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5 Teora de Sistemas

TEORIA DE SISTEMAS
El enfoque de sistemas para administrar, en lugar de abordar los diversos segmentos de una organizacin por separado, piensa que la organizacin es un sistema nico, que tiene un propsito y est compuesto por partes que se interrelacionan. Los gerentes contemplan a la organizacin como un todo y como parte del ambiente externo ms amplio. La actividad de un segmento de la organizacin afecta, en diferentes grados, la actividad de todos sus otros segmentos.

Historia: La teora de sistemas es una teora bsica en las ciencias fsicas, pero nunca se haba aplicado a los esfuerzos humanos organizados. En 1938, Chester Barnard, un ejecutivo de una compaa telefnica, escribi por primera vez que una organizacin funcionaba como un sistema cooperativo. Un sistema de actividades concientemente coordinados de 2 o mas personas. En una situacin concreta en la que se d cooperacin, sern sus componentes varios sistemas diferentes. Algunos sern fsicos, otros tecnolgicos, otros socilogos, etc. Sin embargo fue hasta la dcada de los 60s cuando los investigadores en administracin comenzaron a analizar la teora de sistemas y como se relacionaba con las organizaciones. (1966, con Robert Kahn y Daniel Katz)

Que es un Sistema? Es un todo unitario organizado, compuesto por dos o ms partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por los lmites, identificables de su ambiente. (Kast y Rosenzweig, 1981:107) Es un complejo de elementos que actan recprocamente. (Von Bertalanffy) Es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes dispuestas de tal forma que se produce un todo unificado.

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Esquema Bsico de la TGS:

Conceptos Bsicos:
Los subsistemas organizacionales : Katz y Kahn hacen de los subsistemas organizacionales este basada en el tipo de actividades. As identifican 5 subsistemas dentro de la organizacin, que corresponden a la clasificacin mas general de los sistemas sociales de Talcott Parsons. Son los siguientes: - Subsistemas tcnicos o de produccin - Subsistemas de apoyo - Subsistemas de mantenimiento - Subsistemas de adaptacin - Subsistemas gerenciales o directos.

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Subsistemas tcnicos o de produccin: Tienen que ver con el proceso de transformacin o procesamiento de energa. Han constituido el centro de atencin de las teoras de la racionalizacin del trabajo y de los principios administrativos. Su funcin es satisfacer los requerimientos de la tarea central de la organizacin mediante la divisin del trabajo se deciden las especificaciones y estndares del mismo.

Subsistemas de mantenimiento: Estos aseguran la presencia de energa humana que permite ejecutar los papeles organizacionales. Estn dirigidos a mantener la estabilidad y la capacidad de produccin en la organizacin, mediando entre las demandas de la tarea y las necesidades humanas para mantener la estructura en funcionamiento. Para realizar estas funciones, los subsistemas de mantenimiento elaboran mecanismos de seleccin de personal, socializacin, recompensas e incentivos y sanciones, buscando formalizar e institucionalizar todos los aspectos de la conducta organizacional, para hacer disminuir la variabilidad y el cambio como lo sealan Katz y Kahn, la caracterstica distintiva de la estructura de mantenimiento es mantener las cosas como estn y no permitir cambios; mira hacia el interior de la organizacin y hacia si misma.

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Subsistemas de apoyo: Proporcionan una fuente continua de insumos de produccin, ampliando el sistema de produccin y llevndolo al entorno para obtener materias primas y entregar producto, as como desarrollando un ambiente favorable con otros sistemas de la sociedad. La funcin de los subsistemas de apoyo (abastecimiento y ventas) es mantener intercambios transaccionales en las fronteras del sistema, as como obtener apoyo y legitimacin sociales para la organizacin. Su dinmica es la manipulacin especficamente enfocada al entorno de la organizacin. Sus mecanismos permiten adquirir control sobre las fuentes de abastecimiento y crear una imagen para la organizacin.

Subsistema de adaptacin:

1.5 Teora de Sistemas Estos se relacionan con la generacin de respuestas adecuadas a las cambiantes condiciones externas. Son los subsistemas que tienen que ver con el cambio organizacional, con los problemas de ajuste. La funcin adaptiva al igual que la de mantenimiento esta dirigida a la supervivencia de la organizacin, aunque a diferencia de aquella era dirigida hacia afuera.

Sistemas gerenciales y directivos: Estos buscan, dirigir, distribuir y controlar los diferentes subsistemas y actividades de la organizacin. En el subsistema de toma de decisiones para la organizacin en conjunto. Sus funciones son 3: Resolver conflictos entre niveles jerrquicos, coordinar y dirigir los subsistemas funcionales y coordinar los requerimientos externos y los recursos y necesidades organizacionales.

1.5 Teora de Sistemas Sinergia: Significa que el todo es mayor que la suma de sus partes. En trminos organizacionales, sinergia significa que conforme los departamentos independientes de una organizacin cooperan e interactan, resultaran mas productivos que si cada uno de ellos actuara en forma aislada. Por ejemplo: de una pequea empresa, habr mas eficiencia si cada departamento se relacionara con un departamento de finanzas, que si cada departamento tiene su propio departamento de finanzas independiente.

Sistemas Abiertos y Cerrados: Se dice que un sistema abierto es lo que interacta con su ambiente. El sistema cerrado no reciben influencia de su entorno ni interactan con el.

Flujo: Un sistema tiene flujos de informacin, materiales y energa (incluso energa humana). Estos flujos del ambiente entran en el sistema en forma de insumos, pasan por procesos de transformacin en el sistema y salen del sistema en forma de productos

Retroalimentacin: Es la clave para el control del sistema. Se recoge informacin de las operaciones del sistema. Con el objeto de evaluar el trabajo y si es necesario corregirlo.