Como apresentar projetos ou produtos com sucesso

por Reinaldo Polito

Se voc tiver a incumbncia de apresentar um projeto ou um produto, tome cuidado, pois essa uma tarefa importante e muito delicada. Por melhor que seja o seu contedo, se a sua apresentao no for eficiente, o trabalho de meses e at de muitos anos poder ser prejudicado. Quase sempre a qualidade de um projeto ou de um produto confundida com a qualidade da apresentao.Quanto melhor for o seu desempenho, maiores sero as chances de ser bem sucedido e obter sucesso. Preparar uma boa apresentao d muito menos trabalho do que voc tem na elaborao do projeto, ou no desenvolvimento do produto. Como o projeto ou o produto j est pronto, a preparao ser bastante simplificada, bastando observar atentamente os cuidados que dever tomar. Siga essas orientaes e tenha certeza de que voc aumentar suas chances de fazer uma apresentao correta e vitoriosa. 1. Analise quem sero os seus ouvintes Se voc tiver de apresentar o mesmo assunto para duas platias diferentes, provavelmente tambm ter que fazer duas exposies distintas, porque cada tipo de pblico possui caractersticas prprias que precisam ser consideradas. Se concluir que o objetivo das pessoas que iro ouvi-lo aprovar um projeto ou investir num produto que traga retorno em curto prazo, essa dever ser a sua primeira preocupao - descobrir uma forma de prometer essa vantagem logo no incio da exposio. Por exemplo: Vamos verificar que a principal vantagem deste projeto trazer em curtssimo prazo um retorno muito maior do que obteramos com o atual sistema de produo. Se, entretanto, verificar que os anseios dos ouvintes so no sentido de obterem mais segurana para os negcios da empresa, voc dever se empenhar para mostrar, j no princpio, que esse ser o resultado. Por exemplo: Vamos observar que o grande benefcio desse projeto ser o de garantir a nossa presena no mercado, impedindo que a concorrncia ocupe espaos que conquistamos ao longo de todos esses anos. Ateno - no preciso dizer que essas promessas s podero ser feitas se puderem ser cumpridas. Se, por outro lado, perceber que as suas sugestes podero agredir os interesses de algumas pessoas, no queira logo no comeo impor o seu ponto de vista sobre o assunto. Analise antes quais so as opinies comuns que voc tem com todos os ouvintes e inicie falando sobre esses temas com os quais a platia ir concordar, de tal maneira que ao perceberem a coincidncia na maneira de pensar comecem a se despoliciar e se a tornar mais receptivos a sua apresentao. 2. Prepare o local da apresentao de maneira adequada

Se tiver que expor o seu projeto para quatro ou cinco diretores da empresa poder usar uma simples sala de reunio. Se, entretanto, o grupo for maior, acima de dez ou quinze pessoas, escolha um outro local, mais amplo onde todos possam se sentir confortveis. No deixe para testar, no momento da apresentao, os equipamentos que pretende utilizar. Verifique com antecedncia a posio da tela para projeo, certificando-se de que os dados projetados sero vistos por todos os presentes. Tenha certeza de que no ter problemas com voltagem de energia, cabos, extenses, configurao do disquete com o aparelho de projeo, iluminao, rudos, equipamentos de som e outros inconvenientes, que quase sempre atrapalham a apresentao. Oriente o pessoal de apoio para no interromper a exposio por motivos fteis e impedir que pessoas estranhas ou alheias reunio entrem na sala. Sempre que possvel tenha um equipamento de reserva, para no prejudicar o ritmo da exposio em caso de defeitos. 3. Tenha comeo, meio e fim Organize as diversas etapas da apresentao para que o assunto seja exposto de maneira lgica, clara e concatenada. Com pequenas variaes de um caso para outro, procure cumprir o seguinte esquema: a) Faa uma breve introduo para conquistar os ouvintes b) No incio, depois de cumprimentar os ouvintes, procure conquistar a simpatia e a ateno de todos, e se sentir algum tipo de resistncia dedique-se tarefa de afast-la logo no princpio. c) Evite iniciar com expresses e rudos que s atrapalham no contato com a platia, como os conhecidos bem, bom, . d) As formas mais indicadas para iniciar so: Para conquistar a simpatia Elogiar honestamente os ouvintes Corresponder expectativa da platia na maneira de se vestir e de demonstrar envolvimento com o tema tratado Falar de maneira simples e natural, sem afetao ou arrogncia Para conquistar a ateno Usar frases ou informaes que provoquem impacto Narrar um fato interessante, e curto Aproveitar um acontecimento do ambiente e transform-lo num fato bemhumorado Levantar uma reflexo para que comecem a pensar sobre o assunto Mostrar as vantagens e os benefcios que o assunto proporcionar Para quebrar a resistncia Com relao ao expositor Mostrar, sutilmente, que possui autoridade para tratar do assunto. Mencionando, por exemplo, estudos realizados, projetos dos quais tenha participado, enfim, qualquer experincia associada ao tema. Estabelecer laos de identidade, falando sobre a admirao que possui por pessoas queridas do pblico

 Fazer citaes de frases de autoridades respeitadas pelos ouvintes e que correspondam sua forma de pensar Com relao ao assunto Mencionar os pontos comuns que possui com os ouvintes Com relao ao ambiente (calor, frio, compromissos, fome, rudo, desconforto,etc.) Prometer que no consumir muito tempo b) Faa uma preparao para facilitar o entendimento dos ouvintes Depois de conquistar os ouvintes, procure facilitar o seu entendimento. Voc se dedicou por muito tempo elaborao do projeto ou ao desenvolvimento do produto, e por isso conhece bem o seu tema, mas as outras pessoas nem sempre esto devidamente familiarizadas com o assunto, por isso, nesta etapa, procure passar informaes que possam ajudar na compreenso do raciocnio. Conte qual o assunto Em uma frase ou duas esclarea qual o tema que ir abordar Conte qual o problema que pretende solucionar Um projeto ou um produto, normalmente, so desenvolvidos para solucionar algum tipo de problema. Para que os ouvintes compreendam melhor a soluo que est sendo apresentada precisam saber antes qual o problema existente. Revele as etapas que pretende cumprir Divida o assunto em trs ou quatro partes e diga quais so para que a platia acompanhe com mais facilidade a seqncia da exposio. Por exemplo: Vamos mostrar as conseqncias positivas dessas mudanas no setor produtivo, na comercializao e no resultado financeiro. Ateno - S use a parte da preparao que for necessria. Assim, se j souberem qual o assunto ou o problema seria desnecessrio informar o que j conhecido. Da mesma maneira, se conseguirem acompanhar com facilidade o raciocnio no ser preciso dizer quais as etapas que sero cumpridas. Se mesmo assim resolver comunicar uma informao conhecida dos ouvintes, no passe a mensagem como se fosse uma grande novidade,pois essa atitude poderia enfraquecer sua posio diante do grupo. Utilize o recurso de dizer: como sabemos, como do conhecimento de todos. c) Apresente o projeto ou o produto Esta a etapa mais importante da apresentao - a prpria razo da presena das pessoas na reunio. Tudo o que foi preparado agora ser aplicado e cumprido. Alm de desenvolver o assunto que foi anunciado, solucionar o problema que foi levantado e cumprir as etapas que foram prometidas, aqui tambm sero apresentados todos os argumentos favorveis ao projeto ou ao produto. Alguns dos argumentos mais importantes que poderiam ser utilizados so: estatsticas, comparaes, exemplos, estudos tcnicos, estudos cientficos, pesquisas, teses, testemunhos. Se por acaso sentir que os ouvintes no concordaram, ou esto resistentes com relao aos argumentos, este o momento de defende-los, refutando essas objees. Normalmente, antes mesmo de apresentar o projeto ou o produto, voc j saber quais as objees que podero surgir durante a exposio. Por isso analise antecipadamente cada uma delas e se prepare muito bem para rebate-las. Nunca se deixe surpreender por essas questes durante a apresentao. Se puder se reunir antes com o seu grupo e pedir que levantem todos os problemas que podero surgir, melhor ainda, porque essa simulao o deixar mais confiante. d) Faa a concluso

Na concluso recapitule em uma ou duas frases qual foi a mensagem principal da apresentao, e encerre pedindo para que reflitam ou aceitem a sua proposta. comum no final da apresentao os ouvintes fazerem perguntas sobre os pontos que gostariam de ter maiores esclarecimentos, por isso, ao encerrar, coloque-se a disposio para responder s questes que desejarem levantar. 4. Fique atento sua maneira de falar A maneira de falar poder ser decisiva para que suas propostas sejam aceitas. Alm desse objetivo mais imediato, sua imagem profissional tambm poder ser projetada de maneira mais positiva. Observe se est agindo de forma adequada com relao a esses aspectos da comunicao: a) O uso correto da voz Fale com volume adequado para o ambiente.Nem muito baixo, nem muito alto. Articule bem as palavras, pronunciando corretamente os sons, para que sejam compreendidos com facilidade. Cuidado para no exagerar e se tornar artificial. No fale muito rpido, nem muito lentamente. Cuidado - em situaes como essas o nervosismo costuma ser mais acentuado e, como resultado, existe a tendncia de acelerar mais a fala. Se esse fato ocorrer, respire e procure falar mais lentamente. Alterne a velocidade e o volume para que a apresentao no seja montona e sem vida. b) A escolha do vocabulrio apropriado Cuidado para no usar termos incomuns, de difcil compreenso, principalmente se estiver falando para pessoas da sua empresa, pois elas, como o conhecem no dia-a-dia, percebero que no est sendo natural. Se a platia for constituda por pessoas familiarizadas com o assunto voc poder usar termos tcnicos sem nenhum problema, se, entretanto, o tema for estranho a elas, essas palavras mais especficas da atividade devero ser evitadas. Fique atento para no usar expresses e rudos que podero enfraquecer a qualidade da apresentao, como n? t? , , etc. S use expresses em outra lngua se os ouvintes estiverem habituados a ela, e tenha certeza de que a pronncia est correta. Em caso de dvida no hesite, use o velho e bom portugus. c) A melhor expresso corporal para falar Evite os dois erros mais comuns na gesticulao - a falta e o excesso. Se cometer um deles, prefira a falta ao excesso. Posicione-se sem rigidez sobre as duas pernas, para dar um bom equilbrio ao corpo e possibilitar uma postura elegante. Movimente-se moderadamente na frente do grupo, para tornar a apresentao mais dinmica, mudar o foco de ateno e manter a concentrao das pessoas. Procure deixar sempre o semblante simptico, confiante e expressivo. Durante a apresentao tenha o cuidado de olhar para a platia, para saber como esto reagindo e se ser preciso alguma mudana no plano da exposio e tambm para valorizar e prestigiar a presena de todos. 5. Seja natural Algumas pessoas, erroneamente, nessas situaes, falam como se estivessem discursando em cima de um palanque e se afastam da platia, por causa desse artificialismo.

Quanto mais natural for a sua apresentao, mais chances ter de conquistar os ouvintes e ter a sua proposta vitoriosa. Fale com envolvimento, disposio, entusiasmo, mas sempre como se estivesse conversando com as pessoas, de maneira natural e espontnea. Boa sorte e sucesso sempre nas suas apresentaes! Reinaldo Polito Revista Vencer n 8