Os Desafios da Preservao de Documentos Pblicos Digitais1

Marcelo Leone SantAnna2

Aluno do Curso de Mestrado em Administrao Pblica da Fundao Joo Pinheiro Analista de sistemas da Empresa de Informtica e Informao do Municpio de Belo Horizonte PRODABEL reas de interesse: preservao digital, bibliotecas digitais

PALAVRAS-CHAVE
Preservao digital - Documentos pblicos Valor arquivstico

RESUMO
Este artigo aborda a questo da necessidade de preservao dos documentos pblicos, em especial os documentos digitais. Com base na teoria arquivstica expe as razes de se preservar documentos e, apoiado na legislao existente, aponta os deveres e responsabilidades sobre os documentos pblicos. Em seguida, descreve as diversas abordagens de preservao de documentos digitais, usando como referncia iniciativas em andamento em pases como Austrlia, Estados Unidos e Canad.

1. INTRODUO
Em todo o mundo, arquivistas, bibliotecrios e responsveis por arquivos tm sido confrontados com uma crescente necessidade de manter disponveis e acessveis os registros armazenados em meio eletrnico. Essa realidade, j no to nova, tem provocado inmeras discusses sobre as alternativas disponveis para garantir a longevidade das informaes existentes nesse tipo de suporte. Este trabalho visa colaborar com os debates sobre o tema, abordando a importncia da preservao de documentos e as alternativas que buscam ... garantir proteo informao de valor permanente para acesso pelas geraes atuais e

Este artigo originou-se no trabalho final da disciplina Gesto de Documentos, cursada na Escola de Cincia da Informao da UFMG e configura-se em importante alerta aos administradores pblicos. E-mail: leone@pbh.gov.br

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futuras (Hedstrom, 1996). Visa tambm conscientizar e servir de alerta aos responsveis por sistemas de informao. A discusso sobre o papel da preservao de documentos, as razes de sua existncia e a sua abrangncia em relao a todo universo de documentos apia-se na teoria arquivstica, que tem sido impelida a buscar adequao nova realidade dos documentos digitais. A compreenso dos limites e significados de documento digital, de seus valores, das responsabilidades inerentes aos documentos pblicos e da conseqente necessidade de preservao pode contribuir para a ampliao da percepo das dimenses do problema. Como no existe uma soluo nica e final para a preservao digital, discutemse as diversas abordagens utilizadas para essa finalidade. Havendo pouca literatura convencional disponvel sobre o tema, excetuando as referncias teoria arquivstica e legislao pertinente, a pesquisa foi baseada em artigos que se encontravam disponveis na Internet durante a execuo dos trabalhos.

2. A ARQUIVSTICA E O DOCUMENTO
O termo latino documentum, derivado de docere ensinar , evoluiu para significado de prova e, no incio do sculo XIX, para o sentido moderno de testemunho histrico (Le Goff, 1990). De acordo com o glossrio de arquivstica da Associao dos Arquivistas Brasileiros (AAB), o termo documento significa ... registro de uma informao independente da natureza do suporte que a contm. Ao passo que documento de arquivo pode ser entendido como ... aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao (Paes, 1986), ou ...documentos que tenham sido produzidos ou acumulados na consecuo de um objetivo e possuam valores para fins distintos daqueles para os quais foram criados (Schellenberg, 1974). A definio de Paes, apesar de somente considerar os valores de prova e de informao, explicita a origem dos documentos como sendo as atividades de instituies pblicas, que so a referncia para este trabalho, e pode ser a definio que mais se adeqe ao ele. Segundo Duranti, os conceitos fundamentais da teoria arquivstica foram baseados nos conceitos de memria perptua e f pblica oriundas do Direito Romano. A idia de memria perptua expressa a relao entre documentos de arquivo e os fatos que eles atestam, enquanto f pblica expressa a relao da sociedade com os arquivos (Duranti, 1994 - traduo nossa). De acordo com Jean-Yves Rousseau e Carol Couture (Rousseau & Couture, 1994), a arquivstica fundamentada em trs princpios: princpio da territorialidade, princpio da provenincia e o da abordagem das trs idades. O princpio da territorialidade diz respeito ao modo como os arquivos pblicos de um territrio

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seguem o destino deste. Esse princpio proveniente da expresso do direito aplicado propriedade, atravs da deposio de documentos relativos s terras conquistadas. Da, torna-se uma prtica oficial a partir da Conveno de Viena sobre a Sucesso dos Estados em matria de bens. O princpio da provenincia diz que os documentos de arquivo devem ser agrupados de acordo com sua origem (entidade geradora). Esse princpio foi internacionalmente consagrado no V Congresso Nacional dos Arquivos, em Paris, no ano de 1964. Elaborado com o objetivo de melhor organizar os arquivos, atualmente o fundamento para elaborao das normas de descrio dos arquivos, que visam informar sobre a entidade criadora, a natureza fsica e os sistemas de classificao e arquivamento. Segundo Schellenberg, esse princpio ... procede do princpio francs respect pour les fonds, enunciado, pela primeira vez, nas instrues baixadas por Guizot, ministro da Instruo Pblica da Frana, em 1839 (Schellenberg,1963). Tal como fora criado, esse princpio se limitava a determinar o agrupamento dos papis conforme a natureza das instituies que os acumulou. Em 1881, os arquivistas prussianos passaram a adotar o agrupamento dos documentos de acordo com sua origem nos rgos pblicos. Segundo a abordagem das trs idades, toda organizao, no desempenho de suas atividades, cria inmeros documentos de tipos e contedos variados. O ciclo de vida de um documento dividido em trs fases: corrente, intermediria e permanente. Essas distines se do muito em funo da freqncia de uso e da utilidade do documento para o desempenho das atividades da organizao. Os documentos gerados e acumulados no desempenho das atividades de uma organizao, ou ... criados e acumulados na consecuo de algum objetivo... (Schellenberg, 1974), constituem, portanto, os arquivos corrente, intermedirio e permanente da organizao ou entidade. Os documentos esto na fase corrente quando a atividade que os originou est em andamento. Nessa fase, os documentos so usados com maior freqncia e normalmente ficam localizados prximo aos locais de trabalho. Na fase intermediria, a atividade de origem dos documentos se encerrou. Por isso, estes sofrem uma utilizao menos freqente e podem ser mantidos em arquivos centralizados, aguardando o cumprimento de prazos legais. Findos esses prazos, que devem estar devidamente especificados em uma tabela de informaes sobre o ciclo de vida de cada tipo de documento em uma organizao (tabela de temporalidade), os documentos possuidores de valor para a organizao geradora (valor primrio), ou algum valor remanescente (valor secundrio) depois de cumprido o valor primrio, devem ser permanentemente preservados, podendo ter os seguintes destinos: so recolhidos a um arquivo para guarda permanente; so microfilmados e ento recolhidos a um arquivo para guarda permanente; so microfilmados e digitalizados e depois recolhidos para guarda permanente. Em todos os casos, devem ser permanentemente preservados. Para conservao do acervo

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permanente, as instituies arquivsticas podem adotar medidas preventivas e corretivas objetivando minimizar a ao do tempo sobre o suporte fsico da informao, assegurando sua disponibilidade. Importante salientar que a forma de uso do documento na sua fase corrente e intermediria exerce influncia sobre os trabalhos de preservao na sua fase permanente. Com base na teoria arquivstica consagrada, foram criadas no Brasil legislaes especficas regulamentando a instituio de arquivos pblicos e atribuindo responsabilidades, deveres e direitos ao poder pblico e sociedade em relao aos documentos pblicos. A Lei Federal n 8.159 de janeiro de 1991 (Brasil, 1991) e a Lei Municipal n 5.899 de maio de 1991 (Belo Horizonte, 1991), atravs do Artigo Primeiro de ambas, atribuem ao Poder Pblico o dever de gerir os documentos e proteger de forma especial os documentos de arquivos. Para ambas as leis, arquivos so ... conjuntos de documentos recebidos e produzidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por uma pessoa fsica.... A Lei Federal citada trata do direito de todos informao pblica, que deve ser prestada ... no prazo da lei, sob pena de responsabilidade... (Brasil, 1991). Isso delimita as responsabilidades dos administradores pblicos sobre os documentos pblicos, sua guarda e disponibilidade. A utilizao de sistemas informatizados na consecuo dos trabalhos dos rgos pblicos veio ampliar o espectro de objetos dessa responsabilidade, uma vez que os registros das operaes ficam em meio digital, necessitando de sistemas especficos para serem recuperados e utilizados. Outro aspecto legal relacionado aos documentos digitais diz respeito ao valor de prova desse tipo de documento. Legisladores brasileiros correm contra o tempo para produzir a regulamentao sobre o uso da assinatura digital em transaes comerciais pela Internet. Em 20 de junho de 2001 foi apresentado na Comisso Especial do Comrcio Eletrnico o Projeto de Lei n 1.483 de 19993 , que trata da validade jurdica do documento eletrnico e regula a certificao eletrnica nas transaes de comrcio pela Internet. Est previsto o uso de tecnologias de chaves pblicas e privadas, alm de agentes para autenticao dos documentos envolvidos. Alguns problemas econmicos advindos da demora em desenvolver a legislao especfica sero solucionados e os documentos eletrnicos devidamente autenticados possuiro valor de prova perante a Justia. Portanto, mais do que nunca faz-se necessrio voltar a ateno dos responsveis por sistemas de informao para o problema da preservao do documento digital.

3. O DOCUMENTO DIGITAL
Para os fins deste trabalho, documento eletrnico ou documento digital todo registro gerado ou recebido por uma entidade pblica ou privada, no desempenho
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http://www.governoeletronico.gov.br/noticias.cfm?id_noticias=298

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de suas atividades, armazenado e disponibilizado ou no, atravs de sistemas de computao. H tambm o documento digitalizado, isto , uma cpia digital de um documento original existente em outro suporte. A distino entre os dois, sob a tica da preservao digital, se d no sentido de que os documentos digitalizados poupam os originais do manuseio e conseqente degradao (Webb, 2000). Digital ou digitalizado, o documento eletrnico, cujas informaes tenham sido julgadas de valor permanente, deve ser preservado pela organizao que o criou, ou por alguma instituio arquivstica que seja responsvel pela sua guarda permanente. A reduo dos custos e aumento das capacidades de processamento e armazenamento dos equipamentos de informtica proporcionaram a adeso das administraes pblicas, pequenas organizaes e do pblico em geral ao uso das novas tecnologias da informao. Isso e as crescentes possibilidades da Internet proporcionaram meios para a atual massificao e diversificao da produo documental. Como preservar documentos uma atividade necessria, a avaliao dos documentos para definio do que deve ser preservado pode ser considerada uma das tarefas fundamentais na gesto dos documentos de uma organizao. A avaliao deve ser executada por uma comisso formada por usurios, gestores dos documentos e arquivistas. A avaliao deve ser imparcial, objetiva e profissional (Duranti, 1994). Para ilustrar as novas dimenses da gesto de documentos na sociedade da informao, toma-se como exemplo o caso dos documentos cartogrficos acumulados no setor de parcelamento de solo da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte. Devido ao uso intenso durante um longo perodo, vrios documentos esto se tornando inutilizveis. Providncias devem ser tomadas no sentido de preservar o documento original, muitas vezes de valor tambm histrico, assegurar a manuteno de sua funcionalidade e disponibilidade das informaes contidas. Em sintonia com esta necessidade, est em andamento um projeto para digitalizar, atravs de rasterizao (processo de gerao de imagem digital atravs da captura por scanner), cerca de oito mil desses documentos. Os materiais e formatos dos suportes so variados, assim como o estado de conservao e legibilidade. O resultado esperado a disponibilizao, na forma de biblioteca digital, para fcil acesso pela intranet da Prefeitura e aproveitamento das imagens no sistema de informaes geogrficas. Paralelamente, correm projetos de modernizao dos sistemas informatizados, e a utilizao de documentos cartogrficos digitais, desde sua criao ou recepo pela Prefeitura, uma realidade que se aproxima. Nesse contexto, as necessidades de preservao e garantia de autenticidade dos documentos digitais surgem como importantes questes. Pesquisas em andamento nos Estados Unidos, Canad, Reino Unido e Austrlia e atravs de consrcios internacionais, tm sido referncia para os pesquisadores brasileiros. Os mtodos necessrios para se preservar documentos variam conforme o suporte fsico. Um documento em papel cido requer um tratamento diferenciado do

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dispensado a um documento em papel alcalino ou a uma fotografia. Vrias tcnicas tm sido desenvolvidas na tentativa de aumentar a longevidade de suportes de informao. Nesse sentido a microfilmagem e, mais recentemente, a digitalizao tm sido adotadas. Apesar de no prover a longevidade oferecida pela microfilmagem, a grande vantagem da digitalizao a facilidade de disponibilizao das imagem e informaes dos documentos, utilizando as tecnologias de bibliotecas digitais, poupando os originais do manuseio. Uma biblioteca digital uma coleo gerenciada de informaes, com servios associados, onde a informao armazenada em formatos digitais e acessvel por meio de rede de computadores (Arms, 2000). As vantagens dessa tecnologia em relao s bibliotecas tradicionais, segundo Arms, so as seguintes: 1. as bibliotecas digitais vo at o usurio e no o contrrio; 2. o poder do computador usado para pesquisa e navegao; 3. a informao pode ser compartilhada; 4. a informao facilmente atualizada; 5. a informao est sempre disponvel; 6. novas formas de informao se tornam possveis (Arms, 2000). Mesmo guardando-se as diferenas entre bibliotecas e arquivos, essas vantagens podem ser estendidas aos ltimos. Porm, a quarta e quinta vantagens apontadas por Arms levam a dois problemas enfrentados pela preservao digital: a mutabilidade e o carter dinmico da informao na Internet, que para ser considerada uma grande biblioteca digital, deveria ser gerenciada como um todo e no o , pelo menos at o momento. O processo de digitalizao de originais tambm pode representar ameaas. Estes so normalmente retirados de seu arranjo e acondicionamento, submetidos a um processo de captura por scanner ou fotografados, estando assim sujeitos manipulao e exposio luminosidade intensa, que contribui para a degradao. E tal qual a microfilmagem, a digitalizao um processo caro e por isso deve ser feito de forma a no exigir a repetio do servio. A qualidade das matrizes digitais deve ser a melhor possvel. Como seus usos futuros no podem ser totalmente previstos, as matrizes devem conseguir reproduzir os documentos originais com a maior riqueza de detalhes possvel, mesmo que isso signifique utilizao mais intensa dos recursos tecnolgicos e maior demanda por espao para armazenamento, problema que vem perdendo importncia com o desenvolvimento das tecnologias de scanner, tratamento digital de imagens, telecomunicaes e de discos rgidos. de conhecimento pblico que estas esto cada vez mais eficientes e baratas, provendo capacidades inimaginveis h trs dcadas. O produto de um trabalho de digitalizao, as matrizes digitais, pelo seu alto custo e pela sua importncia no provimento do acesso s informaes, deve, assim como os originais, ser preservado permanentemente. Isso tambm leva ao problema que tanto tem preocupado os profissionais da informao: como preservar os documentos digitais, mantendo-os acessveis para as geraes atuais e futuras.

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4. A PRESERVAO DIGITAL
Como preservao entende-se ...assegurar proteo informao de valor permanente para acesso pelas geraes presentes e futuras (Hedstrom, 1996); Ou ainda, ...parte do trabalho central de uma biblioteca que busca manter suas colees para uso permanente, protegendo-as de ameaas, ou salvando-as e reparando-as para compensar seus impactos (Webb, 2000). Mas, pode-se dar mais abrangncia viso estritamente biblioteconmica de Webb, incluindo-se ou instituio arquivstica aps o termo biblioteca. Apesar das diferenas nas metodologias de gesto de seus acervos, ambos desempenham o papel de preserv-los. Agregando s definies anteriores de preservao as particularidades do documento digital, pode-se definir preservao digital, de forma muito prtica, como ...planejamento, alocao de recursos e aplicao de mtodos e tecnologias para assegurar que a informao digital de valor contnuo permanea acessvel e utilizvel (Hedstrom, 1996). Esta definio de Hedstrom demonstra a preocupao com a necessidade de incluso da preservao digital nos planejamentos e aes das organizaes. As ameaas que os documentos em suporte no eletrnico sofrem, atuam tambm sobre os documentos digitais. Tal como o papel se desintegra com o passar dos anos, a informao gravada na superfcie metlica magnetizada dos dispositivos de armazenamento mais largamente utilizados, pode tambm tornar-se irrecupervel. A temperatura, umidade e nvel de poluio do ar nos ambientes dos tradicionais arquivos devem ser controlados, assim como nos ambientes de armazenamento das mdias digitais. Todos os tipos de suporte esto sujeitos a fungos, traas, ratos e outras ameaas biolgicas. Esto tambm sujeitos a danos provocados pelo uso indevido e, igualmente, pelo uso regular. As catstrofes naturais como inundaes, terremotos, incndios, etc. ameaam qualquer tipo de acervo. Portanto, as ameaas comuns a todos os tipos de documentos, independentemente do seu suporte fsico, requerem as mesmas estratgias de preservao. J as ameaas inerentes somente aos documentos digitais requerem o uso de estratgias diferenciadas e, na maioria das vezes, de forma associada. O rpido avano das tecnologias da informao leva ao problema da obsolescncia tecnolgica. Os disquetes de oito polegadas utilizados no incio da penltima dcada do sculo passado, quando as organizaes brasileiras de mdio porte comearam a utilizar a informtica de forma mais ampla, atravs de sistemas de oito bits com sistema operacional CP/M, no mais podem ser lidos. No s pela provvel degradao e desmagnetizao da mdia, como pela quase inexistncia de computadores com dispositivos necessrios para a operao. Esse o problema da obsolescncia tecnolgica inerente ao hardware. H tambm a obsolescncia do software. Se fosse encontrado um computador com tecnologia atual, com um dispositivo para operar um disquete de oito polega-

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das com mdia magntica perfeitamente conservada, no haveria como executar, por exemplo, um editor de textos WordStar, largamente utilizado em sua poca. bvio que o contedo do disquete poderia ser acessado e algumas informaes importantes recuperadas, mas sem o programa que o gerou, sua forma e funcionalidades originais estariam comprometidas. Outro problema dos documentos digitais, especificamente os da Internet, a forma dinmica em que as coisas acontecem nesse meio. Um documento citado hoje em um trabalho cientfico pode no mais estar disponvel para consulta amanh. Isso afeta a integridade de documentos que o referenciavam em hyperlinks. A difcil definio dos limites de um documento da Internet outro desafio para os pesquisadores e profissionais da informao preocupados com a questo da preservao. Como dito anteriormente, mesmo que o documento citado esteja disponvel no endereo de origem, seu contedo pode ter sido modificado, atualizado ou totalmente substitudo. Com o intuito de solucionar estes problemas, bibliotecas e arquivos nacionais de vrios pases, entre os quais os j anteriormente citados, tm buscado criar um conjunto de estratgias para preservao digital, objetivando minimizar os desastres. Segundo Collin Webb, em artigo apresentado no XI Congresso da Conferncia de Bibliotecrios do Sudeste da sia, realizada em abril de 2000 na cidade de Cingapura, muita pesquisa est acontecendo no nvel conceitual, em paralelo com experimentos prticos. Desenvolvimento e adoo de padres, novos formatos, tcnicas de migrao e emulao tm merecido a maior ateno da comunidade envolvida (Webb, 2000).

5. AS ESTRATGIAS
A abordagem mais utilizada para se preservar informaes de documentos digitais de uma possvel ausncia das tecnologias envolvidas , por mais irnico e contraditrio que possa parecer, a reproduo em papel. Ocorre que os papis e mtodos de impresso utilizados tambm tm vida til limitada. Alm disso, a impresso de documentos multimdia teoricamente impossvel (Rothenberg, 1998). A reproduo em microfilme garante, se este for gerado com qualidade e devidamente preservado, acesso s informaes contidas por cerca de meio milnio. E, segundo a Dra. Lisa Fox em recente seminrio sobre digitalizao e microfilmagem para preservao, realizado em Belo Horizonte, ... com uma lupa e uma vela, pode-se ter acesso informao microfilmada. Sabe-se, contudo, que a reproduo a partir de um microfilme de qualidade inferior reproduo a partir do original e o problema do documento multimdia permanece. Assim como a microfilmagem, a utilizao de formatos simplificados, como por exemplo os conhecidos formatos das extenses .TXT, no armazenamento de

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documentos digitais contribui para a preservao da essncia da informao do documento. Contudo, as caractersticas visuais, sonoras (se houver) e todas as outras funcionalidades estariam comprometidas e novamente haveria problemas com os documentos multimdia. Outra abordagem prev a cpia dos documentos digitais para mdias mais estveis. Ou seja, mdias com expectativa de vida til superior s mdias magnticas. Por exemplo, a cpia para CD-ROM e DVD. Mas no adianta a informao estar a salvo da desmagnetizao, se no houver no futuro dispositivos que leiam essas mdias, hoje consideradas mais estveis. Isso leva abordagem da migrao. A migrao peridica dos acervos digitais para tecnologias atualizadas contribui para a permanente disponibilidade das informaes. Contudo, dificilmente vse uma organizao provendo recursos para migrao peridica de seu acervo documental digital, protegendo-o das mudanas nos mtodos de gravao, armazenamento e recuperao, que ocorrem em ciclos de dois a cinco anos (Hedstrom, 1996). No caso das organizaes pblicas de pases em desenvolvimento como o Brasil, que sobrevivem com recursos cada vez mais escassos, podese esperar quadros mais alarmantes. Como uma organizao pblica, que convive com uma drstica e contnua reduo de seu oramento anual, trataria a questo? Certamente, as solues passam, obrigatoriamente, pela conscientizao da existncia, importncia e abrangncia do problema. Outra abordagem que vem ganhando fora mas que ainda est num nvel muito terico a de emulao, defendida por Jeff Rothenberg como o melhor mtodo na busca pela soluo ideal de se preservar, indefinidamente, um documento digital e suas formas e funcionalidades (Rothenberg, 1998). A implementao dessa abordagem envolveria:

desenvolvimento de tcnicas para especificao de emuladores para

rodar em futuros e desconhecidos computadores e recriar o comportamento de documentos digitais;

desenvolvimento de tcnicas para guarda dos metadados necessrios

para encontrar, acessar e recriar documentos digitais;

desenvolvimento de tcnicas de encapsulamento de documentos, seus

metadados, software, e especificaes do emulador de forma a assegurar sua coeso e prevenir sua corrupo (Rothenberg, 1998). As abordagens de emulao e migrao sero facilitadas medida que crescer a proposta e adoo de padres abertos pelas organizaes. A criao e manuteno de metadados especficos para fins de preservao tambm outro componente fundamental em esforos de preservao digital. A busca pela interoperabilidade necessria s transaes comerciais pela Internet (e-comerce e e-business) levou criao e adoo de padres tecnolgicos abertos que permitissem o intercmbio de informaes entre sistemas de informaes de

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clientes e fornecedores. A preservao digital pode ser facilitada pela adoo em larga escala de padres tecnolgicos abertos para criao, armazenamento e recuperao de documentos digitais. Os metadados podem ser entendidos, de forma simplificada, como dados a respeito de dados. Mais usualmente como ... ampliao das prticas de catalogao bibliogrfica tradicional em um ambiente eletrnico (Day, 1998). No contexto de objetos de informao digitais, os metadados podem ser classificados em trs categorias:

Descritivo: facilita a identificao e localizao do recurso; Administrativo: facilita o gerenciamento de recursos em colees; Estrutural: possibilita a integrao dos componentes de objetos complexos de informao. Os metadados para preservao, ou preservation metadata, visam apoiar e facilitar a reteno a longo prazo de informao digital (Preservation, 2001). De acordo com a Biblioteca Nacional da Austrlia, os metadados para preservao podem ser utilizados para:

Guardar informao tcnica para suporte s decises sobre preservao; Guardar informaes sobre polticas e tcnicas de preservao adotadas; Guardar informaes sobre os efeitos da estratgia adotada; Guardar informaes relativas ao gerenciamento de colees; Guardar informaes que auxiliem a gesto de direitos autorais; Assegurar autenticidade do recurso digital atravs dos tempos.
Em maio de 1998, o Research Libraries Group recomendou a utilizao de um grupo de dezesseis elementos de metadados considerados essenciais para preservao digital a longo prazo (Hedstrom, 1998). So eles:

Data; Autor da transcrio; Produtor; Dispositivo de captura; Detalhes da captura; Histrico de mudanas; Chave de validao; Criptografia; Marca dgua; Resoluo; Compresso; Fonte;

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Cor; Gerenciamento de cor; Paleta de cores / tons de cinza; Objetivos do controle.

As discusses para atingir o consenso em modelo de metadados para preservao devem, segundo a OCLC/RLG, ser guiadas por trs requisitos de alto nvel:

Abrangncia: metadados para preservao devem ser estendidos a todos os aspectos do processo de preservao digital, sua proposta fundamental;

Estruturao: devem ser um complemento aos componentes e processos funcionais de um sistema de arquivamento digital;

Larga aplicabilidade: devem ser aplicados a uma extensa faixa de tipos

de objetos digitais, atividades de preservao digital e instituies. Portanto, os metadados visam cumprir a funo bsica de prover informaes sobre o documento digital, alimentando os processos de gesto, recuperao e reproduo. No se configuram em soluo final para o problema da preservao, mas so fundamentais para a reduo dos riscos e o aumento das chances de sobrevivncia da informao digital, assim como o so para o provimento da interoperabilidade necessria exploso do uso comercial da Internet. Como tambm so armazenados em meio digital, os metadados no se configuram como soluo para preservao digital, mas do uma grande contribuio para a gesto, armazenamento, recuperao e uso da informao.

6. CONCLUSO
Desde o incio da utilizao em massa de computadores nas atividades das organizaes, a preocupao com a guarda das informaes e documentos digitais resumia-se em ter um bom plano de cpias de segurana (backup). Caso os dados correntes fossem perdidos, recorria-se cpia de segurana mais atualizada. Se houvesse problema na restaurao da cpia mais atualizada, recorria-se segunda mais atualizada. Assim, cada problema encontrado na restaurao significava um acrscimo no esforo de reconstruo dos registros perdidos. Essa reconstruo normalmente baseava-se nos registros armazenados paralelamente em outro suporte, normalmente papel. A necessidade do tratamento dos documentos digitais como documentos de arquivo, levou preocupao com a preservao desses documentos e do acesso s informaes contidas. As discusses e pesquisas foram impulsionadas pela comunidade de arquivistas e bibliotecrios que, habituados a trabalhar na conservao dos acervos sob sua responsabilidade, viram-se obrigados a conservar registros eletrnicos e documentos digitais. Desde ento, inmeras propostas vm sendo trabalhadas.

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Nesse contexto, a utilizao de padres abertos e metadados tem se mostrado um fator fundamental, proporcionando facilidades para a gesto, recuperao e utilizao da informao digital, bem como para a adoo de estratgias como migrao e emulao. Este , sem dvida, um caminho que deve ser percorrido pelas organizaes responsveis pela preservao e disponibilizao de documentos eletrnicos. Enquanto se aguarda a evoluo das pesquisas sobre a emulao do ambiente original do documento digital, para que possa ser aplicvel em larga escala, tem-se recorrido migrao para ambientes atualizados, como feito pela Prefeitura de Belo Horizonte na ocasio do bug do milnio. Nesse caso especfico, todos os usurios de informtica voltaram suas atenes para o problema da obsolescncia tecnolgica. De outra forma, dificilmente as migraes so planejadas com o intuito de preservao da informao digital. Na opinio deste autor, as organizaes responsveis pela guarda de documentos eletrnicos, principalmente documentos pblicos, devem se conscientizar da gravidade do problema e comear a planejar aes coordenadas que livrem os acervos dos riscos da obsolescncia tecnolgica. Ao mesmo tempo, os processos de modernizao dos sistemas de informao devem garantir a preservao e acessibilidade das informaes contidas em documentos criados no ambiente tecnolgico anterior. Cumprido o objetivo de alertar e conscientizar, este trabalho poder ser desdobrado em propostas para a Prefeitura de Belo Horizonte de planos para preservao digital envolvendo o uso de metadados e planejamento de migraes peridicas, com as devidas incluses nos oramentos anuais. S assim o poder pblico poder anunciar a transparncia de seus atos, garantindo s geraes atuais e futuras o acesso aos documentos pblicos, contribuindo, ento, para a consolidao de um Estado justo e democrtico.

KEYWORDS
Digital preservation Public documents Archival value

ABSTRACT
The necessity of preservation of public documents, specially digital documents, is the main subject in this essay. It exposes the reasons of documents preservation based on the archival theory. It also points out the obligations and responsabilities over public documents having actual laws as its basis. Moreover, it describes some approaches toward digital documents preservation like the ones that have been developed in countries such as Autralia, United States and Canada.

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