Gua Blueworks Objetivo: Capacitar al personal para utilizar blueworks cmo una herramienta en la organizacin de su proceso.

Contenido:
1. Para que sirve blueworks? 2. Qu significan los campos dentro de las cajas? 3. Ejemplo de un diagrama del proceso y procedimiento correcto.

Para que sirve blueworks?

En Efinfo se utiliza blueworks para generar 2 documentos:
1. Diagrama del proceso o procedimiento 2. Proceso o Procedimiento

El diagrama del procedimiento tiene 3 funciones:

1. Ordenar el flujo de trabajo 2. Determinar las actividades que debe realizar cada persona involucrada en

el proceso.
3. Dividir el proceso en etapas.

El proceso o procedimiento tiene 2 funciones:

1. Dar un reporte detallado de quien va a realizar cada actividad. 2. Hacer una cronologa de cmo llevar a cabo el proceso o procedimiento.

El encargado de Alfresco debe asegurarse que su procedimiento tenga estos documentos actualizados. Caso contrario, el encargado de Alfresco debe:

1. Solicitar al rea de calidad, por medio de un bug, apoyo para actualizar o

modificar estos documentos.

2. Completar los formatos que le envi el rea de calidad. 3. Revisar el diagrama del proceso y el procedimiento que le entregue el rea

de calidad.
4. Pasar estos documentos por el ciclo de trabajo de Alfresco. 5. Una vez que los documentos estn en el espacio Aprobados, pedir una

clave al gerente de proyectos.

6. Publicar estos documentos.

Qu significan los campos dentro de las cajas?

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Bug de peticin de planeacin de proyecto

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

La metodologa la desconocen los involucrados

Attachment(s) There are currently no files attached.

Una caja cmo la anterior representa una actividad del proceso. Business Owner: Personas responsables de la actividad. Experts: Gente que puede ser consultada sobre esa actividad. Systems: Tecnologa o dispositivos necesarios para realizar la actividad. Inputs: Formatos o informacin necesaria para iniciar la actividad. Problems: Los obstculos comunes que se generan en esta actividad. Outputs: Informacin generada por est actividad

Ejemplo de un procedimiento correcto.

Procedimiento de planeacin de proyecto
Los objetivos de la planeacin de proyectos son los siguientes: Definicin del concepto bien, regular o mal en un proyecto: Bien: 90% de las actividades estn terminadas en el tiempo programado Regular: 50% al 89 % de las actividades estn terminadas en el tiempo programado Mal: 50% o menos de las actividades estn terminadas en el tiempo programado * Que el 85% de los proyectos cuyo lder de proyecto pertenezca a la direccin de

ingeniera estn dentro del rango "bien" semana a semana. * Que el 70% de los proyectos cuyo lder de proyecto pertenezca a la direccin de Comercial estn dentro del rango "bien" semana a semana. * Que el 70% de los proyectos cuyo lder de proyecto pertenezca a la direccin de RH y Admn. estn dentro del rango "bien" semana a semana. * Que el 80% de los proyectos cuyo lder de proyecto pertenezca a la direccin de Operaciones estn dentro del rango "bien" semana a semana.

Business Owner(s)
Gerente de Projectos

Expert(s)

System(s)

Input(s)

Bug de peticin de planeacin de proyecto

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

La metodologa la desconocen los involucrados

Attachment(s)

There are currently no files attached.

1. Planeacin de proyecto La importancia de la planeacin de un proyecto radica en: - Determinar los recursos que estarn involucrados en el proyecto - Determinar las actividades que se necesitan llevar a cabo para la realizacin del proyecto - Determinar el tiempo de cada actividad - Determinar los entregables del proyecto

Business Owner(s)
Gerente de Proyectos

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Mind map de primeras ideas

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

Hay muchas actividades que requieren que se involucre a ms de una persona

Attachment(s) There are currently no files attached.

1.1. Hacer planeacin de proyecto de acuerdo a la duracin

El lder de proyecto debe de consultar el Instructivo de planeacin de proyecto EF - IN - GP - 02 para determinar de acuerdo a la duracin de que forma planear su proyecto con un P1P o un bug en bugzilla peticiones. El instructivo se encuentra en la siguiente ruta en Alfresco: Eficiencia Informativa > Procesos > [PS] Gestin de proyectos > Definicin > Instructivos >Publicados

Participant
Patrocinador de Proyecto

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Mind map de primeras ideas

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

No tener claros los objetivos del proyecto

Attachment(s) There are currently no files attached.

1.2. Hacer mind map de primeras ideas del proyecto

El lder de proyecto hace un resumen de los antecedentes y las actividades ms importantes del proyecto, para justificar la importancia del proyecto. El resumen se debe de elaborar de acuerdo al instructivo EF IN GP 01 que se encuentra en Alfresco en el espacio: Eficiencia Informativa > Procesos > [PS] Gestin de proyectos > Definicin > Instructivos >Publicados

Participant
Administrador del proyecto

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Bug en peticiones de idea de proyecto

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

No tener claros los objetivos

Attachment(s) There are currently no files attached.

2. Aprobacin del proyecto El gerente de proyectos o el director de ingeniera, solicitan a la junta de direccin la aprobacin nuevos proyectos.

Business Owner(s)
Direccin General

Expert(s)

System(s)

Input(s)

Output(s)

Problem(s)

Attachment(s) There are currently no files attached.

2.1. Aprobacin por parte de Direccin

El gerente de proyectos o el director de ingeniera presentan semana a semana en el tablero de control de los proyectos que estn pendientes de comenzar la ejecucin, la junta de direccin aprueba o no los proyectos que pueden comenzar. ** Parte del proceso de gestin del portafolio de proyecto

Participant
Director general

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Proyectos planeados

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

La revisin de planes de proyecto no se lleva a cabo semana a semana

Attachment(s) There are currently no files attached.

2.2. Subir documento de proyecto a Alfresco

Una vez aprobado o no por la direccin, el gerente de proyectos sube a Alfresco el documento de planeacin de proyecto a en ejecucin o rechazado y se especializa el documento con propiedades y categoras. Consultar el Instructivo de modelo de contenido de espacios de proyectos - EFIN-GP-04: Eficiencia Informativa > Procesos > [PS] Gestin de proyectos > Definicin > Instructivos >Publicados

Participant
Gerente de Proyectos

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Charter de proyecto planeado

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

El lder de proyecto desconoce el espacio en el que se clasifica el proyecto

Attachment(s) There are currently no files attached.

2.3. Se aprueba para ejecucion?

La junta de direccin general decide si se aprueba el proyecto o no.

Business Owner(s)
Direccin

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Charter de proyecto planeado

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

No se llevan a cabo las reuniones de aprobacin de proyectos del gerente de proyecto o director de ingeniera con la direccin general

Attachment(s) There are currently no files attached.

3. Ejecucin del proyecto En la ejecucin de un proyecto, el lder de proyecto supervisa que todas las actividades se realicen conforme a lo planeado en tiempos y en entregables.

Business Owner(s)
Lder de proyecto

Expert(s)

System(s)

Input(s)

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

El lder de proyecto monitorea las actividades conforme a las fechas planeadas

Attachment(s) There are currently no files attached.

3.1. El proyecto se puede realizar en fases?

3.2. .

3.3. Crear bug de proyectos

Participant
Gerente de Proyectos

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Propuesta de proyecto aceptada

Output(s)

Problem(s)

Attachment(s) There are currently no files attached.

3.4. Actualizar actividades en Bugzilla

El Gerente de Proyectos es el responsable de dar de alta el bug correspondiente al proyecto contemplando las actividades a realizar as como las fechas de entregas de las mismas en el sistema de gestin de proyectos en la siguiente ruta: http://op.efinf.com/proyectos/

Participant
Lder de proyecto

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
P1P de proyecto

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

No estimar el tiempo de cada actividad

Attachment(s) There are currently no files attached.

3.5. Reunin de seguimiento del proyecto

El lder de proyecto y el gerente de proyectos o director de ingeniera, llevan a cabo una reunin semanal, para actualizar las actividades del P1P o el bug de peticiones y revisar si los participantes estn actualizando sus actividades.

Participant
Lder de proyecto

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
P1P de proyecto

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

Que se suspenda la reunin por carga de trabajo de los lderes de proyecto

Attachment(s) There are currently no files attached.

3.6. Actualizar actividades en bugzilla y en P1P

P1P:

Se descarga la ltima versin del charter de Alfresco y se actualizan las actividades BP: Se consulta una bsqueda, seleccionando el producto (nombre del proyecto) y se revisan los estatus, las fechas de inicio y fin, y las horas trabajadas en cada
actividad.

Participant
Lder de proyecto

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)

P1P

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

Los participantes no actualizan las horas que han invertido en la actividad

Attachment(s) There are currently no files attached.

3.7. Actualizar el P1P o bug con las fechas de ejecucin

Cuando la Direccin General autoriza el proyecto, el gerente de proyecto junto con el lder de proyecto agregan las fechas en las que va a iniciar y concluir el proyecto.

Participant
Gerente de Proyectos

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Charter de proyecto planeado

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

El lder de proyecto no estima las fechas correctamente, ya que estas se deben de consultar con los participantes que realizaran las actividades

Attachment(s) There are currently no files attached.

3.8. Actualizar versin en Alfresco

El lder de proyecto o gerente de proyecto actualiza la versin en Alfresco.

Participant
Lder de proyecto

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
P1P planeado

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

No subir las versiones de los ltimos cambios a Alfresco

Attachment(s) There are currently no files attached.

4. Reportes El gerente de proyectos o director de ingeniera, reportan semanalmente a la junta de direccin los avances de cada proyecto por rea.

Business Owner(s)
Administrador del proyecto

Expert(s)

System(s)

Input(s)

Base de datos de Bugzilla Proyectos

Output(s)

Problem(s)
Severity Frequency

El reporte de portafolio de proyectos no se actualiza semanlmente

Attachment(s) There are currently no files attached.

4.1. Tablero de control de proyectos

El gerente de proyectos actualiza el reporte de tablero de control de los proyectos de Bugzilla Proyectos y Bugzilla Peticiones. Los reportes semanales se encuentran en la siguiente ruta de Alfresco:Eficiencia Informativa > Juntas > Minutas Direccin General > Aprobadas > 01 EF-MA-IS-01-20100813.xlsx

Participant

Gerente de Proyectos

Business Owner(s)

Expert(s)

System(s)

Input(s)
Proyectos de Bugzilla Proyectos

Output(s)

Problem(s)

Attachment(s) There are currently no files attached.

4.2. El Proyecto est concluido?

Glossary
Participants, Business Owners, Experts
Value Administrador del proyecto Direccin Direccin General Director de Ingeniera Director general Gerente de Proyectos Lder de proyecto Patrocinador de Proyecto Description

Inputs, Outputs
Value Actualizacin del plan de proyecto Aprobacin de charter Base de datos de Bugzilla Proyectos Bug de Bugzilla Proyectos Bug de Bugzilla Proyectos Actualizado Bug de peticin de planeacin de proyecto Bug de proyectos creado Bug en peticiones de idea de proyecto Bsqueda de actividades de proyecto en Bugzilla Proyectos Charter de proyecto Charter de proyecto clasificado en ejecucin Charter de proyecto clasificado en rechazado Charter de proyecto planeado Description

Charter de proyecto planeado con fechas Mapa con las primeras ideas y objetivos del proyecto en Alfresco Mind map de primeras ideas P1P P1P actualizado P1P de proyecto P1P planeado Propuesta de proyecto aceptada Proyectos aprobados Proyectos de Bugzilla Peticiones Proyectos de Bugzilla Proyectos Proyectos planeados Reporte de portafolio de proyectos Tablero de contro de proyectos

Systems
Value Alfresco Archivo de semaforos de excel Bug de Bugzilla Peticiones Bugzilla Peticiones Bugzilla Proyectos Charter Excel P1P Plantilla en excel Tablero de control de proyectos en excel XMind Description

Problems
Value Diversas formas de comunicar las ideas del proyecto El gerente de proyectos no monitorea el Description

proyecto semana a semana El lder de proyecto desconoce el espacio en el que se clasifica el proyecto El lder de proyecto monitorea las actividades conforme a las fechas planeadas El lder de proyecto no estima las fechas correctamente, ya que estas se deben de consultar con los participantes que realizaran las actividades El lder de proyecto no estimas las horas correctamente de cada actividad, ya que estas se deben de consultar con los participantes que realizaran las actividades El reporte de portafolio de proyectos no se actualiza semanlmente Falta de entendimiento de metodologa Hay muchas actividades que requieren que se involucre a ms de una persona La metodologa la desconocen los involucrados La revisin de planes de proyecto no se lleva a cabo semana a semana Los participantes no actualizan el estado de la actividad Los participantes no actualizan las horas que han invertido en la

actividad No estimar el tiempo de cada actividad No ingresar las actividades y que los participantes no sepan las actividades que les corresponde realizar No programar nuevamente la reunin No se copia a los responsables en el bug de proyectos No se llevan a cabo las reuniones de aprobacin de proyectos del gerente de proyecto o director de ingeniera con la direccin general No se siguen los pasos establecidos de la metodologa No subir las versiones de los ltimos cambios a Alfresco No tener claros los objetivos No tener claros los objetivos del proyecto No toda la empresa tiene conocimiento del mtodo de administracin de proyectos No todos los involucrados estn enterados Que se suspenda la reunin por carga de trabajo de los lderes de proyecto Se sabe que hay que hacer una mejora, pero cada rea hace un esfuerzo aislado