Manual EDT

DISEO EDT - CREAR EVENTO DE DIVULGACIN TECNOLGICA GESTIONAR EVENTOS DE DIVULGACIN TECNOLGICA La consulta de EDT es el punto de entrada a la funcionalidad de diseo de EDT. El coordinador acadmico y el funcionario de la subdireccin de centro de formacin pueden consultar los EDT creados anteriormente, mediante filtros de bsqueda que permitan su fcil y rpida consulta, y sobre el listado de EDT que corresponden a la bsqueda, pueden realizar diferentes operaciones relacionadas con la administracin de los EDT. ROLES: GESTIN DE DESARROLLO CURRICULAR SUBDIRECTOR DE CENTRO DISEO Y DESARROLLO DIR. GENERAL FUNCIONARIO DIRECCIN GENERAL

Proceso: El USUARIO debe ingresar con el rol GESTION DESARROLLO CURRICULAR al paquete DISEO CURRICULAR, selecciona la opcin Gestionar Eventos de Divulgacin Tecnolgica, y llena los campos requeridos. El USUARIO indica los filtros para los cuales desea buscar los EDT y usa la opcin de buscar y retorna el EDT seleccionado por el USUARIO.

El SISTEMA valida que al menos se haya seleccionado un campo de bsqueda, mostrando un mensaje en el caso de no haber seleccionado o diligenciado ningn campo. El SISTEMA carga y presenta la lista de los EDT de acuerdo a los parmetros de consulta:

Opciones: Ver detalle: Esta opcin est disponible para todos los estados del EDT. Crear un nuevo EDT a partir de uno existente: Esta opcin esta disponible para todos los estados del EDT. Motivo de inactivacin: Mediante esta opcin el SISTEMA cambia el estado del EDT de Activo a Inactivo y no queda disponible para crear fichas de caracterizacin de EDT a partir de ese EDT, para realizar la inactivacin del EDT se debe ingresar un motivo de desactivacin de manera obligatoria. Modificar: Esta opcin solo est disponible para los Eventos de Divulgacin en estado En Definicin. Activar: Mediante esta opcin el SISTEMA cambia el estado del EDT de En definicin a Activo, quedando disponible para que se puedan crear fichas de caracterizacin de EDT a partir de ese EDT. Nota: El SISTEMA le presenta la opcin Crear nuevo Evento de Divulgacin Tecnolgica, la cual solo se encuentra disponible para el COORDINADOR ACADMICO.

CREAR EVENTO DE DIVULGACIN TECNOLGICA permite a un Coordinar Acadmico de cada uno de los Centros de Formacin crear un nuevo EDT, para que pueda ser publicado mediante las funcionales del paquete de Planeacin de EDT. El sistema le presenta un formulario para llenar por el usuario para crear el EDT. El SISTEMA valida que los campos obligatorios hayan sido diligenciados por el USUARIO. En caso que toda la informacin requerida para la creacin del EDT no haya sido ingresada, se notifica al USUARIO un mensaje indicando los campos que debe diligencias para poder crear el nuevo EDT. El SISTEMA crea el nuevo EDT en el SISTEMA y guarda la informacin ingresada por el USUARIO. El SISTEMA muestra un mensaje notificando que se cre con xito el programa con el cdigo asignado al evento, este cdigo est conformado por 10 dgitos generados automticamente por el SISTEMA; (1) un dgito general indicativo de EDT, Cuatro (4) dgitos del cdigo de ocupacin y cinco (5) dgitos consecutivos agregados y validados por el SISTEMA.

ACTIVAR EDT Se busca el EDT por uno de los filtros que muestra el sistema y Dentro de las opciones se ingresa a la de Activar EDT. El sistema le arroja un mensaje de xito diciendo que se ha publicado el EDT as:

CREAR FICHA DE CARACTERIZACIN DE EVENTO DE DIVULGACIN TECNOLGICA Para realizar dicho proceso se consultan los Eventos de Divulgacin Tecnolgica existentes con estado Activo nicamente. En caso de no existir el evento buscado, el USUARIO podr acceder al paquete funcional de Diseo Curricular- Diseo de EDT y realizar la creacin y publicacin del EDT para poder generar fichas de caracterizacin de dicho Evento. Las fichas de caracterizacin de EDT que se crean, quedan inicialmente en el estado Creada, y no sern publicadas hasta que el USUARIO realice dicho proceso mediante el caso de uso de Modificar Ficha de Caracterizacin del Evento de Divulgacin Tecnolgica, desde el cual se les modificar el estado a Personalizada. Si la ficha de caracterizacin de EDT, corresponde a un EDT a la medida para una empresa especfica, se generar de manera automtica un nmero aleatorio de cuatro (4) dgitos que ser solicitada a los aspirantes en el momento de realizacin del proceso de inscripcin. Para este caso adicionalmente se requiere que el SISTEMA registre en la ficha de caracterizacin creada el NIS de la empresa para el cual se encuentra relacionado el EDT del cual se generar la ficha.

El SISTEMA le presenta la opcin de consultar los EDT mediante una ventana emergente y criterios de bsqueda especficos (Adicionalmente el EDT debe estar en estado ACTIVO para visualizarse en la consulta)

El USUARIO verifica la informacin bsica del EDT y selecciona la opcin crear ficha de caracterizacin del EDT y llena los datos obligatorios *** del Evento.

El USUARIO selecciona la opcin Guardar. El SISTEMA guarda la informacin ingresada en la Ficha de Caracterizacin del EDT, dejando la ficha en estado Creada

MODIFICAR FICHA DE CARACTERIZACIN DEL EVENTO DE DIVULGACIN TECNOLGICA El usuario puede modificar la informacin de la Ficha de Caracterizacin de un EDT, solo para aquellas que se encuentran en estado Creada. La modificacin no obligar que se diligencien campos adicionales a los requeridos en el proceso de creacin. Desde este caso de uso se tendr acceso a la opcin de personalizar y publicar la ficha de Caracterizacin de EDT, para publicar se requiere que se haya realizado la programacin de los eventos, la asignacin de ambiente y de instructores para que pueda ser cambiada al estado Publicada.

El usuario consulta la ficha por uno de los filtros y cuando el sistema le arroje la informacin de la ficha, debe escoger la opcin (cono) Modificar Ficha:

Si el USUARIO presiona el botn Guardar, el SISTEMA almacena los datos ingresados.

PROGRAMAR EDT Mediante el paquete de Gestin de ambientes se lleva a cabo toda la programacin de los eventos de inscripcin, matrcula y ejecucin de los eventos de divulgacin tecnolgica, al igual que se realiza la programacin de los instructores o funcionarios responsables para dichos eventos.

GESTIONAR AMBIENTES Y RECURSOS El USUARIO podr realizar la programacin de los eventos requeridos para realizar el proceso de formacin de los EDTs. Proceso: El USUARIO selecciona la opcin Gestionar ambientes y recursos, El SISTEMA muestra un filtro para realizar la bsqueda de las fichas de caracterizacin, selecciona la ficha de caracterizacin deseada y selecciona la opcin Consultar.

El USUARIO selecciona la opcin de Adicionar Ambientes a la ficha ingresa los datos solicitados y selecciona la opcin Buscar Ambientes.

El USUARIO selecciona el o los ambientes que desee adicionar a la ficha y presiona el botn Adicionar ambientes a la ficha

Despus de adicionar el ambiente a la ficha, el usuario se devuelve, y en el detalle del ambiente asignado debe aparece el cono para Programacin:

En el detalle de la programacin, el usuario tiene la opcin de ver el horario que se guard y si desea tambin puede modificarlo.

GESTIONAR CALENDARIO CENTRO EDT

El USUARIO podr realizar la programacin y consulta de los eventos de Inscripcin de los EDTs. El sistema le arrojar un formulario para llenar los campos obligatorios y de Guardar Evento.

GESTIONAR EVENTO AMBIENTE

El USUARIO podr realizar la programacin del evento de EJECUCION requerido para realizar el proceso de formacin de los EDTs

CREAR EVENTO AMBIENTE: El USUARIO podr realizar la programacin del evento de ejecucin de los EDTs.

El USUARIO ingresa todos los datos solicitados o marcados como obligatorio y selecciona la opcin Guardar Evento

El SISTEMA muestra un mensaje indicando que el mensaje se ha creado exitosamente y habilita el botn de Asignar instructor:

PERSONALIZAR EDT El Rol Gestin Desarrollo Curricular en el paquete Planeacin de la Formacin debe personalizar y publicar la ficha del EDT:

INSCRIPCION AL EDT
Mediante la funcionalidad de inscripcin a EDT los USUARIOS registrados en el SISTEMA SOFIA PLUS, pueden consultar la oferta de Eventos de Divulgacin Tecnolgica de los Centros de Formacin del SENA, e inscribirse a estos. En este mdulo funcional no se tienen restricciones para inscripcin a eventos abiertos, ya que todo USUARIO puede realizar dicho proceso. Para los EDT organizados para EMPRESAS, se lleva un control de inscripcin mediante un cdigo generado por el SISTEMA que es solicitado por el mismo en el momento de realizar la inscripcin al EDT. Las EMPRESAS pueden realizar solicitudes de EDT, indicando la regional o el centro de formacin a los cuales se les enviar la solicitud. Dichas solicitudes en la regionales del SENA sern atendidas por la unidad de Relaciones Corporativas, o por la Coordinacin acadmica en los centros de formacin, quienes definirn si se da una respuesta inmediata de negacin de la solicitud, o si por el contrario se direcciona la solicitud a un Centro de Formacin especfico perteneciente a misma regional. Adicionalmente La Direccin General, los Centros de Formacin y las direcciones de regional podrn consultar un reporte consolidado con informacin relacionada con el proceso de inscripcin a Eventos de Divulgacin para Fichas de Caracterizacin de EDT especficas.

CONSULTAR OFERTA EVENTOS DE DIVULGACIN TECNOLGICA Los USUARIOS registrados en el SISTEMA tienen la opcin de consultar la oferta de EDT a partir de la revisin de las fichas de caracterizacin que se encuentran estado Publicada, filtrando mediante unos criterios de bsqueda bsicos. El SISTEMA le presenta la informacin bsica de la ficha de caracterizacin de EDT Seleccionada y puede usar la opcin de Aplicar al Evento para continuar el proceso de Inscripcin. Roles: USUARIO ASPIRANTE APRENDIZ USUARIO SENA CALL CENTER EMPRESAS USUARIO registrado en el SISTEMA con el perfil de ASPIRANTE, APRENDIZ, USUARIO, Empresa o USUARIO SENA/CALL CENTER.

El USUARIO selecciona la opcin Consultar Oferta de Eventos de Divulgacin Tecnolgica

El SISTEMA le muestra al USUARIO los siguientes criterios de bsqueda:

El USUARIO selecciona los campos del filtro y elige la opcin Consultar

El usuario puede ver el detalle del EDT antes de inscribirse:

APLICAR AL EVENTO

El usuario debe escoger el tipo de poblacin al que pertenece, y despus dar click en el botn Realizar Inscripcin

Al aplicar a la inscripcin del EDT saldr el detalle y el mensaje de xito de la inscripcin:

Cada ASPIRANTE tiene la opcin de inscribirse (por Internet, a travs del CALL CENTER o con el soporte de un USUARIO de centro) a un Evento de Divulgacin Tecnolgica ofertado. Si el USUARIO corresponde a un ASPIRANTE puede realizar la inscripcin de manera directa, de lo contrario (Corresponde a un USUARIO de Call Center o USUARIO del SENA) el SISTEMA le solicitar el tipo y nmero de documento de la persona que desea realizar el trmite para realizar dicho proceso. Tambin el sistema valida que el usuario tenga registrada la parte de estudios realizados para continuar con la inscripcin.

CONSULTAR INSCRIPCIN A EDT Luego de que el USUARIO realizo la inscripcin en algn programa de formacin, el SISTEMA le permite mostrar la informacin de los eventos a los cuales est inscrito. Roles: ASPIRANTE USUARIO SENA CALL CENTER El USUARIO selecciona la opcin CONSULTAR INSCRIPCION A EVENTO. (El SISTEMA identifica el tipo de USUARIO que accede al registro y si es USUARIO SENA / CALL CENTER, el SISTEMA pide el tipo de documento y el documento de identidad del USUARIO que se desea consultar. El SISTEMA le muestra los eventos a los que se le ha realizado un proceso de inscripcin y le da la opcin que seleccione uno mostrando la siguiente informacin:

Detalle de la inscripcin al EDT:

GENERAR REPORTE DE INSCRIPCIN

El USUARIO SENA podr consultar los ASPIRANTES inscritos segn diferentes tipos de bsqueda ya sea por ficha de caracterizacin de evento, estado de inscripcin, empresa, departamento / municipio, NIS del ASPIRANTE y un rango de fechas de inscripcin. El reporte solo debe contener fichas que estn en estado Publicada. Roles: FUNCIONARIO DIRECCIN GENERAL USUARIO Sena Encargado de ingreso Centro de formacin El SISTEMA solicita los siguientes filtros para la generacin del reporte.

REALIZAR CIERRE PROCESO DE INSCRIPCIN El SISTEMA realiza de manera automtica el cierre de inscripciones para cada una de las fichas de caracterizacin. Esto se realiza mediante la modificacin del estado de la ficha de Publicada a Ejecucin y el estado de la ficha de ingreso a Matriculado, se realiza la creacin del registro acadmico de EDT que queda en estado Formacin. Para los aspirantes que se encontraban en estado Suplente, se realiza la cancelacin de la inscripcin mediante el cambio del estado de la ficha de ingreso a Rechazado. Para realizar dicha modificacin se consulta el evento de calendario programado para la ficha que sea del tipo Inscripcin EDT y se verifica que ya haya vencido la fecha de finalizacin del periodo de inscripcin en dicho evento de calendario. Previa a la actualizacin del estado de la ficha de caracterizacin se debe validar que se cumpla la condicin de cupo mnimo inscrito para que se desarrolle el EDT. En caso de que no se haya cumplido el cupo mnimo, el SISTEMA deber realizar la cancelacin de la ficha de caracterizacin y deber enviar notificacin a los siguientes USUARIOS: ASPIRANTES con ficha de ingreso en estado Inscrito, instructores programados para la ficha y el coordinador acadmico del centro de formacin al cual pertenece la ficha de caracterizacin.

FINALIZAR PROCESO DE MATRCULA EDT El proceso de matrcula la hace el sistema automticamente . Los instructores, las empresas y la coordinacin acadmica pueden generar un listado de los matriculados a un evento para tener la lista disponible para llevar planillas de control de asistencia. Roles: ENCARGADO DE INGRESO CENTRO FORMACIN EMPRESAS. INSTRUCTOR El USUARIO accede a la opcin Generar Listado de Matriculados, se consulta la ficha y click en el botn de Generar listado. Si el USUARIO ingresa con rol ENCARGADO DE INGRESO CENTRO DE FORMACIN se presenta la lista de todas las fichas de caracterizacin de EDTs asociadas al Centro de Formacin al que pertenece. Si el USUARIO es instructor, se presentan las fichas de caracterizacin de EDTs en las que el participa como instructor. EL SISTEMA genera en formato Excel el Listado de los matriculados al Evento.

GESTIONAR ASISTENCIAS
El instructor que est a cargo de un evento de divulgacin, podr ingresar al SISTEMA e indicar que participantes asistieron al evento. El instructor responsable de la Ficha de Caracterizacin del EDT podr guardar las modificaciones o realizar un cierre manual de asistencias durante las 24 horas posteriores a la fecha y hora de finalizacin de la ficha de caracterizacin del EDT. (Al realizar el cierre se cambia el estado de la Ficha de Caracterizacin a REVISION_EVALUACION, y se cambia el estado del Registro Acadmico del EDT a los aprendices que fueron marcados como asistentes a CERTIFICADO nicamente). Si el instructor no ha realizado el cierre de notas durante el periodo de 24 horas destinado para dicho propsito, el SISTEMA modificar de manera automtica el estado de la ficha de caracterizacin a REVISION_EVALUACION, y el del Registro Acadmico del EDT a los aprendices que fueron marcados como asistentes a CERTIFICADO de manera idntica al proceso realizado de manera manual mediante la opcin de cierre. En cualquiera de los dos casos a los aprendices que se encontraban registrados como inasistentes no se les realizar ninguna modificacin de estado del registro acadmico de EDT.

Posterior a dicho proceso de cierre de ficha sea manual o automtico, el SISTEMA permitir a los USUARIOS con rol de Gestin Desarrollo Curricular de Centro de Formacin realizar modificaciones de Inasistentes a Asistentes o de Asistentes a inasistentes durante las 48 horas posteriores al cierre de ficha (o 72 horas a partir de la fecha y hora de finalizacin de la ejecucin de la ficha de caracterizacin del EDT). Despus de dicho periodo no se podrn realizar modificaciones. (La ficha de caracterizacin queda en estado TERMINADA). El SISTEMA valida que la fecha y hora actual del SISTEMA sea posterior a la fecha y hora de finalizacin del Evento de calendario de tipo Ejecucin de EDT programado para dicha ficha de Caracterizacin. Roles: INSTRUCTOR RESPONSABLE DE LA FICHA DE EDT. GESTIN DESARROLLO CURRICULAR

En este caso, el Instructor ingresa al paquete Ejecucin de la Formacin, al pnel de EDT en la opcin Gestionar asistencias, consulta la ficha.

El SISTEMA muestra la lista de los participantes del evento le presenta las opciones de guardar y Confirmar cierre asistencia:

El USUARIO indica cuales son los participantes ausentes y guarda los datos registrados.

NOTA: El Coordinador Acadmico (Rol Gestin Desarrollo Curricular podr modificar los datos de asistencia registrados solo en los tres (3) das posteriores a la finalizacin del Evento.

REALIZAR CIERRE DE FICHAS DE EDT El SISTEMA realiza de manera automtica el cierre de las Fichas de caracterizacin de EDT cambiando el estado de las fichas de REVISION_EVALUACION a TERMINADA, al transcurrir 72 horas a partir de la fecha y hora de finalizacin del evento de calendario del tipo ejecucin EDT programado para las fichas de caracterizacin de EDT. El SISTEMA modificar el estado de todas las fichas para las cuales se cumple la condicin anterior de dicha condicin de REVISION_EVALUACION, a TERMINADA. Para cada una de las fichas para las cuales se actualiz el estado a TERMINADA, el SISTEMA deber consultar los aprendices que fueron marcados como asistentes y les deber actualizar el registro acadmico del EDT al estado CERTIFICADO. Para los aprendices que quedaron marcados como inasistentes se les deber actualizar el estado del registro acadmico de EDT al estado REPROBADO. Al finalizar este proceso se debe garantizar que todos los registros acadmicos de EDT de los aprendices han sido actualizados a CERTIFICADO o REPROBADO

CERTIFICACIN EDT
Mediante el paquete funcional de Certificacin EDT los aprendices y las EMPRESAS podrn consultar los certificados de participacin de las fichas de Caracterizacin de EDT que han sido aprobadas. Los certificados estarn disponibles para su consulta y descarga como archivo PDF. Adicionalmente, La coordinacin acadmica y la Subdireccin de centro de formacin podrn consultar reportes con informacin relacionadas a los aprendices aprobados para las fichas de caracterizacin de EDT que hayan sido finalizadas.

CONSULTAR CERTIFICADOS DE PARTICIPACIN DEL APRENDIZ En el paquete funcional de certificaciones de EDT, en el momento de consultar por primera vez los certificados de participacin, el SISTEMA le exigir durante los tres meses posteriores a la fecha de finalizacin del la Ficha del EDT, diligenciar una encuesta de evaluacin de los instructores y el programa. Roles: APRENDIZ GESTIN DESARROLLO CURRICULAR FUNCIONARIO DIRECCIN GENERAL EMPRESAS SUBDIRECTOR DE CENTRO El USUARIO selecciona la opcin de Consultar Certificados de participacin del APRENDIZ.

Responder Encuesta: Si es la primera vez que un APRENDIZ desea obtener su certificado de asistencia, debe responder un cuestionario que servir para mejorar los eventos posteriores. El USUARIO debe diligenciar los campos obligatorios de la encuesta para poder continuar con la consulta de sus certificados.

El SISTEMA almacena las respuestas de las encuestas y le permite al USUARIO continuar con el proceso de consulta de sus certificados de participacin de EDT. Si a los tres (3) meses de finalizar el Evento de Divulgacin, el APRENDIZ no ha respondido la evaluacin, no se obligar a que este de respuesta y se permitir el acceso a la consulta del certificado de participacin para la ficha de caracterizacin relacionada.

CONSULTAR INFORMES La Coordinacin ACADMICA DE CENTRO, LA SUBDIRECCIN DE CENTRO y la DIRECCIN GENERAL del SENA pueden consultar el reporte del SISTEMA con la informacin de participacin y aprobacin de los aprendices en las fichas de caracterizacin de EDT que han sido finalizadas (Se encuentran en estado Terminado). Roles: SUBDIRECCIN DE CENTRO FUNCIONARIO DIRECCIN GENERAL El USUARIO seleccin la opcin de Consultar Informes de asistencia.

El USUARIO selecciona los campos para los cuales desea generar el reporte de certificacin, usa la opcin de generar el reporte. El SISTEMA genera el informe en un archivo EXCEL: