FACULDADE JOS LACERDA FILHO DE CINCIAS APLICADAS - FAJOLCA CURSO DE CINCIAS CONTBEIS

MARIA OSANA FLORIANO DE OLIVEIRA

DOCUMENTOS ELETRNICOS NA CONTABILIDADE: NOTA FISCAL ELETRNICA - NF-e

IPOJUCA / PE Setembro / 2007 1

MARIA OSANA FLORIANO DE OLIVEIRA

DOCUMENTOS ELETRNICOS NA CONTABILIDADE: NOTA FISCAL ELETRNICA NF-e

Monografia apresentada pela aluna Maria Osana Floriano de Oliveira, sob a orientao do Professor Adilson Martins Demosthenes, como requisito para obteno do ttulo de Bacharel em Cincias Contbeis

IPOJUCA / PE Setembro / 2007 2

MARIA OSANA FLORIANO DE OLIVEIRA

DOCUMENTOS ELETRNICOS NA CONTABILIDADE: NOTA FISCAL ELETRNICA NF-e

Esta monografia foi julgada adequada e aprovada em sua forma final pelo Curso Superior de Bacharel em Cincias Contbeis da Faculdade Jos Lacerda Filho de Cincias Aplicadas FAJOLCA, Ipojuca / Pernambuco.

Aprovada em, 18 de setembro de 2007 Banca Examinadora: ____________________________________ Adilson Martins Demosthenes Orientador do Trabalho

____________________________________
Jos dos Anjos Teixeira Bastos Filho

Professor da Instituio - FAJOLCA

____________________________________ Elyrouse Cavalcante de Oliveira Coordenador do Curso

DEDICATRIA

Dedico a todos aqueles que acompanharam minha jornada para a conquista de mais um ttulo. minha me Maria Severina da Conceio, que apesar de ausente, sempre norteou minhas atitudes. Ao meu pai Jos Floriano de Oliveira, pelo incentivo. Ao meu filho Vinicius Floriano de Melo, que soube superar minha ausncia diria com meus estudos e outras obrigaes, destacando a minha Irm Maria Cristina Nininha, Rafael meu cunhado pelo apoio sempre presente, a Valdir Melo meu esposo que faz parte desta conquista. Enfim a todos aqueles que direta ou indiretamente contriburam para a realizao desse trabalho.

AGRADECIMENTOS

Primeiramente a fora maior, o Deus onipotente e onipresente, que acompanha nossas vidas e traa nossos destinos. A Maria Santssima Me de Deus e nossa Me, que tenho como modelo de mulher forte, determinada e obediente a vontade Deus. Aos meus pais, que souberam me educar e contriburam significativamente para minha formao acadmica. Aos professores que, acima de educadores, tornaram-se amigos e se fizeram presentes nos momentos de dvida, especialmente aos meus orientadores: Elyrouse Cavalcanti e ao professor Adilson Martins Demosthenes. Sem esquecer a eterna saudade da Professora Roseclery Gomes Queiroz que semeou frutos de conhecimentos e conquistas nesta minha graduao. A todos os amigos e colegas que me incentivaram, com sua pacincia e compreenso durante a realizao desta pesquisa cientfica. A professora Las Lacerda e ao seu Pai Jos Correia de Lacerda Filho (Sr. Zezito) que acreditaram na cidade de Ipojuca e nos seus filhos que tem sangue de guerreiros neste solo brasileiro terra de santa cruz, (Estrofe do Hino de Ipojuca, Maestro Marinho Alves) instalando esta faculdade no nosso municpio.

SUMRIO

1. INTRODUO ................................................................................................................9 1.1. CONSIDERAES INICAIS............................................................................9 1.2. DEFINIO DO PROBLEMA..........................................................................11 1.3. OBJETIVOS........................................................................................................11 1.3.1. Geral .....................................................................................................11 1.3.2. Especficos ...........................................................................................12 1.4. JUSTIFICATIVA................................................................................................12 1.5. METODOLOGIA...............................................................................................13 2. REFERENCIAL TERICO...........................................................................................13 2.1. CONCEITO DE DOCUMENTAO, DOCUMENTAO CONTBIL, DOCUMENTAO DIGITAL.........................................................................13 2.1.1. Documentao .....................................................................................13 2.1.1.1. Suporte material......................................................................14 2.1.1.2. O novo modelo........................................................................16 2.1.2. Documentao Contbil ......................................................................17 2.1.2.1. Normas de utilizao dos documentos na contabilidade.......18 2.1.3. Documentao Digital ........................................................................20 2.1.3.1. A autenticidade.......................................................................22 2.1.3.2. Escriturao fiscal..................................................................24 2.1.3.4. Certificao digital.................................................................29 2..2. NOTA FISCAL ELETRNICA......................................................................31 2.2.1.Histrico do Projeto NF-e...................................................................31 2.2.2. Conceitos da NF-e..............................................................................31

2.2.3.Modelo Operacional.............................................................................31 2.2.4.Documentao Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica - DANF-e.......................33 2.2.5.Implantao do Projeto NF- ...............................................................34 2.2.6.Benefcios Esperados...........................................................................39 2.2.6.1.Benefcios para o contribuinte comprador...............................39 2.2.6.2.Benefcios para sociedade.........................................................39 2.2.6.3.Benefcios para o contribuinte vendedor..................................40 2.2.6.4.Benefcios para as administraes tributrias...........................40 2.2.7.Desvantagens........................................................................................41 3. CONSIDERAES FINAIS.........................................................................................47 REFERNCIAS..............................................................................................................48

LISTAS DE FIGURAS

Figura 1.1- Recepo Antes da ocorrncia do Fato Gerador.................................................42 Figura 1.2- Validao da NF-e Recebida...............................................................................42 Figura 1.3- Validao e Autorizao......................................................................................43 Figura 1.4- Retransmite NF-e ...............................................................................................43 Figura 1.5- Autorizao da NF-e DANFE.............................................................................44 Figura 1.6- Trnsito Autorizado............................................................................................44 Figura 1.7- Validao da NF-e Cdigo de Acesso...............................................................45 Figura 1.8- Ps-validao dos Dados....................................................................................45 Figura 1.9-Modelo do DANFE.............................................................................................46

1. INTRODUO

1.1.CONSIDERAES INICIAIS

A competitividade do mundo globalizado exige mudanas e constantes inovaes tecnolgicas, requisitando grande capacidade de processamento das empresas. H dcadas a tecnologia vem ditando a forma como se realizam transaes comerciais. No faz muito tempo que os computadores, fax, copiadoras, celulares e outros artefatos eletrnicos encontram-se integrados nos ambientes das empresas e so usados como diferencial competitivo para manter ou mesmo aumentar o seu percentual de participao no mercado. Atualmente, as organizaes pblicas e privadas enfrentam a tarefa de migrar seus procedimentos burocrticos para o mundo digital, todos os dias grandes volumes de informaes digitais so produzidos: textos, bases de dados, planilhas, imagens, gravaes sonoras, material grfico, pginas da Internet, etc. O sculo XXI chega trazendo uma forte dependncia da informtica como uma forma de armazenar os registros das atividades individuais e coletivas. A Tecnologia da Informao mais uma ferramenta usada pelas empresas, mais do que uma forma de trocar dados, est mudando radicalmente a forma tradicional das operaes contbeis, tornando os processos mais eficientes e proporcionando melhores servios em todos os nveis. Documentos digitais, assinaturas eletrnicas e a infinidade de endereos virtuais dedicados ao comrcio, so alguns exemplos desses avanos que esto sendo utilizados para disponibilizar informaes e servios e esto, definitivamente, mudando a forma de fazer negcio. Observa-se que a evoluo digital tem impactado, sobretudo, a maneira de praticar contabilidade. A Tecnologia da Informao continuar influenciando as empresas,

proporcionando inovaes nas tramitaes contbeis, bem como criando novas alternativas para usurios de informaes recolherem e analisarem a informao. Neste quadro destacase o projeto da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) que prope mudanas radicais. Espera-se um ambiente de trabalho enxuto: um servidor, uma impressora de qualquer modelo abastecida com papel A4 comum. Um certificado digital ir assegurar a validade jurdica do que for assinado via internet. Caso a nota seja de produtos e eles precisem cruzar as cidades de caminho, basta o portador carregar um DANF-E (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrnica) que conter um cdigo de barras, para que os agentes do Fisco dos postos de fronteira possam verificar a autenticidade das informaes via internet. Tudo isso acordado entre a Secretaria da Fazenda e a Receita Federal. Estas so algumas das mudanas prometidas pela Nota Fiscal Eletrnica. O Projeto NF-e veio para implantar um padro nacional de documento fiscal eletrnico que substituir, gradativamente, a forma atual de emisso de documento fiscal em papel, simplificando as obrigaes dos contribuintes e favorecendo o acompanhamento, em tempo real, das transaes pelo Fisco. Mesmo sendo um tema bastante atual, a questo relativa ao tratamento dos documentos eletrnicos no meio contbil ainda que, abordada com freqncia, gera certa polmica e receio para os interessados em tal assunto. Baseado-se em abordagens tcnicas e esclarecimentos sobre os documentos eletrnicos, trmite e sua importncia para a contabilidade, procura-se mostrar neste trabalho a importncia e as vantagens propostas por este novo modelo de documento.

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1.2. DEFINIO DO PROBLEMA

Diversos projetos em tecnologia, ainda que recheados de timas intenes, nem sempre conseguem atingir os objetivos esperados. Portanto, a integrao e compartilhamento de informaes tem o objetivo de racionalizar e modernizar a administrao tributria brasileira, reduzindo custos e entraves burocrticos, facilitando o cumprimento das obrigaes tributrias e o pagamento de impostos e contribuies, alm de fortalecer o controle e a fiscalizao por meio de intercmbio de informaes entre as administraes tributrias. Se no setor corporativo, o documento digital est se tornando uma questo de sobrevivncia, no setor pblico ele ser um instrumento de grande valia para reduzir fraudes e aumentar a transparncia dos processos. Como toda medida facilitadora, a documentao digital uma tendncia mundial irreversvel. Para se ter uma idia, pases da Amrica Latina, como Mxico e Equador, j tm processos de digitalizao em andamento. A emisso de documentos fiscais eletrnicos apenas o incio de um modelo que deve se estender a todos os documentos de quaisquer natureza. Diante desse contexto, faz-se o seguinte questionamento: como a documentao e a Nota Fiscal eletrnica utilizada pelas empresas e na contabilidade pode reduzir a burocracia e os custos ?

1.3. OBJETIVOS 1.3.1 Geral A implantao de documentos eletrnicos na contabilidade tem como meta a adoo de um modelo nacional que venha substituir a sistemtica atual de emisso de

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documento fiscal em papel com a validade jurdica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigaes acessrias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operaes comerciais pelo Fisco. Para responder ao questionamento proposto a presente pesquisa tem como objetivo geral analisar como a documentao e a nota fiscal eletrnica utilizada pelas empresas e na contabilidade pode auxiliar na reduo da burocracia e de custos.

1.3.2. Especficos

Visando atingir o objetivo geral deste trabalho delineou-se os seguintes objetivos especficos: a) Identificar um referencial terico acerca de documentaes, documentao contbil e documentao digital. b) Descrever a documentao digital utilizada pela contabilidade. c) Analisar os benefcios oriundos da documentao digital utilizada na contabilidade. d) Destacar o novo modelo da Nota Fiscal Eletrnica.

1.4. JUSTIFICATIVA

Esse trabalho justifica-se a medida que surge a necessidade de debater sobre a integrao e cooperao entre administraes tributrias, especialmente naqueles pases que, como o Brasil, possuem forte grau de descentralizao fiscal. Nesses pases, a autonomia tributria tem gerado, tradicionalmente, multiplicidade de rotinas de trabalho, burocracia, baixo grau de troca de informaes e falta de compatibilidade entre os dados econmico-

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fiscais dos contribuintes. Para os cidados, o Estado mostra-se multifacetado, ineficiente e moroso. Para o governo, o controle apresenta-se difcil porque falta a viso integrada das aes realizadas pelos integrantes do sistema. Para o Pas, o custo pblico e privado do cumprimento das obrigaes tributrias torna-se alto, criando um claro empecilho ao investimento e gerao de empregos. Visando o novo modelo da NF-e Nota fiscal Eletrnica e seus benefcios ao Contribuinte e ao rgo arrecadador.

1.5. METODOLOGIA

No trabalho em tela, utilizou-se tcnicas de documentao indireta, atravs de pesquisa bibliogrfica e documentada, em livros, artigos, revistas, pginas da Internet, que tratam do assunto em questo. A metodologia utilizada foi o mtodo dedutivo; quanto ao objetivo foi exploratria; quanto ao procedimento foi uma pesquisa bibliogrfica e quanto abordagem foi qualitativa.

2. REFERENCIAL TERICO

2.1. CONCEITO DE DOCUMENTAO, DOCUMENTAO CONTBIL E DOCUMENTAO DIGITAL 2.1.1. Documentao

Toda a informao contida em um suporte material, por meio de signos grficos e que tenha a propriedade de ser comunicada um documento. qualquer base de

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conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova, etc, como est definido em dicionrio. Todavia, mais valioso do que um suporte material que recebeu smbolos grficos com teor informativo, visto que representa o pensamento de determinada manifestao do pensamento humano. Baseando-se nesse conceito, temos obrigatoriamente a presena de um receptor do fenmeno comunicativo, sem o qual no teramos propriamente o documento. Neste sentido, podemos considerar o documento como fonte segura e constante de informaes, e no podemos ignorar o fato de que o conceito de documento deriva da necessidade de transmitir informaes e no propriamente da forma como o processo ocorre.

2.1.1.1 Suporte material

Dada a importncia da documentao das aes, principalmente como meio para posterior auditagem, observa-se que praticamente todas as formas como os documentos esto previstos em lei fazem uso do papel. De fato, as exigncias de forma escrita, exigidas para atos comerciais, partem do pressuposto de que os atos jurdicos so registrados tendo o papel como suporte material Portando a maneira tradicional de se coNF-eccionar e arquivar o documento emprega o papel e utiliza detalhes impressos ou anexos para garantir sua procedncia. Podemos afirmar que esta forma tradicional, parte da premissa que qualquer modificao do documento em papel pode ser identificada e que os itens usados para identificar o emissor so nicos e so impossveis de ser reproduzidos por outrem, a no ser pelo prprio emissor do documento. Um documento em papel tem varias funes: garantir uma tangvel evidncia da existncia da vontade contratual das partes; permitir que possa ser lidos por todos os

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envolvidos ou interessados na ao; possibilitar que permanea inalterado ao longo do tempo e fornecer um permanente registro da transao, permitindo sua reproduo por meio de cpias; possibilitar a autenticao; favorecer o arquivamento dos dados de forma a facilitar o controle e permitir o acesso em auditagem para fins de contabilidade, tributao e outros fins regulatrios. Assim, a exigncia de apresentao de documento em papel na forma escrita, que pode ser combinada a outros requisitos para autenticao, visam emprestar maior confiabilidade e segurana jurdica ao documento. Em virtude da necessidade de manter os documentos em perfeito estado por vrios anos e at dcadas, as empresas dedicam espaos fsicos exclusivamente a arquivos que no param de crescer fisicamente, exigindo cuidados nas instalaes e o emprego de pessoal dedicado e especializado em seu manuseio. Impressoras matriciais carregadas com notas fiscais em formulrios contnuos de vrias vias, ocupam boa parte do espao esperando o comando para imprimir uma nova srie de comprovantes. Arquivos de metal tambm ocupam uma boa fatia do espao enquanto aguardam a sua vez de receber o material to importante para o governo quanto para a empresa. Equipes de funcionrios carimbam e separam as notas, dando o destino de direito a cada uma delas. A tecnologia da informao veio para modificar este cenrio. O papel no o nico suporte possvel para o documento, em conseqncia a forma e os smbolos usados para representar o pensamento humano tambm mudam. A informao pode ser armazenada, por exemplo, em fitas magnticas ou discos pticos, ou seja, de forma digital. Em conseqncia os smbolos passam a ser compostos por elementos bsicos de informao eletrnica. O documento digital ento o documento que tem como suporte material o meio eletrnico. Esta alterao do suporte material de papel para o meio digital, traz a vantagem da rapidez e agilidade no tramite dos processos, pois a informao na forma de bits (menor

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unidade de informao digital) pode viajar, praticamente, na velocidade da luz, reduzindo os custos e principalmente os espaos para sua conservao. No entanto este novo suporte deve oferecer, pelo menos, o mesmo grau de segurana oferecido pelos tradicionais arquivos de papel, o que deve ser alcanado com o emprego de alguns recursos tcnicos.

2.1.1.2. O novo modelo

Com o advento da sociedade da informao os agentes econmicos aumentaram a sua mobilidade, exercendo aes em todo o territrio nacional e deixando de estar restritos ao conceito de jurisdio territorial. Em decorrncia, comum que empresas sejam contribuintes, simultaneamente, de diversos governos, em nvel federal, estadual ou municipal. A conseqncia direta deste modelo que os bons contribuintes acabam penalizados pela burocracia, pois tem que lidar com procedimentos e normas diversas em cada unidade da federao ou municpio. As administraes tributrias enfrentam o grande desafio de adaptarem-se aos processos de globalizao e de digitalizao do comrcio e das transaes entre contribuintes. Os volumes de transaes efetuadas e os montantes de recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporo, aumentam os custos inerentes necessidade do Estado de detectar e prevenir a evaso tributria. No que se refere s administraes tributrias, h a necessidade de despender grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informaes sobre as operaes realizadas pelos contribuintes, administrando um volume de obrigaes acessrias que acompanha o surgimento de novas hipteses de evaso. Portando, a integrao e compartilhamento de informaes tm o objetivo de racionalizar e modernizar a administrao tributria brasileira, reduzindo custos e entraves

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burocrticos, facilitando o cumprimento das obrigaes tributrias e o pagamento de impostos e contribuies, alm de fortalecer o controle e a fiscalizao por meio de intercmbio de informaes entre as administraes tributrias. Para atender a estas necessidades, a Emenda Constitucional No. 42 introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituio Federal, que determina s administraes tributrias da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios a atuar de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informaes fiscais. De modo geral, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento pblico voltado para a reduo de burocracia do comrcio e dos entraves administrativos enfrentados pelos empresrios do Pas, exigindo a modernizao das administraes tributrias nas trs esferas de governo. O projeto prev ainda o investimento em tecnologia de forma a modernizar o parque tecnolgico e os sistemas de informao, ampliando a capacidade de atendimento das unidades administrativas. Com a assinatura digital, o emitente realiza, basicamente, quatro aes: inteno, afirmao, evidncia e cerimnia. O primeiro gesto est ligado ao compromisso do individuo com o contedo do documento. O segundo a confirmao que a transao foi consumada. O terceiro deixa claro o vinculo entre o individuo e o documento. Com o quarto gesto o individuo assume todas as conseqncias legais da ao.

2.1.2. Documentao Contbil

Em contabilidade no devemos buscar um conceito minucioso de documento, e sim o emprego de elementos bsicos para construir um possvel conceito de documento no sentido contbil, com itens que possam garantir informao contbil a caracterstica

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qualitativa de confiabilidade, dando relevncia ao aspecto probatrio (autenticidade) do documento. A forma tradicional de verificao da autenticidade de um documento est baseada na consistncia original de seu contedo e na identificao de sua procedncia. Para garantir a originalidade de seu teor, devemos levar em considerao a materialidade de seu suporte e verificar detalhes obrigatrios por fora de lei como assinaturas manuscritas, selos, numeraes, carimbos, marcas dgua, etc. Independentemente da base material (suporte) em que o documento esteja impresso, para analisar o valor probatrio do mesmo, necessrio que o suporte seja indelvel, no permitindo que ocorra qualquer tipo de adulterao ou modificao, e caso ocorra tais eventos, permitir que seja identificados tais fatos. H ainda a necessidade da identificao da procedncia da informao de forma segura. Tradicionalmente feita a anlise de assinatura manuscrita que se presume nica para cada individuo e difcil de ser reproduzida ou verificase cdigos que representam entidades como CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica) ou CPF (Cadastro de Pessoa Fsica). Em outras palavras, estes itens bem como outros detalhes que permitam aferir a procedncia devem, necessariamente, fazer parte do documento. Na contabilidade, evidente a relevncia de tais meios de identificao para que se possa assegurar a procedncia do documento.

2.1.2.1. Normas de utilizao de documentos na contabilidade

Como explicado anteriormente, o documento qualquer fonte de informao, fixada em um suporte e material e disponvel de forma a permitir consulta, estudo, prova, etc. Documento contbil toda informao oriunda do conhecimento contbil alm dos documentos usados para realizar a escriturao.

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Os documentos contbeis assumiram vrias formas fsicas no decorrer da histria, desde smbolos gravados em peas de argila, pedaos de madeira com marcas de cortes que possuam sentido numrico e cordas com ns. Estes artefatos representam registros primitivos do controle exercido pelo homem sobre coisas ou objetos. No se tem aqui a inteno de esgotar todas as formas de documento contbil existentes na historia da humanidade, mas acredita-se que possvel perceber o uso de diversos suportes materiais na representao do pensamento humano, principalmente no conhecimento contbil. A fim de identificar com mais clareza os documentos contbeis, destacam-se as seguintes definies das Normas Brasileiras de Contabilidade:
NBC T 2.2 Da Documentao Contbil. 2.2.1 A Documentao Contbil compreende todos os documentos, livros, papeis, registros e outras peas, que apiam a escriturao contbil. 2.2.1.1 O Documento contbil, estrito-senso, aquele que comprova os atos e fatos que originam lanamento(s) na escriturao contbil da Entidade. 2.2.2 A Documentao Contbil hbil, quando revestida das caractersticas intrnsecas ou extrnsecas essenciais, definidas na legislao, na tcnica contbil ou aceita pelos usos e costumes. 2.2.3 A Documentao Contbil pode ter origem interna quando gerada na prpria Entidade, ou externa quando proveniente de terceiros. 2.2.4 A Entidade obrigada a manter em boa ordem a documentao contbil.

Conclui-se, ento, que a documentao contbil composta pelos documentos gerados pela prpria empresa (lanamentos contbeis, balanos, demonstrativos financeiros, etc.) bem como os oriundos de terceiros (documentos que comprovam lanamentos contbeis, tambm conhecidos como documentos probatrios). Analisando a Lei n. 486, de 03/03/1969 em seu artigo 2., percebe-se o interesse do legislador no aspecto de integridade do documento contbil gerado pela empresa:Art. 2. A
escriturao ser completa, (...), com clareza, por ordem cronolgica de dia, ms e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transporte para as margens

O valor probatrio do documento contbil tratado no Decreto-Lei n. 24.337, de 4/01/1948, no artigo 1., encontra-se a definio de requisitos: 19

Art. 1. Os balanos, demonstraes de contas de lucros e perdas, extratos, descriminaes de contas ou de lanamentos e quaisquer outros documentos de contabilidade, exigidos pelas reparties fiscais, para fins do imposto de renda ou para quaisquer outros fins, s podero fazer prova na conformidade da legislao, quando assinados por contador ou guardalivros registrado em Conselho Regional de Contabilidade, com a indicao do nmero do registro.

O requisito da assinatura do contador no documento contbil emitido pela empresa para que o mesmo tenha valor probatrio, foi ratificado pela resoluo CFC n. 825/98, de 30/06/1998, artigo 20, pargrafo 2;
Art. 20... (...) 2. Os documentos contbeis somente tero valor jurdico quando assinados por contabilista com a indicao do nmero de registro e da categoria. (...)

Pode-se afirmar que o documento contbil aquele que comprova os atos e fatos que geraram os lanamentos contbeis, bem como os documentos gerados pelo contador no exerccio de suas atividades profissionais.

2.1.3. Documentao Digital

A informtica tem causado a quebra de inmeros paradigmas, em todas as reas do conhecimento humano, inclusive no setor tributrio. Um exemplo marcante dos novos tempos o documento eletrnico, gerado, transmitido, armazenado e acessado na forma de bits, dispensando a necessidade da impresso em papel. O homem vem buscando alternativas ao papel como forma de perpetuar suas informaes. Inicialmente pela baixa resistncia do papel s aes do tempo.
Toda a sociedade pelo menos nos seus elementos mais delicados e essenciais est ligada matria mais frgil que existe: o papel... nada de resistente e duradouro: um pouco de pasta de madeira e de cola, substncias deteriorveis e combustveis, a que confiam os bens e direitos dos homens, os tesouros da cincia e da arte. A umidade, o fogo, a traa, os ratos, podem desfazer e destruir essa massa imensa de papel sobre que

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repousa o que h de mais caro no mundo. Smbolo de uma civilizao que sabe ser efmera, ou de incurvel imbecilidade..

AMARAL,2006,p..22) Alm da vulnerabilidade, h dificuldade em recuperar documentos, principalmente quando acondicionados em grandes volumes. Outro ponto relevante o alto custo para guardar os documentos em papel, obrigando o Estado e o setor privado a manterem grandes espaos para sua guarda. Finalmente, a conscincia ecolgica despertada nos ltimos anos outro grande motivo para a busca de novas alternativas. O documento digital um conjunto de smbolos representados em modo binrio, assim como um texto. Para garantir que o contedo deste conjunto no ser adulterado e identificar a sua procedncia, o mesmo dever ser assinado digitalmente, porm essa afirmativa somente ser verdadeira se a assinatura digital possuir as seguintes propriedades: ser nica e exclusiva para o documento assinado; ser passvel de verificao; ser gerado sob controle exclusivo do signatrio; estar de tal modo vinculada ao documento digital, que se este for alterado, a assinatura seja invalidada e no tenha sido gerada posteriormente expirao, revogao ou suspenso das chaves. A assinatura digital definida como um conjunto de caracteres alfanumricos resultante de complexas operaes matemticas de criptografia efetuadas por um computador sobre um documento eletrnico (um texto, uma imagem, um som ou qualquer outro arquivo digital). Criptografia (kriptos = escondido; grpho = grafia) a tcnica de escrever atravs de smbolos ou cdigos de forma que apenas um destinatrio possa decifrar ou compreender. Quase sempre o destinatrio necessita de uma chave ou senha para proceder a leitura dos dados criptografados. Podemos afirmar que a criptografia transforma os dados de tal forma que se tornem ilegveis para qualquer individuo sem o uso da chave ou senha. O objetivo desta tcnica a privacidade, negando acesso a informao para qualquer pessoa, exceto para o destinatrio.

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A autenticao de um documento digital, consiste em vincular uma assinatura digital a este documento. Refere-se a um mtodo pelo qual o receptor de uma mensagem eletrnica pode se certificar quanto a identidade do emissor e/ou quanto ao contedo da mensagem. Para exemplificar de forma prtica o uso da assinatura digital em um documento eletrnico, pode-se imaginar a concesso de um emprstimo por um banco a uma pessoa que est em sua residncia. O banco X envia, pela internet, o contrato criptografado para o cliente Y, este cliente Y, ao receber a mensagem eletrnica criptografada aplica a sua senha de acesso privativo, se a verificao for positiva, o cliente Y passa a ter certeza de que a mensagem provm do banco X e que no sofreu qualquer tipo de adulterao, seja por erro de envio ou alterao no texto, assim temos duas verificaes: identificao do remetente e integridade dos dados. Ao analisar o contrato e decidir aceitar o emprstimo, o cliente Y envia, pela internet, o contrato criptografado e assinado digitalmente. O banco X, ao receber o contrato aplica sua senha de acesso e faz as verificaes de identificao do remetente (cliente Y) e consistncia dos dados. Finalmente o cliente Y no poder negar que analisou e enviou o contrato e o banco X poder liberar o emprstimo. Outro aspecto relevante da assinatura digital que atravs dela possvel garantir a privacidade do documento, ou seja, no exemplo citado, somente o banco X e o cliente Y tero acesso as informaes contidas no contrato de emprstimo.

2.1.3.1. A autenticidade

Uma das exigncias bsicas que a informao contida no documento eletrnica esteja acessvel para consulta posterior. O termo acessvel ressalta a necessidade de que a informao possa ser lida ou reproduzida, a qualquer momento, a exemplo do que acontece

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em arquivos tradicionais, ou seja, de uma forma universal permitindo a democratizao da informao. Outro requisito bsico de segurana a identificao da procedncia, ou seja, identificar o autor e indicar que o mesmo aprovou a informao contida no documento. A garantia da consistncia do contedo outro ponto fundamental. Vale lembrar a figura do documento original deixa de existir, pois todo documento eletrnico original, ou seja, nico. Assim o que se busca garantir consistncia da informao quando do envio da mesma para o destinatrio. Estes requisitos esto relacionados com a autenticidade do documento. Como visto, o valor probatrio do documento est em garantir a consistncia de seu contedo, identificando procedncia e assegurando a originalidade do mesmo. Para assegurar a consistncia do documento digital, foi desenvolvida a tecnologia da firma ou assinatura digital. Com a utilizao de tal recurso, possvel garantir que o teor original do documento no ser burlado atravs de alteraes no autorizadas bem como certificar a origem do mesmo, atingindo assim a plena eficincia probatria. Pode-se afirmar que o documento digital, devidamente assinado, seguro e totalmente confivel, alm de proporcionar melhores condies de arquivamento e recuperao, oferecendo facilidades para uma comunicao rpida, eficiente e segura. Em relao a tributao, a busca pela integrao e modernizao da Administrao Tributria est relacionada forma federativa adotada pelo estado brasileiro. Neste contexto, a Unio, os Estados, o Distrito Federal e os Municpios so dotados de autonomia poltica, administrativa e financeira, estando suas atribuies, limitaes e competncias previstas na Constituio Federal, que concede a cada esfera de governo a competncia de instituir e administrar os respectivos tributos.

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2.1.3.2. Escriturao fiscal

A Medida Provisria 2.200-2, de 17/08/2001, criou a Certificao Digital e tornou possvel a criao sistema basicamente digital disposto a eliminar o uso do papel nas atividades fiscais. A autenticidade, integridade e validade jurdica do documentos eletrnicos foram asseguradas com a instituio do ICP Brasil, que definido como:
Um conjunto de tcnicas, prticas e procedimentos, a ser implementado pelas organizaes governamentais e privadas brasileiras com o objetivo de estabelecer os fundamentos tcnicos e metodolgicos de um sistema de certificao digital baseado em chave pblica. <http//www.icpbrasil.gov.br> )

O SERPRO (Servio Federal de Processamento de Dados), valendo-se da experincia no desenvolvimento de sistemas e solues no ambiente e-gov (governo eletrnico), iniciou o projeto SPED (Sistema Pblico de Escriturao Digital). De forma mais objetiva, podemos nos referir ao SPED como um software (programa de computador) que ser oferecido pela Receita Federal a todas as empresas para que elas possam manter e enviar a este rgo informaes de natureza fiscal e contbil, a partir de arquivos eletrnicos mantidos em seus computadores, bem como informaes previdencirias, Livros Fiscais, Comerciais e Contbeis gerados atravs de escriturao, alm de Demonstraes Contbeis. Ao contribuinte ser permitido validar, assinar digitalmente, visualizar o contedo destes arquivos e enviar, atravs da internet, seus dados para os diversos rgos que tratam do registro e fiscalizao nas vrias esferas. Visando alcanar um alto grau na integrao dos fiscos federal/estaduais e, posteriormente, municipais, bem como integrar todo o processo relativo s notas fiscais, o SPED prope a padronizao, racionalizao e compartilhamento das informaes contbil e fiscal digital, alm de minimizar os custos com armazenamento e despesas com o cumprimento de obrigaes acessrias.

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Os benefcios sero relevantes para as administraes tributrias e para os contribuintes, visto que o projeto do SPED dever abrir um leque de debates e aes com medidas conjuntas em seus trs campos de atuao: Nota Fiscal Eletrnica, Escriturao Contbil e Fiscal Eletrnica. Atualmente so muitas as dificuldades para que uma empresa possa se manter em dia com as receitas fazendrias. O arquivamento de documentos pelo perodo exigido pela legislao requer a utilizao de pessoal, cuidados e gastos significativos. Quando h a necessidade de recuperar um desses documentos, seja por imposio do Fisco ou para fins de auditagem, o contribuinte geralmente tem um imenso trabalho para localiz-lo no grande volume de papeis armazenados. Algumas empresas envolvidas no projeto piloto da Nota Fiscal Eletrnica chegam a emitir quase um milho de NFs por ms. Alm dessa dificuldade na guarda, manuseio e recuperao de documentos, as empresas so obrigadas a prestar contas aos diferentes nveis de fiscos (federal, estadual e municipal) fornecendo informaes de forma e contedos variados e em momentos distintos, aumentando consideravelmente a possibilidade de erro.
Com as funcionalidades que esto sendo includas no SPED, ao invs de vrios PGDs (Programas Geradores de Declaraes), as empresas passaro a entregar um nico arquivo com a escriturao fiscal e tambm um s arquivo com a escriturao contbil. O projeto unifica diversas solicitaes de informaes a que o contribuinte est sujeito hoje, o que acaba gerando conflito entre um PGD e outro. A partir da unificao dessas demandas numa fonte, com toda segurana da assinatura digital, a expectativa obter dados mais confiveis, diminuindo a necessidade de auditorias posteriores. (Machado,2007,p.17)

Grandes vantagens so esperadas para as empresas e para a administrao pblica.

Segundo (Bruno,2007,p22) Ns costumamos dizer, internamente, que esse um projeto ganha-ganha, pois ele de alto interesse para o fisco, por permitir um maior controle da arrecadao e um acompanhamento mais preciso do contribuinte; e, ao mesmo tempo, um projeto do maior interesse para as empresas, porque simplifica muito os seus trabalhos burocrticos internos e o cumprimento da legislao, alm de oferecer grande reduo de custos. .

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A proposta fazer com que todo o volume de informaes possa ser compartilhado entre os fiscos federal e estaduais, e posteriormente, pelos fiscos municipais atravs de dados compatveis entre si. Todo esse processo feito de forma automtica, com os dados viajando em uma grande rede digital, com a segurana garantida pela tecnologia da certificao digital.
O SPED um projeto que vem atender a uma demanda antiga da administrao pblica fazendria: como fazer para agilizar os processos de negcio em que h a participao das trs camadas do Estado. Isso realmente algo perseguido h muito tempo, pois a troca dessas informaes extremamente complexa e volumosa. Tanto os governos quanto as empresas s tm a ganhar com a adoo desse sistema, ANDR,Superintendente de Relacionamento com Clientes Administrao Tributria do Serpro. <http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>

O conjunto de valores agregado pelo SPED chegar diretamente ao bolso dos consumidores finais.
O grande problema do modelo vigente so as inmeras obrigaes acessrias que o contribuinte obrigado a prestar junto ao fisco. Hoje, nas trs esferas tributrias, so quase 100 dessas obrigaes. Ao tempo em que facilita a vida dos contribuintes, o SPED tambm vai ajudar a combater a sonegao, reduzindo a concorrncia desleal. Ento a base de tributao aumenta, crescendo a arrecadao do Estado. As empresas, pelo fato de terem menores gastos, podero diminuir o preo final de seus produtos e servios para os cidados.SUSSUMU, membro da Coordenao de Fiscalizao da Receita Federal, e Supervisor Geral do Projeto na SRF, <http//www.receita.fazenda.gov.br>

Quando uma Nota Fiscal Eletrnica for emitida relativa a uma venda interestadual, tanto o estado de origem como o estado de destino tomaro cincia da transao em tempo real, e podero fiscalizar com rigor o devido cumprimento das obrigaes tributrias.
A Receita Estadual j identificou casos em que fornecedores de So Paulo, onde a alquota para esse produto de 16%, registravam a venda de lotes para a Bahia, que tem alquota de 5%. Mas o produto permanecia em territrio paulista para ser vendido populao. Ou seja, havia uma sonegao de mais de 2/3 do imposto devido. SUSSUMU, membro da Coordenao de Fiscalizao da Receita Federal, e Supervisor Geral do Projeto na SRF, <http//www.receita.fazenda.gov.br>

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No sentido de obter uma viso de construo coletiva e banir a idia de uma legislao impositiva, o fisco convidou para o projeto representantes da sociedade, demais rgos e autarquias envolvidos e empresas-piloto de grande porte. O primeiro passo foi dado em 2004, durante o ENAT (Encontro Nacional de Administradores Tributrios), em Salvador. Durante o evento, foi celebrado um compromisso para o cumprimento de uma emenda constitucional que determinou a troca de informaes tributrias entre estados. Um ano mais tarde, no segundo encontro em So Paulo, os participantes chegaram a um acordo para a criao do SPED e da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e).
Dentro do governo federal existe o PPI (Projeto de Investimentos do Governo Federal), no qual so priorizadas as aes que daro condies de melhoria ao ambiente de negcios do pas e de reduo do custo Brasil. Dentro dele existe o Projeto de Modernizao da Administrao Tributria e Aduaneira. So vrios projetos dentro desse escopo do PPI. a que est inserido o Sped. SUSSUMU , membro da Coordenao de Fiscalizao da Receita Federal, e Supervisor Geral do Projeto na SRF, <http//www.receita.fazenda.gov.br/speed/> .

Em virtude da grande complexidade tcnica e operacional requisitada pelo SPED, a tarefa de desenvolvimento do sistema foi dividida em trs frentes de trabalho. Em cada uma dessas frentes, atuam grupos de trabalho com papis bem definidos. A Receita Federal em conjunto com as Secretarias Fazendrias Estaduais (Sefaz), se empenham no sentido de concretizar um ambiente integrado, em nvel nacional, para as reas de Escriturao Fiscal e Escriturao Contbil. Este ambiente integrado tambm funcionar como um grande arquivo de Notas Fiscais Eletrnicas emitidas em todos os estados, sendo til como espao de contingncia em enventuais falhas nos sistemas estaduais. O suporte tecnolgico ficar a cargo do SERPRO.
uma forma muito diferente e nova de trabalhar, na qual estados e empresas sentam-se mesa de reunies junto com a Receita Federal para discutir qual a informao, a periodicidade, e como essa informao vai ser apresentada. Quinze estados tm representantes no grupo da Escriturao

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Fiscal, que a parte arrecadatria. J na contbil, que tem impacto maior na rea de auditoria, so apenas dois estados, mas nessa Escriturao temos a participao de vrios outros rgos de controle, como Banco Central, a Susep (Superintendncia de Seguros Privados) e a CVM (Comisso de valores Mobilirios), <http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>

O projeto da NF-e coordenado pelas Sefaz atravs do ENCAT (Frum dos Administradores Tributrios das Secretarias de Fazenda Estaduais Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributrios), a Receita Federal ser a responsvel pelo processo de integrao da NF-e.
Nesse projeto est atribudo Receita Federal o importante papel de prover um ambiente nacional, com tecnologias aplicadas ao projeto SPED como um todo, que ser compartilhado com os fiscos dos estados. As Secretarias de Fazenda Estaduais iro implementar as ferramentas tecnolgicas para interagir com seus respectivos contribuintes, e tambm com o ambiente nacional da Receita. TEXEIRA, gestora do SPED no SERPRO., <http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>

O interesse mostrado pelas vrias instituies envolvidas no projeto, destaca a importncia estratgica do SPED para cada um desses setores.
Projetos muito grandes, que tm participao dos estados, que tm de ter a concordncia e tambm o incentivo da administrao federal, tendem s vezes a no acontecer por um motivo ou outro. O Sped no corre esse risco, porque as empresas tm interesse, a sociedade tem interesse, o governo tem interesse. Isso vai empurrar para que o projeto acontea. CESERO <http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>.

A padronizao dos requisitos necessrios ao bom funcionamento do sistema nas vrias esferas tributrias, tem sido o tema dominante nas reunies dos grupos de trabalho, visto que os diversos ambientes que formam a arquitetura do SPED devero ser integrados atravs de recursos tecnolgicos diversos. Cada SEFAZ poder decidir qual a soluo, em Tecnologia da Informao, mais vivel para aplicar junto aos contribuintes em sua rea de atuao. As SEFAZ sero integradas ao SERPRO atravs de web service, desenvolvido pelo SERPRO. Em se tratando das Escrituraes Fiscais e Contbil, o SERPRO ainda est planejando uma maneira para 28

recepo dos dados, este planejamento exige o mximo de cuidado em virtude do grande volume de dados em questo.
A expectativa de que, em seis anos, o ambiente nacional conte com 400 Terabytes de armazenamento. Entendemos que se trata de um desafio de referncia internacional, e o Serpro est empenhado em usar recursos tecnolgicos e processos de gerenciamento adequados a essa grandeza, para entregar o resultado que a Receita espera. TEXEIRA, gestora do SPED no SERPRO., <http//www.receita.fazenda.gov.br/sped/>

Todos os documentos recebidos devero ser assinados digitalmente. Em razo das propriedades de segurana do SPED, todos os aplicativos da Receita Federal devero sofrer um amplo processo de reviso. O desenvolvimento do SPED, sem dvida, marca uma revoluo para a administrao pblica em suas diferentes reas, trazendo consigo a promoo da desburocratizao, o incentivo ao setor produtivo e a transparncia do Estado. Uma inovao tecnolgica em favor do Brasil repleta de benefcios.

2.1.3.3. Certificao digital

A assinatura digital o resultado do uso do mtodo criptogrfico de chaves pblicas, gerando uma cadeia de bits que, dependendo do sistema, um conjunto em separado ou ser parte integrante do documento de tal forma que se ele sofrer qualquer alterao a assinatura se tornar invlida. A assinatura digital gerada a partir de determinada chave privada, sendo que somente poder ser coNF-erida pela chave pblica a ela correspondente. A denominao privada tem o significado de confidencial e a pblica, de conhecimento pblico. Nota-se que a assinatura digital, tal como descrita, no nica por pessoa, como o a assinatura fsica. Ela nica por documento, visto que gerada a partir de seu contedo. Sendo nico por pessoa o par de chaves que criar e coNF-erir a assinatura. 29

Se uma assinatura digital for validada por determinada chave pblica porque foi gerada pela chave privada a ela relacionada, pois os sistemas criptogrficos tem como base clculos algortmicos complexos, de tal forma que confirmam o relacionamento das duas chaves, ou seja, somente a chave pblica gerada simultaneamente com a privada pode validar uma assinatura e impedem que, a partir da chave pblica, se possa calcular a privada. Deve-se ressaltar que o mundo digital um mundo globalizado, em que contratos so firmados entre pessoas que no raras vezes nunca se viram. Assim, comum a situao de algum receber um documento assinado digitalmente e no ter como coNF-erir se o emissor realmente quem se apresenta ser. No documento tradicional, pode-se recorrer a algum possuidor de f pblica para atestar a titularidade da assinatura. Para a certificao digital, tambm possvel recorrer a um terceiro elemento para atestar a titularidade de determinada chave pblica. A este elemento d-se o nome de Entidade Certificadora ou Autoridade Certificadora. A certificao no recai sobre a assinatura, mas sim sobre a chave pblica. Fazendo uma analogia com o mundo fsico, como se a certificao recasse sobre a caneta, e no sobre a assinatura. Por essa razo, sempre que algum com certificado assinar digitalmente um documento, ele j estar automaticamente certificado, como se toda a assinatura que sasse de determinada caneta j contivesse reconhecimento de firma. As certificadoras utilizam um conjunto de equipamentos, sistemas e profissionais capacitados, estruturados por procedimentos de segurana, para emisso e controle de validade dos certificados. Esse conjunto chamado Infra-Estrutura de Chave Pblica, ou simplesmente ICP. Basicamente, a ICP assegura que os certificados sejam emitidos de forma adequada, dentro dos parmetros a que se propem. Para tanto, so adotadas medidas de segurana

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visando assegurar o sigilo da chave privada da certificadora, que assinar os certificados, para impedir que outros o faam em seu nome.

2.2. NOTA FISCAL ELETRNICA 2.2.1. Histrico do Projeto NF-e A organizao das Secretarias de Fazenda, atravs do ENCAT, deu origem definio de um padro nacional para a Nota Fiscal Eletrnica. O modelo promulgado atravs do ATO COTEPE 72 prev padres de segurana e estrutura de mensageria to sofisticados, que o tornam um projeto dos mais sofisticados do mundo. Apesar da complexidade da legislao tributria do pas, a definio do Governo foi clara e precisa: a nota fiscal brasileira ser eletrnica, substituindo o tradicional modelo impresso. Um passo to importante, que ir mexer com as estruturas contbeis, fiscais e produtivas das empresas no poderia avanar sem que o mercado pudesse manifestar suas questes, seus temores e suas sugestes de aprimoramento. Neste momento surge o CONFEB (Conselho Privado da Nota Fiscal Eletrnica do Brasil), uma iniciativa da Associao Brasileira de e-Business, que possui o objetivo de organizar a participao da comunidade empresarial, de modo a fazerem-se ouvir suas palavras e opinies nas decises que determinaro o xito do projeto.

2.2.2. Conceitos da NF-e A NF-e um arquivo com as informaes relacionadas a transao em questo, este arquivo assinado digitalmente garantindo a integridade dos dados e a autoria do emissor, passando a ter validade jurdica. A partir de ento, a NF-e enviada atravs da internet para

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a SEFAZ do estado onde a empresa de origem est instalada, para validao com tempo de resposta estimado em trs minutos. Documento de existncia apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operao de circulao de mercadorias ou uma prestao de servios, ocorrida entre as partes, e cuja validade jurdica garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepo, pelo Fisco, do documento eletrnico, antes da ocorrncia do Fato Gerador. A implantao da NF-e constitui grande avano para facilitar a vida do contribuinte e as atividades de fiscalizao sobre operaes e prestaes tributrias pelo Imposto sobre a Circulao de Mercadorias e Servios (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Inicialmente a NF-e ser emitida apenas por grandes contribuintes e substituir os modelos, em papel, tipo 1 e 1A.

2.2.3. Modelo Operacional

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerar um arquivo eletrnico contendo as informaes fiscais da operao comercial, o qual dever ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrnico, que corresponder Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), ser ento transmitido, pela Internet, para a Secretaria de Fazenda Estadual de jurisdio do contribuinte emitente, que far uma pr-validao do arquivo e devolver uma Autorizao de Uso, sem o qual no poder haver o trnsito da mercadoria. Aps o recebimento da NF-e, a Secretaria de Fazenda Estadual disponibilizar consulta, atravs Internet, para o destinatrio e outros legtimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrnico. Este mesmo arquivo da NF-e ser ainda

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transmitido, pela Secretaria de Fazenda Estadual,para a Receita Federal, que ser repositrio nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operao interestadual, para a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operao. Para acobertar o trnsito da mercadoria ser impressa uma representao grfica simplificada da Nota Fiscal Eletrnica, intitulado DANF-E (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica), em papel comum, e nica via, que conter impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um cdigo de barras bi-dimensional que facilitar a captura e a confirmao de informaes da NF-e pelos Postos Fiscais. O DANFE no uma nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contm a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existncia da NF-e, atravs do site da Secretaria de Fazenda Estadual na Internet. Apesar disto, no primeiro momento de implantao do projeto, o contribuinte destinatrio, no emissor de NF-e, poder escriturar este documento, sendo que sua validade ficar vinculada efetiva existncia da NF-e nos arquivos das administraes tributrias envolvidas no processo.

2.2.4.Documentao Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica-DANF-E

O DANF-E um documento fiscal auxiliar impresso em papel com o objetivo de: Acompanhar o trnsito de mercadorias; Colher a firma do destinatrio/tomador para comprovao de entrega das mercadorias ou prestao de servios; Auxiliar a escriturao da NF-e no destinatrio no receptor de NF-e.

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O DANF-E no uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contm a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existncia da NF-e atravs do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na Internet. O contribuinte destinatrio, no emissor de NF-e, poder escriturar os dados contidos no DANF-E para a escriturao da NF-e, sendo que sua validade ficar vinculada efetiva existncia da NF-e nos arquivos das administraes tributrias envolvidas no processo, comprovada atravs da emisso da Autorizao de Uso. O contribuinte emitente da NF-e, realizar a escriturao a partir das NF-e emitidas e recebidas.

2.2.5.Implantao do Projeto NF-e

O projeto da NF-e vem sendo desenvolvido em parceria com 19 empresas, que se habilitaram para participar do Piloto do projeto, a partir do convite que foi formulado para diversas empresas. Visando a possibilitar uma adaptao gradativa dos contribuintes e da sociedade a este novo modelo, a NF-e ser implantada em duas etapas: 1 Fase (Fase Pr-operacional) Na primeira fase de implantao do projeto, prevista para ocorrer a partir de abril at julho de 2006, dezenove empresas estaro emitindo NF-e que sero autorizadas por seis Secretarias de Fazenda dos seguintes Estados: Bahia, So Paulo, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Gois e Maranho. Nesta fase, as NF-e sero emitidas de forma simultnea s suas tradicionais notas fiscais em papel, modelo 1 e 1A, nesta fase as NF-e e respectivos DANFES no tero validade tributria.

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Para a implantao da NF-e, em setembro de 2005, um grupo de 20 empresas foi convidado ou mostrou interesse em participar do projeto piloto. No contexto do SPED, a NF-e representa a fase mais avanada e conta com a adeso de empresas sediadas em praticamente todas as regies do pas. Atualmente um segundo grupo de empresas encontrase em fase de homologao. Vamos citar o exemplo de quatro empresas que participaram do primeiro grupo, listando as vantagens encontradas na prtica com o uso da NF-e. Vejamos o caso da Dimed, atacadista do Rio Grande do Sul, Wickbold, empresa do ramo de alimentos, Eurofarma, indstria farmacutica, e Dav, rede de varejo. 'O maior emissor de notas do tipo 1 e primeira empresa em emisso no Rio Grande do Sul a Dimed, com cerca de 150 mil notas expedidas por ms no setor atacadista e 50 mil em operaes de varejo. Distribuidora de medicamentos e perfumaria e possuidora de uma significativa fatia no mercado varejista atravs das lojas PanVel, a empresa optou por realizar a adaptao da sua infra-estrutura pela equipe interna de tecnologia, escolhendo apenas um fornecedor para a soluo em certificao digital. Em se tratando de economia, os resultados foram imediatos.
Segundo DOTTORI (2007,p.20) a nota em papel custa 18 centavos por unidade. J a verso eletrnica fica em 3 centavos cada

Quando todo o processo de adaptao estiver completo, ou seja, quando todas as notas forem expedidas em formato digital, a economia ser de aproximadamente 200 mil reais por ano. No podemos limitar os benefcios da NF-e mera reduo de custos, o retorno vai mais alm. Os ganhos so economicamente considerveis, porm no podemos descartar o final da questo de manuseio de documentos em papel, o pessoal antes envolvido nesta tarefa, pode se dedicar e ganhar tempo em outras atividades. As empresas que participaram do projeto piloto tambm desempenham o papel de fomentadoras da tecnologia. Estas corporaes colocam-se a disposio, na medida do possvel, para esclarecer dvidas. Todos 35

que participaram deste primeiro grupo, esto plenamente convictos que a NF-e vai beneficiar o Pas de forma geral com mais transparncia e segurana, diminuindo o tempo nos tramites legais e promovendo a desburocratizao. A Wickbold, grande emissora de notas fiscais, empresa do ramo de alimentos, tambm apia o projeto da NF-e. A empresa foi uma das convidadas pela Secretaria da Fazenda para participar do projeto piloto. A reduo de custos foi uma resposta rpida.
Segundo SILVIA,(2007,p.21) das nossas 140 mil notas fiscais mensais, implementamos a NF-e em 4 mil delas. Tivemos uma economia com custos de impresso de 30 centavos por nota.

A empresa pretende, at o fim de 2007, estender o uso da NF-e para todas as 50 mil notas fiscais que acompanham os caminhes, promovendo assim uma economia de aproximadamente 15 mil reais. Tambm h planejamento no sentido de levar a NF-e para operaes de venda ambulante, que atualmente so representadas por cerca de 90 mil notas por ms, para tal finalidade a empresa deve entrar com um pedido de registro especial junto ao Fisco. Na Wickbold, observou-se uma mudana que atingiu os funcionrios e a rotina corporativa, houve ganho de agilidade no processo, os funcionrios no precisaram mais dedicar duas horas dirias para gerenciar as notas em papel, as filiais ganharam, em mdia meia hora por dia. Tambm no h mais a necessidade de dedicar um espao fsico para o arquivamento das notas por seis anos, tempo mnimo exigido pela legislao. Os vrios metros quadrados, que abrigam grandes volumes de papel, sero aos poucos substitudos por mdias como fitas e DVDs. Consequentemente tais mudanas representam um ganho ecolgico com menor emprego do papel. Acima de tudo a NF-e abriu uma nova era no relacionamento entre o Fisco e o setor privado
SILVIA(2007,p.21) diz que Foi a primeira vez em que a Receita Federal solicitou a participao do contribuinte para construir um novo modelo. Foi

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a quebra de um paradigma. A forma de concepo do projeto foi muito boa, nascendo de uma parceria, no de uma imposio.

A Eurofarma, empresa do ramo farmacutico, tem um volume de emisso abaixo da mdia das empresas participantes do projeto piloto. Assim a economia da troca da nota tradicional pela verso digital no foi o principal motivo para a empresa pleitear sua participao no projeto. Emissora de, aproximadamente, 30 mil notas mensais a empresa buscou agilidade com a adoo da nova tecnologia.
SALOMAO(2007,9.21)diz que: O objetivo usar a tecnologia para evoluir na burocracia. Investimos 400 mil reais para implementar o projeto. O retorno do investimento vai acontecer em 16 meses.

A economia direta alcanou 25 mil reais, porm a reduo nos custos apenas um dos aspectos observados na empresa, houve por exemplo, um estreitamento no relacionamento com os clientes, estes passaram a procurar diretamente a Eurofarma para esclarecer suas dvidas. Atualmente est usando a NF-e em todas as suas transaes. Alm da mudana de comportamento no trato com a clientela, a empresa tambm registra benefcios com relao aos postos fiscais em regio de fronteira. Antes da implantao da NF-e, os caminhes perdiam muito tempo em filas de espera alm de serem obrigados a esperar pela verificao dos dados na nota de papel. Este problema foi eliminado, a Receita Federal equipou os postos de fiscalizao com leitores de cdigo de barra oferecendo grande agilidade ao processo. Alm disso, como os dados so validados antes pela Secretaria da Fazenda, no h risco de que a carga seja retida pela fiscalizao. Acreditar em uma tecnologia que prope a reduo de custos, economia de tempo e reduo da burocracia pode ser uma boa idia. Principalmente se se levar em considerao que a Nota Fiscal Eletrnica se tornar uma obrigao para contribuintes de grande porte em todo Brasil, em curto prazo, mesmo sem uma definio por parte da Receita Federal sobre o tema. Para a rede de supermercados DAv, o interesse surgiu da busca por maior 37

transparncia no mercado. O setor de varejo tem uma imagem negativa relacionada as tradicionais aes de sonegao fiscal.
Segundo ROCHA(2007,p,23) Temos que concorrer com empresas pequenas que, algumas vezes, atuam ilegalmente. fundamental para ns que todos trabalhem de maneira legal para uma competio igual.

A empresa entendeu que o investimento para se adaptar a nova tecnologia estava muito alm da economia relacionada com o fim dos tradicionais documentos fiscais impressos em papel. A NF-e tem muitas exigncias, porm abriu um vasto leque de oportunidades, principalmente para empresas fornecedoras de soluo em segurana digital. A Nota Fiscal Eletrnica pode ser apontada como o inicio de relacionamento mais afinado entre as empresas clientes do setor de varejo e seus fornecedores. Na forma tradicional, o pedido era enviado, o fabricante processava e devolvia o espelho da nota fiscal, alguns dias depois a mercadoria chegava, s vezes com erro causado por falha de comunicao. A empresa acredita que o novo processo trar lucros no relacionamento cliente fornecedor. No novo modelo a transao bem mais transparente, com respostas mais acuradas. As empresas pioneiras arcaram com um custo alto para se adequar ao novo modelo. Os investimentos em viagens, eventos, treinamentos e estadias de profissionais envolvidos no projeto foram altos, porm esse nus justificado quando pensamos nos benefcios futuros. Esta tecnologia o que temos de mais moderno e com perspectiva de ganho para o Pas. Hoje, talvez, a Nota Fiscal Eletrnica ainda no represente fonte de lucro para os fornecedores de software, o negcio se tornar rentvel quando a escala comear a crescer para as grandes organizaes do Pas. Todavia as empresas do setor precisam investir agora, sob pena de se tornarem obsoletas e perderam as oportunidades que certamente viro. As possibilidades de lucro com o projeto no esto somente no futuro, possvel conseguir bons 38

resultados antes mesmo da massificao da tecnologia. A Nota Fiscal Eletrnica pode tambm atuar como um multiplicador da certificao digital, visto que o tema, mesmo com as vantagens intrnsecas tem uma adoo tmida nas corporaes.

2.2.7.Benefcios Esperados

O Projeto NF-e instituir mudanas significativas no processo de emisso e gesto das informaes fiscais, trazendo grandes benefcios para os contribuintes e as administraes tributrias, conforme descrito a seguir:

2.2.7.1.Benefcios para o contribuinte comprador

Eliminao de digitao de notas fiscais na recepo de mercadorias; Planejamento de logstica de entrega pela recepo antecipada da informao da NF-e;

Reduo de erros de escriturao devido a erros de digitao de notas fiscais;

Incentivo ao uso de relacionamentos eletrnicos com fornecedores B2BBusiness to Business

2.2.7.2.Benefcios para sociedade

Reduo do consumo de papel, com impacto em termos ecolgicos; Incentivo ao comrcio eletrnico e ao uso de novas tecnologias; Padronizao dos relacionamentos eletrnicos entre empresas; 39

Surgimento de oportunidades de negcios e empregos na prestao de servios ligados a Nota Fiscal Eletrnica.

2.2.7.3.Benefcios para o contribuinte vendedor

Reduo de custos de impresso; Reduo de custos de aquisio de papel; Reduo de custos de envio de documentos fiscais; Reduo de custos de armazenagem de documentos fiscais; Simplificao de obrigaes acessrias, como dispensa de AIDF; Reduo de tempo de parada de caminhes em Postos Fiscais de Fronteira; Incentivo ao uso de relacionamentos eletrnicos com clientes (B2B).

2.2.7.4.Benefcios para as administraes tributrias

Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal; Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercmbio e compartilhamento de informaes entre os fiscos;

Reduo de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalizao de mercadorias em trnsito;

Diminuio da sonegao e aumento da arrecadao; Suporte aos projetos de escriturao eletrnica contbil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Pblico de Escriturao Digital SPED).

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2.2.8. Desvantagens

Investimentos em equipamentos e solftware; Comunicao de web e internet precria ; Ao de contingncia limitada; Falta de infra-estrutura e conhecimento tcnico das operaes; A falta de definio final do lay-out Suporte Tcnico da Secretria da Fazenda Inadequado;

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Figura 1.1

Modelo Operacional Envio NF-e

Comprador

Vendedor

Envia NFE

Em cada operao o vendedor deve solicitar autorizao de uso da NF-e SEFAZ Recepo antes da ocorrncia do Fato Gerador

Secretaria Fazenda

Figura 1.2

Modelo Operacional Envio NF-e

Comprador

Vendedor

A SEFAZ proceder validao da NF-e recebida.

Envia NFE Validao Recepo: Assinatura Digital Esquema XML Validao Numerao Emitente Autorizado Secretaria Fazenda

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Figura 1.3

Modelo Operacional Envio NF-e

Se a anlise for positiva, autorizar o uso de NF-e ...
Devolve Autorizao de Uso NF-e NFValidao Recepo: Assinatura Digital Esquema XML Validao Numerao Emitente Autorizado Comprador

Vendedor

Envia NFE

Secretaria Fazenda

Figura 1.4

Modelo Operacional Envio NF-e

... e retransmitir a NF-e para a Secretaria da Fazenda de destino Devolve e para a Receita Autorizao Federal. de Uso NF-e NFComprador

Vendedor

Envia NFE

Retransmite NF-e
SEFAZ (Destino) Secretaria Fazenda e Receita Federal

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Figura 1.5

Modelo Operacional Envio NF-e

Trnsito Autorizado - DANFE Comprador

Vendedor

Envia NFE

Devolve Autorizao de Uso NF-e NF-

Autorizado o uso da NF-e naquela operao, o DANFE acompanhar o trnsito da mercadoria ...

SEFAZ (Destino) e Receita Federal

Secretaria Fazenda

Figura 1.6

Modelo Operacional Envio NF-e

Trnsito Autorizado - DANFE Comprador

Vendedor

NF-e NF-

Secretaria Fazenda

... e se o comprador tambm for credenciado a emitir NF-e, o vendedor enviar tambm o arquivo da NF-e.

SEFAZ (Destino) e Receita Federal

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Figura 1.7

Modelo Operacional Envio NF-e

O destinatrio dever ento consultar a existncia e validade da NF-e por meio do cdigo de acesso
Comprador

Vendedor

SEFAZ (Destino) Secretaria Fazenda e Receita Federal

Figura 1.8

Modelo Operacional Envio NF-e

Com as informaes, a SEFAZ poder efetuar ps-validao dos dados e proceder s fiscalizaes necessrias
Fiscalizao Comprador

Vendedor

Ps - Validao: Coerncia Informaes Cruzamento de Dados Secretaria Fazenda

45

Figura1.9

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3. CONSIDERAES FINAIS

Uma das grandes preocupaes atuais refere-se ao armazenamento de dados de forma ordenada e segura, visto que a humanidade est produzindo informaes em um ritmo crescente. Neste aspecto, entidades pblicas e privadas do Brasil devem enfrentar o mesmo problema, pois grande parte de suas documentaes no integra um banco de dados. Com mtodos de arquivamento precrio, Muitos documentos podem ser extraviados dificultando a prestao de contas por parte dos gestores. Ferramentas de GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos) permitem apenas a digitalizao e o controle de documentos. J o modelo proposto pelo SPED, em especial a NF-e, integra as necessidades dos gestores com as exigncias legais, usando atuais tecnologias de digitais. Livrar os contribuintes das filas e reduzir o excesso de papel o que pretende a Receita Federal ao incentivar a adoo de documentos eletrnicos, inclusive Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica e Cadastro de Pessoa Fsica, mais conhecidos como e-CNPJ e eCPF, motivao que vem na forma de reduo de custos, desburocratizao e simplificao dos processos. Por isso, apesar de ainda no haver uma data limite para a adoo da nova tecnologia, espera-se uma corrida por parte dos fornecedores de solues visando melhor atender aos clientes e conquistar novas posies no mercado. O uso de documentos digitais nos processos contbeis um caminho sem volta. O processo veio para coroar a era da informao, possibilitando a comunicao rpida e direta entre os contribuintes e os rgos governamentais, alm de oferecer segurana e validade jurdica.

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REFERNCIAS

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