Protocolo empresarial

Cada vez mais os executivos so colocados prova quando tm de demonstrar que sabem como se comportar em situaes de alta tenso protocolar. Mas saiba que tudo passa por uma boa dose de educao, boas maneiras e excelente bom senso Por: Isabel Amaral As mudanas operadas no mundo reflectem-se em todos os domnios e o comportamento da vida profissional teve de alterar-se radicalmente para se adaptar aos usos e costumes do fim deste milnio. Por isso, agora mais do que nunca necessrio estabelecer as regras e os princpios comuns que devem reger o comportamento dentro e fora da empresa para facilitar a cooperao e a convivncia entre pessoas de meios diversos e culturas diferentes. Um funcionrio executivo, homem ou mulher, pode ser muito competente, trabalhador e inteligente, mas, se tiver m imagem e no souber comportar-se socialmente, poder ser prejudicado na sua carreira profissional. Essa carreira no se cumpre apenas, nem talvez sobretudo, portas adentro da empresa. Faz-se nomeadamente de encontros, conversas, reunies, almoos e jantares de negcios. E, nela, o cnjuge tambm tem um papel crescentemente relevante a desempenhar. A componente social de uma carreira profissional por isso cada vez mais importante. E por isso tambm que os conhecimentos de protocolo em geral, e do protocolo empresarial em especial, tm tanta importncia. O que , ento, o protocolo? O cidado comum associa o protocolo a um grande cerimonial e situaes solenes e um pouco teatrais, em que pessoas algo pomposas e muito bem vestidas parecem obedecer a uma marcao preestabelecida, que evita, quando evita, atropelos, precipitaes ou confuses. Mas, nos tempos que correm, o protocolo no se limita s normas escritas que regem o cerimonial do Estado. Inclui tambm as normas de cortesia que facilitam a vida em sociedade, seja em casa, seja na empresa. A cortesia e o protocolo j foram comparados, alis, a dois crculos concntricos em que o maior a cortesia engloba o menor o protocolo. Ou seja, pode haver normas de cortesia fora do protocolo, mas no pode haver protocolo sem cortesia. Assim como a cortesia serve para tornar mais fcil e agradvel a vida em sociedade, evitando choques, melindres e problemas, tambm o protocolo serve para resolver e no para criar dificuldades. No entanto, podem surgir entre a cortesia e o protocolo, sobretudo no mundo dos negcios, onde a concorrncia quem muitas vezes dita a lei. A partir do momento em que homens e mulheres passaram a trabalhar juntos, as regras tradicionais e imemoriais de proteco e deferncia em relao mulher foram postas em causa. E, por isso, as regras de conduta protocolar tiveram de adaptar-se aos novos tempos e vida dentro das empresas modernas. Assim surgiu o chamado protocolo empresarial, que um cdigo de conduta que rege a maioria das situaes da vida de uma empresa: reunies, apresentaes, programas de trabalho e programas sociais, etc. Baseando-se no protocolo diplomtico com regras mais flexveis e menos formais, visto que as empresas so organismos em constante mutao e em interaco permanente com um universo de gente muito diversa , o protocolo empresarial fundamenta-se tambm na cortesia, podendo definir-se como o conjunto de normas e

etiqueta que regem a indumentria e o comportamento das pessoas em determinadas situaes da vida profissional. O protocolo empresarial pode definir-se como o conjunto de actos de boa educao e respeito que facilitam o relacionamento interpessoal dentro das empresas ou, se se preferir, como o conjunto de formalidades que se devem observar no relacionamento das empresas. O protocolo empresarial consiste numa mistura, em doses iguais, de boa educao e bom senso. E a sua sistematizao ajuda quando preciso algo mais do que boa educao ou bom senso para resolver situaes inslitas. Oscar Wilde dizia que estar dentro da alta sociedade apenas um aborrecimento, mas estar fora dela uma verdadeira tragdia. Sem ir to longe, e salvo melhor opinio, creio que, na maioria das profisses, o comportamento social tem um papel importante, e por isso os conhecimentos do protocolo empresarial ajudam a ter mais xito. importante, para um executivo, saber fazer convites e responder-lhes; saber vestir-se de acordo com as circunstncias; saber conversar, sem ser de negcios, com toda a gente (aquilo a que os ingleses chamam small talk). importante, em suma, saber estar em todos os lugares e em todas as ocasies , projectando uma imagem positiva. O protocolo empresarial no se destina s a ensinar a melhor forma de receber uma pessoa ou estabelecer o lugar em que ela se senta. Serve sobretudo para que, na empresa como na vida, cada um saiba relacionar-se adequadamente com clientes, colaboradores, colegas e superiores. A primeira impresso Costuma-se dizer que a opinio do recrutador se forma nos primeiros cinco minutos da entrevista. Boas maneiras, linguagem correcta e o traje certo para a ocasio so meio caminho andado para causar boa impresso. Da o interesse que as questes de comunicao e imagem adquiriram nos ltimos anos. H quem sustente, alis, que, se o nosso coeficiente de inteligncia que nos facilita o acesso a certos lugares, o coeficiente emocional que permite o progresso na carreira profissional. A facilidade de relacionamento com pessoas de todos os estratos sociais e etrios uma qualidade importante para aumentar este coeficiente emocional. Quem est bem e se sente bem transmite aos outros mais segurana e inspira mais confiana. Os consultores de imagem so uma inveno recente em Portugal e surgem relacionados sobretudo com o marketing poltico. Nos EUA, o Directory of Personal Image Consultants enumera 364 firmas especializadas nas reas de linguagem, protocolo/etiqueta, vesturio, cor, motivao e desenvolvimento de carreiras. certo que alguns aspectos da nossa imagem fsica no podem ser alterados (altura, estrutura ssea, por exemplo). E que outros podem ser radicalmente mudados (peso e configurao do corpo e do rosto) atravs de exerccios fsicos, dietas e cirurgia plstica. Mas, na maioria dos casos, para melhorar a imagem basta usar roupas diferentes, alterar a maneira de falar em pblico e cuidar do aspecto exterior, assim melhorando a chamada comunicao no verbal. Requisitos de uma boa imagem Em todos os manuais de protocolo considera-se que o primeiro requisito de uma boa imagem a pontualidade. Como dizia Lus XVIII, a pontualidade a cortesia dos reis e o dever de todas as pessoas de bem.

Ningum gosta de esperar muito tempo pelos outros. Se algum se atrasa sem ser por uma razo de fora maior (a desculpa do trnsito, mesmo quando verdadeira, sempre uma desculpa esfarrapada), est a mostrar falta de considerao por quem espera. Nas empresas, os atrasos nas chegadas so penalizados pelos relgios de ponto. Na escola, quem chega atrasado tem falta. Mas apesar de todo este processo de aprendizagem, h quem continue a chegar atrasado a todos os compromissos sociais e profissionais. Em qualquer caso, nos compromissos profissionais, um atraso pode comprometer o negcio, e quem quer dar boa imagem de si prprio deve procurar ser pontual. Por isso, se tiver medo de ficar preso no trnsito, prefervel chegar adiantado e esperar pelos outros do que faz-los esperar por si. por isso fundamental, sobretudo para quem inicia a sua carreira, chegar a horas a todos os compromissos. Claro que nunca se deve chamar a ateno para o facto de ser o primeiro a chegar empresa e o ltimo a sair. Os seus superiores hierrquicos podem apreciar o seu zelo, mas no apreciam a subtil chamada de ateno para o facto de chegar antes deles. Ser bem-educado e positivo outro requisito importante de uma boa imagem. Toda a gente reage melhor a uma crtica que comea com um elogio e que feita de uma forma cordata e positiva. Demonstrar considerao pelos outros dever ser a preocupao de quem pretende criar uma boa relao interpessoal entre todos os elementos do grupo empresarial. Por outro lado, ter considerao implica que se seja discreto. Nada prejudica mais do que uma indiscrio. Ainda que seja para demonstrar que se est dentro de todos os assuntos da empresa, no se deve nunca quebrar o sigilo profissional, mesmo junto dos seus amigos mais ntimos. Nunca se deve revelar nada sobre a empresa ou sobre os colaboradores que possa causar prejuzo se aparecer nos jornais do dia seguinte. A imagem pessoal resulta do conjunto formado pela aparncia fsica, pela linguagem no verbal e pela maneira de vestir. A imagem o que nos distingue dos outros e, por isso, seja a vestir, seja a lidar com outras pessoas, o comportamento deve ser irrepreensvel mas discreto, para evitar malentendidos. Mas voltemos ao incio: o protocolo e a etiqueta atingem-se com boa educao, trabalho e bastante bom senso, que se revela o mais importante, tanto nas relaes pessoais como profissionais. Como escolher o traje adequado para cada ocasio Quando se troca a escola pelo emprego a maneira de vestir sofre uma mudana radical. No necessrio, contudo, adoptar um uniforme quando se comea a trabalhar. Pode sempre adaptar-se a maneira de vestir maneira de ser, figura, ao gosto de cada um. A nica coisa que deve lembrar-se de que o traje deve estar de acordo com o seu sexo e estatuto profissional. Quando se recebe um convite que no menciona nenhum traje especfico nem sempre fcil saber como se deve ir vestido. Em primeiro lugar necessrio saber se se trata de uma cerimnia de dia ou noite. Se a cerimnia for noite (jantar, concerto, recepo), os homens devem ir de fato escuro e as senhoras de vestido curto ou saia-casaco de tecidos nobres (seda, crepe, etc.). Se for de dia (almoo, sesso solene, etc.), as senhoras podem ir com um conjunto de tecido mais prtico (saia-casaco ou vestido de linho, algodo, l, etc.), mas os homens devem ir de fato escuro no Inverno e fato claro no Vero. Os fatos prncipe-degales e os blazers so mais apropriados para escritrio ou lazer.

Estas regras chegam para evitar surpresas desagradveis at porque, quando se pretende que os convidados se apresentem vestidos de forma mais solene, o dado referido no convite que se envia. Essa indicao tanto se pode inscrever no canto esquerdo do convite como no canto direito. So vrios os trajes de gala ou cerimnia que podem aparecer nos convites. Casaca o traje de cerimnia por excelncia. Actualmente s usada para bailes ou recepes muito solenes (por exemplo, em honra de reis ou chefes de Estado). Para as senhoras o traje correspondente sempre um vestido comprido, podendo usar-se luvas. Smoking o traje masculino que sucedeu casaca e s deve ser usado noite. Convm ter presente que, sendo embora uma palavra inglesa, em Inglaterra o smoking no aparece nos convites para jantares, festas e recepes a que se deve ir de... smoking. que, nos reinos e domnios de Isabell II, o smoking d pelo nome de dinner jacket ou black tie. Para as senhoras, o traje correspondente vestido curto chique, a no ser que o convite indique vestido comprido. Em Portugal no se usam condecoraes com o smoking. Fraque Sem dvida alguma o traje de cerimnia que se usa durante o dia para casamentos, por exemplo. O fraque no traje a que se d muito uso nas cerimnias oficiais. Quando um convite indicar o uso de fraque as senhoras podem usar chapu e luvas e devem usar meias (collants). O vestido deve ser curto e, se se tratar de uma cerimnia religiosa, no deve ter os ombros descobertos. Fato O fato quer dizer fato escuro. E quando num convite no vem a indicao de qual o traje a usar deve-se ir de fato escuro, que pode ser azul ou cinzento. A acompanhar os fatos escuros h uma regra muito importante: os sapatos devem ser sempre pretos. As senhoras devem usar vestidos curtos ou tailleurs, chiques q. b. Traje de passeio ou informal Em Portugal a palavra informal quer dizer isso mesmo. Traje de passeio semi-formal, portanto, os homens devem vestir um blazer ou casaco de tweed. Nestas ocasies as senhoras podem usar roupa mais leve: saia e blusa ou saia-casaco prtico. -------------------------------------------------------------------------------Condensado de Imagem e Sucesso Guia de Protocolo para Empresas (3. edio), de Isabel Amaral. 1998 by Verbo. Todos os direitos reservados. Adaptado por Pedro Costa Coelho.