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ADCCONT

Consultoria Contbil e Financeira Ltda

MANUAL DE PROCEDIMENTOS CONTBEIS, FISCAIS E DE FOLHA DE PAGAMENTO

Janeiro 2006

Rua Padre Antonio Thomas, 147 05003-010 So Paulo SP Fone/Fax 3865.6162 E Mail adccont@uol.com.br

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NDICE
Item I II II.1 II.2 Assunto OBJETIVO A EMPRESA Departamentos e Contatos Principais Atividades de Cada Departamento Recursos Humanos Fiscal Contabilidade Paralegal Consultoria Fiscal Servios Financeiros a Clientes Expedio/Logstica/Servios Gerais Suporte Fiscal e Obrigaes acessrias Recepo Scios DOCUMENTOS/INFORMAES ENVIADOS ADCCONT Departamento Fiscal Departamento de Recursos Humanos Departamento Contbil DOCUMENTOS LEGAIS Documentos Arquivados em Pastas Principais Acessrios Documentos de Afixao Obrigatria Legislao Federal Legislao Trabalhista Defesa do Consumidor Legislao Estadual RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL Consideraes Gerais Admisso de Funcionrios Prazo Documentos para Admisso Contrato de Experincia Resciso do Contrato de Trabalho Aviso Prvio Documentos Necessrios para a Homologao Cuidados Especiais na Dispensa Frias Frias Normais e Coletivas Concesso Perda de Direito Pagamento Horrio de Trabalho Durao Trabalho Noturno Trabalho aos Domingos Horas Extras Controle de Ponto Intervalo para Repouso e Alimentao Intervalo entre Jornadas Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas Remunerao Pagamento de Salrios Adiantamento Salarial Itens que Integram os Salrios 2 Pgina 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11

III III.1 III.2 III.3 IV IV.1 IV.2

V V.1 V.2

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Item V.6 V.7

Assunto Garantias Vale Transporte Outras Vantagens e Benefcios Dcimo Terceiro Salrio Normas Gerais Antecipado por Ocasio da Concesso de Frias Prazo para Pagamento Obrigaes Legais em Geral Livros que devem Permanecer no Local de Trabalho Normas Regulamentadoras Estojo de Primeiros Socorros Inscrio dos Scios ou Diretores na Previdncia Social SERVIOS DE TERCEIROS Pessoas Fsicas Pessoas Jurdicas DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA Pagamentos Recebimentos Emprstimos Bancrios Aplicaes Financeiras DESPESAS E CUSTOS Conceitos Gerais sobre Despesas e Custos Aspectos Fiscais Aspectos Administrativos ESTOQUES Conceitos Inventrio Fsico Compras, Transferncias e Beneficiamento de Mercadorias. Escriturao dos Livros Fiscais Classificao Controle Financeiro das Compras Transferncias, Remessas e Devolues de Compras IMOBILIZADO Conceito Aquisio Venda e Baixa de Imobilizado Depreciao e Amortizao VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E PRESTAO DE SERVIOS Aspectos Fiscais Escriturao dos Livros Fiscais Prestadores de Servios Transferncias e Remessas Devoluo de Vendas RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS Prazos e Informaes Contabilidade Tabela de Tributos ARQUIVOS Documentos Contbeis Prazos para Guarda de Documentos Anexo - Tabela de Tributos

Pgina 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16 17 17 17 17 17 17 17 17 18 18 19

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V.9 VI VI.1 VI.2 VII VII.1 VII.2 VII.3 VIII.4 VIII VIII.1 VIII.2 VIII.3 IX IX.1 IX.2 IX.3 IX.4 IX.5 IX.6 IX.7 X X.1 X.2 X.3 X.4 XI XI.1 XI.2 XI.3 XI.4 XI.5 XII XII.1 XII.2 XIII XIII.1 XIII.2

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I. OBJETIVO A ADCCONT preparou o presente manual para distribuio aos nossos clientes, com o objetivo de: Auxili-los no relacionamento com nosso escritrio Estabelecer alguns procedimentos bsicos no trato da documentao contbil e fiscal processada Descrever de forma simples sobre alguns assuntos de natureza contbil, fiscal e trabalhista Alertar sobre alguns cuidados que as empresas devem tomar com relao a alguns assuntos Orientar os clientes sobre assuntos especficos.

Em nosso entendimento, este trabalho ajuda de forma significativa na racionalizao dos servios que prestamos, aumentam o grau de controle interno das empresas com benefcios para ambas as partes. Enfatizamos que os assuntos foram descritos de forma NO exaustiva e sempre que necessrio, os clientes devem nos contatar para aprofundar a abordagem ou mesmo discutir sobre temas eventualmente no contemplados na verso atual desse manual. Esperamos que este trabalho seja de bastante utilidade aos nossos clientes. Comentrios e sugestes sero bem aceitas para o aprimoramento deste manual. II. A EMPRESA 1. Departamentos e Contatos Internos A seguir, a relao dos nossos profissionais com cargo de superviso. Departamento Recursos Humanos Escrita Fiscal Contabilidade Coordenao Geral Servios Internos Servios Externos Paralegal Suporte Fiscal e Obrigaes Acessrias Servios Financeiros a Clientes Consultoria Tributria Expedio/Logstica/Servios Gerais Recepo Scios Contabilidade/Consultoria Contabilidade/Administrao Contabilidade/Auditoria Solicitamos que a comunicao com a Adccont para tratar de assuntos relevantes, tais como consultas sobre temas tributrios, previdencirios, contabilidade, obrigaes acessrias, etc. seja efetuada por escrito (e-mail, fax ou carta), e encaminhado ao scio e/ou supervisor responsvel da rea envolvida, que tomar as medidas necessrias para a soluo. A Adccont no se responsabilizar por problemas oriundos de processo de comunicao divergente do acima.

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2. Principais Atividades de Cada Departamento Recursos Humanos Admisses, rescises, folha de pagamento, clculo e apurao de encargos trabalhistas, atendimento a obrigaes acessrias (Rais, Caged, Sefip, Dirf, etc.) e demais assuntos trabalhistas e previdencirios. Tambm efetua servios de administrao de benefcios e servios no recorrentes ( levantamentos especiais e atualizaes ) Fiscal Escriturao fiscal de ICMS, IPI e ISS, apurao de impostos, registro de livros (entradas, sadas, apurao dos impostos, termo de ocorrncias, etc), atendimento a obrigaes acessrias (Sintegra, Gias, DES, etc). Tambm efetua servios no recorrentes ( levantamentos especiais e atualizaes ) Contabilidade Processamento contbil com emisso de balancetes e balanos, emisso de relatrios gerenciais ( inclusive em outras moedas ), emisso dos livros legais (Dirio, Razo, Lalur, etc.) e preparao da Declarao de Imposto de Renda. O processamento contbil inclui a conferncia, classificao, insero e conciliao da documentao e contas. Tambm efetua servios no recorrentes ( levantamentos especiais, atualizaes de contabilidades e conciliaes em atraso) Paralegal Abertura e encerramento de empresas, alteraes contratuais, certides negativas, pesquisas e outros servios correlatos. Consultoria Fiscal Conferncia dos clculos mensais de impostos federais ( exceto IPI ), orientao tributria e servios especiais para clientes e terceiros. Servios Financeiros a Clientes Processamento de pagamentos a fornecedores, recebimento de contas, preparao de fluxo de caixa e resoluo de problemas da rea. Expedio/Logstica/Servios Gerais Planejamento dirio e controle na entrega e retirada de documentao, controle interno de algumas despesas cobrveis a clientes, envio e controle de encadernao de livros. Suporte Fiscal e Obrigaes Acessrias Preparao de guias de recolhimento de impostos, arquivamento, preparao e entrega das obrigaes acessrias (Dacon, DCTF, DIRF, etc.), e resoluo de pendncias junto aos rgos pblicos. Recepo Recepo e encaminhamento de pessoas, controle de estacionamento e atendimento telefnico. Scios Os servios de contabilidade ( incluindo fiscal e recursos humanos ), so atribudos a cada um dos scios que tambm atuam em outras reas especficas de servios prestados pela ADCCONT ( Auditoria, Consultoria e Servios Especiais ).

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III. DOCUMENTOS/INFORMAES ENVIADOS A ADCCONT A documentao dever ser enviada em tempo hbil e de acordo com ADCCONT/Cliente, para atendimento dos prazos convencionados. 1. Departamento Fiscal Todas as Notas Fiscais de entrada e sada de mercadorias, ativo imobilizado e servios. Estes documentos devem ser ordenados cronologicamente e as Notas Fiscais de sada canceladas tambm devero ser encaminhadas . A ordenao importante para se evitar falta de envio e de registro de documentos Os comprovantes de recolhimento de impostos ( xerox bem legvel ) 2. Departamento de Recursos Humanos No caso de admisso, toda documentao solicitada para os registros ( Ver tpico V ). Aumentos salariais ( Por escrito/mail ou fax e aprovados por Diretor ou Representante Legal) Para o processamento mensal da Folha de Pagamento, enviar os cartes de pontos e/ou folha de presena, comunicao de descontos por faltas e atrasos, alteraes que afetam o salrio ( como exemplo salrio famlia e descontos ). 3. Departamento Contbil Cpias de cheques emitidos, em seqncia numrica cronolgica, juntamente com a documentao original comprobatria tais como notas fiscais, faturas, duplicatas, recibos e contratos, no caso de pagamento parcial . Documentao bancria tais como extratos, avisos bancrios, dbitos em conta corrente, pagamentos eletrnicos. Boletim de caixa pequeno ou fundo fixo, acompanhado da documentao original comprobatria tais como duplicatas, recibos, notas fiscais e tickets de pequenas despesas, relatrios de viagens, etc. Cpias de todos contratos tais como seguros, emprstimos e financiamentos, aluguis, etc. o combinado entre

Controle analtico das contas de Clientes e Fornecedores, discriminando o nmero dos documentos (faturas, duplicatas, NFs, etc), as datas de emisso e vencimento, o total da conta, etc., para posterior conciliao com o saldo contbil. Alguns cuidados devem ser tomados quanto documentao recebida, pois muitas podem no ser adequadas para fins contbeis e fiscais: Toda a documentao dever estar em nome da Empresa, inclusive a documentao de pagamentos pequenos atravs do caixa, como notas fiscais de restaurante, gasolina, compras de materiais diversos. A documentao no poder conter rasuras e anotaes desapropriadas

As notas de controle interno e despesas pessoais dos scios no devem ser enviadas, pois no so vlidas para fins contbeis e fiscais. IV. DOCUMENTOS LEGAIS Os documentos legais de constituio da Empresa devem estar sempre arquivados pelos clientes em pastas prprias, disposio da fiscalizao ou para cumprimento de obrigaes acessrias; e outros documentos devem estar afixados em local visvel conforme exigncias legais.

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1. Documentos Arquivados em Pastas Principais Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social e alteraes subseqentes ( Alteraes Contratuais e Atas de Assemblias ). DECA - Declarao Cadastral - Secretaria da Fazenda ( Estadual ) Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas - CNPJ ( Federal ) Carto de Inscrio na Prefeitura - CCM ( Municipal ) Matrcula no INSS ( Federal ) Cadastro Sisbacen Acessrios Ficha de Cadastro Nacional de Empresas - Junta Comercial Ficha de Inscrio no CNPJ Fichas de Alterao no CNPJ Fichas de Alterao na DECA Fichas de Alterao na Prefeitura Municipal Guias de Alterao na Prefeitura Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos ( CRC, OAB, CREA, etc. ). Termo de opo pelo SIMPLES Alvar de Funcionamento CADAN - Cadastro de Anncios Guias de recolhimento sindical 2. Documentos de Afixao Obrigatria Legislao Federal Tributria - Placa indicativa da opo pelo " Simples ", para empresas dessa categoria de tributao. Sade Pblica - Placa indicativa da proibio de venda de cigarros para menores, para empresas que comercializam este produto. Legislao Trabalhista Normas de Proteo aos Menores - Para empresas empregadoras de menores Escala de Revezamento de Funcionrios - para empresas que exijam trabalhos em dias de repouso Aviso de Reembolso de Creches - Para empregadores que adotam este sistema Quadro de Horrio - Obrigatrio a todos empregadores ( exceto micro e pequenas empresas ) que no adotam registros individualizados de controle de horrios ( manuais, mecnicos e eletrnicos ). Segurana do Trabalho - Diversos avisos referentes a manuteno, armazenagem e manuseio de materiais perigosos, instalaes eltricas, interdio de uso, etc. Defesa do Consumidor Placa indicativa das condies de Vendas Prazo nos estabelecimentos comerciais e prestadores de servios que efetuam este tipo de venda. Legislao Estadual Tributria - Os estabelecimentos comerciais obrigados a emitir Nota fiscal devero colocar o cartaz " Sonegar Crime ". Defesa do Consumidor - Os estabelecimentos comerciais e de servios devero colocar cartaz com telefones e endereos de Polcia Civil, Procon e Ipen. Fiscalizao Sanitria - Colocao de cartaz com indicao do rgo sanitrio de fiscalizao 7

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Preos - Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preos afixados obrigatoriamente nos produtos, de forma visvel. Laudo do Corpo de Bombeiros V. RECURSOS HUMANOS - DEPARTAMENTO PESSOAL 1. Consideraes Gerais

O cumprimento das obrigaes trabalhistas e o recolhimento de encargos sociais e previdencirios requer especial ateno da Empresa e da ADCCONT, devido s complexas relaes trabalhistas entre empresa e empregado e tambm pela exigidade de tempo para execuo das rotinas mensais, cuja falta de adequado cumprimento impe severas multas ( mesmo quando cumpridas inadequadamente). Outra questo relevante nesta rea a diversidade de fontes de legislao existente e variveis entre categorias de empregados. Entre as diversas fontes destacam-se a CLT, Regulamentos do INSS e FGTS, Conveno Coletiva do Trabalho, etc. Sempre que surgirem dvidas nesta rea, recomendamos contatar o nosso Departamento de Recursos Humanos, atravs da sua chefia e por escrito. A seguir, estamos comentando as principais atividades nesta rea. 2. Admisso de Funcionrios Prazo O prazo legal para o registro de funcionrio de 48 horas. Deve-se evitar sempre a admisso e demisso de funcionrios no perodo em que a folha esteja em processo ( Geralmente aps o dia 20 de cada ms ) Documentos Para Admisso CTPS - Carteira de Trabalho e Previdncia Social Ficha de Admisso Atestado de Exame Mdico Admissional Foto 3x4 ( Uma ) Cdula de Identidade ( Cpia ) Carto de Identificao do Contribuinte CPF ( Cpia ) Ttulo de Eleitor ( Cpia ) Carteira Nacional de Habilitao - Para motoristas ( Cpia ) Certificado de Alistamento Militar ou Reservista ( Cpia ) Certido de Casamento ( Cpia ) Certides de Nascimento dos Filhos e Dependentes ( Cpia ) Carto de Criana dos Filhos Menores de 14 anos ( Cpia ) Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade Carteira de Vacinao dos filhos e Atestado de frequncia s aulas

A CTPS dever ser devolvida ao funcionrio no mximo em 48 horas e as cpias de documentos aps utilizao no prazo mximo de 5 dias. Contrato de Experincia recomendvel que na poca da contratao, seja firmado um contrato de experincia, pois sua falta, torna o prazo de experincia por tempo indeterminado, com o nus da necessidade de aviso-prvio para dispensa do empregado e multa de 50 % do FGTS. Ainda com relao ao Contrato de Experincia: O prazo mximo experimental de 90 dias (h excees de 75 dias) Pode ser prorrogada uma nica vez Na falta de interesse da continuidade do funcionrio, o contrato de experincia no poder superar a data limite, sob pena de passar a ser considerado por temo indeterminado, com o nus de uma resciso contratual. 8

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3. Resciso do Contrato de Trabalho Aviso Prvio O aviso prvio poder ser dado parte que deseje a resciso do contrato de trabalho e tem a durao de 30 dias. Caso a resciso tenha sido dada pelo empregador, o horrio de trabalho dever ser reduzido em 2 horas dirias ou convertidas em 7 dirias corridas. Se a resciso for promovida pelo funcionrio, sem a concesso do aviso prvio ao empregador, este descontar os salrios do tempo do aviso prvio. O prazo para quitao e homologao o primeiro dia til aps o trmino do aviso prvio Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia contado a partir da data da dispensa. No caso de empregados com mais de um ano obrigatria a homologao no sindicato da categoria ou Ministrio do trabalho Documentos Necessrios Para a Homologao Empregados Documentos Termo de Resciso do Contrato Carteira de Trabalho Livro ou Ficha de Registro de Empregados Aviso Prvio Comprovante de Aviso Prvio CD- Comunicado Dispensa Requerimento Seguro Desemprego Extrato do FGTS Atestado Mdico Demissional Cheque Administrativo/Dinheiro /Depsito Bancrio 6 ltimas guias do FGTS-GFIP GRFP Paga GRs das contribuies sindicais do exerccio Carta de Preposto Cuidados Especiais na Dispensa Caso a resciso ocorra 30 dias antes da data base da categoria ( reajuste anual ), dever ser pago uma indenizao adicional de um ms do salrio do empregado (salrio nominal). necessrio consultar a Conveno Coletiva da Categoria, pois esta pode assegurar direito especial de estabilidade. 4. Frias Frias Normais e Coletivas A cada 12 meses, os funcionrios tero direito a 30 dias de frias, sem prejuzo de sua remunerao. O pagamento as frias ser acrescido de 1/3 ao salrio normal. O empregado pode ainda, converter 1/3 das frias em abono pecunirio. Concesso A poca de concesso das frias dever ser a de melhor convenincia do empregador Caso vencidos 2 perodos de aquisio, o empregado far jus ao recebimento do perodo em dobro, incluindo o adicional de 1/3. Somente em casos excepcionais para maiores de 18 anos e menores de 50 anos, as frias podero ser concedidas em 2 perodos, um dos quais no poder ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de 18 anos ter direito a frias coincidentes com o perodo escolar. 9 Menos de 1 Ano X X X X X X X X Mais de 1 Ano X X X X X X X X X X X X

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Podero ser concedidas frias coletivas a todos empregados, setor ou estabelecimento especfico. Neste caso, o Ministrio do Trabalho e o Sindicado devero ser comunicados com 15 dias de antecedncia, alm da fixao de avisos nos locais de trabalho. As frias devero ser comunicadas ao empregado no mnimo 30 dias antes do seu incio e anotao a respeito dever ser efetuada na Carteira de trabalho antes que o funcionrio entre em frias Perda do Direito

No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo aquisitivo permanecer em licena remunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdncia Social por mais de 6 meses, ainda que descontinuado. No pode ser promovido desconto de falta a ttulo de frias. Haver reduo do perodo de frias sempre que o funcionrio tiver mais de 5 faltas injustificadas durante o perodo aquisitivo. Pagamento O pagamento de frias dever ocorrer at 2 dias antes do incio das frias 5. Horrio de trabalho Durao A durao normal da jornada de trabalho no dever ultrapassar a 8 horas dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao. Trabalho Noturno O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal (h excees firmadas em Convenes Coletivas). Trabalho aos Domingos O trabalho aos domingos, exceto para algumas atividades especficas, requer autorizao prvia dos rgos do Ministrio do Trabalho e o cumprimento das demais posturas da legislao local. A remunerao das horas trabalhadas aos domingos no mnimo 100% superior s horas normais. Horas Extras A jornada poder ser aumentada em at 2 horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a remunerao mnima das horas extras 50% superior da hora normal. Muitas das convenes coletivas tm fixado este percentual em patamares superiores. Controle de Ponto As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de freqncia atravs de livro ou registro de ponto, que demonstre a hora de entrada e sada dos funcionrios. Dever ainda conter o horrio de almoo prassinalado e portar a assinatura do empregado. Lembramos que h Convenes Coletivas que exigem a anotao do ponto para qualquer nmero de empregados. Intervalo para Repouso e Alimentao Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contnuas dever ser concedido um intervalo mnimo de 1 hora para repouso e alimentao. Este intervalo no computado na durao do trabalho e no dever ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que traga a previso dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horas e inferiores a seis, dever ser observado intervalo mnimo de 15 minutos. H, ainda, situaes especiais de intervalo, como no caso dos digitadores e de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas. Intervalo entre Jornadas 10

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O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11 horas.

Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres so iguais em direitos e deveres, pela prpria diferena natural existente, a legislao estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, como, por exemplo, o perodo para amamentao. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT, quanto por acordos e convenes coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas especficas, at pelas condies prprias de determinadas atividades e tarefas. 6. Remunerao Pagamento dos Salrios O pagamento dos salrios devem ser efetuado at o 5 dia til do ms subseqente ao vencido. Adiantamento Salarial A concesso de adiantamento salarial, cuja data varivel e relacionada com a data em que efetuado o pagamento mencionado no item anterior, de acordo com a maioria das convenes coletivas. Itens que Integram os Salrios Alm dos salrios propriamente ditos so considerados para efeito de remunerao tambm as comisses, percentagens, gratificaes, dirias para viagens quando excedentes a 50% do salrio do empregado, e abonos. Garantias De acordo com a legislao vigente, no existe a possibilidade de reduo salarial, bem como, no pode haver desigualdade de salrios entre dois funcionrios com diferena de tempo de servio na mesma funo inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade. Vale Transporte Consiste no custeio das despesas dos empregados para a locomoo ao local de trabalho. custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salrio do empregado mediante comprovao atravs de recibo emitido pelas empresas autorizadas. Outras Vantagens e Benefcios Os benefcios concedidos por acordo individual ou conveno coletiva no podem ser suprimidos, exceto por surgimento de algum fato novo que justifique a supresso. Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens adicionais so ticket refeio, cesta bsica e assistncia mdica. 7. Dcimo Terceiro Salrio Normas Gerais A todos assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20 de dezembro de cada ano, equivalente a um salrio mensal ou proporcional ao tempo de servio, caso inferior a um ano. Antecipado por Ocasio da Concesso de Frias A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por ocasio da concesso das frias, sempre que o empregado assim o solicitar at 31 de janeiro do ano a que se refere. 11

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Prazo para Pagamento Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das frias, a mesma dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela dever ser paga at o dia 20 de dezembro do respectivo ano. 8. Obrigaes Legais em Geral Livros que Devem Permanecer no Local de Trabalho H a obrigatoriedade do Livro de Inspeo do Trabalho que deve ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados, para verificao e eventuais anotaes dos autos de infrao e dos termos de ocorrncia. Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de Empregados devero ser apresentados fiscalizao, sempre que solicitados. Normas Regulamentadoras Foram institudas as NR - Normas Regulamentadoras, que dispem sobre vrios aspectos voltados a diminuir os riscos de insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho, dos quais ressaltamos: PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes EPI Equipamentos de Proteo Individual Estojo de Primeiros Socorros Dever ser mantido em cada um de seus estabelecimentos o material necessrio prestao de primeiros socorros, que deve ser mantido aos cuidados de pessoa treinada adequadamente . 9. Inscrio dos Scios ou Diretores na Previdncia Social So segurados obrigatrios na qualidade de contribuintes individuais, os seguintes : diretor no empregado; todos os scios ; o scio gerente . Para os segurados filiados at 28.11.99, a contribuio previdenciria ser correspondente a 20% (vinte por cento) dos valores constantes de uma escala de salrios-base, e para os inscritos aps 28.11.99, a contribuio ser sobre o valor total da remunerao percebida decorrente do trabalho (pr-labore). VI. SERVIOS DE TERCEIROS Na contratao de servios de terceiros, deve ser observado: 1. Pessoas Fsicas So aquelas que normalmente esto registradas como autnomas nas Prefeituras Municipais e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autnomos). Exigir o competente RPA (recibo de pagamento a autnomo), descrevendo os servios prestados e todos os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF, nmeros de inscrio no CPF e no PIS, endereo completo, declarao de dependentes, etc. essas informaes sero necessrias no preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatrios. Descontar dos valores a serem pagos pela fonte do Imposto de Renda, de acordo com a tabela de incidncia desse tributo e exigir a declarao de dependentes do Imposto de Renda, quando for o caso ; e do INSS. O valor bruto dos servios prestados deve ser includo na base de clculo do INSS para efeito do recolhimento da quota previdenciria da Empresa tomadora dos servios (20%). Para as PFs sem registro nas PMs, descontar o ISS na fonte de acordo com as alquotas especficas

Devem ainda ser considerados quanto s legislaes previdencirias e trabalhista que o pagamento com habitualidade poder caracterizar vnculo empregatcio, implicando em riscos de aes trabalhistas ou autuaes administrativas. 12

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2. Pessoas Jurdicas A empresa contratante deve atentar para os seguintes detalhes: Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as condies bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas; Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil; Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados; Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de Renda na Fonte, de 1,5 % pela lista das 40 atividades, bem como das atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de auto reteno; idem em relao s retenes da CSLL 1%; do Pis 0,65% e da Cofins 3%, no caso de faturamento mensal superior a R$ 5.000,00 Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos previstos em lei (cesso de mo de obra e trabalhos sob empreitada), que de 11% . VII. DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA As principais operaes referem-se a pagamentos, emprstimos bancrios, descontos ou a cobrana de ttulos, quitaes de emprstimos e de leasing, despesas bancrias, etc. 1. Pagamentos Referem-se a pagamentos de qualquer natureza, atravs da rede bancria desde cheques at transaes via Internet (home banking). Devem ser mantidos em seus arquivos cpia do documento de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc.) juntamente com todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicatas, faturas, , comprovantes de depsito, guias de recolhimento de impostos e contribuies sociais, etc.). 2. Recebimentos Dizem respeito aos recebimentos de valores (depsitos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros, etc.). Os valores nos extratos bancrios devem permitir identificao do valor recebido, principalmente quanto sua natureza, dos dados do remetente, etc. e individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, etc.). Os demais recebimentos (emprstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados. 3. Emprstimos Bancrios Devem ser identificadas e resumidas as principais caractersticas de cada contrato, tais como: Tipo e natureza do contrato; Valor do emprstimo; Prazos de vencimento; Prazos de carncia; Encargos (juros, spread, etc..); Garantias concedidas;

Esse resumo deve ser anexado cpia do contrato e encaminhado para o adequado controle e registro das operaes. 4. Aplicaes Financeiras

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Estas operaes incluem dentre outras, as seguintes aplicaes financeiras: fundos de investimento, poupana, letras do tesouro, etc. Dever ser enviada ao nosso escritrio a documentao das aplicaes, bem como os extratos mensais de movimentao, para a contabilizao e registro dos rendimentos proporcionais. VIII. DESPESAS E CUSTOS 1. Conceitos Gerais Sobre Despesas e Custos As despesas/custos realizadas devero estar obrigatoriamente relacionadas com a atividade da empresa e comprovadas atravs de documentao idnea, em nome da empresa, com a discriminao da data do evento, valor, itens ou servios prestados, etc.. No so aceitas, por exemplo despesas particulares dos scios: despesas de kilometragem, pedgios, etc. se a empresa no possu veculos, dentre outras. 2. Aspectos Fiscais Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS/CS/PIS/COFINS (conforme citado anteriormente no item VI), devendo ser enviadas em tempo hbil ADCCONT para clculo e preparao das guias de recolhimento . As empresas comerciais e industriais devero enviar as contas de luz e telefone Adccont juntamente com as notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS, se aplicvel. A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos so reconhecidos pela legislao. 3. Aspectos Administrativos Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou manuteno em seus clientes, permitido a elaborao de relatrio peridico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em Km se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas, passagens areas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos. Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex.: Manuteno dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc.. A ADCCONT efetua conferncia da documentao recebida e em algumas situaes, detectou problemas de pagamento que posteriormente demonstrou desfalques, muitas vezes por problemas de falta de ateno na prpria empresa.

IX. ESTOQUES

1. Conceitos Inclui as matrias primas, produtos em fabricao e acabados, material auxiliar e embalagem, nas empresas comerciais e industriais. 2. Inventrio Fsico Os produtos em poder da empresa, bem como os em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser inventariados/relacionados observando-se os seguintes itens: descrio do item, classificao na ABNT, quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total.

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Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pela legislao federal e estadual e para a apurao do resultado do exerccio. Para a avaliao dos estoques de matrias primas e acabados, utiliza-se usualmente o custo mdio de aquisio ou de produo, sendo aceito tambm outras formas de avaliao como o PEPS e o Lote Especfico. A escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio deve ser efetuada em 60 dias de acordo com a legislao do ICMS, enquanto a legislao federal determina que mesmo deva ser escriturado no trmino do perodo. Sua falta de escriturao bem como do livro de Controle da Produo e do Estoque sujeitam o contribuinte a multa elevada. As diferenas encontradas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo fisco, sendo que alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade com o produto ou mercadoria . A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra, devero ser estornados. As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccio seguinte, bem como, os imveis prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio. A ADCCONT possui um Departamento de Auditoria, que pode auxiliar os clientes, quando solicitado, no planejamento e acompanhamento de inventrio fsico. 3. Compras, Transferncias e Beneficiamento de Mercadorias. As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar para as empresas crditos tributrios (IPI, ICMS, etc.) passveis de compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade. As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do adquirente, condies de pagamento, descrio dos produtos e destaques dos impostos incidentes, no esquecendo de anotar a data de recebimento da mercadoria. vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas registradores e notas fiscais simplificadas. 4. Escriturao dos Livros Fiscais As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios. Para tanto se faz necessrio o envio peridico (dentro do prprio ms) da primeira via, ADCCONT. 5 . Controle Financeiro das Compras Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo. As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento e sempre vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de um carimbo prprio, esclarecendo quanto sua quitao. Salientamos que a simples referncia de venda vista, no quita a nota fiscal. 7. Transferncias, Remessas e Devolues Os recebimentos de mercadorias em transferncias de depsitos ou filiais, e os recebimentos por remessas de ou para conserto ou industrializao, bem como as devolues, devero receber uma orientao especial da ADCCONT. X. IMOBILIZADO 15

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1. Conceito Imobilizado o conjunto de bens e direitos no objetos de comercializao e que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes), maquinas, computadores, moveis, instalaes e ferramentas, marcas, patentes, direito de uso, etc. 2. Aquisio Os comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura, recibo, etc.) e o documento original ou uma cpia devero ser enviados ADCCONT para registro fiscal e contbil. Na compra de veculo de pessoa jurdica, tirar uma cpia da nota fiscal e na compra de particular, tirar uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma e antes de envi-lo para efetivar a transferncia. Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exigir tambm a nota fiscal correspondente. No se esquecer que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de pagamento. Exigir do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua segurana. Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consultar a ADCCONT, pois alm de diversas exigncias burocrticas h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.). No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao), consultar a ADCCONT sobre as implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao. 3. Venda e Baixas de Imobilizado Antes de efetuar uma venda consultar a ADCCONT sobre o valor do bem a ser alienado, pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes, e o resultado da venda pode ser objeto de tributao pelo Imposto de Renda/Contribuio Social. A baixa de imobilizado decorre de quebra, entrega de imvel, substituio de equipamento por outro novo, etc. Segundo a legislao, certas baixas do imobilizado devem ser suportadas por um laudo tcnico. A empresa dever informar a ADCCONT sobre a baixa, para orientao e posterior contabilizao. Na venda de veculo emitir a nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tirar cpia do documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de entreg-lo ao comprador. Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para determinadas operaes. No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de seguro, enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido. 4. Depreciao e Amortizao Os bens do imobilizado so depreciados de acordo com as taxas permitidas pela legislao. As Benfeitorias em Propriedade de Terceiros so amortizadas pelo prazo de vigncia do aluguel do imvel. As principais taxas de depreciao so ( ao ano ): Imveis - 4 % Mveis, Utenslios e Instalaes - 10 % Veculos - 20 % Equipamento de Informtica e Softwares - 20 % Mquinas e Equipamentos - 20 % XI. VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E PRESTAO DE SERVIOS 16

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1. Aspectos Fiscais A base de clculo para o pagamento de vrios impostos, tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E COFINS, so as vendas de produtos e servios. Se a Empresa optar pela modalidade do lucro presumido para o pagamento do Imposto de Renda e Contribuio Social, as vendas comporo tambm a base de clculo dos mesmos. Se optante pelo Simples, as ME ou EPP , pagaro esse imposto com base nas suas vendas, o mesmo acontecendo para as optantes do Simples Paulista, com relao ao ICMS . As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a legislao vigente, em ordem seqencial e sem interrupo, em modelos prprios, destacando-se principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as condies de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operao. O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento especfico e a ADCCONT dever ser consultada a respeito, sendo que obrigatria a guarda na via fixa da nota fiscal . O destaque do talonrio da nota fiscal dever ser efetuado no momento da sada das mercadorias, sendo necessria a assinatura do recebedor no respectivo canhoto e anex-lo na via fixa do talonrio. As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pr-datados, cobrana bancria, carto de crdito, etc. . 2. Escriturao dos Livros Fiscais Conforme nosso Contrato de Prestao de Servios, as notas fiscais e os cupons fiscais devero ser escriturados nos livros definidos pela legislao pertinente. O envio peridico Adccont de uma via dos respectivos documentos ou do resumo dirio dos equipamentos emissores de cupons fiscais, Adccont ser efetuada mediante protocolo e de acordo com a periodicidade definida no cronograma pr estabelecido . 3. Prestadores de Servios Para os servios tomados observar os destaques obrigatrios do Imposto de Renda, ISS, CS, PIS, Cofins e/ou o INSS, a serem retidos na fonte, conforme item VI. As empresas dispensadas da emisso da nota fiscal devero emitir o recibo ou a fatura pr-forma enviando uma cpia para a Adccont para contabilizao. 4. Transferncias e Remessas de Mercadorias Devero ser emitidas Notas Fiscais para os casos de transferncias para depsitos ou filiais, remessas para beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas anteriormente, e enviadas Adccont. Em caso de eventuais dvidas dever ser consultado o departamento fiscal da Adccont. 5. Devolues de Vendas Devero ser observados os requisitos previstos pela legislao fiscal e consultado o departamento fiscal da Adccont em caso de dvidas. XII. RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS 1. Prazos e Informao Contabilidade Devero ser observados os prazos de recolhimento dos tributos, pois em caso de eventual atraso incidir multa, juros de mora e correo alm do risco de recebimento de notificaes e ocorrncia de fiscalizaes. Enviar mensalmente para a contabilidade da Adccont as guias quitadas no ms imediatamente anterior, para o devido registro contbil . 2. Tabela de Tributos

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No ANEXO II, estamos apresentando uma tabela dos tributos incidentes no mbito federal, estadual ( So Paulo ) e Municipal ( So Paulo ). XII. ARQUIVOS A Adccont manter dois tipos de arquivos: Documentos Contbeis e Documentos Legais:

1. Documentos Contbeis Sero arquivados em caixas prprias e enviadas aos clientes no trmino do exerccio. No caso de documentao de clientes arquivadas em empresas especializadas, a ADCCONT providencia a retirada ou envio desta documentao. Os principais documentos contbeis so: notas de compra/servios notas de vendas/servios extratos bancrios duplicatas pagas comprovantes de despesas/custos cpias de cheques comprovantes de dbitos/crditos bancrios outros documentos contabilizados 2. Prazos para Guarda de Documentos A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista, previdencirio, etc.). *****

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ANEXO

TABELA DE TRIBUTOS

Tributos IRPJ - Lucro Real CSSL - Lucro Real IRPJ Trimestral - Lucro Presumido CSSL Trimestral - Lucro Presumido IPI - Imposto s/ Produtos Industrializados Simples Federal Cofins Cofins no Cumulativo Pis - Faturamento Pis - No Cumulativo CSLL/Cofins/Pis

Cdigo 5993 2484 2089 2372 5123 6106 2172 5856 8109 6912 5952

Vencimento Dia 30 do ms subseqente ao fato gerador Dia 30 do ms subseqente ao fato gerador Dia 30 do ms subseqente ao trimestre encerrado Dia 30 do ms subseqente ao trimestre encerrado Dia 30 do ms subseqente ao fato gerador Dia 10 do ms subseqente ao fato gerador Dia 15 do ms subseqente ao fato gerador Dia 15 do ms subseqente ao fato gerador Dia 15 do ms subseqente ao fato gerador Dia 15 do ms subseqente ao fato gerador ltimo dia til da semana subsequente da quinzena que tiver ocorrido o pagamento pessoa jurdica prestadora do servio Dia 15 do ms subseqente ao fato gerador Dia 2 do ms subseqente ao fato gerador Dia 7 do ms subseqente ao fato gerador 3 o. dia til da semana subseqente ao fato gerador 3 o. dia til da semana subseqente ao fato gerador 3 o. dia til da semana subseqente ao fato gerador 3 o. dia til da semana subseqente ao fato gerador 3 o. dia til da semana subseqente ao fato gerador

INSS - GPS Individual INSS - GPS Funcionrios/Patronal GFIP - FGTS IRRF - Sobre Servios Prestados de Pessoas Jurdicas para Pessoas Jurdicas IRRF - Sobre Comisses de Pessoas Jurdicas para Pessoas Jurdicas IRRF - Sobre Alugueis IRRF - Sobre Salrios/Pr Labore IRRF - Sobre Servios Prestados por Pessoas Fsicas para Pessoas Jurdicas

1007 2100 0115 1708 8045 3208 0561 0588

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