CAPTULO

4:

EVALUACIN

DEL

DEPARTAMENTO

DE

MANTENIMIENTO

El Departamento de Mantenimiento como unidad de apoyo del proceso productivo de la empresa, es el encargado de maximizar la disponibilidad y confiabilidad operacional de los equipos, maquinarias e instalaciones; minimizando costos y garantizando el trabajo con seguridad y calidad. Por tal motivo, este debe contar con un Sistema de Gestin de la calidad (S.G.C.) eficiente, eficaz e integrado que permita llevar una correcta y ptima gestin de la funcin mantenimiento, aumentar la satisfaccin de sus clientes internos y por ende, contribuir de manera significativa a mejorar y mantener productos de calidad. Desde el punto de vista de servicios, la gestin de mantenimiento desarrollada a nivel de industria u otro, requiere que se desarrollen labores cada da mejor en su resultado final y con costos cada vez menores.

En la bsqueda de hacer realidad los factores anteriormente expuestos, es necesario pues, establecer las condiciones necesarias a travs de un proceso de evaluacin del Departamento mediante la aplicacin de los requisitos de la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2000 y con base a stos obtener las debilidades y fortalezas que presenta el mismo y establecer los planes de accin en funcin de los resultados obtenidos.

4.1. CLUSULAS QUE APLICAN AL DEPARTAMENTO.

Para el diseo del modelo de Gestin de la Calidad a desarrollar, se procedi a estudiar la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2000 con el fin de determinar los diferentes requisitos que aplican al Departamento de Mantenimiento (Figura 4), esto como paso previo a la evaluacin y anlisis de dicho Departamento.

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Figura 4. Requisitos aplicables al Departamento.

Sistema de Gestin de la Calidad

Medicin, Anlisis y Mejora

Gestin de los Recursos

Responsabilidad de la Direccin

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Realizacin del Producto

Requisitos de la documentacin

Compromiso de la Direccin Poltica de la Calidad Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin Revisin por la Direccin

Seguimiento y Medicin Control del Producto no Conforme Mejora

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Provisin de Recursos Recursos Humanos Infraestructura Ambiente de Trabajo

Planificacin de la Realizacin del Producto Produccin y Prestacin del Servicio Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin

63

Fuente: COVENIN-ISO.

64

4.2.

DIAGNSTICO

ANLISIS

DEL

DEPARTAMENTO

DE

MANTENIMIENTO.

Una vez determinado los requisitos aplicables a la Organizacin de Mantenimiento y estructurado el modelo del Sistema de Gestin de la Calidad (S.G.C.) a utilizar y desarrollar, se realiz el diagnstico y anlisis del Departamento de Mantenimiento a travs de entrevistas dirigidas al personal, con el fin de conocer la disposicin y actitud hacia el sistema; observacin directa de las diferentes actividades de manutencin, revisin bibliogrfica y adems se utiliz una lista de verificacin con el objeto de determinar el cumplimiento y las no conformidades con respecto a lo establecido en las clusulas descritas en la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2000. Es importante sealar que la funcin principal del diagnstico, es conocer las condiciones actuales del Departamento con el propsito de tomar acciones para el mejoramiento del mismo.

4.2.1. Diagrama de Causa y Efecto. El diagrama de causa y efecto se utiliz como herramienta para identificar las razones de una eficacia por debajo de la Norma en la gestin de mantenimiento. El efecto se considera por lo general como la caracterstica de calidad que necesita mejora, y las causas son los factores de influencia.

En la figura 5 se describen los diferentes factores que dan origen a una gestin poco eficiente, lo que trae como consecuencia que la calidad del producto del mantenimiento no cumpla con los requisitos de los clientes internos. A continuacin, se presenta el diagrama de causa y efecto para la gestin de mantenimiento.

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Figura 5. Diagrama Causa y Efecto Para la Gestin de Mantenimiento.

OPERACIN Y CONTROL No se tiene un sistema eficaz de rdenes de trabajo No se posee una retroalimentacin de la informacin y acciones correctivas No se aplican controles estadsticos de los procesos de mantenimiento No se llevan programas de inspeccin y verificacin de calidad MEDICIN No se llevan estudios de muestreos de trabajos No se llevan estudios de tiempos No se llevan estimaciones de los trabajos de mantenimiento CALIDAD DEL TRABAJO DE MANTENIMIENTO DEFICIENTE No se aplican tcnicas para la programacin del mantenimiento No se planea la capacidad del mantenimiento

No se llevan registros de la historia de los equipos y maquinarias

No se llevan a cabo auditorias internas en el No se pronostican las cargas departamento de mantenimiento

No se posee un sistema de prioridades

CONTROL DE CALIDAD

PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN

Fuente: Autor.

63

4.2.1.1. Factores Relacionados con la Operacin y Control. Un sistema eficaz de operacin y control es un aspecto fundamental en cualquier gestin de mantenimiento. El control del mantenimiento significa coordinar la demanda de las operaciones y los recursos disponibles para alcanzar un nivel deseado de eficacia y eficiencia. Siendo las rdenes de trabajo un elemento clave en el control del trabajo, ste no es llevado a cabo de manera adecuada, por lo que se pierde la oportunidad de evitar la realizacin de labores sin importancia, innecesarias o no autorizadas, y para contar con un registro de las tareas efectuadas a los equipos y maquinarias.

No se llevan registros de las reparaciones y tiempo muerto de los equipos y maquinarias, que permitan realizar estudios para el mejoramiento de las funciones y disminuir los costos del mantenimiento en el futuro. En el Departamento no se lleva la informacin referente a la ejecucin de los trabajos, tareas pendientes y calidad de los mismos para analizarlos y tomar acciones correctivas para el mejoramiento continuo.

4.2.1.2. Factores Relacionados con la Medicin. Toda actividad que involucre trabajo debe estar sometida a un cierto grado de control. El Departamento de Mantenimiento no aplica tcnicas de medicin, como estudios de tiempo, muestreo del trabajo y estimaciones comparativas; para el desarrollo de estndares de tiempo lo que impide vigilar e incrementar la eficacia de los mantenedores y, de esta forma, reducir al mnimo el tiempo muerto de la planta.

64

4.2.1.3. Factores Relacionados con el Control de Calidad en el Mantenimiento.

El control de calidad en el mantenimiento es esencial para garantizar la confiabilidad y disponibilidad de equipos y maquinarias de la planta. La unidad no utiliza herramientas para el control estadstico de los procesos ni auditoras internas, indispensables para la realizacin de anlisis de deficiencias y estudios de mejora. Las tareas de inspeccin o reparacin de los equipos no son observadas para verificar si stas se realizaron de acuerdo con las especificaciones.

4.2.1.4. Factores Relacionados con la Planeacin y Programacin. La planeacin y la programacin son los aspectos ms importantes de una correcta administracin del mantenimiento. En el Departamento no se planea la capacidad del mantenimiento con el fin de determinar la carga total de ste, estimar las refacciones y materiales requeridos para satisfacer la carga, determinar las habilidades y el nmero de trabajadores de cada especialidad. No se aplican tcnicas de programacin para los trabajos, adems de no poseer un sistema de prioridades para las actividades ms crticas.

4.2.2. Lista de Verificacin. Una vez descrito las clusulas aplicables al Departamento y haber determinado las causas de una gestin de mantenimiento poco eficiente a travs de la aplicacin del diagrama de causa y efecto, se procedi a elaborar una lista de verificacin (ver tabla 2). Este es el instrumento que a travs del cual se obtuvo el porcentaje de cumplimiento del Departamento tomando en cuenta lo establecido en la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2000. La misma est estructurada con una serie de preguntas relacionadas con cada una de las clusulas de la Norma antes mencionada.

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Los resultados obtenidos de la situacin actual de la Organizacin de Mantenimiento con respecto a lo establecido en la Norma Venezolana COVENINISO 9001:2000, se analizaron a travs de discusiones con los diferentes trabajadores de la unidad evaluada y dems miembros del comit ISO de la empresa. Para apoyar la evaluacin, se utiliz un sistema de puntuacin cuantificable (ver tabla 1), establecidos por Souri Anderi Gonzlez en su libro titulado, ISO 9000 Implantacin de Sistemas de Calidad (1994).

Tabla 1. Parmetros de Puntuacin. PUNTUACIN PARMETROS 0 La empresa no realiza la actividad. 25 50 75 La empresa considera que se realiza o existe la actividad en cuestin, pero no se posee procedimientos escritos que la respalden. La empresa realiza la actividad, hay procedimientos escritos, pero no hay evidencia de que se hace de acuerdo a los mismos. La empresa realiza la actividad, hay procedimientos escritos, existe evidencia de cumplimiento, pero estas no son analizadas adecuadamente para iniciar acciones de mejoramiento. La empresa realiza la actividad, hay procedimientos escritos y hay evidencia de cumplimiento las cuales son analizadas frecuentemente para iniciar acciones de mejoramiento.

100

Fuente: Souri Anderi Gonzlez (ISO 9000 Implantacin de Sistemas de Calidad).

Tabla 2. Lista de Verificacin.

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LISTA DE VERIFICACIN COVENIN-ISO 9001:2000

Clusulas 4. Sistema de Gestin de la Calidad

1.- Se ha establecido, documentado, implantado, mantenido y mejorado un Sistema de Gestin de la Calidad en el Departamento de Mantenimiento? 2.- Se ha documentado, difundida y entendida la poltica de la calidad de la empresa dentro del Departamento? 3.- Se han documentado los procedimiento e instrucciones de trabajo necesarios para asegurar el control, funcionamiento y planificacin efectiva de los procesos? 4.- Se dispone de un procedimiento para las auditorias internas? 5.- Se dispone de un procedimiento para las acciones correctivas? 6.- Se dispone de un procedimiento para las acciones preventivas?

Puntuacin 25 50 75

100

5.- Responsabilidad de la Direccin

7.- Dentro del Departamento se ha establecido polticas generales de mantenimiento? 8.- Dentro del Departamento de Mantenimiento se encuentran definidos los objetivos y metas que se deben cumplir? 9.- El Departamento de Mantenimiento se asegura que los requisitos del cliente se determinen? 10.- Se ha establecido una estructura organizacional y claramente comunicada? 11.- Las funciones y las correspondientes asignaciones de responsabilidades estn definidas por escrito o estn claramente definidos dentro de la Unidad? 12. Existe dentro del Departamento una comunicacin interna que permita evaluar la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad?

25

50

75

100

67

13.- La Direccin del Departamento revisa su sistema de gestin basndose en resultados de la retroalimentacin de los clientes, conformidad del servicio, situaciones de acciones correctivas y preventivas? 14.- El supervisor del Departamento de Mantenimiento se ha comprometido en el desarrollo, implantacin y mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad en la Unidad?

6.- Gestin de los Recursos

15.- El Departamento selecciona su personal atendiendo a la descripcin escrita de los puestos de trabajo (experiencia mnima, educacin, habilidades, responsabilidades, etc.)? 16.- Se asegura que el personal del Departamento sea competente de acuerdo a los perfiles de competencia de los diferentes puestos de trabajos? 17.- Se tiene establecidos programas permanentes de capacitacin y actualizacin del personal, para mejorar sus capacidades y conocimientos? 18.- Se asegura que el personal tome conciencia de la importancia de sus actividades? 19.- El Departamento cuenta con los equipos, herramientas, instrumentos necesarios para llevar a cabo las acciones de mantenimiento y facilitar la operabilidad de los sistemas? 20.- Se dispone de un sitio para la localizacin de las herramientas, instrumentos y equipos donde facilite y agilice su obtencin? 21.- Se cuentan con controles de entrada y salida de herramientas, instrumentos y equipos? 22.- Se cuenta con controles de uso y estado de las herramientas, instrumentos y equipos? 23. Se tienen los mximos y mnimos para cada tipo de material y repuesto?

25

50

75

100

68

24.- La organizacin de mantenimiento cuenta con un stock de materiales y repuestos de buena calidad y con facilidad para su obtencin y as evitar prolongar el tiempo de espera por materiales y repuestos? 25.- Se proporciona un ambiente de trabajo acorde para lograr la conformidad con los requisitos del servicio? 26.- El Departamento de Mantenimiento proporciona los recursos necesarios para implantar un Sistema de Gestin de la Calidad?

7.- Realizacin del Producto

27.- -La Organizacin de Mantenimiento planifica y programa las actividades de manera tal que permita especificar las necesidades reales y objetivas de mantenimiento para los diferentes objetos a mantener, minimizar el tiempo ocioso de los trabajadores, material y equipo; y mantener el equipo de operacin en ptimas condiciones? 28.- El Departamento de Mantenimiento lleva a cabo la prestacin del servicio bajo condiciones controladas? 29.- Las condiciones a controlar incluye la disponibilidad de rdenes de trabajo? 30.- Las condiciones a controlar incluye la disponibilidad de instrucciones de trabajo? 31.- Las condiciones a controlar incluye la disponibilidad del equipo apropiado? 32.- Las condiciones a controlar incluye la implantacin de actividades de seguimiento? 33.- Se protegen los equipos de medicin durante la manipulacin, mantenimiento y almacenamiento? 34.- Se calibran los equipos de medicin a intervalos especficos o antes de su utilizacin, contra patrones nacionales o internacionales? 35.- Existe un procedimiento escrito para las acciones de calibracin y mantenimiento de los equipos de medicin?

25

50

75

100

69

36.- Se tiene registros sobre los resultados de calibracin y verificacin?

8.- Medicin, Anlisis y Mejora

37.- Se lleva a cabo auditorias internas para determinar si el Sistema de Gestin de la Calidad es conforme con los requisitos de la Norma? 38.- El Departamento de Mantenimiento utiliza indicadores para el seguimiento, medicin y mejora continua de la gestin de equipos? 39.- El Departamento de Mantenimiento utiliza indicadores para el seguimiento, medicin y mejora continua de la gestin de costos? 40.- El Departamento de Mantenimiento utiliza indicadores para el seguimiento, medicin y mejora continua de la gestin de mano de obra? 41.- La Organizacin de Mantenimiento cuenta con un procedimiento documentado que defina el control y las responsabilidades relacionados con el producto o servicio no conforme? 42.- Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas? 43.- Las acciones correctivas se realizan siguiendo una secuencia programada, de manera que cuando ocurre una falla no se pierda ni se para la produccin? 44.- Se determinan acciones preventivas para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia? 45.- La Organizacin de Mantenimiento dispone de un estudio previo que le permita conocer los objetos que requieren mantenimiento preventivo? 46.- La Organizacin de Mantenimiento dispone de todos los recursos para determinar la frecuencia de inspecciones, revisiones y sustituciones de piezas aplicando mtodos estadsticos, mediante la determinacin de los tiempos entre fallas y de los tiempos de paradas? Fuente: Autor.

25

50

75

100

70

Para la obtencin del porcentaje, se procedi a sumar las diferentes preguntas descritas en la lista (T= 46), que multiplicados por la ponderacin mxima (100), representa el 100% del Sistema de Gestin de la Calidad (S.G.C.), es decir, 4600 Pts. Una vez obtenida la puntuacin total, se procedi a cuantificar los puntos por cada respuesta de la lista y cuyo resultado fue de 900 pts, arrojando un 19,57% de cumplimiento de los requisitos descritos por la Norma, demostrando as una deficiencia del 80,43%. Los planes de accin a implantar, estarn en funcin de maximizar la eficiencia y eficacia de la gestin de mantenimiento a travs del desarrollo del S.G.C.

Una vez obtenido el porcentaje de cumplimiento por medio de la lista de verificacin, se procedi a evaluar el sistema por clusula, resultando lo siguiente:

Tabla 3. Porcentaje de cumplimiento por clusula. Clusulas 4. Sistema de Gestin de la Calidad 5. Responsabilidad de la Direccin 6. Gestin de los Recursos 7. Realizacin del Producto 8. Medicin, anlisis y mejora Puntuacin por clusula (Pts.) 600 800 1200 1000 1000 Porcentaje de cumplimiento por clusula (%) 20,83 18,75 25 25 7,5

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Fuente: Autor.

Grfico 1. Porcentaje de cumplimiento por clusula del Departamento de Mantenimiento.

25 20 PORCENTAJE 15

25%
20,83%

25%

10 5 0 4

18,75% 7,5%
5 6 CLUSULAS 7 8

Fuente: Autor.

A travs de la tabla 2 (Lista de Verificacin), de las diferentes puntuaciones anteriormente reflejadas en la tabla 3 (porcentaje de cumplimiento por clusula) y la representacin grfica de la misma a travs del diagrama de barras Grfico 1, se desprende el siguiente anlisis:

4.- Sistema de Gestin de la Calidad. La Organizacin de Mantenimiento de la empresa Molinos Nacionales C.A., posee un porcentaje de cumplimiento con respecto a lo establecido en la clusula Sistema de Gestin de la Calidad de un 20,83%, el cual es reflejo de las consideraciones que a continuacin se exponen:

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El Departamento de Mantenimiento no cuenta con un Sistema de Gestin de la Calidad (S.G.C.) que permita asegurar reparaciones de calidad, maximizar la disponibilidad, extensin del ciclo de vida de los equipo y tasas eficientes de produccin de los activos que garantice la capacidad de la empresa para cumplir con los programas de entrega y por ende la satisfaccin de los clientes tanto internos como externos.

La documentacin es parte fundamental en el establecimiento de un S.G.C. Una deficiencia notoria en el Departamento, es la falta de documentacin, es decir, la carencia de procedimientos para las acciones correctivas y preventivas, de auditoras internas para la verificacin de los equipos de medicin e instrucciones de trabajos; indispensables para los procesos de estandarizacin de las acciones de mantenimiento, recurso til para proveer un marco de operacin claro y eficiente, base para la formacin inicial de nuevos empleados y la actualizacin peridica para los empleados actuales y una herramienta para la mejora continua.

5.- Responsabilidad de la Direccin. En cuanto a la clusula Responsabilidad de la Direccin, la evaluacin mostr un cumplimiento de slo 18,75% con respecto a lo establecido en la misma, demostrando as que, es responsabilidad de la Direccin del Departamento demostrar con hechos y no slo con palabras que realmente est comprometido con mejorar la calidad de los productos del mantenimiento. Dentro de la unidad no se tiene establecido una poltica general, objetivos y metas que sirvan para establecer el punto de referencia para dirigir el rea y los propsitos esenciales a alcanzar.

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En la unidad no existe una comunicacin interna que permita involucrar al personal en forma activa en las discusiones de problemas, avances y desarrollo de ideas y criterios innovadores en pro de la bsqueda de la mejora continua a travs de la implantacin de un Sistema de Gestin de la Calidad.

La estructura organizacional es un elemento importante dentro del S.G.C. En el Departamento existe un organigrama de los diferentes cargos y centros de toma de decisiones; sin embargo, no se tienen establecidos por escrito, las diferentes funciones y las correspondientes asignaciones de responsabilidades, tal y como lo indica la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2000.

6.- Gestin de los Recursos. Los recursos humanos y materiales son indispensables para el desempeo de los Sistemas de Calidad. Actualmente, el Departamento cuenta con un 25% de cumplimiento con lo descrito en la clusula Gestin de los Recursos, lo que muestra que los mismos no son gestionados adecuadamente por lo que impide operar y mantener de manera ptima un S.G.C. Siendo el recurso humano lo ms valioso que tiene una organizacin, stos no cuentan con incentivos ni programas permanentes de capacitacin para mejorar sus capacidades y conocimientos, lo cual crea un ambiente de poca motivacin en los mismos.

No se tienen establecidos programas de evaluacin de capacidades y destrezas de cada uno de los trabajadores de la Organizacin de Mantenimiento a travs del desarrollo o establecimiento de perfiles de competencia de los diferentes puestos de trabajo, lo que impide determinar cuales son las debilidades y fortalezas con respecto a las competencias generales.

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No se cuenta con un sistema de control de materiales y repuestos de mantenimiento con el objeto de tener un almacn que proporcione cantidades normales y razonables de stos, indispensables para que los tiempos de paros sean mnimos y mantener el proceso productivo. No se cuenta con un lugar especfico para la localizacin de las herramientas e instrumentos y adems, no se tiene control de uso y estado, y de entrada y salida de los mismos.

7.- Realizacin del Producto. Es importante prever de una manera ordena cmo se llevarn a cabo las actividades de realizacin del producto del mantenimiento. El 25% de cumplimiento de la clusula Realizacin del Producto por parte de la Organizacin de Mantenimiento es sinnimo de que no se lleva a cabo la funcin de planificacin y programacin para la ejecucin de cada una de las acciones de mantenimiento a travs de la utilizacin eficaz de los recursos disponibles.

A la hora de realizar una actividad, los requisitos de los clientes son determinados; sin embargo, estas tareas no son llevadas a cabo bajo condiciones controladas, es decir, el personal la mayora de las veces- no cuenta con las debidas instrucciones, rdenes de trabajo, procedimientos y actividades de seguimiento.

No se lleva a cabo procedimientos de calibracin y verificacin de los equipos de medicin, utilizados en las labores de mantenimiento.

8.- Medicin, Anlisis y Mejora.

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La mejora continua es el instrumento que permite evolucionar hacia los ms altos niveles de calidad y desarrollar una cultura dentro de la organizacin de mantenimiento. La evaluacin mostr un porcentaje de cumplimiento de 7,5% en relacin a esta clusula, lo cual demuestra que en la unidad no se llevan a cabo auditoras internas, indispensables como medio para determinar el cumplimiento del Departamento con ciertos requisitos previamente establecidos y la de evaluar el sistema de mantenimiento.

No se tienen establecidos mecanismos como: indicadores de desempeo, las acciones correctivas no son llevadas de manera tal que se pueda clasificar las fallas a fin de determinar cuales se van a atender o eliminar a travs de la correccin, y no se tiene establecido una programacin de ejecucin de las acciones de mantenimiento correctivo. Para las acciones preventivas no se dispone de un estudio previo que permita conocer los equipos, sistemas que requieren mantenimiento preventivo.