LA METODOLOGA D.I.C.E.

COMO FACTOR DE XITO EN CAPACITACIN Y DESARROLLO DE LA ORGANIZACIN

Por: Jos Manuel Vecino P.*

Los programas de formacin, entrenamiento y desarrollo en las organizaciones son un factor definitivo en la bsqueda de la cualificacin del personal con el fin de apoyar los propsitos organizacionales. Los procesos de desarrollo humano y organizacional tienen objetivos claramente definidos en cuanto que permiten fortalecer las competencias de quienes tienen la responsabilidad en el da a da de ejecutar las diferentes estrategias definidas para incrementar no solamente la productividad y la competitividad sino para permanecer en posiciones de liderazgo en el mercado. La metodologa D.I.C.E., no es un descubrimiento o invencin, se pretende invitar a todos los responsables de la capacitacin en las organizaciones a que integren estos cuatro elementos de modo permanente, de tal manera que todos los esfuerzos de formacin y entrenamiento tengan un hilo conductor asociado a los resultados estratgicos propuestos por la direccin.

En este sentido, nuestra propuesta contiene cuatro elementos que, al final del proceso, permitirn medir de modo cualitativo, e incluso cuantitativo los resultados inicialmente establecidos. Este modelo pretende ser integral al abordar cuatro instancias claves en el proceso y se muestra as:

DIAGNSTICO

INTERVENCIN

COMPROBACIN

EVALUACIN

Evaluacin de Temas e Indicadores Iniciales.

Desarrollo de Actividades

Seguimiento a Resultados

Evaluacin de Impacto e Indicadores Iniciales.

DIAGNSTICO: El anlisis de necesidades de capacitacin surge de la importancia que tiene el actuar responsablemente frente a los recursos asignados para los procesos de formacin y entrenamiento del personal, en este sentido hemos encontrado algunas teoras que pueden ser contradictorias entre s; a. Por una parte estn quienes sostienen que estos recursos deben ser asignados de modo equitativo entre el nmero de personas que integran la organizacin de modo independiente a su cargo y funcin b. Otros, consideran que debe asignarse de acuerdo al impacto que tienen los cargos frente a los resultados de la empresa, en este sentido es mejor asignar una mayor parte a las reas comprometidas en la elaboracin del producto o en su comercializacin. c. Unos ms consideran que es importante invertir ms en los procesos de desarrollo de los niveles gerenciales y administrativos. d. Se da tambin la asignacin temtica, es decir distribuir el presupuesto de acuerdo a los procesos tcnicos de formacin, los administrativos, los de crecimiento personal y los costos de las actualizaciones. e. Estn tambin los que asumen que es preciso personalizar las necesidades de capacitacin y de esta manera establecer el presupuesto que se asignar.

Segn sea la manera de interpretar la asignacin de recursos, se determinar el plan de accin frente al tema y al cumplimiento de las polticas que se tienen frente al tema de capacitacin. El DIAGNSTICO permitir al responsable de capacitacin encontrar no solamente los temas sobre los cuales se debe trabajar, sino tambin los insumos que le permitan: Definir la profundidad requerida para cada uno de los temas. Establecer la intensidad horaria de cada intervencin Definir los grupos participantes Establecer los indicadores iniciales del proceso. Las herramientas con las cuales se trabaja el Diagnstico son variadas y permiten contar con un documento que soporta las inversiones que se requieren en el desarrollo de las competencias, algunas de ellas son: a. b. c. d. e. f. g. Evaluacin de competencias con 360 Test de percepcin Social Assesment Center Entrevistas personalizadas con jefes y dems funcionarios. Test de Requerimientos Encuestas externas de satisfaccin de clientes Resultados Comprador incgnito.

Los resultados permiten evidenciar los indicadores con los cuales se elaborar el programa de capacitacin que involucre, desde una perspectiva estratgica, no solamente los temas, sino todos los dems componentes que permitan desarrollar una intervencin ajustada a las necesidades de la organizacin. El siguiente paso, antes de avanzar hacia la intervencin, tiene que ver con la definicin de los proveedores de capacitacin, en este sentido es importante mencionar que muchas de las acciones de capacitacin sern desarrolladas con instructores internos y para ello es importante considerar tambin que al momento de seleccionar el instructor debe tenerse en cuenta no solamente su conocimiento sino tambin su habilidad comunicativa y que est dispuesto a someterse al esquema pedaggico establecido para el desarrollo de los diferentes temas.

Una vez seleccionados los proveedores se establece el plan pedaggico que implica que todos los seminarios y talleres, tanto internos como externos tengan una estructura similar, en este sentido se sugiere el siguiente: a. b. c. d. e. Ttulo del Seminario o taller Objetivos Temas a Desarrollar Tiempos de ejecucin Dirigido a

Es importante tambin, para garantizar que los instructores, docentes y facilitadores que intervienen en el desarrollo del programa sean idneos, el contar con un conocimiento previo de las personas que participaran en los diferentes mdulos y temas, en este sentido conviene no solamente contar con su currculo sino que se sugiere una entrevista previa que permita dar claridad a la orientacin y profundidad en cada uno de los temas que se abordarn. INTERVENCION Una vez establecido el Diagnstico de necesidades de capacitacin y entrenamiento tendremos claridad sobre: a. La importancia de desarrollar programas y no solamente acciones puntuales y aisladas de capacitacin. b. Quines son las personas participantes en el proceso. c. Qu temas y contenidos se desarrollarn d. Nivel de profundidad e intensidad horaria para cada uno de los temas definidos. e. Asignacin de docentes, instructores y facilitadores tanto internos como externos. f. Estructura presupuestal requerida g. Aspectos logsticos necesarios para cada uno de los eventos de la programacin. La intervencin entonces ser la ejecucin de los programas de capacitacin que deben abarcar diferentes escenarios de accin, como sugerencia se propone agrupar los diferentes programas de acuerdo a su finalidad y propsito: a. Programas institucionales. b. Programas de desarrollo. c. Programas de crecimiento personal.

d. Programas estratgicos. e. Programas tcnicos.

Como propuesta, para el desarrollo de estos programas, se pueden establecer tres niveles de formacin as: 1.- Capacitacin tcnica: La capacitacin tcnica permitir desarrollar las habilidades especficas para el mejoramiento en el desempeo del cargo. Caben aqu todos los seminarios, talleres y eventos orientados al fortalecimiento de las competencias laborales en los diferentes puestos de trabajo. 2.- Competencias y desarrollo Administrativo. El desarrollo de competencias implica en primer lugar clasificar y definir aquellas que ms importan a la empresa, por tanto se tendr en cuenta la cadena de valor para establecer las competencias corporativas en primer lugar, desarrollo de competencias comerciales y desarrollo de la competencia de servicio al cliente posteriormente, hasta llegar a cubrir la totalidad de los funcionarios. 3.- Crecimiento personal Los cursos de crecimiento personal son importantes por cuanto es claro para la empresa que no basta con tener buenos trabajadores, es preciso contar con personas ntegras capaces de solucionar no slo los conflictos en su desempeo laboral sino tambin todas aquellas situaciones que en su vida familiar y personal se les presenta, se orienta a la formacin de valores personales que hagan de nuestros colaboradores personas que aportan a su entorno familiar y social de modo proactivo y positivo en la bsqueda de la paz y la armona. Otra manera de organizar la estructura de un programa de capacitacin tiene que ver con el reconocimiento de las reas de impacto de la formacin y el entrenamiento, en este sentido se sugiere el siguiente esquema:

COMERCIAL
Se refiere a todos los eventos orientados al desarrollo de competencias y habilidades que fortalezcan la ejecucin de los planes y actividades referentes a la preventa, venta y postventa de productos y especficamente al incremento de las habilidades

GERENCIA
Son todos los eventos orientados al incremento, mejoramiento y desarrollo de competencias gerenciales, tales como coaching, decisiones efectivas, reuniones efectivas, negociacin, administracin del tiempo, etc.

GESTION
Se refiere a los entrenamientos y seminarios orientados al incremento, mejoramiento y desarrollo de competencias que permitan el mejoramiento de la gestin y sus resultados, tales como orientacin al logro, planeacin, evaluacin, indicadores, etc.

comerciales y de servicio al cliente.

Los procesos de intervencin no solamente se orientan al mejoramiento de la productividad, el desarrollo de habilidades individuales y grupales, sino que tambin permiten orientar acciones que permitan construir una cultura corporativa especfica, es decir acorde con la expectativa estratgica planteada. En el tiempo de intervencin es preciso tener en cuenta tambin la disponibilidad de los participantes, en este sentido partimos de la premisa de que los gerentes y jefes son los primeros interesados no solamente en que las personas que tienen a su cargo participen de los eventos programados, sino tambin en el inters manifiesto de querer involucrarse en este proceso de formacin y entrenamiento; en este sentido, es importante realizar programaciones con suficiente anticipacin, de tal manera que puedan coordinarse las acciones necesarias al interior de lo equipos de trabajo, y as garantizar que la asistencia a los eventos de capacitacin no representen retrasos o incumplimientos de tareas requeridas por los clientes. Otro elemento que debe tenerse en cuenta, es la importancia de llevar registro de algunos aspectos claves del proceso de formacin, por ejemplo: a. Nombre del Curso, Seminario o Taller b. Fecha de realizacin

c. d. e. f. g. h.

Duracin Asistentes, por reas, procesos o departamentos. Nombre del Facilitador o docente. Empresa proveedora Costo total Sitio de realizacin del evento.

Esta informacin nos permitir establecer algunos indicadores al momento de elaborar los informes de capacitacin. Finalmente es importante tener en cuenta que al finalizar cada uno de los eventos de capacitacin debemos solicitar a los instructores, docentes y facilitadores, tanto internos como externos, una copia del material entregado a los asistentes con el fin de llevar un archivo tanto fsico como en medio magntico de los diferentes temas trabajados, de esta manera se cuenta con material de consulta que estar disponible para quien lo requiera y al mismo tiempo har parte del archivo de conocimiento de la empresa. COMPROBACION Muchos procesos de capacitacin y entrenamiento terminan con la intervencin, lo cual hace que una vez ejecutado el evento de capacitacin se devuelva a cada participante a su lugar de trabajo sin un plan de seguimiento que permita establecer cules de los aprendizajes obtenidos sern aplicados. La comprobacin permite: a. b. c. d. e. f. Que los programas de formacin y entrenamiento tengan continuidad en el puesto de trabajo. Disear un plan de seguimiento personalizado sobre el aprendizaje obtenido. Establecer un modelo que permita medir el nivel de transferencia del aprendizaje. Definir indicadores de xito sobre el tema trabajado en el evento de capacitacin. Monitorear y acompaar a los participantes en su proceso de interiorizacin de contenidos. Ofrecer alternativas que permitan complementar y profundizar el aprendizaje.

En este sentido la comprobacin no se refiere nicamente al evento de seguimiento, que debe ser programado con todos los asistentes al

proceso de capacitacin, sino que inicia una vez termina la fase de intervencin. Para dar un poco ms de claridad sobre este tema, creo conveniente aclarar que, cuando se establece la programacin de capacitacin, debe existir un evento de mnimo 4 horas (Dependiendo de la intensidad de la intervencin), el cual deber realizarse entre el segundo y el cuarto mes despus de realizado el ltimo evento de capacitacin del programa, que tiene bsicamente dos propsitos: a. RETROALIMENTACION DEL APRENDIZAJE. Que permite reunir nuevamente al grupo participante y reflexionar acerca del impacto que tuvo el evento de capacitacin en el mejoramiento de su desempeo. La idea este espacio y tiempo es poder recuperar los aspectos en los cuales se est trabajando, compartir los avances y xitos obtenidos, las dificultades tenidas para cumplir el plan de trabajo, etc.. b. REFUERZO CONCEPTUAL. Es un tiempo dedicado a presentar un tema relacionado con el programa que se desarrolla y de esta manera ajustar el plan de trabajo individual y de grupo, proponer nuevas acciones y reconocer aspectos importantes en la bsqueda del cumplimiento de los objetivos planteados. La comprobacin es un tiempo que permite a la direccin establecer acciones de acompaamiento tanto para las personas como para los equipos, como por ejemplo sesiones de coach, que permitan fortalecer una determinada competencia. El acompaamiento al proceso de capacitacin permite llevar un ficha personal sea por persona o por evento, donde, en comn acuerdo con el facilitador o docente, se establezcan acciones de seguimiento que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos planteados en el programa de capacitacin. En muchas ocasiones obviamos este ejercicio y la consecuencia es que la evaluacin no tendr los resultados esperados ya que los aprendizajes obtenidos en el evento de capacitacin no tienen ningn seguimiento, ni se hace conciencia de cuales de ellos estn siendo aplicados en la gestin.

Finalmente, es importante recordar que los jefes deben estar al tanto de lo que va ocurriendo en los procesos de aprendizaje, de tal manera que se sugiere una reunin con ellos al finalizar la intervencin y se presente un informe de las acciones ejecutadas y los primeros resultados obtenidos.

EVALUACION Cuando hablamos de la evaluacin en ocasiones consideramos que basta quedarnos en el primer nivel, sin embargo, la propuesta de la metodologa D.I.C.E. tiene que ver con la capacidad que tiene el gerente de capacitacin de integrar los tres pasos anteriores en un resultado que al final ser su propio indicador de xito. Lo anterior se menciona precisamente porque la fase de evaluacin permite conocer el impacto obtenido en todo el proceso, es decir, no solamente se tiene como evidencia la ejecucin del programa en trminos de tiempo, participantes, presupuestos, etc., sino que debe mostrar de manera vlida los cambios reales ocurridos durante el proceso en cuanto al mejoramiento de la productividad y de resultados que integran el desarrollo de las personas, los equipos de trabajo y por supuesto de la organizacin. Para esto, es preciso recuperar las herramientas con las cuales se inici este proceso y para dar validez a los resultados debe haber contraste entre la informacin inicial o de entrada y la final o de salida, es decir, que los indicadores cuantificables podrn compararse entre s y de esta manera documentar los avances obtenidos. Sin embargo, ms all de que pueda demostrarse estadsticamente los incrementos y mejoramientos en el desarrollo de competencias es preciso que sean los siguientes dos componentes los que hagan evidente que los recursos invertidos en todo el proceso realmente funcionaron, estos son: a. La evidencia comportamental de desempeo y de resultados observables por los jefes y dems personas de la organizacin. Se refiere a que si se evala, por ejemplo, la orientacin al logro como competencia, ser la evidencia de que quienes participaron en los programas de capacitacin estn planificando ms, se renen de modo ms

efectivo y evalan sus actividades de modo permanente. b. Los resultados corporativos, que sin duda califican el xito del programa, sobre todo en los niveles de direccin y gerencia. Si bien es cierto que los crecimientos y resultados positivos de la empresa en ocasiones se deben a factores de mercado o situaciones particulares, tambin lo es que un mejor desempeo gerencial contribuye a los mismos. Recordemos que la evaluacin se realiza en diferentes momentos del proceso, as:

a. Evaluacin por actividad. Esta evaluacin se realiza al finalizar cada uno de los eventos de capacitacin y mide el nivel de satisfaccin del asistente en cuanto al contenido, desempeo del instructor, material y sitio. Es importante realizarla por cuanto permite reconocer el impacto inicial de la actividad y su carcter en general es bastante emocional y menos crtico. Sus beneficios tienen que ver con que ayudan a corregir y ajustar los aspectos prcticos para las siguientes ocasiones. Es importante compartir con el docente o facilitador estos resultados y conocer las reacciones del mismo con relacin a los resultados obtenidos. b. Evaluacin del participante. Con el nimo de conocer la percepcin del docente o facilitador del evento de capacitacin, se solicita que cada uno de ellos entregue un reporte con los aspectos que se consideren importantes para la continuidad del proceso de aprendizaje, se puede tener un modelo predeterminado que incluya los aspectos principales de la jornada y un espacio para las consideraciones del docente o facilitador. Normalmente este informe debe entregarse un par de das despus del evento de capacitacin. c. Evaluacin del Presupuesto. Con el fin de conocer el estado de la ejecucin presupuestal y

ajustar los diferentes rubros, es conveniente evaluar de modo trimestral este tema para verificar la ejecucin y si hay diferencias frente a lo establecido al comienzo del programa.

d. Evaluacin de impacto y resultado. Corresponde a todos los aspectos mencionados al comienzo de este apartado. Los indicadores obtenidos en esta evaluacin sern los que posteriormente nos permitan encontrar nuevos indicadores orientados a establecer el retorno sobre la inversin, lo cual implica un ejercicio que combina varios elementos, entre ellos: los aprendizajes, el incremento en la productividad y los costos directos e indirectos de todo el programa. Esta evaluacin lleva tambin a la elaboracin de la curva de aprendizaje, la cual debe ser prevista y diseada con los docentes y facilitadores cuando los programas establecen mediciones de aprendizaje de contenido.

Por ltimo, quisiera mencionar que la evaluacin del programa es la parte final del proceso, pero al mismo tiempo se convierte en un nuevo diagnstico, por cuanto permite reconocer nuevos aspectos sobre los cuales se debe enfatizar el siguiente ciclo de formacin y entrenamiento, de tal manera que el desarrollo de competencias en la organizacin deja de ser un desideratum y se convierte en un esquema de trabajo que permitir aproximar cada vez ms el sueo institucional con la realidad.

Usar la metodologa D.I.C.E. permite ser un apoyo a la gestin que realizan las reas de gestin humana en las organizaciones, ayuda a establecer relaciones que vayan ms all de lo puntual e invita a los gerentes y jefes a comprometerse con el proceso, de tal manera que puedan acompaar el aprendizaje de las personas y de la institucin. En este sentido, se puede concluir que la capacitacin es una inversin y no un gasto, que es posible medir el impacto de la capacitacin y que el desarrollo de competencias gerenciales,

comerciales y laborales contribuye significativamente mejoramiento de los resultados corporativos.

en

el

La metodologa D.I.C.E. permite tener una visin ms integral de los procesos de formacin que se desarrollan en la empresa y hace de la capacitacin un factor que genera un valor agregado significativo en los esfuerzos de transformacin cultual de la organizacin y entrega soluciones estructurales y no solamente coyunturales a los desafos que enfrenta la organizacin en su da a da.

*Gerente de JOB MANAGEMENT VISION www.jobmanagementvision.com