Sistema de Gestor de Documentos

Asuncin, abril de 2009

MOPC

Direccin de Informtica

Manual del usuario

Sistema Gestor de Documentos

MOPC

Direccin de Informtica

ndice

Sistema Gestor de Documentos.............................................................................. 4 ESTRUCTURA ..................................................................................................... 5 MENU: INGRESO DE EXPENDIENTES (MEU) .................................................. 6 OPCION: TRABAJAR CON EXPEDIENTES..................................................... 6 1.1 BOTON : Agregar un expediente ............................................................... 8 REMISIN DE UN EXPEDIENTE A VARIAS REPARTICIONES ..................... 9 1. 2 BOTON:: Actualizar .................................................................................... 9 1.3 BOTON : Borrar ........................................................................................ 10 1.4 BOTON : Imprimir .................................................................................... 10 MENU: MOVIMIENTOS ..................................................................................... 11 OPCION: MOVIMIENTOS DE EXPEDIENTES ............................................... 11 MENU: CONSULTAS ......................................................................................... 16 OPCION: CONSULTAS .................................................................................. 16

Sistema Gestor de Documentos

MOPC

Direccin de Informtica

Sistema Gestor de Documentos

Definicin: Permite el manejo de expedientes, que son originados por una reparticin como tambin, los que son originados e ingresados por las diversas reparticiones con que cuenta el Ministerio y que son canalizados a travs de Mesa de Entradas nica. Ventajas: Posibilita conocer la ubicacin de un expediente en tiempo real dependiendo siempre del registro al da de las reparticiones. Asimismo, permite saber acerca del contenido del mismo, as como su recurrido por las diversas reparticiones de este Minsterio. Una de las caractersticas ms resaltantes es que proporciona el tiempo en das de gestin de un documento determinado.

Esta es la pantalla principal del Sistema Gestor de Documentos. En la barra superior encontramos los siguientes Mens a los que se acceden segn el nivel de permisividad otorgado para casa usuario: Archivo Mantenimiento de tablas Ingreso de Expedientes (MEU) Movimientos Consultas

Sistema Gestor de Documentos

MOPC

Direccin de Informtica

ESTRUCTURA

Men Archivo Mantenimiento de Tablas

Submen Cerrar Salir Lneas de Transporte Organismos Recurrentes Tipo de Movimientos Tipo de Documentos Tpicos Usuarios Definicin de Programas Definicin de Niveles/Programas Trabajar con Expedientes Movimientos de Expedientes Consultas

Ingreso de Expedientes Movimientos Consultas

Los parmetros correspondientes a Archivo y Mantenimiento de Tablas sern habilitados exclusivamente a Mesa de Entradas nica y sern administrados por la Direccin de Informtica, las dems dependencias no tendrn acceso a los mismos.

Sistema Gestor de Documentos

MOPC

Direccin de Informtica

MENU: INGRESO DE EXPENDIENTES (MEU)

OPCION: TRABAJAR CON EXPEDIENTES
Al ingresar a este Men se tiene las opciones: Trabajar con Expedientes (Documentos internos). Trabajar con Expedientes (Mesa de Entradas nica): esta opcin solo estar habilitada para Mesa de Entradas nica.

Pantalla: Trabajar con expedientes (Documentos Internos)

Sistema Gestor de Documentos

Referencias de tiempo transcurrido

MOPC

Direccin de Informtica

En esta pantalla se exponen todos los documentos que son originados en la reparticin y que son remitidos a otras dependencias. Es as, que todos los documentos que son creados y que son ingresados a travs de la opcin Agregar (que se ver ms adelante), figuran en este listado. La misma nos permite saber donde se encuentra un expediente que fue generado por la reparticin. Para buscar se debe ingresar el Ao, Nmero de Expediente a ser ubicado as como el Tipo de Documento del cual se trata. Asimismo, la bsqueda tambin puede ser realizada mediante el listado que despliega en donde puede ser visualizado los detalles que corresponden a cada expediente. De acuerdo al tiempo desde su creacin, la lnea correspondiente automticamente se colorea de conformidad al tiempo transcurrido esto es: para 1 da, color verde, para 2 das color amarillo y si el tiempo supera los 2 das el color es rojo. En el ngulo inferior derecho de esta pantalla se encuentran los botones para:

Agregar un expediente.

Actualizar la informacin que corresponde a un expediente

Borrar un expediente

Para cerrar la pantalla. A continuacin se describe cada uno de ellos:

Sistema Gestor de Documentos

MOPC

Direccin de Informtica
: Agregar un expediente

1.1 BOTON

En esta pantalla se genera el alta a un documento, donde deben ser llenados los campos conforme se van solicitando Ao : a buscarse N expendiente : campo numrico Tipo de Expediente : indicar de que clase de expediente trata Quien envia : estos datos correspondientes a la reparticin que origina o emisora del expediente aparecern de forma automtica dependiendo de cada usuario Donde va : reparticin destinataria del expediente Titular : dependencia originaria del expediente

Dando un clic con el Mouse o presionando la tecla F4 despliega una pantalla de ayuda donde proporciona los datos disponibles en ese concepto

Estos campos son solo de inters para la reparticin Mesa de Entradas nica; las dems reparticiones no accedern al llenado de los mismos

Dando F4 en este campo se despliega la siguiente pantalla:

Este botn solo estar habilitado para Mesa de Entradas nica

De este listado debe ser elegido el tipo de documento a ser ingresado, digitando el cdigo que le corresponde o bien, posicionndose sobre la lnea y presionando confirmar

Sistema Gestor de Documentos

MOPC

Direccin de Informtica

Una vez llenado los campos que corresponden se deber confirmar la accin con el botn confirmar

REMISIN DE UN EXPEDIENTE A VARIAS REPARTICIONES

Cuando se ha ingresado un expediente y se desea remitir se mismo expediente a otras reparticiones o con copia se deber ingresar nuevamente los datos correspondientes a se expediente, del mismo modo que cuando se realiza el ingreso de un documento, al ingresar la dependencia a la cual se remite aparecer la siguiente pantalla:

Con lo cual se destaca como indica, que se est repitiendo los datos de un expediente y que el mismo ya existe, si se est de acuerdo con esto, se presiona el botn Aceptar. Al presionar este botn se deber indicar el nombre de la dependencia a la cual desea sea remitida, a ms de la primera reparticin indicada y se confirma la accin.

1. 2 BOTON:

: Actualizar

Estos 2 campos son los que podrn ser modificados en esta opcin, siempre que el expediente no haya tenido movimientos

Sistema Gestor de Documentos

MOPC

Direccin de Informtica

1.3 BOTON

: Borrar

Este botn solo estar disponible en el caso en que el expediente remitido an no haya sido recibido por parte de la reparticin a la que se le est remitiendo. En el caso en que el expediente ya haya sido recibido por el destinatario se desplegar en pantalla en siguiente informe y no podr ser borrado:

1.4 BOTON

: Imprimir

Este botn se encuentra disponible en todos los mens para comodidad del usuario. Para la descripcin de este Botn, lase la descripcin correspondiente a Men Consultas, Opcin consulta, detallado ms adelante.

Sistema Gestor de Documentos

10

MOPC

Direccin de Informtica

MENU: MOVIMIENTOS
OPCION: MOVIMIENTOS DE EXPEDIENTES

A travs de esta opcin se accede a todos los movimientos que tiene un expediente, como ser recepcin, emisin, archivado, etc.

Sistema Gestor de Documentos

11

MOPC

Direccin de Informtica

Columna de movimientos. Presionar F4 para desplegar opciones

Esta pantalla es la que se observa cuando un expediente ha sido remitido a nuestra reparticin, en este caso el ejemplo utilizado es: remitido por Secretara, Numero de Expediente 200, que se remite al Departamento de Administracin de Sistemas. Ntese que de conformidad a las referencias indicadas en la parte inferior, la misma es de color azul por la condicin a llegar, ste tono cambiar de acuerdo al trmite que se imprima al documento en cuestin de acuerdo al cuadro siguiente:

Al presionar la tecla F4 en la columna y fila que corresponde a un expediente se despliega la siguiente pantalla:

Este botn solo estar disponible para carga de datos por parte de Mesa de Entradas nica

En este cuadro debe ser elegido el cdigo correspondiente (A, E, J, R, etc) a la accin a efectuarse para se documento.

Sistema Gestor de Documentos

12

MOPC

Direccin de Informtica

Siguiendo con el ejemplo anterior, en la celda MOV correspondiente al expediente se ha elegido el cdigo R, ya que el primer paso a realizar cuando llega un expediente cuyo estado es a llegar, es recibir el expediente, para lo cual se ha puesto el cdigo citado y sin modificar las otras columnas se ha presionado el botn confirmar con lo cual el estado del expediente ha sido el siguiente:

Cambio de estado y color respectivo

Mientras nuestro ejemplo citado permanezca en esta reparticin y de acuerdo al tiempo transcurrido desde su recepcin hasta su emisin la lnea que le corresponde variar de color, con lo cual se pretende saber, a simple vista el tiempo que est demorando en una reparticin especfica. Cuando se desee dar trmite al expediente se proceder del modo anterior, con la salvedad de que en este caso SI deben ser completadas las celdas correspondientes al destinatario. Volviendo a nuestro ejemplo, se han especificado las reparticiones afectadas a nuestro ejemplo de expediente, esto es:

Debe ser tildada indefectiblemente para la Emisin

En cada columna, al presionar la tecla F4 se desplegar la lista de reparticiones.

Sistema Gestor de Documentos

13

MOPC

Direccin de Informtica

Para la emisin, como se indic, debe ser tildada la casilla correspondiente a Observacin, por lo que ser desplegada la siguiente pantalla en donde debe ser llenada la observacin o comentario correspondiente al documento, en caso de no tener observacin, se escribira por ejemplo: sin observacin, ya que esta pantalla est preparada para el ingreso de algn comentario.

Para confirmar

Una vez completados los pasos indicados se debe presionar el botn confirmar. Al emitir un documento el mismo ya desaparecer del listado. Remisin de documentos con adjuntos

Cuando se desea remitir expedientes que contienen adjuntos, se proceder del siguiente modo: en la columna que corresponde a movimientos se deber elegir la opcin J, que corresponde a documentos con adjuntos:

Luego se procede del modo indicado en el caso de movimientos de expedientes explicado anteriormente: se completa las columnas correspondientes a la reparticin donde ser remitido el expediente, se tilda la casilla de observacin y luego se presiona confirmar. Al presionar este botn aparecer la pantalla:

Sistema Gestor de Documentos

14

MOPC

Direccin de Informtica

Estos datos ya son llevados por el Sistema

Indicar el nmero del expediente si posee F4 para lista

Llenado los campos pedidos se confirma la accin con el botn enviado con el adjunto indicado.

y el documento ser

En la lnea correspondiente a un expediente que ha sido remitido con adjunto se visualiza en la columna Adj. lo que indica que ese expediente cuenta con documentos anexados al mismo.

Para acceder al detalle del adjunto de un documento basta con posicionarse sobre el adjunto pertinente y al hacer clic sobre l, se desplegar el detalle correspondiente. La pantalla desplegada es la siguiente:

Sistema Gestor de Documentos

15

MOPC

Direccin de Informtica

MENU: CONSULTAS
OPCION: CONSULTAS
La siguiente pantalla es desplegada con esta opcin:

Si el expediente cuenta con anexos se observar en esta columna Se ingresa el ao correspondiente y n de expediente para saber su ubicacin

La opcin Impresin cuenta con estas subopciones para la eleccin de acuerdo al rango que se precisa

Sistema Gestor de Documentos

16

MOPC

Direccin de Informtica

A continuacin se expone ejemplos de los reportes emitidos segn la opcin elegida: Reporte: Ubicacin actual del expediente

Se cuenta con la opcin de impresin a travs del botn imprimir que se encuentra en la barra de herramientas del Reporte

Reporte: Movimiento del Expediente

Sistema Gestor de Documentos

17

MOPC

Direccin de Informtica

Reporte: Listado de expedientes por rango de fecha Para este listado deber ser ingresado el rango fecha desde/hasta e indicar la opcin deseada de conformidad a las opciones disponibles:

Reporte: Expedientes archivados generados por su reparticin

Todos estos reportes citados cuentan con la opcin de impresin

Sistema Gestor de Documentos 18