Manual de Microsoft Access 2007

lvaro Neves

Ano 2009/2010

ndice
O que o Access ....................................................................................................................... 6 Conceitos Fundamentais sobre Bases de Dados ........................................................................ 6 O que uma Base de Dados .................................................................................................. 6 Ficheiros, Tabelas, Registos e Campos ................................................................................... 6 As Bases de Dados Relacionais .............................................................................................. 8 Activar o Access ........................................................................................................................ 9 Opes na Pgina de introduo do Access 2007 .................................................................. 9 Criar Base de Dados ................................................................................................................ 10 Componentes Especficos do Ecr de Abertura do Access........................................................ 11 Separadores do Friso no Access 2007 .................................................................................. 11 Painel de Navegao ........................................................................................................... 12 A Criao de Base De Dados ................................................................................................ 13 Tabelas ................................................................................................................................... 13 O que uma Tabela ............................................................................................................ 13 Criao de uma Tabela ........................................................................................................ 14 Criar tabela por Insero de Dados ...................................................................................... 14 Criar tabela em Vista de Estrutura ....................................................................................... 15 Descrio do Ecr de Construo da Tabela ......................................................................... 16 Chave Primria .................................................................................................................... 18 Adicionar uma chave primria de Numerao Automtica .................................................. 20 Definir a Chave Primria...................................................................................................... 21 Relaes.............................................................................................................................. 22 Relaes entre Tabelas ................................................................................................... 22 Formulrios ........................................................................................................................... 27 Assistente de Formulrios .................................................................................................. 28 Modo de Estrutura............................................................................................................ 28 Controlos ........................................................................................................................... 30 Consultas ................................................................................................................................ 30 Consulta simples ................................................................................................................. 31 Parmetros ......................................................................................................................... 33 Consultas de Sumarizao ................................................................................................... 34 Consultas com duas ou mais tabelas ................................................................................... 34 Relatrios ............................................................................................................................... 35

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Modo Estrutura ................................................................................................................... 35 Seces de um relatrio .................................................................................................. 35 Assistente ........................................................................................................................... 36

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ndice de Figuras
Figura 1 - Exemplo de uma ficha (registo) num ficheiro de moradas de clientes ........................ 6 Figura 2 - Estrutura de dados no Access .................................................................................... 7 Figura 3 - Estrutura de um registo e campo de uma tabela ........................................................ 7 Figura 4 - Exemplo de trocas de informao numa base de dados relacional ............................. 8 Figura 5 - Arranque do Access 2007 .......................................................................................... 9 Figura 6 - Indicao do nome de uma nova base de dados ...................................................... 10 Figura 7 - Nova Base de Dados e Painel de Navegao............................................................. 10 Figura 8 - Separadores do Friso ............................................................................................... 11 Figura 9 - Objectos na Base de Dados ...................................................................................... 12 Figura 10 - Caixa de dilogo de criao da base de dados ........................................................ 13 Figura 11- Criar tabela por insero dos dados ........................................................................ 14 Figura 12 - Fechar Tabela ........................................................................................................ 15 Figura 13 - Nomear tabela....................................................................................................... 15 Figura 14 - Definio automtica da estrutura da tabela ......................................................... 15 Figura 15 - Mudana de modo de visualizao e gravao ....................................................... 16 Figura 16 - Ecr de construo da estrutura da tabela ............................................................. 16 Figura 17 - Relao entre Tabelas ............................................................................................ 19 Figura 18 - Campo Cdigo de Cliente ....................................................................................... 19 Figura 19 - Estrutura da Tabela................................................................................................ 20 Figura 20 - Propriedades do Campo ........................................................................................ 21 Figura 21 - Definir uma Chave Primria ................................................................................... 22 Figura 22 - Campos definidos como Chave Primria ................................................................ 22 Figura 23 - Janela onde se selecciona as tabelas ...................................................................... 25 Figura 24 - Estabelecimento das relaes ................................................................................ 26 Figura 25 - Janela Relaes...................................................................................................... 26 Figura 26 - Criao de um Novo Formulrio............................................................................. 27 Figura 27 - Passo 1 do Assistente de Formulrios .................................................................... 28 Figura 28 - Formulrio Aluno ................................................................................................... 28 Figura 29 - Formulrio Aluno na Vista de Estrutura ................................................................. 29 Figura 30 - Boto Folha de Propriedades ................................................................................. 29 Figura 31 - Propriedades do Formulrio Aluno ........................................................................ 29 Figura 32 - Controlos ............................................................................................................... 30 Figura 33 - janela aonde se selecciona as tabelas .................................................................... 31 Figura 34 - Janela QBE ............................................................................................................. 32 Figura 35- Janela QBE com os campos assinalados .................................................................. 32 Figura 36 - Vista de Folha de Dados ......................................................................................... 33 Figura 37 - - Definio de Paramentos nas Consultas ............................................................... 33 Figura 38 - caixa de dilogo que possvel indicar o valor que o parmetro vai tomar............. 33 Figura 39 - Clculo da data de nascimento do aluno mais velho e do aluno mais novo ............ 34 Figura 40 - Consultas com duas ou mais tabelas ...................................................................... 34 Figura 41 - Relatrio em modo de Estrutura ............................................................................ 35 Figura 42 - Seleco de campos assistente no de relatrios ..................................................... 36 Figura 43 - Escolha do modo de visualizao dos dados........................................................... 37 Figura 44 - Escolha dos agrupamentos no assistente de relatrios .......................................... 37

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Figura 45 - Escolha da sequncia de ordenao ....................................................................... 37 Figura 46 - Janela onde definido o tipo de sumrios a serem calculados e apresentados no relatrio.................................................................................................................................. 37

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O que o Access

O Microsoft Access um sistema de gesto de Bases de Dados (SGBD) para ambiente Windows. Como outros SGBD, tem inerente a si um conjunto de conceitos bsicos de base de dados.

Conceitos Fundamentais sobre Bases de Dados

O que uma Base de Dados
Uma base de dados um conjunto de dados relacionados de acordo com uma ou varias regras e um objectivo especfico. Um conjunto de informaes, os colaboradores de uma empresa. As moradas de clientes e de fornecedores, os stocks de produtos ou os alunos de uma turma podem ser os dados que compem uma base de dados. Nome do Cliente: Morada: Cdigo Postal: Telefone: Solues Informticas SA Av. ABC, 99 6400-000 Trancoso 271 222 222

Figura 1 - Exemplo de uma ficha (registo) num ficheiro de moradas de clientes

Sobre esses dados aplicado um conjunto de aces que tm como objectivo a sua gesto e a obteno de resultados, nomeadamente a criao de fichas de insero e consulta de dados, clculos e estatsticas, relatrios, entre outros.

Ficheiros, Tabelas, Registos e Campos

A base de dados armazenada sob forma de um ou vrios ficheiros, segundo uma estrutura predefinida pelo utilizador. No Access 2007, tosas as informaes so armazenadas em tabelas, num ficheiro com extenso .ACCDB, apresentando-se da seguinte

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forma: Ficheiros Tabelas Registos Campo Tabelas Registos Campo Campo Dados Tabelas Registos Campo () () ()

Figura 2 - Estrutura de dados no Access

Todos os registos de uma base de dados possuem uma estrutura de campos idntica, variando apenas o seu contedo: Registo

Nome do Cliente: Morada: Cdigo Postal: Telefone:

Solues Informticas SA Av. ABC, 99 6400-000 Trancoso 271 222 222

Campos
Figura 3 - Estrutura de um registo e campo de uma tabela

Atravs de um SGBD pode realizar-se um vasto conjunto de operaes de gesto de bases de dados, das quais possvel destacar: Insero, edio e apagamento de registos; Critrios de visualizao da informao; Indexao e ordenao da informao contida nos registos; Operaes estatsticas sobre os dados; Criao de ecrs de apresentao; Acesso informao atravs das tecnologias Internet; Impresso de relatrios; Automatizao de funes; Programao.

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As Bases de Dados Relacionais

Uma base de dados relacional permite, para alm da simples organizao da informao. A criao de relaes entre grupos de informao distintos. Existem, ento, vrias tabelas com dados, armazenadas num mesmo ficheiro. Embora, individualmente, esses grupos de informao tenham um objectivo especfico, a construo de uma relao entre eles ir proporcionar ao utilizador uma maior compreenso dos dados. Dados Sobre Clientes Facturas Dados Sobre Produtos
Figura 4 - Exemplo de trocas de informao numa base de dados relacional

As bases de dados relacionais possuem inmeras vantagens sobre as no-relacionais: Eliminao de duplicados de informao cada informao armazenada num s local (por exemplo, a morada do cliente est contido apenas na tabela de dados do cliente e no nas suas facturas); Economia de espao de armazenamento; Maior rapidez de actualizao; Acesso mais rpido s informaes. O Microsoft Access , ento, um sistema de Gesto de Bases de Dados Relacionais em ambiente grfico, o que significa que a organizao/gesto dos dados maximizada atravs doas caractersticas do Windows, pelo que o utilizador consegue visualizar, aceder e trabalhar os dados, de uma forma mais simples e directa.

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Activar o Access
A partir do ecr do ambiente de trabalho do Windows tem duas opes de acesso ao Access: Fazendo clique no boto Iniciar e seleccionando Todos os Programas Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 Utilizando directamente o comando de aberturas do Access, na primeira listagem dos programas utilizados recentemente (pressupondo que este j foi activado anteriormente e que se encontra nesse quadro). Assim que activado o Access, visualizado a pgina de Introduo ao Microsoft Office Access, que nos questiona acerca da aco que pretendemos:

Figura 5 - Arranque do Access 2007

Opes na Pgina de introduo do Access 2007

Nova Base de Dados em Branco: criar uma nova base de dados de Access: sero construdos os vrios objectos que compem uma base de dados em Access. Abrir Base de Dados Recente: abrir uma base de dados j existente, gravada em disco. Modelos Locais: utilizao de modelos j no computadores em utilizao; Modelos no Microsoft Office Online: acesso ao site da Microsoft, para utilizao de modelos adicionais.

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Criar Base de Dados

Suponhamos, ento, que pretende criar uma nova base de dados e que, para tal, ser seleccionada a respectiva opo da caixa de dilogo da figura 5. A primeira informao que o Access lhe ir solicitar a indicao do nome da nova base de dados e a sua localizao:

Figura 6 - Indicao do nome de uma nova base de dados

Aps indicar o nome e fazer clique no boto Criar, ser ento visualizado o novo Painel de Navegao do Access 2007 no qual aberta uma nova tabela, em modo de visualizao Folha de Dados.

Figura 7 - Nova Base de Dados e Painel de Navegao

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Componentes Especficos do Ecr de Abertura do Access

Separadores do Friso no Access 2007
No Access 2007 existem quatro separadores standard que, conjuntamente com o Boto do Office, contem a generalidade das opes necessrias concepo e formatao do documento.

Figura 8 - Separadores do Friso

SEPARADORES FUNO Contm as funes mais utilizadas na formatao, manipulao de registos, ordenao e localizao de texto. Criar Agrega a generalidade das opes criao de objectos no Access 2007 Dados Externos Contm as opes de importao, exportao, ligao e recolha de dados. Ferramentas da Agrega opes de validao e manuteno dos dados, verificao das Base de Dados caractersticas da base de dados e/ou de objectos. NOME Base

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Painel de Navegao
Ao criar ou abrir uma base de dados, os objectos disponveis que foram criados, so visualizveis no Painel de navegao: Tabelas: so os nicos objectos do Access que contm os dados armazenados sob forma de registos e campos; Consultas: as consultas tm mltiplas funes no Access: so utilizadas para seleccionar um conjunto de informao, normalmente segundo condies prestabelecidas; Formulrios: tambm designados por ecrs de apresentao, so utilizados para a criao de fichas de insero e de consulta de dados; Relatrios: os relatrios so normalmente enviados para a impressora, podendo assumir diversas formas, desde uma simples listagem a listagens com agrupamentos de dados e etiquetas; Pginas: criao de pginas Web, com o objectivo de consultar, alterar ou inserir dados para as tabelas de uma base de dados. Tambm podem representar outputs de informao, no estilo dos relatrios; Macros: as macros so constitudas por conjuntos de comandos que tm por objectivos automatizar funes na base de dados como, por exemplo, imprimir um relatrio ou copiar um conjunto de dados;

Figura 9 - Objectos na Base de Dados

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A Criao de Base De Dados

Partindo do princpio que se encontra no ecr do ambiente de trabalho do Windows, execute as seguintes etapas: 1. Active o Microsoft Access. 2. Faa clique no boto Base de dados vazia. 3. Na zona lateral do ecr, indique o nome da base de dados que pretende criar. O nome Base de Dados1.accdb. Esta base de dados ser gravada na pasta denominada Meus Documentos e com o nome Base_Dados.accdb.

Figura 10 - Caixa de dilogo de criao da base de dados

A partir deste momento, surge o painel de navegao sem qualquer objecto, podendo iniciar a construo da base de dados, comeando pela definio das tabelas.

Tabelas
O que uma Tabela
Uma tabela uma estrutura de dados agrupada segundo registos e campos, com o objectivo de armazenar registos (fichas) de clientes, fornecedores, stocks ou vencimentos. Cada registo ter campos idnticos, mas com contedos especficos (por exemplo, o nome do cliente, a morada do fornecedor, o vencimento do colaborador). Cada conjunto de informao ser armazenado na sua tabela especfica, podendo depois criar-se uma relao entre essas tabelas, de forma a uma melhor compreenso e utilizao dos dados nelas armazenados.

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Criao de uma Tabela

Posicionado no painel de navegao para criar uma nova tabela, h primeiro que decidir qual o modo como pretende construi-la. No primeiro boto do friso encontra as duas opes directas de criao de uma tabela: Criar tabela em vista folha de dados: a tabela criada a partir da insero de um conjunto de dados que sendo verificados pelo Access, -lhe atribudo automaticamente um determinado tipo de campo. a opo que se encontra predefinida; Criar tabela na vista de estrutura: a criao de tabela feita totalmente pelo utilizador, com a indicao dos campos que pretende e das suas caractersticas.

Criar tabela por Insero de Dados

A criao de tabelas por insero de dados vantajosa para utilizadores com pouco conhecimento de Access, pois permite criar uma tabela sem definir inicialmente quais os seus campos. Assim, feita a insero de um conjunto de dados, que sero interpretados pelo Access quando a tabela for gravada, sendo feita automaticamente a atribuio dos tipos de campos, consoante os dados inseridos em cada coluna da tabela. Posteriormente, o utilizador poder sempre alterar a estrutura dessa tabela, adequando-a s suas necessidades. Vejamos, ento, as etapas a seguir: 1) No ecr encontra-se j aberta a tabela em modo Folha de Dados, pelo que se pode inserir de imediato os dados na tabela:

Figura 11- Criar tabela por insero dos dados

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2) Feche a tabela, atravs do boto no canto superior da respectiva janela ou, fazendo clique com o boto direito do rato sobre o topo do separador, seleccione o comando Fechar:

Figura 12 - Fechar Tabela

3) Ao fechar, necessrio gravar a tabela:

Figura 13 - Nomear tabela

4) Ao mudar para o modo vista de estrutura, pode verificar a caracterizao dos campos face aos contedos inseridos:

Figura 14 - Definio automtica da estrutura da tabela

Criar tabela em Vista de Estrutura

Embora o processo descrito tenha a sua utilidade inquestionvel, iremos dar preferncia ao modo de criao de tabelas no modo Vista de Estrutura. 1) Visualizando o painel de navegao e com uma tabela aberta em modo de folha de dados (predefinido), utilize o friso e mude para o modo vista de estrutura, ao que lhe ser pedido para gravar a tabela (ver Figura 15).

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Figura 15 - Mudana de modo de visualizao e gravao

2) Utilize o modo vista de estrutura para definir os campos e respectivas propriedades:

Figura 16 - Ecr de construo da estrutura da tabela

Descrio do Ecr de Construo da Tabela

Para alm dos j habituais frisos, botes e comandos (que sero descritos medida que forem utilizados), o ecr de construo da tabela composto por quatro zonas distintas: Nome do Campo: a zona onde so digitados os nomes dos campos. O Access permite ao utilizador uma grande flexibilidade na atribuio de um nome a um campo, nome

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esse que poder ter at 64 caracteres de comprimento, includo espaos e acentuao portuguesa (exemplos: Cdigo, Telefone, Data Abertura); Tipo de Dados: zona de indicao do tipo de campo. o tipo do campo que vai determinar os dados que nele podemos armazenar; o Texto: alfanumrico, pode conter at 255 caracteres, sendo normalmente utilizado para nomes, moradas, cdigos postais e outros dados compostos por letras, nmeros e outros dgitos; o Memo: alfanumrico, pode armazenar at 64000 caracteres, sendo normalmente utilizado para comentrios, observaes, explicaes mais detalhadas; o Numero: para dados numricos, com o objectivo de os utilizar em temos de clculos; subdivide-se em vrios tipos/tamanhos como, por exemplo: Byte Inteiro Inteiro Longo Simples Duplo
0 a 255 -32,768 a 32,767 -2,147,487,648 a 2,147,487,647 -3.402823E38 a 3.402823E38 (7 dgitos de preciso decimal) -1.79769313486232E308 a 1.79769313486232E308 (15 dgitos de preciso decimal)

o o o

o o

Data/Hora: datas e horas, em diferentes formatos; Moeda: formato monetrio, que permite at 15 dgitos esquerda e 4 dgitos direito da casa decimal; Numerao automtica: numerao automtica por cada novo registo. Muito til em situao em que necessrio um numero automtico sequencial, como para um campo nmero de factura. O valor atribudo pode ser sequencial ou aleatrio; Sim/No: valor booleano (sim/no, verdadeiro/falso). Muito til para campos em que s pode existir uma de duas opes, com factura paga; Objecto OLE: campo para armazenar um objecto OLE (Object Linking and embedding). Por exemplo, um grfico criado em outra aplicao, a fotografia de um produto, um som, ; Hiperligao: alfanumrico, podendo ser composto por at trs partes, com um mximo de 2048 caracteres em cada uma delas. utilizado para armazenar um endereo que permita o acesso a um ficheiro ou a uma pgina HTML na World Wide Web ou numa Intranet, e poder ainda ser utilizado para endereos de outros servios internet, como FTP e Telnet; Anexo: permite a associao de qualquer tipo de ficheiros suportados pelo Windows, tais com folha de clculo ou documentos, de forma flexvel, semelhante a anexar ficheiros a uma mensagem de e-mail; Assistente de pesquisa: cria um campo que permite a criao de uma lista de valores, digitada ou obtida atravs de uma tabela ou consulta, atravs de uma caixa de combinao;

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 Descrio: zona de descrio do campo, que ser visualizada quando estiver a preencher esse campo. Propriedades do campo: zona de definio das propriedades do campo. Todos os tipos de campos possuem propriedades, sendo algumas comuns e outras especficas. Exemplos de Propriedades (algumas das mais utilizadas) Tamanho do campo: nmero mximo de caracteres possveis de introduzir no campo texto ou nmero. assumido a dimenso mxima de 255 para os campos texto e formato Nmero inteiro longe para os campos nmero; Formatar: formato do campo, directamente relacionado com o seu tipo, por exemplo, um campo nmero pode ter um formato para aceitar x casas decimais ou valores percentuais; Casas decimais: nmero de dgitos depois de casa decimal; Mascara de introduo: definio de uma mascara de regras de insero de dados; Legenda: nome de campo quando o utilizador criar um formulrio; Valor predefinido: valor assumido para aquele campo quando o utilizador cria um novo registo, por exemplo, o campo taxa de IVA pode j conter o valor 0,21 por este ser o mais utilizado; Regra de validao: expresso que determina os contedos admitidos por esse campo, por exemplo, o campo quantidade ter de ser maior do que 0; Texto de validao: mensagem que surge no ecr quando a regra de validao infringida; Necessrio: indica (ou no) que obrigatria a introduo de dados nesse campo; Permitir comprimento zero: permite (ou no) que o contedo de um campo texto ou mesmo seja zero (sem quaisquer caracteres); Indexado: determina se esse campo est ou no indexado. A indexao permite que as pesquisas efectuadas ao contedo desse campo sejam mais rpidas.

Chave Primria
Cada tabela da base de dados dever ter um campo ou um conjunto de campos que identifique de forma exclusiva cada registo armazenado na tabela. O campo em questo denomina-se chave primria. Uma chave primria de uma tabela um campo ou conjunto de campos da tabela que constitui um identificador exclusivo para cada linha. Numa base de dados relacional tal como no Access 2007, os dados encontram-se divididos em tabelas separadas por assuntos ou categorias de informao, sendo possvel estabelecer relaes entre tabelas atravs dos campos das chaves primrias. Por exemplo, um campo Cdigo de Cliente na tabela Clientes pode ser apresentado na tabela Servios. Na tabela Clientes, trata-se da chave primria, enquanto na tabela Servios, denomina-se de chave externa.

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Figura 17 - Relao entre Tabelas

Deve escolher para chave primria um campo que apresente determinadas caractersticas, como, por exemplo: Identifica de forma exclusiva cada linha; Contem sempre um valor; Nunca alterado. Normalmente, um nmero de identificao exclusivo, como, por exemplo, um nmero de ID ou um nmero de srie ou cdigo, funciona como chave primria numa tabela. Por exemplo, na tabela Clientes, cada cliente tem um nmero de Cdigo de Cliente exclusivo. O campo de Cdigo de Cliente corresponde a chave primria.

Figura 18 - Campo Cdigo de Cliente

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Adicionar uma chave primria de Numerao Automtica

Ao criar uma nova tabela na Vista de folha de Dados, o Access cria automaticamente uma chave primria com o tipo de dados Numerao Automtica. Para adicionar um campo de chave primria numa tabela existente, ter de abrir a tabela na Vista de Estrutura: 1. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir. 2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na tabela qual pretende adicionar a chave primria e, no menu de atalho, clique em Vista de Estrutura. 4. Localize a primeira linha vazia disponvel na grelha de estrutura da tabela. 5. Na coluna Nome do Campo, escreva um nome, como, por exemplo, IDDoCliente.

Figura 19 - Estrutura da Tabela

6. Na coluna Tipo de dados, clique na seta pendente e clique em Numerao Automtica. 7. Em Propriedades do campo, em Novos valores, clique em Incremento para utilizar valores numricos incrementais para a chave primria ou clique em Aleatrio para utilizar nmeros aleatrios.

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Figura 20 - Propriedades do Campo

Definir a Chave Primria

Uma forma de identificar cada registo de uma tabela com um nmero de identificao exclusivo, como por exemplo, um nmero de srie ou cdigo, consiste em definir um campo da tabela com uma chave primria com as seguintes caractersticas: o campo desta chave primria ter de identificar de forma exclusiva cada linha, nunca poder estar vazio nem conter valor nulo e raramente deve ser alterado. Para definir de forma explcita uma chave primria, necessrio utilizar a Vista de Estrutura: 1. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir. 2. Na caixa de dilogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na tabela qual pretende adicionar a chave primria e, no menu de atalho, clique em Vista de Estrutura. 4. Seleccione o campo ou campos que pretende utilizar como chave primria. 5. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primria.

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Figura 21 - Definir uma Chave Primria

6. O Access adiciona um indicador de chave esquerda do campo ou campos que tenha especificado como chave primria.

Figura 22 - Campos definidos como Chave Primria

Relaes
Uma base de dados bem estruturada no deve permitir redundncias, isto , dados duplicados. Isto pode ser feito dividindo os dados em muitas tabelas baseadas em assunto, de forma a armazenar cada ocorrncia apenas uma vez. Para que a informao possa ser utilizada, o Access deve ter um mecanismo de reunir as informaes divididas. Para tal, dever colocar campos comuns em tabelas relacionadas e definir as relaes entre as tabelas. Poder depois criar consultas, formulrios e relatrios que apresentem informaes de diversas tabelas de uma s vez. Relaes entre Tabelas Embora as informaes estejam separadas em cada uma das tabelas, na prtica devem existir relacionamentos entre as tabelas. Por exemplo: Um aluno caracterizado no s pela informao armazenada na tabela Alunos como por as notas que foi obtendo ao longo do curso que esto armazenadas na tabela Notas. Na construo de uma BD, possvel com a utilizao de "Relacionamentos entre tabelas", os quais podem ser de trs tipos: Um para Um Um para Vrios Vrios para Vrios

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Relaes Um para UM Esta relao existe quando os campos que se relacionam so ambos Chaves Primrias em suas respectivas tabelas. Cada um dos campos no apresenta valores repetidos. Na prtica existem poucas situaes onde utilizaremos um relacionamento deste tipo. Um exemplo poderia ser o seguinte: Imagine que todos os alunos esto registados na tabela Alunos, destes apenas uma pequena parte participa na Tuna da Escola. Por questes de projecto da BD, podemos criar uma segunda tabela "Alunos da Tuna", a qual se relaciona com a tabela Alunos atravs de um relacionamento do tipo Um para Um. Cada aluno somente registado uma vez na Tabela Alunos e uma nica vez na tabela Alunos da Tuna. Poderamos utilizar o campo NumeroAluno como o campo que relaciona as duas Tabelas. Na tabela Alunos da Tuna poderamos colocar apenas o NumeroAluno, alm das informaes a respeito da funo que ele tem na tuna, tempo na tuna, etc. Quando fosse necessrio buscar as informaes tais como nome, endereo, etc., estas podem ser recuperadas atravs do relacionamento existente entre as duas tabelas, evitando, com isso, que a mesma informao (Nome, Endereo, etc.) tenha que ser duplicada nas duas tabelas. Relaes Um para Muitos Este , com certeza, o tipo de relacionamento mais comum entre duas tabelas. Uma das tabelas (o lado um do relacionamento) possui um campo que a chave primria e a outra tabela (o lado muitos) relaciona-se atravs de um campo cujos valores relacionados podem se repetir vrias vezes. Por exemplo, um aluno registado, uma nica vez, na tabela alunos pode aparecer vrias vezes na tabela Notas, tantas vezes quantas forem as notas obtidas ao longo do curso. Algumas observaes importantes sobre relacionamentos: O nome dos campos envolvidos no relacionamento, no precisa ser, necessariamente, o mesmo. O tipo dos campos que precisa ser o mesmo, por exemplo, se um dos campos for do tipo Texto, o outro tambm dever ser do tipo Texto. O lado um do relacionamento deve ser uma chave primria, j o lado muitos no pode ser uma chave primria. Antes de criar os relacionamentos devemos verificar se o tipo dos campos a serem relacionados o mesmo, alm de caractersticas como mscaras de entrada e formato.

Relaes Muitos para Muitos Na prtica no h forma de implementar um relacionamento deste tipo, devido a uma srie de problemas que seriam introduzidos na BD que no iremos explicar. Este tipo de relacionamento conseguido atravs de dois relacionamentos do tipo Um para Muitos. Isto conseguido atravs da criao de uma nova tabela, a qual fica com o lado Muitos dos relacionamentos. No nosso exemplo j temos a tabela Notas onde ficam

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armazenadas as diferentes notas dos alunos, e ao mesmo tempo aonde ficam armazenadas as notas das diferentes disciplinas. Assim ao invs de termos um relacionamento do tipo muitos para muitos, teremos dois relacionamentos do tipo um para muitos. Esta situao em que um relacionamento um para muitos "quebrado" em dois relacionamentos do tipo um para muitos bastante comum. Diversas vezes esta tcnica utilizada para eliminar uma srie de problemas nas Bases de Dados, tais como informao repetida e inconsistncia de dados. Integridade Referencial Dividir a informao por vrias tabelas resolve os problemas de redundncia e inconsistncia, mas criou outros. Por exemplo, se um registo numa tabela primria for apagado e existirem registos relacionados noutra tabela, a BD fica inconsistente. De forma semelhante, se for alterado o valor do campo comum de um registo da tabela primria, a informao na BD deixar de ser consistente. Exemplo: Se eliminar o registo da tabela Disciplinas referente a Informtica, a BD passa a estar inconsistente porque vrios registos na tabela Notas fazem referncia disciplina 1 que j no existe. Isto , no possvel, por exemplo, saber a qual disciplina que a aluna Carolina Santos teve 15, como indicado pelo 1 registo de Notas. Se, por exemplo, os nmeros dos alunos Maria Oliveira e Paulo Silva forem alterados na tabela Alunos ento estes alunos passaro a ter as notas trocadas entre eles. Activando a opo Impor integridade referencial (como iremos fazer mais frente), o Access passa a validar os valores dos campos relacionados, de forma a garantir a integridade referencial, e, portanto, a consistncia da informao distribuda pelas tabelas. Assim, todos os valores existentes no campo comum da tabela relacionada tero que existir no campo comum da tabela primria. Na janela de relacionamentos, um relacionamento com esta opo activada passa a ter indicao do lado 1 e do lado N, este ltimo representado por um smbolo de infinito (). Note-se que a partir deste momento no possvel introduzir a informao na BD por qualquer ordem. Os dados das tabelas primrias tm que ser introduzidos antes dos dados das tabelas relacionadas. Assim, para alterar o valor de um campo comum ou apagar um registo numa tabela primria, necessrio antes alterar/apagar os registos relacionados. Para simplificar estas tarefas que so frequentes, o Access permite que as alteraes efectuadas na tabela primria sejam automaticamente reflectidas nas tabelas relacionadas aps confirmao pelo utilizador.

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Quando a opo Impor integridade referencial activada so disponibilizadas mais 2 opes: Propagar actualizao dos campos relacionados: provoca a propagao de alteraes no campo comum do lado 1 a todas as ocorrncias do valor alterado nos registos no lado N. Propagar eliminao dos registos relacionados: provoca a eliminao de todos os registos do lado N com o mesmo valor do campo comum que o registo eliminado do lado 1.

Criao das relaes no nosso exemplo Para definir as relaes, no nosso exemplo, o primeiro passo seleccionamos o comando Relaes que est no menu Ferramentas de Base de Dados. Este comando desencadeia o aparecimento de uma janela semelhante apresentada na Figura 23.

Figura 23 - Janela onde se selecciona as tabelas

Nesta janela seleccionamos todas as tabelas que queremos relacionar (todas) e pressionamos o boto Adicionar. Automaticamente as tabelas seleccionadas aparecem na janela Relaes e carregamos no boto Fechar para queselecciona as tabelas possa comear a estabelecer a relaes. Para definir a primeira relao entre o campo NumeroAluno da tabela Alunos e o campo NumeroAluno da Tabela Notas procedemos da seguinte forma:

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1. Seleccionamos o campo NumeroAluno da tabela Alunos 2. Arrastamos esse campo at ao campo NumeroAluno da Tabela Notas e deixamos de pressionar o rato. Automaticamente surge-nos uma janela como aquela que aparece na Figura 24.

Figura 24 - Estabelecimento das relaes

Nesta janela foramos a Integridade referencial atravs da activao da opo Impor integridade referencial e pelas razes acima expressas devemos activar as opes: Propagar actualizao dos campos relacionados e Propagar eliminao dos registos relacionados. 3. Para terminar seleccionamos o boto Criar de modo a que a relao seja efectivada. Os mesmos procedimentos devem ser levados de forma a estabelecer a relao entre o campo DisciplinasID da Tabela Disciplinas e o campo DisciplinasID da tabela Notas. Depois destas duas relaes serem estabelecidas a janela Relaes tem o seguinte formato observado na Figura 25.

Figura 25 - Janela Relaes

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Formulrios
Os formulrios so utilizados para que possamos implementar funcionalidades que no seriam possveis de ser implementadas com o uso de folhas de dados. A principal aplicao dos formulrios a criao de ecrs, que facilitam a entrada e a alterao de dados. Ao criarmos um formulrio, este deve ser baseado numa tabela ou consulta. Ao alterarmos um registo no formulrio, estas informaes esto a ser alteradas, na prtica, directamente na tabela. O formulrio, no mais do que um ecr grfico, que facilita as operaes com os dados. Pode-se resumir as funcionalidades dos formulrios a: Editar (mostrar, alterar ou inserir) informao contida em tabelas. Mostrar informao derivada atravs de expresses (nos campos calculados). Gerir a interaco com os utilizadores. Mostrar informao suplementar (comentrios, grficos, etc).

Para criarmos um formulrio, seleccionamos o separador Criar e visualizamos os vrias opes (Figura 26) que nos permitiram seleccionar o tipo de formulrio a criar e a tabela ou consulta que servir de fonte de registos. As opes disponveis so:

Figura 26 - Criao de um Novo Formulrio

Vista de estrutura: Construo manual do formulrio. Assistente de Formulrios: Criao de formulrios pela resposta a um conjunto de questes colocada pelo assistente. Formulrio Automtico: Colunas: Esta opo e as 2 seguintes permitem a criao automtica de formulrios muito simples, baseados numa tabela apenas, em que a informao organizada, respectivamente, um registo por pgina com os campos dispostos na vertical,

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Formulrio Automtico: Tabelas: vrios registos por pgina com os campos dispostos na horizontal, Formulrio Automtico: Folha de dados: e em folha de dados. Assistente de Grficos: Criao de grficos. Assistente de Tabelas Dinmicas: Criao de formulrios que apresentem os dados de forma agregada organizados em dimenses atravs de Tabelas Dinmicas do Excel.

Assistente de Formulrios
A maior parte das vezes, a melhor forma de construir um formulrio comear por usar o assistente para construir o essencial da visualizao da informao. Depois, na vista de estrutura, efectuam-se pequenos ajustamentos e acrescentam-se controlos para associar funcionalidades ao formulrio. Vamos de seguida construir o formulrio alunos: Para isso temos que escolher Assistente de Formulrio como se pode ver na Figura 26. Em seguida seleccionamos a tabela Aluno e temos de incluir todos os campos de Alunos no formulrio como est expresso na Figura 27. O passo seguinte escolher um dos esquemas predefinidos. (Escolha Coluna). Na etapa seguinte temos uma srie de estilos predefinidos. (escolha Access 2007). No ltimo passo definimos o ttulo para o Formulrio. Digite o seguinte ttulo: Alunos. Se deixar as opes por defeito surge-nos um ecr semelhante ao da Figura 28.

Figura 27 - Passo 1 do Assistente de Formulrios

Modo de Estrutura
Como dissemos anteriormente a utilizao mais frequente da vista de estrutura para editar formulrios construdos com o assistente. Para passarmos do modo

Figura 28 - Formulrio Aluno

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formulrio para o modo estrutura seleccionamos o comando Vista de Estrutura. E o nosso formulrio assume o aspecto que se pode ver na Figura 29. O modo estrutura do formulrio composto por cinco partes distintas: Cabealho do Formulrio: exibido no incio da primeira pgina do formulrio. Rodap do Formulrio: exibido no final da ltima pgina. Figura 29 - Formulrio Aluno na Vista de Estrutura Seco Detalhe: Esta a parte principal do formulrio (tambm conhecida como Corpo do Formulrio). onde so exibidos os controlos associados com os campos de uma tabela ou consulta. a nica parte obrigatria do formulrio, ou seja, no existe formulrio sem a seco Detalhe.

O utilizador pode ver as propriedades associadas a um formulrio, ou a qualquer objecto que esteja no formulrio, executando o comando Folha de Propriedades (Figura 30). As propriedades so agrupadas em 4 conjuntos (Figura 31): Formato: formatao e aspecto visual. Dados: qual a fonte de registos e como esto ligados. Acontecimento: associao de procedimentos/macros para interaco do utilizador com o formulrio. Outra: outras propriedades (menu, ajuda, impresso, etc). O separador Tudo apresenta todas as propriedades.
Figura 30 - Boto Folha de Propriedades

Figura 31 - Propriedades do Formulrio Aluno

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Controlos
As peas utilizadas para a construo de um formulrio so os controlos (Figura 32). Para alm de mostrar informao, os controlos permitem organizar e decorar o formulrio, de forma a tornar a sua utilizao mais agradvel e eficiente. Um controlo pode ser colocado em qualquer uma das seces e tem tambm um conjunto de propriedades agrupadas da mesma forma que nos formulrios. Alguns controlos tm assistentes que facilitam a sua criao. A seguir so descritos os principais controlos:

Figura 32 - Controlos

Seleccionar - Essa a ferramenta padro quando exibida a Caixa de Ferramentas. Com ela que se move, dimensiona e selecciona controlos. Rtulo Utilizamos rtulos em formulrios ou relatrios para mostrar textos descritivos, tais como ttulos, legendas ou instrues breves. Um rtulo pode ser anexo a um outro controlo. Quando criamos uma caixa de texto, por exemplo, ela fica com um rtulo anexado que exibe uma legenda para aquela caixa de texto. Quando criamos um rtulo utilizando a ferramenta Rtulo, o rtulo fica isolado Caixa de texto - Utilizamos caixas de texto quer em formulrios quer em relatrios para exibir dados de uma tabela, ou de uma Consulta. Este tipo de caixa de texto denominado de caixa de texto acoplada porque est acoplada aos dados de um campo. As caixas de texto podem tambm ser no acopladas. Por exemplo, quando criamos uma caixa de texto no acoplada para exibir resultados de um clculo ou para aceitar entrada de dados do utilizador. Botes de comando - Utilizamos os botes de comando em formulrios para iniciar uma aco ou um conjunto de aces. Por exemplo, podemos criar um boto de comando que abra um outro formulrio ou um boto de comando para ir para o prximo registo.

Consultas
As consultas so utilizadas para visualizar, alterar e analisar dados de diferentes maneiras. Tambm podemos utiliz-las como origem de registos para formulrios e relatrios. Existem vrios tipos de consultas: Consulta de Seleco: a mais comum e permite, como o nome indica, seleccionar registos e campos das tabelas. Consulta de Sumarizao: agregar informao das tabelas, isto , calcular totais, mdias, etc. Consulta de Aco: alterar a informao nas tabelas.

As consultas podem ser criadas com um assistente ou a partir do zero no modo Estrutura da consulta.

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Usamos as consultas para seleccionar registos, actualizar tabelas ou efectuar clculos. Tambm podemos criar consultas que actualizem os dados de uma tabela. Tambm pode acontecer precisarmos de dados calculados com base em um ou mais campos de uma tabela. Nestas situaes primeiro temos que montar uma consulta que nos fornea a listagem desejada e, somente depois, podemos criar o relatrio baseado na consulta montada inicialmente. Quando criamos uma consulta o Microsoft Access no grava juntamente com a consulta, os dados por ela devolvidos. Ao salvar uma consulta, somente o comando SQL - Structured Query Language guardado. Cada vez que a consulta executada, o comando SQL executado e os dados so devolvidos a partir das tabelas que fazem parte da consulta. No comando SQL est toda a informao necessria para que o Microsoft Access execute a consulta, tais como: campos a serem devolvidos, critrios de filtragem, ordenao dos resultados, campos calculados, etc.

Consulta simples
Neste item aprenderemos a criar uma consulta simples. Vamos criar uma consulta baseada na tabela Alunos A nossa consulta exibir os campos (NumeroAluno, Nome, Apelido e Sexo) dos alunos do sexo Masculino. Para criarmos consultas no Microsoft Access no precisamos conhecer a linguagem SQL. O Microsoft Access fornece-nos uma interface grfica conhecida como QBE - Query By Example. Esta interface bastante simples de utilizar. O utilizador vai definindo a consulta, utilizando o QBE e o Microsoft Access vai compilando os nossos pedidos criando o comando SQL correspondente. Para criarmos a consulta acima solicitada fazemos os seguintes passos: 1) Abrir a base de dados que estamos a trabalhar (caso ainda no esteja aberta) 2) Seleccionar o separador Criar e no sub-separador carregar na opo Estrutura de Consulta. 3) Depois no ecr (Figura 33), tem que seleccionar as tabelas que contm os campos que necessitam. No nosso caso basta seleccionar a tabela Alunos. De seguida feche a janela.

Figura 33 - janela aonde se selecciona as tabelas

4) Imediatamente a seguir exibida a interface grfica do Microsoft Access para a criao de consultas QBE (Figura 34).

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(2)

Figura 34 - Janela QBE

5) Neste momento estamos no "Modo estrutura da consulta". 6) Na parte de baixo, indicada pelo nmero (2) na Figura 33, definimos quais os campos que faro parte da consulta linha Campo; qual a ordenao dos resultados, se crescente ou decrescente - linha Ordenao; se um campo deve ser ou no exibido linha Mostrar e quais os critrios de filtragem - linhas Critrio e OU. Dependendo ainda do tipo de consulta que estamos a criar, linhas adicionais podero aparecer na interface grfica. 7) Agora precisamos definir quais os campos que faro parte da consulta. Temos trs maneiras diferentes de adicionar um campo consulta: a) Dar um duplo clique no nome do campo a ser adicionado. b) Arrastar o campo a ser adicionado. c) Seleccionar o nome do campo, directamente na linha Campo. 8) Utilizando qualquer uma das formas descritas no ponto anterior deve adicionar os campos acima referidos (NumeroAluno, Nome, Apelido e Sexo). 9) Finalmente na linha Critrio deve ser colocado o texto (=M) de forma a condicionarmos nossa consulta s aos elementos do sexo Masculino. Depois destas operaes a janela QBE dever ficar conforme o observado na Figura 35.

Figura 35- Janela QBE com os campos assinalados

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10. Como dissemos anteriormente as consultas conseguidas com ajuda do QBE tem uma representao directa de um comando em SQL. Para visionarmos esse comando activa-se a Vista de SQL. Neste caso concreto o comando apresentado o seguinte: SELECT Alunos.NumeroAluno, Alunos.Nome, Alunos.Apelido, Alunos.Sexo FROM Alunos WHERE (((Alunos.Sexo)="M")); 11. Para visionarmos o resultado deste comando na Folha de dados da consulta basta seleccionar Vista de Folha de Dados. O resultado obtido aquele que podemos visualizar na Figura 28. 12. Para terminar grave a consulta com o nome Alunos/SexoM.
Figura 36 - Vista de Folha de Dados

Parmetros
A utilizao de constantes na definio de critrios em consultas leva a: Muito trabalho repetitivo, Desperdcio de espao para guardar todas as consultas, Necessidade de criar mais consultas sempre que surja a necessidade de utilizar uma constante nova, e Necessidade de alterar todas as consultas sempre que seja detectado algum erro ou seja pedida alguma modificao.

Em muitas situaes possvel substituir essas constantes por parmetros. O valor de um parmetro perguntado ao utilizador cada vez que a consulta executada. Para utilizar esse valor no critrio da consulta basta escrever a questo entre parntesis rectos ('[', seguido pelo nome do parmetro, seguido por ']'). Por exemplo na consulta, definida no ponto anterior, em vez de colocarmos como critrio M quando queremos s ver os indivduos do Figura 37 - - Definio de Paramentos nas Consultas sexo Masculino e redefinirmos o critrio para F quando queremos consultar s os indivduos do sexo Masculino podemos colocar o critrio de forma que utilizador seja questionado que critrio deseja definir. Para isso colocamos o critrio como vemos na Figura 29. Quando pedimos para o comando SQL ser executado surge uma caixa de dilogo igual que est na Figura 30.

Figura 38 - caixa de dilogo que possvel indicar o valor que o parmetro vai tomar

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Consultas de Sumarizao
Frequentemente os utilizadores de uma BD esto interessados em analisar a informao l guardada de forma agregada. Por exemplo, para o director comercial de uma empresa pode ser mais informativo analisar o total de vendas feitas por artigo do que os registos de vendas individuais. As consultas de sumarizao do Access permitem calcular este tipo de informao estatstica (somas, mdias, etc) agrupando os registos por um ou mais campos. Activando a opo Totais acrescentada a linha Total estrutura da consulta que d acesso a um menu, com as opes de sumarizao: Esta lista apresenta um conjunto de operaes estatsticas que podem ser efectuadas em grupos de valores: Soma; Mdia;Min (Menor valor); Max (Maior valor); Contar; DesvP (Desviopadro); Var (Varincia); Primeiro (Valor do 1 registo); Ultimo (Valor do ultimo registo). Por exemplo se quisssemos saber a data de nascimento do aluno mais velho e do mais novo tnhamos de criar a consulta como podemos ver na Figura 39.

No menu so disponibilizadas mais trs opes para identificar o campo usado para agrupar registos, calcular expresses envolvendo vrias estatsticas sobre um campo e seleccionar registos: Agrupar Por - Agrega pelos valores deste campo. possvel agregar por mais do que um campo; Expresso - Calcular valores baseados nas funes de sumarizao apresentadas acima. A expresso ser indicada na linha campo como para os campos calculados e tem que incluir obrigatoriamente uma funo de sumarizao; Onde - Seleco de registos. O critrio propriamente dito definido como noutra consulta qualquer, isto , nas linhas de Critrio.

Figura 39 - Clculo da data de nascimento do aluno mais velho e do aluno mais novo

Consultas com duas ou mais tabelas

Em determinadas situaes, os dados que queremos exibir na consulta, esto em duas ou mais tabelas diferentes. No Microsoft Access possvel criar uma consulta baseada em duas ou mais tabelas. Para criar uma consulta baseada em duas ou mais tabelas, extremamente simples. Na janela "Mostrar tabela" s adicionar as tabelas onde Figura 40 - Consultas com duas ou mais tabelas esto os dados necessrios consulta. Vamos fazer um exemplo prtico onde pretendemos apresentar as notas obtidas por um aluno. O aspecto da consulta que pedimos que se pode ver na Figura 40.

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Relatrios
Um relatrio a maneira de apresentar os dados num formato impresso. Como temos o controlo sobre o tamanho e a aparncia de todos os elementos de um relatrio, possvel exibir as informaes da maneira como desejamos v-las. Para criar um relatrio, ir ao separador Criar. Aparece ento uma caixa de dilogo que permite seleccionar o tipo de relatrio a criar. As opes disponveis so: Vista de estrutura: Construo manual do relatrio. Assistente de Relatrios: Criao de relatrios pela resposta a um conjunto de questes colocadas pelo assistente. Assistente de Etiquetas: Formatao de etiquetas.

Como os outros elementos do Microsoft Access, um relatrio possui um modo Estrutura, onde so definidos os controlos e todos os demais elementos do relatrio e outros modos, onde so visualizados os resultados obtidos. Para visualizar, no ecr, o resultado de um relatrio, utilizamos o modo Visualizar impresso (Pr-visualizar) e, para imprimir um relatrio, nos temos o modo Imprimir.

Modo Estrutura
O desenho de um relatrio quase igual ao de um formulrio, sendo que o relatrio possui alguns controlos diferentes de formulrios. O funcionamento dos relatrios est baseado em duas fontes de informaes: tabela ou consulta de origem, como fonte de dados, e a prpria estrutura do relatrio. O vnculo entre um relatrio e sua origem de dados criado por objectos grficos chamados controlos. Os tipos de controlos so: Caixas de texto: exibem nomes e nmeros; Molduras: exibem imagens e grficos; Rtulos: exibem ttulos e linhas e rectngulos grficos.

Figura 41 - Relatrio em modo de Estrutura

Seces de um relatrio As informaes de um relatrio podem estar divididas em seces. Cada seco tem uma finalidade especfica, sendo impressa em uma ordem previsvel na pgina e no relatrio. No modo Estrutura, as seces so representadas como faixas e cada seco contida no relatrio representada uma vez. No relatrio impresso, algumas seces podem ser repetidas vrias vezes. Voc determina onde as informaes aparecem em cada seco posicionando controlos, como rtulos e caixas de texto. (ver Figura 41)

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Cabealho do relatrio - O cabealho do relatrio aparece uma vez no incio de um relatrio (no incio da primeira pgina do relatrio). Cabealho da pgina - O cabealho da pgina aparece no topo de cada pgina do relatrio. Cabealho de grupo - Um cabealho de grupo aparece no incio de um novo grupo de registos. Pode ser utilizado para exibir informaes que se aplicam ao grupo como um todo, tal como o nome de um grupo. Seco detalhe - A seco detalhe contm o corpo principal dos dados de um relatrio. Esta seco repetida para cada registo da origem do registo base do relatrio. Rodap do grupo - Aparece no final de um grupo de registos. Utilizado para itens como totais de grupos. Rodap da pgina - O rodap da pgina aparece na parte inferior de cada pgina do relatrio. Rodap do relatrio - O rodap do relatrio aparece uma vez ao final do relatrio.

O tamanho das seces pode ser ajustado e suas propriedades definidas. Adicionalmente, tambm possvel acrescentar ou remover cabealhos e rodaps sempre que se desejar. Os cabealhos e rodaps, com excepo dos cabealhos e rodaps de grupo, so adicionados/removidos aos pares.

Assistente
Podemos criar um relatrio utilizando um Assistente de Relatrio (Report Wizard). Um Assistente de Relatrio agiliza o processo de criao de um relatrio porque faz todo o trabalho bsico para utilizador. Quando utilizamos um Assistente de Relatrio, ele vai solicitando aos utilizadores vrias informaes que lhe permite criar um relatrio com base nas nossas respostas. conveniente utilizar o Assistente de Relatrio para organizar rapidamente o nosso relatrio. Utilizando posterior o modo Estrutura, podemos personalizar o nosso relatrio. No exemplo que segue pretendemos criar um relatrio com as notas de todos os alunos a todas as disciplinas: 1. Primeiro seleccionamos o Assistente 2. No primeiro passo do assistente de relatrios temos que seleccionar os campos que nos interessam para fazer o relatrio. Neste caso basta seleccionar trs campos como podemos ver na Figura 42.

Figura 42 - Seleco de campos assistente no de relatrios

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3. No passo seguinte vamos escolher como desejamos ver os dados, no nosso caso vamos escolher por Notas (Figura 43). 4. No passo seguinte seleccionamos que tipos de agrupamentos queremos que existam no Figura 43 - Escolha do modo de visualizao dos dados nosso relatrio. Para o nosso problema o ecr deve ser deixado como se pode ver Figura 44. 5. No quarto ponto do assistente definimos que tipo de ordenao deseja para os campos. Como podemos ver pela Figura 45 podemos classificar at quatro nveis diferenciados. Ainda neste nvel podemos definir o aparecimento de informao sumariada. O tipo de sumrios a serem calculados e apresentados no relatrio so aqueles que se podem observar na Figura 46. 6. No ponto seguinte do assistente definido o aspecto visual do relatrio. A opo Esquema define a maneira como os controlos sero dispostos no relatrio. Na opo orientao definimos se o relatrio ser impresso no sentido normal da pgina ou com a pgina no sentido horizontal.
Figura 45 - Escolha da sequncia de ordenao

Figura 44 - Escolha dos agrupamentos no assistente de relatrios

7. Na prxima etapa definimos o estilo para o relatrio. Um estilo define um conjunto de cores e formataes. 8. Finalmente na ltima etapa vamos nomear o relatrio que acabamos de definir.

Figura 46 - Janela onde definido o tipo de sumrios a serem calculados e apresentados no relatrio

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