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Como Automatizar a sua Empresa

ndice
1. SUMRIO 2. INTRODUO 3. OBJETIVO 4. APLICAO 5. PBLICO-ALVO 6. O QUE AUTOMAO COMERCIAL? 7. RAZES PARA AUTOMATIZAR SUA LOJA 8.ROTEIRO PARA AUTOMAO DA LOJA - PROJETO 8.1. ETAPAS DO PROJETO DE AUTOMAO(PARTE 1) 8.1. ETAPAS DO PROJETO DE AUTOMAO(PARTE 2) - PLANEJAMENTO EXECUTIVO OU PREPARAO 9. FATORES CRTICOS DE SUCESSO NA AUTOMAO 10. COMENTRIOS FINAIS 11. INFORMAES IMPORTANTES 11.1. COMO TORNAR-SE UM ASSOCIADO EAN BRASIL?

APRESENTAO
As relaes comerciais entre os diversos parceiros na Cadeia de Suprimentos tm evoludo muito nos ltimos anos. As possibilidades de otimizao e de melhor gerenciamento do fluxo fsico de produtos e do fluxo de informaes merecem cada vez mais a ateno das empresas. H uma busca constante pela melhoria da qualidade do atendimento ao consumidor, da eficincia e da reduo dos custos operacionais. Isto tem sido uma constante, independentemente do porte das organizaes e do produto comercializado. As novas tecnologias trazem uma viso de que ainda melhores e maiores benefcios podem ser obtidos em toda a Cadeia de Suprimentos. Isso motiva e movimenta as empresas a continuarem os seus investimentos em ferramentas e sistemas de gerenciamento. Nessa busca pela disseminao das informaes, a organizao desenvolveu a "Biblioteca Virtual EAN BRASIL - encartes e guias sobre automao". Um material de fcil acesso que conceitua os usurios nos mais diversos temas. Os principais assuntos: automao, identificao por cdigo de barras, EDI e rastreabilidade so disponibilizados com navegao temtica e por ttulos. Cada um deles possui, no cone Menu, um pequeno resumo informando ao usurio o assunto tratado em cada uma das publicaes. A EAN BRASIL, com este HotSite, prope ao usurio uma forma de navegao atual e condizente com as inovaes tecnolgicas presentes mundialmente. Sergio Ribinik CEO EAN BRASIL

1. SUMRIO
Hoje , a informao o "bem" mais precioso do empresrio varejista e a base do gerenciamento eficiente e eficaz, que mantm o negcio e traz condies de crescimento sustentvel, fazendo frente a concorrncia de grandes empresas nacionais e internacionais. A automao comercial deve ser encarada como um importante investimento pelo varejista empreendedor que pretende, por meio de um controle efetivo de suas operaes comerciais, aperfeioar sua gesto buscando eficincia e produtividade. Com a automao do estabelecimento, o varejista prepara-se para atender com mais qualidade o exigente consumidor do novo sculo, uma vez que consegue conhecer melhor seus clientes e sua empresa. Pode, portanto, tomar decises rpidas tanto para realizar uma negociao, como para corrigir alguma falha, ter indicadores de desempenho, planejar de forma consciente o estoque, a compra e a venda, o fluxo de caixa, a exposio de mercadorias e as tendncias do mercado. No h mais razes para que os pequenos e mdios comerciantes deixem de investir em automao, uma vez que podemos encontrar no mercado uma infinidade de solues sob medida para cada setor ou tamanho, bem como, baixo custo e grande variedade de equipamentos, que so alternativas atraentes de investimento na automao. A EAN BRASIL lanou a edio atualizada do Guia Como Automatizar sua Loja, para auxiliar o empresrio empreendedor a planejar a automao de seu estabelecimento, e beneficiar-se dela plenamente, conseguindo os resultados esperados e fazendo uso da tecnologia no seu dia-a-dia. A automao, ento, far parte da vida do varejista, como hoje o ato de negociar.

2. INTRODUO
Os grandes avanos que esto ocorrendo na tecnologia da informao e nas telecomunicaes, tm provocado uma verdadeira revoluo no mundo dos negcios. As organizaes esto realizando um aumento gradativo e contnuo da eficincia e da competitividade em razo do acesso cada vez mais fcil e rpido informao, do surgimento de novos modelos de gesto e da globalizao dos mercados. Com estratgias caracterizadas pela reduo dos custos e pelo aumento da eficincia, as empresas lderes de mercado tm forado no s as suas prprias estruturas a se tornarem mais competitivas, mas tambm todos os seus fornecedores, tendo como fundamento estratgias colaborativas de gesto da cadeia de suprimentos. No varejo, a utilizao da automao nas operaes internas e no relacionamento com os parceiros comerciais cada vez mais primordial para o aumento da eficincia das operaes e a reduo dos custos. A utilizao da automao por meio da adoo do cdigo de barras e o EDI (Electronic Data Interchange) - Troca Eletrnica de Dados, so grandes provedores desta mudana. A EAN BRASIL est atenta evoluo do varejo e espera contribuir com suas ferramentas para o ganho de eficincia, qualidade e lucratividade.

3. OBJETIVO
O grande desafio hoje encontrar a soluo adequada ao negcio, pois a falta de conhecimento em tecnologia, a ansiedade em automatizar o estabelecimento e a falta de critrios na escolha, leva o comerciante a adquirir solues que sero motivos de frustrao futuramente. No difcil encontrar varejistas que passaram por esta dolorosa experincia. O Guia Como Automatizar sua Loja foi desenvolvido com o objetivo de atender aos pequenos e mdios varejistas de todos

os setores, que se sentem prejudicados quanto falta de informao e desconhecimento da tecnologia. A identificao padronizada de produtos e a comunicao entre a indstria e o varejo facilitam o processo de implantao da automao, e potencializam os ganhos, pelo estabelecimento de padres de cdigos de barras e comrcio eletrnico. Faz parte tambm dos objetivos do Guia Como Automatizar sua Loja que o varejista consiga obter os principais benefcios que a automao traz ao negcio, como o aumento da eficincia no ponto de venda, a velocidade na entrada de dados, a eliminao de erros de digitao, o controle rpido e preciso das informaes, a identificao de mudanas de hbitos de consumo dos clientes e por fim, a gesto de estoques em tempo real.

4. APLICAO
O Guia Como Automatizar sua Loja orienta o varejista que busca um direcionamento de como iniciar e desenvolver um Projeto de Automao no estabelecimento, auxiliando-o na identificao da melhor soluo em relao aos equipamentos e softwares ideais para o seu negcio. Alm do conhecimento das etapas de um Projeto de Automao, importante definir os objetivos da automao do estabelecimento e quais sero os resultados esperados para, posteriormente, aps a efetiva implantao, colher as informaes relativas evoluo das atividades e processos automatizados e quais os benefcios obtidos com a automao. importante tambm para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automao, entre elas a tecnologia de identificao (cdigo de barras) e a troca eletrnica de dados (EDI), que so as bases do Sistema EAN UCC, padro internacionalmente reconhecido e que proporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais. Cada produto tem um nico cdigo de identificao que pode ser utilizado por todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo para a eficcia no processo de comercializao de produtos. Os cdigos EANUCC possibilitam a identificao de mercadorias, padronizam exportaes e garantem segurana no recebimento, controle de estoque e gesto administrativa por meio de informaes rpidas e precisas. O emprego dos padres envolve a aplicao das estruturas de cdigo de barras padronizadas em seus vrios nveis, das unidades comerciais s unidades logsticas. Nesse caso, possibilitam a completa integrao e rastreabilidade das operaes logsticas e comerciais do setor, desde os fornecedores das matrias-primas, fabricantes, varejistas at o consumidor final. As estruturas padronizadas de identificao tambm so aplicadas ao processo de implantao de sistemas de comrcio eletrnico, principalmente nos modelos de troca de mensagens padronizadas, o EDI (Intercmbio Eletrnico de Dados).

5. PBLICO-ALVO
O pblico-alvo do Guia Como Automatizar sua Loja formado por varejistas de todos os setores; alm de distribuidores e atacadistas; provedores de solues de tecnologia da informao; fornecedores de equipamentos e desenvolvedores de software para automao comercial.

6. O QUE AUTOMAO COMERCIAL?


Primeiramente, faz-se necessrio definir o que Automao, que consiste na informatizao de todas as operaes internas da empresa, bem como a integrao desses processos internos com o mundo externo (fornecedores, bancos, servios de proteo ao crdito, operadoras de carto de crdito, etc.) e at mesmo com os consumidores. O desenvolvimento da automao d-se, a princpio, com a implantao de equipamentos e a substituio dos procedimentos e rotinas manuais por procedimentos automticos, at chegar utilizao de ferramentas que possibilitam mais controle e melhor gesto do negcio, reduzindo erros e obtendo maior rentabilidade e competitividade. Como conseqncia, a Automao Comercial confere mais produtividade e confiabilidade aos processos das empresas que desempenham atividades comerciais, tais como: indstrias, distribuidoras, atacadistas, varejistas e prestadoras de servios, propiciando-lhe claras vantagens competitivas. Em termos bem prticos, por meio da Automao Comercial o varejista pode obter lucros adicionais, cativar o cliente e aumentar as vendas.

7. RAZES PARA AUTOMATIZAR SUA LOJA


Voc, que chegou at este ponto, certamente j identificou muitos benefcios de ter uma loja automatizada. Por outro lado, provavelmente voc tambm est preocupado com as eventuais dificuldades para implantar a Automao em seu negcio. Em relao aos obstculos, deve estar pensando em coisas do gnero: "O investimento deve ser alto." "Eu no entendo nada de informtica." "Vou ter de mudar tudo por aqui?" " capaz de os clientes no se acostumarem." "Afinal, por onde eu comeo?" "At hoje deu certo, por que tenho de mudar?" Etc. etc. etc.. exatamente por isso que a EAN BRASIL desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele servir para que voc possa tirar suas dvidas. Voc ver, ento, que as dificuldades pertinentes Automao de sua loja podem ser superadas com

coragem, liderana, disciplina de trabalho e tcnicas ensinadas neste material. Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFCIOS que a Automao poder trazer ao seu negcio, em relao Operao, Gesto, s Conformidades Legais, Qualidade e Produtividade.

8.ROTEIRO PARA AUTOMAO DA LOJA - PROJETO

simples e estruturada, planejar as fases do processo de automao. por isso que a realizao de um Projeto de Automao Comercial imprescindvel para o sucesso da automao, somente por meio desta ferramenta que o varejista ter claramente as informaes necessrias do negcio, conseguir identificar a melhor soluo de hardware e software para a loja e obter os melhores resultados. O que o varejista deve ter em mente que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento e implantao das ferramentas da automao comercial, permitir uma gesto eficiente e lucrativa do negcio. O ideal tirar o mximo de proveito da automao maximizando o investimento, revertendo, portanto, em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade s expectativas do consumidor. Um Projeto de Automao depende da dedicao e perseverana do varejista, uma vez que normalmente no um processo simples. Para obter-se sucesso com um Projeto de Automao necessrio que o empresrio tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o comprometimento de seus funcionrios com o processo de automao. O principal objetivo do Projeto identificar a soluo adequada ao negcio, atingindo as diretrizes determinadas para a sua realizao. O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garantem o resultado positivo esperado: "A automao funciona e muito bem!".

8.1.ETAPAS DO PROJETO DE AUTOMAO


O Projeto de Automao divide-se em trs etapas distintas: PLANEJAMENTO, PREPARAO e IMPLANTAO, que sero detalhadas no decorrer do Guia, com dicas, especificaes e pontos crticos, tudo visando a garantir que VOC varejista empreendedor - consiga atingir os benefcios proporcionados pela automao.

8.1.1.PLANEJAMENTO ESTRATGICO
Nesta etapa, voc se concentrar nas questes "o que somos" e "o que queremos ser", para poder determinar como a Automao Comercial levar seu negcio "at l". Estrategicamente, preciso investir mais tempo planejando, pois esse tempo ir reverter-se em reduo de custo do Projeto, ou de um cronograma mais favorvel de desembolso.

A.EQUIPE DO PROJETO
Dever ser indicado um responsvel pelo planejamento, como coordenador do Projeto, podendo este ser o dono do negcio, um gerente, um consultor ou o responsvel pela rea de informtica. A Equipe do Projeto dever ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja e que conheam muito bem o segmento em que atuam, sendo que, pelo menos uma delas, precisa estar familiarizada com equipamentos e softwares. Caso no haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessrio, o melhor procurar apoio especializado. Existem diversas formas de buscar respostas s dvidas, tais como: conhecer lojas que atuem no mesmo ramo e que j tenham implantado a automao; visitar feiras de revendedores de equipamentos e softwares de automao comercial, conversar com especialistas em tecnologia da informao e em automao; solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para uma demonstrao sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas relacionados que iro esclarec-lo melhor; e por fim, participar de treinamentos por meio de seminrios, palestras e cursos sobre automao comercial em Associaes e entidades que se propem a capacitar varejistas. A EAN BRASIL dispe de cursos especficos para Automao Comercial, ministrados em sua sede em So Paulo, e nas Associaes Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Mais informaes: 0800.110789 ou acesse o calendrio de cursos e eventos no site http://www.eanbrasil.org.br. A contratao de um consultor especialista em automao comercial para gerenciar o Projeto tambm pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a soluo adequada. Reforamos a necessidade de comprometimento de todos participantes da Equipe do Projeto para realizao das atividades, determinao de prazos, acompanhamento e execuo, inclusive, sempre contando com o apoio e patrocnio do dono do negcio.

B.ANLISE DO NEGCIO
Na fase de anlise do negcio a primeira coisa a fazer identificar as necessidades gerenciais e operacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a automao. importantssimo que haja a definio dos objetivos especficos da automao, quais os resultados que queremos alcanar com a automao do estabelecimento.

Esta fase delineia toda a execuo do Projeto, uma vez que determina qual direo tomar e, ao final , o objeto de checagem. O Projeto de Automao dar os resultados esperados se as necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas aps a implementao. Por isso, o estudo detalhado da situao atual em contraposio situao desejada fundamental.

B.1. Estudo da Situao Atual


Trata-se do levantamento detalhado sobre todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa at a retaguarda. Nesta fase o varejista deve, com a equipe do Projeto, analisar e escrever seus processos atuais: J existe alguma informatizao? Quem est envolvido em cada processo? Por que e como so? O levantamento da situao atual trata de uma anlise geral do negcio. o momento em que se deve listar os principais problemas da empresa. S assumindo os problemas existentes, que eles podero ser resolvidos. Alguns exemplos abaixo:

Realizado o levantamento da situao atual, necessrio o estabelecimento de prioridades para o incio do processo de automao. Pode-se iniciar selecionando as reas que podem ser automatizadas de modo mais simples e rpido ou ainda selecionar aquelas que so realizadas de forma precria e sobre as quais a automao trar resultados positivos rapidamente. Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando ser reparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).

B.2. Estudo da Situao Desejada


Quantifique as atividades atuais. Por exemplo: quantos clientes so atendidos por dia e por hora; quantos cheques recebidos; quantos itens comercializados; quantos recebimentos de mercadorias, quantas devolues e trocas; qual o tamanho mdio das filas, quais os tempos mdios de fila, de desembarao de mercadoria no credirio, e assim por diante. De posse destes dados, deve-se levar em conta os objetivos de crescimento e de atuao, sempre visando a situao futura desejada (os prximos dois a cinco anos), considerando inclusive a introduo de novas linhas de produtos, a abertura de novas lojas, etc. Preveja tambm as novas operaes que pretende introduzir (ex.: lista de noivas, televendas, entrega domiciliar, reposio automtica, entrega direta em loja, etc.) e quantifique-as. Se tiver ou pretenda ter atividades terceirizadas, leve-as em considerao. No dimensione o sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. preciso ter em mente um horizonte de tempo para que ele se mantenha funcionando e seja til como ferramenta para a tomada de decises.

B.3. Anlise dos Riscos

Os riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automao. No incio do Projeto, os riscos so sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo deste e bastante reduzidos ao final da implementao. Alguns fatores de risco que devem ser analisados ao longo do Projeto: Custo x Benefcio: os custos da automao devem ser compatveis com os benefcios esperados num perodo de tempo mnimo para que ocorra o retorno do investimento; Adeso da equipe: o risco de resistncia dos funcionrios bastante alto, que deve ser contornado por meio do envolvimento e treinamento contnuo deles; Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante minuciosa, devem ser feitas visitas aos seus atuais clientes e reunies peridicas para informao dos passos a serem seguidos e o andamento das atividades no dia-a-dia. Trataremos com mais detalhes, nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Escolha do Software / Aplicativo.

C. Detalhando Atividades - O QUE AUTOMATIZAR?


Depois de definidos os objetivos da automao, passamos a detalhar as atividades e procedimentos que sero automatizados. A pergunta que se faz aqui O QUE AUTOMATIZAR? preciso olhar a empresa com um microscpio para selecionar todas as atividades realizadas na loja. Neste momento, no vamos nos preocupar se para automatizar esta ou aquela atividade precisaramos de um equipamento ou de um software. O que nos interessa agora quais so as tarefas que realizamos, separando-as por departamento. A seguir, definimos algumas atividades que podem ser objeto de automao, e que so genricas para o comrcio independentemente do segmento. Esta relao no est esgotada, serve apenas para auxiliar o varejista a encontrar, em seu caso especfico, algumas atividades que fazem parte do seu dia-a-dia e que so fundamentais para automao. A Automao Comercial "cobre" operaes de "frente-de-loja", mas tambm se estende pelas operaes de retaguarda. Para que as atividades fossem mais bem distribudas, a estrutura est dividida por departamento, conforme segue:

C.1. Reorganizar Processos e Procedimentos


Quando o levantamento da situao atual estiver sendo realizado, muitas alternativas de melhorias podem ser identificadas nos procedimentos atuais. Muitas delas so simples e devem ser implementadas antes da implantao dos sistemas pertinentes ao Projeto de automao. uma excelente oportunidade de "oxigenar" os procedimentos atuais, incrementando a eficincia e agilidade nos processos operacionais.

8.1.2.PLANEJAMENTO BSICO
Nesta etapa, voc estar concentrado na escolha das opes tecnolgicas mais adequadas aos seus objetivos presentes e futuros, assim como em negociaes com fornecedores de hardwares (equipamentos, perifricos) e softwares. Ao final desta fase, o Projeto de Automao Comercial estar "formatado" e contratado. Ou seja, o que ser feito, quem far e quanto custar.

A.ESCOLHA DO SOFTWARE / APLICATIVO


A escolha do software / aplicativo sempre realizada em primeiro lugar, isto porque necessrio primeiro saber qual ser o software escolhido para a automao do negcio, para depois saber quais sero as especificaes dos equipamentos necessrios ao funcionamento do software. Quando ocorre a escolha do equipamento em primeiro lugar, sempre se corre o risco de o aplicativo no funcionar, devido s especificaes no serem adequadas ao funcionamento e, ento, todo o dinheiro investido pelo varejista torna-se mais um custo que deve ser absorvido pelo negcio. Outro fator importante na escolha do software / aplicativo a opo que se faz por desenvolvimento interno, desenvolvimento externo ou pacote pronto. A seguir, faremos a anlise de cada uma das situaes.

A.1. Desenvolvimento Interno / Externo


Se a opo for desenvolver um sistema que atenda s necessidades do negcio sob medida, o desenvolvimento interno a melhor sada. uma opo para os casos de empresas que tenham prticas de trabalho extraordinariamente diferenciadas e os pacotes prontos disponveis no mercado no atendem. Os processos (transaes) so levantados passo a passo e desenvolvidos em linguagem de programao que melhor se adapte s necessidades e tamanho da empresa. O desenvolvimento de software uma atividade que leva tempo e demanda recursos humanos qualificados e por este motivo uma atividade que apresenta custos elevados. No desenvolvimento externo o processo praticamente o mesmo, o que ocorre a terceirizao do desenvolvimento, mas tambm com o mesmo objetivo: desenvolver um software sob medida para as necessidades da empresa. De qualquer forma, o custo tambm elevado, e deve-se ter cuidado na escolha do fornecedor. A seguir, falaremos destes cuidados.

A.2. Pacote pronto (softwares de configurao)


Para determinar at que ponto um pacote pronto atende s necessidades da empresa, necessrio fazer uma anlise minuciosa, confrontando as necessidades da empresa com as funcionalidades oferecidas. Nos pacotes prontos, os processos so levantados e parametrizados no sistema. Templates (modelos) j fazem parte desses pacotes e a atividade primordial deste tipo de implementao configurar as transaes de negcio especficas nestes templates. No caso da automao comercial, os principais aplicativos so: controle de estoque, compras, contas a pagar, contabilidade, faturamento, frente de caixa, entre outros. Um fator importante a ser levado em conta a disponibilidade de emisso de relatrios gerenciais que o pacote apresenta.

A.3. Cuidados na escolha do software / aplicativo A.3.1. Seleo do Fornecedor


A seleo do fornecedor do aplicativo, seja ele designado para promover o desenvolvimento interno / externo ou fabricante de pacote pronto, merece alguns cuidados que evitaro problemas futuros. Pea amostras (prottipos) de sistemas j desenvolvidos por eles e referncias de clientes. Faa visitas aos clientes que tenham contratado seus servios a fim de certificar-se da qualidade dos servios prestados pelo fornecedor. Certifique-se que o tempo que ele est no mercado suficiente para prestar um bom servio e faa consultas aos rgos especializados sobre sua idoneidade.

A.3.2.Suporte e Treinamento
O fornecedor do aplicativo dever explicitar no contrato de prestao de servios como ser o suporte e o treinamento durante e ps-implementao. O suporte poder ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias por semana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte dever ser adequada s necessidades de cada empresa, obedecendo aos horrios de trabalho dos usurios do sistema aplicativo e do negcio. O treinamento um fator bastante crtico, pois a base para o bom uso do aplicativo. Este treinamento dever ser dado antes do incio da utilizao do aplicativo e para todas as pessoas que o utilizaro.

A.3.3.Experincia no ramo
O fornecedor dever conhecer o ramo de atuao de comrcio com profundidade para que o desenvolvimento ou parametrizao seja facilitado e implementado com qualidade e voltados s melhores prticas do mercado. Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-se sobre seu desempenho.

A.4. Requisitos importantes na escolha do software / aplicativo

A.4.1. Adequao ao Negcio


O aplicativo a ser implementado deve apresentar caractersticas inerentes ao negcio para que a utilizao seja vivel. No possvel controlar o estoque de um depsito com um aplicativo voltado ao planejamento de produo. Garanta tambm que o aplicativo seja homologado de acordo com a legislao vigente.

A.4.2.Capacidade de expanso
O aplicativo deve ser expansvel, ou seja, medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter a capacidade de acompanhar este crescimento, sendo aberto incluso de novas funcionalidades e transaes.

A.4.3. Modular
Quando desenvolvido em mdulos, a implementao, treinamento, manuteno e expanso do aplicativo ficam bastante facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transaes de negcio, no afetando quelas transaes que no necessitam sofrer alteraes.

A.4.4. Integrao
No devemos esquecer que estes mdulos do aplicativo devem estar totalmente integrados para evitar rupturas nas transaes de negcios ou afetar a viso global dos resultados do negcio. Isso significa, por exemplo, que o mdulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao mdulo de finanas, disparando uma transao de contas a pagar. Deve-se levar em conta que o desenvolvimento de um Projeto de automao comercial deve prever um mnimo de conexo Internet, principalmente para fins de pesquisa de preos de fornecedores e uso de correio eletrnico. D preferncia a softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesma procedncia. No sendo possvel, faa com que os fornecedores garantam a integrao dos aplicativos antes do fechamento do contrato.

A.4.5. Adequado ao Sistema EAN-UCC


O aplicativo a ser implementado deve ser capaz de decodificar cdigos de barras, possibilitando a utilizao de padres EAN/UCC. Os produtos devem estar previamente cadastrados na base de dados para que a leitura ptica seja possvel, viabilizando a busca das informaes atreladas aos cdigos de barras dos produtos. importante ressaltar que o GTIN (Nmero Global de Item Comercial) dever ser cadastrado no Banco de Dados com 14 dgitos, incluindo zeros esquerda se for o caso. Estabelea o sistema de codificao de produtos e/ou servios a serem utilizados. Adote o Sistema EAN-UCC pois, alm de ser padronizado mundialmente e ser utilizado em todo o mercado nacional, os produtos j vm com esta codificao do fabricante.

B. ESCOLHA DO HARDWARE / EQUIPAMENTOS


Passaremos, agora, a relacionar os principais equipamentos utilizados com algumas informaes importantes e, ao final, falaremos dos cuidados e requisitos na escolha dos equipamentos para automao do estabelecimento.

B.1. Emissores de Cupom Fiscal


Emissores de Cupom Fiscal so equipamentos com capacidade de emitir o cupom fiscal propriamente dito, entre outros documentos de natureza fiscal, so voltados para as funes do caixa e possuem trs modelos distintos: Mquina Registradora - MR, Impressora Fiscal - IF e Terminal Ponto-de-Venda - PDV.

B.1.1. Mquina Registrada - MR :


- Limitada capacidade para cadastrar mercadorias; - Equipamento que emite cupom fiscal; - Independe de programa aplicativo externo, uso especfico, com teclado e mostrador; - Discrimina a mercadoria registrada; - No realiza automaticamente o clculo do imposto; - Alguns modelos podem ser interligados a sistemas de processamento eletrnico de dados, produzindo diversos relatrios gerenciais, o que facilita a conferncia das contas e do estoque

B.1.2. Impressora Fiscal - IF :


Equipamento que emite cupom; - Constitui somente o mdulo impressor;

- Recebe comandos de um computador externo; - Existem modelos mais completos, com 2 estaes, capazes de imprimir documentos avulsos, como cheques, por exemplo.

B.1.3. Terminal Ponto-de-Venda - PDV :


- Equipamento que emite cupom; - Equipamentos sofisticados - so computadores cuja funo voltada para as tarefas do caixa; - Discrimina mercadoria; - Determina a alquota respectiva e a situao tributria; - Efetua o clculo do imposto; - Funciona conectado ao sistema de processamento de dados, emitindo diversos relatrios gerenciais.

B.2. Leitores de Cdigo de Barras


Os leitores so equipamentos capazes de capturar as informaes contidas nos cdigos de barras. Os leitores transformam o cdigo de barras em uma linguagem que o computador entenda e possa processar, buscando num banco de dados as informaes relativas ao produto, como: preo, descrio, apresentao etc. Ainda registra a compra e procede a baixa no estoque, entre outras operaes possveis. Os leitores ticos, ou scanners, podem ser portteis ou fixos.

B.2.1. Leitores de Mo / Portteis


A leitura do cdigo feita manualmente, por meio de duas formas diferentes: 1) Scanner de Contato: na forma de uma caneta. A leitura do cdigo acontece quando a ponta da caneta deslocada sobre o cdigo; 2) Scanner de Aproximao: com ele no necessrio haver contato direto com o cdigo, basta uma aproximao mnima. Esse tipo de scanner indicado para o estabelecimento comercial com pouco movimento e que no necessita realizar a leitura rapidamente para agilizar ainda mais o atendimento. Estes equipamentos podem ser de dois tipos diferentes: a)CCD - o equipamento fotografa o cdigo, o que obriga o operador a aproximar muito o leitor do cdigo de barras para que a leitura seja realizada; b) Laser - este equipamento realiza a leitura por meio de um laser que passa pelas barras do cdigo e faz a leitura, dependendo da capacidade do leitor, a distncia entre o equipamento e o cdigo ser diversa.

B.2.2. Leitores de Mesa / Fixos


O leitor de mesa fixo no checkout e faz a leitura do cdigo de barras do produto quando passado em frente a um feixe de luz transmitido pelo leitor; estes leitores variam em relao capacidade de feixes, velocidade de leitura, robustez etc. Caractersticas importantes: - ergonmico, de fcil operao, utilizado em varejos com mdio ou grande volume.

B.3. Coletores:
- Microcomputadores portteis que podem incluir leitor ptico ou no; - Compacto, capacidade de memria varivel, utilizado na retaguarda do varejo, possibilidade de transmisso instantnea de dados via radiofreqncia; - Alguns possibilitam conexo de perifricos como impressoras, modems, alm de poder serem conectados a PCs para enviar e receber informaes.

B.4. Impressora de Cheques e Consulta de Crdito:


- Impressora inteligente, interpreta os valores dos cheques e os preenche evitando erros de digitao, podendo, inclusive, fazer consulta aos rgos de proteo ao crdito on line; - Podem estar ligadas ao PDV, recebendo o total a ser preenchido automaticamente.

B.5. Micro-registradora
um microcomputador de tamanho bem reduzido, com display e teclados para operador: alguns possuem processador, drive, portas para mouse etc. Possui a principal caracterstica de ocupar pouco espao na loja.

B.6. Balanas Eletrnicas


So capazes de emitir automaticamente etiquetas com cdigo de barras ou com o preo das mercadorias que necessitem de pesagem e fixao de preo (frutas, verduras, frios, carnes, aves entre outros).

B.7. Consulta de Preos - Tira -Teima


um equipamento compacto, conectado rede, que possibilita aos clientes da loja uma rpida consulta de nome e preo do produto, por meio da leitura do cdigo de barras e um display.

B.8. Terminais Multimdias


Microcomputador integrado a uma tela de cristal lquido sensvel ao toque, para utilizao em checkouts dos supermercados simplificando a operao e conseqentemente diminuindo a necessidade de treinamento dos caixas. tambm muito indicado nas aplicaes de lanchonetes e restaurantes, onde ocupa espao reduzido. Proporciona timo desempenho, avanada tecnologia e opes de configurao conforme a necessidade da empresa.

B.9. Equipamentos TEF - Transferncia Eletrnica de Fundos:


- Forma de pagamento automatizada por cartes magnticos (de crdito ou de dbito), requer uma linha telefnica e aparelhos especiais para comunicao; - Este tipo de operao exige um software especfico, que deve ser homologado pelas empresas dos cartes a serem utilizados no TEF e integrado soluo de automao comercial; - Para grandes lojas, o mais indicado a soluo de TEF dedicado, que utiliza um canal de comunicao exclusivo com as redes de cartes; - Para lojas de pequeno e mdio porte, o mais indicado a soluo TEF discado, que utiliza como canal de comunicao uma linha telefnica comum.

B.10. Impressora de Cdigo de Barras:


- Permite a criao de etiquetas com cdigo de barras, textos, logotipos; - So normalmente utilizadas no recebimento de mercadorias, onde os produtos no-codificados pelo fabricante recebem o cdigo prprio do varejista; - Utilizadas tambm na rea de vendas, para codificar os produtos vendidos a granel.

B.11. Outros equipamentos:


- Computador; - Impressora simples; - Gaveta modular com switch de deteco de gaveta aberta ou fechada, fenda para introduo de cheques e fiao com conexo para PDVs ou impressoras fiscais; - Teclado modular ou teclado do operador: possui com opcionais display e leitor de carto magntico. Conecta-se interface serial de qualquer microcomputador; - Teclado do Usurio - tambm chamado de PIN PAD, destinado para digitao da senha nos pagamentos efetuados com carto bancrio, nas transaes TEF; - Display cliente muito til quando o estabelecimento deseja apresentar informaes para seus clientes com flexibilidade de layout no checkout. Concluindo, necessrio definir os tipos de equipamentos, perifricos e aplicativos que vo compor a soluo. Considere tambm itens de segurana, como geradores e no-breaks. Avalie as opes de sistema operacional (plataformas). Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade compatvel com o seu volume de operao, atual e futura. Verifique a convenincia de aumentar gradativamente a capacidade mxima, mediante expanses. Nesse caso, escolha uma tecnologia que viabilize a expanso necessria. Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador que gerencia a rede) no seja subdimensionada. Nessa eventualidade, h srios riscos de sobrecarga da rede automatizada e de lentido no cumprimento de tarefas.

C. FERRAMENTAS DE APOIO - CRONOGRAMAS


Como j dissemos, um dos erros mais freqentes nos Projetos de Automao comear pela aquisio dos equipamentos. Determinando quando estes equipamentos sero realmente necessrios e estaro em operao, bem como o aplicativo, pode-se proporcionar a empresa o flego necessrio entre os momentos de desembolsos ao longo do Projeto. Visando a um melhor resultado do Projeto de Automao, pode-se utilizar como formas de controle e ferramentas de apoio dois tipos de Cronogramas: ATIVIDADES e INVESTIMENTOS. O Cronograma de Atividades servir para delimitar dentro de um espao de tempo quais sero as tarefas e procedimentos a

serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta ser utilizada para a automao de cada atividade (hardware / software). Tendo como base as tarefas e procedimentos a serem automatizados e a ferramentas necessrias, ser possvel fazer um Cronograma de Aquisio e Investimentos, identificando, ento, se haver necessidade de financiamentos ou ser realizado com recursos prprios.

8.1.3.PLANEJAMENTO EXECUTIVO OU PREPARAO


Aps a realizao de todo o Planejamento Estratgico e Bsico, passamos para o Planejamento Executivo ou a chamada Preparao. Neste momento do Roteiro de Automao, deve-se aparar as arestas do Projeto, identificando requisitos importantes para Automao da Loja, necessrios inclusive para dar suporte prxima fase, que a IMPLANTAO.

A. INFRA-ESTRUTURA - ALTERAES FSICAS NECESSRIAS


A implementao de um Projeto de Automao envolve desde o aterramento at a passagem de cabos para a conexo dos equipamentos por meio da rede de computadores. No esquea de elaborar um projeto, cotar e contratar as indispensveis obras civis, eltricas e de cabeamento da rede de equipamentos. necessrio realizar a interligao fsica e lgica de todos os recursos (PDVs , scanners, impressoras, etc.) e bancos de dados necessrios automao da loja. Adicionalmente, algumas alteraes no layout fsico podem ser necessrias para adequar eventuais reorganizaes de processos operacionais, como por exemplo, realocao de caixas, balces, prateleiras etc. Considere os aspectos funcionais, estticos e ergonmicos

B. TREINAMENTO DE USURIOS
Durante o treinamento, todas as situaes do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em conta assim como as possveis excees e como proceder nestes casos. Deve-se levar em conta todas as funes a serem desempenhadas pelos funcionrios no novo sistema a ser implantado e ter sempre mais uma pessoa treinada para as tarefas crticas.

C. MONTAR BANCO DE DADOS COM O CDIGO DE BARRAS


A montagem de um banco de dados preciso, com informaes confiveis, necessita de dedicao e cuidado em sua realizao. necessria a descrio correta dos produtos que j vm codificados pelo fornecedor, e a identificao por meio de estrutura padronizada dos itens que so vendidos na loja a granel, por peso, etc. Solicite ao seu fornecedor uma lista dos produtos com a identificao (cdigo de barras) e a descrio detalhada. Como j dissemos, o ideal que o aplicativo / software adquirido seja adequado ao Sistema EAN-UCC e que tenha em seu banco de dados os cadastros relacionados ao GTIN (Nmero Global de Item Comercial), que deve obrigatoriamente possuir, no mnimo, 14 (quatorze) dgitos, conforme modelo abaixo:

Todos os nmeros de identificao devero estar "justificados" em 14 dgitos, recebendo "zeros" esquerda quando necessrio. O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, definido como qualquer item, produto ou servio, sobre o qual h necessidade de recuperar informaes predefinidas e que possa receber preo, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto na cadeia de suprimentos.

varejo so o EAN/UCC-13, EAN/UCC-8 e UCC-12, conforme exemplos a seguir:

ITEM COMERCIAL

EAN/UCC-13
Esta estrutura composta por treze dgitos numricos, sendo principalmente utilizada na identificao de itens comerciais.

EAN/UCC-8
Esta estrutura composta por oito dgitos numricos, usada na identificao de itens comerciais que no possuam rea de impresso suficiente para o cdigo EAN/UCC-13. O uso dessa estrutura somente poder ser realizado com aprovao tcnica da EAN BRASIL.

UCC-12

Estrutura composta por 12 dgitos numricos, utilizada na identificao de itens comerciais nos Estados Unidos e Canad. Semelhante ao cdigo EAN/UCC-13.

INTERNO DE LOJA - EAN/UCC-13


Para os produtos que so vendidos na loja a granel, por peso, etc, ou mesmo que venham dos fornecedores sem a identificao na origem, o varejista pode utilizar-se de uma estrutura padro internacionalmente reconhecida, conforme abaixo:

D. FERRAMENTAS DE IDENTIFICAO PARA APOIO AOS PROCESSOS LOGSTICOS


Existem ainda estruturas padres de codificao utilizadas para a automao do Recebimento do Varejo. So aplicaes do Sistema EAN-UCC para unidades logsticas, por meio das estruturas EAN/UCC-14 e UCC/EAN-128 que auxiliam inclusive na rastreabilidade logstica e de produtos. UNIDADES LOGSTICAS Unidade fsica determinada para transporte e estocagem de mercadorias de qualquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia de suprimentos.

E. INTEGRAO COM FORNECEDORES


A integrao com fornecedores essencial para obter informaes precisas nas negociaes, agilizar processos de compra e recebimento, alcanando resultados positivos, como a manuteno de estoques e no ocorrncia de faltas de produtos nas gndolas. Uma ferramenta bastante importante para esta integrao o EDI (Electronic Data Interchange), ou seja, a Troca Eletrnica de Dados entre parceiros comerciais. o processo de comunicao entre empresas, sem papel, mediante a transmisso eletrnica de documentos "pr-formatados", utilizando uma linguagem padronizada chamada EANCOM. Para mais informaes sobre o EDI e as mensagens padronizadas EANCOM do Sistema EAN-UCC, acesse nosso site http://www.eanbrasil.org.br.

8.1.4.IMPLANTAO
Para que o sucesso da fase de implantao seja alcanado de forma mais suave e rpida, as etapas anteriores devem ter sido

realizadas de forma cuidadosa e detalhada. Faa um check-list de todas as atividades antes da implantao.

A. CHECK LIST PARA IMPLANTAO


Tarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do Projeto de automao: - Elaborar Cronograma detalhado de Atividades e Investimentos para o controle das tarefas, prazos e recursos; - As instalaes fsicas devem estar adaptadas (obras civis, eltricas etc.); - Os equipamentos, perifricos, softwares e processos devero estar disponveis, instalados e testados; - Os processos e procedimentos organizacionais devem estar reorganizados, documentados e devero ser comunicados aos funcionrios e parceiros comerciais; - Montar a base de dados de codificao interna dos produtos com cdigo de barras; - Realizar testes integrados de todos os aplicativos simulando as operaes do dia-a-dia, com o acompanhamento dos funcionrios; - Treinar os funcionrios de forma elaborada; - Identificar produtos que recebero codificao interna; - Efetuar inventrio para obter a posio atual do estoque; - Etiquetar mercadorias; - Avisar os clientes e fornecedores sobre os novos procedimento; - Incorporar os novos relatrios aos procedimentos gerenciais e operacionais do estabelecimento; - Providenciar insumos como fitas, formulrios etc.; - Estabelecer mtodos de diagnstico e correo de problemas. Deve-se levar em conta a ordem de execuo das tarefas, por exemplo: as mercadorias s podem ser etiquetadas depois que o sistema estiver operando; os equipamentos devem estar disponveis e instalados para o treinamento prtico dos funcionrios; o treinamento no deve ser finalizado com muita antecedncia diante da finalizao do Projeto, pois todo o aprendizado corre o risco de ser esquecido etc. A IMPLANTAO uma atividade contnua e exige dedicao do varejista empreendedor. As alteraes necessrias ao acompanhamento da evoluo da tecnologia, dos requisitos legais e da satisfao do cliente deve ser constante. Visualize sempre quais so seus objetivos e adapte-se para conquist-los.

9. FATORES CRTICOS DE SUCESSO NA AUTOMAO


Existem fatores determinantes em um Projeto de automao, que se no forem bem geridos podem ser crticos e impedirem o sucesso da automao na loja. a) Soluo mais adequada: Insistimos que preciso ateno especial e dedicao em todo o Projeto de Automao para a escolha correta da soluo de hardware, software e infra-estrutura. Uma escolha malfeita pode comprometer o investimento se transformando em custo para o varejista. b) Capacitao dos Usurios: J dissemos sobre a necessidade de treinamento dos usurios que participam das atividades automatizadas. Reforamos que no h como a automao funcionar adequadamente se os usurios no alimentarem os processos automatizados corretamente. c) Manuteno de Aplicativos e Equipamentos: Apesar do custo envolvido a manuteno indispensvel para o funcionamento dos equipamentos e software. d) Aspectos Culturais: A automao faz com que se altere fundamentalmente o "como as coisas so feitas". A adaptao a novas tarefas enfrenta resistncias, sempre presentes e que no podem ser negligenciadas. Todas as resistncias devem ser

tratadas de forma a no prejudicar a automao da loja. Existem vrias formas de faz-lo, por meio de motivao, realocao de pessoal para outras atividades, integrao das pessoas contrrias para participarem ativamente do Projeto de Automao etc. e) Tratamento das Informaes: H uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica a necessidade de um rigoroso planejamento e administrao desses cadastros - alinhamento de dados. Se os cadastros viabilizam os benefcios da automao, eles exigem, em compensao, uma frrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Pode ocorrer, inicialmente, uma sobrecarga de informaes, dada abundncia de dados antes indisponveis. Assim, preciso repensar os relatrios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta contedo, formato e periodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentao (on line, batch, consulta etc.). Ainda em razo da nova carga de informaes, indispensvel que estas sejam avaliadas discriminando-se o que relevante do que apenas interessante saber. Embora no seja o costume anterior, deve-se passar a empregar mtodos de seleo do tipo "curva ABC", entre outros. Em resumo, a Automao Comercial exige investimentos que causam um profundo impacto nos processos da empresa e proporcionam benefcios concretos.

10. COMENTRIOS FINAIS


Para a efetiva verificao dos resultados necessrio que, paralelamente, sejam desenvolvidas ferramentas de controle qualitativos e quantitativos de desempenho, sem as quais ser menos efetiva a avaliao dos resultados obtidos com o investimento. importante lembrar que os resultados, com a adoo da automao, sero mais positivos quanto maior for o comprometimento do varejista empreendedor em seu desenvolvimento, controle, planejamento e aplicao. Esse comprometimento envolve no s a disponibilizao de recursos mas tambm o comprometimento dos envolvidos. A EAN BRASIL dispe de cursos regulares sobre automao do varejo em sua sede em So Paulo, e faz parcerias com Associaes Regionais Supermercadistas e do Comrcio para realizar cursos e palestras anualmente em todos os Estados do Brasil .

11. INFORMAES IMPORTANTES


A aplicao dos mdulos e padres, presentes neste Guia, voluntria embora todo esforo possvel tenha sido feito para assegurar que as informaes contidas estejam corretas, no possvel prometer ou assegurar os resultados advindos da aplicao dele. Os participantes do Projeto de codificao e a EAN BRASIL no se responsabilizam por qualquer omisso ou erros eventualmente presentes neste Guia. Informaes mais detalhadas dos padres do Sistema EAN UCC podem ser obtidas no Manual do Usurio e no Encarte UCC/EAN-128.

11.1. COMO TORNAR-SE UM ASSOCIADO EAN BRASIL?


Para tornar-se um associado da EAN BRASIL e usurio do Sistema EAN UCC, entre em contato pelo SAA - Servio de Atendimento ao Associado, pelo telefone 0800110789 (ligao gratuita) ou pelo Centro de Servios EAN BRASIL no site http://www.eanbrasil.org.br e informe-se dos procedimentos e documentaes necessrios filiao.

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