SER ORGANIZADO CUIDAR

DO

TEMPO QUE TEMOS

PROGRAMA 5 S http://www.doceshop.com.br/blog/index.php/5s-aprenda-oprograma-5s-com-a-fabrica-da-toyota-no-japao/ A qualidade nos nossos produtos ou servios passa, obrigatoriamente, pelo nosso ambiente de trabalho. Por isso, a ferramenta denominada 5 S considerada a base para processos de melhoria de qualidade. O nome 5 S vem das iniciais de cinco palavras japonesas:

Cinco S e o significado SEIRI: Senso de utilizao (descarte). Esse senso de utilidade, ou seja, separar as coisas teis das inteis, dando um destino para aquelas que, no momento e no ambiente atual, no so mais teis. Vale pena esclarecer que intil no significa que poder ser jogado fora, e sim que no momento no tem utilidade naquele local especfico. Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: organizao, utilizao, seleo, classificao. SEITON: Senso de organizao (organizao). A ordem "pesquisa de layout", de forma a encontrar um lugar para cada coisa e manter todas as coisas sempre em seus devidos lugares. A organizao a etapa que mais contribui para o "gerenciamento visual". Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: sistematizao, arrumao. SEISO: Senso de respeito (limpeza). Esse senso de respeito a tudo que est ao nosso redor - Objetos, equipamentos, instalaes - e s pessoas. Terminada a etapa do senso de utilizao, ficou somente o til, e este dever ser respeitado, pois quando for preciso dever cumprir seu propsito. Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: inspeo, zelo. SEIKETSU: Senso de higiene (higiene). Higiene o senso para melhorar a qualidade de vida das pessoas. Nele so praticados todos os sensos anteriores, na vida pessoal e no ambiente, para garantir uma melhor qualidade de vida. Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: padronizao, sade, aperfeioamento, asseio. SHITSUKE: Senso de autodisciplina (ordem mantida). Autodisciplina significa autocontrole, nova atitude para ter e manter as habilidades de fazer as coisas certas. Argumentar sobre o caminho percorrido at o momento, os benefcios obtidos e a importncia da continuidade. Uma vez obtido o comprometimento de todos os envolvidos, cumprir rigorosamente as regras.

Meio ambiente: Arredores no qual uma organizao opera, incluindo ar, gua, solo, recursos naturais, flora, fauna, homem e suas relaes. Arredores, no contexto, estendem-se de dentro da organizao para o sistema global (ISO/WD 14.031 2) ou conjuntos de condies, leis, influncia e interaes de ordem fsica, qumica e biolgica que permitem, abrigam e regem a vida em todas as suas formas. O meio ambiente um potencial de recursos ociosos ou mal aproveitados. Sua incluso no horizonte dos negcios, de forma auto-sustentvel, como algo que melhora, agrega, educa, pode resultar em atividades que proporcionem lucro ou pelo menos se paguem, como gua e outros recursos naturais. Reciclar resduos, por exemplo, transform-los em produtos com valor adicionado. Conservar energia reduzir custos, e assim por diante! Esse um texto produzido pelo Sebrae. http://euadministrador.blogspot.com/2010_05_30_archive.html

A REMOTA ORIGEM DA FILOSOFIA 5S A origem remonta aos templos budistas e xintostas no oriente antigo, nos quais, segundo se conta, um discpulo de mestre-monge passava por etapas-chave antes de se tornar definitivamente monge. Na primeira etapa, ao chegar, o discpulo era convidado a descartar todos os sentimentos, pensamentos e bens materiais que no teriam utilidade na nova vida que se iniciava. Dessa forma, por exemplo, seus pertences pessoais inteis (roupas, acessrios etc.) e seus pensamentos impuros eram deixados ao entrar no templo. O desperdcio ter consigo ou para si algo que no lhe tem utilidade era considerado uma ofensa, j que a natureza/Deus, ao oferecer o recurso, o faz para uma finalidade justa. Para viver a nova vida, disciplina e novos hbitos eram importantes. Para uma boa convivncia em um ambiente de recursos escassos, a organizao era fundamental. Por isso na segunda etapa o discpulo era convidado a conhecer e praticar a disciplina de horrios e a identificao dos locais e utenslios para que todos pudessem compartilhar e incorporar hbitos que facilitassem a vida conjunta, praticando o respeito ao outro. Vencidas essas etapas, o discpulo passava por um processo de limpeza e purificao, a terceira etapa, que inclua jejum, sua limpeza fsica e a prtica de manter limpos (evitar sujar) todos os espaos. Nesse momento, seus cabelos eram raspados, para simbolizar a passagem. Na quarta etapa, os pensamentos e hbitos do discpulo entravam em uma fase de higienizao. Por meio de prtica e reflexo, ele era

estimulado a manter pensamentos e atitudes pr-ativos e positivos, que garantissem a sade mental e corporal sua e do grupo. Na quinta e ltima etapa, o discpulo ento se tornava monge e era convidado a manter e melhorar sua prtica dos aspectos anteriores. Para tanto, uns apoiavam os outros em relaes mestre-discpulo, a fim de garantir a disciplina e a persistncia para melhorar a maneira de sentir, agir e ser. Fonte: SEBRAE

Escritorio Organizado J est comprovado atravs de inmeras pesquisas que trabalhar em um escritrio organizado, aumenta a produtividade. A antiga viso dos chefes, que associavam que muitos papis em cima da mesa era sinnimo de trabalhador esforado, no tem a mesma imagem de hoje. Inclusive para se conseguir emprego em escritrio hoje, um dos fatores que levado em conta a organizao do candidato a vaga. Dizer que voc organizado pode te trazer pontos positivos em uma entrevista de emprego.

Dicas para se ter um escritorio organizado. Hoje, com a facilidade dos CDs, Pen Drives e disquetes praticamente uma "mo na roda" para termos um escritrio organizado. Ao invs de pilhas de papis em cima da mesa, que tal substitu-las por um pen drive de 4 cm e adesiva-lo com o tema dos documentos que contm dentro dele ? J pode comear a organizar seu escritrio por a! importante tambm ter uma rotina diria nas tarefas produzidas no escritrio. Assim, teremos um aumento de produtividade. Organizar o escritorio com frequencia ajuda para no perdermos os objetos e documentos, consequentemente tempo e assim dificilmente ter problemas com o tal "prazo" que preocupa tanto no s os chefes de escritorios, mas tambm os empregados. Eliminar coisas antigas, que no so mais necessrias no escritrio, tambm uma tima forma de organizar um escritorio. Comece pelos papis que no so mais precisos, jogue fora. Outra dica procurar organizar os livros ou documentos da estante por ordem alfabtica e assunto. - Procure sempre organizar o escritrio, pelo menos uma vez por semana, assim no perder tempo procurando um "objeto ou documento perdido". - Sempre deixe mesa organizada. - Faa um planejamento das suas tarefas, isso ir facilitar o dia a dia no seu trabalho.

Dicas para manter o escritrio organizado Voc se sente perdido na sua mesa e vive procurando papis no meio das pilhas? Tem alguma pasta em cima da sua mesa que voc nem sabe o motivo de ela estar l? Voc tem vergonha de um cliente ver a baguna do seu escritrio? Seu armrio est to cheio que no cabe mais nada dentro, e quando precisa abrir voc tem que tomar cuidado para no cair nada em sua cabea? Se a resposta for sim para qualquer uma dessas perguntas, voc precisa de uma organizao urgente. Ter um escritrio bagunado igual a perder tempo til, tempo que poderia ser usado para fazer coisas mais produtivas, convenhamos, do que procurar papis e revirar pastas. Por isso, separamos sete dicas para voc se organizar melhor em 2011. 1- Use arquivos com pastas suspensas No necessrio apenas guardar os arquivos em pastas; voc precisa ter facilidade em achar o que voc est procurando. Fica mais fcil as pastas estarem penduradas e etiquetadas. 2 Tenha um arquivo para os arquivos

Use o computador para fazer um ndice com os nomes das pastas que esto nos arquivos. No repita os nomes de identificao. Ficar mais fcil localizar o documento certo e sem perder tempo. 3 Mantenha uma lista de coisas a fazer. E depois faa-as Trabalhe com uma pasta em sua mesa que ser sempre para as prioridades do dia. Depois que executar a atividade, arquive-a. Tente abrir uma nova pasta somente quando fechar e der por encerrada a anterior. 4 Use a lata de lixo Jogue fora os papis e documentos que voc no precisa mais. 5 Livre-se das pastas diversos e outros Arquivos com esses nomes normalmente viram lixeira de papis de que voc no precisa e no mexe durante anos. 6 Organize as informaes de contato Cartes de visitas normalmente se transformam em baguna. Faa uma pasta para colar ou grampear esses cartes. Use tambm um programa de computador como o Microsoft Office Outlook ou o Windows Live Mail para organizar e selecionar os seus contatos. mais fcil, e voc no corre o risco de ficar com uma pilha de cartes encostada num canto da sua mesa. 7 Use seu computador Em vez de guardar um monte de papel, escaneie e faa uma pasta no computador de arquivos. Hoje, isso facilita a organizao e o acesso de informaes com mais agilidade.

Mantenha-se organizado Adaptado de contedo extrado do American Express OPEN Small Business Network Os empresrios tm o potencial de serem desorganizados. Eles tm recursos limitados e muitas informaes para controlar. Por isso, arrumao de escritrio, organizao e fmanuteno acabam representando um descuido. Um pequeno descuido compreensvel e desculpvel, mas para bem estar do escritrio, organizaes peridicas so imprescindveis. O conselho e as dicas aqui listadas o ajudar na organizfao e manuteno de um escritrio organizado. Guarde este arquivo e consulte-o pelo menos uma vez durante o trimestre. Se voc estiver muito ocupado para realizar essa tarefa, contrate algum para fazer isso para voc. A economia de tempo pagar pelo custo. Clique nos tpicos abaixo para consultar dicas sobre como manter voc e o escritrio organizados. 1. Organizao de escritrio 2. Arquivos em papel 3. Arquivos de computador Organizao de escritrio Ter sistemas que mantm seu escritrio organizado gerar economia na manuteno. Verifique sua organizao de escritrio com estas dicas e faa as mudanas necessrias. Guarde os materiais que voc no usa diariamente. Isso porque pilhas de papis, rolos extra de fitas, e pilhas altas de envelopes tm um aspecto sujo e desordeiro, podendo gerar distrao. Se o espao permitir, mantenha os materiais extras em um quarto ou armrio fechado. Armazene materiais que voc no usa regularmente. Em seu livro "Organizing Your Home Office for Success (Organizando seu escritrio em casa para o sucesso)", Lisa Kanarek d conselhos para manter seu escritrio

organizado. Ela sugere uma mudana em tudo o que enfeite e tudo o que voc s usa uma vez por semana para locais secundrios, como um gabinete de arquivo ou uma estante. Qualquer coisa que voc usa uma vez por ms deveria ser armazenada em um arquivo ou guardada em uma estante. Itens que voc usa com menos freqncia devem estar em um armrio. Organize os materiais de forma que estejam de fcil alcance. Por exemplo, voc no deve mover duas pilhas de papel e abrir uma caixa para pegar uma folha de papel de carta personalizada. Organize seu escritrio para que seja funcional. Se tudo derrubado quando voc puxa um livro de sua estante de livros ou no h espao suficiente perto do aparelho de fax para inserir documentos com facilidade e pegar o fax que chega, reorganize seu escritrio. Esses pequenos problemas no fluxo de trabalho desperdiam tempo e causam stress. Crie uma lixeira "segura" Se a desorganizao gera nervosismo por jogar fora coisas que depois so necessrias, crie uma lixeira "segura". Nada vai para a lixeira segura, exceto papel. Nenhuma casca de ma, latas de refrigerante, nada que voc no queira ver novamente se tiver de olhar na lixeira. S esvazie essa lixeira depois de algumas semanas, assim voc ter um prazo para recuperar o lixo. Esse sistema pode tornar mais fcil se desfazer as coisas. Crie um sistema para fluxo de informaes Pense em que tipo de informaes, materiais, e outros itens voc normalmente encontra. Presumivelmente, sua lista incluir itens bsicos, como correspondncias de entrada e de sada, nmeros de telefone, projetos atuais e materiais que voc quer guardar, mas no pode

focar nisso no momento. Depois de criar sua lista, visite uma loja de material de escritrio para encontrar solues para organizar todas as informaes. possvel que o produto perfeito para atender s suas necessidades no seja fcil de achar e possivelmente voc ter de combinar dois produtos da loja, ou comprar um artigo e modific-lo para atender s suas necessiadades. [Voltar ao incio] Arquivos em papel No importa qual seja a organizao de seu escritrio, alguma manuteno ser necessria para manter em ordem as informaes do escritrio. Seguem algumas dicas para ordenar seus arquivos em papel e eletrnicos. Todos sabem o que significa perder tempo procurando alguma coisa em uma gaveta de arquivo. A limpeza peridica dos lixos de seus arquivos diminuir o tempo desse desperdcio. Faa limpezas regularmente Ordene pelo menos uma vez por trimestre seus gabinetes de arquivo e jogue fora coisas que voc no precisa mais. Se voc adia essa tarefa continuamente, contrate algum para ajudlo. Embora voc esteja envolvido no processo de limpeza, um compromisso com um ajudante lhe obrigar a completar a tarefa. Renomeie seus arquivos Se voc tem dificuldade em achar papis em suas gavetas de arquivo, crie nomes de arquivo baseados na primeira palavra relacionada que vem sua mente quando cria o arquivo. Provavelmente, se essa palavra for a primeira a lhe ocorrer quando voc estiver fazendo o arquivamento, ser a mais fcil de lembr-la quando voc estiver procurando.

Crie subpastas em cada pasta suspensa Isso tambm aumentar a facilidade para localizao. Agrupe arquivos suspensos relacionados Relacione arquivos suspensos em grupo, mantenha pastas de papis de cliente emf uma gaveta, ou divida a gaveta, em uma parte coloque artigos e contratos em outra. Mantenha seus arquivos pessoais em uma gaveta separada de todo o material empresarial. Tenha o espao suficiente para arquivar A organizao s possvel se voc tiver bastante espao em seus gabinetes de arquivo. Invista em gabinetes de arquivo de alta qualidade, grandes que provem bastante espao para o material que voc precisa armazenar. [Voltar ao incio] Arquivos de computador O disco rgido de seu computador o equivalente a seu gabinete de arquivo tambm precisa de limpeza peridica. Aqui esto algumas sugestes da Fujifilm Computer Products e a Associao Americana de Escritrios em Casa. Libere espao no disco fazendo cpias de segurana Os arquivos antigos ou raramente usados podem ser transferidos facilmente do disco rgido para CDs ou fitas de dados. Isto aumentar a velocidade de recuperao de arquivos do computador.

Crie subdiretrios no disco rgido Subdiretrios amplos permitiro armazenar todos os arquivos relacionados no diretrio raiz a serem salvos em um grupo. Os subdiretrios so fceis de criar. Simplesmente consulte seu manual de sistema operacional. D nomes significativos aos arquivos Use nomes de arquivos gerais, abrangentes que podem ser facilmente identificados, como "folha de pagamentos.96." Isso pode ser til ao trabalhar simultaneamente com um grande nmero de arquivos pequenos e reduzir o tempo de procura exigido para achar arquivos especficos em um diretrio. Mantenha-se comprometido com a organizao A organizao uma disciplina instruda, mas manter um disco rgido e disquetes organizados, com o tempo, se tornar uma segunda natureza. Faa cpias de segurana (back-up) dos arquivos regularmente, e continue salvando arquivos de um modo sistemtico. Comprima seus dados Se o espao em seu disco rgido sempre re[resenta um problema, existem programas que reduziro ou comprimiro seus arquivos, aumentando consideravelmente o espao de armazenamento disponvel. Existem vrios programas de software para compactao de dados.

Use discos codificados por cor

Arquivar discos por cor em arquivos de discos permite aos usurios encontr-los rpida e facilmente. Por exemplo: use disquetes azuis para contabilidade, verdes para folha de pagamento e vermelhos para vendas. [Voltar ao incio] Direitos autorais e cpia; 1995-2011, American Express Company. Todos os direitos reservados. http://www.galison.com/GALISON-C34.aspx

Lista de coisas que voc pode jogar fora Uma coisa por dia: livre-se da tralha! Este um desafio do para voc! Eu o desafio a se livrar da tralha em casa postando aqui, diariamente, do que voc se livrou! Como fazer isso? Nos comentrios! Eu mesma marcarei presena. Vamos l!