192 Unidad 6. conto! Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Bs la regu: laci6n de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. George R. Terry. El proceso para determinar lo que se esté Ilevando a cabo, valorizandolo y, si es necesario, aplicando medidas correc- tivas, de manera que la ejecucién se desarrolle de acuerdo con lo planeadb. Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instruceiones emitidas y con los prin- cipios establecidos. Tiene como fin sefialar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Harold Koontz y Cyril O'Donnell. Implica la medicién de lo logrado en relacién con el esténdar y la correccién de las desviaciones, para asegurar la obtencién de los objetivos de acuerdo con el plan. Robert B. Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relaci6n con los planes, diagnosticando la razén de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesari Robert C, Appleby. La mediciOn y correcciGn de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarios se cumplan eficaz y eco- némicamente. Elementos del concepto Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes: 1, Relacién con Io planeado, El control siempre existe para verifi- car el logro de los objetivos que se establecen en la planeaciGn. . Medicién. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. » Detectar desviaciones, Una de las funciones inherentes al con- trol, es descubrir las diferencias que se presentan entre la eje- cucién y la planeacisn. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. - Principles 193 Con base en estos elementos, se puede definir al control como: el fin de rrectivas Lo evaluacién y medicién de la ejecucién de los plan ever desviaciones, para establecer las medido: IMPORTANCIA El control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir Ins actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza répidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4, Localiza a los sectores responsables de la adminis 5 6. a PRINCIPIOS La aplicacién racional del control debe fundamentarse en los si- guientes principios: Equilibrio ‘A cada grupo de delegacién conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se de- lega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es neve- sario establecer Jos mecanismos suficientes para verificar que se esta194 Unidad 6, Conta! cumpliendo con Ia responsabilidad conferida, y que la autoridad dele- gada est siendo debidamente ejercida (fig. 6.1). & Vil & couTROL I DELEGACION Figura 6.1 De los estandares' Se refiere a que el control existe en funcién de la identificacién de los secuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero (figura 6.2). De la oportunidad EL control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de tude el error, de tal manera que sea posible "Del maestro José G. Garla Martinez, Princpios 195 tomar medidas correctivas, ‘oportuno, carece de vali De las desviaciones ‘Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacién con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las196 Unidid 6. contol medidas necesarias para evitarlas en-el futuro. Es inttil detectar des. viaciones si no se hace el andlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas (fig. 6.4). Figura 6.4 Costeabilidad El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relacién con la ventajas rea- Jes que éste reporte. Un control sélo debera implantarse si su casto se jus- tifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servird establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redittie resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantacién (fig. 6.5). De excepcién El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcio- nales y representativas, afin de reducir costos y tiempo, delimitando adecua- damente cudles funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métoclos probabilisticos, estadisticos o aleatorios (fig. 6.6). De la funcién controlada La funei6n controladora por ningtin motivo debe comprender a la funcién controlada, va que pierde efectividad el control. Este principio es baisico, ya que seftala que la persona o la funcién que realiza el con- Prinigos 197 Figura 6.6 trol no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una nn ién clara de este principio se puede encontrar en el siguiente RET eh eontrol que ela sstados financieros de wna ee fa persona mas idénea para auditarlos o determinar si soy Sort TE no. ya que en dicha evaluacion pueden interventr aspe personal (fig. 6.7).198 Unidad 6. Control Figura 6.7 PROCESO DE CONTROL? La secuencia de pasos necesarios para efectuar el control aparecen en la figura 6.8, __, Wenticccién ||, Medicion de delesténdar |” resultados ’ Deteccion de |) desviociones_| Antes de analizar cada pao del proceso de control es conveniente considerar lo siguiente: * La funcién del administrador no solamente se concreta a la formu- lacién de planes, sino también implementarlos y revisarlos de Del maestro Joné G. Garcia Martinez, Proceso de contol 199 manera constante para poder detectar a tiempo todas aquellas variaciones que son generadas por los cambios del medio. Para esta parte del control, es necesario recodar que la formmulacién de un plan se definié como los diseftos 0 esquemas detallados de lo que habré de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesa- rias para realizarlos. © Desde la posicién de control administrativo el disefto 0 esquema puede set la tolerancia de 10 minutos para entrar al salon de clases (politica), apagar el teléfono celular en el salén de cla- se (regla), venc ‘unidades en mayo (objetivo), asignacién de tiempo a las iades (programa), los pasos a seguir para la reinscripeién del siguiente semestre o para el requerimiento dde materiales (procedimientc), colocar el hombre adecuado en el ‘puesto adecuado (organigrama, 0 descripcién de puestos), la des- cripciGn gréfica de un procedimiento (iagrama de flujo), una forma, eteétera. «© Unestandar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gufa o patrén con base en la cual se efeetia rificar que los resultados estén de acuerdo con el pl . Se observa, en el tiltimo parrafo, que plan y esténdar es lo mismo, Un ejemplo sericillo nos ayudara a entenderlo mejor: el sastre o la costurera hacen una prenda de westir de acuerdo con el modelo ‘aceptado por el cliente. Si el traje o vestido estén bien hech darn satisfechos quienes los hacen y quienes los usan por estar de acuerdo, desde un principio, con el plan o esténdar a seguir. Sirvémonos del proceso administrativo para dar ejemplo de estén- dares en cada una de las etapas y que servirin para afirmar que lo determinado pasa a ser el modelo.a controlar. De la etapa de planeacién tenemos los siguientes ejemplos: Planeacién ‘Organizecién Direccién Control Misién Objetivos Politicos Procedimientos ErcéteroDe la etapa de organizacisn tenemos: Planeacién Orgenizocién Direccién Control Organigrame Diagroma de flujo Descripcién de puestos Bteétera De la etapa de direccién puede ser: Planeacién Organizacién Direccién Control Orgonigrama | Reglamento de Diegrama de jo | eondueta Programas de incentives Progromas de copociocién Cédigos de sica Ercétera Los esténdares en la etapa de control son los riormente se han fijaclo y pasan a ser los modelos ejemplos tenemos: mismos que ante- a controlar. Como Planeacién | Orgonizacién | Direccién Control Crganigama | Reglamento de | Objetvo ‘Organigrame Descripcién de uestos Reglomentos de copaciac cconducto Cidigos de ica | Ettore Bteétera Proceso contal — 201 Identificacién del estandar E] administrador identifica el esténdar que fue est servir como modelo de comparacién para evaluarlo. La i Jos estandares representa el estado de ejecucién deseado en su aplicacin. ‘Seleccionemos los siguientes ejemplos como identificacién del estén- dar que previame estableci6 como disefto (plan): Objetivo Organigrama Vender 1000 vnidades en mayo Medicién de resultados Consiste en medir la ejecucion y Tos resultados, mediante la aplica- cién de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estindares Los modelos administrativs, de acuerdo con sus caracteis: én, se vale primordialmente de los sis- eee ‘dad del proceso de control ida, misma que debe dependerd directamente de ser oportuna (@ tiempo), confiable om (que mida realmente el desempefto que intenta medir), con unidades de medida apropiada, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicacién).202 Unidad 6. Conta! ‘Medicién. Los resultados obtenidlos de las venti después de su desempeto son: Re ee) Objetivo Organigroma Ad B on D E Figura 6.10 Comparacién ‘Una vez efectuada la medicién y obtenida esta informacic ‘in, sera ne- cesario comparar los r preestablecidos. De los los tenemos la siguiente comparacin: Objetivo Organigrama 1000. Vena rogramedes ents ogden a] teal Proceso contol 203 Deteccién de desviaciones El resultado de la comparacién da la determinacién de las des- viaciones entre el desempeiio real y el esténdar, mismas que deberén reportarse inmediatamente. la ba de as vents, que indie algo tp cha gexuuade de mur incrementar vendedores o entrenarlos, producto o de una publicidad muy pobre. Retroalimentacién Es basica en el proceso de control, ya que a través de la retroali- mentacién, la informacién obtenida se ajusta al sistema administrative al correr del tiempo.204 Unidas De la calidad de la informacion, dependerd el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Implantacién de un sistema de control es necesario mencionar que antes de establecer un sis- se requiere: 1. Contar con objetivos y esténdares que sean estables. 2 Que el personal lave comprenlay este cle acuerdo con los con 3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relaci6n con los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sf solo no contribuye a la eficiencia. 4, Evaluar la efectividad de los controles: ‘* Bliminando aquellos que no sirven. * Simplificdndolos. © Combinéndolos para perfeccionarlos. CARACTERISTICAS Puesto que el control es un factor im los objetivos, éste debe reunir ciertas car lible para el logro de para ser efectivo: Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional Un sistema de control deberd ajustarse a las necesidades de la empre- sa y tipo de actividad que se desee controlar. Asi, una empresa peque- Ra necesita de un sistema de control distinto al de una grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serin dife- controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia; como ya se dijo, la funcién del control no puede suplir una organizacién precaria, 205 Oportunidad Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las ideal que las descubra antes de que se produz- i en tanto proporcione informacién en el momen- ‘Todo control debe establecer medidas sencilla y faciles de inter- pretar para facilitar su aplicacién. Es fundamental que los datos o in- formes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser titiles, crean confusiones. Ubicacién estratégica Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas areas de acuerdo con criterios de valor estratégico, Esta carac- de excepcisn: enfatiza el hecho de Ja correcciGn implique un alto costo. FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: @) Cantidad. b) Tiempo. ©) Costo. d) Calidad. Los tres primeros son de cardcter cuantitativo y el tiltimo, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo.205 Unidad 6. Cont __ Bl factor cantidad se aplica en actividades en importante; a través del factor tiempo las que el volumen es se controlan las fechas progr madas; el costo es utilizado como un indicador a i 2 de la eficacis tratva, ya que por medio de se determinan las erogaciones de ens actividades. Por tiltimo, la calidad se refiere a las debe reunir un determinado producto o ciertas sa. La tabla 6.1 muestra algunos de los cont frecuencia en los campos 0 factores del control. “ Contided Prosupuestos Estimaciones Productos terminados Unidades vendidas Unidedes techazadas Inventorios de pe Medicisn del trabajo Pronésticos Contrat inventarios rare Ge ere ce — none Cee ois Pore 2 Cues eo eS Conaitdod Procedimientos _Productvidad Esténdares s especificaciones que funciones de la empre- roles utilizados con mas ‘ctuacién Prusbas psicolégicas Inspecciones visuales Coeficiente Procedimientos Esténdores Calificacién de méritos patiodcidad §— 207 Se puede lograr una comprensién més clara de la aplicacién de los factores del control, a través del andlisis del siguiente ejemplo: Una de Jas funciones del departamento de compras de una empresa, consiste en atender la s de material hecha por el departamento de produc- cin. Se aplica el factor calidad rial, haciendo referencia a la especificar las cualidades del mate- jedades que debe reunir el material chas especificaciones se originarén problemas. La cantidad solicitada debe servir como guia, puesto que estipula las unidades indispensables que se deben solicitar al proveedor con base en la programacion de Ja produccién; el tiempo es un factor importante que el departamento de compras debe considerar, ya que de la oportuna fecha de entrega de- penderd el que la produecién cumpla con sus objetivos. Por titimo, debe considerarse el factor costo comparando cotizaciones de precios de di- versos proveedores y eligiendo la mejor. Es importante indicar que existen funciones en las que no es ne- cesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del rea con- trolada; verbigracia, el control de inventarios utilizard los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto a las existencias de los articulos o de la materia prima que debe tener almacenada, y tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material. Los otros factores pasardn a segundo término de importancia, EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo ast clasificiarse en: A. Control pretiminar. Es aquel que se efectia antes de realizar las, actividades. B. Control concurrente. Se ejerce de manera simulténea a la rea- lizacién de actividades, como un proceso continuo. Un control ‘esporddico de nada sirve para la consecuciGn de las metas de la organizacién, C. Control posterior. Se aplica después de haber realizado las ac- tividades planeadas. Su objeto es administrar informaci6n para comparar los resultados obtenidos, en relacién con lo preesta- blecido.