POLITICASADMINISTRATIVASYFINANCIERAS PARALAEJECUCINDEPROYECTOS

Mayode2009

 Contenido
1) INTRODUCCION...........................................................................................................................3 2) OBJETODELASPOLTICASADMINISTRATIVASFINANCIERAS...................................................3 3) ALGUNASPRECISIONES...............................................................................................................3 4) DESCRIPACINDELASPOLTICAS...............................................................................................4 5) POLITICASPARALAEJECUCINPRESUPUESTARIA.....................................................................7 6) POLITICASDESEGUIMIENTOFINANCIERO ..............................................................................13 .

1) INTRODUCCION
El propsito general de la presencia de Heifer Internacional en Bolivia, es ayudar a superar los nivelesdepobrezayexclusinpolticaysocialdelasfamiliascampesinaseindgenasdelrearural ypobresdelaszonasperiurbanas.Asumeparaestepropsitoelenfoquededesarrollobasadoen la Soberana Alimentaria y prioriza el fortalecimiento de las organizaciones de base como instancias representativas legtimas y con presencia permanente en los territorios que habitan, quienesendefinitivaaportarnenlasostenibilidaddelasaccionesqueserealicen. Paraalcanzarestedesafo,asumecomosureferentelosfundamentosdeHeiferInternacionalyla metodologadeplanificacinbasadaenvalores.Porlascondicionesdelcontextobolivianoypara aportar a la construccin de un modelo de desarrollo agropecuario centrado en la soberana alimentaria, se propone apoyar iniciativas enmarcadas en los siguientes lineamientos temticos: produccin limpia, incidencia poltica, fortalecimiento organizativo, equidad de gnero, acceso y controlderecursosnaturales,interaccinconmercadosygestindelconocimiento. ProyectoHeiferenBoliviaesunaliadoestratgicodesuscontrapartes(OrganizacionesSocialese Instituciones), quienes participan activamente en la construccin de condiciones econmicas, polticas y sociales para la implementacin de polticas de Estado slidas y coherentes con la Soberanaalimentaria,quebeneficianprincipalmentealasfamiliasmenosfavorecidas. SedefinecomoaliadoestratgicodeProyectoHeiferenBoliviaalasOrganizacionesContrapartes que se encuentran ejecutando algn Concept Paper, Proyecto (PPF), Proyecto Paraguas o algn otrofondoqueseafinanciadoporHeiferIntenationalProject.

2) OBJETODELASPOLTICASADMINISTRATIVASFINANCIERAS
GarantizarlaadministracinresponsabledelosfondosasignadosaConceptPapers,Proyectos uotrotipodeiniciativa,atravsdelcumplimientosdelasdisposicioneslegalesbolivianasylas normativasadministrativasfinancierasdeHeiferProjectInternational

3) ALGUNASPRECISIONES
UnacontrapartetieneunarelacinformalconProyectoHeiferenBoliviaatravsdelafirmade ConveniosdeCooperacinInterinstitucionaly/oCartadeAcuerdo,loscualespuedenser: 3

a) ProyectosIndirectos i) CartadeAcuerdo(CDA) ii) Convenio de Cooperacin Interinstitucional para la implementacin de Concept Papers(CCICPHIB000) iii) Convenio de Cooperacin Interinstitucional para la implementacin de Proyectos PPF(CCIPPFHIP000) iv) Convenios de Cooperacin Interinstitucional para la implementacin de un Proyecto ParaguasconCDA0000000(CCIPPHIB). b) ProyectosDirectos i) Convenios de Cooperacin Interinstitucional para la implementacin de Concept papersdirectos(CCICP000FY0000). c) FondosdeCapacitacinparaContrapartes i) Convenios de Cooperacin Interinstitucional para la ejecucin de Fondos de CapacitacinparaContrapartes(CCICC000FY0000).

4) DESCRIPACINDELASPOLTICAS
d) PolticasparalaelaboracindePresupuestos ParalaelaboracindePresupuestosqueformenpartedeProyectosIndirectoscomodeProyectos Directos,sedebetomarencuentalosiguiente: i) EstructuraPresupuestaria. (1) Los presupuestos deben ser elaborados segn el formato establecido, indicando costosunitariosyunidadesdemedicindecadatemapresupuestar. (2) Deben estar enmarcados dentro de las categoras presupuestarias de PHB (Adjuntoaldocumento),esdecir: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Animalesyflete Horticulturayflete EquipoAgrcolayflete ViajesyOperacindevehculos Capacitacin ServiciosTcnicos PersonalyBeneficios GastosdeOficina BienesdeCapital OtrosGastos 4

 ii) Relacionesporcentualesestablecidas. (1) Tomar en cuenta la relacin porcentual que debe existir en los proyectos financiadosconfondosPHB: a. GastosProgramticos i. Animalesyflete ii. Horticulturayflete iii. EquipoAgrcolayflete iv. Viajesyoperacindevehculos v. Capacitacin vi. Gastosdecapital vii. Otros b. GastosAdministrativos i. Personal ii. GastosdeOficina iii) Monedadeexpresindepresupuesto. (1) Sedebepresentarelpresupuestoexpresadoendlaresestadounidenses. iv) AspectosdeDevaluacindelamonedanacional. (1) En caso de existir una desvalorizacin de la moneda nacional, la prdida por diferencia de cambio generada puede ser asumida por los Fondos Heifer dentro delacategoraOtros. v) ItemsquenosefinancianparaConceptPapers. (1) PlizadeSeguros(Vehculos,oficina,personal) (2) Llantas (3) Repuestosyreparacionesmayoresa$us.500.00 (4) Cualquierbiendecapital(activo) (5) Equiposdecomputacin (6) MueblesyEnseres,ocualquierbienquepuedaactivarsecontablemente. (7) Animales(Soloenelcasodecapacitacinanimalesmenores) (8) EquipoAgrcolaopecuariomayora$us.200.00 5 75.00%

25.00%

vi) No se acepta el tem de Imprevistos para ningn tipo de proyecto y/o Concept paper vii) Notasespecficasatomarencuentaentodoslospresupuestos: (1) Enelcasodepresupuestartalleresdecapacitacin Detallarcadaunodelostallerespresupuestados Incluirnmerodeparticipantes,desagregadoporsexo Nmerodedasdelevento Indicarsiserealizarenreaurbanaorural Otrainformacinqueconsiderenecesaria

(2) Enelcasodepresupuestarbienesdecapital Adjuntarproformasactuales

(3) Enelcasodepresupuestarserviciostcnicoscomoconsultoras Indicarelnmerodeconsultores Alcancedeltrabajoarealizar.

(4) Enelcasodepresupuestarpersonal Tomarencuantalaescalasalarialatiempocompleto,comotope,quepuede sercubiertaconfinanciamientodeProyectoHeiferenBolivia,lacualincluye losbeneficiossocialesporley.

Tcnico Senior Programtico ($us.) Tcnico Junior Programtico ($us.) Personal administrativo apoyo ($us.)

Departamento

de

LaPaz Cochabamba Oruro Sucre Tarija SantaCruz

1.200,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.200,00

600,00 500,00 500,00 500,00 500,00 600,00

500,00 400,00 400,00 400,00 400,00 500,00

Beni

1.000,00

500,00

400,00

Sielproyectoy/oconceptpapercubrirpartedelsueldodeunpersonalque yatrabajaconlaContraparte: El porcentaje a cubrir ser pactado dependiendo del tiempo que el personaldestinealtrabajoparaelproyectoy/oconceptpaper. Cmomximosecubrirhastaun60%delTotalganado. Se debe adjuntar fotocopia del contrato actual del personal que se estapresupuestando.

(5) Enelcasodepresupuestarengastosdeoficinaserviciosbsicos Fondos Heifer cubrirn hasta el 50% de los mismos, dependiendo de cada caso en particular, para lo cual debe adjuntar fotocopia de las 3 ltimas facturasdelservicioquesequierecubrirconelproyecto.

(6) Enelcasodepresupuestarenviajesyoperacindevehculos Viticosqueseajustenalaestructurainternaestablecidaporlacontraparte, lacualsedebeadjuntaralpresupuesto.

5) POLITICASPARALAEJECUCINPRESUPUESTARIA
A continuacin se hace un breve detalle de los aspectos a tomar en cuenta en el momento de descargarlosgastosconfondosHeifer. AlgoimportanteatomarencuentaesqueungastoesreconocidopornuestraInstitucinenel casoqueesterespaldado(Factura/recibo/pagodeimpuestos)yjustificado(cartasaclaratorias y/ocualquierdocumentoquejustifiquelanecesidaddelgasto)paraconseguirlosobjetivosdela propuesta. e) AspectosgeneralesparalaejecucindeProyectosIndirectos. i) TodoslosgastosdebenserejecutadosanombredelaOrganizacinContraparte.

ii) Losgastosdebenserreportadosenbolivianosyendlaresestadounidenses,altipode cambiooficialdelmomentoqueserealizeldepsito. iii) La Contraparte en el momento que descarga un gasto como parte de un concept papery/oproyectoconfondosHeiferdebeprocederalainvalidacindelrespaldoa travsdelautilizacindeunselloconlassiguientescaractersticas: 7

 Proyecto:23111099 HEIFERCIDDEBENI
Nombredela Contraparte NmerodelaCDA

iv) Todoslosgastosdebenserrespaldadosconfacturas,encasodenoserposiblecontar con la factura, se debe proceder con recibos que contengan la retencin impositiva correspondientedeacuerdoaley. v) Todoslosgastossedebenrealizarrespetandolasnormativaslegalesbolivianas,tanto impositivas,laboralescomocontables. vi) Para descargos de gastos mayores a $us. 500.00 deben adjuntar la fotocopia del respaldoalInformeFinancierosemestral. vii) Los intereses generados por los fondos Heifer pueden ser utilizados para apoyar algunaactividaddelProyectoydebenserreportadosdemaneraseparada,utilizando elmismoformato. f) Requisitosmnimosparadescargosfinancieros(Estadocumentacindebeestaradjunta algastoysertomadaencuentadurantelasauditoriasexternasexigidasporHeifer) i) Animalesyflete: (1) Enelcasodedescargarcompradeanimales: (2) Enelcasodedescargarfletes: 8 Sedebeadjuntarlafacturay/oreciboconelpagodelaretencinimpositiva Cuadrocomparativodecotizaciones Contratodelservicio Solicitud de compra, dicha solicitud deber estar autorizado por el Responsabledelproyecto. 2Cotizacionesmnimo(Sicorresponde),sielgastoesmayoraBs.500. Cuadrocomparativodecotizaciones. Sedebeadjuntarlafacturay/oreciboconelpagodelaretencinimpositiva Cuadrocomparativodecotizaciones Certificadozoosanitario. Actadeentregadelanimalfirmadaporlafamiliaparticipantedelproyecto. Sedebetenerunregistrodelosanimalesentregadosparaelseguimientodel pasedecadenadelosaosposterioresalaejecucinpresupuestaria.

ii) Horticulturayflete: (1) Enelcasodedescargarcompradeplantinesy/osemillas: Solicitud de compra (sea una carta, un formulario y/o cualquier otro documentoqueidentifiqueeliniciodelproceso),deberestarautorizadapor elResponsabledelProyecto. Cuadrocomparativodecotizaciones. Sedebeadjuntarlafacturay/oreciboconelpagodelaretencinimpositiva Certificadofitosanitariocuandocorresponda. Acta de entrega de los plantines y/o semillas a la familia participante del proyecto. Sedebetenerunregistrodelosinsumosentregadosparaelseguimientodel pasedecadenadelosaosposterioresalaejecucinpresupuestaria.

(2) Enelcasodedescargarfletes: iii) EquipoAgrcolayflete: (1) Enelcasodedescargarcompradeequiposparausocomunitarioy/ofamiliar: Solicitud de compra, clasificacin del insumo autorizado por PHB, dicha solicitud (sea una carta, un formulario y/o cualquier otro documento que identifiqueeliniciodelproceso),deberestarautorizadaporelResponsable delProyecto. Sedebeadjuntarlafacturay/oreciboconelpagodelaretencinimpositiva Cuadrocomparativodecotizaciones Acta de entrega de los equipos a la comunidad y/o familia participante del proyecto Sedebetenerunregistrodelosequiposentregadosparaelseguimientodel pasedecadenadelosaosposterioresalaejecucinpresupuestaria. Sedebeadjuntarlafacturay/oreciboconelpagodelaretencinimpositiva Cuadrocomparativodecotizaciones Contratodelservicio

(2) Enelcasodedescargarfletes: iv) ViajesyOperacindevehculos: (1) Enelcasodedescargarviticos,debenestardentrodelaescaladelaOrganizacin contraparte, los cuales deben ser respaldados con un informe de viaje y la respectivaretencinimpositiva. 9 Sedebeadjuntarlafacturay/oreciboconelpagodelaretencinimpositiva Cuadrocomparativodecotizaciones.

(2) Enelcasodedescargarpasajes,adjuntarelboletoysuinformedeviaje. (3) En el caso de descargar gasolina, adjuntar cronograma de viajes planificado, facturadecombustibleyelresumendelrecorridodelvehculo. (4) Enelcasodedescargarmantenimientoyrepuestos,adjuntarlaordendetrabajo, factura y/ recibos detallando el trabjo realizado con su respectiva retencin impositiva. (5) En el caso de descargar alquiler de vehculo, adjuntar una carta explicativa del porqueestaaccin,elcontratodealquilerysurespectivopago. (6) Enelcasodedescargarhospedaje,adjuntarlafacturaquesepuedaidentificarel Ndepersonasynochesdealojamientoademsdesuinformedeviaje. (7) Enelcasodedescargarseguros,adjuntarlaplizayunacartaexplicativadeluso delvehculoenelproyecto. v) Capacitacin: (1) Tallerdecapacitacin (2) MaterialdeCapacitacin Solicitud de compra detallando en un listado los tems y cantidad estimada que sern utilizadas para el evento (por eje., lapiceras, cuadernos, papelgrafos,marcadores,cartulina,fotocopiasdetextosyotros). En el caso de descargar la impresin de trpticos, bnner, volantes, cartillas, etc.,sedebernadjuntarelcuadrocomparativodecotizaciones. Facturay/orecibo. Convocatoriaalevento. Listadeparticipantesdebidamentefirmada. Enelcasodedescargargastosporserviciodealimentacindealimentacina participantes, factura y/o recibo con su respectiva retencin impositiva, (si correspondetambinadjuntarcontratodeservicio). Enelcasodedescargargastosporrefrigerios,sedeberpresentarfacturay/o recibosconsurespectivaretencinimpositiva. Encasodelacompradecoca(partedelaculturalocal),sedeberjustificary reportarlacomorefrigerio. Informey/omemoriadelevento.

(3) Facilitadory/ocapacitador Cartadeinvitacindirectay/oprocesodeseleccin. Trminosdereferencias(especificandolasactividadesaserdesarrolladas). 10

Propuesta y cronograma de capacitacin elaborada por el facilitador y/o capacitador. Contratodeservicio. Facturay/reciboconsurespectivaretencinimpositiva. Informedeactividades.

(4) AlquilerdeAmbiente (5) Devolucindepasajes Pasajes terrestres, el ticket y/o boleto deber estar a nombre de la organizacin contraparte, cuando se trate de pasajes interdepartamentales sin facturas se deber efectuar la retencin impositiva, cruces de ros/navegacin. Pasajesareos,eltickety/boletodeberestaranombredelaorganizacin contraparte, derecho de embarque nacional, cuando se trate de viajes al exteriorimpuestoalviajero. Contratodeservicio Facturay/reciboconsurespectivaretencinimpositiva.

vi) ServiciosTcnicos: (1) Serviciosdeconsultora. Pago Consultor individual, documentos del proceso de seleccin y contratacin, trminos de referencia, contrato, producto final, informe de conformidad,facturasy/reciboconsurespectivaretencinimpositiva. Pago empresa Consultora, proceso de seleccin, cuadro comparativo y adjudicacin mnimo 3 proponentes, trminos de referencias, propuesta tcnicayeconmica,contratodeservicios,productofinal,facturadepago.

vii) Personal: (1) En el caso de descargar pagos de sueldos y salarios, se debe adjuntar planilla selladaporelministeriodetrabajo,contratosvisadosporelministeriodetrabajo, pagosalaCNSyAFP,procesodeseleccindelpersonalcontratado. (2) Enelcasodedescargarpagodeaguinaldos,adjuntarlaplanillacorrespondiente. (3) En el caso de descargar pago de indemnizaciones, adjuntar el proceso de liquidacinytrminodelarelacinlaboralsicorresponde.

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(4) EnelcasodedescargarpagodepartedelsalariodeunpersonaldelaContraparte, adjuntarelcontrato,planilladepagosselladasporlasinstanciascorrespondientes yuncuadroresumendelmontoaprobadoaserpagadoconFondosHeifer. (5) Realizar cartas de pre aviso antes de la finalizacin del concept paper y/o proyecto. viii) GastosdeOficina: (1) Adquisicin de Material de escritorio, cuando la compra se realice en cantidad mayor a Bs.500.00 se deber presentar cotizaciones y/o proformas, factura y formulariosdeentregaalpersonalencargadodesucustodia. (2) Enelcasodedescargarcomprasdebienesquesonsujetosdeactivacincontable, adjuntar,cuadrocomparativodecotizacionesysusrespaldos. ix) BienesdeCapital: (1) Sedebetomarencuentalaspolticasdegestindebienesyservicios(Adjuntas). x) Otrosgastos: (1) Diferencia Cambiaria, el importe de la perdida por diferencia cambiaria es determinadodeacuerdoaltipodecambiodeventaconrelacinaltipodecambio decompraconelcualfuerecibidoporelbancodondelaorganizacincontraparte tienesucuentabancaria,esteimportedeberserregistradoyadjuntandolacarta decomunicacindedesembolsoremitidoporPHB. g) GastosquenosonaceptadosporProyectoHeiferenBolivia i)

Gastosquenoestndentrodelpresupuestodetalladoaprobadoyquenohayansido aprobadosparasuejecucinporlacoordinacincorrespondiente.

ii) Agroqumicosdainosalmedioambiente iii) Bebidasgaseosas(Paraincentivarelconsumodejugosnaturalesoagua) iv) Bebidasalcohlicas v) Gastossinrespaldosrequeridosparasuaceptacin vi) Gastosquenosejustifiquenparalaconsecucindelosobjetivosdelproyecto. vii) GastosreportadosfueradelperiododelInforme. 12

6) POLITICASDESEGUIMIENTOFINANCIERO
Proyecto Heifer en Bolivia terceriza el servicio de seguimiento financiero a travs de Firmas Auditoras. Loslineamientosaseguirparaesteserviciosonlossiguientes: a) LasfirmasauditorasquerealizanesteserviciocuentanconmembresaInternacional. b) Proyecto Heifer en Bolivia selecciona las firmas auditoras encargadas de realizar la Auditora externa con visitas intermedias a cada Contraparte y ser asignada para la duracindetodoelproyectoy/oconceptpaper. c) LosinformessemestralesemitidosporlasContrapartesdebenestaravaladosporlafirma auditora, a travs de un informe de control interno y comentarios acerca del cumplimientodelasleyesbolivianasypolticasdeejecucindeProyectoHeiferenBolivia. d) Proyecto Heifer en Bolivia se reserva el derecho de observar un informe despus de ser avaladoporlafirmaauditora. e) Proyecto Heifer en Bolivia se reserva el derecho de realizar controles al azar sobre los informesfinancierospresentadosporlaContraparte. f) Sedenominavisitadeseguimiento,alavisitaquerealizalafirmaauditoraparaelperiodo JulioDiciembre. g) Se realiza la auditora externa a la ejecucin presupuestaria de la contraparte, correspondientealperiododeunaofiscalHeifer(JulioJunio). h) ElcontratoconlafirmaauditoralorealizalacontrapartesobrelabasedelosTrminosde Referencia facilitados por Proyecto Heifer en Bolivia, en este contrato debe existir una clusula que indique que la firma auditora debe facilitar a Proyecto Heifer una copia originaldelInformedeseguimientocomodelinformedeauditoriafinalencadaaofiscal. i) ProyectoHeiferenBoliviamantendrcontactodirectoconlasfirmasauditorasasignadasa cadaContraparte.

SantaCruz,29demayode2009

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