cargo ao ocupante melhora o relacionamento interpessoal dentro do trabalho e visam novas oportunidades de mudanas para uma melhor qualidade de vida no trabalho. O que se espera um aumento de produtividade e reduo das taxas de rotatividade e de absentesmo do pessoal, para isso precisar introduzir uma nova estratgia que faa uma reeducao dos cargos de gerente e chefia, descentralizao das pessoas dando empowerment e maiores oportunidades de participao.

CONCEITO

DE

DESCRIO

DE

CARGOS

Descrever um cargo significa relacionar desde o que o ocupante faz at o motivo porque faz, a descrio de cargo um retrato simplificado do contedo e das principais responsabilidades do cargo. O formato de uma descrio de cargo inclui o ttulo do cargo, o sumrio das atividades a serem desempenhadas e as principais responsabilidades do cargo. A descrio do cargo relaciona de maneira breve as tarefas, deveres e as responsabilidades do cargo.

3.1Conceito

de

Anlise

de

cargos

Analisar um cargo significa detalhar o que o cargo exige do seu ocupante em termos de conhecimentos, habilidades e capacidades para que possa desempenh -lo adequadamente. A anlise de cargos procura determinar quais os requisitos fsicos e mentais que o ocupante deve possuir, as responsabilidades que o cargo lhe impe e as condies em que o trabalho deve ser feito. E tambm se se preocupa com as especificaes do cargo em relao ao ocupante que dever preench -lo.

3.2

Mtodos

de

colheita

de

dados

sobre

cargos

Existem trs mtodos para obteno de dados a respeito dos cargos: entrevista, questionrio e observao. Na entrevista existem trs tipos para tal finalidade como a entrevista individual, a entrevista em grupo e a entrevista com o supervisor tendo como objetivo buscar dados a respeito dos cargos e determinar seus deveres e responsabilidades. No mtodo do questionrio a colheita de dados a respeito de um cargo feita atravs de questionrios que so distribudos aos seus ocupantes ou ao seu supervisor. Na prtica segue o mesmo roteiro da entrevista, com a diferena de que preenchido pelo ocupante do cargo, ou pelo supervisor ou tambm em ambos. Tem como vantagem proporcionar um meio eficiente e rpido de coletar informao de um grande nmero de funcionrios, tendo como custo operacional menor do que a entrevista. No mtodo da observao direta daquilo que o ocupante do cargo est fazendo constitui um outro mtodo de colher informao sobre o cargo aplicvel em cargos simples, rotineiros e repetitivos. comum o mtodo da observao utilizar um questionrio para ser preenchido pelo observador para assegurar a cobertura de todas as informaes necessrias.

3.3

Etapas

do

Processo

de

Anlise

de

cargos

O processo de analisar cargos envolve seis etapas que considera a organizao em constante e dinmica mudana. Os cargos devem ser cons tantemente descritos, analisados e redefinidos para acompanhar as mudanas na organizao e no seu contedo. Os primeiros passos so examinar a estrutura da organizao total e de cada cargo para definir quais as informaes requeridas pela anlise de car gos, depois selecionar os cargos a serem analisados e ajustar os dados necessrios para anlise, e por ltimo preparar as descries e especificaes de cargos. Isso tem como funo de fazer um planejamento de RH, desenhos de cargos, recrutamento e seleo, treinamento, avaliao de desempenho, remunerao e benefcios e a avaliao dos resultados.

3.4

Os

usos

da

Descrio

Anlise

de

cargos

A descrio e anlise de cargos funcionam como mapeamento do trabalho realizado dentro da organizao. Um progr ama de descrio e anlise de cargos produz subsdios para o recrutamento e seleo das pessoas, para identificao das necessidades de treinamento, elaborao de programas de treinamento, para planejamento da fora de trabalho, avaliao de cargos e crit rios de salrios, etc. Os objetivos so de subsdios ao recrutamento (definir o mercado RH para onde dever recrutar dados para a elaborao de anncios de recrutamento); subsdios seleo de pessoas (caractersticas do ocupante do cargo, ou seja, requi sitos exigidos); material para o treinamento (contedo dos programas de treinamento, conhecimentos e habilidades exigidas ao ocupante e atitudes perante o cliente); base para a avaliao e classificao de cargos (fatores de especificaes para serem utilizados como fatores de avaliao de cargos, definio de faixas salariais, etc.); avaliao do desempenho (definio de critrios e padres de desempenho para avaliar os ocupantes, metas e resultados a ser atingindo); base para programas de higiene e segura na (informaes sobre condies de insalubridade e periculosidade comuns a determinados cargos) e guia para o gerente (informaes sobre o contedo dos cargos e desempenho dos ocupantes).

ENTREVISTA

DE

DESCRIO

ANLISE

DE

CARGOS

A entrevista realizada foi com um funcionrio do supermercado BIG localizado na Avenida Brasil prxima rua 3700, no dia 30/04/07, tendo como objetivo de estar colhendo informaes sobre a sua funo para estar fazendo uma descrio de cargo.

4.1 Tempo Tempo Funo Funo Data: de de servio servio atual: na nesta Operador anterior: funo: empresa: de 2 3

Identificao anos anos Caixa Embalador 30/04/07

4.2

Descrio

Do

Cargo

Descreva separadamente cada uma das suas tarefas dirias (que se repetem com freqncia): O que voc faz?

A funo de operador de caixa ficar no check-out passando compras, prestar um timo atendimento e por fim cobrar os valores certos. Como feito? (Utiliza-se de equipamentos ou materiais)?

O trabalho executado com o auxlio de equipamentos eletrnicos como, o scanner para a leitura dos cdigos de barra, o pinpad para passar os cartes de crdito ou dbito e as sacolas para embalar as compras.

Quando feito? O trabalho realizado durante oito horas diariamente no setor da frente de caixa sendo selecionado a cada dia um caixa diferente para operar e feito para estar mudando de posio na hora de passar as compras, pois faz movimento repetitivo Nos finais de semanas e feriados os turnos mudam com freqncia.

- Para que feito? (Razes para a execuo dessas tarefas) As tarefas tm como objetivo de estar prestando um timo atendimento e um trabalho com alta eficincia e eficcia para os clientes dando o mximo de si, com ateno e uma boa agilidade na hora de pa ssar as compras e at ir selecionando os produtos para o embalador colocar na sacola separadamente tanto frios, enlatados,

massas Descreva a

e ordem de

produtos importncia das

de tarefas

limpeza. realizadas:

A importncia das tarefas manter uma boa postura; cumprimentar os clientes de forma cordial; passar as compras com agilidade e facilidade para o embalador conseguir embalar separado nas sacolas sem dano de prejudicar os produtos; ter ateno para quaisquer dvidas e cobrar os valores exatos. Descreva a freqncia diria, semanal e mensal das tarefas:

As tarefas dirias so ficar no caixa passando as compras e cobrando os valores corretos; as tarefas semanais so fazer uma limpeza geral no caixa na segunda -feira onde so selecionados trs operado res para ajudar e por fim as tarefas mensais so justificar os valores negativos e assinar o quebra de caixa.

4.3

Especificaes

Do

Cargo

Qual o nvel de instruo mnima necessria para ocupar este cargo? No preciso mencionar o seu, mas aquele que voc considera necessrio para o exerccio satisfatrio Ensino do mdio completo ou cursando nvel cargo: superior.

Que outros conhecimentos voc considera necessrio para realizao deste trabalho? Conhecimento em informtica e um curso de atendimento ao cliente.

Qual tempo mnimo de experincia que algum com nvel de instruo indicado anteriormente necessita para desempenhar satisfatoriamente as tarefas do cargo? Seria necessria experincia prvia em outros cargos? O tempo mnimo de trs meses sendo que apresente um bom desempenho no cargo anterior, mas feitos treinamento com auxlio de um funcionrio mais experiente na funo.

Na sua opinio quais as tarefas mais complexas que so desempenhadas neste cargo? Por qu? As tarefas mais complexas so na hora de movimento na loja quando a fila do caixa est cheia de clientes estressados querendo ser atendidos o mais depressa possvel. A concentrao e agilidade nesse momento so cruciais.

Voc supervisionado por algum? Como o seu superior supervisiona o seu

trabalho? Sim, pelo fiscal de caixa e o chefe da frente de caixa, a maneira que supervisiona orientar surge alguma divergncia. Quais as decises que voc precisa tomar no desempenho do seu cargo? As decises que tomam chamar o fiscal de caixa ou chefe quando surge alguma situao divergente tanto nos cartes de crditos ou cheque no Serasa. Na sua funo voc tem acesso a documentos ou dados confidenciais? Quais? Sim, os documentos de identidades dos clientes para conferncia dos dados e valores de documentos tanto de cartes, cheques ou dinheiros altos. Quais os provveis erros que podem ser cometidos na sua funo? Esses erros podem ser constatados? Passar compras depressa, sendo que o leitor no consiga captar todos os c digos de barra. Podem ser constatados passando as compras e esperar um pouco para process-las. Quais as mquinas ou equipamentos que voc utiliza para realizar suas funes? O ECF (emissor de cupom fiscal), o scanner para leitura dos cdigos de barra, o pinpad para passar os cartes e a esteira para puxar as compras. Quais os fatores existentes no seu ambiente de trabalho que interferem na execuo das O barulho durante o movimento da loja e o sistema tarefas? sobrecarregado.

Sob quais condies voc trabalha? Descreva as condies desagradveis como rudos, temperatura, odores, iluminao inadequada, etc. Os barulhos so freqentes da msica alta, pessoas falando alto ou gritando, ar condicionado imprprio para ventilar.

Qual o maior e o menor esforo exigido no seu cargo? O maior esforo o movimento repetitivo nos braos e o menor esforo a abordagem O Em Carrega Mdio inicial (Bom trabalho p peso? dia; Boa tarde e Boa noite).

executado: Ocasionalmente Sim Ocasionalmente

Seu trabalho Freqentemente Seu trabalho exige

exige

esforo

visual?

esforo

mental?

Especifique.

Sim, prestar bastante ateno e concentrao no recebimento de valores. Voc supervisiona diretamente o trabalho de outros funcionrios? Indique o cargo e nmero de funcionrios supervisionados. No No seu trabalho Freqentemente Quantas pessoas voc tem contato direto com a clientela?

exercem

mesmo

cargo

que

seu

na

empresa?

So cinqenta funcionrios no inverno e na temporada chega em mdia de cem funcionrios. Na sua opinio qual a importncia do trabalho que exerce?

Tem como importncia de fidelizar os clientes oferecendo um trabalho com alta qualidade. Voc almeja mais para sua carreira profissional?

Sim, um conhecimento que vem adquirindo a mais e com isso pode dar novas idias para aprimorar o trabalho. Voc acha que h possibilidades de crescimento dentro da empresa?

Demonstrando um bom desempenho e interesse pela empresa pode -se at chegar ao cargo de gerente. O que a esta condio empresa de viver, de representa conseguir para realizar os voc? sonhos.

Representa

Voc tem sugestes para melhorar a qualidade de trabalho desta empresa? Procurar definir um tempo mximo de crescimento para os funcionrios que mais se destacam.

DESCRIO

DE

CARGO

DO

OPERADOR

DE

CAIXA

Nome Supermercado Ttulo Operador Sumrio

da

Empresa BIG

do de do

cargo caixa cargo

Responsvel pelas cobranas dos valores das compras. Em caso de cheques altos chamar os fiscais de caixa sem sair do caixa . Relaes Reporta-se ao fiscal de caixa e o chefe da frente de caixa Supervisiona: Responsvel pelo um timo atendimento, divulgando as promoes para Qualificaes Educao: os clientes.

Ensino

mdio

completo

Experincia profissional: No exige e xperincia, pois o treinamento feito com os funcionrios mais antigos. Requisitos Iniciativa Interesse bsicos: flexibilidade, agilidade, ateno e honestidade.

em

crescer,

boa

comunicao

dinmico.

Responsabilidades - Prestar um timo atendimento ao cliente, demonstrando interesse para ajud -lo em quaisquer dvidas; - Cobrar os valores expressamente corretos, sendo que em cheques altos, cartes de crditos sem assinatura solicitar a identidade e o fiscal de caixa ou chefe; - Fechar o caixa certo, tanto na separao dos documentos de cartes para facilitar no setor financeiro. Ambiente Limitado, o operador de caixa tem a obrigao de ficar no caixa para trabalhar, quando no tiver cliente pode sentar na cadeira com uma postura adequvel.

QUESTIONRIO Rafael

DE Ttulo

DESCRIO do

ANLISE Atendente

DE de

CARGOS loja

Nome:

cargo:

Departamento:

Loja

Superior

Imediato:

Gerente

de

loja

Sumrio dos deveres: escreva com suas prprias palavras tudo aquilo que voc faz: O trabalho exige fazer praticamente tudo de um pouco na loja, ou seja, organizar as roupas, trazer as roupas do depsito para frente, limpar e arrumar a vitrine e sempre atender os clientes de um jeito que o encante que ele quer e algo mais que acabe complementando a compra. Qualificaes profissionais: relacione os conhecimentos que voc utiliza em seu trabalho: As qualificaes exigidas so ter um curso de vendas, um de informtica e at s vezes um curso de vitrine, mas no obrigado.

Equipamentos: relacione as mqui nas ou instrumentos (calculadora, computador, motor) que voc opera como parte de seu trabalho: Os equipamentos utilizados so poucos, pois a funo atender os clientes para vender, mas acaba usando a calculadora para somar os valores e tambm um valor que o cliente queira parcelar no carto de crdito.

Responsabilidades: relacione todas as suas responsabilidades em ordem decrescente de importncia e a percentagem de tempo a elas dedicadas por ms: As responsabilidades so inmeras como a pontualidade , boa aparncia e boa comunicao, limpar e organizar as roupas, fazer um levantamento de estoque para fazer pedido de produtos que faltam uma vez por semana, o trabalho realizado durante oito horas dirias, sendo que na temporada a jornada de trabalho s er conforme o movimento, tendo uma comisso de 4 % sobre as vendas realizadas. Contatos: liste os contatos com outros departamentos ou empresas. Defina os deveres e responsabilidades envolvidas nesses contatos internas e externas: O trabalho possui tr s departamentos: loja; depsito e caixa; por isso acaba -se trabalhando em todos setores, mas na hora de movimento na loja a prioridade atender os clientes.

Superviso exercida: seu cargo tem responsabilidades por superviso de pessoas? No Superviso recebida: qual a freqncia da superviso que voc recebe de seu superior? Freqentemente

Decises: explique abaixo as decises quem voc toma no desempenho de seu cargo: As decises tomadas so procurar tomar iniciativa e disposio para organizar e especificar as formas de pagamentos para os clientes.

Condies de trabalho: descreva as condies sob as quais voc trabalha, como rudos, temperaturas quentes ou frias, trabalho externo, condies desagradveis: As condies so boas, mas s vezes aparecem algumas situaes desagradveis como o atendimento super rpido durante um movimento grande. Requisitos exigidos pelo cargo: indique os requisitos mnimos necessrios ao cargo. Escolaridade: Experincia: 6 meses Ensino de experincia na mdio funo registrada completo na carteira

Conhecimentos especficos: Informtica, curso de vendas. Habilidades: Boa comunicao, disposio, interesse, flexibilidade e agilidade. Informao adicional: descreva abaixo toda informao adicional no includa n os itens anteriores. O horrio mutvel, por isso o atendente de loja deve estar sempre disposto para sujeitar a qualquer horrio que lhe for solicitado, ocorre com mais freqncia nos domingos e feriados. Assinatura: Rodrigo Martins Data: 01/05/2007

DESCRIO

DE

CARGO da

DE

ATENDENTE

DE

LOJA empresa

Nome Strutura Ttulo Atendente

do de

cargo loja

Sumrio do cargo Responsvel pela organizao e separao das roupas devido nos seus lugares e cabides, responsvel pelo um timo atendimento ao cliente, responsvel pela uma boa aparncia e uma disposio tanto para atender os clientes e para atingir as metas. Relaes

Reporta-se

ao

gerente

de

loja.

Supervisiona: responsvel pela imagem da empresa, pela satisfao dos clientes oferecendo os produtos conforme as suas necessidades. Trabalha com os demais setores da loja, pois so: loja; depsito e caixa. Mas na hora de movimento d mais prioridades na rea de venda. Qualificaes Educao: Experincia Requisitos Iniciativa Atingir Ensino profissional: cu rso bsicos: boa de mdio vendas flexibilidade e e completo. informtica. disposio.

comunicao,

as

metas,

pontualidade

criatividade.

Responsabilidades - Prestar um timo atendimento ao cliente, ter agilidade para arrumar as roupas ; - Levar o cliente at o caixa para finalizar a compra e mostrar os meios de pagamentos que o cliente efetuar para o operador de caixa; - Manter o cabelo e barba feita diariamente, e quando for para atender os clientes evitar mascar chicletes.

Ambiente A loja toda, pois quando falta produto tem que ir ao depsito e s vezes tambm opera o caixa, mas na temporada mais o gerente que opera o caixa. 8 CONCLUSES

Pode concluir-se como importantes ressaltar os conceitos de cargos, desenhos de cargos, e outros aspectos abordados com o propsito de propiciar uma viso holistca para o administrador de RH. Os recursos apresentados das duas descries e anlise de cargos tanto feitos com uma entrevista e outro com um questionrio essencial para estar modificando, redesenhando os cargos, onde pode estar capacitando as pessoas para atribuir novas responsabilidades com autonomia, liberdade para dar novas idias dentro de um consenso de objetivos em ambas partes. Isso vai propiciar alto ndice de qualidade no trabalho, pois as pessoas vo estar se adequando com um ambiente favorvel, dando valor ao trabalho e conhecer os seus desempenhos para estar ajustando conforme as mudanas. 9 REFERNCIA

CHIAVENATO, Idalberto. Gesto de Pessoas: e o novo papel dos recursos humanos nas organizaes. 6. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. Siga os posts do Administradores no Twitter: @admnews.