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SECRETARIA (Concepto) Del latn secretarus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerrquico, llevar adelante la agenda de ste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

La gerencia moderna proactiva, requiere de una secretaria ,que adems de sus cualidades personales en donde se manifieste un buen carcter, trato, personalidad, comportamiento, responsabilidad, compromiso, atencin, sepa manejar eficientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una alta autoestima y sobre todo, con los conocimientos bsicos que la gestin administrativa requiere para apoyar al gerente en aquellas acciones necesarias que le faciliten la realizacin de sus funciones.

La secretaria ejecutiva del presente debe adems, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemtica, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el ingls, adems de contar con los soportes de los conocimientos bsicos del lenguaje actual administrativo.

Perfil de la secretaria Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes caractersticas: - Buena presencia. - Persona de buen trato, amable, corts y seria. - Excelente redaccin y ortografa. - Facilidad de expresin verbal y escrita. - Persona proactiva y organizada. - Facilidad para interactuar en grupos. - Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet - Brindar apoyo a todos los departamentos. - Desempearse eficientemente en su rea. - Aptitudes para la Organizacin. - Buenas relaciones interpersonales. - Dinmica entusiasta. - Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y toma de decisiones. - Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.

2. LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PBLICAS

- La visita inesperada Ante la llegada de una visita inesperada, la secretaria buscar excusas para facilitar la labor de su superior y no ocuparlo con situaciones que no estaban previstas, si no dispone de tiempo para atenderla. - Para concertar una entrevista La secretaria debe mostrarse siempre muy atenta con toda persona que se acerque a la oficina, pero no puede, bajo ningn concepto, concertar una entrevista sin consultarlo previamente a su superior, y muchsimo menos, hacer pasar al visitante sin que exista una cita previa, a menos que su superior la autorice a hacerlo. - Visita personal Con las visitas personales (familiares del jefe), debe ser absolutamente discreta.

En este caso, su nico papel es advertir antes al jefe y, si no hay inconvenientes, facilitar con prontitud el acceso de la visita al despacho para retirarse luego con absoluta prudencia. - Una cancelacin sin aviso Para cuidar la imagen exterior de la empresa, los imprevistos que pueden ocurrir en la oficina deben ser asumidos por la secretaria, quien buscar una justificacin adecuada con el fin de suavizar las molestias del visitante. Si se concerta una visita y el jefe no puede atenderla, si est a tiempo, se llamar al visitante y le informar que no podr ser atendido; si lo desea se le concertar una nueva cita. - La visita de un amigo La visita de un amigo, no es lo mismo que la visita de un familiar del jefe. En este caso, la secretaria puede realizar algunas preguntas antes de avisar al jefe de la presencia de su amigo; una vez advertido deber retirarse con discrecin.

3. EXPRESIN NO VERBAL.- Lenguaje gestual y corporal

La expresin facial. El rostro es una gran fuente de datos en la comunicacin no verbal. La expresin de la cara va a reflejar el estado emocional, actitudes y estados de nimo tales como alegra, tristeza, miedo, asco, desprecio, frustracin, aburrimiento, perplejidad, ... La expresin del rostro constituye unfeedback en las relaciones interpersonales de lo ms efectivo. La postura. Es el modo en que se mantiene el cuerpo al sentarse, mantenerse de pie o caminar. Indica actitudes y sentimientos haca uno mismo y hacia los otros (amistad/hostilidad, superioridad/inferioridad, ...). La mirada. Dentro de las expresiones faciales prestamos especial atencin al significado de la mirada. A travs de ella expresamos emociones, deseo de establecer relaciones, o de no establecerlas. Cuando conversamos, miramos alternativamente al otro y la mirada acta como una especie de interruptor que indica al interlocutor su turno para hablar. Los gestos. Al hablar de gestos nos referimos a movimientos breves y transitorios de partes especficas del cuerpo. Se realizan bsicamente con los brazos, manos, hombros y cabeza: El cuerpo es silencioso pero no mudo.

4. IMAGEN Y XITO DE LA SECRETARIA La imagen profesional es uno de los factores ms importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinacin balanceada de la salud fsica, emocional y espiritual de los siguientes elementos: - Conocimientos. - Valores. - Modales. - Personalidad. - Tacto. - Humildad y Sencillez..

Vestimenta profesional Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o cdigo de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina: - Ropas de brillo. - Sandalias demasiados altos. - Faldas cortas y muy ajustadas. - Ropas transparentes. - Escotes. - Zapatos dorados o plateados. - Maquillaje recargado. - Accesorios grandes y muy llamativos