ORIGEM DO SECRETARIADO

 Objectivos
Tornar conhecida a origem da profissão do secretariado e a forma como homens e mulheres,
actuantes dessa profissão são vistos nos dias actuais.
Origem
De acordo com Conceição de Maria Pinheiro et al,(2001 ), A profissão do secretariado teve suas
origens na antiguidade, mais especificamente na época dos faraós com os escribas, profissão
nessa época masculina. Com a Revolução Comercial, o advento tecnológico, e mais
precisamente após as duas grandes guerras mundiais, a profissão de secretário passou a ter mais
destaque na sociedade, principalmente pela falta de mão-de-obra masculina, o que deu
oportunidade à entrada das mulheres no mercado de trabalho para o exercício da profissão do
secretariado.
As mulheres só surgiram no cenário como profissionais desta profissão, quando Napoleão
Bonaparte levou uma a fim de registar os detalhes das batalhas.
Por volta de 1902, havia cerca de 50.000 Secretárias mulheres e isto provocou uma série de
alterações nos escritórios. Por todo país, as mulheres invadiram os escritórios e afirmavam suas
posições. Um fato que influenciou o aumento numérico de Secretárias foi o salário baixo, uma
vez que os secretários não se subordinavam por pouco.

INTRODUÇÃO AO SECRETARIADO

1. Conceito de Secretariado
O termo Secretariado é polissémico ou plurisignificativo, dado que a sua utilização pode nos
levar a várias concepções.

 O termo Secretariado pode ser utilizado para designar um Curso profissional.

  Ou seja é um conjunto de pessoas associadas a tarefas, deveres e funções realizadas para
garantir o funcionamento, coordenação, organização e acessoria de um escritório e do seu
chefe.

2. Conceito de Secretária

Secretária a pessoa que minuta a correspondência, elabora as actas das reuniões, relatórios de
actividades, resolve os assuntos de direcção e orienta o escritório.

Secretária é a pessoa intermediária entre o chefe e o público interno e externo e que tem a
responsabilidade de coordenar, organizar e administrar os trabalhos de escritório e do chefe.

2.1. Tipos de Secretário(a)s

Existem vários tipos de Secretárias, mas para efeitos de estudo do curso consideram-se três
principais tipos de Secretário(a)s, nomeadamente:

 Secretário(a) administrativo(a) – é a pessoa responsável pela gestão administrativa do

escritório;

 Secretário(a) particular – é a pessoa que cuida das actividades/tarefas particulares do

seu chefe;

 Secretário(a) executivo(a) – é a pessoa responsável tanto pela gestão administrativia da

empresa, como também pelos assuntos específicos do seu chefe.
3. Importância do(a) Secretário(a) Executivo(a)

 Fornece informações relevantes para a tomada de decisão do Director a quem se

secretaria;

 Permite que toda a informação necessária para a tomada de decisão seja filtrada,
analisada e processada, garantindo assim uma maior eficiência no seu trabalho;
 Contribui para a celeridade e produtividade do trabalho através de boa coordenação e
organização do meio laboral;

 Confere uma boa imagem à empresa e ao chefe.

4. Principais funções do(a) Secretário(a) executivo(a)

 Intermediária: nesta função a secretária executiva é responsável pela comunicção

interna (ligação entre o seu superior e qualquer outra pessoa da empresa) e pela
comunicação externa (ligação entre a empresa e os clientes, fornecedores, instituições
privadas e oficiais, etc.);
 Coordenativa: é responsável por coordenar todas actividades entre o Chefe e os outros
sectores da Empresa, de modo que o trabalho corra com normalidade;
 Relações públicas: como espelho da empresa a Secretária é responsável por transmitir
uma imagem positiva para atrair os clientes; manter boas relações com o público de
forma a criar uma boa reputação; manter os funcionários informados sobre as actividades
da empresa bem como promover a aceitação geral da organização.
 Administrativa: nesta função a Secretária é responsável pelas seguintes tarefas:
 Registo de entrada e saída das correspondências;

 Redacção de documentos administrativos tais como Actas de reuniões, Relatórios de

actividades, Avisos, Comunicados e outros;

 Organização de reuniões, seminários, viagens, conferências;

 Criação e gestão dos arquivos da empresa;

 Gestão do stock de material da empresa;

 Gestão das chamadas telefónicas de entrada e de saída, etc

 Acessoria/Conselheira: como acessora é responsável por aconselhar o seu chefe no
processo de tomada de decisões. Ele(a) auxilia o chefe ao tomar qualquer decisão que
seja relevante para o bom desempenho da empresa.

Fim

AMOS PARRUQUE

Dezembro, 2020