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Manual de Utilizao do GP-Web

Nome do Software: GP-Web Verso do Software: GP-Web verso 7.1 ou superior 1. Viso Geral
Este Manual de Utilizao do Programa Gerenciador de Projetos via Web, tem por finalidade facilitar

o manuseio dos usurios do sistema, que no querem perder tempo e esforo para encontrar a soluo certa no tramite de mensagens e criao de projetos. O GP-Web foi desenvolvido pelo Cap Com Reinert, adido no 3 Batalho de Comunicaes-Porto Alegre-RS. O Sistema foi inteiramente desenvolvido em PHP+Javascript com banco de dados em MySQL. O sistema GP-Web, tanto na parte de gerenciamento de projeto, prticas de gesto e indicadores, quanto na tramitao interna de mensagens e documentos protocolados, o mesmo se prope a ser uma soluo completa e integrada para as organizaes civis e militares. O mesmo composto pelos seguintes mdulos: Mdulo de E-mail corporativo com assinatura eletrnica, criptografia, aviso de leitura, controle de despachos, dentre outras funcionalidades; Mdulo de criao e envio de documentos, tal qual o SPED, mas mais fcil e flexvel; Mdulo de gerenciamento de projetos completo, inclusive podendo importar do MS Project e Dot Project, contendo tambm WBS; Mdulo de Gesto da Excelncia, com controle de indicadores, prticas de gesto, relatrio de gesto, com as rguas de 250, 500 e 1000 pontos do Gov. Federal (PQGF) e da Fundao Nacional da Qualidade, assim como a rgua de 500 pontos do Exrcito; Mdulo de agenda coletiva e lista de atividades realizar (to do list), integrada ao demais mdulos.

Caso deseje ver um demostrativo do GP-Web, entre no site do 3 Batalho de Comunicaes: http://201.40.165.165/demo/demo.htm

O mesmo est registrado junto ao Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI): 094.172.127-29 (registro sob o antigo antigo nome Hermes) 016110001736 (registro provisrio sob o nome GP-Web)

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2. Operaes no GP-Web

Login no GP-Web

Quando voc acessa a pgina inicial do Gerenciador de Projetos (GP-Web), coloque seu login (1) e senha (2), pressione ENTER no teclado ou o boto entrar (4). Caso voc tenha esquecido sua senha clique no link Esqueci a senha (4), coloque seu login e seu e-mail e clique em enviar senha. Caso no tenha uma conta no GP-Web clique no link Criar uma conta (5)

Manual de Utilizao do GP-Web A Interface do GP-Web Ao efetuar o login no GP-Web, por default ser exibida caixa de entrada de mensagens. Os cones na barra superior so: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Entrada (1): Todas as mensagens enviadas para sua conta iro para esta caixa Pendentes (2): As mensagens marcadas como pendentes ficarao nesta caixa Arquivadas (3): Exibe as mensagens arquivadas Enviadas (4): Exibe as mensagens enviadas Nova Msg. (5): Abre a lista de destinatarios de sua conta Documentos (6): Esta opo exibe os documentos criados dentro do GP-Web Compromissos (7): Esta opo exibe sua agenda de compromissos Despachos (8): Exibe os despachos recebidos e enviados ainda sem uma resposta

Manual de Utilizao do GP-Web O menu canto superior esquerdo abre outras opes: 1. 2. 3. 4. Menu: Passe o mouse sobre o menu para apresentar outras opes. Contatos: A lista de contatos do sistema. Atividades Para Fazer: Lista de atividades (todo list) particular. Calendrio: Exibe as datas de incio e trmino de tarefas assim como eventos relacionados projetos, prticas de gesto e indicadores. a. Ano: Viso de um ano inteiro. b. Ms: Viso de um ms. c. Semana: Viso de uma semana.

5. Projetos: Abre a lista de projetos cadastrados. a. Estrutura Analtica de Projeto: Forma visual de editar um projeto como um todo. b. Viso macro dos projetos: Forma grfica, por cores, de navegar pelas organizaes cadastradas, verificando indformaes condensadas sobre os projetos. c. Envio e recebimento de projetos: Controle dos projetos enviados e recebidos entre Organizaes. d. Relatrio de projeto: Lista de relatrios que informam sobre os projetos.

6. Tarefas: Abre a lista de tarefas cadastradas. 7. Prticas: Abre a lista de prticas de gesto cadastradas.

a. Relatrios de gesto: Diversos relatrios que auxiliam no controle do BSC (Balanced Score Card) da Organizao. b. Plano de Gesto: Impresso do Plano de Gesto da Organizao. 8. Indicadores: Abre a lista de indicadores cadastrados. 9. Ferramentas de Gesto: Esta opo exibe sua agenda de compromissos. a. Relatrios de gesto: Diversos relatrios que auxiliam no controle do BSC (Balanced Score Card) da Organizao. b. Plano de Gesto: Impresso do Plano de Gesto da Organizao.

10.Pesquisa Inteligente: Pesquisa por palavra chave nos mdulos do GP-Web, com hiperlink para os resultados encontrados. 11.Fruns: Lista de fruns por projeto, prtica de gesto e indicadores. 12.Arquivos: Arquivos anexados projetos, prtica de gesto e indicadores. 13.Recursos: Edio e controle dos recursos utilizados nas tarefas. 14.Links: Hiperlinks relacionados projetos, prtica de gesto e indicadores. 4

Manual de Utilizao do GP-Web 15.Organizaes: Edio e controle das Organiaes cadastradas no GP-Web. 16.Sees: Edio e controle das Sees cadastradas no GP-Web, relativas s Organizaes. 17.Sistema: Configuraes do GP-Web. necessrio ter acesso como administrador. 18.Administrao dos Usurios: Cadastro, edio e controle dos usurios. necessrio ter acesso como administrador.

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Mdulo Mensagem

Manual de Utilizao do GP-Web 1. Assinatura eletrnica Para poder assinar eletrnicamente suas mensagens e documentos, faz-se necessrio primeiramente a criao de sua chave privada. Para tanto siga os seguintes passos: 1. Clique no boto chaves no canto superior direito (1) 2. Clique no boto criar par de chaves (2)

3. Ser criado o certificado (1) e a chave privada (2)

4. Salve a chave privada clicando com o 2 boto do mouse em cima do link nome_usuario.key (1) e escolhendo a opo salvar link como. importante manter este arquivo em um local seguro. Uma sugesto armazenar dentro de um pendrive.

5. Com a chave privada salva, toda vez que efetuar o login no GP-Web, clique no boto chaves (canto superior direito), e a tela de criao dechaves notificar que j h um certificado instalado; 6. Selecione o local onde se encontra a chave privada salva no boto Selecionar arquivo (1) 7. Pressione o boto carregar para que achave seja enviada ao servidor (2). 7

Manual de Utilizao do GP-Web 8. Caso tenha perdido a chave privada pressione o boto recriar chaves (3). No caso de recriar as chaves, todas as mensagens antigas que foram criptografadas utilizando sua chave pblica no podero mais ser lidas.

9. Sempre que a chave privada estiver carregada no GP-Web haver um cone de cadeado ao lado do nome do usurio (1).

10. Os usurios que possuam chave pblica cadastrada no sistema aparecero na cor azul na lista de usurios a serem selecionados como destinatrios de mensagens (1). Isto significativo caso deseje enviar uma mensagem criptografada utilizando as chaves pblicas dos destinatrios.

Manual de Utilizao do GP-Web 11. As mensagens criadas com a chave privada carregada no servidor sero assinadas automaticamente. Isto pode ser verificado ao abrir a mensagem e conferir o cone na forma de caneta (1). Caso o mesmo esteja com um X vermelho significa que a mensagem foi adulterada no servidor. A mudana de um nico bit na mensagem j o suficiente para a assinatura eletrnica no conferir.

Manual de Utilizao do GP-Web 5. CRIANDO UMA NOVA MENSAGEM Para criar uma nova mensagem, clique na aba Nova Msg. (1)

1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8.

Ir abrir a pgina com a lista de seus contatos onde: Selecione um grupo de contatos configurados pelo administrador do GP-Web (1); Ou selecione um grupo particular de contatos (2). Para criar grupos particulares selecione o boto grupos (3); Selecione os usurios para os quais deseja enviar a mensagem. De um duplo clique em cima do nome do usurio para envia-lo a lista de destinatrios (5); a. Podem-se selecionados mltiplos usurios clicando nos nomes enquanto a tecla Ctrl esteja pressionada. Com diversos usurios selecionados aperte o boto Incluir (6); b. Para incluir todos os usurios da lista basta apertar o boto incluir todos (7); Caso deseje retirar um usurio da lista de destinatrios basta dar um duplo clique no nome na caixa de destinatrios (5), ou selecionar o usurio e apertar o boto remover (8); Caso deseje receber um aviso de leitura imediatamente aps a mensagem ser aberta por um dos destinatrios marque a opo Aviso de leitura antes de selecionar o usurio (9); Para que um destinatrio permanea oculto aos outros, selecione a opo Destinatrio oculto (11) antes de selecionar o usurio; Caso deseje enviar para um e-mail externo uma cpia da mensagem (ex: Hotmail, G-mail), escreva os e-mails no campo Outros destinatrios (10); Pressione o boto avanar para prosseguir prxima tela (12);

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Manual de Utilizao do GP-Web 9. Na prxima tela escolha se a mensagem ser enviada em claro (1), utilizando chaves pblicas (2) ou senha (3). Caso opte por utilizar chave pblica certifique-se de que todos os destinatrios tenham chave pblica cadastrada no GP-Web. Na lista de seleo de destinatrios os mesmos so apresentados na cor azul; 10. Escolha a precedncia da mensagem (4) e a classificao sigilosa (5). Cada usurio ao ser cadastrado no sistema estabelecido pelo administrador um nvel de acesso. Caso o destinatrio no tenha o nvel de acesso necessrio para a classificao sigilosa escolhida, o mesmo no conseguir abrir a mensagem para l-la; 11.Os campos De (6) e Para (7) j estaro preenchidos baseados na tela anterior; 12. Escreva o assunto da mensagem (8); 13. Escreva o texto da mensagem. possvel copiar e colar textos de outros arquivos eletrnicos no corpo da mensagem, com resultados variveis quanto a reteno da formatao original; 14.Caso seja anexado um documento criado de um dos modelos do GP-Web, pressione o boto anexar documento (10) e selecione o documento desejado; 15. Caso deseja anexar um arquivo externo selecione o tipo de arquivo (11), o nmero de referncia (12), o nome pelo qual deseja que o anexo seja chamado (optativo) (13), e selecionar o arquivo localmente (14); 16.Clique no boto enviar mensagem (15).

1. Lendo uma Mensagem 11

Manual de Utilizao do GP-Web Para ler uma mensagem que tenha recebido: 1. Clique em Entrada (1); 2. Clique na mensagem que deseja abrir (2);

Ir abrir a mensagem onde encontraremos os seguintes campos: 1) Responder Despacho (1): Caso a mensagem tenha lhe sido direcionada mediante um despacho, esta opo ir ser apresentada. Ao clicar na mesma ser aberto um campo para escrever uma resposta ao despacho; 2) Arquivar(2): Mover a mensagem para a caixa das arquivadas; 3) Responder (3): enviar uma mensagem de resposta ao remetente da mensagem; 4) Encaminhar (4): encaminha a mensagem para os usurios que sero selecionados; 5) Ao lhe da opo para: a) Despachar (5): enviar esta mensagem para usurios selecionados mediante um despacho; b) Anotar (6): registra um texto junto com a mensagem; c) Anexar arquivo externo (7): para anexar um arquivo externo mensagem; d) Anexar documento interno (8): anexar um documento criado no GP-Web, baseado nos modelos existentes (parte, ofcio, memorando, etc.); 6) Mover Para (9): voc pode enviar a mensagem para caixa de entrada, para a caixa das pendentes e caso tenha cadastrado uma pasta, arquivar na pasta selecionada. Para criar uma pasta, na tela principal, onde exibida a lista de mensagens clique no boto pastas (canto inferior direito). 7) Exibio (10): A mensagem pode ser visualizada no layout de Impresso ou Webmail ou Padro.

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Manual de Utilizao do GP-Web 8) Caso a mensagem tenha mais de um destinatrio apenas um nome ser apresentado, estando os outros ocultos at que se clique em cima do link no canto direito (11); 9) Caso a mensagem esteja criptografada ir constar no campo Cripto (12). A criptografia se d no servidor, e independe de criptografia utilizada na transmisso dos pacotes IP (ex: https); 10)Anexo: Caso haja arquivos externos ou documentos internos anexados mensagem, constar o nome dos mesmos (13), que ao clicar ir fazer o navegador web tentar abri-los, cone para o download do arquivo (14) e cone com histrico de informao sobre quem j acessou o anexo (15); 11)Histrico (16): Clique para abrir o histrico da mensagem;

12) No histrico possvel verificar toda a tramitao da mensagem, assim como despachos, respostas e anotaes.

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Manual de Utilizao do GP-Web 1. TRATAR MULTIPLAS MENSAGENS No GP-Web voc tem a opo de processar diversas mensagens, de uma nica vez, atravs da tela de entrada. Selecione as mensagem que deseje executar uma operao (1), e pressione um dos seguintes botes no campo inferior da tela: arquivar em (2), caso tenha cadastrado ao menos uma pasta, responder(3), despachar (4), anotar (5), encaminhar (6), pender (7) e arquivar (8).

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Manual de Utilizao do GP-Web 2. DESPACHOS Ao despachar uma mensagem, a mesma encaminha junto com um texto, normalmente solicitando providencias. Para despachar: 1. 2. 3. 4. Selecione a mensagem a ser despachar; Clique em despachar; Selecione os destinatrios do despacho e pressione o boto despacho. Na seguinte onde se escreve propriamente o despacho, contendo os seguintes campos: a. Boto modelo (1): Cadastrar textos de despacho usuais; b. Campo de seleo de despacho pr-configurado (2); c. rea onde dever ser inserido o texto; d. Selecionar se haver prazo para responder (4); e. Calendrio onde se escolhe o prazo limite para responder ao despacho (5); f. Envio de notificao ao criador da mensagem sobre o despacho (6); g. Envio de notificao ao destinatrios da mensagem sobre o despacho (7); h. Opo de despachar (8), despachar e arquivar (9) ou despachar e pender (10) a mensagem; i. Nmero da mensagem em que se est inserindo despacho (11);

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Manual de Utilizao do GP-Web Ao enviar um despacho possvel controlar com facilidade. Para tanto faa o seguinte: 1. Clique na aba despachos (1);

2. Na tela de despachos h os seguintes campos: a. Recebidos sem resposta (1): Os despachos que voc recebeu e ainda no inseriu uma resposta; b. Enviados sem resposta (2): Os despachos que voc enviou e os destinatrios ainda no inseriram uma resposta; c. Recebidos j respondidos resposta (3): Os despachos que voc recebeu e j inseriu uma resposta; d. Enviados j respondidos resposta (3): Os despachos que voc enviou e os destinatrios j inseriram respostas. possvel de despachos com mltiplos destinatrios alguns terem respondido e outros no, sendo que neste caso nas duas abas ser visto o despacho; e. Campo de pesquisa de despacho, por palavra chave (5); f. Aps colocar uma palavra chave para pesquisa pressionar o boto pesquisar despachos (6); g. Marque o despacho(7) caso ir enviar uma mensagem (13), ao destinatrios (10), ou se ir responder; h. Clique no cone de despacho (8), para ler o texto despachado (12); i. Assunto da mensagem em que foi inserido o despacho (11); j. Filtrar os despachos pelas pastas em que foram arquivados (14); k. Mover despacho selecionado para uma pasta (15); l. Edio e criao de pasta (16), para poder armazenar os despachos, facilitando a organizao no caso de haver muitos despachos.

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Manual de Utilizao do GP-Web Ao receber um despacho com prazo para responder, o mesmo ir aparecer no seu calendrio de compromissos. Ao clicar nele (1) ser aberta a tela para responder ao despacho.

Na tela aberta estar a aba Recebidos sem resposta selecionada (1). Escreva a resposta ao despacho (2) e pressione o boto enviar (3).

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Mdulo Documentos Internos

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Manual de Utilizao do GP-Web Para acessar a interface dos documentos internos: 1. Clique em Documentos (1) na aba superior.

2. Ser aberta a interface de documentos internos, muito semelhante a relativa a mensagens j exposta no tpico anterior. As principais informaes desta tela so: a. Protocolar (1): Caso tenha o usurio perfil de protocolista, as mensagens que tiverem sido aprovadas aparecero para serem inseridos os nmeros de protocolo. b. Entrada (2), Pendentes (3), Arquivados (4), Enviados (5): Com as mesmas caractersticas do mdulo de mensagens. c. Criar Documento (6): Cria um novo documento

d. Pesquisar (7): Procura um documento de acordo com parmetros selecionados; e. Elaborao (8): Seus documentos que ainda no foram aprovados. Enquanto neste estado eles esto aberto edio, inclusive por outros usurios, caso tenha enviado o documento; f. Protocolar (9): Seus documentos que esto aguardando a insero de protocolo pelo protocolista; g. Protocolados (10): Seus documentos que j foram protocolados; h. Assinados (11): Seus documentos que j foram assinados; i. Selecionar documentos (12): Para executar uma das operaes disponibilizadas pelos botes abaixo (15-21), marque os documentos desejados; j. arquivar em (15), responder (16), despachar (17), anotar (18), encaminhar (19), pender (20), arquivar (21) e pastas (22) tem comportamento semelhante ao j discutido no mdulo mensagens.

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Ao abrir um documento, caso o mesmo j tenha sofrido edies anteriores aparecero setas (12) que ao clicadas o levar a visualizar as verses. Junto s setas fica o nome de quem editou o documento (13). Os botes Responder despacho (1), Arquivar (2), Responder (3), Encaminhar (4), Mover para (9) e Informaes (10) tem comportamento semelhante ao j discutido no mdulo de mensagens. Em ao (5) h as opes: a. Editar (6): Caso o documento ainda no tenha sido aprovado, possvel os campos quem compem o mesmo. b. Aprovar (7): Aps clicar em aprovar no ser mais possvel editar o documento. c. Assinar: Aps o documento estar aprovado haver a opo de assinar eletronicamente o mesmo, desde que tenha uma chave privada carregada no GP-Web. d. Despachar (8): comportamento semelhante ao j discutido no mdulo de mensagens.

Ao clicar em Informao (10) podemos verificar toda a tramitao do documento, assim como as aes realizadas no mesmo.

Aps assinar eletronicamente haver um cone de uma caneta (1) junto ao assunto do documento, representando que o mesmo est assinado eletronicamente. Ao passar o mouse em cima possvel saber quem assinou eletronicamente.

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Ao se escolher editar os campos do documento (5), haver a opo de cancelar (1), referenciar mensagem (2), referenciar documento (3) e salvar (4), com comportamento semelhante ao j discutido no mdulo de mensagens.

possvel pesquisar documentos no GP-Web, bastando clicar em pesquisar (1) no menu superior. Preencha os campos de filtragem (2) e pressione o boto pesquisar documento (3). Aps clicar nas caixas de opo(4) esquerda dos documentos encontrados possvel despachar (6), anotar (7), encaminhar (8) e encaminhar por e-mail externo (9). No caso de encaminhamento por e-mail externo, dever estar configurado no GP-Web qual servidor de e-mail ser utilizado.

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Quando se est escrevendo uma mensagem possvel referenciar ou anexar um documento criado do GP-Web, bastando clicar nos botes referenciar documento (1) e anexar documento (2).

Aps executar uma pesquisa, para selecionar um dos documentos encontrados basta clicar no cone verde de adicionar (1) e o mesmo ser enviado junto com a mensagem (2).

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Configuraes dos mdulos de Mensagens e Documentos Internos

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