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LOS ARCHIVOS PBLICOS: SU ORGANIZACIN Y CONSERVACIN

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RAMN AGUILERA MURGUA JORGE NACIF MINA

LOS ARCHIVOS PBLICOS: SU ORGANIZACIN Y CONSERVACIN

EDITORIAL PORRA
AV. REPBLICA ARGENTINA 15 MXICO, 2006

Primera edicin, 2006

Copyright 2006 RAMN AGUILERA MURGUa JORGE NACIF MINA Esta edicin y sus caractersticas son propiedad de la EDITORIAL PORRA, SA de CV ? Av. Repblica Argentina 15 altos, col. Centro, 06020, Mxico, DF www.porrua.com Queda hecho el depsito que marca la ley

Derechos reservados

ISBN 97007?????

IMPRESO EN MXICO PRINTED IN MEXICO

INTRODUCCIN
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental que entr en vigor el 11 de junio de 2002 ha despertado un inters en la administracin pblica federal por el tema de la informacin y de los archivos. El ritmo que ha impuesto la Ley mencionada ha marcado el 2004 y 2005 como los aos de los archivos. Hemos podido constatar una acrecentada conciencia y preocupacin por los archivos en muchas dependencias y entidades. Esta realidad puede responder, segn creemos, a dos factores que pueden coincidir o presentarse en forma separada. El primer factor es la obligacin de cumplimiento que impone una norma; ante la cual, los funcionarios de mandos superiores se sienten comprometidos. El segundo factor, es el convencimiento de algunos servidores pblicos de que la informacin resguardada en los archivos es bsica para una adecuada y eficiente administracin, y para una cabal rendicin de cuentas. A lo largo de los dos ltimos aos se han impartido muchos cursos sobre el tema de los archivos, en particular, nosotros hemos capacitado cerca de siete mil servidores pblicos. De esta experiencia se desprende que, por un lado, el primer contacto con el tema no ha sido fcil para los nefitos en la materia y, por otro, la inestabilidad del personal asignado para los trabajos archivsticos no ha permitido tener en las instituciones personas responsables y estables dedicadas al tema por la continua rotacin de sus cuadros. Por esta razn, hemos credo conveniente realizar un texto que brinde los conceptos bsicos y su aplicacin en materia de archivos siguiendo muy de cerca los LiVII

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INTRODUCCIN

neamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la administracin pblica federal publicados en el Diario Oficial de la Federacin el 20 de febrero del ao pasado. Es importante destacar que lo que en este texto se expresa, en cada uno de sus lecciones, es el resultado de 25 aos de actividad archivstica, de capacitar y formar a muchos trabajadores en los archivos, de la experiencia acumulada en los archivos histricos, los Comits Tcnicos Internos de Administracin de Documentos, congresos nacionales e internacionales, en los archivos de trmite y en los de concentracin; ah, organizando, clasificando, dando seguimiento a los expedientes que se desmembraron o aquellos que no se generaron por haber sido agrupados como consecutivos, estudiando los tipos documentales dentro de las bodegas y almacenes con el fin de convertirlos en archivos, respirando el polvo del tiempo y experimentando los microclimas diversos de los repositorios; ah y, no solo en trabajo de gabinete, que no siempre tiene contacto con el papel, hemos labrado un cmulo de experiencias que queremos compartir con la conviccin de que con la prctica se fortalece la teora archivstica y, que sta ltima, da sustento a la primera. El texto esta dividido en nueve partes, la primera es una reflexin sobre la situacin de los archivos y las restantes ocho son lecciones que tienen la finalidad de llevar al lector paso a paso, segn la lgica archivstica, al conocimiento de lo fundamental en la materia. La forma en que cada leccin se presenta permite tener una primera visin global del contenido, luego se expone el desarrollo del tema. Se termina con una recapitulacin de lo expuesto y se concluye con una autoevaluacin. Se pretende, pues, llevar al lector de la mano a travs

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de los principales temas que tienen que ver con las obligaciones establecidas por las normas citadas y con la aplicacin de una disciplina que permitan cumplir con los compromisos de Ley y tener los archivos organizados que, al final del camino, ofrecern de manera oportuna la informacin y el conocimiento apropiado para las dependencias y entidades. RAMN AGUILERA MURGUA JORGE NACIF MINA

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REFLEXIN ARCHIVSTICA
Realizar una evaluacin de la problemtica que los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal enfrentan para garantizar el libre acceso a la informacin, implica reconocer el hecho de que, no existe accin alguna de la Administracin Pblica, que no genere o no sea producto de un documento, de tal forma que se puede afirmar: el trabajo de la Administracin Pblica y de todos los que la forman puede ser visto, en cierta manera, como un constante generar, recibir y revisar documentos. La idea de ver a la Administracin Pblica como incontenible creadora de documentos, se confirma si se retrocede en el tiempo para verificar que siempre que ha existido organizacin gubernamental han prevalecido archivos producidos y usados por esa organizacin. Veamos: una de las civilizaciones ms antiguas como la Mesopotmica, que cre no slo Ciudades Estados y centros urbanos, sino los archivos ms antiguos de la historia de la humanidad. Un ejemplo es el caso de la ciudad de Ebla con sus tablillas de arcilla cocida, donde se registr informacin sobre las actividades de esa administracin, la que se consider fundamental para su propia operacin y posterior memoria. De igual forma podemos mencionar a los egipcios, fenicios, griegos, romanos, galos, germanos, chinos, mayas y mexicas (por tomar slo algunas civilizaciones como muestra), ya que organizaban sus archivos con el fin primario de satisfacer necesidades de informacin concreta e inmediata de sus instituciones y no con la idea de legar noticias suyas a las civilizaciones siguientes, aunque al
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final de los das as ocurri, pues, gracias a los documentos de esos archivos se registr la historia documental de aquellas culturas. Los documentos nacen para transmitir la informacin generada en el manejo de los asuntos oficiales, por eso se deben conservar dentro del repositorio denominado archivo pblico, donde se consultarn como testimonio fiel del cumplimiento de las atribuciones de las dependencias y entidades. Lo anterior nos muestra que los archivos son parte legtima y necesaria de la Administracin Pblica, sin embargo, parecera que ni a sta, ni a sus estudiosos, les ha interesado en lo ms mnimo, por lo que la problemtica que han presentado los archivos pblicos para garantizar el libre acceso a la informacin, se engloba en primera instancia en: la ineficiencia, el estancamiento, la marginalidad y el escaso servicio que stos brindan a las propias dependencias y entidades gubernamentales. La Administracin Pblica ha considerado a los archivos como algo poco distinto a una bodega llena de paquetes con papeles intiles, no importando que contengan informacin fundamental, tanto para el desempeo cotidiano de las actividades como para la eficiente rendicin de cuentas. En realidad, la lista de los aspectos que componen la problemtica de los archivos podra ser ms detallada, pero los puntos mencionados nos dejan claro que existe una crisis que ha abarcado todos los niveles que se pueden considerar; as se ha constituido un desequilibrio cabal en la organizacin y estructura archivstica, que afecta a los servicios archivsticos de las dependencias y entidades en su conjunto, visin que ya haba sido registrada, desde el ao de 1988, por Enrique Ampudia Mello en su obra Institucionalidad y Gobier-

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no: un ensayo sobre la dimensin archivstica de la Administracin Pblica. Si rastreamos los orgenes de esa crisis archivstica en la Administracin Pblica Federal, encontraramos que se gener a mediados del siglo XX, es decir alrededor del ao de 1948; hasta antes de esa fecha los archivos tuvieron dentro de la Administracin Pblica un alto nivel institucional, jurdico y una reconocida capacidad tcnica y operativa en su condicin de generador de servicios esenciales para los rganos de gobierno; en la Administracin Pblica Federal se haba dado un nivel de prioridad a los servicios archivsticos, razn por lo cual no cabe sino decir que los archivos son hoy, en comparacin con lo que han sido en las etapas anteriores de su historia, lo que es la noche respecto al da. Pero, que fue lo que provoc dicha crisis? lo que se sabe es que hace cincuenta y siete aos, aproximadamente, el pas y la Administracin Pblica cambiaron, y a falta de una planeacin integral para es cambio, los archivos se quedaron en un letargo y no pudieron adaptarse a las nuevas condiciones que se presentaron en cada una de las dependencias y entidades; as fueron, poco a poco, saturndose de papeles hasta convertirse en bodegas o almacenes donde a falta de personal capacitado, tcnicas archivsticas de organizacin y valoracin y, por falta de presupuestos adecuados para su funcionamiento, se fren el servicio archivstico y se generaron reas de resguardo de documentos conocidas como archivos muertos. Ese cambio, al que se le ha acreditado el retroceso de los servicios archivsticos, se consign en el crecimiento de las estructuras orgnicas de las dependencias y entidades, as como en la rpida introduccin y difusin que en ellas alcanzaron las modernas tecnologas de produccin y reproduccin masiva de documentos, provocando uno de los tantos problemas de los archi-

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vos, la explosin documental, fenmeno imposible de combatir sin armas propicias para tener xito. Sin embargo, a partir del ao de 1976, como parte del programa de Reforma Administrativa del Poder Ejecutivo Federal, la Coordinacin General de Estudios Administrativos de la Presidencia de la Repblica y el Archivo General de la Nacin de la Secretara de Gobernacin, plantearon la necesidad de mejorar el funcionamiento de los archivos de las diversas instituciones gubernamentales, con el objetivo de convertirlos en rganos eficientes que pudieran coadyuvar al cumplimiento de las atribuciones asignadas a cada una de ellas; para tal fin se dise el Sistema Nacional de Archivos, con l se ponan las bases de coordinacin entre los diferentes organismos pblicos. Ese momento fue un primer intento oficial de integrar los archivos pblicos a la archivstica moderna proponiendo una organizacin de: Archivos de Trmite, a los que llamaron Unidades de Documentacin en Trmite, Archivos de Concentracin, conocidos como Unidad de Documentacin en Concentracin y Archivos Histricos, llamados Unidades de Documentacin Histrica, adems de determinar la creacin de una Unidad Central de Administracin de Documentos, encargada de coordinar el proceso archivstico en todas las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. Sin embargo, y no obstante de que el establecimiento del Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal tuvo el objeto de propiciar orden en la actividad archivstica, por razones en verdad desconocidas, no se public dicha normatividad en el Diario Oficial de la Federacin (quedando slo en convenios firmados entre dependencias y el Archivo General de la Nacin), por lo que no se oficializ el sistema, dando cierta libertad ante su aplicacin. La prctica fue, entonces, que las dependencias

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y entidades se autorregularon, y en la mayora de los casos, los archivos fueron considerados como un rea no prioritaria, convirtindose ms, en una carga que en un apoyo, para la misma administracin. Lo anterior rompi con el ciclo vital de los documentos, columna vertebral de la administracin de documentos y del sistema mismo, el cual, al ser mal aplicado en las dependencias y entidades, provoc la proliferacin de bodegas, esperando se autorizar su baja definitiva sin realizar los procesos de organizacin y valoracin respectivos, no obstante la lucha entablada en aquellos aos por el Archivo General de la Nacin para evitar esa situacin. La realidad es pues, que muchas dependencias y entidades tienen bodegas o espacios repletas de papel amontonados en paquete sobre paquete amarrados y, sin instrumentos de consulta y de control alguno, sobreviviendo al paso de los tiempos, al descuido, al olvido y al deterioro consecuente, no obstante que los documentos lleguen a ser considerados por las normas vigentes como bienes del dominio pblico y hasta monumentos histricos. As mismo, la administracin pblica, ha descuidado la verdadera administracin de documentos. Si analizamos el proceso de produccin documental que genera la gestin administrativa y el flujo de papeles que van de un lado a otro por las oficinas, se confirmara que existe una tendencia de crecimiento geomtrico del papel por la reproduccin irracional de documentos que a la postre crean duplicidad de funciones de control de gestin, saturacin en el almacenamiento de las oficinas, ineficiencia y gastos intiles. Tal situacin, se ha dado por la falta de una planeacin en la generacin de documentos, la que permita identificar el documento de archivo de acuerdo a la definicin legal del que no lo es. Este problema, aunado a la falta de una valo-

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racin documental integral ha provocado un hoyo negro que impide en una primera instancia, garantizar el libre acceso a la informacin. Siendo la valoracin un proceso lgico que tiene como objetivo el conservar los expedientes que, pertenecen a una serie documental como reflejo fiel de la dependencia o entidad pblica que los gener, se convierte en un instrumento que coadyuva a que el ciudadano pueda ejercer el derecho a la informacin y a la rendicin de cuentas. Este estatus de los archivos pblicos fue el que se encontr cuando se plantearon las primeras inquietudes por preparar una ley sobre acceso a la informacin. Aunque los estudios preliminares no visualizaron la importancia de los archivos, como lugar en donde se conserva la informacin, es importante destacar que para los legisladores que elaboraron la Ley, fue clara la idea de que sin una adecuada organizacin, clasificacin y manejo de los documentos, difcilmente podra haber acceso a la informacin. No debe por tanto, hacerse nugatorio el ejercicio de este derecho por la negligencia de los servidores pblicos o por la falta de un marco regulatorio claro que no deje lugar a dudas, de cmo deben manejarse los archivos. Por ello, la redaccin del artculo 32 de la Ley de Transparencia Y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, estableci que: Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con el Instituto, los criterios para la catalogacin, clasificacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la organizacin de archivos de las dependencias y entidades La falta de normatividad en la materia ha tenido, como hemos comentado, a la informacin soportada en documentos pblicos, inmersa en paquetes, atados y cajas guardadas en galerones con techumbre de cartn, plstico o asbesto; en lugares como estacionamientos ocupando cajones destinados originalmente a vehculos con separacin de tablaroca, stanos insalubres y has-

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ta cuartos de azoteas de los inmuebles gubernamentales, esperando ser dados de baja o destruidos, ya fuera porque los plazos de conservacin se vencieron, sin que se revisaran sus contenidos, o por las malas condiciones que provoca la humedad, el calor excesivo y por microorganismos que se generaron a causa del polvo y la basura que comparten espacio con expedientes y documentos. El resultado del artculo 32 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental son los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 20 de febrero de 2004, despus de largas reuniones de trabajo entre el Archivo General de la Nacin y el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica; as se hizo oficial la primera normatividad para la organizacin y conservacin de archivos para las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, con la firme intencin de dar los primeros pasos para la regulacin de esa actividad fundamental y prioritaria, poniendo en la mesa los problemas archivsticos que se deben resolver para garantizar el acceso a la informacin. El segundo prrafo del artculo 32 de la Ley manifiesta que los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos y que debern elaborar y poner a disposicin del pblico una gua simple de sus sistemas de clasificacin y catalogacin, as como de la organizacin del archivo, este es el primer contacto de los archivos pblicos con la transparencia y acceso a la informacin pblica, y representa el reto inicial de los responsables de su funcionamiento en las dependencias y entidades. Los lineamientos de referencia, establecen los criterios de organizacin y conservacin de la documentacin contenida en los archivos con el objeto de que se

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conserven ntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso a la informacin, as que, en las dependencias y entidades la organizacin de sus archivos deber asegurar la disponibilidad, localizacin expedita, integridad y conservacin de los documentos de archivo que poseen, ya fueran administrativos o histricos, tenindolos dispuestos para ser consultados y as, de alguna manera, garantizar el acceso a la informacin, lo que se lograr con un sistema archivstico apegado a los Lineamientos que se comentan. Para que el sistema archivstico funcione garantizando el acceso a la informacin pblica, es necesario que las dependencias y entidades, as como sus delegaciones o equivalentes determinen el nmero de reas de Control de Gestin necesarias para recibir y distribuir la documentacin de entrada; registrar y controlar la documentacin de entrada y de salida y recibir y despachar la documentacin de salida de sus reas administrativas. Es ah, en el control de gestin documental, en donde inicia la construccin archivstica, ya que es el vnculo que remite la documentacin a los archivos de trmite para ser integrados a expedientes ya existentes o abrir nuevos, respetando la clasificacin archivstica oficial. Los Lineamientos, son una gua oficial para la organizacin del sistema archivstico, ya que establece la conformacin de los tres tipos de archivos: trmite, concentracin e histrico, y sus funciones bsicas, mismas que permiten, ante su aplicacin, adoptar medidas para administrar y conservar los documentos, integrados en expedientes, generados o recibidos cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo, asegurando la identidad e integridad de su informacin y propiciando su acceso a la consulta pblica. Sin embargo, para poder organizar o establecer lo que se ha llamado la reingeniera archivstica, se requiere que en las dependencias y entidades se cuente un

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rea administrativa, que dedicndose de tiempo completo a los archivos, se convierta en la cabeza de ese sistema archivstico; que al mismo tiempo que estructure la organizacin archivstica, apoye a los Comits de Informacin (creados por el artculo 29 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental), en la elaboracin de criterios especficos en la materia as como en la elaboracin de los procedimientos archivsticos que faciliten el acceso a la informacin. Por eso en el numeral sexto de los Lineamientos se recomienda la creacin de un rea Coordinadora de Archivos, la que debe de funcionar como la columna vertebral del sistema archivstico de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. Para que las dependencias y entidades propicien la organizacin, conservacin y localizacin expedita de los archivos administrativos, se requiere que los titulares se aseguren de la elaboracin de los instrumentos de consulta y control archivstico bsicos, siendo stos: el Cuadro General de Clasificacin Archivstica (instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad), Catlogo de Disposicin Documental (registro general y sistemtico que establece los valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final de la documentacin), los Inventarios Documentales (instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin inventario general, transferencia inventario de transferencia, o baja documental inventario de baja documental) y el nuevo instrumento que incorpora el artculo 32 de la Ley, la Gua Simple de Archivos (esquema general de descripcin de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus caractersticas funda-

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mentales conforme al cuadro general de clasificacin y sus datos generales). Los titulares de los archivos pblicos, deben de comprender que con la Ley, el trabajo en los archivos se ha modificado, ha cambiado positivamente, ya que ahora se dirige con la perspectiva de tener expedientes ordenados para cumplir con el derecho a la informacin, y sus instrumentos de consulta y control, que incluyen y se vinculan con los expedientes reservados y confidenciales se convierten en documentos pblicos, apoyo fundamental para la consulta de los archivos, ya fueran de trmite o de concentracin. Ahora, los archivistas debemos vencer y olvidar aquella regla no escrita, que gobern por ms de veinte y ocho aos en la Administracin Pblica Federal, la que estableca que los archivos slo los podan consultar aquellas reas administrativas que los haban generado y nadie ms, claro al menos que existiera una orden judicial! y como todo aquello que se archivaba ya no serva, pues nadie los consultaba; lo que serva se encontraba guardado en la oficina generadora y no en un archivo pblico. Hoy en da el sentido es trabajar para ordenar el futuro desde los archivos. Como conclusin de estas reflexiones podramos decir que la cultura de apertura a la informacin que el derecho ha trado en Mxico conlleva inculcar una nueva cultura archivstica comenzando por replantear el verbo archivar, entendido no como cerrar, olvidar, dar carpetazo, aventar, arrumbar, apilar, encimar, etc., sino como: guardar de manera organizada y sistematizada los documentos de archivos que contienen la Informacin, con el fin de asegurar su disponibilidad, localizacin expedita, integridad y conservacin. Lo anterior slo se logra con archivos organizados segn la disciplina archivstica.

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LECCIN 1 LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN


La leccin 1 estudia los conceptos de informacin y documentacin, y su relacin con los documentos y expedientes de un archivo. Los temas que se exponen son los siguientes: La informacin Las ciencias de la documentacin Las definiciones de documento El expediente La informacin El tema de la informacin ha tomado un lugar preponderante en la reflexin de la sociedad actual. En este sentido, la informacin es fundamental para el ser humano y representa hoy en da un factor primordial en las perspectivas econmicas de cualquier organizacin; ya que el estar informado adecuadamente trae como resultado un mejor posicionamiento en el mercado por las decisiones tomadas de manera oportuna. De acuerdo a lo antes dicho, la informacin es considerada como un activo intangible que integra los llamados bancos de informacin y conduce al conocimiento que es la base del capital intelectual con el cual debe contar cualquier institucin. As pues, la administracin de ese conocimiento presupone una buena estructura de informacin, que a su vez se sustenta en una estructura
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documental lgica y bien definida por las reglas de la archivstica. Las ciencias de la informacin entienden la informacin como el conjunto compuesto por la comunicacin de masas, las bibliotecas y los archivos. La informacin es producto de un proceso, de una valoracin y de una seleccin. El principio de la informacin es el deseo de transmitir y la necesidad de conocer.
Informacin es conocimiento, es resultado de un proceso intelectual. La informacin es producto de un proceso Intelectual

La ciencia de la documentacin o las ciencias de la documentacin A mediados del siglo pasado surgi la ciencia de la documentacin como una necesidad creada por el conflicto blico de la segunda guerra mundial. La documentacin trabaja con la informacin de los documentos, entendidos stos cmo cualquier soporte.

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La ciencia de la documentacin es el arte de explotar las informaciones contenidas en los documentos y es el arte de establecer lazos entre estos datos diferentes.

Ver concepto de Docum entos

Ciencia de la documentacin

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN

La explotacin de la informacin debe entenderse como una tcnica que permite extraer el mximo jugo a los documentos primarios y exprimir todo lo que haya de esencial en ellos. Su objetivo es lo sustancial con el fin de poderse hacer cargo de su contenido sin verse obligado a una lectura detallada, imposible en la mayora de los casos. Uno de los problemas en nuestros das, es la sobreabundancia de datos, situacin resuelta en parte por las computadoras con almacenamiento y espacio. Pero queda el problema de la seleccin, clasificacin y condensacin de la informacin. Un almacenamiento que no lleve consigo una previa e inteligente organizacin del material almacenado, es de muy escasa utilidad. Proceso del documentalismo La ciencia de la documentacin se encarga pues, del tratamiento y procesamiento de la informacin. Transformar los datos sueltos en una informacin coherente y tambin presentarlos de tal suerte, que resulten ms fcilmente inteligibles y asimilables. Procesamiento de la informacin

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Obtencin de la informacin tratada

El documento La fuente primordial de la informacin, son los documentos. Y stos se encuentran en los archivos. Los documentos son todos aquellos que las organizaciones o los individuos crean o reciben en el curso de los trmites administrativos y ejecutivos; los documentos forman parte o proporcionan evidencia de dichos trmites. Son preservados por los que generan los trmites para su propio uso futuro o para el uso de sus sucesores. Adems, proveen la memoria corporativa de la organizacin, un seguimiento contable en lo concerniente a sus transacciones financieras, y evidencia aquellas actividades de las que son responsables desde el punto de vista poltico.

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN

En el contexto de una estrategia de desarrollo, los documentos del sector pblico, constituyen informacin que ha sido creada, procesada y conservada en el pas y, por tanto, representa la memoria administrativa nacional, de forma independiente de los documentos paralelos de otros participantes en el proceso de desarrollo, aunque complementaria a stos. En su conjunto, los documentos son testimonios que comprueban acciones pasadas, documentan los derechos colectivos e individuales de los ciudadanos. Son evidencia de una responsabilidad social. Qu es documento? La palabra documento ha adquirido varias connotaciones segn el ngulo de estudio. Hoy en da el trmino en cuestin tiene un significado amplio, sobre todo a partir de la aparicin de la ciencia de la documentacin y ha perdido su sentido real e histrico. Por ello, conviene revisar algunas de las acepciones de documento en el contexto de la documentacin, de la diplomtica y de la archivstica. Documento desde la ciencia de la documentacin La ciencia de la documentacin y de la informacin se han ocupado del concepto de documento. El documento desde la perspectiva documentalista, es el soporte tangible que transporta una idea y cuyo carcter es probatorio o informativo; y adems, con un entorno histrico. Por su parte, el francs Robert Escarpit define el documento a partir de una constatacin histrica: a finales del siglo XIX, el hombre logr tres conquistas, crear documentos sonoros (1878), producir documentos visuales animados (1895), y difundir informacin sin soporte (1789).

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La posibilidad de informarse a travs de iconos y fonemas fijados a soporte e incluso susceptibles de ser teletransmitidos revolucion el tradicional concepto de documento. Se puede afirmar que la mayor parte de nociones de documento desde la perspectiva documentalista estn acotadas por el concepto de informacin. El soporte no importa tanto cuanto el contenido, la informacin. Concepto Diplomtico La diplomtica entiende al documento relacionado con una accin jurdica; en sentido amplio, es cualquier escritura de carcter legal, histrico y administrativo.

El trmino diplomtica se explicar con ms detalle en la leccin 3.

El documento es un testimonio escrito de un hecho de naturaleza jurdica, que observa ciertas formas Documento desde determinadas, las cuales son desti- la diplomtica nadas a procurarle fe y a darle fuerza de prueba. Documento es un escrito que testimonia una vinculacin jurdica

De esta nocin podemos deducir que la diplomtica se ocupa de documentos escritos, no de cualquier tipo de documento. El documento debe haber sido escrito con la intencin, voluntaria o indirecta, de transmitir un acto que puede comportar una relevancia jurdica. El documento debe ser redactado respetando ciertas

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN

normas fijas, si bien variables a travs del tiempo, tales de conferir al documento credibilidad y por tanto, capacidad probatoria. La diplomtica examina el documento desde el aspecto formal, su forma externa e interna; su coherencia testimonial, su sinceridad. En este sentido, la diplomtica estudia cuatro aspectos del documento: 1) la autenticidad, 2) la proveniencia, 3) la originalidad, y 4) la integridad. Concepto Archivstico La archivstica entiende el documento como un producto que nace de una accin administrativa y con una funcin especfica: ser testimonio.
El documento es aquel que se recibe o se expide en una oficina; refleja las acciones y objetivos propios de la misma. Son conservados como testimonio, prueba y continuidad de la gestin administrativa.

Documento desde la Archivstica

La rentabilidad de un documento de archivo no se mide por la amplitud de su difusin (concepto documentalista) como puede ocurrir con un libro, sino por tenerlo en un momento dado accesible para instrumentalizar una actividad prctica, para tomar una decisin. Michel Duchein advierte que cada documento de archivo es esencial, para la apreciacin (valoracin), para saber con toda exactitud quin lo ha producido, en qu circunstancias, en el esquema de qu procedimientos, con qu objeto, a quin se destina, cundo y cmo ha sido recibido por su destinatario y por qu vas ha llegado hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible, salvo que el conjunto de documentos se conserve intac-

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to, perfectamente individualizado y sin confusin con los documentos de otras procedencias, aunque sean relativos a un mismo objeto.
El documento es testimonio de la gestin administrativa

La precisin del concepto de documento desde la archivstica est en descubrir su alma orgnica, por ser vnculo con otros que pertenecen a un fondo, una serie o a expedientes; por ser recibido o expedido en el ejercicio de una funcin administrativa, legal, acadmica o comercial. Esto nos lleva a considerar que el documento de archivo no se concibe, so pena de alteracin de su esencia, sino integrado en expedientes, series y fondos. El expediente es un conjunto inseparable de documentos generados en un rgano administrativo al ejercer una funcin determinada en una de sus oficinas o mesas para la resolucin o informacin de un mismo asunto. El expediente La palabra expediente proviene del verbo latino expedire, infinitivo que forma el participio presente expediens, expedientis, que significa el que resuelve. De ah que el expediente est encaminado a resolver un determinado asunto. Se trata de un conjunto de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a ejecutarla. El expediente es la base de la organizacin docu-

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN

mental. En los archivos se clasifican y ordenan expedientes no documentos sueltos.


Los expedientes son la unidad de instalacin que sirve de base al proceso de organizacin archivstica

As pues, el expediente es el primer nivel de vinculacin archivstica. Adems dentro del expediente tambin existe vnculo entre los documentos de un asunto. El Consejo Internacional de Archivos ha definido al expediente como:
El expediente es una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestin del productor o en el proceso de organizacin archivstica, debido a que se relacionan con un mismo asunto, actividad o trmite.
Cf. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica

Algunos autores sealan que la formacin del expediente puede ser discrecional o reglamentado en sus pasos o documentos. Si bien se admite lo discrecional, siempre ser importante guardar ciertas formas, y quiz, en ciertas prcticas, sobre todo de ndole legal, deba respetarse un procedimiento rgido. El expediente podr ser conformado de forma histrica, de manera progresiva segn la cronologa del trmite de forma descendente (el documento ms antiguo arriba y as sucesivamente) o en forma ascendente (el documentos mas reciente arriba y as sucesivamente).

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Resumen de la leccin 1 En la leccin 1 se han presentado los temas: la informacin, la ciencia de la documentacin, el documento y el expediente Se ha expuesto el tratamiento que la ciencia de la documentacin le da a la informacin. Se ha planteado cul es el proceso del documentalismo. Se ha estudiado al documento bajo tres ngulos: el documentalista, el diplomtico y el archivista. Se ha definido al expediente como el conjunto de documentos que tratan el mismo asunto encaminados a una resolucin administrativa. Preguntas para evaluacin 1. Defina con sus propias palabras los siguientes trminos: Informacin Ciencia de la documentacin. 2. Distinga las tres diferentes maneras de entender el vocablo documento: El documentalista El diplomtico El archivista. 3. Cul es la caracterstica principal que define a un expediente?

LECCIN 2 DEFINICIN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO


La leccin 2 estudia el concepto de archivo y cul es su identidad dentro de las disciplinas afines. Los temas que se exponen son los siguientes: La definicin etimolgica La definicin conceptual La identidad del archivo La clasificacin de los archivos El contenido de los archivos Los archivos dentro de la administracin pblica, como fuente de informacin, deben tener un tratamiento de acuerdo con la ciencia archivstica. Su organizacin y conservacin son vitales para la institucin como patrimonio nacional; son de suma importancia para el funcionario pblico como sustento de sus acciones pblicas y de la tranquilidad personal. Uno de los presupuestos importantes en materia archivstica es definir los trminos que se emplean o en otras palabras, es sumamente necesario ponerse de acuerdo sobre los conceptos que se aplicarn a lo largo de este texto. Esta premisa es importante por las consecuencias prcticas que conlleva, ya que, el concepto determina la prctica y el uso que se le da al contenido del mismo. Por esta razn, no es ocioso analizar la parte conceptual y as llegar a comprender la naturaleza de los archivos.
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Definicin etimolgica. A travs del tiempo se han usado distintos vocablos para indicar o designar lo que hoy se llama archivo. En el contexto romano se utilizaba el trmino tabularium porque los documentos solemnes se escriban sobre unas tablas de bronce, las cuales se colgaban en la entrada del templo para dar a conocer su contenido y luego se guardaban en l. Los romanos tambin usaron la palabra sacrarium para sealar con ella al archivo cuando extendan el concepto al lugar en donde guardaban los documentos importantes, en la mayora de los casos fue el templo. En la Edad Media se utilizaron diversos trminos como scrinium, que significa caja fuerte, lugar seguro en donde se custodiaban los documentos vitales de las autoridades eclesisticas o civiles. Un poco ms adelante, se extendi el uso del vocablo chartarium como el sitio donde se depositaba el material sobre el que se escriba. Por ltimo, mencionaremos otra palabra de uso comn en la poca medieval, esta fue armarium, mueble de madera en la que se guardaban los documentos. No obstante el elenco mostrado anteriormente, la palabra que prevalece es archivo. El origen del trmino es incierto y no existe acuerdo para establecer su procedencia. Sin embargo, se pueden traer a colacin tres propuestas: la palabra se deriva de arx, arca, arcanum que significa arca, casa, depsito donde se conservan los documentos. Otra postura es la que hace derivar archivo de arxaios, arcaico o antiguo relacionado con los documentos antiguos y el lugar de su conservacin. Una tercera propuesta estima su procedencia de la palabra arje, principio, magistrado, autoridad. De este trmino se desprende arjeion, sede de la autoridad o palacio donde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los

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documentos que tenan que ver con tal actividad. De arjeion se transfiere al latn con la palabra arcivum y luego, archivum. Definicin de archivo Llegar a un acuerdo sobre una definicin no es tarea fcil y bsicamente en toda disciplina existen una serie de opiniones a la hora de conceptualizar. No se pretende caer en el campo de la polmica en cuanto a posturas u opiniones sobre una definicin formal de archivo. Sin embargo, no se puede soslayar el hecho de que al presentar las definiciones que se juzguen pertinentes se est tomando una postura. Desde esa perspectiva, las propuestas que se presentarn son las que de alguna manera cumplen con la naturaleza de los archivos. Por otra parte, cabe recordar, como se mencion en prrafos anteriores, que es importante llegar a una definicin de archivo porque sta tiene incidencia en la prctica. A continuacin se propone una definicin, que contiene los elementos necesarios que describen la esencia de un archivo. De hecho, las definiciones coinciden en la parte sustancial, aunque difieren en algunos puntos, como veremos enseguida. El Consejo Internacional de Archivos, organismo auspiciado por la ONU, que pretende regular de manera internacional en materia de archivos, sostiene que
Los archivos son un conjunto de escritos recibidos o elaborados por una persona fsica o moral, pblica o privada y destinados por su naturaleza a ser conservados por esa misma persona.

Definicin de archivos

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Tomando esta definicin tratemos de hacer algunas precisiones: a) Cuando se habla de archivos se usa deliberadamente el trmino conjunto y se evita la palabra coleccin, la cual indica un origen artificial. Es decir, el coleccionista realiza una seleccin que depende de su arbitrio, de su preferencia personal. Tampoco se relaciona el vocablo archivo con depsito porque, ste ltimo, indica una situacin esttica, amorfa, carente de funcionalidad. Por el contrario, se habla de conjunto para designar la pertenencia completa de toda la documentacin de una institucin. b) Se habla de escritos en un sentido amplio. Podramos decir que nos referimos a todo tipo de soporte informativo; todas las variantes de escritos, papel, cintas magnetofnicas, audiovisuales, fotografas, disquetes o discos compactos. Cabe sealar que no hay inconveniente en usar el trmino documento en su acepcin ms amplia. c) Si se considera que un archivo es reflejo de la accin administrativa de cualquier institucin y que por ello, el archivo comienza a existir en el momento en que aquella nace, es necesario subrayar que su naturaleza est ntimamente unida con su ente productor. Por eso, los escritos de un archivo, en el sentido estricto del trmino, son los que se emiten y reciben como resultado de un trmite. Las corporaciones culturales que aplican el vocablo archivo para los materiales documentales, incluyendo libros y revistas, extienden el sentido del trmino. En este caso, los documentos, sobre todo, de corte histrico no forman parte de la institucin desde el punto de vista administrativo, sino slo desde la perspectiva cultural y bajo el concepto de coleccin. As pues, estos ltimos centros usan la palabra archivo como sinnimo de conservacin y no en el sentido funcional y administrativo.

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El archivo es reflejo de una institucin

d) De la funcin de un archivo se derivan dos consecuencias importantes. La primera, es la pertenencia archivstica que debe ser respetada en cuanto a la procedencia y al orden natural de sus series. Esto constituye el eje central de la organizacin documental de un archivo, puesto que no se puede admitir una organizacin documental fuera de los principios archivsticos; es decir, personal y arbitraria, porque es ir contra natura. La otra consecuencia, se refiere a la funcin misma de un archivo. El objetivo de todo archivo es esencialmente funcional; responde a la gestin administrativa de la institucin. La tarea del archivo es custodiar, conservar y dar servicio interno de informacin para la llamada toma de decisiones. Un archivo tendr un objetivo cultural cuando el ciclo vital de sus documentos as lo dispongan, pero antes tuvo una misin esencialmente administrativa. La Identidad del Archivo El archivo posee una identidad formal que lo diferencia de otros centros similares como una hemeroteca, una biblioteca, un centro de documentacin o un museo. Las llamadas ciencias de la informacin, en algunos de sus exponentes, han llegado a identificar la naturaleza y las funciones de los diversos acervos ponindolos en el mismo plano y unificando el tratamiento en cuanto a su organizacin. Lo anterior ha dado como resultado el documentalismo mal entendido. Esta corriente aplicada a los archivos ha generado una confusin. Por esta razn, se deben sealar una serie de distinciones entre los

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tipos de acervos, an cuando se encuentren reunidos en una sola entidad. En principio cabe asentar que una biblioteca, un museo y un archivo tienen un origen diverso. El museo, la biblioteca o cualquier acervo diferente a un archivo tienen su existencia a partir de una decisin externa que no siempre tiene que ver con su esencia. En cambio, un archivo comienza su vida desde que nace la institucin que la genera. El objeto primario de un archivo es administrativo y el de un museo o una biblioteca ser siempre cultural. Adems, la constitucin de los acervos de un museo o de una biblioteca responde al criterio de coleccin, de arbitrio y refieren a determinados argumentos que pueden ser heterogneos u homogneos.
El objetivo primario de un archivo es administrativo

El desarrollo de un archivo, de una biblioteca o de un museo tiene caminos distintos. Una biblioteca o un museo dependen de condiciones externas, si existe un presupuesto para su creacin, si se tiene el lugar adecuado, etc. En el caso del archivo, ste est limitado por la actividad misma de la institucin; si sta crece, si se reestructura, si se muere afectar directamente al archivo porque existe una dependencia gentica con el ente administrativo. Por ltimo, cada una de las anteriores diferencias traen como consecuencia un tratamiento propio en cuanto a su organizacin, ya que sta deber responder a la propia naturaleza de los centros. En este sentido, an en los casos en que convivan varios acervos en una misma institucin tendrn que ser organizados respondiendo a su esencia.

DEFINICIN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO

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Diversos tipos de Archivos Los conceptos fundamentales de la archivstica valen para todo archivo. Sin embargo, existen algunos elementos que no pueden aplicarse de manera general, ya que son propios de cada clase especfica de archivo. Por ello, conviene atender a la clasificacin de los archivos, los cuales pueden considerarse con relacin a: a) La existencia de la institucin. En este caso pueden ser activos y no activos. b) A las funciones de la institucin: trmite, concentracin e histrico. c) A la naturaleza de la institucin: pblicos y privados. Los archivos pblicos pueden ser federales, estatales o municipales. Los privados se consideran los no gubernamentales; entre estos estn los eclesisticos, que se subdividen en diocesanos, capitulares o de cabildo, parroquiales, de religiosos, etc. Contenido de los Archivos El contenido de un archivo puede ser comprendido desde diversos ngulos dependiendo el aspecto que se quiera resaltar. Desde el aspecto fsico, es decir en el material sobre el se escribe el archivo contiene papiros, pergaminos, libros, tarjetas, hojas, incluso, los nuevos soportes como los videos, los disquetes y los discos compactos. Si el anlisis se realiza desde el aspecto archivstico el material se agrupa con base en los fondos, secciones, series y subseries, en este caso se habla de registros, correspondencia, libros de censos, libros de cuentas, expedientes de personal, etc. Otro aspecto que reclama la atencin es el diplomtico. Bajo este rubro los archivos contienen documentos en el sentido estricto: actas, escrituras, reales rdenes, bulas, concordatos,

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etc. En suma, en un archivo se puede encontrar un pergamino en el que se hallan escritos registros de actas de algn consejo. Cada uno de los aspectos de anlisis llevar a considerar una parte del contenido resguardado en un archivo.

DEFINICIN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO

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Resumen de la leccin 2 En la leccin 2 se ha estudiado el concepto de archivo y cul es su particularidad. Se han revisado los siguientes temas centrales: Los archivos Identidad de los archivos Cmo se clasifican los archivos segn su existencia, su funcin y su naturaleza. Qu se guarda en los archivos. Se ha propuesto la definicin etimolgica de archivo. Se ha propuesto la definicin conceptual de archivo Preguntas para evaluacin 1. Explique el significado de tres palabras relacionadas con el origen del trmino archivo. 2. Explique los elementos esenciales de la definicin de archivo. 3. Distinga entre archivo, museo y biblioteca. 4. Identifique en qu tipo de archivo trabaja Usted segn la clasificacin expuesta en este leccin. 5. Enuncie algunos contenidos fsicos, archivsticos y diplomticos que existen en el archivo donde Usted trabaja.

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LECCIN 3 DISCIPLINAS AUXILIARES


La leccin 3 estudia las principales disciplinas auxiliares que auxilian la labor del archivista. Los temas que se exponen son los siguientes: La paleografa. La Diplomtica. La historia. El derecho. La tecnologa informtica. La archivstica no es una disciplina aislada, sino que es parte de un grupo de disciplinas que adquieren un desarrollo como tales, en el marco de una serie de preocupaciones que el ser humano tuvo frente a los papeles que le servan como referencia jurdica y testimonial. La archivstica junto con la diplomtica y la paleografa tuvieron un importante impulso, como disciplinas, a mediados del siglo XVII. A travs del tiempo el desarrollo de la archivstica exigi el auxilio de otras disciplinas como la historia, el derecho y actualmente, las ciencias de la administracin y la informtica. Veamos de manera breve en qu consiste cada una de las principales disciplinas que ayudan a la archivstica y qu le aportan en su labor. La paleografa
La paleografa es el tratado de las escrituras antiguas trazadas sobre soportes materiales suaves.
Definicin de Paleografa

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Paleografa viene del trmino griego paleos (antiguo) y grafa (escritura). Estudia las escrituras trazadas en los materiales suaves (papel, papiro, pergamino) a diferencia de la epigrafa que estudia la escritura trazada en los materiales duros (mrmol, bronce, etc.). Los objetivos de la paleografa se pueden resumir en tres aspectos: Leer y descifrar los signos grficos de los correspondientes momentos escritos. Hacer examen sistemtico de las escrituras y de los monumentos escritos para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de ellos materiales seguros en orden a la elaboracin y construccin crtica de la historia. Analizar la naturaleza de los signos grficos, no tanto en orden a aprovechar los elementos que dicho anlisis suministre para el trabajo historiogrfico en general, sino, primero y antes que nada, para conocer el desarrollo intrnseco de la propia escritura, su origen, su evolucin, sus cambios y variantes. La diplomtica
La diplomtica es el tratado del documento que lo analiza crticamente en todo su conjunto, pero especialmente en su forma, gnesis, evolucin, tradicin y conservacin, en orden a averiguar su autenticidad.

Definicin de diplomtica

El objeto de la diplomtica lo constituyen todos los documentos desde los ms antiguos a los actuales, y no slo los de origen medieval.

DISCIPLINAS AUXILIARES

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Los conocimientos de diplomtica sirven al archivero para: Conocer la tradicin documental: si se trata de un original o de una copia, y en este caso cual es su clase. Evaluar la autenticidad, analizando los elementos formales a fin de saber si un documento es verdadero o falso y en qu grado. Conocer la tipologa diplomtica, que est en funcin del nmero y de la disposicin de los elementos formales. La historia.
Memoria de la evolucin de la humanidad.
Definicin de Historia

La historia ayuda al archivista para: Comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos. Conocer su estructura orgnica, las funciones y actividades desarrolladas. Poder comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones documentales para dotarlas de un organigrama objetivo y estable en ele tiempo. El Derecho La importancia que tiene para la archivstica viene dada por la propia naturaleza de los fondos documentales. Tanto los pblicos como una parte muy significativa de los privados proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Es importante que el archivista conozca algunos campos del derecho.

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La legislacin bsica del Estado. La legislacin rectora del sector al que este adscrita la entidad en donde da su servicio. El marco jurdico de los archivos. La legislacin sobre los procedimientos administrativos. Las tecnologas de la informacin.
Se trata del conjunto de medios informticos que sirven para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusin de la informacin, as como las telecomunicaciones.

Definicin de tecnologa de la informacin

El archivista debe conocer los avances en esta materia ya que muchas de las nuevas tecnologas son susceptibles de ser aplicadas en mltiples tareas archivsticas. Por ejemplo, en el manejo de los archivos electrnicos, los instrumentos de descripciones automatizados, la digitalizaciones, el Internet, el manejo de imgenes con medios pticos, etc.

DISCIPLINAS AUXILIARES

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Resumen de la leccin 3 En la leccin 3 se han estudiado los conceptos de algunas de las ciencias auxiliares de la archivstica. Se han revisado los siguientes definiciones: La paleografa La diplomtica. La historia El derecho. Las tecnologas de la informacin. Preguntas para evaluacin 1. Explique el significado del trmino paleografa. 2. Cuales seran algunas de aplicaciones de la diplomtica para el trabajo del archivista. 3. Qu aporta el conocimiento de la historia al trabajo archivstico. 4. Enumere algunos ejemplos en donde las tecnologas de la informacin pudieran ayudar a la archivstica.

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LECCIN 4 LA LEGISLACIN ARCHIVSTICA


La leccin 4 estudia los principios jurdicos que deben estar presentes en toda legislacin y el actual marco jurdico mexicano. Los temas que se exponen son los siguientes: Principios bsicos de la legislacin archivstica. Marco jurdico mexicano. En un informe ante la vigsima sesin plenaria de la UNESCO, celebrada en Pars en 1978, se sealaba que en trminos generales el mundo reconoce que los archivos son un componente fundamental del patrimonio de un pas,-y que considerando que son absolutamente esenciales en el establecimiento de la conciencia nacional y en las caractersticas especiales de cada pas, son un componente fundamental de la riqueza cultural nacional. Ms adelante, el mismo informe aada que los archivos desempeaban un servicio jurdico irremplazable: son la base fundamental para garantizar la continuidad en la aplicacin de las funciones administrativas. Por su parte la Comisin Jurdica Internacional de la Asamblea General de las Naciones Unidas sostena que aunque uno pueda imaginarse, por ejemplo, un Estado sin ejrcito, es imposible imaginar un Estado sin moneda, sin erario pblico, sin fondos y sin archivos que constituyen las formas de bienes del Estado ms fundamentales y generalizadas hasta el extremo que se puede afirmar que se derivan de la propia existencia del Estado.
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La importancia de los archivos para un Estado o para una sociedad nos lleva a considerarlos como un patrimonio cultural que fundamenta la conciencia histrica y la pertenencia de un grupo humano. Ahora bien, los archivos desde esta perspectiva, merecen ser considerados por las leyes para ser protegidos y cerrar as el crculo que permita conservar el patrimonio de una sociedad. Principios bsicos de la legislacin archivstica La legislacin archivstica es un trabajo encaminado al establecimiento y regulacin de las relaciones de los archivos con la sociedad. La formulacin y promulgacin de leyes y reglamentos de archivos constituyen un resumen y destilacin de la experiencia de la actividad archivstica y son la cristalizacin de las polticas que ha seguido sta. La legislacin archivstica refleja el grado de desarrollo y madurez de la labor y de la profesin archivstica de una nacin.
La legislacin archivstica refleja el grado de desarrollo y madurez de la labor y de la profesin archivstica de una nacin.

Si repasamos la historia de los archivos encontraremos que el tema de la legislacin archivstica es tan antiguo y universal como los propios archivos.

Ver sntesis del desarrollo Histrico en Manual de Archivstica Eclesistica, pp. 21-28

LA LEGISLACIN ARCHIVSTICA

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El desarrollo de esta legislacin permite clasificar las distintas categoras de leyes y reglamentos en cuanto a su aplicacin. De este modo se pueden enumerar: Las leyes de archivos, que se refieren a las normas generales de gestin de todos os asuntos archivsticos del pas. Las leyes ministeriales de archivos que se encaminan a las leyes y reglamentos que formula y promulga una determinada autoridad estatal en relacin con las condiciones particulares de una determinada entidad o regin. Las leyes archivsticas especializadas que se enfocan a las leyes y reglamentos relacionados con la gestin de documentos especficos o en soportes especiales. Las leyes archivsticas puntuales que se abocan a las leyes y reglamentos formulados y promulgados para la aplicacin de ciertas disposiciones concretas de las leyes archivsticas. Las leyes regionales de archivos que determinan leyes y reglamentos para cada uno de los niveles del gobierno local de acuerdo con las leyes y reglamentos nacionales en materia de archivos. Principios y contenidos que deben servir de base a la legislacin archivstica y que pueden orientar: 1. Direccin centralizada de archivos. En muchos pases este principio ha servido para establecer una autoridad nacional que permita unificar los criterios y programas de organizacin y conservacin archivstica. 2. Proteccin de la integridad y seguridad de los archivos. Se refiere a la prevencin de daos en el patrimonio documental por medio de normas y reglamentos precisos. 3. Acceso a los archivos. Gracias al principio francs de accesibilidad los archivos modernos posibilitan el ac-

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ceso a los ciudadanos, es decir, se asegura y se garantiza el derecho de la sociedad a utilizar los archivos. 4. El concepto de archivos y la definicin de trminos tcnicos. En la legislacin es necesario definir los trminos archivsticos porque muchos de ellos o han perdido su significado primitivo, o han ampliado su connotacin. Por ejemplo, las palabras documento, fondo, serie, clasificacin, ordenacin, archivos de concentracin, etc. 5. Administracin de archivos. Tambin es fundamental considerar a los archivos como instituciones administrativas que deben tener normas para la organizacin interna de sus miembros, as como polticas y reglas para el servicio al pblico. Marco Jurdico Mexicano La organizacin y conservacin de los archivos de los Gobiernos Federal, Estatal y Municipal estn sustentadas en una serie de normas que velan por el buen desempeo de esta actividad. En este sentido, existen leyes generales que de alguna manera protegen a la documentacin generada por las instancias pblicas y la declaran patrimonio nacional. Sin embargo, no existe una ley federal o general que trate del asunto de manera integral; de ah que se debe recurrir a varias leyes que ni estn coordinadas entre s sobre la materia, ni estn actualizadas a las exigencias del Mxico de hoy. Por otro lado, conviene anotar que algunos Estados han promulgados su ley o reglamento sobre archivos. Hablar de leyes archivsticas en la legislacin mexicana es hacer converger distintas normas que se han dado a lo largo del tiempo, y si bien, no estn articuladas en un solo instrumento legal, es el nico sostn jurdico que existe en la actualidad. Por tal motivo conviene hacer un recorrido por estas leyes.

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Ley General de Bienes Nacionales declara en el Art. 6, frac. VIII, XV, XVIII, como bienes del dominio pblico, es decir propiedad federal, entre otros: los documentos y expedientes de las oficinas (pblicas). (DOF 20-03-2004) Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos determina que son monumentos histricos los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federacin (cap. 36, frac. II). (DOF 06-05-1972 y reformado DOF 31-01-1986) Por medio del Acuerdo Presidencial del 14 de julio de 1980 el Archivo General de la Nacin fue ratificado como la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de archivos administrativos e histricos de la administracin Pblica Federal. Entre las atribuciones del Archivos General de la Nacin estn el emitir las normas, polticas y lineamientos conforme a los cuales se fijen las relaciones operativas internas y externas entre las unidades que ejerzan las funciones de correspondencia y archivos administrativos. (DOF 14-07-1980, art. 2, frac. II). La aplicacin de las normas anteriores se instrumentaron mediante el Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal, diseado y publicado en 1984 para modernizar y homogeneizar la organizacin y la conservacin de los archivos. Nota: Este acuerdo fue abrogado por el artculo segundo transitorio del Reglamento Interior de la Secretara de Gobernacin de 1998, que a la letra dice: Segundo: se abrogan V. El acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 14 de julio de 1980.

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El Manual de Polticas del sistema red de Archivos seala que su objetivo es establecer las normas a que se sujetarn las Dependencias del Gobierno Federal para la organizacin y funcionamiento del Sistema Red de Archivos institucional y de sus componentes internos, considerados como parte del sistema de administracin de documentos del Gobierno Federal. El mencionado manual integra una serie de elementos constitutivos de los archivos administrativos del gobierno federal que se pueden resumir en los siguientes puntos, se establecen: Los tres niveles de archivos, La unidad de instalacin, El principio de procedencia como base de la organizacin documental, Los lineamientos de conservacin de los archivos, Los principales pasos de la administracin de documentos. El Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal, no se public en el Diario Oficial de la Federacin, lo que propici que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal se autorregularan y por ende no se aplic el sistema adecuadamente. En materia contable, el Acuerdo Presidencial del 17 de agosto 1998, establece que archivo contable gubernamental lo constituyen los libros de contabilidad, registros contables y documentacin probatoria y justificatoria del ingreso y del gasto pblico de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, el cual deber guardarse, conservarse y custodiarse adecuadamente. Se estipula como tiempo mnimo de guarda para estos documentos por lo menos 12 aos para la documentacin que ampara inversiones en activos fijos y en obras pblicas, as como aquella que sirva para fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales. Y para los dems casos 5 aos, despus de los cuales se

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podrn estudiar para establecer su valor histrico o su baja definitiva. (DOF 25-08-1998). La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos en el captulo referente a los sujetos y obligaciones del servidor pblico seala entre otras obligaciones: custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustraccin indebida de aquellas (Art. 8 frac. IV y V). (DOF 13-032002). Este tema es retomado por el Cdigo Penal para el Distrito Federal en materia del fuero comn y para toda la Repblica en materia del fuero federal en los siguientes trminos, comete el delito de ejercicio indebido de servicio pblico el servidor pblico que por s o por interpsita persona sustraiga, destruya, oculte, utilice ilcitamente informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin. (Art. 214, frac. IV) y al infractor de las fracciones III, IV, o V se le impondrn dos aos a siete aos de prisin, multa de treinta a trescientas veces el salario mnimo diario vigente en el Distrito Federal en el momento de cometerse el delito y destitucin e inhabilitacin de dos aos a siete aos para desempear otro empelo, cargo o comisin pblicos. (Reformado DOF 17-11-1986) La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental que entr en vigor el 11 de junio del 2002, trata el tema de los archivos en cuanto a su funcionamiento, conservacin, custodia y organizacin con una serie de obligaciones. En dicha Ley, se establece como uno de los objetivos, mejorar la organizacin y el funcionamiento de los archivos administrativos ( Art. 4); Asimismo, la Ley dispone que una de las

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atribuciones de los Comits de Informacin es la de establecer y supervisar la aplicacin de criterios especficos en materia de clasificacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la organizacin de archivos de las dependencia y entidades mediante lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN, as como a travs de un programa de archivos que permita la obtencin expedita de la informacin, la organizacin y el buen funcionamiento de los mismos (Art. 29, frac. V y VI, Reglamento Art. 46); Tambin se mandata que los titulares de las dependencias debern asegurar el buen funcionamiento de los archivos y publicar una gua simple del sistema de archivos de su dependencia (Art. 32, Reglamento Art. 44); Por su parte, el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica en coordinacin con el AGN deber establecer los criterios y lineamientos para la organizacin de los archivos (Art. 32 y 37 frac. IV, Reglamento Art. 42). Por ltimo, el artculo transitorio dcimo se pone de plazo el 1 de enero del 2005 para tener todo el sistema de archivos funcionando (DOF 11-06-2002)). Si bien la Ley de Transparencia tom en cuenta a los archivos, el planteamiento para la apertura de la informacin pblica tuvo que haber sido al revs, es decir, primero una Ley o reglamento que hubiera dispuesto la organizacin de los archivos administrativos y, luego, la Ley que permitiera el acceso a la informacin. No obstante, la Ley, el Reglamento y los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de la Administracin Pblica Federal cubren los elementos bsicos para poner en orden de una vez por todas a los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal. El punto central de estas normas y, en particular de los Lineamientos Generales, gira alrededor de la organizacin y conservacin de los archivos, dado que la base de una confiable y oportuna

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informacin se fundamenta en la adecuada organizacin de los archivos teniendo como resultado el asegurar la disponibilidad, localizacin expedita, integridad y conservacin de los documentos y expedientes de archivo. (DOF 20-02-2004). Los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de Administracin Pblica Federal son la base de una futura reglamentacin de mayor nivel que permita ampliar el horizonte legal de los archivos.

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Resumen de la leccin 4 En la leccin 4 se han estudiado principios bsicos para la formulacin una legislacin archivstica. Los temas centrales fueron: Principios bsicos de una legislacin archivstica Marco jurdico mexicano Se han propuesto algunos principios que deben tener en cuenta al redactar una ley. Se han enunciado algunas leyes mexicanas que tratan sobre el tema de los archivos. Preguntas para evaluacin 1. Enumere tres principios bsicos para elaborar una ley archivstica. 2. Explique con sus propias palabras la importancia de tener una ley de archivos. 3. Qu carcter tienen los archivos segn la Ley General de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos. 4. Existe alguna obligacin jurdica para los servidores pblicos de conservar los archivos de las oficinas en donde trabajan? 5. Cules son los principales obligaciones que establece la Ley Federal de Transparencia y acceso a la Informacin Pblica Gubernamental en materia de archivos? 6. Explique en dnde se fundamenta la poltica archivstica mexicana encabezada por el AGN.

LECCIN 5 ORGANIZACIN DOCUMENTAL


La leccin 5 estudia los principios bsicos de la organizacin documental. Define la clasificacin y la ordenacin. Explica en que consiste el principio de procedencia. Los temas que se exponen son los siguientes: La clasificacin de los archivos La ordenacin de los archivos Principios de la organizacin documental Los archivos son centros de servicio interno y externo de una institucin. No son depsitos de una masa inservible de papeles. Ahora bien, para que un archivo cumpla eficazmente su propsito necesita de una adecuada clasificacin y de una buena ordenacin. Sin estas operaciones, los documentos se convierten, como seala Aurelio Tanodi, en masas amorfas de papales u otros materiales, que dificultan hasta hacer casi imposible saber lo que hay y encontrar lo que se necesita. En realidad, si un archivo no est organizado es como si no existiera. La clasificacin y la ordenacin son operaciones fundamentales, el ncleo de la archivstica, el punto neurlgico. Sin embargo, al hablar de clasificacin y ordenacin como operaciones archivsticas, surge una cuestin que no debemos soslayar: La definicin de los trminos. Qu se entiende por clasificar y por ordenar? En no pocos autores se utilizan indistintamente estos vocablos. Se llega, como hace notar oportunamente Heredia, a identificar los trminos sin realizar una diferenciacin. En este sentido, se propone que ordenar es cla37

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sificar el material o a la inversa, clasificar es la accin de ordenar. De hecho, la separacin de ambas operaciones ya haba sido planteada por Schellemberg desde 1956. La ambigedad en el uso de estos vocablos en los manuales o estudios sobre el tema ha influido en la prctica archivstica, pues en el momento de efectuar un trabajo en algn archivo la aplicacin de los conceptos ha generado, en vez de organizacin, verdaderos desordenes, en el mejor de los casos.
La organizacin documental se compone de dos operaciones: la clasificacin y la ordenacin

El tema de la clasificacin y ordenacin archivstica, plantea concebir estas operaciones como dos acciones distintas, relacionadas entre s y jerarquizadas. Se pudiera decir, que es una sola tarea que engloba ambas operaciones, inicindose con el proceso de clasificacin y terminndose con el de la ordenacin. Una exposicin amplia sobre el uso de los trminos en cuestin, la encontramos en el libro, antes referido, de Antonia Heredia. Sin embargo, conviene presentar algunas ideas de los tericos conocidos en el ambiente archivstico para tener un panorama del problema. Marcelo Nuez en su Manual terico-prctico, escribe que las dos operaciones fundamentales que se deben practicar en los archivos para que sus fondos estn bien ordenados son la clasificacin y la catalogacin. No habla de ordenacin como actividad indistinta con caractersticas y mtodos propios, sino que se refiere a ella como una consecuencia de la clasificacin. Por su parte, Simeone della Sacra Familia, en sus apuntes de archivstica, texto de la Escuela de Archivstica del Vaticano, siguiendo la tradi-

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cin archivstica italiana, usa la palabra ordenacin para definir las dos operaciones sin distinguirlas, sobreentendiendo, que la clasificacin o titolario, es parte del ordinamento. Uno de los estudiosos de la archivstica latinoamericana, el ya citado Aurelio Tanodi, sostiene que el mtodo principal, fundamental, de ordenar los documentos es su buena clasificacin; luego, define la clasificacin como la accin de ordenar por clases. Pero, en otra parte de su texto, hace la aclaracin de que clasificar es agrupar clases documentales, fondos y series; y ordenar poner uno tras otro los documentos singulares que estn en un expediente. Tanodi distingue los trminos, ms vuelve a insistir que el concepto de ordenacin lo aplica a todo el proceso de poner en orden los documentos, en todo su proceso vital. Otra observacin pertinente en cuanto al uso de los vocablos que estamos analizando, y, que tomamos de la misma Heredia, es el relacionado con la confusin de las acciones cuando se afirma, por ejemplo: se clasifica por materias. La clasificacin, sostiene Heredia, se identifica con la accin de ordenar por materias y es claro que no se ordena por asuntos, sino alfabticamente por materias. Esta confusin, quiz se deba, segn apunta Heredia ms adelante, al empeo de los archivistas por huir de la similitud con la terminologa bibliotecaria. Tambin, solemos escuchar frecuentemente: se catalogar el archivo, para sealar las operaciones de clasificacin y ordenacin; aplican el trmino catalogar para todo el proceso, siendo que la catalogacin, es un medio de descripcin que presupone una organizacin documental. La clasificacin y la ordenacin archivstica, a diferencia de la clasificacin u ordenacin en otros campos, se sustentan en el principio de orden natural o principio gentico. En efecto, los documentos se producen como resultado de las funciones que realiza una institucin.

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En un archivo administrativo, la clasificacin se va dando de una manera natural. Los expedientes nacen orgnicamente porque su produccin responde a las funciones de la entidad generadora; esta organizacin documental le es impuesta por la actividad de la institucin. La clasificacin, es reflejo de las acciones de una institucin. En el caso de los archivos histricos, si estos no fueron organizados por cualquier circunstancia, la organizacin de los mismos deber efectuarse de acuerdo a un estudio crtico que precise las actividades y funciones de la institucin para re-crear su organizacin. En suma, la clasificacin y la ordenacin son dos operaciones que forman parte de la organizacin documental. Son dos acciones distintas, con su propia metodologa, pero complementarias; van de la mano y en algunos casos se realizan casi simultneamente. Decimos casi simultneamente, porque otra de las caractersticas de estas acciones es su jerarquizacin. Primero se clasifica y luego se ordena. No se pueden ordenar documentos ni series si no estn debidamente clasificadas. La clasificacin Nocin de clasificacin. La primera operacin de la organizacin documental es la clasificacin. Esta actividad responde a un trabajo profundo e intelectual. Antonio Ma. Arag, afirma en un artculo, que en la clasificacin el archivista pone a prueba y demuestra su capacidad profesional, sus dotes estratgicas, su mentalidad lgica y su sensibilidad para elegir el mtodo ms adecuado La clasificacin requiere del archivista una preparacin multidisciplinaria en donde intervengan principalmente, conocimientos de archivstica, aunque parezca redundante; de administracin; de derecho; de diplomtica y de historia. Veamos brevemente porque se seala la necesidad del conocimiento archivstico. La formacin archivstica en

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Mxico es deficiente; la prctica comn en la mayora de archivos administrativos e histricos, es contar con archivistas habilitados que se han forjado en el tiempo, en las tareas cotidianas, en los lugares inhspitos y llenos de polvo. Estos archivistas habilitados son los que han tenido en sus manos la labor de conservar los acervos, en el mejor de los casos, en un sitio donde se ubican cientos de papeles sin organizar. La mayora de estos archivistas no han tenido una adecuada formacin, por esta razn, llamamos la atencin sobre esta necesidad. Las dems disciplinas son auxiliares indispensables que coadyuvan a desarrollar las cualidades que expone Arag. La lgica define a la clasificacin, como una operacin que tiene por objeto mostrar los gneros en los que estn contenidas las especies; consiste en agrupar los objetos por sus semejantes y en separarlos por sus diferencias. Desde este ngulo, la clasificacin se efecta atendiendo a lo que tengan de comn los objetos que se van a clasificar. La clasificacin archivstica parte del presupuesto anterior, es decir, del agrupamiento de semejanzas y de la separacin de diferencias. En este caso, se habla de clasificacin de un fondo, de secciones de un fondo, de series de una seccin, de expedientes de una serie.
La clasificacin archivstica, es una operacin que agrupa los expedientes Definicin de semejantes y al mismo tiempo, los se- Clasificacin para en sus diferencias.

Ahora bien, el criterio de este agrupamiento est determinado por la misma actividad del organismo que produjo la documentacin y no por una decisin arbitraria. Est fundamentado en un principio gentico. Ms adelante veremos el principio sobre los que se sustenta la clasificacin.

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Clasificar es agrupar Series homogneas

Humberto Pernia en su Diccionario de Archivologa, seala que, clasificar y archivar sinnimo de ordenar son acciones que posibilitan de manera ptima la puesta en prctica de la regla de oro: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Con la clasificacin se establece el lugar para cada cosa, mientras que archivar (ordenar), significa colocar cada cosa en su lugar. Concretando, clasificar, desde el punto de vista archivstico, es dividir un conjunto orgnico formando grupos (clases) homogneos en fondos, secciones y series como partes de la estructura de un todo y como reflejo fiel del funcionamiento y organizacin de la misma.
Regla de oro: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Hacia una metodologa de la clasificacin. La clasificacin correcta es la que se aplica despus de un anlisis y conocimiento del fondo y que nos viene dada por las funciones propias del organismo. La clasificacin no es creada por el archivista, sino que le viene impuesta por la propia documentacin; a l slo toca respetarla, reconstruirla y re-crearla. Y esto es mantener el principio de origen. El primer paso fundamental en la clasificacin de archivos, sean de trmite, de concentracin o histricos, es conocer la institucin que los gener. Se hace indispensable analizar la historia del organismo, sus funciones, sus estructuras, sus reglamentos, sus normas o leyes. En ningn modo la clasificacin podr hacerse a priori, sino sobre la base del conocimiento de la institucin.

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La siguiente accin corresponde a identificar lo que Schellenberg ha llamado los elementos de la clasificacin. Estos son: a) las funciones; b) la estructura orgnica; y c) los asuntos de materias. a) Las funciones son acciones atribuidas o encomendadas a una institucin. Estas funciones se plasman en trmites o asuntos. Las series documentales son acciones que los documentos refieren en su contenido. b) En cuanto a la estructura orgnica, los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organizacin, la divisin de dependencias que producen los documentos. c) Los asuntos de materia se refieren a los contenidos de los documentos expedientados. De estos tres elementos es recomendable tomar en cuenta los dos primeros para una acertada clasificacin. El reflejo fiel de la institucin lo dan las funciones y la estructura en cuanto a sus atribuciones. La tercera opcin, es raramente usada, pues al agrupar los documentos segn la materia, se corre el riesgo de romper el orden natural e imponer una clasificacin temtica, artificial. Ahora bien, es conveniente considerar que al tratarse de la clasificacin de una institucin viva o activa, lo ms recomendable es guiarse a travs de las funciones, porque stas son generalmente sustantivas, o en ciertos casos, las funciones se alargan o completan sin perder su sustancia; la estructura de un organismo activo es dinmico y cambiante, por eso tiene mayor seguridad tomar como base de clasificacin la funcin, aunque sta, puede estar auxiliada por la composicin estructural del organismo, pero como simple medio de referencia a posteriori. Las instituciones no activas pueden ser re-creadas por medio de las estructuras, es decir, a travs del organigrama que refleja la organizacin de sus oficinas, pero aqu tambin, las funciones que tuvieron no dejan de tener un papel preponderante. En

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suma, las funciones de un organismo nos sealan las actividades primordiales y aunque cambien de nombre las oficinas generadoras de esas acciones, no pierden, generalmente, su sustancia de acuerdo a la ndole de la institucin. Reglas de la clasificacin. Tomando en consideracin la propuesta de Schellemberg presentamos las reglas que deben regir a la clasificacin. a) La clasificacin es anterior en jerarqua, a la ordenacin, aunque sta se realice en la prctica casi simultneamente. b) La clasificacin se establece sobre una base a posteriori y no a priori. Esto debido a que la clasificacin es fruto de un estudio, de una reflexin, de una experiencia y de un anlisis. Las funciones y las estructuras de la institucin son las que dictan los trminos de una clasificacin. c) No es conveniente realizar clasificaciones complicadas. Las cualidades de una clasificacin son la sencillez, lo funcional y lo efectivo. d) La clasificacin debe tener consistencia y no partir de un criterio subjetivo que el da de maana cambie por gusto o moda. El principio archivstico de la organizacin documental. La organizacin documental se realiza y se sustenta bajo una metodologa establecida y que ha probado ser la ms idnea para la naturaleza de los archivos. Este principio fue desarrollndose a travs del tiempo hasta lograr dar un sistema propio al archivista, distinto al de las normas bibliotecarias que en un momento dado se utilizaban. As, naci el principio de orden original, o principio gentico, tambin llamado por los italianos y la misma escuela vaticana, mtodo histrico, como el ms acorde, el ms archivstico para clasificar y ordenar los fondos documentales. El mencionado mtodo se

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fundament sobre el principio de procedencia archivstica: integridad de los fondos y respeto al orden original.
El principio de procedencia postula que cada documento debe estar puesto dentro del fondo del archivo de donde proviene y, dentro de este fondo, en el lugar que originariamente tena.

Definicin del principio de procedencia

El principio archivstico, conocido por algunos como de procedencia, exige, precisamente, el respeto y el reflejo de la organizacin documental de acuerdo a la produccin natural de los papeles y no a la implantacin de un criterio arbitrario y antinatural. De aqu se concluye, que una documentacin que haya sido desprovista de su articulacin originaria, de su vinculacin interna, ha perdido su razn de ser y su valor archivstico. El principio de procedencia no debe ser entendido de modo literal, sino en sentido archivstico, ya que los documentos de todo archivo nacen como resultado de una funcin administrativa; y esto es, lo que hay que reflejar, o en su caso re-crear, en la organizacin del mismo. Elio Lodolini seala, que solamente la reconstitucin incondicionada del orden originario satisface a toda exigencia cientfica. La metodologa que exige la organizacin documental, est fundamentada en un anlisis serio, en un estudio profundo de la institucin generadora, lo cual trae como consecuencia lgica, que el trabajo archivstico sea diferente de cualquier otro y constituya una experiencia irrepetible. Cualquier clasificacin y ordenacin archivstica debe contemplar el respeto de la naturaleza del archivo y no confundir los elementos propios de la clasificacin (funciones y estructuras) con el principio universal de toda organizacin archivstica.

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El principio de procedencia seala que cada documento debe estar dentro del fondo de donde de proviene y dentro, este fondo, en el lugar que originariamente tena.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
LA VINCULACIN ARCHIVSTICA Documentos

Agrupacin por asuntos = VINCULACIN

4444
Clasificacin por series = VINCULACIN

F
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En conclusin podemos afirmar: a) El principio de procedencia archivstica acompaa invariablemente a la organizacin documental. Segn lo dicho anteriormente, el principio establece que los documentos deben conservarse en el archivo al que naturalmente pertenecen y en el orden que tenan cuando se produjeron. b) El principio de procedencia archivstica protege la integridad de las series documentales en el sentido de que, sus orgenes y los procedimientos por los que resultaron se reflejan en su ordenacin. c) El principio de procedencia archivstico sirve para revelar el significado de los documentos; pues, el asunto o materia de los mismos documentos individuales, slo pueden entenderse completamente en el contexto del conjunto al que pertenecen. d) El principio archivstico proporciona una gua de trabajo econmico para la organizacin, descripcin y servicio de los documentos. e) El empleo del principio de procedencia archivstico no debe ser confundido con la procedencia literal, pues esta confusin podra ser fatal en la organizacin documental. Cuadro General de Clasificacin La elaboracin del cuadro general de clasificacin es la primera accin que se debe realizar para obtener el mapa documental de la institucin. El cuadro es un concentrador que permite conocimiento y gestin de los expedientes agrupados en series documentales con una referencia estructural relacionadas con las atribuciones de las unidades administrativas. De esta forma, cada expediente obtiene una liga de pertenencia a un generador y a una funcin, lo cual permite el respeto del principio del orden original y de la procedencia. A partir de la integracin del mapa documental y una vez que se establecen los conceptos que pudieran

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ser llamados tambin catlogos de referencia podran ser codificados por medio de claves institucionales o convencionales. La codificacin es una repeticin, por medio de claves alfanumricas, de la parte conceptual de los catlogos o conceptos que se manejan en los niveles jerrquicos de fondo, seccin y serie. Estos tres niveles, que adems son los requeridos por el numeral decimocuarto de los multicitados Lineamientos Generales, son la base del cuadro general de clasificacin. Se entiende por fondo el conjunto de documentos producidos orgnicamente por una persona fsica o moral en el ejercicio de las actividades y funciones. Las secciones son las partes de un fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a las subdivisiones administrativas que originaron los documentos identificadas a travs de sus atribuciones. Las series son los expedientes organizados de acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados como una unidad, por que son el resultado de la misma gestin o procedimiento, o de la misma actividad, que tienen una misma tipologa o debido a cualquier otra relacin derivada de su creacin, recepcin o utilizacin. Los niveles anteriores pueden ser subdivididos, a su vez, de acuerdo a las necesidades de la institucin, pero sin llegar a los extremos de mltiples divisiones, con una subdivisin por nivel creemos que es suficiente.
Las definiciones anteriores se encuentran en la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G)

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Sin embargo es conveniente destacar que los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, nico ordenamiento oficial en la materia, establece de igual manera definiciones sobre los niveles de la organizacin archivstica: Fondo: Conjunto de documentos producido orgnicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica. Seccin: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Serie: Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una materia o asunto especfico. En suma,
El todo se divide para su mejor control por origen, segn las atribuciones, para dominar y clasificar la produccin documental por series.

El cuadro general de clasificacin permite entre otras cosas: la seleccin programada y racional de los documentos organizados por grupos de expedientes homogneos; la conservacin calificada; asegurar calidad a las actividades de bsqueda; agrupar los documentos de tal modo de satisfacer las exigencias de trabajo de quien produce y desarrolla las actividades administrativas; centralidad de la correcta formacin de los expedientes;

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la recuperacin de los documentos de forma funcional respecto a las decisiones asumidas o por asumir; ser una gua para los usuarios internos y externos al sujeto productor. La ordenacin Nocin de ordenacin. La ordenacin es la segunda operacin de la organizacin documental. La esencia de la ordenacin est en la unidad.
Ordenar es unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros de acuerdo a una unidad-orden.

Definicin de ordenar

Esta operacin se aplica a cada serie, a cada expediente, a los documentos dentro de los expedientes. Hablamos de los expedientes y su contenido; documentos de un mismo asunto. Por lo tanto, no se puede estrictamente hablar de la ordenacin de un fondo o de un archivo, a menos que la palabra se tome como sinnimo de organizacin documental.
Ordenar es unir elementos de un conjunto relacionndolos unos con otros.

Tipos de ordenacin. Antonia Heredia propone tres tipos de ordenacin: a) La ordenacin cronolgica. Heredia parte de la

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premisa de que no hay ms elemento estable que la fecha de un documento cuando sta est expresa. Los tres elementos fundamentales de este tipo de ordenacin es el ao, el mes y el da. b) La ordenacin alfabtica. En sta se sigue el orden del abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representativas. Estos nombres pueden ser de la materia objeto del contenido documental, o de la persona a que ste se refiera. c) La ordenacin numrica para unidades de instalacin. En este sentido Heredia seala que la ordenacin numrica atae a las unidades de instalacin, es decir a los expedientes que llegan a un archivo administrativo en momentos diferentes. El nmero que se le da a cada expediente es relativo a su ingreso y al fichero-registro del fondo que referir al nmero de los estantes del archivo. Se trata de una identificacin numrica que topogrficamente nos ubique los expedientes. Operaciones relacionadas con la ordenacin. La ordenacin suele ir acompaada de una serie de acciones de tipo mecnico que ayudan a darle forma y presentacin a los expedientes, y a los documentos propiamente dichos. Estas operaciones son: a) Una accin importante que tiene ver con los documentos de los expedientes es la de alejar los clips, grapas, alfileres, broches, polvo, etc. b) La conservacin del documento requiere del control y existen algunas operaciones como la famosa titulacin, foliacin o numeracin y sellado. Debido a los qumicos de las tintas, que existen hoy en da, algunos archivos se abstienen de efectuar esta labor. Sin embargo, con anlisis y cuidado es conveniente establecer la manera de dejar testimonio de la pertenencia archivstica y jurdica de un documento o de un expediente. Se
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recomienda para la foliacin y el sello los ngulos de los documentos. c) Tambin en esta fase se coloca la fecha extrema de los asuntos en las guardas. As mismo, se acostumbra poner la numeracin que ubica de cada guarda o flder en referencia a la caja, al estante y al lugar dentro de cada caja o contenedor.

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Resumen de la leccin 5 En esta leccin se expusieron los siguientes temas centrales: La organizacin documental El principio de procedencia Se definieron los siguientes conceptos: La organizacin documental La clasificacin Cuadro general de clasificacin La ordenacin El principio de procedencia Preguntas para evaluacin 1. Explique en qu consiste la organizacin documental. 2. Distinga entre catalogacin, clasificacin y ordenacin. 3. Enumere tres principios bsicos de la clasificacin. 4. Explique la diferencia entre la clasificacin de una biblioteca y la de un archivo. 5. Defina qu es un cuadro general de clasificacin. 6. Exprese con sus propias palabras en qu consiste el principio de procedencia.

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LECCIN 6 LOS MEDIOS DE DESCRIPCIN


La leccin 6 estudia los elementos bsicos de la descripcin archivstica. Los temas que se exponen son los siguientes: La norma internacional de descripcin archivstica ISAD (G) La gua general El inventario El catlogo La tarea archivstica que sigue a la organizacin documental es la descripcin. En esta etapa se generan los instrumentos para el control y la consulta de los archivos. Conviene recordar que no es posible realizar instrumentos de descripcin sin antes, tener organizados los acervos. La descripcin es pues, reflejo de la organizacin documental. Los instrumentos de descripcin fundamentalmente ayudan a ofrecer un servicio preciso y expedito a la institucin o al investigador dependiendo del nivel de archivo que se trate. La descripcin archivstica depender de la parte del archivo que se quiera dar a conocer. Dentro de la amplia gama de modelos de descripcin afines a esta disciplina, el Consejo Internacional de Archivos ha venido desarrollando desde 1989 una normatividad que permita estandarizar a nivel mundial los principales elementos que describen los archivos. En esta lnea en el ao de 1993 se adopt el proyecto ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica y en 1995 la Norma Internacional sobre los
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Encabezamientos Autorizados Archivsticos Relativos a Entidades, Personas y Familias. La norma internacional de descripcin ISAD (G) La norma ISAD (G) tiene por objeto: a) Asegurar la creacin de descripciones coherentes apropiadas e inteligibles por s mismas. b) Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre la documentacin de archivo. c) Hacer posibles los encabezamientos autorizados; y d) Posibilitar la integridad de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de informacin. La norma considera la descripcin multinivel, que abarca el fondo y sus partes como se muestra en el siguiente esquema. Fondo Seccin Series Se aplican cuatro reglas generales a esta descripcin multinivel, que a continuacin se enumeran: 1 Descripcin de lo general a lo especfico Objetivo: representar el contexto y la estructura jerrquica del fondo y sus partes. Regla: en el primer nivel la descripcin debe dar informacin del fondo como un todo. En los siguientes niveles se debe dar informacin de las partes descritas. Las descripciones se mostrarn en una relacin jerrquica desde la parte al todo, yendo desde el nivel ms amplio (fondo) al ms especfico. 2 Informacin pertinente segn el nivel de descripcin Objetivo: representar de forma precisa el contexto y contenido de la unidad de descripcin. Regla: proporcionar, solamente, la informacin

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que sea adecuada al nivel que se est describiendo. Por ejemplo, si la unidad de descripcin es un fondo, no se proporcionar informacin detallada sobre el contenido de un expediente, ni sobre la historia administrativa de todo un organismo si el productor de la unidad de descripcin es una divisin del mismo. 3 Interconexin de las descripciones Objetivo: dejar clara la posicin que ocupa en la estructura jerrquica la unidad de descripcin. Regla: relacionar cada descripcin con la unidad de descripcin inmediatamente superior y, en su caso, identificar el nivel de descripcin. 4 No repetir la informacin Objetivo: evitar la redundancia de la informacin en las descripciones archivsticas relacionadas jerrquicamente. Regla: incluir, en el nivel superior que sea ms adecuado, la informacin comn a todas las partes que los componen. No repetir en el nivel de descripcin la informacin que se haya dado en un nivel superior. La norma establece veintisis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripcin de cualquier unidad. De stos, slo cinco son considerados como esenciales a toda descripcin. 1. El cdigo de referencia o como otros llaman, signatura. 2. Ttulo 3. Fechas de creacin de la unidad de descripcin 4. Nivel de descripcin 5. Volumen de la unidad de descripcin Cada elemento tiene un objetivo y una regla. De acuerdo a lo anterior, los elementos de descripcin estn agrupados en cinco reas de informacin. Slo en-

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listaremos los elementos de acuerdo a su rea respectiva y se detallar el rea que abarcan los cinco elementos imprescindibles, sealados anteriormente, ya que la presencia del resto depender de los objetivos perseguidos por la descripcin. rea de Identificacin. 1. Cdigo de referencia. Objetivo: identificar el archivo y proporcionar un nexo de unin entre los documentos y la descripcin que los representa. Regla: usar la ltima versin de la norma ISO 3166 de cdigos para la representacin de los nombres de los pases, seguido por el cdigo del archivo, e acuerdo con el cdigo normalizado de archivos del pas, seguido del cdigo especfico del archivo local, la signatura u otro identificador nico. El ISAD (G) trae como ejemplo el caso de un documento de los archivos Nacionales de Canad. CA NAC ANC C2358, CA es el cdigo del pas, NAC ANC el del archivo y C2358 la signatura de depsito. 2. Ttulo Objetivo: dar nombre a la unidad de descripcin. Regla: Cuando la unidad de descripcin tenga un ttulo formal, ste deber transcribirse textualmente palabra por palabra, con su orden y ortografa original, pero no necesariamente ni la puntuacin ni las maysculas. En caso de no existir un ttulo, se sugiere redactar uno conciso. En el nivel de fondo deber ser incluido el nombre del productor. En los niveles ms bajos se establece sealar el nombre del productor y el trmino que nos hable de la tipologa de los documentos que comprenda la unidad de descripcin, y si fuere apropiado, una frase reflejando funcin, actividad, materia, localizacin o asunto.

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Fondo: Dependencia o Entidad Seccin: La atribucin de la Unidad Administrativa Series: Las funciones y acciones con las que se llega a cumplir la atribucin y generan expedientes. 3. Fechas de creacin de la unidad de descripcin Objetivo: identificar las fechas de creacin de la unidad de descripcin. Regla: las fechas se establecern tanto en el caso de una nica data como en el de un periodo cronolgico. Se debern incluir las fechas de creacin si es un periodo cronolgico, excepto si la unidad de descripcin es un fondo en el que se recibirn nuevas transferencias. Ejemplo: 4 octubre de 1749 Circa 1810 1855 Antes de 1864 1877-1910 191403/04/1920 23/12/1930 Opcionalmente se pueden incluir fechas dominantes. En tal caso se establece no incluir las fechas predominantes sin las fechas extremas: 1810-1821 (predomina 1815-1818) 1910-1940 (predomina 1914-1917) 4. Nivel de descripcin Objetivo: identificar el nivel de descripcin. Regla: se debe identificar el nivel de descripcin: fondo, serie, subserie, expediente, documento. 5. Volumen de la unidad de descripcin Objetivo: especificar el volumen fsico y el soporte de la unidad de descripcin. Regla: se debe describir el volumen de la unidad de descripcin dando el nmero de unidades fsi-

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cas en cifras arbigas y la denominacin ms apropiada del tipo de soportes. Ejemplos: 2 rollo de pelculas 20 expedientes 10 volmenes rea de Contexto 6. Nombre del productor. 7. Historia institucional/biografa. 8. Fechas extremas en que el productor ha generado los documentos de la unidad de descripcin. 9. Historia de la custodia de los documentos. 10. Forma de ingreso. rea de Contenido y Estructura 11. Valoracin, Seleccin y Eliminacin. 12. Nuevos ingresos. 13. Organizacin. rea de Condiciones de Acceso y Utilizacin 14. Situacin jurdica. 15. Condiciones de acceso. 16. Derechos de autor/normas sobre reproduccin. 17. Lengua de los documentos. 18. Caractersticas fsicas. 19. Instrumentos de descripcin. rea de Documentacin Asociada 20. Localizacin de los documentos originales. 21. Existencia de copias. 22. Unidades de descripcin relacionadas en el Archivo. 23. Documentos complementarios en otros archivos. 24. Biografa. rea de Notas 25. Notas.

Los instrumentos o medios de descripcin Los instrumentos de descripcin generalizados son: la gua general, el inventario y el catlogo. Brevemente veamos cul es el significado de cada uno de ellos.

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La gua general La gua general orienta de manera global y destaca lo ms importante de un archivo. Pueden ser los fondos de un archivo, como la gua del Archivo General de la Nacin, los de un solo fondo, como la gua del archivo histrico del obispado de Michoacn de la Casa de Morelos; la gua, contiene informacin sobre el archivo y su contenido. Se dan noticias del origen y creacin del archivo, de la historia de la institucin generadora, de los problemas por los que el acervo ha pasado, de la historia del edificio, de la ubicacin, si es el caso, de fondos que no estuvieran en la sede a describir, o de aquellos fondos que hayan llegado de otro lugar, de las modificaciones en la organizacin de los fondos, de la bibliografa relacionada con el material documental, de la relacin completa de los instrumentos de descripcin sobre los fondos, del tipo de servicio que se da al pblico. La gua general comnmente corresponde a la descripcin de un archivo histrico. Qu es un inventario archivstico? El inventario archivstico es un instrumento que describe la clasificacin de un fondo de manera global sin descender a las particularidades de las piezas o unidades archivsticas. Por tanto, el inventario no puede confundirse con el catlogo ni con el ndice. El inventario archivstico no es un enlistado o relacin de objetos como los inventarios de bienes muebles que realizan las dependencias pblicas y privadas que necesitan controlar la existencia de todos los enseres de oficinas o de los lugares en donde los empleados prestan su servicio. Existen reglas especficas para realizar un inventario archivstico. En l, se describen las series generadas orgnica o funcionalmente en el curso de la gestin de una institucin cuando hablamos de archivos de trmite

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o de concentracin, o bien, es resultado de la descripcin de las series que integran las secciones o un fondo documental de un archivo histrico. El campo de accin de un inventario archivstico es un fondo o secciones completas. Sus funciones son de control, de orientacin y de informacin para la institucin generadora, o para el investigador, cuando se trata de un archivo histrico. Para lograr un inventario es necesario haber realizado la clasificacin. Los elementos de un inventario archivstico deben describir el fondo completo clasificado refiriendo la localizacin topogrfica; el inventario archivstico nos dice: qu es lo que hay y en dnde est ubicado. A continuacin presentamos, a manera de ejemplo, un formato de inventario de archivo de trmite:

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Seccin

Hoja:

De: _

Subseccin (slo en caso de existir) Estado de Trmite Asunto Concluido Pendiente Perodo de Trmite

LOS MEDIOS DE DESCRIPCIN

Clave

Expediente

Serie Documental

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El catlogo El catlogo archivstico es un enlistado de documentos que implica una descripcin de los datos precisos de cada uno de ellos y de su ubicacin topogrfica. El catlogo archivstico difiere del bibliotecario o de cualquier otro, en cuanto se ocupa de la pieza documental o de la unidad archivstica de una parte o de la totalidad de una serie. El catlogo est soportado por la ordenacin, as como el inventario por la clasificacin; es pues, un reflejo de esa operacin de la organizacin documental. La descripcin del catlogo puede ser tan amplia y detallada cuanto se crea conveniente ofrecer datos al investigador. Los elementos que conforman los catlogos archivsticos son: la fecha completa; el tipo de documento; el autor; el destinatario; el asunto o materia; datos externos como medidas, conservacin, materia sobre la que est escrito; fondo, seccin, expediente, nmero de orden; y topografa. Un ejemplo de ficha de catlogo pudiera ser el siguiente:

Catlogo de pieza documental


2 nov. 1551. Real Cdulas. Prado. Real Cdula sobre la fundacin de la Real y Pontificia Universidad de Mxico firmada en el Prado el 2 de noviembre de 1551, por el Prncipe de Espaa, Felipe II.

Archivo General de la Nacin, Universidad, vol. 7, exp. 1, f. 5, documento en papel 30 x 20 cm, en buenas condiciones, en castellano, letra humanstica.

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Resumen de la leccin 6 En la leccin 6 se estudi la norma para la descripcin de archivos propuesta por el Consejo Internacional de Archivos y tres de los medios descriptivos ms usados por los archivistas. Los temas que se desarrollaron fueron: La Norma General Internacional de Descripcin Archivstica. La Gua General El Inventario El Catlogo Preguntas para evaluacin 1. Enumere las cinco reas propuesta por la Norma ISAD (G). 2. Explique con sus palabras en qu consiste la descripcin multinivel. 3. Cul es el papel de una gua general. 4. Qu describe el inventario. 5. Cul es la caracterstica esencial del catlogo. 6. Establezca la diferencia entre inventario y catlogo.

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LECCIN 7 LA VALORACIN DE LOS ARCHIVOS


La leccin 7 estudia el concepto de valor y los principales criterios de la valoracin archivstica. Los temas que se exponen son los siguientes: La definiciones de valoracin Los valores primarios Los valores secundarios La taxonoma de series documentales El catlogo de disposicin documental El tema de valoracin hoy en da ha adquirido una importancia vital para los archivos. La valoracin no es un proceso que se realiza en la ltima fase del proceso archivstico, sino que abarca todo el ciclo vital de los documentos y se realiza de manera integral. El Valor desde el punto de vista de la filosofa La filosofa a travs de la tica, estudia lo concerniente a los valores y seala que el valor debe ser considerado como expresin integral del ser: es lo que hace alguna persona o cosa digna de aprecio. La persona convierte al ente en valor y al mismo tiempo interacta con aquello que valora al intercambiar el aprecio con las bondades que se encuentran en el objeto valorado. Con este concepto de valor rico en contenido aplicado a la archivstica, se pretende aprovechar la riqueza del concepto, es decir, en cuanto que el acto de valorar significa alimentar el espritu; en la valoracin archivstica, no slo intervienen las manos como smbolo de identifi67

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cacin con la tcnica, sino toda la persona. Valorar es algo ms pleno que involucra a todo el ser humano. La Valoracin Archivstica Trminos usados y conveniencia de la palabra valor. Theodoro Schellenberg afirmaba que en un programa de valoracin no poda existir substituto alguno para un trabajo analtico y minucioso; ya que no se podan inventar tcnicas que redujeran el trabajo de tomar una decisin sobre los valores. La toma de decisin, es decir, el juicio de valor, es resultado, segn se dijo anteriormente, de un proceso que implica el acopio de informacin; en el caso de los archivos, la informacin o el conocimiento es de carcter administrativo, fiscal, jurdico, tcnico, histrico, diplomtico, etc. Se trata de analizar de manera crtica e integral estos factores relacionados con las series documentales en vista a una seleccin para su destino final. O dicho de otro modo, es un proceso realizado con un sentido holstico para garantizar el sistema de la memoria institucional teniendo en cuenta el gran problema de la explosin contempornea de documentos escritos en las administraciones pblicas y privadas. Sobre esta base cabe preguntarse cul es el trmino ms apropiado para definir la accin que se relaciona con la responsabilidad de conservar y de dar de baja las series documentales de un organismo? El tema que abordamos ha sido denominado de diversas formas por los autores que se han ocupado de l, por ejemplo le han llamado: seleccin, tra o trilla, descarte, expurgo, retencin, depuracin, disposicin, etc. Sin embargo, si consideramos que este proceso, ante todo, es una operacin intelectual y necesariamente previa, que gua a otra operacin de carcter material, debemos utilizar un trmino cuya significacin sustente la accin que realizamos y que, al mismo tiempo, englobe o incluya,

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como una derivacin lgica, otras acciones que culminen el proceso antes mencionado. La operacin intelectual que ilumina este trabajo, segn nuestro modo de entender, es la valoracin. Y dentro de ella, la operacin material se enfoca a la eleccin de las series documentales para su conservacin o su eliminacin fsica. En otras palabras, este juicio de valor es el que nos ayudar a expurgar, depurar, seleccionar y a disponer las series documentales de una organizacin.
La valoracin es el trmino que engloba las acciones y actitudes de anlisis integral en vista a la conservacin cualitativa de los documental producidos en una institucin.

Valoracin documentos

Ahora bien, el emitir un juicio de valor no solo implica conocimientos, ni tampoco significa lanzar una opinin para determinar framente algo como bueno o como malo. Valorar, como vimos, exige un compromiso personal. Es decir, compromete a la persona porque al realizar un juicio de aprecio, de algn modo, se hace extensiva la persona hacia el ser o la cosa a quien se dirige el juicio y en correspondencia, la apreciacin o valoracin enriquece a la persona al entregarle las virtudes encontradas del objeto valorado.
La valoracin exige un compromiso personal e institucional

Si trasladamos estas nociones al campo archivstico, debemos considerar que la valoracin archivstica ofrece la posibilidad de desarrollar la capacidad de asombro, capacidad constitutiva del ser humano. Por ejem-

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plo, la apreciacin musical enaltece al espritu, existe una correspondencia entre escuchar la msica y lo que sta ofrece al odo del escucha. Los documentos son parte de los bienes culturales de un grupo humano; forman el patrimonio de una sociedad, es decir, la herencia que los padres dejan a sus hijos. Estos bienes o este patrimonio son la posibilidad de extender el conocimiento, de potenciar la memoria, la identidad de una persona o de un pueblo. Bajo esta perspectiva el valor adquiere una dimensin humana; no se trata, en el mbito archivstico, de determinar qu papeles se tiran o qu papales se quedan. Valorar una documentacin implica un compromiso, una actitud de respeto, de admiracin porque el documento que est frente a m es parte de mi ser, de mi tradicin familiar, de mi identidad nacional, en suma, de la humanidad entera. La valoracin Archivstica supone un juicio de valor resultado de un proceso que implica el acopio de informacin de carcter administrativo, fiscal, jurdico, tcnico, histrico, diplomtico, etc. Se trata de analizar de manera crtica e integral estos factores relacionados con las series documentales en vista a una seleccin para su destino final.
La valoracin archivstica es un juicio sustentado en un profundo anlisis en vistas a determinar el destino final de los documentos.

Valoracin archivstica

El Valor Primario El documento nace con un propsito que puede ser administrativo, fiscal, legal, contable, etc. Mientras ese propsito establezca una fuerza en el cumplimiento de lo que expresa su texto, es decir defender derechos, exi-

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gir obligaciones, certificar, comunicar, etc., el documento est activo, vigente. El valor primario, inmediato o continuo se establece tomando como medida el tiempo, que abarca un periodo de uso activo, llamado vigencia y un plazo o periodo de guarda precautorio. Entendemos la vigencia como el uso continuo que tienen los documentos en las oficinas para cualquier propsito. Durante esta vigencia se mantiene la fuerza de obligatoriedad, ya sea administrativa, jurdica, fiscal o tcnica en los trmites a travs de los documentos Los valores primarios, inmediatos o continuos del expediente tambin estn determinados por un periodo de conservacin o plazo precautorio que se le asigna al mismo. Este plazo abarca un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al destinatario la posibilidad de revisar algn aspecto que parezca impugnable; es decir, se retienen los expedientes con el fin de responder a posibles reclamaciones administrativas o jurdicas. Administrativo Este valor es el asignado a los documentos que sirven para realizar operaciones administrativas propias del organismo y las relacionadas con los destinatarios de un trmite. El expediente tiene valor administrativo mientras el contenido tenga uso para el organismo. Legal Entendido ste, como aquel que contienen los documentos dispositivos del Estado que afectan al orden general. Por ejemplo, los documentos que sustentan derechos como los libros del Registro Pblico de la Propiedad y del Comercio. Tcnico El uso que pueden tener algunos documentos de este grupo, estn marcados por reglamentos o normas que

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deben ser atendidas para la vigencia, la retencin o guarda precautoria, y para la disposicin final. El Valor Secundario Se aplican a los expedientes que han terminado su vigencia operativa, su uso continuo y su plazo de retencin precautoria porque han concluido su trmite, han caducado o por otra razn determinada por los actores del trmite. El texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de vista administrativo, fiscal o legal, aunque sigue siendo testimonio de una accin administrativa. Secundario, mediato o duradero va a significar permanencia definitiva, conservacin para siempre. Una vigencia con un contexto ms amplio que el operativo, en el cual el carcter de cientfico o cultural ser la nota constitutiva del expediente. Por ello podemos hablar de una vigencia cultural o cientfica. La macrovaloracin La valoracin hoy en da ha sido replanteada para aplicarse de manera integral en todo el ciclo de vida del documento privilegiando el anlisis de las series documentales en vez de los documentos sueltos. La gran cantidad de papeles generados por la administracin pblica contempornea, aunado a la ausencia del mtodo archivstico en el trabajo cotidiano de las oficinas y del propio archivo de concentracin, han trado como consecuencia la creacin de bodegas con papel desorganizado y sin control alguno; de tal modo que es muy difcil valorar sin tener una visin de conjunto partiendo de un eje manejable y archivstico como son las series.

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Series documentales Con valor secundario, mediato o duradero pero que tienen vigencia de larga duracin o uso continuo (coexisten con el valor primario, inmediato o continuo)

Ejemplos

Registro de predios Predeterminado del Registro pblico para conservacin de la propiedad y del Comercio, actas del Registro Civil, expedientes de pensionados...

Con valor secundario, Programa anual, estu- Predeterminado mediato o duradero, dios, investigaciones, para conservacin pero que tienen vi- programas. gencia operativa de mediana y corta duracin. Con valor primario, inmediato o continuo y sin valor secundario, mediato o duradero. La mayor parte de la Predeterminado documentacin de para baja apoyo administrativo: plizas de egresos,

No predecibles y Con valor primario, *Juicios laborales, inmediato o continuo *expedientes de per- analizar para destino final. que por sus caracte- sonal, rsticas propias tengan que ser valoradas *expedientes clnicos. al finalizar su periodo de guarda precautoria para establecer su destino final.

El Catlogo o Tabla de disposicin documental El catlogo de disposicin documental o tabla de retencin establece el plazo de conservacin de las series documentales, a partir de que en el expediente se ingres el ltimo acto administrativo, legal o contable, en los archivos de trmite, es decir a partir de que se cierra el expediente, y su resguardo precautorio en el archivo de concentracin, determinando la valoracin preliminar del posible destino final de los documentos, es decir causa baja o se transfiere a un archivo histrico. El objetivo es unificar los criterios en toda la institu-

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cin sobre los tiempos de retencin en las oficinas y en el archivo de concentracin para una mejor circulacin de los documentos a nivel institucional, evitando la saturacin documental, el procedimiento de elaboracin se encuentra ligado a la valoracin documental. Adems, sirve de instrumento jurdico-administrativo para tener un marco de referencia sobre la retencin de los documentos y el posible destino final a nivel institucional. De tal manera es necesario destacar que la definicin oficial de catlogo de disposicin documental, para la Administracin Pblica Federal, y que se podra tomar en cuenta en la Estatal y Municipal as como en los Poderes Legislativo y Judicial, se public el 20 de febrero de 2004 en los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.

El catlogo de disposicin documental

Tipo de documento

Clasificacin de la informacin

Tiempo de guarda (aos)

Destino final

Clasificacin

Series Legal Contable Reservada Confidencial Archivo de trmite Archivo de concentracin Baja Archivo histrico

LA VALORACIN DE LOS ARCHIVOS

Admvo.

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Resumen de la leccin 7 En la leccin 7 se han presentado los temas: la valoracin, los valores primarios y valores secundarios. La macrovaloracin, y El catlogo de disposicin documental Se ha expuesto el concepto de valor desde la perspectiva de la filosofa y su aplicacin al campo de la archivstica. Se ha estudiado el significado de los valores primarios y secundarios. Se ha definido el papel de la macrovaloracin como un proceso integral de anlisis de series documentales. Se ha subrayado la importancia del catlogo de disposicin documental como un instrumento jurdico-administrativo que unifica el criterio de una institucin en cuanto que define los tiempos de conservacin o retencin de expedientes en las oficinas y en el archivo de concentracin, y realiza la prevaloracin de los mismos para su destino final. Preguntas para evaluacin 1. Defina con sus propias palabras los siguientes trminos: Valoracin archivstica macrovaloracin. 2. Cul es la diferencia entre valor primario y valor secundario? 3. Para qu sirve el catlogo de disposicin documental? 4. Por qu es importante la valoracin en una institucin?

LECCIN 8 LA CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS


La leccin 8 estudia lo que corresponde a la conservacin de los soportes materiales de la informacin, es decir el papel, y en los casos de los documentos electrnicos, los requerimientos mnimos de preservacin de la informacin. Los temas que se exponen son los siguientes: Los procesos de conservacin La preservacin o prevencin La conservacin del papel La conservacin de la informacin electrnica Los procesos de conservacin La conservacin de documentos se fundamenta en el principio de que todo documento posee una naturaleza corprea o fsica, y es portadora de un mensaje o contenido. Esto determina la bsqueda de un necesario equilibrio entre la funcin conservadora, forzosamente restrictiva como protectora de la materialidad del documento, y la funcin difusora, que debe ser magnnima por conocedora de los valores que el documento encierra. De aqu se establece que la conservacin documental debe orientarse, tanto hacia la integridad fsica del documento (el soporte) como a su integridad funcional (el material sustentado). Integridad fsica: hace referencia a su permanencia, es decir, al mantenimiento de todos los elementos que constituyen su naturaleza corprea o fsica.
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Integridad funcional: hace referencia a su durabilidad, es decir, al mantenimiento de todos los elementos que conforman el mensaje o contenido original; devolvindole la capacidad de transmitirlo. La conservacin de documentos contempla, de modo general, tres fases de intervencin a las que puede ser sometido un documento dependiendo de su estado: la preservacin que evita, la conservacin que detiene y la restauracin que repara el deterioro. La preservacin La primera fase corresponde a la preservacin o prevencin. Est dirigida a evitar de manera global el deterioro producido por agentes externos mediante un control de todos los elementos que lo rodean. El control se realiza a travs del anlisis de los siguientes aspectos:
Control del Medio
Ambiente

El lugar

Agentes de deterioro

Edificacin

Causas de deterioro

Local

Acervo

LA CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS

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El lugar El lugar corresponde a la ubicacin fsica del acervo, en relacin a su entorno. Aspectos de anlisis: Orientacin: se trata de establecer la incidencia directa o indirecta de la luz natural y la direccin de los vientos predominantes. Fuentes de contaminacin: se trata de examinar la incidencia directa de agentes contaminantes (gases, polucin, etc.). Edificacin Anlisis de los diferentes elementos considerados como potenciales agentes de deterioro del edificio en el que se alberga el acervo. Entre ellos tenemos: Materiales constructivos Instalaciones de aguas Instalaciones elctricas Ventanas y accesos Otras instalaciones Local Anlisis de las condiciones del local en que se encuentra el acervo (archivo, biblioteca, depsito, etc.). Aspectos que deben analizarse: Distribucin espacial Distribucin funcional Niveles ambientales Humedad relativa Temperatura Iluminacin Contaminacin Mobiliario Estanteras Acervo Anlisis del estado de conservacin en que se encuentran los documentos. Este puede ser realizado me-

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diante un muestreo de todo el acervo. Estos anlisis deben contemplar: Alteraciones fsicas, reacciones qumicas y contaminacin biolgica Es importante determinar las diferentes causas que originan el deterioro en los documentos; operacin que debe ser realizada a partir el anlisis de los deterioros. Procedimiento a seguir: Luego de realizados todos estos anlisis, es posible establecer, a partir de los resultados obtenidos, el procedimiento adecuado a seguir; basndose en las siguientes consideraciones: Recursos econmicos existentes Disponibilidad de personal Equipo existente Espacio fsico Agentes de deterioro Los agentes de deterioro son aquellos que ocasionan algn tipo de alteracin o dao a los documentos. Estos pueden provenir tanto del exterior, como estar inmersos en el propio documento. Desde el da en que un documento es creado sufre un constante proceso de deterioro o envejecimiento, y por su naturaleza orgnica es potencialmente perecible. Los agentes de deterioro generalmente causan daos especficos en los documentos.

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Causas de deterioro

Intrnsecas

Por su naturaleza

Por su Estructura Extrnsecas

Ambientales

Biolgicas

Fsico mecnicas

Circunstanciales

Fsicas Luz Humedad Temperatura

Bacterias Hongos Insectos Roedores

Manipulacin Negligencia Vandalismo Robos Guerras Intervenciones anteriores

Incendios Inundaciones Terremotos

Qumicas Polucin atmosfrica

Causas de deterioro Intrnsecas Son las que se encuentran en la propia naturaleza de los elementos utilizados en la manufactura o produccin de los papeles, as como tambin en la naturaleza de los materiales sustentados utilizados en la impresin de los mismos, ya que es imposible disociar al material

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sustentado del propio soporte. Estas pueden ser clasificadas de la siguiente manera: Por su naturaleza: pueden ser congnitas o por predisposicin. Estas son provocadas principalmente por los siguientes agentes: Aguas impuras Materiales cidas Impurezas metlicas Manufactura defectuosa Pasta de madera Papel reciclado Por su estructura: pueden ser por incompatibilidad o inestabilidad de los materiales. Estas pueden ser provocados por: Componentes de la pasta Productos clorados Colas orgnicas Desengrasantes Aditivos Estos deterioros en los papeles pueden producir las siguientes alteraciones: Papeles quebradizos Amarillamiento Fragilidad Oxidacin Manchas Deformaciones Acidez Exfoliaciones Extrnsecas Son las que se encuentran fuera de los documentos y estn relacionadas directamente con el medio ambiente. Causas ambientales: Fsicas Luz: este elemento no es inconveniente para la buena conservacin de los documentos, siempre y cuando se

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mantenga un estricto control sobre su intensidad, ya que cumple una importante accin germicida sobre determinados microorganismos. Luz natural: corresponde a la luz solar. Esta luz generadora de calor posee un elevado porcentaje de radiaciones ultravioletas. Luz artificial: corresponde a las lmparas: Incandescentes: las cuales general calor y emiten mayor cantidad de radiaciones infrarrojas que ultravioletas. Fluorescentes: denominada tambin luz fra, la cual emite mayor cantidad de radiaciones ultravioletas que infrarrojas. Los mayores problemas que genera la exposicin de un documento a la luz, estn ocasionados por los rayos no visibles al ojo humano, es decir, las radiaciones ultravioletas y las radiaciones infrarrojas, las cuales continan su accin deteriorante an despus de retirada la fuente luminosa. Las radiaciones ultravioletas provocan reacciones qumicas en los papeles, ocasionando daos no visibles a los documentos. Estos pueden ser: Ruptura de las cadenas moleculares Prdida de la estabilidad estructural Las radiaciones infrarrojas, provocan alteraciones fsicas en los papeles, ocasionando daos no visibles a los documentos: Amarillamiento Contracciones Oxidacin Fragilidad Deformaciones Instrumentos de medicin: Luxmetros: permiten medir la iluminacin en cada punto del ambiente, es decir, el nmero de lux.

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Ultraviolmetros: permiten medir la intensidad de las radiaciones ultravioletas expresadas en microwatts por lumen de la proporcin de U.V., en cualquier fuente de luz. Instrumentos de control: Filtros U.V.: reducen las radiaciones ultravioletas de la luz solar como la de las lmparas fluorescentes. Las lmparas incandescentes de tungsteno no necesitan filtro de U.V. Las lmparas de halgeno requieren de un filtro ordinario, ya que poseen una cantidad no despreciable de radiaciones ultravioletas. Estas se encuentran disponibles tanto en forma de lminas como en lquido, los cuales se aplican directamente en las superficies de los vidrios. Recomendaciones generales: Luz ambiental 50 lux para depsitos. Luz ambiental 100 lux para bibliotecas. Luz ambiental 70 mw/lumen U.V. Iluminacin puntual para lectura 500-700 lux. Evitar la incidencia directa de los rayos solares. Reducir la cantidad de radiaciones infrarrojas. Reducir la cantidad de radiaciones ultravioletas. Evitar las instalaciones elctricas inadecuadas. Restringir el uso de copias xerox, fotografas, films. En estos casos se puede sacar copias a partir de copias o a partir de microfilm. Utilizar filtros U.V. en ventanas y lmparas fluorescentes. En casos extremos se puede utilizar cortinas o persianas. Realizar un monitoreo peridico de las instalaciones elctricas, niveles de iluminacin y del estado de filtros. En caso de exposicin: Las lmparas incandescentes deben ser instaladas lejos de los documentos, para evitar las radiacio-

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nes calorficas. Nunca deben ser colocadas dentro de las vitrinas de exhibicin. Establecer un equilibrio entre la intensidad de iluminacin y el tiempo de exposicin. Realizar una constante rotacin de las obras. Utilizar un facsmile en lugar del documento original, indicando siempre su procedencia. Es importante, en casos extremos, tener presente la posibilidad de utilizar los recursos propios para proteger de mejor manera los documentos.

Humedad relativa: es la cantidad de vapor de agua que contiene un ambiente determinado, expresado en porcentaje. Humedad absoluta HR = _____________________ x 100 Humedad de saturacin Humedad absoluta: es la cantidad de vapor de agua en un volumen de aire dado, a una determinada temperatura. Humedad de saturacin: es la cantidad mxima de vapor de agua que el mismo volumen de aire podra contener a la misma temperatura. La humedad relativa de un ambiente puede variar a causa de muchos factores, entre ellos tenemos: la lluvia, la presencia de ros, lagos, el mar, terrenos hmedos, por goteras o tuberas deterioradas, por capilaridad, por la presencia de personas, por condensacin, etc. Temperatura: referida al estado atmosfrico del aire. Est relacionado directamente con la humedad relativa, ya que la alteracin de una provoca la alteracin de la otra. El deterioro de los documentos es ocasionado principalmente por las elevadas fluctuaciones entre los niveles de humedad relativa y temperatura.

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Fluctuaciones en la Humedad relativa: Son provocadas por las fluctuaciones en la temperatura. Particularmente dainas con variaciones de 5% en una hora, no s en variaciones anuales. Producen debilitamiento de las fibras provocadas por las sucesivas contracciones y dilataciones del soporte. Inestabilidad dimensional. Prdida del material sustentado debido a la diferencia en los rangos de dilatacin y contraccin. Posibilidad de condensacin de agua provocada por cadas bruscas de temperatura, ocasionando: manchas, disolucin de tintas, disolucin de colas, oxidacin de apliques metlicos, etc. Alta Humedad relativa (>70%): Propicia el ataque de microorganismos. Aumento de volumen. Aumento de peso. Posible disolucin de tintas y colas. Manchas de agua. Disolucin de las cargas (papel couch). Oxidacin (tintas ferroglicas). Hidrlisis. Aceleracin de la acidez. Conjuntamente con una alta temperatura aceleran las reacciones de degradacin. Baja Humedad relativa (<35%): Prdida de flexibilidad. Resecamiento por prdida de agua. Endurecimiento de las colas y prdida de sus propiedades. Agrietamiento de las cargas. Inestabilidad dimensional.

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Instrumentos de medicin: Fijos o de aplique: los cuales se mantienen de forma permanente en el local; para realizar un monitoreo peridico de los niveles ambientales. Entre ellos tenemos: Termmetros que permiten medir la temperatura del aire en recintos interiores. Actualmente existe una diversidad de modelos que cumplen con esta funcin: electrnicos, digitales, de alta precisin por infrarrojos, a distancia, etiquetas autoadhesivas, lpices, etc. Higrmetros permiten medir la humedad relativa del aire al momento de la lectura. Entre los modelos actuales tenemos: los de cabello y las tiras de papel. Termohigrmetros son una mezcla de los dos anteriores, ya que permiten medir al mismo tiempo la humedad relativa, la temperatura y el punto de roco. Actualmente existe un termohigrmetro para papeles, el cual trabaja mediante una sonda de medicin en forma de sable, pudiendo insertarse entre las pilas de papeles o en el interior de un libro sin causar ningn tipo de deterioro. Tambin puede ser utilizado para medir la superficie plana de un papel. Alternos: stos permiten realizar un control ms preciso de los niveles existentes. Adems sirven para calibrar los instrumentos fijos o de aplique. Entre ellos tenemos: Psicomtros instrumento utilizado para la medicin de la HR y la temperatura del aire. Consta de un termmetro seco y de un termmetro llamado hmedo, suyo bulbo est rodeado de una mecha de algodn empapado en agua. La diferencia de temperatura entre ambos, obtenida con la ayuda de una tabla de conversin determina la humedad relativa. Estos instrumentos sirven adems para calibrar los higrmetros, los termohigrmetros y los termohigrgrafos.

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Termohigrgrafos instrumentos utilizados para registrar la temperatura y la humedad relativa de modo continuo. Para ello se utiliza un tambor giratorio sobre el que se enrolla un papel grfico con dos agujas que registran simultneamente la temperatura y la HR. Estos mecanismos pueden ser de relojera o de cuarzo. Los registros grficos permiten realizar un anlisis preciso sobre las fluctuaciones existentes en el local. Instrumentos de control: Humidificadores son aparatos destinados a la regulacin de la humedad ambiental aportando al aire la cantidad necesaria de vapor de agua segn sean las necesidades higromtricas del local. Entre los tipos ms conocidos tenemos: los humidificadores de vapor, los cuales emiten al ambiente una mezcla de aire y vapor de agua obtenido a partir del calentamiento del agua. Deshumidificadores son aparatos de regulacin ambiental. Estos aparatos pueden trabajar mediante refrigeracin o a partir de un agente deshidratante como el gel de slice o el fluoruro de litio, los cuales absorben la cantidad necesaria de vapor de agua segn las necesidades higromtricas del ambiente. Gel de slice es un material slido poroso que consiste en slice fabricada en bolitas de diversos tamaos. Se obtiene por tratamiento de silicato sdico con cido sulfrico. Tiene alto poder de absorcin de la humedad atmosfrica. Este producto absorbe gran cantidad de humedad e indica con el cambio de color (azul a rosa), su nivel de saturacin. Adems tiene la ventaja de poder ser reactivado posteriormente con la ayuda de una estufa de desecacin. Debido a su tamao es muy recomendable para utilizarlo en espacios reducidos; como vitrinas de exhibicin.

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Recomendaciones generales: Humedad relativa entre el 45%-55%. Temperatura 18-22 grados C. Determinar los niveles ambientales existentes. Determinar las posibles causas de las fluctuaciones. Establecer los niveles adecuados de conservacin. Estos niveles varan de acuerdo al tipo de material existente en el acervo, y estn determinados en relacin a las personas que laboren en estos ambientes. Causas ambientales: Qumicas Polucin atmosfrica: la polucin atmosfrica est constituida por todos los elementos contaminantes que se encuentren en el ambiente. Este tipo de contaminacin, que se encuentra principalmente en zonas urbanas e industriales, es uno de los que ofrece mayores dificultades de erradicacin, ya que esto requiere de equipos especiales generalmente de elevado costo. Estos contaminantes pueden dividirse: En partculas slidas: son las que provocan principalmente alteraciones fsicas, ya que actan como sustancias abrasivas sobre la superficie de los documentos, como por ejemplo: Polvo Fragmentos metlicos Carbn Esporas de microorganismo En vapores o gases: provocan reacciones qumicas en los documentos. Dixido de azufre que junto al aire y al agua, forman el cido sulfrico. Dixido de nitrgeno originado de la quema de to-

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dos los derivados del petrleo, as como de la combustin de varios productos qumicos. Junto al aire y al agua se forma el cido ntrico. Ozono que se origina por la interaccin de la luz solar y el dixido de nitrgeno expelido por la combustin de la gasolina de los automotores. Aerosoles que actan generalmente como catalizadores de las reacciones qumicas. Estas sustancias producen en los papeles en las siguientes alteraciones: Acidez superficial Amarillamiento Decoloracin Resecamiento Desgaste superficial Oxidacin de la celulosa Microorganismos Instrumentos de control: Purificadores de aire compuestos de un filtro mecnico el cual retiene las partculas mayores de polvo, despus un filtro electrosttico que atrae y retiene como un imn las partculas ms pequeas, y finalmente un filtro de carbono que absorbe la contaminacin qumica del aire. Mediante este equipo es posible retener el 95% de la suciedad contenida en el aire. Recomendaciones generales: Evitar la ventilacin proveniente de reas de contaminacin o de calles con elevado trfico vehicular. Es posible utilizar filtros de tela o pelln para disminuir el ingreso de partculas mayores. Realizar una limpieza peridica del local. Realizar un cambio o limpieza peridica de los filtros. Mantener los niveles adecuados de HR y temperatura.

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Causas biolgicas Bacterias: son consideradas la escala inferior del reino animal. Estos microorganismos se multiplican rpidamente y su forma esporulada les permite sobrevivir incluso en condiciones ambientales adversas. Al igual que algunas clases de hongos, existen bacterias anaerbicas, es decir, que pueden sobrevivir sin oxgeno. Una de las enterobacterias ms comunes en nuestro medio es la Chaetomium. Estos microorganismos pueden producir en los documentos, las siguientes alteraciones: Oxidan el azufre transformndolo en cido sulfrico. Reducen el sulfato transformndolo en sulfuro de hidrgeno. Degradan el amonio transformndolo en nitritos. Foxn o moteado producido por los cidos orgnicos que reaccionan qumicamente con las impurezas de origen metlico. Hongos: de aspecto algodonoso, constituyen la escala menor de los vegetales, no poseen clorofila y su sustrato vegetativo lo componen filamentos multicelulares denominados hifas, las cuales forman el micelo. Su crecimiento se realiza por germinacin por medio de las esporas. Estos microorganismos obtienen el carbohidrato de la glucosa. Los hongos que atacan a los documentos generalmente se encuentran latentes en el medio ambiente, en un perfecto equilibrio de las condiciones ambientales, es decir: HR, temperatura, ventilacin, iluminacin, etc. Cuando este equilibrio se rompe, ya sea por la alteracin de uno o varios de los niveles requeridos, inmediatamente los hongos se activan e inician el proceso de deterioro. En nuestro medio, los hongos ambientales que atacan a los documentos son principalmente:

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Penicilium y Aspergillius. Estos microorganismos pueden producir en los documentos las siguientes alteraciones: Reblandecimiento en la zona afectada. En casos extremos provocan la desintegracin del soporte. Manchas. Degradacin de la celulosa. Insectos: los libros y documentos a ms de la celulosa, contienen protenas y carbohidratos en forma de: colas, cuero, apresto y otras sustancias orgnicas que son atacadas por los insectos. Los insectos ocasionan principalmente deterioros ms o menos graves, dependiendo del grado de contaminacin. Este deterioro es de carcter puntual ya que el material no afectado mantendr sus caractersticas fsicas. En los depsitos y bibliotecas de nuestro medio encontramos principalmente los siguientes: Pececillo de plata: insectos de cuerpo suave recubierto de minsculas escamas finas de color ceniza y brillo plateado. Se esconden principalmente en papeles viejos enrollados, mapas, archivos de documentos o sobre la superficie de papeles encolados. Se encuentran generalmente en lugares clidos y hmedos; en bibliotecas y archivos se les considera como roedores de superficie. Atacan principalmente a las colas y a los papeles a base de pasta de madera, alterando la superficie por capas en formas concntricas de contornos irregulares. Piojo del libro: insectos muy pequeos de cabeza relativamente grande y mandbula dentada. En algunas especies sus alas presentan una coloracin amarillenta, ceniza o castao rojizo; ejercen adems un control biolgico, ya que atacan a los hongos. Su presencia altera la superficie de los papeles de

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forma similar que los pececillos de plata, pero en menor grado. Termitas: insectos sociales que se organizan en colonias de hasta millares de individuos segn la especie. Se los encuentra en muebles, forros, batientes, puertas, estanteras, en general en todo tipo de maderas. Atacan principalmente a las encadenaciones con tapas de madera, as como, a los papeles a base de esta pasta, perforando en forma casi perfecta todo el libro. Estos insectos forman galeras irregulares desde el exterior (generalmente por los cortes) hacia el interior del libro, pudiendo destruirlo completamente. Cucarachas: se las encuentra generalmente en sitios oscuros, donde no penetra la luz del sol. Atacan principalmente la superficie de los papeles, las colas, las encuadernaciones de tejido (lino, algodn, seda, entre otras) e inclusive las de cuero muy delgado; dejando una especie de araazos o rasguos superficiales. Anobium: colepteros de gran variedad que se alimentan no solo de celulosa sino tambin de cueros de superficie spera y flexible. Los orificios con cerca de 2mm. de dimetro recorren todo el libro, pudiendo atravesarlo completamente y continuar con el siguiente. Generalmente es posible encontrar material pulverulento, as como restos de larvas en los tneles dejados por estos insectos. Estos insectos pueden producir en los documentos las siguientes alteraciones: Disminucin de la resistencia Perforaciones Faltantes Roedores: estos animales ejercen una accin mecnica destructiva sobre el papel que roen. Se alimentan entre muchas cosas: de papel y del material orgnico utilizado en las encuadernaciones. Al igual que las

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cucarachas atacan generalmente los extremos de los libros y documentos hasta destruirlos completamente. Estos animales se encuentran principalmente en lugares oscuros y hmedos donde exista una acumulacin de basura o papeles. Pueden llegar a producir la destruccin total de libros o documentos. Recomendaciones generales: Limpieza peridica referida a todo el local, incluyendo el mobiliario. Este podra ser trimestralmente. Limpieza peridica superficial de todo el acervo. La cual podra ser anualmente, dependiendo del volumen de documentos existentes. Control de los niveles ambientales del local: humedad relativa, temperatura, iluminacin, contaminacin. Control de la ventilacin del local. Control microbiolgico peridico. De ser necesario realizar una desinfestacin o una desinfectacin, dependiendo del caso. Causas fsico/mecnicas Manipulacin: la manipulacin o el uso inadecuado de los documentos, es una de las principales causas de deterioro. Negligencia: referida a la falta de cuidado en el trato de los documentos. Vandalismo: se da principalmente en casos especiales en los que se provoca un dao deliberado. Tales como: Robos Guerras Intervenciones anteriores: en esta categora se considera toda actividad, ya sea: adecuacin, alteracin, correccin, etc., realizada en una obra con fecha posterior a su confeccin original.

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Toda esta serie de hechos fsicos pueden causar de manera general, las siguientes alteraciones fsicas: Roturas Manchas Faltantes Suciedad Perforaciones Deformaciones Cortes Quemaduras Recomendaciones generales: No usar clips metlicos porque provocan manchas de xido, es mejor usar clips plsticos No usar ligas elsticas porque se derriten y se adhieren, se recomienda usar cintas de algodn No usar adhesivos plsticos o en barra porque son irreversibles y degradan el papel, es preferible usar metil celulosa No usar cintas adhesivas o engomadas porque provocan manchas y son de difcil eliminacin, es conveniente usar papel japons con metil celulosa No guardar mapas en rollo, ni colocarlos en cajas pequeas porque provocan dobleces, arrugas y roturas, se recomienda colocarlos en posicin horizontal No ingerir alimentos, ni bebidas, ni fumar dentro del local porque causan manchas, quemaduras, insectos, roedores, se debe disponer de un local independiente No usar saliva para pasar las hojas porque producen bacterias y general acidez, se deben usar las manos limpias, o la punta de un borrador No apoyarse sobre los documentos para escribir porque provocan manchas, dobleces, roturas, marcas, es mejor utilizar el material adecuado No marcar las pginas con cartones, clips o bol95

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grafos porque provocan manchas, xidos, acidez, se recomienda usar papel neutro No sacar copias xerox en exceso porque degradan el papel y lo amarillan, sera recomendable sacar copias a partir de copias o de microfilm No manipular los documentos con las manos sucias porque provocan manchas, acidez, bacterias, se deben usar las manos limpias o guantes de algodn No mezclar el material bueno con el material contaminado porque puede provocarse una contaminacin general, sera deseable utilizar reas independientes Causas impredecibles Incendios: en caso de incendio los daos del material documental iran desde una destruccin parcial a una destruccin total de los mismos. A esto debe sumrsele la accin producida por el elemento extintor utilizado, que en la mayora de los casos acta como agente de deterioro. Inundaciones: en caso de inundaciones el principal elemento de degradacin es el agua, al crear las condiciones adecuadas para la proliferacin de los microorganismos. Terremotos: en este caso impredecible pueden presentarse simultneamente una mezcla de todos los problemas posibles. Como se puede observar estas causas de deterioro circunstanciales revisten una mayor gravedad y espectacularidad que las anteriores, ya que suponen la destruccin masiva de los documentos. Al ser impredecibles estas catstrofes nicamente es posible mantener un control preventivo de los materiales documentales. Para esto se recomienda establecer

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un plan de emergencia que debe ser acondicionado para cada caso especfico: Plan de emergencia Determinar las caractersticas del local: cosiste en analizar las caractersticas fsicas del local estableciendo en un diagrama los accesos, ventanas, salidas de emergencia, etc. Determinar los problemas potenciales: en este caso es necesario determinar mediante los planos arquitectnicos del edificio, los elementos que podran causar este tipo de problemas, entre ellos: Instalaciones elctricas Instalaciones de aguas Agentes contaminantes Agentes inflamables Instalar un sistema de seguridad: consiste en implementar al local de una serie de equipos de emergencia, como: Extintores propios para combatir fuego en papel Bombas de agua Telfonos de emergencia Detectores de humo Sealizacin Alarmas Determinar el nmero de personal que labora en el local: mediante esta lista se designarn fundaciones a desarrollar en casos de emergencia, entre ellos: Grupos de escape Guas de los grupos Manejo del telfono Manejo de los extintores Manejo de alarmas Grupos de rescate de los documentos Determinar el material documental de mayor importancia: esto es necesario ya que en caso de catstrofe,

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seran aquellos los documentos a salvar en primera instancia. Revisin peridica de los equipos de emergencia: relacionado con el control y mantenimiento de todos los equipos de emergencia. Realizar simulacros de emergencia: los cuales deben ser realizados por lo menos dos veces al ao para mantener presentes las actividades a desarrollar por cada persona en caso de emergencia. Prever un presupuesto: es importante prever una asignacin econmica; ya que en estos casos, el tiempo es un factor muy importante para poder salvar el material documental afectado. La conservacin de los documentos electrnicos El tema relacionado con los documentos electrnicos no puede ser dejado aparte en este documento. En este sentido, aunque sea de manera breve, se platear lo que entiende por conservacin de documentos electrnicos de acuerdo a la tecnologa de la informacin aplicada a los archivos. La conservacin de archivos electrnicos se inscribe en primero lugar, dentro de la preocupacin por no perder la informacin guardada en los formatos virtuales. Es decir en el lenguaje mquina que necesita una descodificacin para que pueda ser leda por el lenguaje humano. El problema radica en que dicha informacin conserve la confiabilidad y la autenticidad de la informacin. Dado que la informacin soportada en estos formatos debe ser migrada constantemente para su actualizacin en cuanto a su acceso y lectura por los constantes cambios de los software (programas) y de los hardware (versiones de computadoras), es indispensable considerar que dicha informacin no pierda su contenido aunque cambien de formatos.

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Por otra parte, la conservacin tambin incluye la preservacin de los materiales como las cintas magnticas, los disquetes, los discos compactos, etc. La buena disposicin de estos materiales, hacen suponer repositorios pensados con zonas especiales para su resguardo porque son ms delicados a las condiciones ambientales como el polvo, temperatura, humedad, luz solar, y a la manipulacin y tratamiento por su fragilidad material.

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Resumen de la leccin 8 En la leccin 8 se han presentado los temas: Los procesos de conservacin La preservacin o prevencin La conservacin del papel La conservacin de los documentos electrnicos Se ha expuesto el concepto de conservacin y preservacin de los materiales que soportan a la informacin. Se ha estudiado cada una de las causas que deterioran los soportes de la informacin como son las intrnsecas por su naturaleza y estructura y las extrnsecas: ambientales, biolgicas, fsico mecnicas y circunstanciales, y se han planteado una serie de recomendaciones para su preservacin. Tambin se consideraron las condiciones indispensables para conservar los documentos electrnicos dado su condicin particular diferente al documento papel. Preguntas para evaluacin 1. Distinga los siguientes trminos: Conservacin preservacin. 2. Enumere y explique las causas de deterioro intrnsecos 3. Enumere tres causas de deterioro extrnsecos y explique una de ellas. 4. Seale algunas recomendaciones para salvaguardar los materiales de archivo. 5. Cules son las condiciones fundamentales para la conservacin de documentos electrnicos?

BIBLIOGRAFA BSICA
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NDICE
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . .
VII XI

REFLEXIN ARCHIVSTICA . . . . . . . . . . . . . LECCIN 1 LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN La informacin . . . . . . . . . . . . . . . La ciencia de la documentacin o las ciencias de documentacin . . . . . . . . . . . . . . Proceso del documentalismo. . . . . . . . . . El documento . . . . . . . . . . . . . . . . Qu es documento? . . . . . . . . . . . . . Documento desde la ciencia de la documentacin . Concepto Diplomtico . . . . . . . . . . . . Concepto Archivstico . . . . . . . . . . . . El expediente . . . . . . . . . . . . . . . . Resumen de la leccin 1 . . . . . . . . . . . Preguntas para evaluacin . . . . . . . . . . . la . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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LECCIN 2 DEFINICIN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO Definicin etimolgica. . . Definicin de archivo . . . La Identidad del Archivo . Diversos tipos de Archivos. Contenido de los Archivos . Resumen de la leccin 2 . Preguntas para evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 13 15 17 17 19 19

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NDICE

LECCIN 3 DISCIPLINAS AUXILIARES La paleografa . . . . . . La diplomtica . . . . . La historia. . . . . . . . El Derecho . . . . . . . Resumen de la leccin 3 . Preguntas para evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 22 23 23 25 25

LECCIN 4 LA LEGISLACIN ARCHIVSTICA Principios bsicos de la legislacin archivstica . Marco Jurdico Mexicano . . . . . . . . . . Resumen de la leccin 4 . . . . . . . . . . Preguntas para evaluacin . . . . . . . . . LECCIN 5 ORGANIZACIN DOCUMENTAL La clasificacin . . . . . La ordenacin . . . . . . Resumen de la leccin 5 . Preguntas para evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 50 53 53 . . . . . . . . . . . . 28 30 36 36

LECCIN 6 LOS MEDIOS DE DESCRIPCIN La norma internacional de descripcin ISAD (G) Los instrumentos o medios de descripcin . . . La gua general . . . . . . . . . . . . . . Qu es un inventario archivstico? . . . . . . Resumen de la leccin 6 . . . . . . . . . . Preguntas para evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 60 61 61 65 65

LECCIN 7 LA VALORACIN DE LOS ARCHIVOS El Valor desde el punto de vista de la filosofa . . . .


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NDICE

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La Valoracin Archivstica El Valor Secundario . . . La macrovaloracin . . . Resumen de la leccin 7 . Preguntas para evaluacin

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LECCIN 8 LA CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS Los procesos de conservacin . . . . . . . . La preservacin . . . . . . . . . . . . . . La conservacin de los documentos electrnicos Resumen de la leccin 8 . . . . . . . . . . Preguntas para evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 78 98 100 100

Esta obra se termin de imprimir el da 28 de marzo de 2006, en los talleres de CASTELLANOS IMPRESIN Ganaderos 251, col. Granjas Esmeralda Iztapalapa, Mxico, DF