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ARQUIVO E DOCUMENTAO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.

Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes; so classificados em dois grupos:

1.1 Quanto ao gnero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes: textuais: so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de iamgem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento.

2 Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fotogrficos. Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo especficas. Informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. de imagens, mediante utilizao de tcnicas

1.2 Quanto natureza do assunto Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:

a) Ostensivo b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e Reservado)

2. ARQUIVO
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, exarquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros Segundo a Lei n 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Material sobre o qual as informaes so registradas.

Atividades especficas do arquivo

Receber os documentos

Organizar os documentos

Preservar os documentos

Disponibilizar os documentos

2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS servir administrao, constituindo-se, conseqentemente, em base do conhecimento da Histria. 2.3 FUNO guarda e conservao dos documentos, visando a sua utilizao.

2.4 IMPORTNCIA DO ARQUIVO Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca mas tambm com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza. Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, microgrfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informaes vitais para a manuteno das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

4 2.5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: Horizontal e Vertical. Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da informao. Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS


Os arquivos so classificados em quatro grupos assim especificados: 3.1 - Quanto extenso de sua atuao

Arquivos setoriais

Arquivos gerais ou centrais

3.2 - Quanto natureza dos documentos Arquivo especial Arquivo especializado

3.3 - Quanto entidade mantenedora

Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:

Pblico

Institucional

Comercial

Familiar ou pessoal

5 3.4 - Quanto ao estgio de evoluo

Arquivo 1 idade

ou

Corrente

Arquivo 2 idade

ou

Intermedirio

Arquivo 3 idade

ou

Permanente

4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES


Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a criao, o uso, a manuteno, a guarda, o descarte ou a preservao dos documentos, visando alcanar a recuperao da informao e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento (material permanente e de consumo). Os arquivos correntes correspondem s atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outras denominaes similares. Embora as atividades de protocolo, expedio e arquivo corrente sejam distintos, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes:

6 a) Protocolo que inclui como setores de recebimento e classificao: Recebimento e Classificao - Receber, separar e distribuir as correspondncias oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; encaminhar os papis ao setor de registro e movimentao etc.; Registro e Movimentao - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio; anexar a segunda via da ficha ao documento

encaminhando-o ao seu destinatrio; arquivar as fichas do protocolo em ordem numrica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc. b) Expedio que como rotina receber a correspondncia enviada do protocolo; verificar se no faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cpias; separa original das cpias; expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mos; Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes. Para se alcanar tais objetivos necessrio utilizao de mtodo que veremos mais frente. d) Emprstimo e consulta sem dvida uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando recuperao rpida e completa da informao. De modo geral, os documentos s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os

7 documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. Recomenda-se, salvo alguns casos, que os documentos no sejam retirados das pastas para emprstimo, para facilitar o profissional deve colocar uma Guia fora no lugar, informando onde se encontra o documento. A utilizao da guia fora facilita o rearquivamento e possibilita a cobrana das pastas no devolvidas no prazo estipulado. e) Destinao H documentos que freqentemente so usados como referncia, h outros aos quais se faz referencia com menos freqncia ou quase no so usados e ainda aqueles que, aps a concluso do assunto, no sofrem nenhum uso ou referncia. Devido a essas diferenas relativas ao valor e freqncia de uso dos documentos, a avaliao, a seleo, a eliminao de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.

5. ORGANIZAO DE ARQUIVO
A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases constitudas em: 5.1. LEVANTAMENTO DE DADOS Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alteraes que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas alm de buscar entender as finalidades, funes a atividades, o volume da documentao, o gnero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espcies de documentos mais freqentes (cartas, relatrios etc), os modelos e os formulrios, bem como os mtodos de arquivamento adotados e conceito de conservao dos documentos.

Legislao pertinente:

mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas e procedimentos

mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos

8 Organizao organograma: grfico que representa a organizao formal da instituio delineada pelo estudo, permitindo a visualizao dos diversos rgos que integram a organizao e seus respectivos nveis hierrquicos. Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus rgos.

Documentao gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc; tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas, listagem de computador; volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por ms; estado fsico: necessidade de restaurao.

Processos rotinas e formulrios em uso na empresa; registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondncia com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data); Recursos Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nvel das pessoas, escolaridade); fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento; ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo. arranjo e classificao documental.

9 5.2. ANLISE DE DADOS COLETADOS

Em resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo est sendo organizado.

5.3. PLANEJAMENTO

Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a localizao do arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de sua evoluo corrente, intermedirio e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades da instituio, devendo estar divido em trs partes: 1 parte Sntese da situao real encontrada; 2 parte Anlise e diagnstico da situao; 3 parte Projeto propriamente dito, com prescries, recomendaes, procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantao. 5.4. IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do projeto arquivstico e seu acompanhamento.

6. CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS


Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies. O papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose,

10 tambm h outros agentes de deteriorao que so os insetos, roedores e o prprio homem. Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorizao dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenes e a higiene, entre outros. Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorizao.

6.1. Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.

6.2. Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento especficos (higienizao, reparos e acondicionamento). Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um

programa de conservao.

6.3. Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico.

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7. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivstico. O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no inventrio da instituio, que relaciona todo o seu patrimnio. J o material de consumo, denominado arquivstico, no deve ser includo no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs anos e constantemente substitudo.

Material Permanente: Arquivos, estantes ou armaes, armrios, fichrios, etc.

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papeis, etc.).

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8. MICROFILMAGEM
A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionrio de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transaes bancrias. Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e

simplificando as tarefas de rotina administrativa. O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena frao do formato original. Pelo seu tamanho no legvel a olho nu; apesar da extrema reduo, mantm as caractersticas fies do documento e pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura. So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao. Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes com vrias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos, as mais utilizadas so as seguintes: rolo de microfilme; jaqueta; microfichas; carto-janela.

A utilizao da microfilmagem est prevista na Lei Federal n. 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

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9. MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organizao. Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas: Direto Sistemas Indireto

Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e padronizados:

BSICOS
9.1 - MTODO ALFABTICO o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao.

REGRAS DE ALFABETAO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos

14 Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos

15 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira Jos 5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Antnio Almeida Filha Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique

16 Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge Abreu Neto, Jorge 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge

17 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Chales Du Pont, Chales Mac Adam, John OBrien, Gordon

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Al Bem-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yutang

18 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quino Congresso de Geografia 3 Congresso de Geologia Aquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3)

19 Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras.

Exemplo:

Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Felix Pacheco, Jos

Colocam-se remissivas em: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos Felix Alves

9.2 - MTODO NUMRICO Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico.

9.2.1. Numrico Simples Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica.

9.2.2. Numrico Cronolgico Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data. adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo.

20 Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico, de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao. 9.3 - MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO) No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico. O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionria e ordem enciclopdica.

9.3.1. Alfabtico a) Dicionrio Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem alfabtica.

b) Enciclopdico Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados alfabeticamente.

9.3.2. Numrico O numrico pode ser subdividido em: decimal e duplex.

a) Decimal A diviso dos assuntos parte do geral para o particular. As 10 primeiras divises so denominadas classes; as 10 seguintes, subclasses, e, a seguir, diviso, grupos, subgrupos, subsees etc. A tabela com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou cdigo. necessrio a organizao de um ndice alfabtico.

21 b) Duplex Neste mtodo, a documentao dividida em clases, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a minscula. A quantidade de classes a ser aberta ilimitada, por isso, exige-se muito cuidado para no serem abertas pastas para assuntos, como primrias, de assuntos j incluidos em subclasses. possibilitar a abertura ilimitada de classes. preferido ao decimal por

9.4 - MTODO GEOGRFICO O mtodo geogrfico do sistema direto. a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. As melhores ordenaes geogrficas so: a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Exemplo: ESTADO Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo CIDADE Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo (capital) Lorena CORRESPONDENTE Sobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra, Gilson Silva, Alberto

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais.

22 Exemplo: CIDADE Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro So Paulo ESTADO Rio de Janeiro Amazonas So Paulo Amazonas Rio de Janeiro So Paulo CORRESPONDENTE Almeida, Jos de Santos, Antnio J. Silva, Alberto Sobreira, Lusa Rodrigues, Isa Corra, Gilson

No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo em diferentes estados.

Exemplo:

Braslia (Distrito Federal) Braslia (Minas Gerais) Itabaiana (Paraba) Itabaiana (Sergipe)

Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. Exemplo: PAS Frana Frana Portugal Portugal Portugal CIDADE Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto CORRESPONDENTE Unesco Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio

VANTAGEM

DESVANTAGEM

23 Busca direta. Fcil manuseio. Exige duas classificaes local e nome do correspondente.

TERMINOLOGIA
ACERVO totalidade dos documentos conservados num arquivo

ANLISE confirmao ou no da codificao adotada pelo protocolo (se o documento chegar ao arquivo corrente sem classificao, este o momento de classific-lo); complementao da classificao por outros mtodos de arquivamento (nome, local, data), se necessria;

estabelecimento de referncias cruzadas.

ARQUIVAMENTO -

insero

do

documento

na

unidade

de

arquivamento pr-estabelecida, utilizando pastas adequadas e sinalizao visvel (projees, etiquetas etc).

ARQUIVOLOGIA disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados utilizao. na sua constituio, organizao, desenvolvimento e

ATIVIDADE-FIM conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de funcionamento. documentos de carter substantivo para o seu

ATIVIDADE-MEIO conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies

24 especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.

AVALIAO processo de anlise de documentos, visando a estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos.

CLASSIFICAO: paralelo ao estudo, fazemos a classificao que a interpretao do documento com base num cdigo adotado;

CODIFICAO: colocao de smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado;

DESTINAO encaminhamento dos documentos, em decorrncia da avaliao, guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou mudana de suporte.

DOCUMENTO: Unidade de registro de informao, qualquer que seja o suporte utilizado.

ELIMINAO: Destruio de documentao que, na avaliao, foram considerados sem valor peranente. Tambm chamada expurgo de documentos.

ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos qual a entrada (assunto) que vai ter, se existe algum antecedente (dossi);

FUNDO o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituio, entidade ou pessoa.

25 principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos

permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. - a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana de suas atividades, mantido o princpio da provenincia.

INSPEO: feita para sabermos se os documentos se destinam ao arquivo, ou apenas para informao; verificao no s da presena do competente despacho de arquivamento, como tambm da existncia de antecedentes,

providenciando-se a devida reunio, se for o caso.

ORDENAO: dispor os documentos de acordo com a classificao e a codificao dada.

OPERAES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom desempenho no arquivo, a documentao passa por uma srie de fases at o arquivamento, a consulta e o emprstimo.

SELEO: Separao de documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrio e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

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EXERCCIOS

01) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio da administrao pblica brasileira as funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados de assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com: (CEFET/RJ) a) os critrios estabelecidos por cada rgo; b) a espcie documental. c) a tipologia documental. d) o regimento do organismo. e) as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. 02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referncias para a ordenao dos documentos de arquivo so: (CEFET/RJ) a) nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, objeto ou tema especfico do documento. b) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, notao. c) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, cdigo de classificao. d) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, recolhimento e) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, transferncia. 03) A avaliao uma funo arquivstica que visa a identificar o valor primrio e o valor secundrio de um documento. Respectivamente, o valor primrio e valor secundrio significam: (CEFET/RJ) a) a qualidade do documento primeiramente recebido a qualidade do documento recebido posteriormente b) a qualidade do documento simples a qualidade do documento complexo c) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou a qualidade do documento utilizado por todos d) a qualidade do documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, ou seja, nas razes para as quais o documento foi criado a qualidade do documento baseado nas utilizaes no imediatas ou cientficas , ou seja, de testemunho privilegiado e) a qualidade do documento da idade corrente a qualidade do documento da idade intermediria 04) As obras de referncia que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentes so chamados de: (CEFET/RJ) a) planos de classificao de documentos b) planos de classificao de documentos por assunto c) tabela de temporalidade d) instrumento de localizao e) instrumento de pesquisa 05) O projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ) a) programa de engenharia b) programa de conservao c) projeto de restaurao d) projeto de acondicionamento de acervo e) programa de acervo

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06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo constitudo por um: (CEFET/RJ) a) conjunto de coleo de documentos b) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administraes, pessoas fsicas ou jurdicas c) conjunto de textos manuscritos d) conjunto de documentos recebidos e) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administrao, de uma mesma pessoa fsica ou jurdica 07) As instituies produzem e acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus assuntos, o que exige muita ateno na leitura e interpretao dos documentos analisados pelos arquivistas. Observe o seguinte documento:
Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005 Ilmo. Sr. Silva e Silva Departamento de Recursos Humanos Av. Presidente Vargas, 37/808 Rio de Janeiro RJ Prezado Senhor Encaminho as correspondncias e os pareceres, desta Diretoria Comercial, sobre a admisso de pessoal, para incio imediato na matriz da nossa empresa. Ressalto que as vagas so referentes Psicologia do Trabalho e da Educao. Atenciosamente Monteiro e Monteiro Diretor Assistente

O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais: (CVM, 2005) a) encaminhamento de correspondncia, admisso imediata, Diretoria Comercial b) admisso pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educao c) parecer, comercial, matriz da empresa d) referncia, psicologia, trabalho e educao e) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psiclogos 08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usurio no acesso aos documentos e aos instrumentos de pesquisa objetivo de servio denominado: (Eletrobrs) a) intercmbio b) disseminao seletiva c) transferncia da informao d) referncia e) recuperao da informao 09) A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de critrios fundamentais que levem em considerao: (Eletrobrs) a) legislao em vigor; comutao bibliogrfica internacional, aplicao de normas internacionais b) preceitos tcnicos da arquivologia, legislao em vigor e relao custo/benefcio de sua implantao c) relao custo/benefcio de sua implantao; aplicao de normais internacionais; comutao de registros documentais nacionais e internacionais d) comutao bibliogrfica; normais internacionais de websites; princpios arquivsticos e) fundamentos arquivsticos, insero no Programa da Sociedade da Informao; comutao de registros documentais internacionais

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10) O mtodo de indexao coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperao da informao e exige a estruturao de um vocabulrio controlado. O mtodo consiste na atribuio de nmeros em ordem crescente a documentos ou grupo de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperao dos documentos r feita a partir das palavras chave. Auditoria Interna 000 001 002 003 004 005 006 40 31 72 13 44 15 36 50 71 52 83 64 185 116 103 215 263 Proposta oramentria 003 004 005 006 33 54 85 76 93 94 155 116 163 104 165 246

007 008 009 07 48 19 97 88 39 477

000 001 002 20 41 12 50 81 32 121

007 17 57 127

008 009 28 69 68 119 148

Nesse sentido, para recuperar o nico documento que trata da elaborao da proposta oramentria e auditoria interna da empresa MVC, necessrio apresentar os documentos de nmeros: (CVM, 2005). a) 20 e 40 b) 31 e 93 c) 44 e 94 d) 50 e 116 e) 103 e 127 11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infrao. Para elucidar-los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganizao do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas so: as vrias origens dos documentos foram mescladas; no existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes esto misturados aos intermedirios e permanentes; existem, desordenadamente, vrias revistas especializadas, catlogos de preos, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar essa organizao : (CVM, 2005) a) solicitar a colaborao do diretor da empresa b) fazer o levantamento documental c) numerar o acervo para eliminar os documentos d) arranjar sistematicamente a documentao e) elaborar os instrumentos de pesquisa 12) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende trs idades: os arquivos correntes, que mantm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurdico; os arquivos intermedirios, que guardam os documentos que j ultrapassaram o prazo de validade jurdico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos so preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localizao fsica. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: (CVM, 2005) a) fora da cidade, arquivo nacional b) prxima ao corrente, lugar descentralizado c) acima de estrutura, rea de segurana d) em torno da capital, perto do centro e) junto ao produtor

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13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. De acordo com ela, os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos: (BNDES, 2002) a) produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoas fsicas, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos b) produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos e privados de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e jurdicas, qualquer que seja o suporte a informao ou a natureza dos documentos c) e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou transferncia para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituio pblica ou privada, em decorrncia de suas atividades ligadas ao servio pblico ou no, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu respectivo nvel de competncia, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos 14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que determina o: (UFRJ, 2004) a) conjunto de classificaes b) mtodo de arquivamento c) sistema de notaes d) descarte de projees e) instrumento de pesquisa 15) A classificao Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: (UFRJ, 2004) a) cinco classes principais e cinco classes gerais b) seis classes principais e quatro classes gerais c) sete classes principais e trs classes gerais d) oito classes principais e duas classes gerais e) nove classes principais e uma classe geral 16) Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo: (UFRJ, 2004) a) enciclopdico b) numrico c) dicionrio d) unitermo e) geogrfico 17) Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo principal do arquivo: (UFRJ, 2004) a) onomstico b) permanente c) especializado d) intermedirio e) estratgico 18) Na mensagem: informamos que, na reunio ordinria da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o oramento para o ano 2005, as palavras-chaves principais so: (UFRJ, 2004) a) informao, reunio e ordinria b) reunio ordinria, Sub-Reitoria de Planejamento e oramento para 2005 c) informao, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ d) reunio ordinria, informao e oramento para 2005 e) informao, UFRJ e ano 2005

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19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valores informativos e probatrios, atividade da comisso de: (UFRJ, 2004) a) avaliao de documentos b) incinerao de documentos c) restaurao de documentos d) movimentao de documentos e) preservao de documentos 20) Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de: (UFRJ, 2004) a) operacionalidade b) caducidade c) organicidade d) temporalidade e) originalidade 21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004) a) monitorao b) climatizao c) esterilizao d) fumigao e) refrigerao 22) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo, a tabela de: (UFRJ, 2004) a) temporalidade b) prescrio c) destinao d) equivalncia e) conservao 23) So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004) a) primrio b) permanente c) especial d) intermedirio e) corrente 24) Os princpios tericos e prticos de arranjo e descrio consagrados pela Arquivstica contempornea aplicam-se: (MPEAm, 2002) a) aos acervos arquivsticos pblicos e privados b) tanto aos arquivos como s bibliotecas c) aos arquivos, s bibliotecas e aos museus d) s colees de particulares e de organismos privados e) aos acervos hemorogrficos por particulares 25) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificao de documentos?(MPEAm, 2002) a) um plano que permita a ordenao intelectual e fsica dos documentos de um arquivo corrente b) um plano fsico que fornea ao rgo as bases para manuteno de documentos com informaes significativas e que indique a possvel classificao daqueles que no contenham dados relevantes c) um plano de tratamento e de avaliao, sob todos os aspectos possveis e imaginveis, de uma massa documental acumulada d) um plano de descarte sistemtico, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalizao das imagens dos documentos com o uso de recursos informticos e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituio

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26) Uma das tendncias mais expressivas da Arquivstica do mundo atual o enfoque da informao com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivsticas indicam que: a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e sumariamente eliminados b) os documentos registrados em meio magntico so os que realmente importam para o presente e para o futuro c) os contedos dos documentos convencionados e no-convencionais vm ganhando maior significao para o trabalho profissional d) as espcies documentais continuaro a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivstico e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre

27) As instituies denominadas arquivos pblicos federais, estaduais, municipais e institucionais so locais onde, em situao ideais, guardam-se: a) os documentos de valor corrente, isto , de uso constante b) os documentos de valor permanente, isto , de valor informativo c) os documentos de todos os tipos e valores d) os documentos sem valor corrente, porm ainda teis por algum tempo ou destinados preservao definitiva e) os documentos que esto esperando a definio de suas situaes 28) O uso da microfilmagem alcanou ampla difuso nas ltimas dcadas. Por isso, instituies pblicas e privadas utilizam-se em vrios casos. Segundo especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002) a) tornam mais barato o tratamento e a manuteno de acervos arquivsticos em suporte papel, fotogrfico e videogrfico b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais c) indicado somente para os arquivos correntes d) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivsticos e) utilizvel em aplicaes especficas na preservao de documentos essenciais sob o ponto de vista jurdico e histrico-cultural 29) a digitalizao de documentos j chegou ao Brasil. Com ela possvel que se produzam arquivos eletrnicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento tico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivstico: (MPEAm, 2002) a) os documentos a serem digitalizados no precisam ter uma ordenao prvia que permita a recuperao das informaes contidas b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padres nacionais de qualidade c) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento tcnico-cientfico preliminar, executado por profissionais d) a digitalizao, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um rgo, diminuindo o espao de guarda e facilitando o acesso e) a digitalizao substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo 30) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos pblicos brasileiros so: (MPEAm, 2002) a) o documento textual em papel e a fotografia b) a correspondncia e os dossis funcionais c) os microfilmes e os disquetes d) o processo administrativo e a correspondncia e) as mquinas digitais contemporneas e os discos ticos 31) A anlise acerca da situao do acervo arquivstico existente em uma instituio pblica ou privada obtida mediante a elaborao de um: (TJDFT, 2000) a) plano de ao b) plano de gesto c) plano de classificao d) programa de gesto documental e) diagnstico do acervo

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32) De acordo com a Resoluo n. 10 do CONARQ, os usurios de microfilmes de documentos arquivsticos sero obrigatoriamente informados, por meio da utilizao de smbolos especficos, quando o estado fsico original dos documentos apresentar a situao de: (TJDFT, 2000) I original ilegvel II texto manchado III numerao incorreta IV data-limite atribuda V repetio de imagem Esto certos apenas os itens: a) I, II e IV b) I, II e V c) I, III e V d) II, III e IV e) III, IV e V 33) Na terminologia arquivstica, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenao e classificao de documentos um conceito atribudo para aelaborao do plano de: (TJDFT, 2000) a) ordenao b) destinao c) classificao d) arquivamento e) armazenamento 34) Das atividades abaixo, assinale a que no se caracteriza como atividade de arquivo corrente: (TJDFT, 2000) a) anlise b) ordenao c) descrio d) arquivamento e) emprstimo 35) Observe o quadro abaixo: (TJDFT, 2000) Dissertaes Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropolgica Histria Sociologia Monografia Antropologia Historia Historia Antiga Historia Moderna Sociologia Teses Antropologia Histria Sociologia Sociologia da Educao Sociologia Rural

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De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenao adotada no exemplo acima corresponde : a) duplex b) enciclopdica c) alfabtica d) dicionrio e) decimal 36) O processo que consiste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries : (TJDFT, 2000) a) a catalogao b) o arranjo c) a anlise d) a avaliao e) a descrio 37) Um programa de gesto de documentos eficiente prev a gesto dos acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuio prvia das reas de depsito, indicando a utilizao atual e futura dos espaos disponveis. Conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dos Arquivistas de So Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de: a) destinao b) arquivamento c) armazenamento d) classificao e) descrio 38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opo incorreta: (TJDFT, 2000) a) o inventrio o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados b) no catlogo a descrio exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a srie documental c) [o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos] d) um inventrio pode contemplar um fundo inteiro, uma srie, parte dela ou mesmo uma unidade de arquivamento e) o repertrio um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente 39) O instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivises, toma por base a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao o: (TJDFT, 2000) a) catlogo b) inventrio c) guia d) repertrio e) ndice 40) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio da administrao pblica brasileira as funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados de assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de julho/2005) a) os critrios estabelecidos por cada rgo b) espcie documental c) a tipologia documental d) o regimento do organismo e) as funes desempenhadas pelo rgo.

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41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmao sobre arquivos apresentada abaixo. A ordem correta : (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) a) ( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda s suas necessidades especficas b) ( )Os arquivos podem passar por trs estgios de evoluo, que no so complementares c) ( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo d) ( )Embora o termo arquivo seja usado em referncia a qualquer uma das trs idades, os arquivos propriamente ditos so os de terceira idade. a) b) c) d) e) V-V-F-V V-V-F-F V-F-V-V F-F-V-F F-V-F-V

42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermedirios. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) a) Devem necessariamente ser conservados prximo aos escritrios b) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqente c) So tambm chamados de limbo, purgatrio ou arquivo morto d) Guardam documentos oficiais ou de valor histrico em carter permanente e) Renem documentos que precisam estar acessveis, apesar de menos consultados 43) A respeito dos mtodos de arquivamento, so feitas as afirmaes abaixo. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005). I A escolha do mtodo de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. II Em comparao aos demais, o mtodo alfabtico o mais simples, rpido e barato, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos grande. III Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabticos e a dos numricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses. a) b) c) d) e) I, apenas II, apenas III, apenas I e II, apenas II e III, apenas

44) As pastas abaixo devero ser arquivadas segundo as regras de alfabetao. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) I Terceiro Seminrio Brasileiro de Pesquisa II XX Congresso de Biblioteconomia e Cincias da Informao III 9 Simpsio de Diretores de Bibliotecas Universitrias da Amrica Latina IV Dcimo Stimo Encontro de Informao e Documentao Jurdica V 15 Encontro Nacional de Informao e Documentao Jurdica a) b) c) d) e) I III IV V II I IV II V III II IV V I III II V IV I III IV V II III I

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45) Assinale a afirmao incorreta a respeito do mtodo de alfabetao para nomes de pessoas. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) a) Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica dos prenomes b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) no so separados c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) so compostos e no se separam d) Ttulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, so considerados na alfabetao e) Os nomes orientais (japoneses ou rabes, por exemplo) so registrados exatamente como se apresentam.

1E 10D 19A 28E 37C

2A 11B 20D 29C 38B

3D 12E 21B 30D 39A

4E 13B 22D 31E 40E

5B 14B 23B 32C 41C

6E 15E 24A 33D 42E

7B 16B 25A 34C 43A

8D 17D 26C 35B 44C

9B 18B 27B 36B 45D