ADMINISTRACION DOCUMENTAL Administracin de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administracin Documental, con referencia a la generacin de informacin y produccin de documentos.

AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD PUBLICA

Actividad Privada.
Segn el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede consebirse como aquellas actividades y tareas que se realizan a travs del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrnicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de informacin, en una lnea de actividades en el rea de los seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una pliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fbrica, la mayor aportacin es proporcionar informacin entre la direccin. Podemos decir que la informacin se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la pla nificacin, organizacin y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organizacin o la empresa. La correspondencia, los registros de produccin, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organizacin.

La oficina como funcin.

Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contadura, ventas, compras, en todos ellos se maneja informacin, la cual, luego de ser registrada, se archiva y tambin se comunica. FUNCIONES
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Preparacin de registros e informes. Archivo de los registros y dems documentacin. Procesamiento de la informacin para su utilizacin y comunicacin.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una funcin que abarca todos los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la informacin esta ser utilizada a nivel jerrquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de i nformacin para la toma de decisiones. LARDENT

La oficina es una funcin y para este caso especfico es la de ofrecer servicios de organizacin de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan actividades que se refieren a recibir informacin, procesarla y utilizarla. Tambin para decidir y organizar la accin siguiente. FUNCIONES Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la informacin disponible y de la cual resulta una nueva informacin que permite ordenar el proceso de decisiones. Especficamente las funciones en la oficina es la de recoger informacin, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependern del grado de automatizacin alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y sobredimensin de informacin. Para solucionar este problema se deber administrar los recursos financieros, humanos y materiales. SISTEMA DE INFORMACION Es un conjunto de elementos relacionados entre s que interactan en forma permanente con el propsito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e informacin. Pueden ser generales cuando se proporciona informacin en forma sistemtica a quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones y tambin permiten tener una visin global de la situacin de la empresa en la cual funciona el sistema. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN Estos elementos son funcionales y a travs de los cuales se pueden alcanzar los objetivos establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control, Retroalimentacin. 1. Insumos:
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Recursos Humanos. Recursos Materiales. Recursos Financieros. Informacin.

En el marco de la teora de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la unidad de procesamiento.
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Recursos Humanos: Constituyen un insumo bsico de un sistema de informacin, porque permite adecuar el diseo de un sistema de informacin a las necesidades o carencias de informacin que puedan detectarse. Permite programar y poner en ejecucin el sistema diseado, adems de permitir un seguimiento de la implantacin del

mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Adems permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados. Recursos Materiales: Estn representados por bienes de carcter material, a travs de los cuales se disea y pone en prctica el sistema. Esto se refiere a la instalacin, los equipos y el local. Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los dems elementos para poder disear, hace r la implantacin del sistema y controlar los Recursos Humanos. Informacin: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de elavoracin puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como insumo llega en forma de datos pr imarios que aun no estn elaborados y ah se transforman en materia prima. Con esta informacin previamente detectada como necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basndose en datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La informacin como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas, producidas, o tambin informes sobre las actividades cumplidas (Boletn estadstico o Balance anual). Los canales y portadores de informacin, son los que ponen en comunicacin a las distintas unidades administrativas y all es donde se manifiestan los distintos niveles y relaciones jerrquicas dentro de la empresa. Los portadores de esa comunicacin son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes, balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).

UNIDAD DE PROCESAMIENTO Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el producto esperado. La estructura administrativa est formada por las unidades primarias (Oficinas) en segundo nivel estaran las unidades de administracin intermedias y luego las unidades jerrquicas. Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones especficas, y para poder cumplirlas desarrolla tareas como la recoleccin de datos, la clasificacin , anlisis, sistematizacin y elaboracin y distribucin de la informacin. Teniendo siempre presente los requerimientos o necesidades de la institucin. Es decir, esta unidad en el nivel primario procesa dat os, luego se elabora una informacin primaria con los datos obtenidos (Unidad intermedia) y luego estara la informacin consolidada que se llega a partir de informaciones parciales. PRODUCTOS

Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la informacin como insumo o entrada y tambin representa la conversin que estos reciben en la unidad de procesamiento. Se constituye as la expresin material son los productos que se dan a corto o largo plazo. La informacin a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que se realiz en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos para Inversiones. CONTROL Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se haba previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre los insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento (Control antecedente o p recedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las actividades durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El ltimo control es cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control subsiguiente). Para poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las cuales quieren determinar los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y cantidad esperada de los productos). RETROALIMENTACIN Esto se representa por canales de comunicacin que brindan informacin sobre los resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los previstos, entonces van a existir dos tipos de retroalimentacin, la negativa y la positiva. La negativa se refiere al flujo de informacin sobre errores en la informacin los aciertos alcanzados, las acciones desarrolladas de acuerdo a los estndares o normas establecidas de antemano. Cualquiera de los dos tipos de retroalimentacin es importante. La negativa sirve para proyectar el mejoramiento del sistema y adems exigiendo la retroalimentacin canales externos para permitir un flujo de informacin dinmica y ptima. REQUISITOS DE LA INFORMACION Su objetivo primero es proporcionar datos e informacin para satisfacer las necesidades de la empresa o la institucin. Para que la informacin pueda constituirse efectivamente en un instrumento de anlisis para la formulacin de polticas, la planificacin, la ejecucin y el control de las actividades de una organizacin debe de reunir determinados requisitos.

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La oportunidad: La informacin debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como instrumento a la hora de la toma de decisiones. La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o especfico, presentando los informes o resmenes que permitan una rpida interpretacin de la informacin. La Uniformidad: Est relacionado con los criterios tcnicos que deben ser uniformes dentro de las unidades de procesamiento, ya s ea para la registracin, las cifras o los cdigos a ser utilizados. La periodicidad: Se refiere a que la informacin debe proporcionarse en forma sistemtica y peridica de acuerdo a las necesidades del usuario. La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las operaciones que se quieren comunicar. La selectividad: Es proporcionar informacin especfica y adecuada es decir, que debe ser dosificada en cantidad y en calidad.

FUENTES DE INFORMACION EN RELACION A SU UBICACION:

Sistema centralizado o descentralizado:

La centralizacin de la informacin permite una mayor capacidad de tratamiento y utilizacin de la informacin, por lo tanto una mejor administracin de los Recursos Humanos y materiales conque cuenta la unidad administrativa. Si la organizacin es de cierta envergadura, la complejidad en el funcionamiento del sistema, puede ocasionar demoras en la entrega de la informacin, lo que le resta utilidad a la misma. La descentralizacin tiene un mayor beneficio por la posibilidad de asegurar la oportunidad de la informacin, pues se origina cerca de la oficina y permite brindar una informacin en forma autnoma, pero hay una desventaja y es que multiplica y almacena la informacin en las distintas unidades administrati vas lo que incide en los costos de un sistema de informacin. Esto se debe a que cada unidad tiende a fotocopiar lo que se hizo en otra oficina, multiplicando la informacin y los materiales utilizados.

Centralizacin y descentralizacin de la oficina o Unidad de Administracin Documental.

Se puede hablar de centralizacin fsica o funcional. Es fsica cuando el trabajo de oficina se realiza en un solo lugar , y es funcional cuando las actividades tienen lugar en la oficina de origen y la planificacin, la coordinacin y el control dependen de un departamento administrativo o de un director.

Se habla de descentralizacin cuando cada unidad o departamento administrativo realiza sus actividades en forma independiente no existiendo la planificacin ni la coordinacin a nivel general de la empresa. Lo importante es adoptar un sistema de administracin de documentos en base a la estructura orgnica y a la cantidad de unidades administrativas que conforman una estructura orgnica y a las caractersticas o necesidad es de cada empresa o institucin. Desde el punto de vista empresarial la descentralizacin, tiene como objetivo el control porque es un medio que permite mantener a los funcionarios responsables cerca de las tareas operativas , posibilitando la aceleracin de toma de decisiones, simplificando la comunicacin, reduciendo a un mnimo los trmites y en definitiva permitiendo dirigir a los responsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y tambin responsabilidades.

Unidad de Administracin documental en el Area pblica.

Antiguamente la actividad de administracin documental se llamaba mesa de entrada y salida, o registro trmite y archivo. Actualmente podemos definir que la unidad de administracin documental es un conjunto de tcnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organizacin.

Objetivos de la Unidad de Administracin documental.

Es un sistema de apoyo a la organizacin y tiene como objetivos: 1. Establecer los procedimientos para ejecutar rpidamente los trmites de los documentos que se procesan. 2. Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que tramitan. 3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan. 1. Recepcin y Orientacin. 2. Registro y Distribucin. 3. Archivo. El nivel jerrquico de la Unidad de Administracin Documental va a estar dado de acuerdo al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la estructura tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: Divisin y departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor de 100 documentos diarios. Tambin

puede dividirse en secciones y reas de trabajo o ser pequeas unidades, por ejemplo en el interior de la repblica lo hace solo una persona. Esta estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado. La unidad de administracin documental tiene a su cargo la recepcin externa, la numeracin, la regulacin del trmite interno, despa cho interno y archivo de los documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.

Funciones de la Unidad de Administracin documental.

Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones, Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos. Registrar el movimiento de los documentos. Suministrar informacin sobre la ubicacin de los documentos. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo. Efectuar recomendaciones referente a criterios para la conservacin y distribucin de los documentos. 9. Depuracin de archivos. 10. Transferencia de documentos. 11. Implantacin de sistemas de microfilmacin o computacin para los archivos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Unidad de administracin documental. (Segundo Nivel).

En un sistema manual est compuesta por 8 reas. La primera unidad es de recepcin y orientacin.

Area de recepcin y orientacin. Funciones. (Area 1 Unidad I)

1. Orientar a los interesados sobre la forma de presentar sus escritos. 2. Sealar las dificultades sustanciales, formales o fiscales de los escritos que son presentados por particulares y admitirlos aunque merezcan observaciones de forma o contenido. 3. Recibir documentos de usuarios del correo y de otros organismos pblicos o privados. 4. Foliar y dejar constancia de la fecha, hora de presentacin, nmero de hojas, mencin de los documentos que acompaan al escrito. 5. Agregar cartula y hoja de tramitacin. 6. Numerar correlativamente y en forma conjunta con los documentos que no se hubieran registrado. Se debe de entregar al interesado una tarjeta de identificacin donde constan los datos que identifican al documento para futuras consultas.

7. Informar al jefe de la unidad sobre aquellos documentos que por su trascendencia o urgencia dejan de ser conocidos en forma inmediata por los jerarcas. 8. Determinar los escritos.

Area 2 Unidad I.
Extractos: En esta unidad se redacta y dactilografa los extractos de los documentos.

Area 3 Unidad I.
Clasificacin y trmite: Clasificar el documento ingresado indicando las secuencias de las unidades administrativas donde se substanciara el documento en la hoja de tramitacin. El primer paso de un documento se va a hacer a travs de un sello.

Area 4 Unidad I.
Relacin de asuntos entrados: Se confecciona diariamente con los nmeros de expedientes u otros documentos, el origen y extracto del asunto.

Registro y distribucin. (Area 5 Unidad II)

Funciones:
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Confeccionar fichas temticas, patronmicas, numri cas o de trmite con documento ingresado. Mantener al da los ficheros en orden alfabtico ya sea temtico o patronmico y ficheros por el nmero del documento o el trmite.

Area 6 Unidad II.

Se deben de centralizar las fichas numricas o de trmite de acuerdo a las secuencias en las U.A.D. de los documentos registrados y adems informar la ubicacin del documento.

Area 7 Unidad II Distribucin. Funciones:

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Hacer la relacin de los expedientes remitidos a las dependencias que deban tomar actuacin en los mismos. Organizar el reparto de los documentos. Archivar la relacin de expedientes remitidos debidamente formada y en forma cronolgica.

Area 8 Unidad III Archivo. Funciones:

y y y y y y

Guardar los documentos que deban archivarse por nmero y por ao. Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisin superior. Dar vista autorizada de documentos archivados. Desglosar previa autorizacin los documentos agregados a expedientes ya archivados. Mantener los archivos actualizados y ordenados. Efectuar depuraciones peridicas de acuerdo a los criterios impartidos.

Unidad I (Sistema computarizado). Recepcin y orientacin.

Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega cartula y hoja de tramitacin en forma unificada.

Clasificacin y trmite.
Es igual al sistema manual. (Area 2). Esta unidad tiene tres reas menos con respecto a la manual.

Area 3. Registro y reguladora de trmite.

Pasa a ser el rea principal porque aqu se pasa toda la informacin necesaria para formar una base de datos. Es un rea clave y centralizadora de toda la tarea de la unidad. Funciones:
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Ingresar al computador los datos de cada documento (Ao, unidad ejecutora, o cdigo de identificacin del organismo si no pertenece a la administracin pblica). Tipo de documento. Nmero de expediente. Anexos, fecha. Organismo o usuario solicitante. Asunto. Indicacin de la unidad hacia donde va a ser remitido. Imprimir la cartula con los datos ya ingresados y agregarlos al documento.

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Imprimir la relacin de expedientes remitidos indicand o el destino de los mismos Actualizar los movimientos de los expedientes en base a la relacin de los asuntos remitidos de la seccin. Informar sobre la ubicacin del documento.

Area IV. Unidad 2. Distribucin.

Idem sistema manual.

Area V. Unidad 3. Archivo.

Idem sistema manual. El sistema computarizado implica la impresin de cartulas, relacin de expedientes remitidos en forma interna, relacin de asuntos entrados, movimiento de los expedientes y dar informacin a los usuarios y a la propia organizacin. En la hoja de tramitacin se indica la secuencia de las unidades administrativas que participan en la substanciacin del documento permitiendo remitir el mismo de una unidad a otra sin pasar por la Unidad de Administracin Documental. Las unidades administrativas van enviando la relacin de expedientes remitidos a la U.A.D. Esta es la forma de comunicacin que permite actualizar el destino del documento en la base de datos y es en esta instancia que acta como reguladora de trmite.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Comprende la concepcin, gestacin, el nacimiento, la vida, la destruccin o la transferencia a un archivo para su conservacin permanente. Cul es el objetivo? Dar el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a requerir de l. Tres fases:

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Pre - Archivstica. Administra. Histrica.

Fase Pre - Archivstica Se llama as porque el documento est dentro de las oficinas y es donde los papeles se van acumulando para formar una pieza documental. - Gestacin: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier documento deber pasar por un momento en que es planificado en su diagramacin para su utilizacin en el proceso del trmite. Se debe sealar que es donde se hace imprescindible la normalizacin de los formularios para lograr economa y eficiencia en las distintas unidades administrativas. - Momento de Trmite: Es cuando se inicia una accin administrativa o judicial. Comienza con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La tramitacin se inicia con la primera gestin o trmite. Dura todo el tiempo en el que se van acumulando los datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da inicio a la vigencia. Todo documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas en la administracin y tambin por parte del interesado para poder llegar a un negocio administrativo. Fase Administrativa Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a la administracin de la institucin que lo cre, y tambin al iniciador. Los documentos se crean para que sirvan a la institucin y al interesado. Desde este punto de vista esta es la fase ms importante del documento. - Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento acta cum pliendo lo que expresa su texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos. Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el que fue creado. Concluye cuando el documento perdi su capacidad de certificar, de intimar o de obligar. - Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que se den distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los documentos se indica en su texto el trmino de la vigencia. Ejemplo: Contratos. Concluyen su vigencia por la creacin de otro documento (Contradocumento). - Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al peticionario o al destinatario la posibilidad de rever algn asp ecto o parte del

documento sirviendo tambin como un antecedente directo de otro documento. Es el tiempo en el que se pueden detectar posibles fraudes o se puede consultar al documento para saber los asuntos que contiene. Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la prescripcin del documento. La prescripcin es el agotamiento o termino del derecho a reclamo, reivindicacin o accin administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en ciertas condiciones se puede adquirir o modificar sustancialmente un derecho. Luego de la prescripcin el documento no permite reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al iniciador, por lo tanto la institucin lo desafecta o lo retira pero no implica la destruccin del documento. Fase Histrica Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no llegan a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de finalizacin. Ejemplos - Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.(Gestacin) - Trmite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras. - Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del cheque. - Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes. - Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los clculos y la Intendencia los aprueba. (Gestacin) - Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras est en pie. - Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas. - Documentos sobre lmites de estados: Tramitacin extensa. (Gestacin) - Vigencia: Mientras no se modifiquen los lmites. - Plazo precautorio. - Fase Histrica: Todos los documentos sobre lmites de estados pasa por la fase histrica; son parte del patrimonio de la humanidad.

CARACTERSTICAS FASES
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Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivstica. (1) Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2) Documentos no corrientes. Fase Histrica. (3)

LUGAR DE CUSTODIA 1. Oficina o archivo de gestin. 2. Archivo administrativo. 3. Archivo histrico o gral. FUNCIONES
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Documentos corrientes o activos.

1. Documentacin en trmite, producto de las actividades de la institucin. 2. Utilizacin documental constante. 3. Seleccin documental espordica.
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Documentos semiactivos o semicorrientes.

1. Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o sub texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc. 2. El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de volver a ver algn aspecto del documento. 3. El momento que precede a la prescripcin misma.
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Documentos no corrientes.

1. Se custodian los documentos de valor permanente. (Area cientfica, cultural, histrica, etc.)

COMUNICACIN - INFORMACIN - DOCUMENTO. La comunicacin y la informacin concreta porque toda relacin humana junto con sus actividades supone una forma de comunicacin.

El conocimiento comienza con una informacin sobre lo que se piensa y se hace, permite que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa informacin se registra en un soporte material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo as el carcter de documento). Las actas documentales estan referidas a como crear, r egistrar, seleccionar y conservar la informacin que contienen los documentos. Hay diversas formas de comunicacin, pero en todas ellas se encuentran partes: - Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institucin, un grupo de trabajo. Es el trasmite el mensaje. - Receptor: Recibe el mensaje. - Canal: El mensaje es trasmitido a travs de este. Es el medio o soporte. - Cdigo: Conjunto de signos a travs del cual el emisor y receptor lo conocen y utilizan el mismo lenguaje. Las comunicaciones escritas poseen mtodos de transmisin que posibilitan llevar ideas, informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la comunicacin. Se da a nivel de toda organizacin, o grupo de trabajo. La comunicacin escrita posee informacin que faci lita las soluciones sobre distintos aspectos de la institucin, as como la toma de decisiones a nivel gerencia o presidencial de las organizaciones. CONCEPTO ETIMOLGICO DE DOCUMENTO Proviene del latn documentum, significa ensear o enseanza, leccin. D eriva de Docere (Verbo). El sentido actual de la palabra, aparece en castellano por primera vez en 1786. Significa escrito que contiene informacin fehaciente (Verdica o testimonial). CESAR GUTIERREZ MUOZ De la definicin o concepto etimolgica podemos r escatar que el documento ensea. En el sentido ms amplio es cualquier cosa que sirva para ilustrar y comprobar algo. Puede ser el mundo, naturaleza de la cultura. por este modo o acepcin las palabras se consideran documentos, todos los minerales, los vegetales y lo creado por el hombre.

FIN Y HOURCADE Documento es todo aquello que bajo la forma relativa de permanencia, puede servir para conservar o suministrar informacin. El documento como objeto de estudio, es compartido por varias reas del conocimien to como la archivstica, la historia, la paleografa diplomtica (Autenticidad de documentos), antropologa, etc.

DIFERENTES CONCEPTOS DE DOCUMENTO AURELIO TANODI (Argentino).

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Vida comn: Documento personal, que acredita la autenticidad de la persona. Pagar: Garantiza que se debe pagar la obligacin contrada. Archivo: Soporte que contiene un texto que el responsable de una actividad administrativa de una entidad, y efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades de la actividad administrativa.

Este autor toma documentos en un sentido extenso, estn referidos a opiniones internas y externas de la institucin y que pueden ser de carcter contable, financiero o jurdico y que dan prueba sobre derechos y sobre obligaciones. NURIA AMAT HOGUERAL Lo considera, al proceso de reunir documentacin sobre un tema determinado y al tratamiento de esos documentos que pueden ser para la difusin o para la informacin inmediata y que se denominan documentos cientficos. - Documentacin: Ciencia que estudia el proceso de comunicacin de las fuentes documentales con objetivo de obtener nuevos conocimientos. Esta autora nos dice que un documento es todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte y que puede ser utilizado para estudio, consulta o trabajo. Lo considera como una herramienta indispensable para dar conocimiento de hechos y trasmitir ideas, conocimientos o testimonio de los hechos. Tambin permite la comunicacin humana y puede materializar los conocimientos humanos posibilitando crear memoria col ectiva. Si no existiera documentacin no existira la historia. PUNTO DE VISTA ARCHIVISTA

VICENTA ALONSA CORTS Documento es un escrito que ilustra acerca de algn hecho. Es un testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable. Los lmites en cuanto a soporte se entiende, si constituyen un testimonio.

Comit de la terminologa archivstica de la asociacin de archivistas brasileos y comisin de archivologa de la asociacin brasilea de normas tcnicas
Documento es un registro de una informacin independientemente de la naturaleza del soporte que la contiene. UNESCO - Programa gestin de documentos: Documento como informacin registrada, cualquiera sea la forma o el medio que haya sido creada, recibida y conservada; por un organismo, institucin o individuo en cumplimiento de sus obligaciones, en virtud de una transaccin de negocios de cualquier ndole. EDUARDO COUTURE (Definicin Jurdica) - Definicin jurdica: Es un objeto normalmente escrito en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer en hecho, o donde se deja constancia de la manifestacin (Humana) de la voluntad que produce efectos jurdicos. CODIGO CIVIL - ARTCULO 1574. - Documento pblico: Instrumento pblico revestido de carcter oficial, redactado, expedido por un funcionario competente segn formas requeridas dentro del lmite de sus obligaciones. - Documento privado: Se manejan dentro de actividades de particulares sin intervencin del estado. - Documento Administrativo: Conjunto de operaciones documentarias. Informa a los agentes de la administracin pblica. Permite tomar decisiones con conocimiento de causa,

sirve de vehculo para dar cuenta de sus servicios a las colectividades y divulgar recientes conquistas del conocimiento humano. ANTONIA EREDIA Es un registro de informacin independiente del soporte fsico, abarca todo. Puede trasmitir el conocimiento humano, todo lo que este sometido a la intervencin de una inteligencia ordenadora. Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, que contiene informacin, por eso nos sirve para dar noticia de un hecho. Elementos para que sea un documento: - Soporte material. - Un medio: Forma de trasmitir. - Contenido: La informacin. PUNTO DE VISTA DEL CONOCIMIENTO Documento es la formalizacin del conocimiento, da origen a diferentes tipos de documentos mentales. Es un saber fijado por la escritura, un saber con intencionalidad para su uso y aprovechamiento.

CONCLUSIN Es un medio de la fijacin de la cultura de los pueblos, es fuente de informacin consolidada, un instrumento de comunicacin. Es la representacin ordenada del conocimiento que puede ser usado rpidamente. Es un objeto fsico de carcter probatorio, con una finalidad informativa que permite la proyeccin histrica, el patrimonio documental nacional. El origen est dado por los hechos, el conocimiento, las ideas, actividades o datos.

CODIGO GENERAL DEL PROCESO (1988)

Aplicacin de las normas procesales a los documentos. Seccin IV. De los documentos. Artculo 165: Presentacin del Documento.
La parte que quiera servirse de un documento que tiene en su poder podr presentarlo al tribunal de acuerdo a como se establece en el artculo 72 numeral 1 y en las oportunidades prescriptas al efecto ( Artculo 198 numeral 1 y 3 y el artculo 131).

Artculo 166: Documentos en oficinas pblicas.

La parte que quiera servirse de un documento que se encuentre en una oficina pblica podr solicitarlo por intermedio del tribunal. El abogado o el procurador de la parte podr tambin requerir directamente testimonio o faximil autenticado del mismo, especificando el proceso al que se destina. En caso de que fuera negado el documento invocando una causa de reserva se estar a lo que decida el tribunal al respecto.

Artculo 167: Documentos en poder de terceros.

Cuando las partes quieran servirse de documentos que estn en poder de terceros, debern solicitar al tribunal que disponga su entrega, ya sea el original o las copias que prevea el artculo 72 numeral 1. El r equerido podr oponerse a esa entrega si el documento fuera de su exclusiva propiedad y la exhibicin pudiere ocasionare perjuicio lo que apreciar el tribunal. La falsedad ideolgica o la nulidad del documento se argir (utilizar) como defensa en el propio proceso.

Artculo 173: Reconocimiento de documentos privados. Numeral 1

Sin perjucio de lo dispuesto por el artculo 170 numeral 2, la parte que desee servirse de un documento primado emanado de la contraparte podr si lo creyere conveniente o en los usos que la ley lo determina pedir su reconocimiento por el autor o por sus sucesores. Citado el autor por nica vez con el plazo de seis das, si no concurriere se tendr por reconocido el documento. Lo mismo ocurrir si concurriendo diere respuestas evasivas.

Respecto a los sucesores podrn manifestar que no les consta que la autora del documento sea de su causante pero si no concurrieren a la citacin se tendr el documento como reconocido.

Numeral 2
Si el documento emanara del apoderado o el representante legal se podr citar indistintamente al representante o al representado. Si el primero reconociere el documento o no concurriere a la citacin, o si concurriendo da respuestas evasivas se tendr el documento como autntico para el representado.

Artculo 174: Cotejo de letras o firmas.

En los casos de desconocimiento de las firmas o de manifestacin de ignorancia de su autora, la parte que intenta servirse del documento podr recurrir para demostrar su autenticidad a la pericia caligrfica mediante el cotejo con otros documentos indubitables o a cualquier otro medio de prueba.

Artculo 175: Documentos admisibles o inadmisibles. Numeral 1

Podrn presentarse toda clase de documentos aunque no sean manuscritos, como ser fotos, radiografas, mapas, diagramas, calcos, pelculas cinematogrficas y otros similares.

Numeral 2
No sern admitidas como medios de prueba las cartas dirigidas a terceros, salvo en materia relativa al estado al estado civil de las personas: quiebra, concurso, y en juicios de o contra el estado y dems personas pblicas.

Artculo 176: Documentos Incompletos.

Los instrumentos rotos, cancelados, quemados, o rasgados en parte sustancial no hacen fe. Tampoco hacen fe los documentos en la parte que estuvieren enmendados o interlineados si la enmendadura o entrelinea no fuere salvada mediante la firma del autor autorizante del documento. REGIMEN DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Documentos que se deben guardar y el tiempo que corresponde. Relacionados con la liquidacin de sueldos y relacin con el empleado y tambin respecto a los documentos que acreditan el pago de obligaciones que se rigen por el Cdigo Tributario.

Por un plazo de 2 aos se deben guardar los recibos de pago de honorarios de abogados, escribanos, etc. y el libro de horarios especi ales. Por un plazo de 4 aos se deben guardar los recibos que comprueben el pago de arrendamientos, de intereses de dinero prestado, y de toda prestacin econmica que pueda pagarse por aos o perodos ms cortos. Por un plazo de 5 aos los documentos que prueben el pago de impuestos, tasas, y aportes jubilatorios, los documentos demostrativos de la regularidad y correccin fiscal de las operaciones aduaneras. Se debe recordar que el trmino de prescripcin de los tributos se cumpla a 10 aos cuando el contribuyente o responsable haya incurrido en defraudacin, no cumpla con las obligaciones de inscribirse, de presentar las declaraciones y en los casos en que el tributo se determine por el organismo recaudador. Por un plazo de 10 aos, planilla de contribucin inmobiliaria y dems recaudos que prueben el pago de impuestos, recibos que prueben el pago deudas originadas en la relacin de trabajo: sueldos, jornales, aguinaldos, licencias, indemnizacin de despidos y el plazo se computa a partir de la fecha en que se gener cada uno de los conceptos. Por un plazo de 20 aos, recibos y dems documentos que justifiquen el pago de deudas o cumplimiento de obligaciones que puedan ser exigidas mediante accin personal. Se guardarn los contratos, facturas y otros docu mentos referentes a actos o negocios de los que puedan resultar reclamos por el cobro de pesos o de carcter indemnizativo. Tambin los libros de comercio y la correspondencia que tenga relacin con el giro. En este caso el plazo se computa a partir de la fecha en que finaliz el giro de la empresa o la actividad comercial. CODIGO PENAL. CAPITULO II ARTCULO 236

Falsificacin material de documento pblico.

El funcionario pblico que ejerciendo un acto de su funcin hiciere un documento falso o alterare un documento verdadero, ser castigado con 3 a 10 aos de penitenciara. Quedan asimilados a ellos las copias de documentos inexistentes y las copias infieles de documentos existentes. ARTCULO 238

Falsificacin ideolgica por un funcionario pblico.

El funcionario pblico que en ejercicio de sus funciones diera fe de hechos imaginarios o hechos reales pero alterando las circunstancias, o con omisin o modificacin de las declaraciones prestadas o mediante la supresin de tales declaraciones, ser castigado con 2 a 8 aos de penitenciara. ARTCULO 241

Certificacin falsa por un funcionario pblico.

El funcionario pblico que en ejercicio de sus funciones extendiere un certificado falso, ser castigado con 3 a 24 meses de prisin; con la misma pena ser castigado el particular que expidiere un certificado falso en los casos en que la ley le atribuya el valor a dicha certificacin. ARTCULO 244

Destruccin, supresin, ocultacin de un documento o de un certificado verdadero.

El que destruyere, ocultare, suprimiere en todo o en parte un documento o un certificado verdadero ser castigado con las penas que el cdigo establece para la falsificacin de tales documentos.

ARTCULO 296

Violacin de correspondencia escrita.

Se comete delito de violacin de correspondenc ia a la intencin de informarse del contenido. Cuando se abre un pliego epistolar ya sea telefnico o telegrfico, ser castigado con una suma de dinero. Adems a los que abran , destruyan correspondencia y dems objetos postales con la intencin de apropiarse de su contenido o interrumpir el curso normal de los mimos tendrn una pena de 3 aos de prisin. RESOLUCIN DE LA DGI 688/92 ARTCULO 1 Sujetos pasivos que quieren imprimir documentacin (Facturas, boletas, etc.). Se debe solicitar constancia a la DGI para imprimir dicha documentacin. ARTCULO 2

La DGI otorga una constancia numerada vlida por 15 das a partir de la fecha de entregada la misma. ARTCULO 3 Las imprentas no pueden realizar ningn trabajo sin haber recibido la constancia. ARTCULO 4 Los sujetos pasivos tienen que conservar las constancias para impresin durante el perodo de prescripcin de sus tributos. Tambin las constancias no autorizadas. ARTCULO 5 Las imprentas deben inscribirse en el registro de imprentas de la DGI. ARTCULO 6 Declaracin mensual de las imprentas. Deben hacerla respecto a cada trabajo de impresin. ARTCULO 7 Como se presentan las declaraciones. Se deben remitir las informaciones solicitadas en medios magnticos de acuerdo a la DGI. NORMATIVA
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Decreto 14/994: Se ampla la integracin de la Comisin Asesora creada por el decreto 540/993 y cuyo cometido es asesorar sobre la posible destruccin de documentos. Decreto 713/974: Se reglamenta el envo de documentos de ms de treinta aos al archivo general de la nacin. Decreto 536/985: Se derogan los decretos 454/983, 484/984 y 512/984. Estos decretos autorizaban la destruccin de documentos de los Ministerios de Transporte y Obras Pblicas, de Defensa, y de Relaciones Exteriores. Decreto 497/994: Se dictan normas en ma teria de conservacin de documentos pblicos. Decreto 178/988: Creacin del Sistema Nacional de Informacin.

NUEVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, REGLAMENTADO POR EL DECRETO 500/991.

Es el que le da el marco legal a la actuacin administrativa especficamen te en la Administracin Central. Se sugiere su aplicacin en Entes Autnomos y Servicios Descentralizados. Toda organizacin cualquiera sea su tipo, tamao o fin, para lograr sus objetivos necesita procesar informacin. Para que esta informacin pueda utilizarse es necesaria que este grabada en un elemento fsico, lo que permitir que la misma pueda ser registrada, procesada, transmitida y archivada. Los tipos documentales que generan estos datos son por ejemplo: los informes, los formularios o pueden estar grabados en forma de grfico. De aqu surge la necesidad de regular y normalizar la administracin documental en la administracin pblica. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Definicin.
Es el conjunto de trmites y finalidades que debe cumplir la administraci n al desarrollar su tarea administrativa y cuyo curso o meta es permanecer fijado y regulado por el derecho. En este caso en concreto nos referimos al nuevo procedimiento administrativo dado por el decreto 500/991.

Objetivos.
1. Fijar un cauce para la pronta y eficaz solucin de los intereses generales. 2. Racionalizar y ordenar la actividad administrativa.

Etapas.
1. Fase Preparatoria. Comprende conseguir los elementos que permitan tomar decisiones a la administracin. Estos elementos pueden ser informes, asesoramientos, pruebas o vistas a las partes. 2. Fase Decisoria. Es cuando se dicta el acto decisorio respectivo. 3. Fase Integrativa. Corresponde a la notificacin personal o a travs del Diario Oficial a los interesados respecto a la resolucin dict ada. 4. Fase Ejecutoria. Es cuando se aplica la resolucin. Estos procedimientos se aplican para licitaciones, concursos, u otro tipo de asuntos que trate la Administracin Central.

Principios Generales.
1. Imparcialidad: La administracin es un medio o un instr umento para servir con objetividad, por lo tanto aquellos funcionarios o peritos que

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participen en el procedimiento administrativo pueden ser excusados de intervenir, ya sea por enemistad o por afecto con relacin a las partes. Legalidad Objetiva: Implica fidelidad a la ley y a la actuacin administrativa. Esto se logra eligiendo los medios adecuados y oportunos para satisfacer el bien deseado o requerido. Impulsin de Oficio: La administracin debe aplicar y defender el orden jurdico, por lo tanto est obligado a dirigir el procedimiento, diligenciando y requiriendo informes y asesoramientos necesarios para esclarecer los hechos. Esto comprende la impulsin como instruccin de procedimiento aunque lo haya iniciado un particular. Flexibilidad, materialidad, y ausencia de ritualismo: La flexibilidad se refiere al procedimiento como una herramienta flexible o dctil que implica reconocer el hecho de que es imposible prever todas las situaciones y reglamentarlas para poder resolver. Para ello el administrador puede utilizar instrumentos que le permitan lograr el objetivo. Esto conlleva un buen criterio y honestidad asumiendo su responsabilidad. La materialidad da valor a lo importante. Los inicios de forma de los actos de procedimiento no causan nulidad si cumpl en con el fin que los determina, es decir que la autoridad deber expedirse sobre el asunto en forma obligatoria. El trmite puede ser terminado por renuncia del interesado pero, de igual forma si es de inters general la administracin debe proseguir a travs de la impulsin de oficio. La ausencia de ritualismo significa que se debe administrar en funcin de la sustancia y no de la forma. Esto implica eliminar la realizacin de trmites y otros formalismos que compliquen o dificulten el proceso del asunto. Verdad material: La administracin ms all de las actuaciones de las partes debe investigar y conocer los hechos ajustndose a los mismos. Informalismo en favor del administrado: Esto implica que la administracin garantiza jurdicamente toda la actuaci n del procedimiento en favor del administrado esto es, eliminando formas estrictas en el procedimiento administrativo siempre que sean formales y no esenciales y se hable de un formalismo moderado. Economa, celeridad y eficacia: Economa se refiere a la buena administracin del tiempo y a la buena administracin de la actividad en el procedimiento, esto es evitar trmites innecesarios e inconexos. Delegacin material: Aqu se busca aplicar dentro de las modalidades de centralizacin la delegacin funcional para la solucin de asuntos rutinarios de la administracin. Buena fe, lealtad y presuncin de verdad: El procedimiento administrativo se constituye por humanos; en este caso los agentes pblicos y los administrados y ah se ponen en juego la lealtad y bu ena fe. De aqu derivan determinados deberes que son por ejemplo, utilizar los procedimientos y recursos legales con fines lcitos. Aqu se consagra el principio de presuncin de verdad salvo prueba en

contrario. Esto es para desterrar la actitud por parte de la administracin que desconfa del administrado por lo cual generalmente se multiplican las formalidades. 10. Debido procedimiento: Es el derecho a ser odo, es decir que permite exponer razones antes que se dicte la resolucin y adems conocer la actuacin administrativa y examinar el expediente toda vez que sea necesario. Adems se puede retirar el expediente; permite alegar defensas antes de emitirse. Este principio permite apreciar el valor de los argumentos y los hechos probados. Adems se tiene derecho a ser patrocinado por un abogado que en caso de ser obligatorio cuando se refiere a recursos contra el Estado y tambin se le da al administrado el derecho a que le fundamenten la decisin o resolucin. 11. Contradiccin: Son los casos de conflictos entre un individuo y la administracin y un tercero en contienda con el primero. Ej. Una licitacin o concursos. Aqu se reclama a la administracin cuando la parte se siente lesionada en sus derechos y estando los intereses contrapuestos la administracin est obligada a dar participacin en el procedimiento y en calidad de parte al tercero en discordia. 12. Motivacin de la decisin: El acto administrativo es toda manifestacin de voluntad de la administracin que produce efectos jurdicos. Estos pueden ser los reglamentos, resoluciones, disposiciones generales y reglamentos singulares. La decisin debe fundamentarse en forma coherente y exacta en cuanto a la correcta aplicacin del derecho y no se admite la tan manejada razn de mejor servicio. 13. Gratuidad: Todo procedimiento administrativo es gratuito y no hay condena por gastos.

PRINCIPALES MODIFICACIONES ADMINISTRATIVAS INTROUDCIDAS POR EL DECRETO 500

Respecto a la presentacin de los escritos ante el Estado.

A este respecto se presenta la normalizacin del papel para uso en la administracin pblica, esto es, de acuerdo a la norma UNIT. Se admite la recepcin de escritos en papel simple; puede ser tambin papel fanfold y puede tener impresos. Se requiere de los usuarios que presenten los escritos respetando los mrgenes mnimos porque esto permite la conservacin y correcto archivo del documento.

Siempre que la reglamentacin lo admita, los usuarios pueden presentar sus escritos va fax, depende del organismo y de la complejidad del mismo. Requisitos para presentar escritos: Solo requieren de una copia la que ser devuelta al interesado con la constancia del da y hora de presentacin, nombre de la oficina receptora y una relacin de documentos que acompaan al escrito. Estos documentos pueden ser sustituidos por fotocopia o reproduccin similar. La presentacin de estas reproducciones las podr hacer el funcionario receptor. De acuerdo a la complejidad el funcionario har la certificacin en el momento, de lo contrario podr retener los originales por un p lazo mximo de 5 das hbiles y luego los devolver al interesado. A pesar de ello la administracin podr solicitar en cualquier momento del trmite la exhibicin del original o faximil certificado notarialmente. Para garanta de los administrados todos los escritos que se presenten debern ser admitidos, aunque merezcan observacin de forma o contenido. Las observaciones que merezcan sern sometidas a supervisin del jerarca pertinente otorgando al interesado un plazo de 10 das hbiles para levantarlos. Aqu se aplica el principio de materialidad, flexibilidad, e informalismo a favor del interesado.

Las formas de comunicacin en la Administracin Pblica.

Para los trmites se van a usar los expedientes y los formularios y para las comunicaciones escritas los circulares, memos, cartas, oficios.

Modificacin con respecto a los expedientes.

Los han transformado en una forma documental de excepcin; adems se establece a travs de la hoja de tramitacin la secuencia de unidades administrativas que participan en la substanciacin. Esta hoja de tramitacin se agrega enseguida de la cartula antes de toda documentacin.

Los formularios.
En general los procedimientos administrativos reiterativos recogen informacin en una secuencia de pasos que se pueden sistematizar a travs del diseo de un impreso. El formulario siempre que est bien diseado y que la informacin que recibe sea clara, concreta y est ordenada de acuerdo a la secuencia de pasos del procedimiento, se transforma en un instrumento que colabora en el empleo de menor cantidad de recursos humanos y materiales para resolver un tema.

Los aspectos materiales del trmite. El papel.

La mera norma fija con carcter general la utilizacin de formatos normalizados determinando que para presentar los escritos ante la administracin o los que se inician en la misma se utilice el formato A4 que son 210mm x 297mm de tamao.

La foliatura y ligazn de los documentos.

El mero texto del procedimiento administrativo mantiene la foliatura con nmeros admitiendo la foliatura manuscrita o mecnica lo que permite efectuar citas o remisiones a la foja correspondiente. Antiguamente, de acuerdo al decreto 640/973 se haca foliado y ligado de los expedientes para dar seguridad al administrado y a la administracin respecto de la conservacin de la pieza documental y para que no fuera adulterada; esto era para evitar que se pudieran extraer hojas de un expediente. Pero en los hechos, cuando alguien por cualquier razn quiso hacerlo se las ingeni para hacerlo ms all de estas garantas porque era muy fcil y simple testar un error y por medio de esto podan efectuar todo los cambios que quisieran inclusive de hoja.

Los falsos expedientes.

El decreto 640/973 haba dispuesto que se formaran falsos expedientes de acuerdo a las reglamentaciones dictadas en cada organismo. Esta copia del expediente quera garantizar la recomposicin de la pieza documental en caso de extravo total o parcial de la misma. Pero en la prctica ha sido nfimo el nmero de expedientes reconstruidos que han debido hacerse respecto del total de expedientes que circulan. Si consideramos que si se asigna un nmero nico a cada expediente; si los informes que se realizan en cada unidad se identifican con el nmero de expediente al que deben ser agregados; si se guarda copia de los informes en la unidad que los produce y si se comunica a la UAD los pases que se efectan con los expedientes se puede recomponer todo el expediente en caso de prdida. Por lo tanto el nuevo decreto elimina el falso expediente y lo sustituye por las copias que cada unidad guarda.

Los medios de comunicacin y reproduccin.

Los avances tecnolgicos han permitido el acceso a estos nuevos medios como son los faxes, computadoras, disquetes y video cassettes. Estos equipos son utilizados en la administracin en forma interna pero genera resistencia fuera de la organizacin por falta del marco legal correspondiente.

El decreto 500 incorpora el uso de papel normalizado, el uso de fax, enlace de ordenadores, bancos de datos as como el uso de soportes de informacin no convencionales (Electrnicos, magnticos o audiovisuales). Respecto a las reproducciones valida la documentacin emergente de la transmisin a distancia por medios electrnicos y se acepta la fotocopia cuya fidelidad con el original que debe ser certificado por el funcionario actuante,

Las comunicaciones dentro de la organizacin.

El nuevo decreto propicia el intercambio permanente y directo de datos e informacin entre todas las unidades y reparticiones de la administracin pblica. Todo pedido de datos o informacin para substanciar las actuaciones se har directamente a travs de la forma y medios de comunicacin que admite el presente decreto.

TIPOS DOCUMENTALES
Derivan de los testimonios de las diversas actividades del hombre y estan encuadrados dentro de las tambin variadas instituciones ya sean pblicas o privadas donde se producen o se reciben documentos. Estos van formando series documentales de acuerdo a las actividades que los originan aqu conviene aclarar la acepcin de la definicin de documento respecto a las distintas definiciones genricas y esa diferencia se basa en el origen o gnesis que es lo que los diferencia de los otros tipos de documento. Entonces podemos decir que la gnesis y carcter seriados y su carct er de nicos caracterizan a los documentos de archivo. Estos documentos no se publican, generalmente no se manifiestan en mltiples ejemplares. Estos documentos que son producidos o recibidos en las instituciones o por personas particulares permiten dar cumplimiento de los fines perseguidos por la institucin o persona, adems esos documentos constituyen fuente de informacin y de testimonio y pueden ser utilizados como prueba o fuente de datos. Estos documentos se originan uno a uno y con el transcurrir del tiempo constituyen las series documentales. Entonces el tipo documental distingue a la serie (Ej. Factura, Remito, Nota de Crdito, Expediente, Memorando, Etc.) Cada tipo de documento forma una serie distinta. DEFINICION DE DOCUMENTO DE ARCHIVO (MANUEL VAZQUEZ) El documento es para la archivologa un soporte modificado por un texto a l adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin informar, probar algo, comunicar u ordenar. Hay documentos que son dispositivos , hay documentos testimoniales, y hay documentos informativos. Los dispositivos son las leyes, los decretos, las ordenanzas, las

sentencias etc. Los testimoniales son los diplomas, los ttulos, los certificados, los balances, etc. Los informativos son las cartas, los memo s y los informes. Divisin segn instituciones (Pblicas o Privadas). Distincin entre documentos sustantivos (Elaborados por tcnicos y profesionales) y lo distingue de los facilitativos (Se originan en cualquier empresa. Ej. Datos en una factura o recibo). T. SCHELENBERG Considera que hay tipos de documentos comunes porque se manejan tanto en la actividad pblica como en la privada, por ejemplo las actas, la correspondencia, los informes o las cartas. Hay tipos documentales personales (Colecciones) como pueden ser los lbumes, autobiografas, diarios personales, ensayos o discursos. Documentos de gobierno, que son los decretos, leyes, presupuestos; y los financieros judiciales pueden ser los facturas, los remitos, las certificaciones, contratos, vales, esc rituras. TIPOS DOCUMENTALES DEL AREA CONTABLE. FUNCIONES: Los comprobantes son un elemento fundamental para contabilizar las operaciones porque contienen datos que se usan para lar resignacin contable. Esa registracin se justifica porque hay un documento que les sirve de fuente o de origen. Tambin cumplen una funcin de control. El comprobante se usa como un elemento para comprobar las registraciones efectuadas y tambin para comprobar los elementos de la contabilidad. Estos documentos permiten a los auditores determinar si los registros contables estan debidamente respaldados por documentos, confeccionados de acuerdo a las normas vigentes. Tambin cumplen una funcin jurdica porque las registraciones deben estar respaldadas que servirn como prueba si cumplen con los requisitos formales. La funcin impositiva: Permite al comerciante probar la veracidad de las declaraciones juradas y permite a los fiscalizadores controlar con exactitud los montos imponibles de los sujetos pasivos de los impuestos. El Cdi go de Comercio en el artculo 80 establece la obligatoriedad de conservar los libros y los documentos que los respaldan con un lapso de 20 aos contados desde el cese del giro. CLASIFICACION DE LOS COMPROBANTES:
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Probatorios Ttulos de Crdito

Los documentos probatorios tienen la funcin de ser un testimonio, es decir que comprueba una operacin realizada. Tambin contiene las partes que intervienen, las condiciones y son estos documentos probatorios la base de la registracin en el libro diario. Como en est as transacciones intervienen 2 o ms partes, estos documentos se confeccionan en ms de una va. en general se hace un original y una copia pero debido a la complejidad de la empresa se hacen ms vas y es en ellas donde se indica el destino. (Original - Cliente, Copia - Contabilidad, etc.). Los ttulos de crdito son los conformes, los vales, los cheques (Ej. Venta al contado y el pago fue efectuado con un cheque, este puede ser utilizado en pago a un acreedor.

Documentos Probatorios
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Remito: Acompaa a la mercadera y su finalidad es comprobar las salida de la empresa y llegada al destino. Se sabe por la firma del cliente (Recib conforme...). Factura Crdito: Documenta ventas a crdito, debe tener por lo menos dos vas, una para le cliente, otra para el archivo. Boleta Contado: Documenta las ventas al contado. Este documento justifica el ingreso a caja y al comprador su salida de caja. Nota de Crdito: Se realiza para devoluciones, para descuentos o por error en la facturacin. Nota de Dbito: Recargos por atraso en el pago de facturas, puede ser sustituido por una factura complementaria. Recibo: Justifica un pago de dinero por la entrega de otros efectos. Conforme: Es un documento que se reconoce una deuda por parte del comprador al vendedor constando una promesa de pago en una fecha determinada. Vale: Se origina cuando se hace un prstamo de dinero. Cheque: Es un formulario que entregan los bancos a sus clientes que poseen cuentas corrientes para que lo usen como orden de pago a determinada persona o al portador. NORMATIVA DEL AREA PBLICA Y PRIVADA

Resolucin N 688/992

Resolucin de la D.G.I. Requisitos legales para imprimir documentacin.

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Decreto 343/992

En este decreto se dice que a partir del 01/01/93 se aplican las normas UNIT ISO, referidas al tamao de ciertos documentos (A4).

Decreto 337/92

Referido al recibo de salario de los trabajadores de la actividad privada.

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Decreto 529/991

Referido al nmero de identificacin de contribuyentes en la D.G.I. y el B.P.S.

Tipos Documentales de la Administracin Pblica

Decreto 500/91 Establece los tipos documentales de la administracin pblica.

A. Comunicaciones escritas:
Oficio, Circular, Memorando, Carta, y para trmites y gestiones, Expediente y Formulario.
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Oficio: Es el documento que utiliza un rgano actuante en que deba dar conocimiento de sus resoluciones a otro rgano o solicitar alguna peticin para cumplir diligencias de procedimiento. Circular: Se utiliza para poner en conocimiento de los funcionarios, rdenes o instrucciones de servicio, tambin para informaciones de carcter general. Memorando: Se emplea para las instrucciones y comunicaciones directas del jerarca a un subordinado o de comunicaciones entre las unidades. Carta: Se utiliza para todo otro tipo de comunicacin. Generalmente s e usa para comunicaciones personales. Trmites: Es un conjunto de papeles o documentos ordenados cronolgicamente y relacionados con determinado asunto judicial, administrativo, o privado, en donde constan las gestiones de los interesados, decisiones de la autoridad competente y otras actuaciones. Formularios: Se utilizan para trmites rutinarios y reiterativos (Ejemplo: Solicitudes de licencia). Expediente: El expediente es la forma documental de mayor uso en la administracin pblica. Se inician a instancias de persona interesada o por resoluciones administrativas. Si es un particular lo hace a travs de un escrito, y si es una institucin pblica, lo inicia de oficio. De acuerdo al tiempo de gestin, pueden ser expedientes de trmite normal, urgente, o muy urgente, eso lo determina la autoridad competente. Pueden ser breves (de 1 a 4 hojas), comunes (de 5 a 100 hojas), voluminosos (mas de 100 hojas). De acuerdo a los accesos

pueden ser normales u ordinarios (acceso de cualquier funcionario), reservados, los cuales son tramitados a travs de personas elegidas, y secretos, prcticamente no usados en la actualidad.

Cmo se registran estos tipos documentales?

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Oficio: Se enumera en forma correlativa y anual (Unidad de Administracin documental). Se le da un nmero, ao, cdigo de la unidad de origen. La fecha y el destino y estrato del asunto. El archivo lo hace la unidad emisora. (UNIT - ISO medidas del papel 21cm X 29,7cm). Circular: Se identifica en forma numerada, correlativa y anual, por la unidad emisora. La circular no se registra, se archiva en la unidad de administracin documental, en orden correlativo, anual y por unidad emisora. Memorando: Se identifica a travs de un nmero en forma correlativa y anual, lo hace la unidad emisora. Los datos que lleva son: Nmero, ao, cdigo de la unidad emisora. (Ejemplo: Memorando 123/993, Cdigo 12). El memorando no se registra, el archivo lo hace la unidad emisora. Se hace en orden correlativo y anual. La unidad que recibe el memorando archiva el original y si hay contestacin archiva la copia junto al original que ha recibido. Carta: Se enumera en forma correlativa y anual. La archiva la unidad emisora en orden numrico, correlativo y anual. Expediente electrnico: Se entiende por expediente electrnico a la serie ordenada de documentos pblicos registrados por va informtica, tendientes a la formacin de la voluntad administrativa en un asunto determinado. Tiene la misma validez jurdica y probatoria que el expediente tradicional. (Decreto 65/998 artculos 2 y 3).

Partes del Expediente tradicional:

1. Tapa o portada: Nombre de la institucin, ente, asunto, nombre del tramitador. 2. Hoja de tramitacin: Decreto 500, sustancia tramitacin del expediente, hoja inicial del expediente. 3. Cabecera: Escrito u oficio y contiene resumen del asunto, explicaciones, pruebas, etc. 4. Cuerpo de expediente: Contiene informes, notificaciones, actas. 5. Resoluciones interlocutoras.

Caracteres internos y externos de los documentos

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Internos: Entidad productora (lugar, oficina del estado). Origen funcional (Qu trmite le dio origen al documento? Actividad, funcin). Lugar (Fecha tpica), fecha (Crnica) y contenido (Asunto).

Externos: Clase de documento por tipo, formato, cantidad y forma.