Asignatura: Administracin de Proyectos Informticos

FACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS GUA - N 01

Gua de Aprendizaje

Asignatura: Administracin de Proyectos Informticos

PROCESOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS Cada vez ms los sistemas que construimos los informticos aportan ms valor aadido a las organizaciones que los utilizan, hacindolas ms competitivas, con avances importantes en eficiencia, en eficacia y en efectividad; y en este sentido han adquirido una mayor importancia y un carcter ms estratgico dentro del conjunto de decisiones directivas, sin embargo en la aplicacin la propia funcin informtica de las empresas est sometida a problemas organizativos de direccin y gestin que conviene conocer y analizar. As, los responsables de los sistemas de informacin de una organizacin, sean departamentos internos o servicios externos tienen que responder a las necesidades que plantean las organizaciones, construyendo sistemas de informacin lo ms eficientes y efectivos posible, a la vez que adecuados a las necesidades de la organizacin. Para hacerlo, trabajan en dos grandes lneas: la gestin de la situacin actual y la mejora e innovacin de los sistemas. Antes de mencionar los procesos de direccin de proyectos informticos, definamos que es algunos conceptos bsicos en esta sesin. Qu es un proyecto? Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalizacin definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. Los dos elementos bsicos que incluye esta definicin son: las actividades y los recursos. Las actividades: Son las tareas que deben ejecutarse para llegar a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar informacin; realizar diagnsticos; confeccionar un diseo global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc. Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Para determinar la secuencia lgica de las actividades se debe establecer el mtodo, el tiempo y el costo, de cada operacin.

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Los recursos: Son los elementos utilizados para poder realizar la ejecucin de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicacin, discos de almacenamiento, energa, servicios, inversiones de capital, personal, informacin, dinero y tiempo. Entonces el fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma econmicamente ptima. Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad. Los Objetivos: En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir mltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo. Pero independientemente de su complejidad, caractersticamente todo proyecto rene la mayora de los siguientes criterios: Procesos iniciales Reconocer que el proyecto (o fase) debe comenzar y comprometerse a ello, teniendo un principio y un fin. Procesos de planificacin Concebir y mantener un esquema factible de trabajo para satisfacer la necesidad de negocio por la que se encara el proyecto, Tener un calendario definido de ejecucin Procesos de ejecucin Coordinar las personas y otros recursos para ejecutar el plan y plantearse de una sola vez, Constar de una sucesin de actividades o de fases. Procesos de control Asegurar que los objetivos del proyecto mediante control y medicin del progreso y si es necesario, tomando acciones correctivas, agrupar personas en funcin de las necesidades especficas de cada actividad Procesos de cierre

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Formalizar la aceptacin del provecto (o fase) y llevarla a un fin ordenado, contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades.
Procesos de planificacin

Procesos iniciales

Procesos de ejecucin

Procesos de cierre

Procesos control

Ahora piense por un instante en cada uno de los proyectos que se desarrollan en las organizaciones, y ver que todos ellos tienen cometidos que deben cumplirse en un cierto plazo de tiempo y que adems requieren de la concurrencia de otras personas. Ah es donde empieza a tener relevancia la figura del administrador, en los proyectos a realizarse en las organizaciones; incluidos los proyectos informticos. Deming, seala y remarca muy claramente, al presentar su teora de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientacin basada en principios administrativos, stos esfuerzos pueden causar profundos daos. La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene que hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sera la dispersin del conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en equipo y a los buenos lderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el conocimiento necesario. Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buen trabajo en la gestin del proyecto, su xito podr ser visto y verificado por los dems; en caso contrario, naturalmente, el fracaso tambin estar a la vista de todo el mundo. La responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar la capacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasa por alto.

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Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas. Definicin de los proyectos informticos Un proyecto informtico es un sistema de cursos de acciones simultneas y/o secuenciales que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocadas en obtener uno o ms resultados deseables sobre un sistema de informacin. El inicio de un proyecto informtico generalmente est dado en la solicitud de requerimientos de los usuarios, y siendo que los diferentes sistemas de Informacin Abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales; podemos clasificar a los Sistemas de Informacin segn sean las aplicaciones que necesite cada usuario en: Sistemas de Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, y Sistemas Expertos. En un entorno informtico estable, la decisin de iniciar un proyecto viene dada por las necesidades de: mantenimiento, modificacin, mejoramiento, reemplazo o capacidad; encuadrndose as, el proyecto informtico, dentro de una categora de complejidad. A) Mantenimiento del programa: Es una consecuencia de una omisin realizada en la etapa del diseo del sistema e involucra solucionar fallas menores del sistema, que obligar a la realizacin de cambios en el programa; como por ejemplo el descuido de no considerar que puedan ocurrir en el sistema, ciertas condiciones extraordinarias; como sera el caso de un aumento no previsto del 60 %, en la emisin de rdenes de compra. Las fallas tambin pueden provenir de otros factores, como ser en el caso de que existan cambios en las expectativas de los usuarios. B) Modificacin del programa: Involucra algo ms que un simple cambio en el programa; involucra un cambio estructural de una entidad Por ejemplo, un cambio en el nmero de dgitos del cdigo postal, o en el cdigo de zona telefnica. La diferencia con el Mantenimiento es el grado de importancia. C) Mejoramiento del sistema: Es el agregado de capacidades que no formaron parte del sistema de informacin original; por ejemplo cuando en una divisin se implement un sistema de inventarios, este sistema no inclua un modulo para calcular la futura demanda de bienes y partes. La inclusin de este sofisticado mdulo de clculo es considerado un mejoramiento del sistema.

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D) El Reemplazo del sistema; Ocurre cuando los sistemas de informacin se tornan fsicamente, tecnolgicamente o competitivamente obsoletos. Como es el caso de la utilizacin del lser, en el reconocimiento ptico de caracteres para la lectura del cdigo de barras, remplazando a la entrada por teclado. E) Nueva Capacidad del sistema: Son sistemas de informacin para los cuales no es necesario el uso de la automatizacin. Estn dados por la capacidad de poder modelizar la aplicabilidad de nuevos sistemas. Un ejemplo de ello, es la aplicacin de los sistemas expertos.

Toda direccin de proyectos lleva consigo un rol, de actividades que deben estar correctamente asignados, y cada miembro del equipo debe saber cual es el papel que le corresponde.

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