Las ciencias auxiliares del archivista

Teora y practica
La ciencia archivstica es relativamente nueva, contrariamente a los objetos de lo que se ocupan, que tienen antigedad, esta se considera como una disciplina en constante evolucin. Invitado : instructora Magali merio 24/08/2011

Introduccin
El diccionario de Terminologa Archivstica espaol daba la siguiente definicin de la archivstica: disciplina que trata los aspectos tericos y prcticos (tipologa, organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el tratamiento archivstico de sus fondos. De esta definicin, se deduce que posee dos campos de actuacin, el de la teora y el de la prctica, que se alimentan mutuamente, podemos conceptuar la archivstica como una ciencia emergente. Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideracin: los fondos documentales y su entorno; posee, adems un mtodo, compuesto por un conjunto de principios tericos y procedimientos prcticos, cuya evolucin constante la perfilan con mayor nitidez da a da. Y un fin, hacer recuperable la informacin documental para su uso. Otras ciencias tambin se ocupan de los archivos (Diplomtica, Paleografa, Sigilografa, Historia...) pero de forma diversa a la Archivstica. La pluralidad de las funciones que asume esta archivstica emergente se encuentra en la base de su inevitable interdisciplinariedad. Una actuacin global y transversal en el mundo de la Administracin y la empresa con documentos antiguos y modernos, con el recurso imprescindible a las modernas tecnologas y los nuevos soportes, y en un contexto jurdicoadministrativo preciso, hace que la archivstica deba construir un discurso variado y estructurado mediante el recurso a disciplinas propias de las ciencias de la administracin, las ciencias de la informacin y las ciencias auxiliares de la historia. Existen tres grupos de disciplinas son las que han marcado la evolucin de la archivstica: las ciencias de la documentacin las ciencias de la Administracin y las ciencias histricas. En concreto, la Archivstica posee un ncleo especfico de tcnicas y procedimientos, pero, a la vez, bebe de las fuentes del derecho administrativo, el rgimen jurdico y la historia general y de las instituciones. Asimismo, aplica filosofas relacionadas con la

conservacin fsica de los soportes y las tcnicas de difusin y marketing comunes con el mundo del patrimonio cultural, comparte con las ciencias de la informacin y la documentacin las problemticas derivadas de una recuperacin rpida y eficiente de la informacin, debe usar con profusin las tecnologas de la informacin y la comunicacin y, sobre todo, mantiene un estrecho vnculo con las ciencias y las tcnicas historiogrficas, especialmente la diplomtica, la paleografa y el latn documental y tambin con otras ciencias auxiliares como la sigilografa, la genealoga, la herldica, la cronologa, la papirologa, la numismtica, la criptografa y la epigrafa.

Objetivo general
El objetivo general de esta asignatura es el de facilitar la adquisicin de los conocimientos y habilidades tericos, necesarios para el adecuado desempeo de las competencias profesionales asignadas a los archiveros. Los objetivos especficos son: Conocer los principios tericos y el marco conceptual en el que se apoya la Archivologa. Familiarizarse con los principios fundamentales de la Archivologa y las distintas formas de pensamiento sobre el valor otorgado a esta rama del saber. Entender las unidades archivsticas como elementos para la realizacin de las distintas intervenciones archivsticas y desarrollar criterios y creatividad en el empleo del conocimiento archivstico.

Adquirir las destrezas necesarias en el desarrollo de las funciones de la gestin de documentos administrativos e histricos. Capacitar en mtodos de trabajo en archivos para mejorar el servicio y desarrollar el marco terico sobre los distintos aspectos de la archivologa. Conocer la evolucin general de los sistemas de tratamiento de los documentos y los centros principales empleando normas legales y deontolgicas que se deben observar en el ejercicio de la actividad profesional. Conocer las tcnicas componentes de los archivos y sus distintas concepciones. Que el alumno logre conocer las distintas corrientes y sus contenidos en el pensamiento terico de la archivologa. Que el alumno logre comprender los alcances y fines propuestos por la archivologa. Que el alumno logre enriquecer su vocabulario archivstico y los conceptos que en la materia se utilizan.

Gua de la ciencia auxiliar archivsticas

Concepto de ciencia auxiliar Cualquier ciencia, sea cual sea, necesita para alcanzar sus propios fines, recurrir a otras ramas del conocimiento humano, sin las cuales en modo alguno podra alcanzar sus finalidades u objetivos. Nadie puede negar la dependencia, en este sentido, de la fsica

respecto de las matemticas o de la medicina respecto de la biologa, sin que ello implique superioridad o inferioridad de ninguna de ellas. Decir auxiliares no significa consideracin de inferioridad, sino que se recurre a ellas de modo parcial y como ayuda para la consecucin de unos fines determinados. Difcilmente una ciencia o disciplina posee autonoma cientfica. Las disciplinas cuyos mtodos o resultados son utilizados por otro profesional o por otro cientfico en su trabajo o en su investigacin, pueden ser consideradas por ste como auxiliares en cuanto que son utilizadas en los estadios preliminares de su trabajo especfico. El carcter de auxiliar viene de la toma de postura de una ciencia con respecto a las otras, de manera que si la Archivstica estima como auxiliares a la Paleografa e incluso a la Historia, la Archivstica puede convertirse en auxiliar desde la perspectiva de stas. Por ello, y una vez vista la interdisciplinariedad de la archivstica, vamos a hacer un repaso por las principales ciencias auxiliares que han marcado su evolucin, para ello dividiremos este estudio en tres apartados: ciencias de la historia, ciencias de la administracin, las ciencias de la documentacin, para terminar comentando otras disciplinas de nuevo cuo como las ciencias de la informacin y la comunicacin.

Clasifican en dos variantes:

1. Las tradicionales ciencias de la Archivstica, entre las que encontraremos las ciencias relacionadas con la Historia: paleografa, diplomtica, cronologa, y otras como la sigilografa, la herldica, la genealoga. 2. Las ciencias ms recientes, entre las que encontraremos las ciencias de la Administracin, el derecho, la documentacin las TICs, el marketing... 1. Ciencias tradicionales:

1.1. Ciencias de la Historia Dado el carcter que con el paso del tiempo pueden adquirir los documentos, y derivado tambin de su carcter testimonial, stos se convierten en objeto de inters para otras disciplinas. Durante todo el S. XIX la relacin del archivo con la historia fue exclusiva, es en el siglo siguiente cuando surge el nacimiento de la archivstica cientfica, que en un primer estadio no ser ms que una ciencia auxiliar vinculada a otras, como la diplomtica, la paleografa y la bibliologa, con las que compartir la funcin historiogrfica como esencial. La liberacin de la subordinacin de la archivstica a la historia vino con la formulacin de dos principios cientficos: el de procedencia y el respeto al ciclo vital de los documentos. Sin documentos no hay historia y son los documentos escritos los favoritos para sta, hasta tal punto esta proximidad fue importante que para asegurarse el acercamiento idneo en la informacin contenida en l, se hizo obligatoria la presencia de las ciencias auxiliares de la historia, la paleografa, la epigrafa y la diplomtica. Ahora bien, como seala Cruz Mundet, estas relaciones son biunvocas, por un lado, los documentos de archivo sirven a la historia como fuente bsica de informacin para conocer el pasado, por el otro, los documentos son fruto de la actividad de las personas que los han producido en el tiempo y la archivstica necesita conocer la evolucin de esas personas o instituciones para: - Comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos - Conocer la estructura orgnica, funciones y actividades - Para comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones documentales para dotarlos de un organigrama objetivo y estable en el tiempo. Par el archivero son indispensables tambin los conocimientos de Historia de las Instituciones. 1.2. La paleografa El trmino procede del griego paleos (antiguo) y grafa

(escritura). Es el tratado de las escrituras antiguas sobre soportes materiales suaves (papel, pergamino, papiro), mientras que las trazadas sobre soportes rgidos (mrmol, bronce, piedra...) pertenecen a la epigrafa. La paleografa nace unida a la Diplomtica. El lmite del estudio de las escrituras antiguas llega hasta la procesal del S. XVIII. Los objetivos de la paleografa son: v Leer y descifrar los signos grficos v Hacer un examen sistemtico de las escrituras para situarlas en el tiempo y espacio v Analizar la naturaleza de los signos grfico para conocer el desarrollo intrnseco de la propia escritura El archivero necesita la paleografa para: 1. Leer y comprender los manuscritos anteriores al S. XVIII, momento a partir del cual comienza la escritura humanstica o actual, para poder analizarlos y describirlos 2. Le ser til para situar en el tiempo e incluso en el espacio aquellos manuscritos que por deterioro o cualquier otra causa, no ofrezcan informacin de su datacin y localizacin geogrfica 3. Tambin resultar necesaria en caso de adquisicin de documentos, de modo que sepa discernir su autenticidad y su valor informativo. 1.3. La Diplomtica La Diplomtica, nacida en el siglo XVII, es la ciencia que estudia la tradicin, la forma y la elaboracin de los documentos. Su objeto es hacer la crtica, juzgar su sinceridad, apreciar la calidad de los textos, extraer de las frmulas todos los elementos de contenido susceptibles de ser utilizados por el historiador, datarlos y, en fin, editarlos. La Diplomtica comprende dos grandes apartados: las llamadas Diplomtica general y Diplomtica especial.

La diplomtica general analiza el concepto, objeto, mtodo e historia de la Diplomtica, junto con el concepto de documento, su gnesis, transmisin y estructura, incluyendo tambin el estudio de otros caracteres internos o externos como la data, los sellos o la lengua. La diplomtica especial se ocupa de la tipologa documental, es decir, de los documentos y los grupos documentales en concreto, y del estudio de las chancilleras y las instituciones de expedicin. El archivero necesita de la Diplomtica para: 1. Conocer la tradicin documental: original o copia y qu tipo de copia (simple, certificado...) 2. Evaluar la autenticidad analizando los elementos formales a fin de saber si es un documento verdadero o falso y en qu grado. 3. Conocer la tipologa diplomtica que est en funcin del nmero y de la disposicin de los elementos formales. El problema surge a partir de la Edad Moderna por el vaco de estudios diplomticos. 1.4. La cronologa Del griego cronos (tiempo) y logos (tratado), es la disciplina que permite conocer la medida del tiempo. Hay que distinguir entre: v Cronologa matemtica o astronmica v Cronologa tcnica La cronologa tcnica es el objeto de atencin de la archivstica porque permite situar los acontecimientos en el desarrollo de la Historia de la humanidad. No siempre se ha medido el tiempo de igual forma, segn los pueblos y pases y segn las pocas. La Cronologa es til para la documentacin histrica, sobre todo la medieval. Existen frmulas, tablas, calendarios...para reducir los cmputos al actual.

El archivero necesita la cronologa para la correcta datacin del documento, ya que la fecha del documento es uno de los elementos indispensables para su identificacin. 1.5. La Sigilografa Trata o tiene por objeto el estudio de los sellos bajo todos sus aspectos, cualquiera que sea su fecha (Comit de Sigilografa del CIA), y aade: describe matrices e improntas y las estudia de manera crtica desde el punto de vista histrico, artstico, tcnico y valor aprobatorio: tipos, leyendas, modos de aposicin y naturaleza diplomtica y jurdica, as como los mtodos de conservacin. La Sigilografa es concebida normalmente como auxiliar de la Diplomtica o de la Historia del Derecho en cuanto que el sello puede ser un modo de validacin o mera caracterizacin del origen del documento. Es tambin auxiliar de la Historia del Arte en cuanto el sello es una pequea pieza artstica y auxiliar de la Herldica en cuanto que ste sirve para establecer procedencias y fechas de las armeras, para relacionar un blasn con un usuario y una familia. Es tambin auxiliar de la Archivstica en cuanto que el sello es parte del documento al que valida, cierra o marca y como tal debe ser conocido para ser recogido, conservado, descrito y servido en el archivo. 1.6. La Genealoga Ciencia del origen, de la propagacin y del destino de las familias que han adquirido consideracin en la vida pblica y de influencia sobre la sociedad civilizada. El carcter ms formal y tradicional es el establecimiento de esquemas genealgicos rigurosos, tablas de filiaciones y parentescos. Eso slo justifica que sea una ciencia auxiliar de la Archivstica. Porque la lnea de filiacin y parentesco

vincula a los documentos producidos en archivos familiares y por ese hilo del linaje pueden ser localizados, rescatados o devueltos a su sitio natural.

17. Ciencias de la documentacin La ciencia de la documentacin agrupa una serie de disciplinas diversas, que tienen una aplicacin tcnica bien asentada y cuyas distintas actividades son llevadas a cabo por profesionales que realizan su labor en fondos documentales y que reciben nombres como: documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de la informacin, etc. Todas estas actividades y funciones son coincidentes en su objetivo: facilitar el acceso a la informacin, principalmente documental. En la sociedad de hoy, para contestar a las demandas de los usuarios (admn., investigador o ciudadano) los papeles del documentalista, bibliotecario y archivero no estn en conflicto sino que se complementan. El documento digital y la www estn aproximando cada vez ms estos papeles. El objeto de la archivstica es disponer de la documentacin organizada, recuperable para el uso de la admn., el ciudadano y el investigador, de ah que el archivo se componga de tres elementos esenciales: ARCHIVO: DOCUEMNTOS + ORGANIZACIN + SERVICIO Dar servicio, informar es tambin el fin primordial de bibliotecas y centros de documentacin, por lo tanto deben tener organizada su documentacin. Las tres instituciones coinciden en este punto, pero el archivo se diferencia bsicamente de ellas por el carcter ms conservador en la informacin debido al carcter testimonial de los documentos, mientras que en aqulla predomina el objeto difusor, y

en cuanto a su organizacin, siguiendo el principio de respeto a la procedencia en los archivos y por materias en el resto. Segn F. Fuster la Archivstica se diferencia de las dems ciencias documentales en: - El carcter seriado de los fondos - El sentido del Archivo como conjunto orgnico y nunca como coleccin. - El principio de procedencia. Con respecto a las relaciones entre archivo y centro de documentacin, en muchas ocasiones, los centros de documentacin son dependencias de un organismo que produce documentacin que es organizada por este centro; por tanto, gestiona tambin un archivo al servicio de esa Administracin como archivo administrativo que es. Esta aclaracin nos sirve para comprender el porqu de asimilar los centros de documentacin a los archivos en el Art. 3 de la ley 19/2002. El centro de documentacin integrar, pues, un fondo documental con una coleccin, documentos administrativos y documentos cognitivos, fuentes de informacin interna y externa, pues su funcin es proporcionar al usuario toda la informacin necesaria para la toma de decisiones. Este carcter de servicio informativo, de servicio al ciudadano y a la Administracin, el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, la normalizacin y la difusin a travs de la red, hace que la archivstica ample sus conocimientos y tome prestado de las ciencias de la documentacin los tesauros y la indizacin.

1,8. La onomstica:

Es una rama de la lexicografa que estudia los nombres propios. Se clasifica en:

Antroponimia: disciplina que registra los nombres de personas; Toponimia: disciplina que registra los nombres de lugares, habitados o no; incluye tambin los nombres de montes, cordilleras, ros, lagos, etc. La toponimia se estudia de manera auxiliar en otras ciencias, como la historia, geografa, mitologa, cromatografa, literatura, hagiog rafa, botnica, etc. Es una disciplina esencialmente lingstica, pero que puede proporcionar datos de inters a saberes como la historia, la zoologa, la arqueologa u otras. Bionoma: disciplina que registra los nombres de seres vivos.

Celebracin o conmemoracin del santo de una persona, "Mi nombre es Rafael y mi onomstica es el 29 de septiembre, da de su celebracin" 1.9. La metrologa: Es la ciencia e ingeniera de la medida, incluyendo el estudio, mantenimiento y aplicacin del sistema de pesas y medidas. Acta tanto en los mbitos cientfico, industrial y legal, como en cualquier otro demandado por la sociedad. Su objetivo fundamental es la obtencin y expresin del valor de las magnitudes, garantizando la trazabilidad de los procesos y la consecucin de la exactitud requerida en cada caso; empleando para ello instrumentos mtodos y medios apropiados. La Metrologa tiene dos caractersticas muy importantes el resultado de la medicin y la incertidumbre de medida. Los fsicos y las industrias utilizan una gran variedad de instrumentos para llevar a cabo sus mediciones. Desde objetos

sencillos como reglas y cronmetros, hasta potentes microscopios, medidores de lser e incluso avanzadas computadoras muy precisas. Por otra parte, la Metrologa es parte fundamental de lo que en los pases industrializados se conoce como Infraestructura Nacional de la Calidad,1 compuesta adems por las actividades de: normalizacin, ensayos, certificacin y acreditacin, que a su vez son dependientes de las actividades metrolgicas que aseguran la exactitud de las mediciones que se efectan en los ensayos, cuyos resultados son la evidencia para las certificaciones. La metrologa permite asegurar la comparabilidad internacional de las mediciones y por tanto la intercambiabilidad de los productos a escala internacional.

1.9. La Informtica

es la ciencia aplicada que abarca el estudio y aplicacin del tratamiento automtico de la informacin, utilizando sistemas computacionales, generalmente implementados como dispositivos electrnicos. Tambin est definida como el procesamiento automtico de la informacin. Conforme a ello, los sistemas informticos deben realizar las siguientes tres tareas bsicas:

Entrada: captacin de la informacin. Proceso: tratamiento de la informacin. Salida: transmisin de resultados.

En los inicios del procesado de informacin, con la informtica

slo se facilitaban los trabajos repetitivos y montonos del rea administrativa. La automatizacin de esos procesos trajo como consecuencia directa una disminucin de los costes y un incremento en la productividad. En la informtica convergen los fundamentos de las ciencias de la computacin, la programacin y metodologas para el desarrollo de software, la arquitectura de computadores, las redes de computadores, la inteligencia artificial y ciertas cuestiones relacionadas con la electrnica. Se puede entender por informtica a la unin sinrgica de todo este conjunto de disciplinas. Esta disciplina se aplica a numerosas y variadas reas del conocimiento o la actividad humana, como por ejemplo: gestin, almacenamiento y consulta de informacin, monitorizacin y control de procesos, industria, robtica, comunicaciones, control de transportes, investigacin, desarrollo de juegos, diseo computarizado, aplicaciones/herramientas multimedia, medicina, biologa, fsica , qumica, meteorologa, ingeniera, arte, etc. Una de la aplicaciones ms importantes de la informtica es proveer informacin en forma oportuna y veraz, lo cual, por ejemplo, puede tanto facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial (en una empresa) como permitir el control de procesos crticos. Actualmente es difcil concebir un rea que no use, de alguna forma, el apoyo de la informtica. sta puede cubrir un enorme abanico de funciones, que van desde las ms simples cuestiones domsticas hasta los clculos cientficos ms complejos. Entre las funciones principales de la informtica se cuentan las siguientes: Creacin de nuevas especificaciones de trabajo, Desarrollo e implementacin de sistemas informticos, Sistematizacin de procesos y Optimizacin de los mtodos y sistemas informticos existentes.

2. BIBLIOTECOLOGA

La bibliotecologa es la ciencia que estudia y permite conocer las caractersticas del libro y la fundacin, corporacin, entidad o institucin que difunde, conserva, organiza, cataloga etc., los libros que hoy da llamamos biblioteca. La bibliotecologa como palabra tiene su origen el Griego biblion-libro, theke-caja y logos - discursos. En el principio las ciencias como la Teologa que constituan al estudio supremo de la formacin de las universidades lo que dio origen a la Bibliotecologa por la cantidad de informacin acumulada que la mismas necesitaba un trato especial

CONCLUSIN

Es necesario destruir parte de la documentacin contempornea pues dado su volumen es materialmente imposible conservarla en su integridad y

de manera que pueda ser utilizable. Esto no se puede hacer de cualquier manera, son necesarios criterios y procedimientos, es una tarea ineludible que si no se hace de forma institucional u ordenada otros la har de manera incontrolada. Siempre queda el responsable en duda si ha obrado correctamente y adems conocer todas las ciencias auxiliares que permitan trabajar con confianza en cualquier empresa dependiendo de su documentacin

Referencias bibliogrficas

- Cruz Mundet, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid: Ediciones Germn Snchez Ruiprez, 2004. - ALBERCH FUGUERAS, Ramn., Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento. Barcelona, UOC, 2003. - La admn. Electrnica y los archivos. Jclm, 2003 - ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivstica y Archivos: soportes, edificio y organizacin. Carmona: S&C, ediciones, 1994 - RODRGUEZ BRAVO, Blanca. El documento: entre la tradicin y la renovacin. Madrid, Trea, 2002

Presentado por: Shirley Castrilln Kelly muos Julieth Jimnez Carolim de la hoz Yamimi Sandoval

Agustn Alzamora