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Sommaire
I ERP : Avant projet A Gnralits B Pourquoi choisir un ERP ? II Mise en uvre dun projet ERP A Management dun projet ERP B Phases du projet ERP C Change Management D Quel Avenir pour les ERP ? III Exemple de projet
Dfinition
ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciels de Gestion Intgrs) Ce sont des applications dont le but est de coordonner l'ensemble des activits dune entreprise autour d'un mme systme dinformation.
Dfinition Application : modules indpendants Activit : fonction Verticales Horizontales Mme systme dinformation : base de donnes unique et commune
Historique
Annes 60 : applications par mtier
Historique
Annes 70 : applications indpendantes logiciels optimiser chaque maillon MRP GPAO
Historique
Annes 80 : interfaces spcifiques logiciels optimiser relation entre maillon MRP II
Historique Annes 90 : lintgration dans lERP logiciels optimiser toute la chane ERP
Historique
Annes 2000 : supply chain ECR, CRM (force de vente, SAV)
fournisseur
Supply Chain
client
volution ERP
Propositions du march 90
SAP architecture
SAP apparence
Technologie Existant
Bnfices qualitatifs (difficilement quantifiables) - ontrles de cohrence C renforcs et la source -ntgration fonctionnelle I entre domaines - frentiels harmoniss R lintrieur dun primtre analytique ou organisationnel
Bnfices financiers (facilement quantifiables) - uppression des tches de rconciliation, S correction et consolidation - conomie des ressources informatiques par centralisation, harmonisation des techniques, rduction du parc applicatif et rorganisation - ptimisation des cots de maintenance du O systme dinformation - conomie de temps de traitement sur des tches automatisables
Bnfices qualitatifs (difficilement quantifiables) -Cots vits d la non-qualit -Introduction de nouvelles fonctionnalits -Matrise de lensemble des processus -Centralisation et relocalisation de fonction -Modification des processus de travail
Bnfices financiers (facilement quantifiables) -Optimisation des cots de fonctionnement et du capital investi -conomies dchelle, notamment en cas de centralisation -Augmentation des ventes, du revenu, de la marge
Dveloppement
nouvelles fonctionnalits
Productivit
Ractivit
C Change Management
3) Externalisation du Pilotage
Une assistance matrise douvrage Une assistance matrise duvre La matrise duvre globale Risques
PERT, GANTT
Equipes de dploiement
3) Le Cadrage
Lappel doffre Lappel doffre (AO) peut tre lanc de 2 faons: - 2 fois : diteurs ensuite intgrateurs. - 1 fois : diteurs et intgrateurs.
4) Le dpouillement
Nommer le groupe de personnes responsable du dpouillement. laborer la liste des critres danalyse des propositions reues. Etablir tableaux comparatif des diffrentes entreprises Qestions / Rponses avec les prestataires prslectionns Avertir les entreprises limines Organiser le phase de ngociation.
5) Choix de lditeur
Stratgie et sant financire de lditeur La structure gographique de lditeur La prennit de la solution de lditeur La connaissance par lditeur du secteur dactivit de lentreprise La souplesse de paramtrage Loffre informatique Le prix des licences et de la maintenance Les services associs et leurs cots.
6) Choix de lintgrateur
Qualit de lassistance dans la matrise duvre Qualit et pertinence de la proposition technique Connaissance par lintgrateur du secteur de lentreprise Les comptences de lquipe propose
7) Le contrat
Spcification des prestations (tches raliser, mthodologie utilise) Les condition de ralisation (budget, dlais) Les tudes et la solution propose Lensemble des fournitures Le rsultat attendus Les obligations rciproques Les clauses financires Les condition de leve de rserve, de garantie Les clauses de russite et dchec
C) La conduite du changement
Les ERP changent, les utilisateurs restent
Quelques cls pour comprendre comment et quand impliquer les diffrents acteurs dun projet ERP
Les intgrateurs
Comment ce systme va-t-il nous simplifier la vie ?
Le directeur financier
Le directeur commercial
Les utilisateurs
Impact sur la matrise de mes processus et la performance de la production ? Impact sur la stratgie et la performance globale ?
Le service informatique
Russir la mutation et notre rle de gobetween ; faire converger tous les acteurs
Le directeur industriel
Le PDG
Les consultants
IMPLIQUER
MOBILISER
POURQUOI ?
Les utilisateurs
POURQUOI?
Les convaincus (quipe projet, direction, tous ceux qui aiment le changement)
Le rapport au temps
Cahier des charges Comprendre les besoins des utilisateurs Analyser les processus / amliorer Choisir Mise en place technique de lERP Adaptation de lERP lentreprise laboration des donnes techniques, paramtrages Reprises, codification Jeux dessai Accompagnement des utilisateurs Formation Appropriation du nouveau systme et de lorganisation Deuil des anciennes manires de travailler Conscience dune nouvelle ralit
RH
La russite
GESTION DE PROJET
COMMUNICATION
Technique
Dfinition et mise en uvre de loutil Adaptation aux spcificits de lentreprise
Organisation
Restructuration des processus Faire participer les utilisateurs la construction de la nouvelle organisation Rendre visible le rle et la place de chacun
Motivation au changement
Temps
Persvrance
Confiance
Actions de communication : web, newsletter, runions, mails Actions de rorganisation : organisation, poste de travail, processus Actions de formation : direction, superviseurs, utilisateurs
Quels sont les risques ? Techniques : architecture innovante , volumtrie , rseau , version rcente , Financiers : cahier des charges , report dmarrage , spcifiques , perte exploitation Organisationnels : qualit quipe projet (MOA/MOE) , fusion/acquisition , adhsion/appropriation , rsistance au changement Juridiques : engagements intgrateurs , dpt de bilan , rachat diteur , Commerciaux : contrats partenaires , cycle commerciaux, perte clients
Identification
Analyse
Rsolution
Suivi
Cls de la russite
L'volution de l'offre
Tendance actuelle : dveloppement des ERP en open source
But = conomiser les cots de licence et se librer dun diteur trop influent et dvelopper une solution adapte un secteur dactivit
Dploiement de lERP People SOFT pour le compte de lUnit de Production de Chamiers (Etablissement Industriel du Prigord) Janvier Juin 2006
Exploitation commerciale (services de transport voyageurs et FRET) Exploitation et maintenance du rseau ferr national pour le compte de RFF Rseau Ferr de France Structur en 23 rgions (la rgion Ile de France est spcifique) et 280 Etablissements 166 000 collaborateurs 32000 kms de ligne
Chiffres 2007
dont 1 850 km de lignes grande vitesse et 14 800 km de lignes lectrifies. 14 000 trains en moyenne par jour 2e entreprise ferroviaire en volume dactivit dans l'Union Europenne aprs la Deutsche Bahn
VFE
TGV, Corail, Corail TEOZ Commercial TER, Transilien, Corail Intercits Matriel moteur, matriel roulant, exploitation EEX, ECT
SNCF Proximit
FRET
Activit Infrastructure
ail brut, rail usin R ppareil de voie (cur, aiguille, contre-aiguille, contre-rail) A raverses T allast B ignalisation S Partie 1
2 demi-aiguillages (une aiguille et un contre aiguille) Partie mobile de lappareil de voie permettant de passer dune voie une autre. Les deux aiguilles sont relies entre-elles au moyen d'une tringle d'cartement : lorsque lune est ouverte, lautre est plaque. Partie 2 Lcartement entre le rail et le contre rail doit tre tel quil assure un rel guidage sur le rail extrieur. Les contre-rails sont fabriqus avec ornires profondes ou porteuses en fonction du cur utilis. Partie 3 Le croisement seffectue au niveau du cur de lappareil
Le projet ELAN constitue la premire dmarche damlioration de la chane logistique de lInfrastructure (optimisation de lensemble des flux logistiques et industriels)
Ils ont t labors par des groupes de travail reprsentatifs des acteurs intervenant dans la chane logistique de lInfrastructure : les diffrentes divisions de lInfrastructure et lintgrateur (Capgemini).
Primtre
Le Programme ERP au sein de la SNCF regroupe six projets :
Direction des Systmes dinformation et de Tlcommunications (DSIT) Evolution de la Logistique dApprovisionnement National (ELAN) (traitement des prvisions pour les voies, planification et gestion des stocks pour les rails) Performances Logistiques Industrielle (PLI) Portail Achats Comptabilit Fournisseurs Socle et Rfrentiels Communs
Choix de lditeur
Choix de lintgrateur
Cap Gemini a remport lappel doffres, en ayant su mettre en avant : ne organisation oriente sur les solutions PeopleSoft, U reposant sur un Skills Center (ou Centre de comptences) ERP comptant 320 collaborateurs n nombre lev de consultants experts sur U PeopleSoft Parmi les Skills Center ERP, le Skill Group SCM/CRM ddi aux modules de gestion de la chane logistique et compos dun manager et de consultants spcialiss par module.
Equipe projet
Mise en uvre
tude d'impact E alisation R ormation F imulation S marrage D
Etude dimpact
Cette phase a t mene par lquipe du Programme ERP : valuation des rpercussions de la mise en place E de People Soft dans les diffrents services concerns. nalyse des systmes dinformation prexistant, A tude des processus impactant sur les utilisateurs et des bonnes pratiques de lentreprise.
Ralisation
Paramtrage de lERP et mise en place des interfaces avec les systmes connexes
Formation
Deux phases : En central, les utilisateurs cls (chef d'atelier, d'quipe) sont forms par les quipes projets.
Sur site, les utilisateurs finaux sont forms par les utilisateurs cls.
Presque tous les acteurs de lentreprise ont t impliqus, du technicien/ouvrier au manager gnral.
Simulation
En central, partir de lots de donnes, des tests dintgration et des recettes fonctionnelles permettent de voir la ractivit de lERP et des interfaces avec les SI connexes sur des scnarios de gestion (Ordres dachats, de fabrication, etc.) Sur site, aprs installation de lERP sur les postes, les utilisateurs se familiarisent aux transactions sur des scnarios de gestion, encadres par les utilisateurs cls sur un environnement de test.
Dmarrage
Les dmarrages se sont effectues par vague cest- dire par famille. Cette mthode a permis aux utilisateurs dacqurir les bonnes pratiques et lquipe du change management de sassurer de lacceptation de lERP Les versions du Programme ERP correspondent des mises en uvre des fonctionnalits concernant tous les projets ERP. Les fonctions de gestion des prvisions, de stocks et de planification ont t dployes progressivement par familles darticles.
V1 V2
Phase 1 du processus achats sur cinq tablissements pilotes. Processus achats sur tous les tablissements + Phase 1 du projet ELAN.
V3 Dploiement des entits de directions centrales et rgionales + les projets ELAN (prvision, planification, stock) et PLI (logistique aval). V4 V5 Comptabilit fournisseurs + Phase 2 du portail achat, PLI (logistique amont) et ELAN. La mise en place des projets comptabilit gnrale (COPERNIC) et comptes projets (GEREMY)
Conduite du Changement
Elle est intgre la direction du programme et assure : Suivi de A Z des chantiers du programme ERP pendant et aprs le dploiement Accompagnement du changement opr par les nouvelles pratiques Plan de communication Les enjeux auxquels elle doit rpondre sont : La problmatique de coordination de multiples projets pouvant intresser des acteurs communs La synchronisation des chantiers qui revient planifier les dploiements de manire respecter les charges de travail habituelles des utilisateurs La cohrence des diffrentes actions menes sur le terrain afin que le dploiement sur site sopre efficacement que les problmes techniques et organisationnels puissent tre remonts rapidement.
Faire Contribuer : encourager les acteurs mtier, les dpartements fonctionnels concerns et les agents impliqus fournir une contribution active au projet.
Faire natre lappropriation : assurer la bonne comprhension des fonctionnalits de loutil et des nouveaux processus mtier par les agents afin quils puissent dfendre les solutions et choix mtiers dfinis, apporter des amliorations spontanment et prendre des initiatives.
Accompagner les Changements de Comportements : ancrer les nouvelles pratiques pour tre capable de concrtiser les retours sur investissements attendus.
Enjeux
Cot Temps Rorganisation Gains potentiels
Cots
Le Programme ERP de la SNCF reprsente plusieurs centaines de millions deuros Le deuxime plus gros investissement de lentreprise aprs le versement des salaires. Rpartition du cot : 20% (logiciel) 80% (frais dingnierie, achat de nouveaux matriels, restructuration des mthodes de travail , formation personnel, besoin de consultants expriments, dveloppement de spcifiques) du
Temps
10 ans environ pour le dploiement complet de lERP avec intgration de tous les modules Phases les plus longues :
Tests dintgration Post dmarrage cest--dire la prise en main des utilisateurs jusqu la matrise "profitable" de lERP manifest par une diminution progressive du risque li au changement des mthodes de travail
Rorganisation
La mise en uvre de lERP na pas conduit de profondes restructurations.
Il ny a pas eu normment de dveloppements spcifiques partir du Core System, une standardisation et une mutualisation du SI tait voulu au plan fonctionnel.
Gains potentiels
Description de la Mission
Phase de la Mission
1/ Assistance la production Version 3 dj en place
1/ Assistance la production
LUnit de Production de Chamiers appartient lEtablissement Industriel du Prigord. Elle produit des rails et confectionne des appareils de voie pour le compte des Etablissements quipement et entretien des voies (EVEN) Investissement 0.30 millions d (2005), 0.16 m (2006) 146 agents en 2006
2/ Participation au dploiement
Etablir les scnarios de gestion de lUP pour le paramtrage de lERP Faciliter la reprise des donnes Participer la mise en place des interfaces ERP-SI connexes Participer aux simulations Former les utilisateurs sur site et assurer la conduite du changement
Difficults
Techniques La prise en compte des spcificits de lUP tant dans le paramtrage que dans les programmes La reprise des donnes des SI connexes Les migrations et montes de version
Projets et Organisationnels La dfinition des rles par utilisateur et la prise en compte des charges de travail La planification des formations La rsistance aux changements lis la mutualisation des informations et linterdpendance des processus mtiers Le nombre dacteurs concerns par le projet dfini au dpart ou imprvu.
Liens utiles
Bibliographie Conduite du Changement : un dfi majeur pour les entreprises Jean-Pierre Corniou, prsident du CIGREF. Piloter un projet ERP Jean-Luc Deixonne, Dunod.
Ressources Internet http://www.commentcamarche.net/entreprise/erp.php3 Site de dfinitions de lERP http://www.oracle.com/global/fr/peoplesoft/peoplesoft-integration.html Site de PeopleSoft en France http://www.supinfo-projects.com/fr/2006/erp/ Supinfo Projects - ERP: concepts et volutions de Jonathan BONNET http://www.supinfo-projects.com/fr/2005/template%5Farticle%5Ffr/ Supinfo Projects - Dploiement technique d'un ERP de Rachida ELHADDAOUI
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