Manual Bsico do Usurio Soluo de Protocolo nico

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1. LOGIN

Informe a matrcula e a senha do usurio para cesso. A linha de rodap exibe em todas as telas do sistema o relgio atual e informaes teis disponibilizadas pelos administradores do sistema.

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2. PRINCIPAL

Pgina inicial da ferramenta, contm o menu de funes e informa o usurio atualmente conectado, bem como sua foto. .Para cadastrar ou alterar a foto do usurio, basta clicar na rea onde a foto exibida e escolher o arquivo de imagem com a foto que ir ser gravada na ferramenta. Para alterar a senha do usurio conectado, preencher as informaes na caixa Alterar Senha e clicar no boto Alterar.

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2. CADASTRO DE ENVOLVIDOS

Acessado a partir do menu: Processo -> Cadastros -> Envolvido, mantm o cadastro das pessoas envolvidas na tramitao dos documentos gerenciados pelo sistema. Pesquise um envolvido atravs do seu CPF/CNPJ ou preencha os dados para um novo cadastro. Os campos em negrito so obrigatrios: Cdigo: gerado automaticamente; CPF/CNPJ: Nmero do CPF ou CNPJ do envolvido. Deve ser informado um nmero vlido; Nome / Razo: Nome ou Razo Social do envolvido; Tipo: Tipo de envolvido: Pessoa Fsica, Jurdica, etc.; Cargo / Fantasia: Cargo ocupado no caso de servidores, nome de fantasia no caso de pessoas jurdicas ou em branco no caso de pessoas fsicas; Trat.: Forma de tratamento a ser utilizado com o envolvido; Exemplos de uso: Ministros(as): Excelentssimo(a) Senhor(a); Prefeitos(as): Senhor(a) Prefeito(a); Secretrios(as): Senhor(a) Secretrio(a); Comandantes: Senhor(a) Comandante; Logradouro: Endereo do envolvido. Pode ser pesquisado no cadastro de logradouros. A pesquisa feita clicando no boto .... Nmero, Complemento, CEP, Cidade: Nmero da casa, Complemento do endereo, CEP e Cidade do envolvido; Bairro: Bairro do envolvido. Pode ser pesquisado no cadastro de bairros. A pesquisa assim como no logradouro feita clicando no boto .... UF, Residencial, Comercial, Celular: Estado, Telefone residencial, comercial e Celular do envolvido. Obs.: Observaes gerais. Caso o CPF/CNPJ digitado j esteja cadastrado, as informaes do respectivo envolvido sero exibidas e

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podero ser alteradas ou excludas; Os seguintes botes de comando esto disponveis para o cadastro de envolvidos: Salvar: Salva os dados informados. Se um CPF/CNPJ no existir, ser criado um novo envolvido para este CPF/CNPJ, caso contrrio, os dados existentes sero substitudos pelos dados informados; Excluir: Exclui o envolvido cadastrado para esse CPF/CNPJ; Limpar: Limpa os campos da tela permitindo a insero de novos dados; Voltar: Volta pgina inicial.

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4. PESQUISA DE ENVOLVIDO

Acessado a partir do menu: Processo -> Cadastros -> Pesquisa Envolvido, pesquisa por envolvidos cadastrados que satisfaam as informaes constantes dos campos de pesquisa: Cdigo: Cdigo do envolvido gerado no seu cadastro; CPF/CNPJ: Nmero do CPF ou CNPJ do envolvido. Deve ser informado um nmero vlido; Nome / Razo: Nome ou Razo Social do Envolvido; Tipo: Tipo de envolvido: Pessoa Fsica, Jurdica, etc.; Cargo / Fantasia: Cargo ocupado no caso de servidores, nome de fantasia no caso de pessoas jurdicas ou em branco no caso de pessoas fsicas; Trat.: Forma de tratamento a ser utilizado com o envolvido; Obs.: Observaes gerais. Os seguintes botes de comando esto disponveis para o cadastro de envolvidos: Buscar: Pesquisa o cadastro pelos envolvidos que satisfaam aos critrios informados e exibe os resultados em uma tabela logo abaixo; Imprimir: Exibe uma janela com os resultados da busca formatados para impresso; Limpar: Limpa os campos da tela permitindo uma nova pesquisa; Voltar: Volta pgina inicial.

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5. TRAMITAO

Acessado a partir do menu: Processo -> Processos -> Tramitao, exibe os processos relacionados ao setor onde o usurio conectado est lotado. Os documentos so distribudos em caixas de forma semelhante ao que ocorre nas caixas postais de um correio eletrnico, onde o usurio seleciona os documentos desejados conforme abaixo: Entrada: Processos enviados para o usurio, mas que ainda no foram recebidos. Botes de comando disponveis: Receber: Recebe o documento enviado, gravando-o na caixa Anlise; Limpar: Desmarca os documentos selecionados; Voltar: Retorna pgina inicial. Anlise: Processos recebidos pelo usurio e em seu poder. Botes de comando disponveis: Comp. de Recepo: Re-emite o comprovante de recepo do processo; Encaminhar: Encaminha o processo para outro destinatrio; Arquivar: Envia o processo para arquivamento; Tramitao Externa: Envia o processo para instituies externas PMF ou rgos no implantados, ficando registrado na caixa de tramitao externa Obs: Aconselha-se que esta opo seja utilizada somente por setores de protocolo e no por setores internos; Limpar: Desmarca os documentos selecionados; Voltar: Retorna pgina inicial. Sada: Processos enviados/encaminhados que ainda no foram recebidos pelos seus destinatrios. Botes de comando disponveis: Comprovante de Encaminhamento: Imprime um comprovante de envio do documento servindo de protocolo; Cancelar Envio: Cancela o envio de um documento, retirando-o da caixa de entrada do destinatrio; Limpar: Desmarca os documentos selecionados;

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Voltar: Retorna pgina inicial. Enviados: Processos enviados e recebidos pelos destinatrios. Botes de comando disponveis: Limpar: Desmarca os documentos selecionados; Voltar: Retorna pgina inicial. Cpias: Cpias de processos enviados a outros destinatrios, enviados como cpia ao usurio atual. Botes de comando disponveis: Excluir: Exclui os documentos selecionados; Limpar: Desmarca os documentos selecionados; Voltar: Retorna pgina inicial. Arquivados: Processos arquivados. Botes de comando disponveis: Reabrir: Reabre um processo selecionado, possibilitando nova tramitao; Limpar: Desmarca os documentos selecionados; Voltar: Retorna pgina inicial. Externos: Processos enviados para rgos/Entidades externas no controladas pelo sistema. Botes de comando disponveis: Retornar: Retorna o processo para a Caixa de Anlise de onde poder seguir sua tramitao normal; Limpar: Desmarca os documentos selecionados; Voltar: Retorna pgina inicial. Excludos: Processos excludos do sistema. Botes de comando disponveis: Limpar Lixeira: Elimina os dados do processo selecionado de forma definitiva; Limpar: Desmarca os documentos selecionados; Voltar: Retorna pgina inicial.

Existem dois cones de status do documento, o primeiro indica se o mesmo j foi visualizado

eo

segundo indica se o documento est tramitando em meio digital, ou seja sem folhas , nesse caso ele deve ser recebido imediatamente para que sejam executados os devidos encaminhamentos.

Caso exista em uma das caixas algum documento tramitando em meio digital, ou seja sem folhas, ser exibido um cone indicando este status. Se durante o trmite for inserido alguma folha, o usurio dever informar ao sistema durante o processo de encaminhamento, alterando a quantidade de folhas do mesmo, ou utilizando o recurso de anexo de documentos fsicos.

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6. ABERTURA DE PROCESSO

Acessado a partir do menu: Processo -> Processos -> Abertura, inicia um processo conforme abaixo. Os campos em negrito so obrigatrios. Tipo: Tipo do processo sendo aberto: CI, Licitao, Ofcio, etc; Data: Data de abertura (gerado automaticamente); Hora: Hora de abertura do processo (gerado automaticamente); Proprietrio: rgo de origem do processo; Nmero: Nmero do processo (gerado automaticamente). Assunto: Assunto do processo (previamente cadastrados). Pode ser pesquisado atravs do cadastro, a pesquisa feita clicando no boto ...; Envolvido (Em caso de CI: Responsvel ): Envolvido no processo. Pode ser pesquisado e/ou includo no cadastro de envolvidos. A pesquisa feita clicando no boto ...; Responsvel: Responsvel pelo processo; Corpo: Corpo do processo; Destino: rgo e lotao para onde o processo ser encaminhado; Prioridade: Prioridade a ser dada na tramitao/anlise do processo; Usar Fluxo: Utilizar um fluxo de encaminhamentos pr-definido para o processo; N Folhas: Nmero de folhas que fazem parte do processo; Obs.: Caso o processo no tenha folhas dever ser informado 0 (zero) como quantidade fazendo com que o mesmo tramite em meio digital e seja tratado de forma diferenciada, com o intuito de informar aos usurios que no esperem a chegada de folhas para que possam marc-los como recebido e efetuar os devidos encaminhamentos. Data Prazo: Data estipulada para anlise / parecer / encaminhamento do processo; Botes de comando disponveis: Com Cpia: Informa destinatrios de cpia do processo; Vol: Informa os volumes de documentos pertencentes ao processo; Anexo: Anexa arquivos em meio digital ao processo;

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Formulrio: Abre o formulrio definido para o tipo do processo (caso exista); Salvar: Salva as informaes do processo e o envia ao(s) seu(s) destinatrio(s); Limpar: Limpa o formulrio permitindo a abertura de um novo processo; Voltar: Volta pgina inicial.

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7. APENSAMENTO DE PROCESSO

Acessado a partir do menu: Processo -> Processos -> Apensamento, junta um processo a um processo principal, do mesmo tipo ou no, em que o processo apensado passa a tramitar conforme a tramitao do processo principal, podendo estes serem desvinculados (desapensados) nesta mesma tela. Os campos em negrito so obrigatrios. Processo Apenso Proprietrio: rgo de origem do processo; Nmero: Nmero do processo; Os demais dados so pesquisados e exibidos nos respectivos campos; Processo Principal Proprietrio: rgo de origem do processo; Nmero: Nmero do processo; Os demais dados so pesquisados e exibidos nos respectivos campos; Botes de comando disponveis: Apensar|Desapensar: Apensa|Desapensa um processo /de um processo principal; Limpar: Limpa o formulrio permitindo a informao de um novo processo para apensamento/desapensamento; Voltar: Volta pgina inicial.

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8. INCORPORAO DE PROCESSO

Acessado a partir do menu: Processo -> Processos -> Incorporao, junta em um nico processo, dois processos do mesmo tipo e assunto, sendo um principal e o outro incorporado, de forma definitiva, no podendo ser desfeita. Os campos em negrito so obrigatrios. Processo Incorporado Proprietrio: rgo de origem do processo; Nmero: Nmero do processo; Os demais dados so pesquisados e exibidos nos respectivos campos; Processo Principal Proprietrio: rgo de origem do processo; Nmero: Nmero do processo; Novo N. de Folhas: Nmero total de folhas que o processo passou a ter aps a incorporao; Os demais dados so pesquisados e exibidos nos respectivos campos; Botes de comando disponveis: Incorporar: Incorpora um processo a um processo principal; Limpar: Limpa o formulrio permitindo a informao de um novo processo para incorporao; Voltar: Volta pgina inicial.

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9. CONSULTA DE PROCESSOS

Acessado a partir do menu: Processo -> Processos -> Consulta, pesquisa por processos de acordo com os dados informados na tela de pesquisa. Esses dados so de preenchimento opcional, sendo que quanto mais dados informados, mais preciso ser o resultado obtido. Botes de comando disponveis: Imprimir: Pesquisa os processos de acordo com os dados informados nos campos de pesquisa e exibe os resultados em uma tela formatada para impresso; Buscar: Pesquisa os processos de acordo com os dados informados nos campos de pesquisa e exibe os resultados na guia Resultados onde podero ser visualizados e impressos; Limpar: Limpa os dados de pesquisa; Voltar: Volta pgina inicial.

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