GESTÃO DE ESTOQUES EM FARMÁCIAS HOSPITALARES

ORGANIZAÇÃO E INTELIGÊNCIA: OS RESULTADOS APARECEM NA HORA.

Principal desafio da Farmácia Hospitalar moderna: garantir a máxima disponibilidade de produto, com o menor nível de estoque possível
ITEM I: INTRODUÇÃO:
A gestão de estoques, quando presente no dia-a-dia das empresas, permite importantes ganhos, como eficiência, redução de falhas e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreamento. Em função do volume de dados e da complexidade dos processos, envolve uma série de procedimentos, pois afeta dois aspectos cruciais do negócio: a disponibilidade do produto e o custo, ambos com impacto direto no resultado ou na rentabilidade. O grande desafio é encontrar o equilíbrio entre essas variáveis: se a política adotada tenta assegurar a disponibilidade aumentando o estoque, impacta diretamente nos custos relativos à sua manutenção, como capital de giro e armazenamento. Por outro lado, se para cortar os custos os estoques são demasiadamente reduzidos, corre-se o grande risco de não atender ao cliente. A gestão de estoques pode ser subdividida em dois grupos de atividades: operacionais e estratégicas. No primeiro, a busca é pela eficiência dos controles relativos à movimentação de produtos: avaliação e registro de todas as movimentações físicas, recebimento, conferência, armazenagem e dispensação. No item estratégico, os objetivos são os modelos de reposição baseados em informações mais avançadas, que visam compartilhar dados de distribuição e estoques, para que a ação de reposição seja mais eficiente e ágil. Nas Farmácias Hospitalares, a gestão de estoques é ferramenta fundamental para a eficiência de prestação dos serviços farmacêuticos e deve ter como meta primordial evitar a ruptura dos níveis de estoque, o que determinaria a interrupção das atividades assistenciais. É obrigação do farmacêutico o estabelecimento e manutenção de padrões que assegurem a qualidade, a escolha das fontes de suprimento, a especificação adequada dos produtos para auxiliar na prescrição dos medicamentos, as decisões técnicas relativas às aquisições, o controle dos estoques, o armazenamento apropriado e o uso seguro de todos os fármacos e insumos. Estas responsabilidades não podem ser delegadas a outro profissional, porque estas avaliações requerem conhecimento profissional e julgamentos os quais somente o farmacêutico está apto a fazer é este profissional que responde ética e juridicamente pelas questões relativas aos medicamentos. Quando bem administrada, a gestão de estoques permite que o farmacêutico diminua seu tempo na dedicação a tarefas administrativas, poupe espaço de armazenamento, aumente a produtividade pessoal, ajude na racionalização da terapêutica, permita contenção de gastos com medicamentos e seja fonte de informação às autoridades sanitárias. A situação mais conveniente é quando a média de estoque na central de abastecimento farmacêutico oscila entre 15 e 30 dias, porém, sabemos que em algumas instituições, principalmente alguns órgãos públicos, essa situação é impraticável, devido aos riscos inerentes à burocracia regulamentar. As empresas comerciais e industriais têm investido grande quantidade de capital na contratação de serviços, na utilização de mão de obra especializada e em tecnologia para trabalhar com níveis de estoque os mais baixos possíveis, devido ao elevado custo de manutenção de estoques, ao elevado custo de captação do capital e à necessidade de disponibilidade de capital

para aporte de tecnologia e investimento em outras atividades mais lucrativas e menos dispendiosas. Desta forma, a redução de estoques, aliada ao seu controle rigoroso e seguro, permite que as empresas possam desviar capital para investimento e lucro de forma rápida, sem incorrer na imobilização deste capital em estoques, que não gera lucro e ocasionalmente transforma-se em perdas. Em relação às instituições hospitalares, a necessidade de investimento na diversificação dos serviços oferecidos, para conferir maior grau de ocupação à capacidade física instalada e justificar o investimento realizado nos modernos e caros equipamentos, aliada à complexidade cada vez maior dos métodos de diagnóstico e tratamento e à crescente oferta de novos fármacos, torna a tarefa da Farmácia bastante complexa, porém imperativa para a administração farmacêutica na competição dos recursos, devido à diversidade de patologias para atendimento e aos desafios financeiros enfrentados por qualquer empresa. Reduzir estoques não é tarefa isolada; implica na adoção de várias funções logísticas impondo maior eficiência nas atividades de controle e armazenamento, processamento de pedidos, distribuição, administração e conta hospitalar. Caso contrário, haverá ruptura no fornecimento para o cliente (pessoal técnico e paciente).

ITEM II: CADEIA DE SUPRIMENTOS DE MATERIAIS:
Logística: Segundo o Council of Logistics Management, “Logística é o processo de planejar, implementar e controlar o fluxo e armazenagem, eficaz e eficiente em termos de custos, de matérias-primas, materiais em elaboração e produtos acabados, bem como as Informações correlatas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender às exigências dos clientes”, ou seja, é o processo de abastecer os clientes, através de técnicas que asseguram a disponibilidade do produto certo, na quantidade certa, ao preço certo, na hora certa, sem avarias e acompanhado de documentação correta. Os três elementos envolvidos nas operações logísticas são o gerenciamento de materiais, que envolve a aquisição e o recebimento de matérias primas e produtos (transporte interno e armazenamento); o fluxo de materiais, ou seja, a habilidade de localizar e agendar as etapas finais (gerenciamento de informações, marcação de produtos, rotulagem e empacotamento) e a distribuição física que é o fornecimento dos produtos aos consumidores, o recebimento e o registro das devoluções.

ITEM 2.1 - PRINCÍPIOS DA CADEIA DE SUPRIMENTOS:
David Anderson & cols definiram como princípios da cadeia de suprimentos a garantia de satisfação dos clientes ao mesmo tempo em que visam o crescimento da empresa, ou seja, é necessário avaliar a necessidade específica de cada cliente, adaptando a cadeia de suprimentos para fornecer diferentes tipos de serviços da maneira mais “lucrativa” possível. Para isso, é imprescindível: - Estabelecer critérios e rotinas de atendimento diferenciado para cada um deles, para não sobrecarregar a rotina do serviço; - personalizar os procedimentos da rede logística, empregando as ferramentas disponíveis para atender aos clientes; - ouvir os sinais de variação de consumo (e disponibilizar tempo para planejamento e avaliação dessa variação); - gerenciar as fontes de suprimento para reduzir o custo total dos próprios produtos e dos serviços de fornecimento, estabelecendo contatos estratégicos com fornecedores de modo a planejar o fornecimento eficiente;

- desenvolver estratégia de funcionamento da cadeia de suprimentos, para suportar níveis múltiplos de decisão e fornecer visão clara do fluxo de produtos, dos serviços e da informação; - adotar medidas de aumento de desempenho da cadeia, com aferições que permitam pontuar níveis de perigo, para induzir a correções automáticas e imediatas. Os princípios anteriormente mostrados poderiam ser configurados na forma de um modelo, fundamentado em quatro princípios, para ajudar a gerência farmacêutica a avaliar a cadeia de suprimentos e evidenciar os pontos falhos, empregando um melhor critério gerencial: 1º. Planejamento: Levantamento e captação de informações sobre os recursos financeiros disponíveis, estabelecimento das necessidades de consumo, planejamento de inventários, avaliação das necessidades de distribuição de materiais e esboço da capacidade de todos os serviços. As ações de planejamento requerem a tomada de decisões, a configuração da cadeia de suprimentos, o planejamento da capacidade de atendimento e o gerenciamento da padronização de produtos. 2º. Abastecimento: As ações de abastecimento são: aquisição, recebimento, inspeção, armazenamento e dispensação dos produtos. Para estes procedimentos é necessária a administração de bancos de preços, a avaliação da qualidade, a certificação de fornecedores e o retorno das informações, bem como o estabelecimento de exigências contratuais e condições de pagamento. 3º. Execução: O gerenciamento prático implica nas ações de solicitação e recepção de materiais, produção e teste dos produtos, armazenamento, embalagem e dispensação. É indispensável, então, a avaliação da necessidade de mudanças no sistema, mobiliário, equipamentos, melhoria da qualidade dos serviços produzidos e agendamento de compras. 4º. Dispensação ou fornecimento: Suas ações relacionam-se com a implantação e manutenção de pedidos, manutenção de base de dados de medicamentos e clientes, criação de rótulos e embalagens específicas, consolidação de prescrições e dispensação de produtos. Os modelos operacionais poderiam ser representados na seguinte tabela: PLANEJAMENTO Captação de informações Aquisição, recebimento, inspeção Dispensação, embalagem Manutenção de bases de dados GERENCIAMENTO Tomada de decisões Certificação de fornecedores e produtos, administração de bancos de preços Mudanças na engenharia, melhoria da qualidade Análise de dados.

ITEM 2.2 – O PROCESSO DE UTILIZAÇÃO DE MEDICAMENTOS:
A competitividade entre os diversos serviços hospitalares cria a necessidade de implantação de uma postura gerencial mais eficaz, pois o administrador hospitalar (sob pressão dos gestores) exerce a cada dia maior pressão sobre o custo da terapia medicamentosa e sobre o custo total dos estoques do serviço de farmácia, exigindo justificativas para os desembolsos dos recursos. Esta é, possivelmente, uma das tarefas mais complicadas para os profissionais responsáveis por farmácias hospitalares, estejam elas no âmbito público ou privado, pois representa um desafio frente ao grau de complexidade no fornecimento de explicações relativas ao custo/benefício, junto à administração.

eficiência. possui especial importância. .Embora esta seja uma entre as dezenas de atividades do gerente farmacêutico. se necessário preparar o medicamento distribuir o medicamento Administração rever a prescrição confirmar a transcrição Monitoramento avaliar a resposta do paciente registrar e documentar os resultados obtidos rever precauções. que começa com a percepção da necessidade de utilização do fármaco e termina com a avaliação de sua eficácia no paciente. além do estabelecimento de padrões mínimos de controle de custos e estoques na farmácia hospitalar. Somente o profissional farmacêutico tem competência técnica para definir o melhor produto a ser utilizado. Até o medicamento ser administrado ao paciente ele passa por uma série de etapas. no entanto. interações e alergias preparar o medicamento avaliar o paciente administrar o medicamento (*) Esta etapa não se aplica a todos os Sistemas de Distribuição de Medicamentos Para garantir esta continuidade. porque evidencia a capacidade administrativa deste profissional junto à administração hospitalar. impõe-se a seleção do regime terapêutico. Os seguintes passos servem para ilustrar esta complexidade: Prescrição Avaliar o paciente estabelecer a necessidade do uso do medicamento selecionar o medicamento correto determinar as interações e alergias prescrever o medicamento Documentação transcrever a prescrição (*) transmitir / enviar à farmácia Dispensação rever a prescrição rever precauções. eficácia e segurança: cada vez mais. a administração ao paciente. as atenções são direcionadas para a análise da utilização de medicamentos em determinadas comunidades ou em grupos de . interações e alergias confirmar a transcrição. a dispensação do produto. é imperativo que a chefia da farmácia avalie os benefícios e os custos de todo o processo de utilização dos medicamentos. onde são necessárias várias medidas para garantir isenção de erros previsíveis. que podem ocorrer em cada um dos procedimentos desse complexo processo. se necessário contatar o prescritor. Devemos entender. pela pressão que exercem sobre os custos dos serviços farmacêuticos e sobre os níveis de estoques: .Custo do processo de utilização: na identificação de áreas que possam sofrer redução potencial de custos. que a responsabilidade sobre os custos abrange do preço do produto ao processo global de fornecimento e que nem sempre o menor preço representa o menor custo. O processo de utilização dos medicamentos é um sistema contínuo. sem que o processo de redução de estoques induza a qualquer diminuição da qualidade dos produtos oferecidos. Alguns padrões são facilmente identificáveis.Qualidade. o monitoramento dos efeitos adversos e a manutenção do tratamento do paciente por ocasião da alta.

como também tornar esta gestão compatível com a melhor assistência possível e com o progresso técnico/científico da medicina. ITEM 2. desvios. administrando níveis baixos de estoque. . em qualquer dos aspectos no campo da saúde. ITEM III – A DINÂMICA DO FLUXO DE MATERIAIS: O sistema de distribuição de medicamentos adotado pela farmácia tem influência direta na redução mais eficaz dos níveis de estoque. Dentre eles. cada vez mais.Melhor controle do uso de produtos e serviços evitando perdas conseqüentes de falta de faturamento (garantia de inclusão dos medicamentos nas contas hospitalares). o que dificulta o seu controle.Elevado custo do capital face às proibitivas taxas de juros.Maior controle dos inventários. erros e uso indevido (não autorizado). Quanto mais centralizada na farmácia estiver a distribuição. tornando mais onerosas a posse e a manutenção dos estoques. de contratos de fornecimento por grupos de produtos (mesmo nos serviços públicos) e a adoção de tecnologias que permitem a troca de informações de forma ágil são fatores que contribuíram decisivamente para conferir segurança nas operações. O sistema mais conveniente é o de dose unitária. os medicamentos estão na realidade sendo estocados nas clínicas. tornando mais complexa a atividade de gestão de estoque. .3.Grande diversidade de produtos. evitando perdas. . destacamos os seguintes: . tornando a oferta de produtos mais confiável. sem afetar a disponibilidade dos produtos aos clientes. quando empregados. No entanto. principalmente Leis.Maior número de empresas oferecendo produtos similares. armazenagem e processamento de pedidos) pressiona para baixo a curva de custos unitários. O aumento da eficiência das operações de movimentação de materiais (transporte. onde a farmácia poderá informar a qualquer tempo a real situação dos níveis de estoque da instituição.BENEFÍCIOS DA REDUÇÃO DOS NÍVEIS DE ESTOQUE: Vários fatores estão motivando os administradores a disponibilizar os materiais ao cliente. . deve zelar não só por uma boa gestão econômica e administrativa. deve-se prestar muita atenção à pressão da indústria sobre a introdução de novos fármacos. a maior possibilidade de formação de parcerias de fornecimento. . eficiência e segurança. Fica fácil de entender que nos sistemas convencionais onde são remetidos medicamentos baseados em estimativas de consumo por parte de postos de enfermagem. permitindo gerenciamento de lotes de ressuprimento menores. .Fontes de recursos hospitalares: as decisões que uma diretoria de hospital pode tomar vêm. podem reduzir os custos gerais com medicamentos em até 60 %. disposições governamentais e problemas de financiamento. maior será a garantia de se trabalhar com níveis mais baixos de estoque. O surgimento de empresas de operação logística na área farmacêutica. com custos muito maiores. . que em sua maioria não representam nenhuma melhoria na qualidade final dos tratamentos. pois os fármacos produzidos atualmente se mostram mais específicos e muito mais potentes. utilizando menores níveis de estoque. para o serviço de farmácia não ser simplesmente rotulado como “gastador”.Competição entre serviços: esta consideração impõe que o serviço de farmácia deva competir igualmente com outros serviços do hospital para obtenção de recursos necessários. É imperativo demonstrar que o gasto com medicamentos na unidade hospitalar pode ser revertido em benefícios para a instituição. . pois significam capital imobilizado. favorece o seu uso inadequado e potencializa a possibilidade de erros. O administrador hospitalar por sua vez. Estes sistemas. dos pontos de ressuprimento e dos estoques de segurança. em relação à entrega.pacientes em relação à eficácia. impregnadas por elementos externos.

previsível em seu tempo de chegada. o cálculo dos parâmetros pode ser feito aplicando-se a fórmula: PP = C * TE onde: PP = ponto de pedido C = taxa de consumo média TE = tempo de entrega DINÂMICA DA GESTÃO DE ESTOQUES ESTOQUE CONDIÇÃO IDEAL PONTO DE PEDIDO MOMENTO DE PEDIR MOMENTO DO REABASTECIMENTO TEMPO No entanto. O momento do reabastecimento. O ponto de pedido pode ser estimado com precisão quando se alcança determinado nível de estoque (%). na medida em que é necessário acrescentar o estoque de segurança: . os novos lançamentos. a irregularidade de fornecimento por distribuidores e indústrias. o ressuprimento pode alterar-se. ocasionando atrasos na entrega. No caso das instituições públicas. mesmo que haja algum eventual aumento de consumo ou que haja atraso nos prazos de fornecimento estabelecidos. a atuação do marketing na promoção de determinados produtos influenciando a prescrição médica. seja ela de consumo ou de fornecimento. levando-se em consideração as sazonalidades de consumo. tornando imperativa a adoção de uma política de manutenção de estoques de segurança (que irão variar de acordo com o produto ou com a situação político/econômica de cada instituição).Imaginemos uma situação ideal. os atrasos na emissão de empenhos. os prazos legais para publicação e desembolso de recursos e as licitações canceladas ou sob júdice podem levar a situações de difícil controle. A fórmula para cálculo dos parâmetros de reposição de estoques altera-se. pois sabe-se exatamente qual o momento do reabastecimento. os atendimentos de emergência e outros fatores que dificultam a previsão da taxa real de consumo.e o fornecimento seja. em quantidade e preço. esta situação dita ideal não existe na administração farmacêutica hospitalar. O ponto de pedido é calculado simplesmente através da multiplicação da taxa de consumo média pelo tempo de entrega. é facilmente determinado. os modismos prescritivos. para garantir que não haverá falta de estoque. pois raríssimos são os produtos para os quais não existe alguma incerteza. onde o consumo médio de um determinado medicamento seja facilmente previsível . ao se alcançar certo nível de estoque. Esta situação só ocorre em empresas que não estão sujeitas a mudanças de protocolos ou a sazonalidades e onde o ressuprimento pode ser estabelecido através de contratos de fornecimento. para estabelecer a chegada dos novos lotes de produtos.permitindo-se saber exatamente quando o nível de estoque chegará a zero . Esta incerteza dos serviços públicos pode ser minimizada com contratos de fornecimento. da mesma forma. Além disso. então. Deste modo.

5 – 2% 0 – 4% 9 – 50% Custo de Capital . Uma vez acordado o valor para cálculo do custo de manutenção de estoque. pois existem incluídos no custo de manutenção de estoque o custo de capital. Componentes do custo de manutenção de estoque Componente Capital Impostos Seguro Perdas Armazenamento Total Média 25% 1% 0.1 – CUSTO DE MANUTENÇÃO DE ESTOQUES: O custo de manutenção de estoque é o custo necessário para mantê-lo disponível.05% 1. que por sua vez. calculado em 20%. os custos de perdas. tido como a metade da quantidade estimada para a compra.5 – 2% 0 – 2% 0. Quando este cálculo considera um grande número de produtos. esse valor deve ser mantido constante para todas as análises do sistema logístico.2% 2% 19. é multiplicado pelo valor do estoque médio para chegar ao custo de manutenção de estoque. é a despesa financeira que estima o percentual de capital imobilizado em estoque. Este custo pode ser calculado a partir da multiplicação de uma taxa de manutenção sobre o valor do estoque médio. para um hospital com R$1 milhão de estoque médio. EM = Q/2 + ES Tomemos como exemplo que o custo anual de manutenção de estoque. dependendo da natureza de cada produto.25% Faixa 8 – 40% 0. acrescida do estoque de segurança. Enquanto o custo de capital do estoque médio pode ser facilmente calculado. ou seja.PP = C * T + ES onde: PP = ponto de pedido C = taxa de consumo média T = tempo de entrega ES = estoque de segurança ESTOQUE CONDIÇÃO REAL TEMPO ESTOQUE DE SEGURANÇA MOMENTO DO REABASTECIMENTO ITEM 3. são necessárias numerosas análises. o cálculo do custo percentual de manutenção de estoque não é simples. Embora essa matemática seja extremamente simples. O valor final é expresso em percentual. armazenamento e impostos podem variar. armazenamento e impostos (a tabela abaixo resume as variações desses custos). é R$200 mil. perdas.

o imposto é calculado sobre o volume de estoque em determinado dia do ano. podemos observar que pequena redução dos estoques representa aumento significativo no giro dos produtos e no retorno do investimento. pela taxa diária padrão vigente para o ano. se este não estivesse sido investido em estoque. Produtos de grande valor que podem estar facilmente sujeitos a roubo e produtos perigosos. restringem a disponibilidade de capital e limitam outros investimentos.O aspecto mais controverso do custo de manutenção de estoque é a determinação da taxa mais apropriada a ser aplicada ao capital investido. pois não tem relação direta com o valor do estoque. como câmaras de segurança ou sistemas automáticos de prevenção de incêndio. para apurar o custo médio de armazenamento por unidade de produto. Seguro Quando utilizado. O cálculo com a taxa de juros básica ou qualquer outra praticada pelo setor financeiro é uma estimativa da aplicação do capital que o mercado estaria disposto a remunerar. A experiência de muitas empresas mostra que os valores variam entre a taxa de juros básica (prime rate) e 25%. Um menor nível de estoque disponibiliza também o capital que pode ser reinvestido em operações de melhoria dos resultados gerais das empresas. ou exposição a um risco. Perdas por caducidade ou desvios Os cálculos deste custo são baseados na quantidade de produtos que devem ser destruídos. os recursos investidos em estoque perdem seu poder de gerar lucro. através da observação do fluxo esquemático abaixo. Impostos A alíquota de imposto e a base de cálculo geralmente diferem em cada região. a despesa de depreciação anual deve ser apropriada através de taxa padrão por metro quadrado ou por metro cúbico. O valor apurado pode então ser dividido pela quantidade de unidades do produto processado no almoxarifado. têm custos de seguro mais elevados. Normalmente. O custo da ocupação anual para um determinado produto pode ser calculado multiplicando-se a quantidade de dias em que o espaço físico foi utilizado. O custo de seguro também depende de características preventivas existentes em instalações. relativos à natureza dos produtos e das condições de armazenamento. como combustíveis. em determinado período de tempo. Por isso. Armazenamento O custo do armazenamento refere-se ao custo da permanência do estoque em instalações. Algumas regiões não tributam estoque. o custo do seguro é normalmente calculado com base em uma estimativa do risco. Para ilustrar a importância dos estoques no retorno sobre o investimento das empresas. . O custo das perdas deve ser tratado com cautela e deve ser limitado à perda direta relativa ao armazenamento de estoque. Esse custo deve ser atribuído especificamente a produtos. ou sobre o estoque médio de um determinado período. Em almoxarifados próprios. sem considerar o custo de manuseio do produto.

a importância dos custos de manutenção de estoques elevados é extremamente significativa na saúde financeira da empresa e os investimentos na sua redução devem ser constantemente trabalhados. de 02 de junho de 2003.000. ITEM 3.00. devemos adotar critérios técnicos e regulamentares na escolha dos fornecedores desses produtos. Um exemplo é a certificação técnica da empresa e. .000.900. conforme descrito na Resolução ANVISA RDC nº 133. do próprio produto. ou da lucratividade do fabricante. pressionando os preços para baixo e uma sensível redução dos custos com medicamentos. pois o investimento não compensaria a demanda de produtos. pela exposição acima.000 U$ 200. Por isso. por exemplo.00 tem que ser tomado emprestado como capital de giro.000 (+) ATIVO U$ 1. A regulamentação prevê a necessidade de testagem destes produtos para os próximos anos. por representar um custo importante e real. No primeiro caso.000 ESTOQUE CONTAS A RECEBER CAIXA RETORNO SOBRE INVESTIMENTO (+) U$ 2.receber o mesmo tratamento do capital investido em setores produtivos da empresa (40%). Esta situação não se aplica à maioria das farmácias hospitalares. quando necessário. porém.00 para outros usos. Um estoque de R$100. significa uma falta de capital de R$100. por exemplo).000 IMOBILIZADO Um principal componente do custo de manutenção de estoque é o custo do capital investido.15% ATIVO TOTAL U$ 1.U$ 5.000.FATORES QUE INTERFEREM NOS CUSTOS DOS ESTOQUES: 1) Medicamentos fabricados por terceiros x medicamentos produzidos na farmácia: Os medicamentos de produção interna ou própria têm menor custo porque não sofrem a taxação dos custos diretos e indiretos.custo equivalente ao custo financeiro de captação de recursos no mercado (12%) ou 2 .750. também representam uma alternativa para pressionar os custos para baixo. Os medicamentos similares.000 13.000.000 RECEITA DE CONSUMO CUSTOS U$ 250. a empresa arcará com os respectivos encargos financeiros. Embora o custo de manutenção de estoque não apareça diretamente em demonstrativos de resultado como outros custos logísticos (de dispensação. que esse custo tem um impacto significativo na situação econômico / financeira da empresa.000 U$ 400. 2) Medicamentos de referência x genéricos x similares: O advento dos genéricos. a empresa não pode investir o valor em outros projetos. trouxe a garantia de produtos com maior confiabilidade ao mercado de medicamentos.000 LUCRO U$ 4. sem dúvida.000 (+) U$ 300. fica claro. O custo de manutenção de estoque pode ser interpretado pela empresa de duas maneiras: 1 .000.2 . O valor de US$100.5% U$ 500. ou ser extraído dos lucros acumulados da empresa. No segundo caso.000 12.000.

Todo processo de aquisição deve observar se há inclusão desses impostos no preço final do produto e considerar o possível prolongamento do tempo do ciclo de atividades. o transporte tem um papel preponderante na qualidade dos serviços logísticos. já os fornecedores de soluções parenterais de grande volume têm frete de 8%. para aumentar a competitividade e diminuir os custos. O transporte representa.1% no caso da indústria de papel e celulose. a confiabilidade e a segurança dos produtos. É necessário lembrar que o produto que se precisa adquirir pode ser exatamente aquele que algum fornecedor precise vender.5%. todas as aquisições devem ser realizadas através de uma licitação. face às dificuldades da fiscalização. para produtos que tem volume e peso elevado (grandes soluções) o frete é um componente importante do custo e a avaliação do modelo de gestão de estoque para estas soluções deve ser criteriosamente realizada. a 7. além do vínculo com o gerenciamento da produção.8% no caso da indústria farmacêutica. A participação no faturamento. sabemos que muitas dessas empresas não apresentam os padrões mínimos de qualidade exigidos para trabalhar com medicamentos. e em alguns casos. maior a participação das despesas de transporte no faturamento da empresa. Então. Importante ressaltar que os valores acima apresentados podem variar de acordo com o setor e com a empresa. pode variar. Uma das certificações de seus fornecedores deve ser a verificação das condições de transporte dos produtos adquiridos. 5) Fabricantes e distribuidores: Sempre que possível toda a aquisição deve ser feita em fabricantes. Embora o surgimento de operadoras logísticas no mercado hospitalar tenha reduzido em muito o impacto do preço frente ao custo final dos produtos farmacêuticos. 3. 7) Embalagens: Embalagens hospitalares são sempre mais baratas e esta forma de fornecimento deve ser incentivada para diminuir os custos totais com os medicamentos. em média. Mesmo que hoje os distribuidores e transportadores sejam co-responsáveis pelos cuidados que interferem na qualidade final dos produtos e que os mesmos tenham que ser certificados pela ANVISA (portaria nº 802 – 31/12/98). . 60% dos custos logísticos. Sempre que possível.5% do faturamento. fracionamento e controle dos mesmos. Além disso. que em média é de 3. faturamento. por exemplo. pela distância física entre o fornecedor a farmácia. quanto menor o valor agregado do produto. pois impacta diretamente o tempo de entrega. a compra bem programada provê tempo suficiente para uma ampla negociação com fornecedores. germicidas e produtos para a saúde selecionados para uso hospitalar é um processo relacionado às decisões sobre qualidade e custo. e lucro. (Você já parou para ver como seu produto foi transportado e está sendo entregue?) 6) Características da aquisição: A aquisição de medicamentos. 4) Impostos: O principal componente no qual as empresas devem estar atentas é a substituição tributária praticada em alguns estados. Como regra geral. de 0. Sua importância pode ser medida através de pelo menos três indicadores financeiros: custos.3) Transporte: O transporte é o principal componente do sistema logístico. mais que o dobro do lucro. quando passíveis de semi-industrialização pela farmácia.

Estas funções podem ser desempenhadas manualmente ou por computador.CONTROLE PERIÓDICO DE ESTOQUES. Este controle diferencia-se do controle permanente pela frequência.1 . o cálculo do momento do ressuprimento deve ser feito na aplicação da seguinte fórmula: MR = C x T + ES Onde: MR = ponto de ressuprimento em unidades C = consumo médio diário T = tempo médio de ressuprimento em dias ES = estoque de segurança em unidades Exemplificando. as quantidades a serem solicitadas e a rotina para verificação das flutuações de consumo ao longo do tempo. O controle dos estoques é uma tarefa imprescindível para a implementação da política de estoques. os parâmetros MR e Q devem ser aperfeiçoados. o estoque de segurança será igual a zero. Sua principal função é o acompanhamento da variação das quantidades disponíveis ao longo do tempo. Na sua implantação devem ser definidos os momentos de ressuprimento.Dipirona sódica 1 g (500 mg/ml .ITEM IV: CONTROLE DE ESTOQUES: Podemos definir estoque como o conjunto de artigos armazenados à espera de utilização mais ou menos próxima.CONTROLE PERMANENTE DE ESTOQUES. A gestão de estoques na instituição deve implantar as normas e os procedimentos para controle dos níveis de estoque e definir os parâmetros de ressuprimento ITEM 4.2 ml) Consumo médio diário = 20 unidades Tempo médio para ressuprimento em dias = 10 dias Supondo que não existem incertezas. podendo ser semanal ou mensal. o momento do ressuprimento deve ser ajustado para o intervalo entre duas contagens sucessivas. poderíamos supor a seguinte situação: Produto . MR = C(T + P/2) + ES Onde: MR = momento do ressuprimento C = consumo médio diário T = tempo médio de ressuprimento P = período de tempo entre duas contagens sucessivas ES = estoque de segurança . podemos afirmar que o controle permanente de estoques é ditado por duas premissas: O pedido dos produtos é colocado quando se atinge o momento de ressuprimento e o monitoramento dos estoques é feito continuamente.2 . Caso contrário. o estoque médio é calculado pela fórmula: E = Q / 2 + ES Onde: E = estoque médio Q = quantidade do pedido ES = quantidade do estoque de segurança Aplicando-se a fórmula no exemplo anterior. a precisão e o custo. que permita fornecimento quando necessário. sem que seja imposto atraso de fornecimento por deficiência de produção ou entrega. ITEM 4. MR = 20 unidades/dia x 10 dias + 0 = 200 unidades No controle permanente de estoques. Neste tipo de controle. As principais diferenças são a velocidade. Utiliza a verificação diária das necessidades de ressuprimento. exigindo um rígido controle das quantidades de todos os produtos. Dessa forma. temos: E = 200/2 + 0 = 100 Logo.

Por esta razão. pelas características de operação e facilidade de uso. nas revisões periódicas.ALTERNATIVAS DE CONTROLE: Alguns métodos alternativos foram criados para aplicação em situações específicas. tem-se: MR = C(T + P/2) + ES Onde: MR = 20 (10 + 7/2) + 0 = 20 (10 + 3. existe a possibilidade de faltar estoque.CONTROLE COM META DE REPOSIÇÃO: Nesta metodologia.1 .3 . adiciona-se ao tempo do ciclo de atividades o intervalo de tempo em que são realizados os controles. ITEM 4. com baixos níveis de estoque.5) = 270 unidades O cálculo do estoque médio para o controle periódico será: EM = Q/2 + (P/2) C + ES Onde: EM = quantidade média em estoque C = consumo médio diário Q = quantidade do pedido P = período de tempo entre duas contagens sucessivas ES = estoque de segurança Aplicando-se a fórmula ao mesmo exemplo anterior. tem-se: EM = 200/2 + (7/2)20 + 0 = 100 + 70 = 170 unidades O intervalo de tempo influencia diretamente no estoque médio. quando bem aplicados. os pedidos de reposição são realizados a intervalos fixos e controlados a intervalos curtos.E – Qp Onde: Q = quantidade do pedido NR = nível de reposição E = Quantidade em estoque no momento da contagem Qp = quantidade que já foi pedida . Este máximo é garantido como nível não ultrapassável. cumprem de modo adequado as funções de ressuprimento. Esta prática faz com que o estoque médio seja mais alto. combinando os sistemas periódico e permanente de controle. para qualquer item. Neste método. pois o estoque jamais excederá o nível de ressuprimento. garantindo um abastecimento contínuo e seguro. deve-se estimar estas faltas em 50% das vezes e o cálculo para o momento do ressuprimento deverá considerar este fato.Como a contagem de estoque ocorre em períodos pré-determinados. fazendo com que os sistemas de controle periódico requeiram estoques médios maiores do que os sistemas de controle permanente. mas apenas os seus valores. Esses métodos. aplica-se a seguinte fórmula: Q = NR . A ferramenta que dispara este tipo de controle é o tempo. porque há necessidade de proteção das variações de consumo durante os períodos de revisão. ITEM 4. A fórmula base para cálculo do controle com meta de reposição é: NR = ES + C x (T + P) Onde: NR = nível de reposição ES = estoque de segurança C = consumo médio diário T = tempo médio de ressuprimento P = período entre duas contagens sucessivas Para se obter a quantidade de estoque a ser reposta. Não é necessário acompanhar os níveis de estoque. para identificação das quantidades presentes e definição do quantitativo a pedir – sempre em número que leve o nível dos estoques ao máximo pré-estabelecido. Aplicando-se este cálculo no modelo anterior para um intervalo de contagem de 7 dias. Os sistemas a seguir são bastante úteis na farmácia / almoxarifados hospitalares.3.

2 . é igual ao produto do consumo pelo tempo de ressuprimento m=C*T Onde: C = consumo médio diário . o tempo de ressuprimento é maior do que o intervalo entre duas contagens. Supondo que existe um pedido de reposição de 100 unidades em andamento e que o estoque no momento da contagem é de 50 unidades. estoque de segurança zero e tempo de ressuprimento de 10 dias. A quantidade máxima define o limite de estoque. que não deve ser ultrapassado. Estoque Máximo Q1 P1 R2 R1 P2 P4 R3 T T T tempo tempo Estoque Q2 Q3 P3 Q4 R4 Estoque Segurança O cálculo do estoque médio neste sistema de controle pode ser obtido pela fórmula: EM = (P/2) x C + ES Onde: EM = estoque médio P = período de tempo entre duas contagens sucessivas C = consumo médio diário ES = estoque de segurança ITEM 4. temos: NR = C x (T + P) + ES Onde: NR = 20 (10 + 5 ) + 0 = 300 unidades No exemplo. com a introdução de uma variável. Q = 300 . e por essa razão deve-se considerar sempre os pedidos de reposição já realizados.3. isto é. o nível dos estoques é sempre mantido entre um nível inferior e superior.Exemplo: considerando um intervalo de 5 dias entre duas contagens sucessivas.E – Qp ou seja. é determinado como ponto de reposição. consumo médio diário de 20 unidades. Se E + Qp < m.100 = 150 unidades. O limite inferior assegura que o ressuprimento seja igual a pelo menos a diferença entre os limites máximo (M) e mínimo (m) de estoque.5 . Q = NR . limitando a oscilação da quantidade mínima. ou m. Logo. Diferencia-se do controle de reposição por adotar uma quantidade pré-determinada de pedido. então Q = M -E –Qp Onde: E = quantidade em estoque na data do pedido Qp = quantidade já pedida m = nível mínimo dos estoques Q = quantidade do pedido M = nível máximo dos estoques O nível mínimo. Desta forma.CONTROLE MÁXIMO E MÍNIMO.

A cada contagem.3 . Supondo. Uma das variações da metodologia acima é o estabelecido pela Secretaria da Presidência da República (SEDAP). é determinado que o acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de compra deverão ocorrer em função das fórmulas abaixo: Fatores de Ressuprimento: CMM . conclui-se que: Se E + Qp < 100 então Q = 400 .75).CONTROLE EM HOSPITAIS PÚBLICOS. m = ES + C * T O sistema mínimo-máximo pode ser calculado tanto para quantidades absolutas de produto quanto para dias de ressuprimento ou uma combinação desses dois fatores. que a quantidade mínima seja de 100 unidades e a máxima.m = nível mínimo de estoque T = tempo de ressuprimento Na situação acima. o cálculo estará sempre respondendo às alterações de demanda. por exemplo. Neste caso. considerando como exemplo dez dias de suprimento para o estoque mínimo. não foram consideradas as incertezas de reposição. A quantidade a pedir é de 325 unidades (Q = 400 .consumo médio mensal . pode-se calcular os dias de ressuprimento. Deste modo. os dias são convertidos em uma quantidade específica de unidades. Nestas normas. Adotando-se este mesmo raciocínio. publicada no DOU em 08 de abril de 1988. quando multiplicado pela previsão atual de consumo.E – Qp Empregando o exemplo abaixo: Estoques = 75 unidades Pedido já colocado: zero unidades.3. MÉTODO MÍNIMO MÁXIMO estoque 1 2 3 Estoque máximo Quantidade pedida Estoque mínimo (segurança) T T T tempo ITEM 4. deve ser acrescida na fórmula o valor do estoque de segurança.média aritmética do consumo nos últimos 12 meses (CMM = Consumo anual/12) . de 400 unidades.

T . perecimento e obsoletismo. entre outros. É aplicável tão somente aos itens indispensáveis ao serviço do órgão ou entidade. fabricantes autorizados ao seu fornecimento específico e quantidades de ressuprimento.tempo de aquisição . impondo a compra por blocos em regime de Tomadas de Preços ou Concorrências Públicas. determina imediata emissão de um pedido de compra. para repor o estoque mínimo.estoque máximo .CLASSIFICAÇÃO DE PRODUTOS E CLIENTES A política para o gerenciamento de estoques de cada produto requer: • Procedimento para determinar o local de armazenamento . pode-se trabalhar com níveis baixos de estoque e obter as vantagens operacionais que este procedimento oferece. Uma das maneiras de administrar níveis baixos de estoque é a adoção de sistemas de licitação para fornecimento de forma parcelada.estoque mínimo ou estoque de segurança . É a multiplicação do consumo médio mensal pelo intervalo de aquisição (Q = CMM x I). ITEM 4.número de unidades a adquirir para recompor o estoque máximo. em princípio. . por exemplo. devendo-se considerar a área de armazenagem.25 de T a 0. emergências. não prevê. variar de 0. Obtém-se somando ao estoque mínimo o produto do consumo médio mensal pelo tempo de aquisição (PP = Em + CMM x T).Nível de estoque que. EM .período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no almoxarifado.cada produto deve ter definido o tamanho do seu estoque máximo (incluindo estoque de segurança) e um local determinado e demarcado. • Padronização e normatização quanto à embalagem. Em . disponibilidade financeira.: serviço de anestesia. através de contrato de fornecimento periódico com o vencedor da licitação. suficiente para o consumo em certo período. um progresso nos sistemas de administração de estoques a nível federal porém. sua natureza e quanto ao seu giro de estoque. Outro fator limitante do sistema é a regulamentação dos processos licitatórios. Q . concentração.5 de T (Em = CMM x f). A metodologia apresenta.4 . centros de tratamento intensivo). cada cliente possui uma necessidade específica de atendimento que determina os esforços necessários para a prestação da melhor assistência. Similarmente. as variações de consumo. sendo a reposição feita a intervalos mais curtos. I . para cada produto.ponto de pedido . é necessária a definição do nível de exigência e a importância estratégica de cada cliente (ex.é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo período de tempo ou para atender a demanda normal em caso de atraso de entrega da nova aquisição. O gerenciamento eficiente de estoques exige que a classificação seja condizente com a estratégia da instituição e com os objetivos da prestação de serviços aos pacientes. que não permite a compra de itens isoladamente. Obtém-se pela multiplicação do consumo médio mensal por uma fração (f) do tempo de aquisição que deve. imobilização de recursos.período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas. sem dúvida. metodologia de fabricação. • Do mesmo modo. • Classificação de cada produto quanto à sua atividade terapêutica. Desta forma. pois como visto no item Cadeia de Suprimentos. prazo de validade.quantidade a ressuprir . Obtém-se pela soma do estoque mínimo ao produto do consumo médio mensal pelo intervalo de aquisição (EM = CMM x I) PP . ao ser atingido. para que uma inspeção visual possa estimar imediatamente a quantidade em estoque.A maior quantidade de material admissível em estoque. qual especialista está autorizado a prescrevê-lo e administrá-lo. deve ser definido claramente.intervalo de aquisição . sua importância estratégica e econômico-financeira. intervalo de tempo de aquisição.

Este fato é chamado freqüentemente regra 80/20. ou lei de Pareto. Entre 80 e 90% são da classe B e de 90 a 100%. de forma que os itens com características similares são colocados no mesmo grupo. para se estabelecer um índice combinado. mercado. Calcular o preço de cada medicamento em relação ao somatório dos custos (% do medicamento em relação ao custo total). Classificar os percentuais em ordem decrescente e calcular o percentual acumulado. O agrupamento dos produtos similares facilita os esforços da administração em estabelecer estratégias de estoques concentrados para cada segmento de produtos. o percentual dele em relação ao somatório dos custos (equivalente a 100%). os produtos são classificados de acordo com sua importância de utilização.ITEM 4. produtos que têm importância estratégica e econômica similares. Uma estratégia mais eficiente para classificação de medicamentos deve levar também em consideração a sua importância para os pacientes.4. pedidos ou fornecedores) é responsável por uma grande percentagem dos volumes de venda. O processo normal de classificação coloca em seqüência os produtos. uma pequena percentagem dos itens (produtos. O ideal é a implantação dos dois métodos de classificação. a perspectiva contrária da regra é que os restantes 20% das vendas são obtidos por 80% dos produtos. Produtos de volume e giro moderados são classificados na categoria B e produtos de baixo volume ou giro são classificados na categoria C. Neste último. decorrente de extensas pesquisas na indústria. são da classe C. Em regra geral. pertencem à classe A.4. Classificação XYZ Utilizada para se controlar os estoques do ponto de vista de importância de utilização . com a finalidade de facilitar o controle de estoques. para cada medicamento. estabelecer o consumo médio para um ano. Obviamente. A combinação pode ser feita entre os métodos ABC e XYZ. de cada item. ITEM 4.CLASSIFICAÇÃO XYZ: A característica dos produtos farmacêuticos não recomenda que o controle de estoques seja realizado somente baseado na importância econômica dos produtos. a classificação ABC mostra que a maior parte dos volumes de venda (ou de qualquer outro fator de classificação) decorre de relativamente poucos produtos ou clientes. então. Produtos de alto volume ou de alto giro são geralmente classificados na categoria A. diz que em uma empresa normal. Os produtos que se enquadrarem na faixa até 80% do percentual acumulado.CLASSIFICAÇÃO ABC: A classificação ABC agrupa os produtos padronizados ou nichos de consumo em características similares.2 . A classificação agrupa. A regra. por ordem de importância econômica. para achar o custo total do item.1 . por volume de saída. Calcular. Multiplicar este consumo médio pelo preço unitário. CATEGORIA A B C % PRODUTOS 10-20 21-49 50-70 %IMPORTÂNCIA 70-80 10-30 3-10 Como montar a classificação ABC: A partir do consumo de cada medicamento. Os produtos são classificados em ordem decrescente. 80% do volume de vendas está usualmente relacionado a 20% dos produtos. de modo que produtos com maior valor agregado (custo x quantidade média) são relacionados antes dos produtos com menor giro. Na maioria das aplicações logísticas.

os argumentos técnicos não tem influência nas decisões. aliada à falta de planejamentos. 2) Fatores organizacionais As deficiências de organização e de objetivos comprometem o profissionalismo de quem atua na instituição. As estruturas hierárquicas de gestão política costumam dar maior atenção aos procedimentos e funcionários administrativos. valores unitários mais altos resultam em menores quantidades econômicas de pedidos e. controles. diuréticos Medicamento classe Y: Possuem elevado número de similares. em pedidos de ressuprimento mais freqüentes. É conveniente lembrar que. Na classificação baseada em quantidades. tem menor importância estratégica e sua falta não interfere diretamente no atendimento Exemplo: Analgésicos. é importante considerar que em uma linha de produtos existe diferença entre o valor total do custo e seu volume expresso em quantidades. ITEM V: POLÍTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES. . A gerência passa a ser exercida por diretores improvisados. fortemente dependente da formulação de objetivos e metas da organização. No entanto. conseqüentemente. os produtos de baixo valor que tem alto giro em determinados períodos são responsáveis por pequena percentagem do valor total. pois trazem como conseqüência uma carência de atualização e capacitação de pessoal. em detrimento dos técnicos. Freqüentemente. também. 3) Fatores individuais Como conseqüência das anteriores. 1) Fatores políticos e burocráticos Uma diretoria sem prioridade técnica e política na área de medicamentos e produtos não possui interesse na provisão de recursos para a farmácia e não investe na qualidade necessária ao melhor uso dos medicamentos.Medicamento classe X: Possuem elevado número de similares. de acordo com as regras dos lotes econômicos de compra. As compras são centralizadas e somente a aquisição pelo menor preço tem prioridade. normas e procedimentos. pois sua falta interfere no atendimento. Deste modo. ser mais lucrativos. O resultado final compromete a gestão de estoque de materiais. o profissional mais capacitado e mais interessado perde o estímulo para manter-se na instituição e assumir qualquer compromisso. Tem grande importância estratégica e sua falta interfere no atendimento Exemplo: Sulfadiazina de prata em centro de tratamento de queimados. sem considerar as conseqüências ou qualidade dos atos. existem fatores que interferem na gestão de estoques e que precisam ser conhecidos e avaliados na implantação de uma política de gerenciamento do serviço de farmácia. Exemplo: soros Medicamentos classe Z: Possuem restrito número de similares ou não os possuem. é importante considerar que os produtos de grande valor possuem maior custo para formação de estoques de segurança do que os produtos de baixo valor. sem capacidade técnica para manter um diálogo adequado com a área fim. Os controles burocráticos estão voltados para os procedimentos. tem certa importância estratégica. os produtos de grande valor podem. Em qualquer instituição hospitalar. Na classificação por valor unitário. seja ela pública ou privada.

Os produtos com baixos estoques são mais difíceis de projetar. a limitação do tempo de pessoal pode restringir o processo de gerenciamento de estoques a revisões semanais. Muito embora os métodos eletrônicos tenham suprimido esta tarefa. A primeira estratégia diz respeito aos objetivos de nível de serviço no processo de gerenciamento de estoque.sazonal A – normal B C OBJETIVO DE NÍVEL 99% 98% 95% 90% MÉTODO DE PERÍODO DE GERENCIAMENTO PROJEÇÃO AVALIAÇÃO DE ESTOQUES Previsão Permanente Planejado agregada Consumo Permanente Planejado histórico Consumo Semanal Planejado histórico Consumo Quinzenal Ponto ressuprimento histórico MONITORA MENTO Diário Diário Semanal Quinzenal A quarta estratégia diz respeito aos princípios específicos do gerenciamento dos estoques. o monitoramento diário de produtos de grandes estoques é adequado porque uma falta de estoque afeta negativamente o serviço. ou seja. Resumindo. dada a menor quantidade de itens “A”.1 . também. as projeções devem ser feitas com séries históricas de consumo. devem sofrer uma previsão desagregada dos volumes totais. por período de controle e avaliação dos estoques. produtos de grandes volumes de estoque devem ter controle contínuo.DEFININDO UMA ESTRATÉGIA PARA CADA PRODUTO E CLIENTE. pois os estoques não se alteram tão rapidamente ou a falta de estoque não afeta o desempenho do serviço tão sensivelmente. Assumindo-se que são possíveis vários períodos de avaliação. devem ter seus produtos monitorados com maior freqüência. Já os produtos “B” e “C” requerem um nível de serviço mais baixo. clientes que atuam sob estresse elevado. ela ainda é vital para o controle manual de estoques. porque possuem. Quando os pedidos de compra são emitidos manualmente. importância estratégica. A tabela abaixo auxilia o gestor no agendamento das avaliações de consumo. Engloba produtos de maiores estoques com precisão de consumo relativamente maior. onde o risco de vida é alto. pois seu consumo é influenciado por fatores externos (epidemias. O perfil do cliente a ser atendido deve ser. A segunda diz respeito aos métodos de previsão. Inversamente. o gerenciamento reativo de estoques é mais apropriado para produtos de baixos volumes. os produtos classe “A” exigem um alto nível de monitoramento. CLASSIFICA ÇÃO ABC A . oscilando entre um sistema simples e um sistema de planejamento. normalmente. pela metodologia do gerenciamento do estoque e pela freqüência de monitoramento. cuidadosamente avaliado. enquanto que os produtos das categorias B e C podem ser avaliados a intervalos semanais ou até bimensais. seja devido ao consumo mais estável ou porque é necessário maior esforço para alcançar melhores previsões. Os produtos podem ser agrupados por importância econômica (ABC). maior incerteza no consumo. Os produtos de baixo volume de estoque podem ser monitorados semanalmente. surtos de infecção). Os produtos de alto giro podem exigir avaliações mais freqüentes. Para os produtos de consumo regular. isto é.ITEM 5. A terceira estratégia diz respeito aos períodos de ressuprimento. pelos métodos de previsão. Os produtos sazonais. para assegurar que os ressuprimentos sejam entregues a tempo. A última estratégia diz respeito à freqüência de monitoramento de ressuprimento e refere-se aos esforços de controle operacional. por exemplo. .

que em sua maioria necessitam de um aporte calórico maior. . porém. sem levar em consideração os riscos de administração de uma droga endovenosa.A compra restringe-se a um tratamento somente. As despesas com agentes antimicrobianos.Não existe substância similar que possa substituir o fármaco prescrito 3. Apesar de ser função da farmácia garantir. Esta visão pode ser muitas vezes verdadeira. Francesa e Americana (FDA). são responsáveis por 20% a 40% do orçamento de medicamentos na maioria dos hospitais e representam a maior despesa isolada de todos os grupos de medicamentos. Exemplos: manter estoque para 10 dias. Lexchin. Dentre os últimos fármacos aprovados pelas agências Canadense.CONTROLE DE CUSTOS DAS TERAPIAS MEDICAMENTOSAS. afirma que a aprovação de novos produtos pelas agências reguladoras não é garantia de que sejam superiores ou mesmo equivalentes às drogas já comercializadas. A parcela de custos mais significativa na terapia medicamentosa está associada à escolha adequada do medicamento. o fornecimento do fármaco prescrito para o tratamento dos pacientes. que não será usado em sua totalidade (e nem reembolsado na totalidade) e que permanecerá longo período sem ser usado. O processo de avaliação das drogas somente determina qualidade. Estima-se que entre um terço e um quarto de todos os pacientes admitidos em um hospital recebem um agente antimicrobiano. Prazo de pagamento de títulos – 30 dias. para que o profissional farmacêutico possa determinar o fluxo de aquisição dos medicamentos padronizados. Hess e colaboradores demonstraram que um plano de controle de uso baseado em critérios técnicos de prescrição e administração reduziu substancialmente os gastos com esses produtos. O processo de compra dos medicamentos exige tanto o conhecimento das características dos fármacos e do nível de qualidade do produto a ser adquirido. a política de suprimentos e as atividades assistenciais da instituição. A administração hospitalar por sua vez deve estabelecer claramente os parâmetros de compra. a qualquer tempo. 4. somente um terço oferece algum benefício clínico e talvez menos de 3% apresentam uma vantagem terapêutica maior. o administrador farmacêutico deve evitar a ocorrência de tais acontecimentos. segurança e eficácia e não o valor terapêutico das drogas.A padronização atende a pelo menos 98% dos casos do hospital. David A. fora da padronização. podendo até mesmo perder-se por caducidade. O controle da terapia medicamentosa é um esforço clínico e administrativo que influencia de maneira decisiva para reduzir os gastos e implementar um efetivo gerenciamento de estoques. como o conhecimento da compatibilidade entre as necessidades de aquisição. 2.1 . de modo geral. por exemplo. o que ocorre é que este será mais um produto mal comprado. J. analisando se: 1. Freqüentemente esses agentes são prescritos inadequadamente. Inúmeros exemplos poderiam ser dados quanto ao sucesso na redução de gastos com medidas simples de controle de prescrição de vários agentes. sem indicação aparente para seu uso.A justificativa para compra foi bem analisada e tem fundamento. que supostamente fará o diferencial na qualidade do atendimento ao paciente. Um bom exemplo é o erro de indicação de albumina humana como um produto que possa melhorar o quadro geral de pacientes. ITEM 6. facilmente suprido por adequação do cardápio.ITEM VI: O QUE E COMO COMPRAR? No ambiente hospitalar é comum haver uma pressão sobre a área administrativa para a aquisição de determinado produto novo. em revisão dos trabalhos sobre novos produtos lançados nos últimos anos.

por meio de autorização. também.2 . quando necessário. Uma boa prática para garantir os estoques é o estabelecimento de contrato com distribuidores primários. face aos volumes de recursos envolvidos. se há determinação de limites de prazo de fornecimento. com as melhores condições para a empresa. na instituição. usados para fornecimento de medicamentos específicos. empregada para itens de alto custo e grande volume. é aconselhável determinar que os preços praticados pelo grupo não podem ser maiores do que os obtidos em outras modalidades de compra. obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos e a atuação dentro de uma negociação justa e honrada. Quando vantajosa. Compras assume um papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje. se estão estabelecidas as penalidades para as más performances. Esta função tem a incumbência de atender as necessidades utilizando um mínimo de investimento possível. considerando-se fatores como aumento no custo de impostos. As concorrências repetitivas podem. ou que pelo menos não permitem o estabelecimento de data e quantidades de suas novas necessidades. É oportuno analisar em maior profundidade essa forma. Este consumo. ITEM 6. Na avaliação das aquisições. Os objetivos gerais do setor de compras são a obtenção de um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de reposição e a coordenação deste fluxo de modo a aplicar um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa. no momento certo.3 – OS PROCESSOS DE COMPRA: A função compra tem por finalidade suprir as necessidades de material ou serviços. deixando cada vez mais para trás a visão de que era uma atividade burocrática e repetitiva (um centro de despesas e não um centro de lucros). uso constante e compras repetitivas. seja regular. As compras podem ser efetuadas por concorrências repetitivas ou contratos de longo prazo. se há pedidos de forma eletrônica. O adequado processo de aquisição está baseado em uma série de informações que deve tornar possível a resposta a questões importantes. por sua vez. É recomendável monitorar. a compra por grupos de medicamentos deve ser empregada. praticadas pela farmácia e aprovadas em documento escriturado pela Comissão de Farmácia e Terapêutica. a garantia de preços e o limite de preços para termos do contrato de aquisição. tem influência nos processos de aquisição. negociando-se a garantia de preços. a) Concorrências inconstantes: são as compras isoladas e que não se repetem. irregular ou sazonal. com a qualidade necessária e a um preço oportuno. diminuição do número de ordens de compra.ITEM 6. com vigência por determinado período de tempo. portanto de consumo regular. como a implantação de normas para aquisição de produtos exclusivos. se há. em determinado período de tempo. Porém. a compra de materiais e insumos aos menores preços. a normatização de aquisição por licitação ou disputa de preço. para entregas parceladas.CONTROLES DE AQUISIÇÃO: Podemos entender como consumo a quantidade de algo que está sendo requerido para a produção. No entanto. ser classificadas em constantes ou inconstantes. na quantidade certa. comercialização ou uso de uma forma geral. uma política de devoluções para produtos e serviços defeituosos. verificar se constam nos contratos as condições de pagamento. as taxas praticadas por estes distribuidores devem ser iguais ou menores que as praticadas nas compras diretas. b) Concorrências constantes: para aquisição de todos os materiais com política de ressuprimento definida. é necessário considerar os descontos para pronto pagamento. O Contrato de longo prazo é um procedimento adotado para fornecimento de materiais de consumo regular. preservando assim os interesses financeiros da organização. se há pagamento de serviços adicionais e se os contratos são negociados em bases regulares (ex: anualmente). redução dos valores de inventário e custos de recebimento. originária das .

1 . como induz a própria modalidade. cotações repetitivas. A pré-seleção dos concorrentes qualificados evita o desperdício de tempo com um grande número de fornecedores. no ato da segunda assinatura. a qual se distingue e se caracteriza pela quantidade de materiais e/ ou itens adquiridos e. normalmente. além de possibilitar. Abaixo destacamos alguns sistemas de compras utilizados: Item 6.1.3. principalmente.3. redução dos detalhes de vendas.4 .1. poder-se-ia acrescentar mais uma: o sistema de duas aprovações permite que os mesmos estejam envolvidos pelo processamento da compra. Esta prática garante que. Item 6. por sua vez. Pode ainda ajudar a competição entre os fornecedores. por um período igual ou superior a 12 meses. permite a revisão e estará sempre disponível junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dúvida posterior. obtêm-se preços unitários mais baixos.Sistema de documentação escrita: A presença de muito papel pode parecer desnecessária.3.concorrências repetitivas e constantes.Sistema de duas ou mais aprovações: Quando se estabelece que no mínimo duas pessoas estejam envolvidas em cada decisão de escolha do fornecedor. ampliação do poder de negociação e redução de atraso nas entregas. • A linguagem empregada na descrição dos produtos deve ser clara e deve indicar a pessoa . além de ajudar nas decisões do comprador. o exame de cada fase de negociação.3 . Para a empresa contratada. • A data da compra deve ser especificada e honrada pelo comprador. mostrando-lhes que suas bases comerciais não são reais e que seus preços estão fora de concorrência.Sistema de compras a três cotações: Estabelecido a partir de um número mínimo de três cotações de preço. As orientações a seguir devem servir como um guia mínimo para execução de um processo de compra: • As solicitações devem ser emitidas com cópia e enviadas aos fornecedores. simplificação dos procedimentos de compras. proporciona uma verificação dupla no sistema de cotações. Item 6. a redução de imobilização em estoques. Garante ao comprador uma base para argumentação nos aumentos de preços e negociação de distribuição da porcentagem. bem como ao fato de a referida venda representar para o fornecedor uma comodidade em termos de transação comercial.3. pelo longo prazo de vigência que a norteia.3. pelo menos três semanas antes da data prevista. a garantia de venda por um período determinado. dos quais boa parte não teria condições para fazer um bom negócio.SISTEMAS DE COMPRAS: Um sistema adequado de Compras varia em função da estrutura da empresa e em função de sua política adotada. deslocamento de vendedores. porém fica evidente que a documentação escrita anexa ao pedido.1 .Sistema de preço objetivo: O conhecimento prévio do preço justo. tem a finalidade de encorajar novos competidores. A utilização desta forma de compra gera. para a empresa contratante. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia de um melhor julgamento. uma vez que a sua decisão está sujeita a um assessoramento ou supervisão. Item 6. Tal redução de preços está intimamente ligada às economias de produção em grande escala.2 .1. Item 6. Não fosse só esta razão. para encomendas maiores.1. protegendo o comprador ao possibilitar a revisão de uma decisão individual.

Os critérios para qualificação dos fornecedores devem ser especificados no edital e visam o cumprimento do contrato. Uma providência útil é a confecção. Estimativa de custos Para agilizar o processo de definição do tipo de licitação é recomendável que a farmácia pesquise previamente informações em bancos de preços oficiais. o responsável pela área financeira tem a obrigação de reservar recurso para efetuar a aquisição.A descrição mais precisa e detalhada possível dos produtos para aquisição. se de seu interesse. embalagens e quantidades desejadas. no Serviço de Farmácia.2 – LICITAÇÕES: Para atender aos objetivos de compra ou contratação de serviços. a partir dos preços praticados nas licitações passadas e comparados aos preços dos bancos de dados publicados. • Se houver fornecimento de formulário para preenchimento. • O vencedor da cotação deve ser notificado por escrito e os outros participantes informados do preço vencedor. O julgamento das propostas deve considerar parâmetros como qualidade. propriedades físicas e químicas. de um banco de dados de preços. com informações sobre critérios de uso. é recomendável que contenha de forma clara: . como o Brasíndice ou o Ministério da Saúde. • As quantidades especificadas no processo de compra devem ser estimadas de acordo com a avaliação dos padrões de consumo.Critérios para participação dos fornecedores . rendimento do produto. produtos ou serviços que serão adquiridos.Informações sobre prazos e condições do processo de licitação . como a garantia de acesso às informações para todos os interessados. dentro de padrões de racionalidade. Não existe licitação secreta. Estas regras não podem ser alteradas durante o processo de licitação.Forma de pagamento e índices de reajuste . A publicidade das licitações varia conforme o tipo de processo e sua importância.2. os processos de licitação são instrumentos administrativos do serviço público. ITEM 6. desde que cumpram as formalidades exigidas por lei.Informações gerais a respeito do processo em questão . assim como as regras para esta aquisição. normas técnicas como ABNT (se houver) e materiais utilizados na confecção. A partir do momento em que o processo de compra é remetido para o setor que detém a competência para aprovação da despesa. desde que qualificados e o tratamento dispensado aos participantes deve ser igual.Descrição de condições especiais para recebimento dos produtos . com certos princípios básicos que devem ser respeitados. podendo ser apenas uma publicação interna ou divulgação na mídia. .1 – FASES DO PROCESSO DE LICITAÇÃO: A emissão da requisição de compra depende do modelo de gestão de estoques adotado na instituição. Os processos não podem conter cláusulas que favoreçam ou eliminem fornecedores. ITEM 6.responsável pelo esclarecimento de dúvidas ou problemas. preços. este deve conter todos os espaços necessários ao preenchimento das informações requeridas. • As especificações devem ser completas em relação a produtos.3.3. Editais de licitação Como o edital é a peça fundamental em um processo de compra. prazos de pagamento e entrega. O edital de compra serve para mostrar aos participantes os bens.

. onde se verifica o cumprimento da apresentação da documentação solicitada no edital.3. no prazo máximo de cinco dias após o ato que o motivou. O vencedor do pregão é aquele que apresentou o menor preço e foi posteriormente habilitado. A abertura das propostas só pode ser marcada após quinze dias da publicação do edital. A abertura dos envelopes pode ser feita a partir da apresentação mínima de três propostas.3 . ITEM 6. Fornecedores Segundo a legislação. Somente então serão emitidas as notas de empenho. Neste processo também podem ser abertas as propostas de preço antes da classificação dos fornecedores. as empresas participantes devem apresentar documentos que forneçam provas de sua capacidade jurídica e regularidade fiscal. Concorrência – para contratos de maior valor. As propostas devem ser entregues à comissão de licitação. definidos pela legislação. Pregão – os editais são publicados pela Internet. para auxiliar no julgamento das propostas. Nesta fase a comissão de licitação pode solicitar um parecer técnico do profissional. Homologação A homologação só pode ser feita depois de findo o prazo para apresentação dos recursos. A primeira fase do processo pode ser a habilitação de fornecedores. pelo menos trinta dias antes da data para abertura das propostas. Carta convite – utilizada para valores menores. deixando a fase de habilitação para depois da classificação e do julgamento das propostas. de acordo com os prazos legais e feita por funcionários designados para esta finalidade (Comissão de Licitação). Todos os participantes da licitação devem ser notificados da existência do mesmo. A de menor preço. A publicação do edital deve ser feita em jornais de grande circulação e no DOU. Pode ser utilizado para qualquer valor estimado. O setor administrativo deve receber o processo devidamente homologado. com referência do local de retirada do edital completo. em prazos de cinco dias para recebimento das propostas. É o atestado de Capacitação Técnica. com autorização para entrega do material ou prestação do serviço. através de atestado fornecido por outras empresas.Critérios utilizados no julgamento . para exame da documentação da melhor proposta. os dispositivos legais podem exigir do fornecedor a demonstração de sua idoneidade financeira ou de desempenho no fornecimento dos produtos. Na segunda fase do processo são abertos os envelopes de proposta de preços para cada item da compra. no DOU e nos jornais de grande circulação. Recursos O recurso só pode ser apresentado para a presidência da comissão de licitação. para confecção e assinatura do contrato.. Esta modalidade possui as fases de qualificação e de classificação de fornecedores.MODALIDADES DE LICITAÇÃO: A modalidade de licitação escolhida depende dos valores envolvidos no processo. assim como as ofertas de preço até 10% superior são selecionadas para os lances verbais. Dependendo dos valores do contrato.Normas internas da instituição Recebimento de propostas A abertura das propostas de venda é marcada com antecedência. sendo que este cadastramento pode ser feito até três dias antes da data marcada para a licitação. Tomada de preços – nesta modalidade só podem participar fornecedores previamente cadastrados. Este expediente mais ágil permite a contratação de fornecedores cadastrados ou não. onde o julgamento é tornado público e formalizado. A terceira fase é a adjudicação do processo. As TP’s devem ser noticiadas na imprensa de forma resumida.

específico para aquela linha de produção As empresas autorizadas a importar produtos para reembalagem devem apresentar Certificado de Boas Práticas de Produção para as linhas específicas do fabricante (no exterior) e para a linha de produção nacional. 3) Não deve haver relatos de recolhimento do produto a ser adquirido. o fornecedor deve informar: 1) Dados de controle analítico. biodisponibilidade e bioequivalência. Um ponto simples. Ao realizar a seleção de vendedores. se a mesma está habilitada para produção ou para reenvase ou rotulagem somente e se há restrições para importação. testes de esterilidade. . porque nem sempre a escolha de produtos mais baratos será aquela que representa maior economia para o paciente e maiores lucros para a organização ITEM 7.OBRIGAÇÕES BÁSICAS DO FORNECEDOR: Ao ser solicitado pelo farmacêutico. ITEM 7. o farmacêutico deve considerar preço. Torna-se necessária então. ITEM VII: DE QUEM COMPRAR? A escolha de fornecedores determina a amplitude da concorrência para aquisição. quando exclusivos. Na habilitação de funcionamento estão especificadas as linhas de produtos que determinada empresa pode fabricar. para inspecionar procedimentos de fabricação e controle. verificando-se a capacidade técnica para o fornecimento. uma avaliação prévia para qualificação dos fornecedores. 2) Descrição dos procedimentos de teste dos materiais e produtos finais e qualquer outra informação indicativa da qualidade do produto final. porque na escolha deste produto está implicada a garantia da eficiência da droga prescrita para uma determinada patologia. entre centenas de fabricantes e fornecedores de medicamentos. porém de relevante importância na cadeia de suprimento. indica a qualidade que se pode esperar dos produtos. investigando-se as condições de produção. além de proporcionar informações relativas às condições determinadas no item “o que comprar”. guerra. também. para recebimento do Certificado de Boas Práticas de Produção. valores dentro dos limites legais. Deve ser dispensada. ausência de interessados após duas tentativas ou aquisição de produtos. que pode determinar o sucesso ou o fracasso da terapia. em casos de calamidade. que pode comprometer a qualidade do produto farmacêutico e consequentemente a qualidade final do serviço de saúde prestado é a escolha do fornecedor adequado. esse registro é fornecido de acordo com as condições de produção e os equipamentos existentes. 4) O fornecedor deve permitir visitas (no horário de expediente) do farmacêutico. de acordo com as especificações e exigências estabelecidas. se desejado. principalmente em relação a produtos farmacêuticos.Dispensa – é uma solicitação feita ao ordenador da despesa. Selecionar produtos e fornecedores não é tarefa muito simples.1. Estas empresas são inspecionadas anualmente pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA). daqueles que irão permitir o cumprimento de uma obrigação importante: garantir que os pacientes recebam suprimentos da melhor qualidade aos melhores custos. termos do contrato de venda e qualidade dos serviços prestados. especial atenção à qualidade dos medicamentos e à reputação do fabricante. Quando uma indústria farmacêutica solicita registro de funcionamento junto ao Ministério da Saúde. por deficiência dos procedimentos de controle de qualidade.1 .1 – RECOMENDAÇÕES PARA SELEÇÃO DE FORNECEDORES FARMACÊUTICOS Os Farmacêuticos são responsáveis pela seleção.

embalagem e rotulagem. a não ser por consentimento escrito. concorrência. como qualidade. 10) Deve poder disponibilizar a qualquer momento.1. Todos os itens fora de estoque devem ser notificados e o adiantamento de qualquer item. de modo a evitar o desabastecimento. o fornecedor deve garantir o suprimento de quantidade do produto. se houver. Se durante a vida do contrato houver redução de preços. 9) É recomendável que o fornecedor envie provas de eficácia. de um ano a partir da data da fabricação. 7) As datas de validade devem estar claramente indicadas na embalagem. ITEM 7. de segurança e de superioridade de seus produtos.5) Todos os produtos devem estar de acordo com compêndios oficiais. o fornecimento de um produto deve ocorrer a partir de um único lote. Deve honrar as decisões tomadas pela organização da farmácia e a Comissão de Farmácia e Terapêutica e seu representante deve estar ciente das regulamentações governamentais e institucionais.MARKETING E POLÍTICA DE VENDAS O fornecedor não deve. de modo a permitir a exclusão de determinado . incluindo aparência e ausência de deterioração física ou imperfeições. assim como os materiais educacionais importantes para orientação aos pacientes ou da equipe em relação ao uso correto do produto. O contrato deve ser respeitado por ambas as partes. decorrentes de reações adversas. valores ou propaganda à organização ou à sua equipe. Os descontos devem ser em valores ou créditos e não em propaganda. se solicitado. pontualidade.4 – AVALIAÇÃO DA PERFORMANCE DE FORNECEDORES: Os farmacêuticos devem adquirir produtos somente dos fornecedores que cumpram requisitos importantes para a instituição.2 .1. 8) As informações terapêuticas bio-farmacêuticas e toxicológicas devem estar disponíveis à solicitação do farmacêutico. sendo que as informações toxicológicas devem estar disponíveis ininterruptamente. quantidade razoável de seus produtos. O fornecedor deve garantir que os produtos estejam livres de defeitos e imperfeições responsabilizando-se pela indenização de quaisquer danos. como indução de compra de seus produtos. mencionar o nome do farmacêutico ou de sua organização em qualquer atividade relacionada a propaganda e materiais promocionais. claramente indicados nas faturas e contas. Se o fornecedor for incapaz de cumprir tal cláusula. deve reembolsar a organização por qualquer custo adicional ocorrido na obtenção do mesmo produto em outras fontes. ITEM 7. 6) A rotulagem deve conter todos os elementos discriminados e exigidos na legislação em vigor. O fornecedor deve embarcar todos os produtos imediatamente.1. O fornecedor não deve oferecer equipamentos. conforme determinações legais. salvo para os fármacos de ação comprovadamente curta. para estabelecimento de uma pontuação. a fim de capacitar avaliação farmacêutica do produto físico. deve ser claramente indicado.3 .NORMAS DE FORNECIMENTO: Sempre que possível. administração e revisão de documentos. Devem poder ser comercializados em embalagens individualizadas ou unitárias. deve prevalecer o preço mais baixo. Estas avaliações podem ser armazenadas no cadastro do fornecedor. ITEM 7. causadas pela imperfeição do produto. Ao participar de um contrato para suprimento de um produto. A validade dos produtos adquiridos deve ser no mínimo.

é necessário estabelecer o método de avaliação de consumo e suas previsões. é necessário ter uma visão integrada da cadeia de suprimento e fornecimento.fornecedor que não cumpra os critérios de qualificação determinados. Outros fatores.avaliação administrativa/operacional: Os requisitos administrativos e operacionais são verificados em relação à postura do fornecedor quanto à ausência de erros na documentação. no entanto. quantidade. porém. Porém é necessário dispor de registros confiáveis. 2) O método que utiliza o levantamento da média histórica de consumo é mais simples de ser posto em prática pela farmácia.avaliação de pontualidade: Os requisitos de pontualidade são verificados no cumprimento dos prazos de entrega dos produtos . impostos e fornecimento.avaliação da qualidade do fornecedor: Os requisitos de qualidade são verificados no atendimento total ou parcial dos itens solicitados. que a média só é válida se o padrão de consumo do produto avaliado manteve-se aproximadamente constante. se não ocorreu problema de abastecimento do produto no período tomado como referência e se não ocorreram alterações de consumo por sazonalidades. Existem muitas maneiras de se aumentar o giro dos estoques. datas. Esse processo. quando se seleciona um fornecedor. Os períodos de estoque zerado de um produto não podem ser incluídos no cálculo da média de consumo e devem ser substituídos. como por exemplo o aumento do consumo de seringas de 20 ml por falta de seringas de 10 ml. descrição de produtos. Devemos considerar. . ou mesmo nos itens com notificações de reclamação. para não afetar o cálculo do resultado final. . As estimativas futuras são feitas a partir das informações de entradas e saídas dos meses anteriores. Somente com um profundo conhecimento da estrutura e da dinâmica interna e externa da cadeia de suprimento pode-se conseguir redução dos níveis de estoque.avaliação de concorrência: Os requisitos de concorrência são verificados na posição de um fornecedor em relação aos concorrentes . 1) Um método que considere as necessidades de atendimento da população depende de avaliação epidemiológica e conhecimento dos protocolos de tratamento. preço. ITEM VIII: QUANTO COMPRAR? Para determinar as quantidades de produtos a adquirir. na preocupação gerencial na redução das incertezas e na diminuição do tempo de processamento de pedidos. prazo de fornecimento ou agilidade no atendimento também devem ser considerados. Também deve ser considerado na avaliação o aumento de consumo de certos produtos devido à falta de outros. no entanto. . é difícil de ser posto em prática. porque é uma referência fácil de se obter. como normas de créditos. investindo na agilidade de troca de informações administrativas e contábeis.

ITEM 8. como também eventuais prejuízos aos tratamentos. Até este ponto. O custo do excesso envolve não apenas o custo de manter estoques de segurança. No entanto. a situação mais comum com a qual se defronta o administrador de estoque é ilustrada no gráfico.custo de aquisição) perdida quando não há disponibilidade do produto em estoque. .CUSTO DO EXCESSO E DA FALTA DE ESTOQUES: O custo da falta engloba não apenas a margem de contribuição (preço de venda . serão tratados os aspectos relacionados aos ciclos de atividades em condições de incerteza e são mencionados métodos para cálculo da combinação de probabilidades dos dois tipos de incertezas. INFLUÊNCIA DA VARIAÇÃO DE CONSUMO E CICLO DE ATIVIDADES COLOCAÇÃO DO PEDIDO COLOCAÇÃO DO PEDIDO DATA PROMETIDA DA ENTREGA CHEGADA DO PEDIDO PREVISÃO REAL CHEGADA DO PEDIDO 50 ESTOQUE 0 10 FALTA DE ESTOQUE PELA VARIAÇÃO DE CONSUMO 20 24 30 FALTA DE ESTOQUE PELA VARIAÇÃO DE TEMPO TEMPO Na seção seguinte. onde existem incertezas de consumo e tempo. todos os cálculos consideraram constante o tempo de duração do ciclo de atividades e do consumo. como também eventuais perdas por caducidade ou perecibilidade.1 . IMAGEM NEGATIVA CUSTO ELEVADO STRESS OBSOLETISMO CADUCIDADE EXCESSO FALTA COMPRAS MAL EXECUTADAS RISCOS DE VIDA ITEM 8.2 – PLANEJAMENTO DE ESTOQUES: Para entender o ciclo de atividades de estoque é necessário conhecer o intervalo de tempo despendido desde a montagem do processo de compra até o recebimento dos produtos e o cadastramento dos mesmos no sistema. Este ciclo integrado de atividades é a base para o bom planejamento da política de estoques.

então. o consumo real do fármaco estudado é maior do que a quantidade adquirida. Para evitar solução de continuidade no fornecimento dos medicamentos deve-se. implantar mecanismos que provoquem mudança nos parâmetros apresentados. ESTOQUE CONSUMO REAL MOMENTO RESSUPRIMENTO TEMPO CICLO DE ATIVIDADES CONSUMO PREVISTO No segundo gráfico. O mecanismo que assegura que não haja ruptura no fornecimento é a criação do estoque de segurança.2.1 – ESTOQUES DE SEGURANÇA NA VARIAÇÃO DE CONSUMO: Consumo diário Falta de estoque Zero Uma unidade Duas unidades Três unidades Quatro unidades Freqüência (dias) 2 1 2 2 3 4 Consumo diário Cinco unidades Seis unidades Sete unidades Oito unidades Nove unidades Dez unidades Freqüência (dias) 5 3 3 2 2 1 . levando ao esgotamento do estoque antes do tempo estimado pelo processo de aquisição para a reposição do produto.No primeiro gráfico. o consumo real do fármaco estudado é inferior à quantidade de estoque adquirida impondo uma manutenção de nível de estoque indesejável até a próxima reposição. os padrões são de difícil estimativa e alguns estão fora do controle da administração. ESTOQUE CONSUMO PREVISTO MOMENTO RESSUPRIMENTO CONSUMO REAL CICLO DE ATIVIDADES TEMPO Para as situações apresentadas. já que os mesmos influenciam diretamente no consumo ou no tempo do ciclo de atividades. baseado no conhecimento das variáveis que interferem na dinâmica do estoque. Item 8.

que é o valor médio de todas as ocorrências. caracterizada por uma curva simétrica em forma de sino (ver adiante). CARACTERÍSTICAS DA DISTRIBUIÇÃO NORMAL 6 5 4 3 2 1 0 MÉDIA MEDIANA MODA 68.73 . para permitir a observação das variações em relação ao consumo médio diário. Uma forma alternativa de mostrar a distribuição de freqüência é através do gráfico de barras adiante: DETERMINAÇÃO DA FREQUÊNCIA HISTÓRICA DO CONSUMO DIAS 6 5 4 3 2 1 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 DISPENSAÇÃO Determinada a frequência histórica de consumo é possível calcular com exatidão o estoque de segurança necessário para a proteção contra faltas. A probabilidade de ocorrências ganha um perfil em torno de uma tendência central. O quadro acima apresenta um exemplo de distribuição das freqüências das solicitações.45 99. No exemplo. Embora na prática esta amostra seja pequena. no período de trinta dias. a distribuição de freqüência é considerada normal. ilustra a teoria da probabilidade aplicada na determinação de estoque de segurança. Considerando a média de saídas de cinco unidades. ou quase as mesmas. são apresentadas a seguir técnicas estatísticas aplicadas a problemas de incerteza de consumo.A análise apresentada no quadro acima ajuda a entender o problema. enquanto foi menor em doze dias. mas não deixa claro o tipo de decisão a ser tomada. A fim de proporcionar uma base de entendimento para este tipo de análise. Na medida em que as três dimensões são as mesmas. a freqüência de ocorrências é de 28 dias.27 Distribuição 95. o consumo excedeu a média em onze dias. a mediana e a moda são quase o mesmo número. A característica essencial desta distribuição é o fato de que o valor médio.

pois como a média de consumo é 5. Já no desvio padrão de mais ou menos três. Em termos de política de estoques. poderiam ser utilizados 3 desvios (ou 9 unidades). No caso da gestão de estoques. temos: σ= 181 28 = 6.73% de cobertura de estoque. dariam cobertura a 95. O desvio padrão é uma medida de afastamento do consumo. verificamos sua ocorrência em 95. que garantem 99.54 Na impossibilidade de fazer adições ao estoque que não sejam em unidades inteiras.73% de todos os eventos. acima do consumo médio. Considerando que mais ou menos um desvio padrão ao redor da média ocorre em 68. o desvio padrão no quadro acima foi arredondado para 3 unidades. o estoque de segurança (6 unidades) seria necessário em apenas 50% dos dias e não existe problema de cobertura de estoque para os casos de consumo igual ou inferior à média. baseia-se no desvio padrão das observações em torno das medidas de maior ocorrência de consumo. significa que em 68. sob a curva normal.45% dos casos da distribuição de freqüência. Como já visto. na realidade. A fórmula do desvio padrão é: σ= ∑ FiDi2 n Onde: σ = desvio padrão Fi = frequência do evento Di = desvio da média para o evento i n = Total de eventos observados.45% de todos os eventos.A técnica de previsão de estoque.72% dos eventos de fornecimento. protege estatisticamente em 97. Para uma proteção mais conservadora.27% dos dias as distribuições diárias se enquadram dentro do intervalo de mais ou menos um desvio padrão da média das distribuições e se avaliarmos o desvio padrão de mais ou menos dois. ficam incluídos 99.46 = 2. O Estoque de segurança para proteção de 95%. pela avaliação da distribuição normal. dentro de áreas específicas. o desvio padrão é um meio de calcular o estoque de segurança necessário para obter um nível desejado de proteção. . O único motivo de preocupação é a probabilidade da ocorrência de eventos que excedem o valor médio. os estoques de segurança considerados no cálculo de 2 desvios como proteção (ou 6 unidades). no entanto.27% dos eventos. Unidades 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 N = 28 Freqüência (Fi) 1 2 2 3 4 5 3 3 2 2 1 S=5 Desvio da média (Di) -5 -4 -3 -2 -1 0 +1 +2 +3 +4 +5 Quadrado do desvio 5 16 9 4 1 0 1 4 9 16 25 Fi * Di2 25 32 18 12 4 0 3 12 18 32 25 Σ = 181 Aplicando os dados relacionados na tabela na fórmula do desvio padrão. os eventos são as quantidades dispensadas diárias e a dispersão é a variação dos níveis diários de distribuição.

não houvesse demanda nos dias 9 e 10. que o ciclo de atividades de estoque seja de dez dias para a cefalotina e que a experiência indique que o consumo diário se situe entre zero e 10 unidades. o ponto de ressuprimento de 50 unidades. fica claro que o risco real de faltas de estoque só se manifestou nos últimos dias do ciclo e somente quando o consumo excedeu substancialmente a média. Por outro lado. no máximo 50 unidades seriam consumidas. Deve ser salientado que o risco de falta de estoque motivado por variações de consumo é limitado a curtos períodos de tempo. No período de trinta dias. Como apenas em uma ocasião durante os três ciclos foram consumidas 10 unidades. Poderiam ocorrer faltas nos dias 6 a 10. pode-se notar que as faltas de estoque ocorreram em dois dos trinta dias. provocando falta de estoque. O terceiro ciclo de atividades de estoque terminou com um saldo de estoque de 11 unidades. se existisse estoque nos dias 19 e 20 do ciclo 2. se houvesse disponibilidade de estoque. evitando o risco de interrupção de tratamento de pacientes. PROJEÇÃO CICLO I DIA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 FALTA DE ESTOQUE SOBRA DE ESTOQUE CICLO II CICLO III CONSU ACUMU DIA CONSU ACUMU DIA CONSU ACUMU MO LADO MO LADO MO LADO 9 9 11 ZERO ZERO 21 5 5 2 11 12 6 6 22 5 10 1 12 13 5 11 23 4 14 3 15 14 7 18 24 3 17 7 22 15 10 28 25 4 21 5 27 16 7 35 26 1 22 4 31 17 6 41 27 2 24 8 39 18 9 50 28 8 32 6 45 19 FALTA 50 29 3 35 5 50 20 FALTA 50 30 4 39 CONSUMOS DURANTE TRÊS CICLOS DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUES A tabela anterior mostra o histórico do consumo real considerando três ciclos de atividades de estoque consecutivos. como esperado. com uma média diária de 4. com base em uma média diária de 4 a 5 unidades. seria remotamente possível que. 10 unidades diárias e nenhum estoque ter sobrado do ciclo anterior. a demanda totalizou 50 unidades nos primeiros oito dias. Uma estimativa razoável de consumo não atendido seria de 8 a 10 unidades. Durante o primeiro ciclo. mesmo com disponibilidade de estoque. A demanda total no primeiro ciclo foi de 50 unidades. devem ser tomadas precauções para que não haja desabastecimento. o consumo total foi de cento e trinta e nove unidades. o estoque médio projetado de 25 unidades e o consumo estimado de 50 unidades. . em virtude da remota possibilidade da demanda. mesmo que o consumo tenha variado. Durante o terceiro ciclo. Neste sentido. a demanda atingiu 39 unidades. com média diária de 5 unidades. sendo que a falta representa um pequeno percentual em relação ao consumo. Neste período. Neste caso. Como o consumo nunca excede 10 unidades diárias. por exemplo. Supondo-se. durante os primeiros cinco dias do ciclo.O planejamento do estoque de segurança tem três estágios. foi mantida a média diária de cinco unidades.6 unidades. durante o ciclo de atividades de estoque. não foi possível atender a solicitação nos dias nove e dez. Com base nos dados mostrados no quadro acima. não houve possibilidade de ocorrerem faltas de estoque nos primeiros cinco dias do ciclo. Também é possível considerar que poderia ter ocorrido consumo. No segundo ciclo. que a quantidade econômica de compras seja de 50 unidades. ser. em média.

temos que considerar as variações do ciclo de atividades. Estes parâmetros devem ser considerados na avaliação dos estoques de segurança. a saber. Item 8. que variam conforme a modalidade de compra e com o tempo gasto nos trâmites internos. o sistema de controle de estoques deve poder emitir relatórios para suprir necessidades emergenciais de reposição. ES = (variação consumo x prazo abastecimento) + (consumo médio x atraso abastecimento) Segundo Vecina & Reinhardt (7). A importância dos estoques de segurança baseia-se na flutuação dos parâmetros de consumo e dos ciclos de atividades. os prazos de abastecimento. existe um método empírico para cálculo do ES.Da mesma forma que existem variações de consumo. Para um mês de ES. o consumo médio de cada item e considerar possíveis atrasos no abastecimento. na determinação do estoque de segurança (ES) é necessário conhecer a variação de consumo. considerar 2 semanas de consumo Para 2 meses – 4 semanas Para 5 meses – 8 semanas Para 3 meses – 5 semanas Para 6 meses – 9 semanas Para 4 meses – 6 semanas Para 12 meses – 12 semanas Em qualquer situação.3 – ESTOQUES DE SEGURANÇA NA VARIAÇÃO DE CONSUMO E TEMPO: CÁLCULO DO ESTOQUE DE SEGURANÇA NA VARIAÇÃO DE CONSUMO E TEMPO ESTOQUE TEMPO TEMPO MÉDIO TEMPO MÁXIMO Para dimensionar adequadamente os prazos decorridos entre a emissão dos pedidos de compra até a entrega dos produtos. Por isso. O gráfico abaixo mostra-nos as variações desses dois parâmetros. . os serviços de farmácia devem considerar os procedimentos operacionais e prazos implantados.

então.53 0. no que diz respeito à administração de custos associados ao excesso de estoques de segurança. a prática mais comum é que a política de estoque de segurança seja baseada a partir da média de dias de ressuprimento. conforme ilustra o gráfico acima. em estoque de segurança excessivo.28 1.84 1. Por outro lado.10 3.9% 99.9%. pouco menos de 99. h v r ru tu a d e t q e ae p r e so u P b b a ed n o ro a ilid d e ã .Probabilidade de não haver ruptura de estoque X Número de desvios padrão NÚMERO DE DESVIOS PADRÃO 0.25 0.04 1. na disponibilidade de produto. Dependendo do planejamento adotado. Uma política centrada em torno do valor mínimo do ciclo de atividades fornece uma proteção inadequada. um estoque de segurança igual a um desvio padrão de consumo garante pouco menos de 85% de chance de não haver falta de produto. Segundo esse gráfico.75 1. torna-se necessária uma análise estatística formal.06 2.33 3. os estoques de segurança são determinados supondo-se que a variação de consumo segue a distribuição normal de probabilidade. ao contrário. No entanto.62 Número de desvios padrão PROBABILIDADE DE NÃO FALTAR ESTOQUE 50% 60% 70% 80% 85% 90% 95% 96% 97% 98% 99% 99. Considerar esta premissa implica em retorno decrescente dos estoques de segurança. o estoque de segurança é substancialmente diferente para os limites máximo e mínimo.99% Geralmente. empregando-se os métodos de controle de estoque (discutidos no item 5). Para produtos críticos é necessário empregar estoques mais conservadores. Dois desvios garantem pouco menos de 98% de chance e três desvios. é possível adotar uma política para cálculo do estoque de segurança considerando-se a média de dias do ciclo de atividades ou pelo prazo máximo de dias de entrega. As incertezas relacionadas aos ciclos de atividades mostram que as políticas de gestão de estoque não podem pressupor a uniformidade de entregas.88 2. Do ponto de vista do planejamento. ser calculada estudando-se o nível de atendimento desejado para cada produto.65 1. o uso de forma decrescente dos números de desvio padrão para o cálculo desses estoques pode implicar numa eventual falta de produtos. uma política formulada em torno de um valor máximo resulta. As implicações práticas da aplicação dos cálculos acima podem representar alguns riscos indesejáveis para o administrador. Quando o impacto das incertezas sobre o ciclo de atividades não é estatisticamente avaliado. Os estoques de segurança nunca garantirão 100% de chance de não haver falta de produto. A quantidade de estoques de segurança deve. quando os ciclos de atividades apresentam variações substanciais.

Tratar incertezas de consumo e incertezas de ciclos de atividades consiste na combinação de duas variáveis independentes. a situação mais preocupante ocorre quando a duração do ciclo de atividades excede o valor esperado de 10 dias. quando o ciclo cai abaixo de 10 dias. em 68. Distribuição do consumo Solicitações diárias Frequência 0 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5 5 6 3 7 3 8 2 9 2 10 1 N = 28 T=5 Ss = 2. No entanto. Se o ciclo real de atividades de estoque permanece constante. A ocorrência mais frequente é de 10 dias.Ciclo de atividades (dias) 6 7 8 9 10 11 12 13 14 σ = √ ∑ FiDi2 N Frequência Fi 2 4 6 8 10 8 6 4 2 Desvio da média Di -4 -3 -2 -1 0 -1 -2 -3 -4 N = 50 Quadrado dos desvios 16 9 4 1 0 1 4 9 16 T = 10 FiDi2 32 36 24 8 0 8 24 36 32 ∑ = 200 = √ 200 / 50 = √4 = 2 dias O quadro acima mostra uma distribuição de frequência e ciclos de atividades. A duração do ciclo é. ao definir estoque de segurança. é necessário ajustar novamente a duração do ciclo. Do ponto de vista prático.54 Distribuição do ciclo de ressuprimento Solicitações diárias Frequência 6 2 7 4 8 6 9 8 10 10 11 8 12 6 13 4 14 2 N = 50 T = 10 St = 2 . pelo menos a curto prazo. pode-se esperar que os ciclos de atividades fiquem entre 8 e 12 dias. deve-se calcular o impacto conjunto das variações do consumo e do ciclo de atividades. abaixo do tempo do ciclo esperado. No exemplo acima. mas o prazo de ressuprimento situa-se na faixa de 6 a 14 dias. independente do consumo diário.27% das vezes. não existe problema imediato de estoque de segurança. No caso de uma distribuição normal. por um período prolongado.

83 (13) Desta forma.73 % é necessário um estoque de segurança de 26 unidades (2 desvios padrão).68.52 + 100 = √164. o administrador farmacêutico deve determinar as quantidades a pedir (quanto) e os pontos de ressuprimento (quando).73% não são níveis de disponibilidade de estoque. o estoque pode acabar. são necessárias 13 unidades (desvio padrão 1 * 13 unidades) de estoque de segurança. o consumo total durante o prazo de ressuprimento pode variar de 0 a 140 unidades.. é proporcionado pela fórmula: σ c = √ TSs 2 + C 2St 2 onde: σ c = desvio padrão da combinação de probabilidades T = prazo médio do ciclo de atividades St = desvio padrão do ciclo de atividades C = Média diária de consumo Ss = desvio padrão do consumo diário Aplicando os dados à fórmula: σc = √10 (2. Os níveis de 68.4 . A prática JIT faz o caminho inverso. de modo aproximado. O LEC tende a perceber o problema de forma menos dinâmica que o método JIT.52 = 12. Para proteção de 97. Considerando toda a faixa de situações potenciais mostrada.73% dos ciclos (100 . a cada 100 pedidos de ressuprimento acrescidos de treze unidades de estoque de segurança. durante todos os 10 dias. É importante salientar que a falta de estoque durante o ciclo de ressuprimento está sendo protegida pelo estoque de segurança. por exemplo. torna-se vantajosa a aquisição através do lote econômico de compras. O consumo total durante 10 dias pode variar de 0 a 100 unidades. pois o tamanho de lote é o consumo do período determinado e a empresa deve se esforçar para reduzir os custos do processamento do pedido.27% e 97. No caso da farmácia hospitalar as duas modalidades de ressuprimento não devem ser totalmente aplicadas.se houver espaço físico suficiente e adequado. de modo geral.PREVENDO A QUANTIDADE DE COMPRA. A chave para entender as relações potenciais dos dados do quadro é o ciclo de atividades de 10 dias. ITEM 8. são níveis de proteção. a probabilidade de consumo é independente do registrado no dia anterior. enquanto se aguarda a chegada de pedidos de ressuprimento. podem ser esperadas faltas de estoque durante 31. com uma distribuição de freqüência de dispensações diárias entre 0 e 10 unidades e a duração do ciclo de ressuprimento entre 6 e 14 dias.54)2 + (5)2 * (2)2 = √ 64.O exemplo do quadro anterior apresenta um resumo do desempenho do consumo e do ciclo de ressuprimento.27). Existe hoje tendência moderna para traçar ou uma política de ressuprimento de forma enxuta (Just In Time ou JIT) ou a aplicação do lote econômico de compras (LEC). Estes percentuais refletem a probabilidade de uma falta de estoque durante o ciclo de ressuprimento. Um método direto para combinar o desvio padrão entre as distribuições de freqüência de consumo e os ciclos de atividades. pela redução significativa de . Isto significa que. Ao formular a política de estoque que será adotada. pelas considerações a seguir: • Produtos de grande volume e peso . pois assume que os custos de processamento de pedidos são dados do sistema e calcula o lote que vai diluir este custo sem incorrer em custos excessivos de manutenção de estoques. Utilizando-se o estoque de segurança de 13 unidades. já os seguidores do ressuprimento enxuto dizem que o lote a ser perseguido é somente a quantidade necessária para uso sem geração de estoques. O LEC considera que o tamanho ótimo dos lotes é aquele que melhor dilui o custo de manutenção de estoque e do processamento do pedido.27%. para proteção de 68. em 32% dos casos. Em cada dia do ciclo.

que não está sendo considerado estoque em trânsito. No trato com medicamentos. é necessário observar. que a média diária de consumo durante este período. que a prescrição somente será efetivada no momento da administração ou chegada do medicamento ao posto de enfermagem e que a quantidade média do pedido de ressuprimento é de 200 unidades. Como o ponto de ressuprimento gera sempre a mesma quantidade pedida. para determinado produto. por restrições de uso ou estoque mínimo. no momento da avaliação de cada produto é necessário. Por isso. além de outros fatores. O gráfico abaixo. o momento em que é emitido um novo pedido ao fornecedor. • Produtos de consumo razoável (consumo médio diário estabelecido) . cai abaixo de 200 unidades. fornecedores e tempo de entrega) poderão acarretar o agravamento do estado do paciente. uma política adequada seria emitir pedidos de ressuprimento de 200 unidades. onde existe total certeza do ressuprimento e os produtos solicitados são programados para entrega no momento da dispensação da última unidade. o estoque médio é igual à metade da quantidade do pedido de ressuprimento. Nesse exemplo. O momento do ressuprimento é o momento em que o estoque atinge 200 unidades. otimização logística de transporte e utilização direta da embalagem primária. calculando-se apenas um tratamento. também chamado de diagrama de dente de serra. é emitido outro pedido de ressuprimento de 200 unidades. podem utilizar o JIT. • Medicamento de menor consumo. ilustra o exemplo acima.custos. O estoque médio é de 100 unidades. pois o estoque disponível excede 100 unidades durante metade do período (10 dias) e é de menos de 100 unidades durante outra metade. Supondo-se que as condições de ressuprimento sejam constantes e realizadas a cada 20 dias. Para cada item em estoque deverá ser analisada qual a melhor política a ser empregada no abastecimento e qual o melhor lote econômico. Por isso. durante o ciclo de atividades. mais a quantidade do pedido de ressuprimento.1 – LOTE ECONÔMICO DE COMPRAS: Nos modelos de lote econômico. é indicado para aquisição dos itens mais caros ou com maior custo de falta. se o mesmo é indispensável. aumentando substancialmente os custos e a insatisfação dos clientes diretos e indiretos. no entanto. . a cada 20 dias. níveis baixos de estoque sem análise eficaz da logística (disponibilidade. Como o consumo diário é de 10 unidades e o ressuprimento demora 20 dias.deve-se aplicar o JIT. se possui similares e se pode ser substituído por outro medicamento. portanto. pois o fornecedor pode se valer da necessidade de movimentação de maiores quantidades para otimizar o transporte e diminuir preço. perseguindo-se sempre a compra direta no fabricante. considerar o impacto de sua falta. seja de 10 unidades. ITEM 8. Este ponto é.4. sempre que a quantidade disponível. dependendo do tempo de ressuprimento. o gatilho é disparado sempre que o nível de estoque chega ao ponto de ressuprimento. Este modelo de gestão exige mais recursos e esforço para sua gestão. Na realidade. o nível diário de estoque oscila entre uma quantidade máxima de 200 unidades e zero.

resulta em estoque médio básico de 300 unidades e em giro de estoque de aproximadamente 8 vezes por ano. A política de ressuprimento de 600 unidades. o giro do estoque é de 24 vezes (consumo total de 2400/estoque médio de 100). Com o tempo. de 60 em 60 dias. O ponto de ressuprimento continuará sendo de 200 unidades comprometidas com o consumo.400 unidades anuais. O que aconteceria se os pedidos fossem colocados com mais freqüência do que de 20 em 20 dias? Por que não pedir 100 unidades de 10 em 10 dias? Por que pedir de 20 em 20 dias? Por que não pedir 600 unidades de 60 em 60 dias? Considerando que o ciclo de atividades relacionado ao estoque continue constante. Estas políticas alternativas estão ilustradas a seguir: . no estoque básico médio e no giro dos estoques? A política de pedir uma quantidade menor. de 20 dias. serão necessárias 12 compras mensais. qual seria o impacto de cada uma dessas alternativas políticas no ponto de ressuprimento. O consumo de 10 unidades diárias. Como o estoque médio é de 100 unidades. nos 240 dias úteis do ano. No entanto. de 100 unidades a cada 10 dias significa que haverá sempre dois pedidos a receber. o estoque médio disponível cai para 50 unidades e o giro de estoque aumenta para 48 vezes por ano. iguala 2. a rotina das operações pode levar a administração a formular algumas questões. em mãos ou já pedidas.400 unidades. totalizando 2. para atender ao consumo médio diário de 10 unidades durante o ciclo de estoque de 20 dias.PEDIDO 200 100 ESTOQUE MÉDIO 365 DIAS Considerando-se um ano de 240 dias úteis.

4. o tempo interno da geração da solicitação de compras a partir da detecção da necessidade do medicamento até a colocação do pedido para o fornecedor são tarefas que influenciam diretamente no ponto de pedido bem como o tempo externo de processamento e entrega do mesmo pelo fornecedor e transportadora. Estes medicamentos são identificados a partir do histórico de consumo. Assim como no caso dos medicamentos de baixo giro. a oportunidade de manter estoques e a obsolescência ou disponibilidade do produto. o estoque varia entre 1 e 300 ud/ano. como por exemplo. como alternativa econômica. definir o nível e a quantidade de reposição. É necessário. ele será o responsável direto pela determinação do volume de estoque mínimo a ser adotado pela farmácia . no caso dos medicamentos de alto custo. Essas tarefas estão diretamente ligadas à redução dos tamanhos dos estoques. a determinação do nível de reposição e da quantidade deve buscar minimizar os custos logísticos de transporte e armazenagem. É o caso de se estudar. pois às vezes é complicado disparar a reposição contra pedido. ou seja.PEDIDO 400 300 200 ESTOQUE MÉDIO 0 20 40 60 80 100 120 365 DIAS PEDIDO PEDIDO PEDIDO 100 ESTOQUE MÉDIO 50 365 DIAS ITEM 8. ITEM VII: QUANDO COMPRAR? As agilidades internas e externas. DDAVP. então. Não deve ser esquecido que a consignação é uma política diferenciada de serviço. Em uma situação ideal onde todos os tempos internos e externos são bem conhecidos e determinados. isto é. que visa oferecer 100% de disponibilidade de produto com prazo zero de entrega.2 – MEDICAMENTOS DE ESTOQUE MÍNIMO (MEDICAMENTOS DE BAIXO GIRO DE ESTOQUE) Conforme as características da unidade hospitalar. é recomendável a inclusão na padronização de medicamentos cujo emprego emergencial pode justificar haver uma única unidade em estoque ou um único tratamento. a consignação de reposição.

). É imprescindível a identificação de cada passo. . para poder planejar uma política de redução de estoques. públicas ou privadas e o benefício alcançado com ela é de extrema importância administrativa e econômica. etc. com eliminação dos que não acrescentam real valor para. Como primeiro passo. por fim. além de definir quais tarefas podem ser realizadas ao mesmo tempo. suas variações. faz-se necessário reunir todos os elementos envolvidos nas tarefas de reabastecimento (área técnica. necessários à formação de uma gestão de estoques eficaz e com mínimos níveis de quebra. qual o tempo médio de cada um. controladoria. legal. Esta política poderá ser implementada em qualquer instituição. é necessário que o gerente farmacêutico ou administrador conheça todos os passos que definem os ciclos de atividades da instituição. o prazo de execução e a interdependência entre cada uma. através do conhecimento das incertezas que norteiam os parâmetros de ressuprimento. possibilidades e prazos. Para determinação deste ciclo de atividades. com muitas incertezas ou poucas incertezas. É importante ressaltar que podemos trabalhar com níveis mais baixos de estoque. a importância técnico / prática de cada um e a real necessidade de sua execução. determinando a responsabilidade de cada um. esboçar a cadeia de suprimento. através do fluxo das atividades relacionadas ao abastecimento dos medicamentos. quais os responsáveis por sua execução. Devem ser relacionadas todas as atividades. financeira. administrativa.Administrando a redução de estoques: • Visão da necessidade de ressuprimento • Tempo de emissão do pedido de compra • Tempo de processamento da solicitação de compra • Tempo e aprovação da solicitação de compra • Tempo de transmissão do pedido ao fornecedor • Tempo de aquisição ( processo de compra) • Tempo de despacho do medicamento pelo fornecedor • Tempo de remessa • Tempo de recebimento do medicamento • Tempo de cadastramento do produto na farmácia • Tempo de armazenamento • Tempo de dispensação • Tempo de administração ao paciente O conhecimento do fluxo de medicamentos dentro de cada instituição é fundamental para a determinação de todos os parâmetros empregados no cálculo das incertezas de consumo e tempo de cada ciclo de atividades.

“Gestão de Recursos Materiais e de Medicamentos – Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo 8) [Ort1997] ORTOLANI.EAESP. Corrêa. R. Paulus P.Am. J. jan 1995. 1991. . V. Hosp. J. J. Administração de Materiais: edição compacta. p. 2002. 3) Curso sobre Gestão de Estoque na Cadeia de Suprimentos – COPPEAD UFRJ – Centro de Estudos em Logística – 2000. “Logistics.P. V. p.F. Pharm. R. B. Reinhardt Filho. 10) Gasnier. 52. “Gestão de Materiais – A finalidade dos Estoques” – artigo disponível em www. Hosp. Fundação Getúlio Vargas.br. 4) Lathrop.1997.empresario. “ Gestão de Estoques Reduz Custos e melhora Qualidade” . 5) DIAS. “De Volta à Gestão de Estoques: As Técnicas estão sendo usadas pelas empresas?” – Artigos da Fundação Getúlio Vargas SP – 1998.br. 1995. D. São Paulo. 9) Matsubayashi. Am. São Paulo: Atlas. 1997 .gov. Gonzalo. 11) Dias. Pharm. 45–48. F. 6) VIANA. 2) Scott. Administração de Materiais: um enfoque prático.com. São Paulo: Atlas. Marco Aurélio P. “Patient-focused Care in Theory and Action” . 4ed. João José. 48. 523 – 524. Intermodal and Supply Chain Management” – 1998. L. George.exercito. 7) Vecina Neto. Henrique L. Produtividade da Tecnologia da Informação: evidência e indicadores da administração pública no Paraná.REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1) AMERICAN SOCIETY OF HOSPITAL PHARMACISTS. Wilson.2002 – disponível em www. ASHP guidelines for selecting pharmaceutical manufactures suppliers.

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