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CAPTULO 05

DESENHO DOS FLUGRAMAS ATUAIS

Simplificao Administrativa
Planejamento da Simplificao

Pr-requisitos da Simplificao Administrativa

Elaborao do Plano de Trabalho

Mapeamento do Processo

Mapeamento do Processo

Levantamento das Etapas e Normas

Identificao dos Elementos do Processo

Desenho dos Fluxogramas Atuais

Anlise e Melhoria do Processo

Anlise e Melhoria dos Processos

rvore de Solues

Modelagem do Processo

Sistema de Medio de Desempenho

Implementao das Melhorias

Implementao das Melhorias

Proposta de Simplificao

Implementao do Novo Processo

Fim

Painel de Bordo
- Ferramenta: Fluxograma - Resultado: Representao grfica dos processos de trabalho

5. DESENHO DOS FLUXOGRAMAS ATUAIS


5.1 Macro Viso desse Passo

ENTRADAS

PROCESSO
Sequenciar os subprocessos Identificar os atores

SADAS

E1-DFA: Formulrio de Identificao dos

S1-DFA:

Fluxogramas

atuais desenhados (E3ARS e E2-MDP).


Desenhar um fluxograma para cada sub-processo

Elementos de Interao do Processo

S2-DFA:

Relao

das

preenchidos (S1-IEP).

sugestes de melhoria identificadas durante o passo (E3-ARS)

Validar os desenhos com o GT

Fim

Legenda: 1. En: entrada, nmero;

2. DFA: Desenho dos Fluxogramas Atuais; 3. IEP: Identificao dos Elementos do Processo; 4. ARS: rvore de Solues; 5. MDP: Modelagem do Processo; 6. Sn: sada, nmero.

5.2 O que fluxograma?

Um fluxograma um desenho grfico feito com smbolos padronizados, que mostra a seqncia lgica das etapas de realizao de um processo de trabalho.

Alm de permitir a interpretao conjunta do processo, apresenta as seguintes vantagens:

Viso integrada do processo de trabalho; Visualizao de detalhes crticos do processo de trabalho;

Identificao do fluxo do processo de trabalho, bem como das interaes entre os subprocessos; Identificao dos potenciais pontos de controle; Identificao das oportunidades de melhoria.

5.3 Como desenhar os fluxogramas?

De posse dos Formulrios de Identificao dos Elementos do Processo, que foram construdos para todos os subprocessos, a equipe d, em conjunto com GT, dever observar, se h uma seqncia entre os subprocessos identificados. Caso haja, devero ser colocados em ordem de forma a permitir uma viso global de todo o processo a ser trabalhado. importante ressaltar que ser desenhado um fluxograma para cada subprocesso de trabalho identificado, de forma a permitir uma viso global de todo o processo a ser trabalhado.

5.3.1 Seqenciamento dos Processos

Procede-se analise da seqncia entre os subprocessos de forma que se visualize a ordem do processo como um todo.

5.3.2 Identificao dos atores

Deve ainda ser identificado quem o ator responsvel pela etapa, podendo ser representado, dentre outros, por:

um setor do prprio rgo (diretoria de administrao, coordenao de informtica; servio de capacitao institucional); uma outra organizao (rgo externo); um grupo de pessoas (equipe tcnica, equipe de apoio);

uma funo exercida por um grupo de pessoas (agentes de sade, analistas judicirios); nome de uma profisso (gestor, mdico, promotor, engenheiro); um sistema de informao (sistema de contabilidade, sistema financeiro, sistema de cadastro de fornecedores - SICAF); outro subprocesso de trabalho.

Lembre-se de que: Todas as informaes contidas nos Formulrios de Identificao dos Elementos do Processo so importantes, nenhuma delas pode ser desprezada.

5.3.3 Desenho do Fluxograma

Existe uma infinidade de modelos que podem ser utilizados para o desenho dos fluxogramas do processo de trabalho,e nada impede o uso de outro modelo de melhor entendimento e de mais fcil aplicao.

Para efeito deste Guia, foi escolhido um modelo simplificado (Anexo Ferramentas) que possibilita um rpido entendimento de seus elementos constitutivos, bem como a utilizao de ferramenta de uso comum e de fcil manuseio.

O desenho inicial dos fluxogramas poder ser feito, em um primeiro momento, pela Equipe d, para s ento, apresentar ao GT, que validar o desenho, revisando-o, a partir da verificao da coerncia com o processo desenvolvido no dia a dia.

Para o desenho, sugere-se a utilizao de um software de apresentao, pois tal ferramenta possui formas e objetos que facilitam a construo dos fluxos.

Desse modo, tomando por base o subprocesso Requisio, utilizado como exemplo, teramos o seguinte fluxograma:

REQUISIO DE PRODUTO/SERVIO

rea Solicitante

Preencher formulrio de Solicitao de bens e servios

Guardar Recibo de Solicitao de bens/servios

Tcnico Administrativo

Cadastrar dados da relao de bens e/ou servios necessitados

Analisar dados solicitados quanto especificao

Oramentao

Verificar se h disponibilidade de recursos ou previso

Gestor Administrativo

Analisa, aprova e encaminha para Comisso de Licitao

Sendo que: 1. atores: representados pelos bonecos na cor laranja, esquerda do desenho; 2. atividades: representadas pelas caixas dispostas na respectiva linha de cada ator; 3. seqncia das aes: representada pelas setas, que indicam o fluxo das aes.

Feitos os desenhos de todos os fluxogramas, a Equipe d dever reunir com o GT, para a validao do resultado. Caso sejam muitos fluxogramas, a Equipe d e o GT podem se dividir em subgrupos de trabalho e distribuir os desenhos entre si, para otimizar o tempo. Aps a validao, a Equipe d, proceder correo dos fluxogramas, conforme as sugestes/observaes dadas.

Todo o histrico deve ser guardado.

No se deve

descartar as verses anteriores at o final do processo.

5.3 Concluso desse Passo

A concluso desse passo dar-se- com a validao do desenho dos fluxogramas feita pela Equipe d, suas respectivas correes e a divulgao dos resultados.

O Desenho dos Fluxogramas Atuais o ltimo passo da Fase de Mapeamento dos Processos de Trabalho. Finalizada esta fase, a Equipe d comear a preparao da prxima fase - a de Anlise e Melhoria dos Processos de Trabalho, que se inicia com a rvore de Solues.