Como mapear processos

em 3 etapas
Um guia para começar a organizar o dia a
dia da sua equipe sem mistério.
 3
0 . Introdução

Índice
.50 Conceitos

12. Passo 1

19. Passo 2

28. Passo 3
Introdução
É possível mapear processos até em papel de pão. Sei Por isso, neste ebook você vai entender melhor como
que é uma afirmação ousada, pois alguns cenários são o dia a dia da sua empresa funciona, quais as suas
complexos, mas entender os seus processos nada mais regras de negócios e como começar a traçar um
é que detalhar o que já existe, o que acontece, quem plano de melhoria para essas questões.
executa, como as coisas são feitas e em que momento.
Com isso, espero que você tenha visão suficiente para
Tudo já está disponível em algum lugar, você só precisa
tomar decisões que ajudem a aumentar a produtivida-
mergulhar, entender e documentar. E se você não é um
de da sua equipe, além de reduzir custos e diminuir
expert em BPM (Business process management), por
falhas e gargalos. Então vamos lá? Continue a leitura e
exemplo, mas quer saber exatamente o que acontece
desvende quais são os 3 passos essenciais para
no seu próprio negócio, quem sou eu pra dizer que
mapear processos de negócios a partir do zero.
você não pode? Pelo contrário, o que espero é poder
te ajudar nessa missão.

Vai ser divertido investigar e acabar com o mistério por

trás dos seus processos. Até porque um mapeamento
de fluxos de trabalho pode ser uma excelente
ferramenta de gestão.
Capítulo Zero: Antes de começar

Desmistificando
conceitos.
 O que são processos?
Processos são ações subsequentes executadas
por seus responsáveis diante de condições que
chamamos de regras de negócio (ou regras de
decisão). Praticamente tudo o que fazemos, seja
“Se você não pode individualmente ou em equipe, é um processo.

descrever o que está Por isso, devemos lembrar que existem vários tipos
de processos. No cenário administrativo empresarial
fazendo como um podemos reconhecer pelo menos três:
processo, você não
sabe o que está
Core business
fazendo”
Também conhecidos como processos primários,
William Edwards Deming
o core business é o coração da sua empresa.
São as atividades principais que estão enraizadas
com a lucratividade do negócio. Em uma conces-
sionária o core business é a venda dos carros,
em uma seguradora é a venda dos seguros, em
uma advocacia é a prestação do serviço em si e
a própria captação de clientes.

Capítulo Zero: desmitificando conceitos 05

 Os processos de core business são geralmente encon-
trados em áreas como produção, marketing, comercial
e qualquer outra que esteja ligada à geração de lucro
para o seu negócio. Por isso, costumam ter grande
importância e ocupar o topo na lista de processos a
serem melhorados nas empresas.
Processos gerenciais
Processos gerenciais são aqueles que servem para reger
todos os outros. São as atividades mais estratégicas,
normalmente desempenhadas por gestores e líderes. É
através dessas análises, planejamentos e decisões que
se orientam os demais processos.
Os processos gerenciais são importantes para traçar
objetivos e planos de ação que ajudem as empresas
a atingirem as metas determinadas, assim como evitar
atividades desnecessárias, reduzir o tempo de execução,
ganhar produtividade e reduzir custos.
Capítulo Zero: desmitificando conceitos
Processos de negócios
Também conhecidos como processos de apoio, essa
sequência de atividades é definida no BPM CBOK como
“um trabalho que entrega valor para os clientes
ou apoia/gerencia outros processos”, o livro ainda
acrescenta que “pode ser ponta a ponta, interfuncional
e até mesmo interorganizacional”.
Os processos de negócios são encontrados em cada
canto da sua empresa, desde uma compra de material de
escritório, até o envio de um documento ou assinatura
de um contrato. São fluxos de trabalho que podem ser
encontrados em departamentos como RH, financeiro,
compras, controladoria e diversos outros que não estejam
necessariamente ligados ao core business, mas que sejam
essenciais para manter a ordem na empresa.
Algumas empresas centralizam essas atividades no que
é chamado de backoffice, outras direcionam a um
centro de serviços, conhecido como CSC, que pode
ser interno ou terceirizado.
06
 Regras de negócios

Em todos os processos existem regras, muitas vezes suben-

tendidas, que direcionam os fluxos. Regras de negócios, ou
de decisões, são condições preestabelecidas que servem
para determinar, autorizar ou limitar ações dentro de um
processo. Essas regras são definidas pelos gestores e de-
vem ser baseadas na política da empresa. Essas condições
determinam os caminhos que o fluxo deverá seguir em cada
situação.

Assim, podemos dizer que as regras de negócios servem para

nortear os processos, levando em consideração aspectos
como: quem, quando e como algo deve ser feito em cada
etapa do fluxo.

Quando não temos essas pequenas decisões documentadas,

elas ficam apenas na mente dos responsáveis por cada atividade.
O mapeamento de processos também te ajudará a conhecer
melhor as regras de negócios.

Capítulo Zero: desmitificando conceitos 07

Exemplo de regra de negócio
Fica mais fácil entendermos as regras de negócio se ima-
ginarmos um fluxo. Em uma ferramenta que utiliza notação
BPMN, por exemplo, você verá que existe um elemento em
formato de losango que se chama gateway e que é responsável
por orientar o caminho que o processo deve seguir em cada
situação. Se esse tema não é familiar para você, fique tranquilo
que você entenderá melhor lá na frente.
Vamos chamar esses “gateways” de elementos de
decisão, ok?
Capítulo Zero: desmitificando conceitos
Pois bem, imagine que no seu departamento de compras todos
os pedidos passam por uma revisão antes de serem comprados. A
regra é que pedidos de até R$ 5000 são aprovados por alguém
do departamento financeiro - este será o fluxo mais comum, que
também podemos chamar de “caminho feliz” - as exceções, que
são as notas com valor maior que R$ 5000, devem ser revisadas
pelo CEO da empresa. Isso é uma regra de negócio típica de
fluxos de aprovação do departamento de compras ou financeiro.
08
Processos desgovernados
podem causar um grande
estrago!
Alguns dos prejuízos que podem acontecer quando deixamos nossos
processos desgovernados são:
- Atrasos nas entregas;
- Custos elevados de operação;
- Repetição de etapas dispensáveis (que fazem o processo
demorar mais);
- Prejuízos com desligamento de colaboradores importantes para o processo;
- Mau uso, ou até perda, de dados, informações e documentos.

Capítulo Zero: desmitificando conceitos 09

 Você está pronto para começar
uma jornada de transformação
total dos seus processos?
Se você quer acabar com essas e outras dificuldades que seu time
enfrenta todos os dias por causa de processos analógicos, mal definidos
ou mal implementados tecnologicamente, o mapeamento de processos é
com certeza o seu primeiro passo ideal.

Nos próximos capítulos você vai conhecer uma

estratégia em 3 etapas para mapeamento de
processos de negócios. Tudo pronto? Vamos seguir.

Capítulo Zero: desmitificando conceitos 10

1

Passo 1:

Defina as
perguntas-chave
 Mapear processos é difícil? Depende. Pelas nossas
experiências diárias, podemos dizer que quanto mais
informações, entradas, pessoas, documentos, ações,
etapas, áreas envolvidas e saídas, mais complexo pode
ser o cenário dos seus processos.

A etapa da modelagem é bastante importante para

o sucesso do seu projeto, e um bom mapeamento
é aquele que passa clareza nas informações para
que outras pessoas consigam compreender o que
foi desenhado.

É por isso que existem notações como o BPMN, que

nada mais é que uma linguagem universal para desenhos
de processos. Então, se pensarmos friamente, como eu
já disse, mapear é pegar as informações que já existem
e colocar de alguma forma no “papel” para só depois
podermos analisar e propor melhorias em cima do que
foi documentado.

Passo um: defina as perguntas chaves 12

No entanto, não devemos subestimar essa tarefa, porque
provavelmente você encontrará muitas informações, e o
segredo do sucesso - que não é nenhum segredo - é
Planejamento
saber organizar esses dados de uma forma clara.

Como vimos, existem diversos tipos de processos. A

disciplina que estuda processos de negócios é o BPM.
Existem alguns conceitos de BPM que podem nos ajudar Melhorias
Análise
a ter mais sucesso na nossa missão.
Ciclo
Quando falamos em mapear os processos atuais da
empresa estamos nos referindo à modelagem AS-IS, que
BPM
aparece na fase de modelagem do ciclo BPM.

O ciclo BPM, que você verá na imagem ao lado, mostra Monitoramento Modelagem
as etapas de um projeto de gestão de processos de
negócios, veja que a modelagem é a terceira delas e é
nela que está o mapeamento AS-IS.
Implantação

Passo um: defina as perguntas chaves 13

 Modelagem AS-IS
Modelar o AS-IS é mapear o momento atual dos seus processos,
ainda sem julgar se eles estão definidos da melhor forma possível.
Só nas próximas fases é que vamos começar a avaliar possíveis
aperfeiçoamentos. Na fase de melhoria, que está quase próxima
ao final do ciclo, nós já podemos visualizar os processos futuros, ou
seja, os processos como serão depois das ações propostas durante
o ciclo. Chamamos essa modelagem de To-Be.
Com tudo isso, o que quero dizer é que não devemos colocar a
carroça na frente dos bois. Primeiro modelamos o que temos agora,
depois pensamos nas mudanças, de acordo com o objetivo do seu
projeto, que pode ser:
Passo um: defina as perguntas chaves
Melhorar os processos através de reparos
incrementais
Começar um projeto de automatização
Produzir documentação estruturada e coesa
sobre o processo (muito utilizado para capacitar
colaboradores)
Padronizar para garantir que um processo seja
executado da melhor maneira possível
Transformar os processos com mudanças
profundas, remodelando-os.
14
 6 perguntas que você deve responder
para mapear seus processos
Existem algumas perguntas que devem ser respondidas em qualquer processo, aqui
estão elas:

Passo um: defina as perguntas chaves 15

1- Qual o objetivo do seu processo?
Você precisará entender por que o processo existe, o que se espera com
ele e o quanto ele é necessário para que as entregas sejam realizadas.
2- Quem são os fornecedores desse processo?
Fornecedores são as pessoas, ou áreas, que abrem a demanda ou que
fornecem o insumo para execução do processo. Um gestor pode ser um
fornecedor de um processo de RH, quando ele solicita a abertura de
uma vaga, por exemplo.
3- Quais são as entradas (inputs) do processo?
Entradas são os materiais, informações ou insumos necessários para
execução de uma demanda. Exemplo: as especificações de uma vaga,
por parte do gestor, na solicitação ao RH.
Passo um: defina as perguntas chaves
4- Quais são as atividades e saídas do processo?
Quais são as ações desempenhadas em cada etapa durante o processo,
e quais os resultados esperados ao final do fluxo.
5- Quem são os responsáveis por cada etapa dos
processos?
A lista de pessoas e/ou áreas que atuam em cada etapa do processo.
6- Como o processo é feito e quais as regras em cada
etapa?
Entenda como as coisas são feitas, quais materiais são usados, qual é
o prazo, em que situações cada coisa acontece. Quanto mais detalhes,
melhor.
16
 Posso fazer mais perguntas?

Se você achar necessário, claro! Mas se conseguir responder essas seis

perguntas, não haverá nada não contemplado nos seus processos.

O básico sempre é entender por que, como, quem e quando cada coisa
acontece.

Para facilitar, eu vou te mostrar duas ferramentas que podem te ajudar a

reunir essas informações, mas isso só no próximo passo.

Passo um: defina as perguntas chaves 17

Passo 2:

Reúna as
informações
 Nesse passo eu vou te mostrar como reunir as informações do passo um. Essa etapa é bem menos
conceitual e mais “mão na massa”. Aqui é onde você começará a escrever as respostas das perguntas
anteriores, então pode ser o passo mais demorado da modelagem AS-IS.

Para facilitar, vou te mostrar algumas formas de organizar as informações que você precisa. Mas antes
é importante que você tenha clareza de alguns pontos:

Cuidado com o Should be

Além da modelagem AS-IS e To be alguns profissionais de processos também falam sobre o Should be,
que se traduz como “deveria ser”. A tradução faz todo sentido para o que se refere essa modelagem,
que é a forma utópica dos processos.

Não é incomum aos profissionais, responsáveis pelo mapeamento, se depararem com gestores que têm
uma visão idealizada dos seus processos.

Passo um: defina as perguntas chaves 19

O Should be representa o que os gestores acham que acontece nos processos,
ou como eles gostariam que acontecesse. O que não representa a realidade
dos fluxos atuais - e nem dos processos To-be.

Por isso, ao começar o seu mapeamento de processos, você precisa estar

aberto a se surpreender com a realidade dos fatos. A fonte das informações
é que vai ditar a fidelidade do seu mapeamento. É nessa etapa que muitos
profissionais acabam errando, pois concentram as entrevistas apenas
nosgestores e esquecem de consultar quem de fato executa as atividades.

Entrevistar as pessoas é uma parte importantíssima do seu mapeamento.

Identifique quem são os personagens-chave de cada fluxo, aqueles que
conhecem profundamente cada atividade e cada regra.

Lembre-se que nossa intenção aqui é identificar os pontos que estão

“morando” na cabeça dessas pessoas, para documentar e democratizar o
acesso a essas informações.

Assim, se um dia alguém se ausentar por qualquer motivo, sua equipe terá
como entender o que fazer e como executar a atividade.

Passo um: defina as perguntas chaves 20

 Nós vimos que o mapeamento de processos AS-IS nada mais é que
uma lista das atividades que são desempenhadas pela sua equipe.
Mas como organizar essas informações?

Recomendamos que você faça isso da forma mais visual possível

para facilitar o processo de transformação dessas informações em

Como organizar fluxos.

E, falando nisso, muitas pessoas preferem montar o fluxo logo

as respostas que de cara. Se você não é um profissional de processos experiente
é melhor começar com uma lista, para não correr o risco de
você precisa? perder informações importantes. E, mesmo para quem já é
experiente, pode ser bastante perigoso ir direto pro desenho,
afinal ainda estamos conhecendo o cenário.

As entrevistas e listagens servem como uma forma de estudar

profundamente os processos para que depois fique mais fácil
gerenciá-los.

Então, vamos conhecer as ferramentas que você pode usar para

cumprir o passo dois do seu mapeamento de processos.

Passo um: defina as perguntas chaves 21

 Planilha SIPOC
Sipoc é uma ferramenta de análise de processos muito conhecida e simples de entender. Na
imagem abaixo você vê um exemplo, cada letra se refere a uma categoria de informações do
seu processo. Veja que a natureza das perguntas que você deve responder são as mesmas que
já falamos neste material. Clique aqui para baixar o modelo de planilha, com isso é só começar a
imersão e o preenchimento.

Suppliers Process Customers

Fornecedores Processo Clientes

Inputs Outputs
Entradas Saídas

Passo um: defina as perguntas chaves 22

Diagrama tartaruga
Quer facilitar ainda mais o entendimento dos seus fluxos de
trabalho? Uma tartaruga pode te ajudar, acredita? É por isso
que eu sempre digo: não tem que ser tão difícil assim falar de
processos.

O Diagrama Tartaruga também é uma ferramenta que ajuda

na gestão estratégica dos processos organizacionais de uma
empresa.

O diferencial é que, além das informações que já citamos na

SIPOC, você vai poder analisar outros dados também impor-
tantes para entender o quanto suas atividades estão padroni-
zadas e o quanto você precisa melhorá-las.

Além, claro, da linguagem divertida que essa ferramenta pro-

põe, desmistificando a complexidade que sempre é atribuída à
gestão de processos.

No diagrama tartaruga você pode detalhar mais as informações. E

nem precisa fazer um fluxograma depois, se a intenção for apenas a
análise e tomada de decisão, a não ser que você realmente queira.

Passo um: defina as perguntas chaves 23

Veja uma breve explicação do que se espera
em cada campo do diagrama de tartaruga:
Processo central: Aqui o próprio processo é analisado
e todas as etapas são descritas, na ordem em que são
realizadas;
Entradas e saídas: Nessa parte são listados todos os
inputs necessários para o andamento do processo,
seja matéria física, informação, documento, cadastro
ou até o resultado de um outro processo anterior que
se transformou durante as etapas para dar origem aos
outputs - que nada mais são que os resultados esperados
ao final do processo;
Quem: Etapas onde os participantes de cada atividade
são detalhados, assim como suas funções e responsabi-
lidades dentro do fluxo. Nessa fase também podem ser
descritas as habilidades e conhecimentos necessários
para realização do processo.
Passo um: defina as perguntas chaves
Como: Aqui é possível documentar o passo a passo de
como deve ser feito o processo, incluindo melhores
práticas, políticas da empresa, técnicas específicas e
recomendações aos participantes sobre como realizar
os procedimentos;
Indicadores: Neste campo serão definidos os métodos de
medição da qualidade e os KPI dos processos, assim como
os prazos. Esta é uma das etapas mais importantes, pois a
partir destes resultados é possível ter um panorama geral
de como está o desempenho das equipes para tomar
muitas decisões a partir disso;
Em algumas abordagens aparece ainda mais um campo
chamado “processos de suporte” ou “processos de apoio”,
onde são listados subprocessos ligados ao fluxo mapeado.
Recursos: Lista de todos os materiais utilizados durante
o processo para executar as etapas. Isso inclui insumos,
softwares, ferramentas, métodos e qualquer outro recurso
necessário para esse fim;
24
 Canvas de processo
Cenário: Solicitação de Viagem

Papéis (quem) Responsabilidade (o que) Informação (como)

Funcionário Funcionário faz a solicitação Data início

Gestor Gestor faz a aprovação
Secretária A secretária faz a cotação Destino
Diretor A secretária faz a compra das Hotel
passagens e reserva o hotel Valor
O diretor autoriza a compra

Dores (por que) Regras

Muitas vezes os funcionários não sabem como fazer
As vezes informação chega atrasada ou confusa no
As solicitações precisam ser feitas com 15 dias de
antecedência e inferiores a 5 mil reais não precisam
passar pelo diretor.
As solicitações cujo valores excedem 5 mil reais sempre
devem passar pelo diretor.

Sucesso
sempre garantir os melhores preços

Por último, mas não menos importante, eu apresento a você Nessa ferramenta você preencherá o quem, o quê, como e por
a minha ferramenta preferida e também a mais usada aqui nos que dos seus processos, além das regras de cada etapa e o
mapeamentos dos nossos clientes: o canvas de processo. que é necessário para ser bem-sucedido nele. Veja o exemplo
que trouxemos sobre um fluxo de solicitações de viagens.

Passo um: defina as perguntas chaves 25

 Escolha sua ferramenta
preferida e mãos à obra!
A partir daqui você já tem conhecimento suficiente para começar
a levantar as informações necessárias para o seu mapeamento.
Ao terminar o seu detalhamento você estará apto a transformar
tudo isso em fluxo, mas lembre-se que não é obrigatório.

Por isso, definir o objetivo é tão importante: se você queria

apenas fazer uma análise dos seus processos, você já tem
tudo o que precisa com o que foi construído até aqui, se você
queria reunir essas informações para passar para um analista,
seja interno ou um agente de CS de uma ferramenta que você
queira contratar, também terá informação suficiente.

Mas se você quer transformar tudo isso em um fluxo, continue

a leitura que eu te mostrar uma forma fácil de fazer isso.

Passo um: defina as perguntas chaves 26

Passo 3:

Documente
Agora é a hora de transformar todas as informações que
reunimos até então em uma representação visual. Mas qual
será a melhor forma de fazer isso?
Chegou a hora de entender melhor o que é BPMN.
Com os desenhos dos processos em BPMN é possível ter
uma visão completa de como a empresa funciona.
Escolher essa notação para construir os fluxos de trabalho
do seu processo é uma forma de facilitar o entendimento
do seu diagrama, afinal é uma linguagem conhecida

Notação BPMN mundialmente.

Na imagem a seguir você verá os símbolos mais comuns do

BPMN é a sigla para “Business Process Model and Notation”
BPMN e um exemplo de fluxo.
e significa Modelo e Notação de Processos de Negócios.
Basicamente, trata-se de um conjunto de regras e símbolos
utilizados para representar graficamente as etapas de um
processo.

O BPMN possui seus próprios símbolos, cada um com um

significado, mas no geral é um conjunto bastante amplo de
elementos, e por isso serve para a construção de fluxos de
trabalho, desde os mais simples até os mais complexos.

Por ser uma notação aberta, o BPMN é o mais utilizado do

mundo para mapeamento de processos de negócios.

Passo um: defina as perguntas chaves 28

Passo um: defina as perguntas chaves 29
Conhecendo os elementos
Existem diversas ferramentas para desenhar processos,
assim como há sistemas específicos para automatização,
como o Holmes, onde temos apenas os principais elemen-
tos de BPMN.
Em uma ferramenta específica para mapeamento você en-
contrará uma infinidade de elementos. Mas aqui estão os
mais comuns:
O círculo de borda mais fina representa o início do seu
processo, nunca deixe de usá-lo;
O círculo de borda mais grossa se refere ao final do
seu processo;
O elemento de desvio, ou decisão, mais conhecido
como gateway, é o losango com um ‘X’ no meio;
E, finalmente, o retângulo, que representa as etapas.
Passo um: defina as perguntas chaves
Temos também os conectores, representados
pelas setas.
Se você quiser apenas desenhar um fluxo tudo o
que você tem que fazer é usar esses elementos
para representar cada parte do seu processo. Use
as etapas para indicar cada tarefa e ligue-as através
das setas.
Quando houver mais de uma opção de caminho para
o seu fluxo use o elemento de decisão e coloque
uma seta em cada ponta para indicar as variações.
Ao terminar seu desenho basta usar o elemento fim.
Nas próximas páginas vou te mostrar um passo a passo
de como podemos transformar o nosso mapeamento a
partir de uma planilha SIPOC em um fluxo desenhado
com elementos BPMN.
30
Eu preenchi uma sequência de atividades bem simples em
uma planilha SIPOC para representar um processo de
solicitação de férias. O cenário é o seguinte: na empresa
XYZ todos os colaboradores precisam abrir uma solicitação
ao RH para marcar suas férias na data que desejam.
O RH avalia se as férias podem ser concedidas no perío-
do desejado e enviam para o gestor direto aprovar. Esse
processo é muito comum em muitas empresas, veja como
poderia ser representado em uma SIPOC:

Mapeando processos com BPMN

Fornecedores Entradas Processos Saídas Clientes

Colaborador Solicitação Abertura da solicitação Aprovação ou Colaborador

solicitante de férias - Rh avalia direito a férias reprovação solicitante
- Se sim, vai para aprovação
Responsável RH
do gestor direto
Gestor direto - Se não, recebe aviso de
reprovação

Passo um: defina as perguntas chaves 31

 Solicitante
Processo de Aprovação de Férias

Gestor Imediato
Analista de RH

Como podemos transformar esse detalhamento em um
fluxo? Vamos começar dividindo o espaço para desenho
em raias. As raias também são elementos do BPMN, elas
servem para agrupar visualmente as atividades de um
mesmo responsável, dividindo a área com linhas paralelas,
como em uma piscina.
Veja que no nosso exemplo temos três participantes: o co-
laborador, o responsável pelo RH e o gestor direto. Ambos
terão participação e responsabilidade no processo, então
podemos separar nossas raias assim:

Passo um: defina as perguntas chaves 32

 Solicitante
Solicitar férias

Processo de Aprovação de Férias

Gestor Imediato
Analista de RH

Analisar
aspectos legais

Situação do
colaborador

Agora, vamos colocar o elemento início, seguido de um elemento etapa na primeira raia - já que quem
abre o processo é o colaborador solicitante.

Passo um: defina as perguntas chaves 33

 Solicitante
Solicitar férias

Processo de Aprovação de Férias

Receber aviso de
férias reprovadas

Gestor Imediato

Avaliar férias

Possui direito
a férias
Analista de RH

Analisar
aspectos legais
Não possui
Situação do direito a férias
colaborador

O destino do processo depende da situação do colaborador, se ele possui direitos o processo vai para a raia do
gestor imediato, que deverá aprovar as férias, mas caso ele ainda não tenha direito a férias no período desejado
por ele, uma mensagem com a justificativa deverá ser enviada para o colaborador:

Passo um: defina as perguntas chaves 34

 Receber aviso de

Solicitante
férias aprovadas
Solicitar férias

Processo de Aprovação de Férias

Receber aviso de
férias reprovadas

Gestor Imediato Avaliar férias

Férias reprovadas

Resultado da
avaliação

Possui direito
a férias
Analista de RH

Analisar
aspectos legais
Não possui
Situação do direito a férias
colaborador

Nessa altura do fluxo o processo já terminou para quem teve seu pedido reprovado na fase do RH,
mas para alguns ainda há a necessidade de aprovação do gestor direto. Da mesma forma que fizemos
antes, o processo precisará de um elemento de decisão para representar as diferentes possibilidades
de caminho a seguir. A ideia é que, independente do resultado, o colaborador receba uma mensagem
avisando se as férias foram ou não aprovadas.

Passo um: defina as perguntas chaves 35

 Com isso, terminamos o nosso desenho, você acaba de fazer
o seu mapeamento de processos do zero, como prometido.

Mas é isso? Paramos por aqui? Que tal aproveitar que

você já conseguiu ter mais visão dos seus processos para
automatizar os fluxos que hoje geram trabalho repetitivo,
falhas e atrasos na sua operação? Continue a leitura para
saber mais sobre como automatizamos processos com o
Holmes e ganhe um presente especial.

Automatizar pode ser mais

simples do que você pensa!
Nosso foco com o Holmes é oferecer uma plataforma de
automatização de processos onde você possa desfrutar
de recursos versáteis e poderosos, sem ter que enfrentar a
complexidade de um BPMS convencional.

Passo um: defina as perguntas chaves 36

 8 ou 80? Nenhum dos dois!
Preferimos o equilíbrio.
Nós queremos democratizar o acesso à automatização de processos. Hoje esse mercado
está distribuído entre dois extremos, digamos assim, aqueles que querem automatizar
processos com um BPMS fiel à metodologia. E do outro lado, temos aqueles que querem
organizar processos e tarefas repetitivas com ferramentas baseadas em Kanban - os
famosos quadros com colunas e cartões que precisam ser arrastados para a próxima
coluna quando termina a atividade.

Então os usuários ficam divididos entre enfrentar um alto grau de complexidade, com
projetos de BPM que chegam a durar anos, ou partir para uma ferramenta baseada em
Kanban para as atividades recorrentes em larga escala e se sujeitar às brechas, pois as
automatizações dessas ferramentas costumam ser limitadas.

Nossa abordagem é baseada no equilíbrio, que nos faz ficar bem no meio desses dois
extremos, nos mantendo mais simples que BPM e mais poderosos que Kanban. A seguir
você vai entender por quê.

Passo um: defina as perguntas chaves 37

Princípio de Pareto
O princípio de Pareto se refere à famosa regra 80/20. Em 1892
um sociólogo e economista Italiano chamado Vilfredo Pareto
escreveu um artigo falando sobre suas teorias que diziam que
80% das terras italianas pertenciam a 20% da população.
Pareto também observou que 20% das vagens que cresciam
no seu quintal continham 80% das sementes. A partir dessas
constatações se formou a primeira lei de potência.
A lei de pareto observa a relação do 80/20 em diversas
situações. Um caso conhecido é o da Microsoft, que percebeu
que corrigindo 20% dos bugs mais relatados poderia evitar
cerca de 80% dos erros e panes que os sistemas sofriam
O princípio também pode nos ajudar a explicar por que o Holmes
consegue se posicionar bem no meio das plataformas baseadas
em Kanban e BPM. As decisões de design do produto se basearam
no princípio, após nosso time de desenvolvimento observar que
20% dos recursos podem representar até 80% dos benefícios que
um BPMS robusto nos traria.
Passo um: defina as perguntas chaves
Ou seja, no Holmes você tem apenas os elementos
essenciais da notação BPMN, mas mesmo assim, é possível
atingir até 80% dos benefícios que uma ferramenta robusta
pode oferecer.
Por isso, conseguimos te dar poder ao mesmo tempo que
mantemos a simplicidade. Ainda que não seja tão simples
quanto uma ferramenta Kanban, você tem flexibilidade na
automatização de regras.
E ainda que um BPMS seja mais robusto, no Holmes
você pode encontrar recursos que atendem a maioria
dos processos por um conjunto de custo e benefício
muito mais acessível.
Agora que você já entendeu bem os conceitos que
trouxemos neste material, acredito que eseja hora de
ir além.
38
Que tal começar uma
imersão em uma ferramenta de
automatização de processos
de verdade?
Inscreva-se na
Universidade Holmes
Acesse nosso treinamento mão na massa e aprenda a criar processos automatizados de
verdade, sem mistério, na plataforma Holmes.

Não importa se você nunca acessou um sistema como esse antes, eu garanto que você vai
conseguir criar o seu primeiro processo através da nossa imersão passo a passo. Você não
precisa saber programar.

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