Douglas

Trindade

ORAMENTO SOCIAL
Em Organizaes Sem Fins Econmicos

Rio de Janeiro 2004

Sumrio
Oramento Social Em Organizaes Sem Fins Econmicos - Apresentao 3

Captulo I - Orando para crescer Introduo As dez principais vantagens do Oramento Social Oramento econmico Desvantagens do Oramento Social Fases da elaborao do Oramento Social Preparao A elaborao propriamente dita Monitorao Como avaliar organizaes sem fins econmicos Indicadores de desempenho

5 5 7 8 9 10 10 11 16 21 22

Captulo II - Fundamentos de Excel aplicado finanas Cenrios Atingir meta Solver

24 25 27 30

Concluso Bibliografia

34 35

TRINDADE, Douglas. Oramento Social em organizaes sem fins econmicos. Rio de Janeiro: 2004. Registrada no EDA - Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro Contato com o autor: douglas_trindade@yahoo.com.br

ORAMENTO SOCIAL Em Organizaes Sem Fins Econmicos

Apresentao
A idia que se tem sobre Oramento Social no Brasil relacionada, principalmente, com a previso de gastos nas reas de previdncia, sade, educao, assistncia social, saneamento bsico, cultura e esportes, realizada pela Unio, Estados e Municpios, sobretudo aps o lanamento, pelo Governo Federal, do primeiro Oramento Social da Unio publicado no ano de 2000. No entanto, as atividades realizadas por organizaes privadas sem fins econmicos, sejam elas filantrpicas ou no, tm carter eminentemente social e trazem, no seio de seus objetivos, o complemento das polticas estatais de valorizao e ateno vida humana e sua coexistncia. Neste sentido, o termo Oramento Social perfeitamente adequado ao contexto da gesto econmico-financeira em instituies sem fins lucrativos. A exemplo do Balano Social, publicado anualmente por empresas de diversos segmentos da economia nacional, o Oramento Social deve ser realizado por todas as organizaes, tendo importncia capital em associaes e fundaes onde cada centavo investido tem como propsito uma causa, um ideal, um fim especialmente definido em funo das lacunas deixadas pelo poder pblico estatal em favor da sociedade. Freqentemente, gestores ligados administrao de OSFE (organizaes sem fins econmicos) questionam se planejamento estratgico, oramento anual e controladoria no seriam tarefas

exclusivas de grandes companhias que investem muitos recursos em sistemas gerenciais e em talentos humanos, impresso esta que representa um verdadeiro mito presente em muitas entidades. Com base nisso, este estudo mostra como os gestores podem implementar controles econmico-financeiros atravs do emprego do Oramento Social como ferramenta essencial do planejamento estratgico utilizando recursos simples de planilhas eletrnicas.

Captulo I Orando para crescer

1.1 Introduo
A elaborao do oramento uma das etapas mais importantes do planejamento estratgico, que tomou vida nos estudos desenvolvidos por Michael Porter, da Universidade de Harvard. O objetivo do planejamento estratgico, para ele, definir, para cada tipo de empresa, a inter-relao entre suas competncias e as foras de mercado, visando obter posies competitivas que garantam seu sucesso. Mas, uma grande dvida sempre surge quando se fala em ferramentas de gesto econmico-financeira como o oramento e o planejamento estratgico: esses conceitos no so utilizados apenas em grandes instituies? A rigor, a resposta no. Independentemente do porte

econmico, uma srie de decises estratgicas esto presentes na administrao de OSFE, o que justifica todo o esforo pela busca de uma maior eficincia. Algumas dessas decises podem ser: Pelo crescimento e expanso das atividades sociais,

assistenciais, culturais, religiosas, etc; Pela manuteno ou ampliao do pblico-alvo assistido; Pela constituio de reservas financeiras; Pela potencializao dos investimentos sociais/assistenciais.

Essas so algumas das decises presentes no dia-a-dia dos gestores das organizaes que, se estiverem contidas num planejamento adequadamente coordenado, maximizam a performance da instituio com relao ao fim a que se destina. Nas grandes corporaes bem comum a utilizao de

ferramentas de gesto que medem o valor agregado das aes (ou quotas), auxiliam no planejamento estratgico, monitoram gastos de forma integrada, definem estruturas de custos sofisticadas, enfim, tais organizaes de grande porte tm a sua disposio um manancial de opes das mais diversas em termos de gerenciamento e gesto corporativos. No entanto, as entidades sem fins lucrativos e as micro e

pequenas empresas, que empregam no pas a maioria de toda a fora de trabalho, no utilizam de maneira eficaz ferramentas capazes de fornecer informaes e dados que as auxiliem decises de rotina e sobre o futuro organizacional. Algumas dessas ferramentas, no entanto, esto ao alcance de todas as entidades, utilizando-se recursos bsicos de informtica tais como planilhas eletrnicas, editores de texto e gerenciadores de projetos. Nessa linha, o Oramento Social mostra-se como uma das principais formas de monitoramento econmicofinanceiro de que pode lanar-mo os gestores de OSFE. nas

Definio e funes do oramento

Oramento so planos de uma organizao em termos financeiros que funciona como uma declarao de metas para o perodo seguinte (um ano ou mais). Dentre as principais funes genricas do oramento, destacam-se:

a) realizar projees de receitas, despesas e resultados; b) servir de base para o estabelecimento de aos gerentes padres e de desempenho c) estabelecer financeiro parmetros demais para o

administradores; econmico-financeiros planejamento estratgico; d) servir de limites organizacionais na distribuio de recursos s diversas reas; e) avaliar o desempenho financeiro; f) auxiliar a administrao nas funes bsicas de planejamento, organizao e controle; g) formular e disseminar as metas definidas no planejamento estratgico; h) fornecer o mecanismo para assegurar a correta medio dos custos e controle das atividades operacionais.

1.2 As dez principais vantagens do Oramento Social

1. Envolve pessoas de todas as reas, funcionando como integrador natural de equipes. 2. Induz a minimizao dos custos e a conteno de despesas, favorecendo a maximizao da utilizao dos recursos. 3. Identifica os verdadeiros pontos fracos da organizao atravs da comparao contnua entre o realizado e o orado. 4. Propicia uma melhor qualidade e racionalizao nas decises de investimento em ativos fixos e de capital. 5. Elimina os efeitos prejudiciais de otimismos e pessimismos exagerados atravs do compartilhamento de informaes toda equipe. 6. Favorece um controle eficiente da gerao de caixa (planejamento do fluxo de caixa).

7. Estimula relativa

funcionrios e dirigentes envolvidos a buscarem compreenso dos outros relatrios econmico-

financeiros da empresa, tais como a Demonstrao de Resultados, o Balano e o Fluxo de Caixa. 8. Agrega, de uma s vez, em termos financeiros, as estratgias e tticas da empresa, mensurando a sua performance econmica. 9. Cria um esprito geral de busca pela noo de custos, de economia e de racionalizao de recursos. 10. Assegura um futuro melhor para os clientes sociais, para a organizao e seus colaboradores, pois traa a poltica de investimentos e desenvolvimento atravs do estudo dos cenrios atual e futuro, garantindo um planejamento mais seguro para o curto e longo prazos.

1.3 O oramento econmico

O oramento econmico trata especificamente os nmeros

patrimoniais e de movimentao das contas a receber e das despesas da forma como apresentados no balancete da empresa, ou seja, contabilmente. Isto quer dizer que, do ponto de vista oramentrio todos os ttulos emitidos e as demais ordens de recebimento so lanadas no Oramento Social tal como sua previso contbil, sendo estes posteriormente transformados em dados financeiros totais ou parciais, de acordo com o ndice de inadimplncia verificado ou outro fato que impea o total de recebimentos dos crditos informados nas datas especificadas. Dessa forma, numa perspectiva oramentria (contbil),

extremamente

importante a viso econmica

da operao,

porquanto pode-se dimensionar com acurado grau as deficincias

operacionais resultantes de grandes diferenas entre elas e o efetivamente realizado. Alm disso, a viso econmica favorece a tomada de decises com bases reais que sero objeto de anlises e reflexes das polticas de controle em todo o processo operacional da organizao.

1.4 Desvantagens do Oramento Social

Algumas desvantagens do processo oramentrio, todavia, podem desestimular os gestores quanto a sua aplicao. Veja as principais: A dificuldade de compreenso dos dados contbeis e

financeiros pode causar desencorajamento da equipe. O aumento da burocracia pode demandar muito tempo durante o processo de implantao. Os resultados prticos do oramento so de mdio e longo prazos. Como os dados so meras estimativas, os oramentos esto sujeitos a erros e incertezas futuras. Alm dessas desvantagens importante lembrar tambm que, em geral, as OSFE de menor porte dispem de pouqussimos recursos humanos e financeiros para implementar seus controles. A falta de tempo dos administradores, que muitas vezes tm que estar frente de todo o ciclo operacional da entidade, faz com que a atividade de planejar e orar sejam deixadas para trs. Mas isto tem que ser duramente combatido.

10

1.5 Fases da elaborao do Oramento Social

O processo de elaborao de um sistema oramentrio passa fundamentalmente por trs fases: I. II. III. Preparao; Elaborao propriamente dita; e Controle/monitorao.

1.5.1 Preparao
Quase sempre o xito de um bom oramento deve-se s atividades de preparao, que compreende: Expressar os objetivos estratgicos estabelecidos no

planejamento da entidade em termos financeiros. Reunir histrico de dados e informaes, se possvel de, no mnimo, dois exerccios. Discutir com os demais membros sobre expectativas e anseios de acordo com os objetivos globais da organizao. Divulgar entre os funcionrios que ser realizado um oramento e o que trar de benefcios. Estabelecer metas para concluso da elaborao do processo oramentrio bem como distribuir responsabilidades, atravs da realizao de um cronograma. Estabelecer um conjunto de planilhas padro sobre as quais todos os ensaios sero realizados, considerando: a) receita mdia mensal, semestral e anual; b) custos mdios operacionais; c) despesas administrativas; e d) outros.

11

DESCRIO DAS DESPESAS

TOTAL DE DESPESAS FINANCEIRA ADMINISTRATIVA Pessoal (Sal., Enc., Benef.) Servios Terceiros Geral Locaes Diversas Divulgao Institucional Diversas TRIBUTOS/ENC. SOC. IRRF ISS COFINS
Cont. Div. (Conf., Assist., CPMF)

HISTRICO DE DESPESAS DO ANO ANTERIOR 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 Trim TOTAL

Formulrio-padro de histrico de despesas.

INSS, Outros Encargos

Quadro 1 Exemplo de formulrio-padro de levantamento das despesas de um determinado perodo

1.5.2 A elaborao propriamente dita

Na fase de elaborao, alguns fatores so muito importantes para se montar uma base oramentria slida. A no observao desses aspectos pode fazer com que o Oramento Social se transforme em um conjunto de papis e planilhas incuas, cheio de nmeros, porm, vazia de contedo estratgico. Por isso, j tendo sido definidos os objetivos estratgicos e as metas para os perodos seguintes, fundamental estabelecer: Os objetivos em termos de marketing, aes e projetos sociais; A converso dos objetivos estratgicos em metas financeiras de curto e longo prazos.

A definio das hipteses oramentrias, baseadas

de aplicaes, novos prospects, etc. As projees oramentrias financeiras e em termos Essas de

em

cenrios e hipteses inflacionrias, taxas de juros, rendimento metas

quantitativas,

econmicas.

projees

podem conter, por exemplo, desde um aumento expressivo na

12

captao e mobilizao de recursos, at a reduo significativa das despesas administrativas baseadas nos principais drivers. No h limites para as projees. Quanto melhor forem

dimensionadas, melhor sero traduzidas pela equipe oramentria em funo das hipteses definidas no Oramento Social. Drivers, ou seja, direcionadores, so as principais premissas que afetam o desempenho econmico-financeiro. Os principais so:

a) cost driver, ou direcionadores de custos; b) cash driver, ou direcionadores de desempenho financeiro; e c) value driver, ou direcionadores de valor.

Previso de Receitas
DESCRIO DAS RECEITAS
TOTAL DE RECEITAS OPERACIONAL Doaes Subvenes Contribuies sociais Consultorias Outras receitas FINANCEIRA Resultado Financeiro

HISTRICO 2002
173 172 100 50 10 10 2 1 1

PROJEO RECEITAS 2005 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 Trim TOTAL

2003
216 214 120 60 10 20 4 2 2

2004
235 234 130 70 8 20 6 1 1

Projetar as receitas considerando as metas e o histrico.

Quadro 2 Planilha-padro para projeo oramentria das receitas.

Fatores relevantes na projeo das receitas

Estime as receitas por espcie, no misturando tipos

diferentes de entradas de recursos, tais como contribuies, doaes, venda de produtos, prestao de servios, etc. Considere a inadimplncia histrica dos atuais clientes, bem como a tendncia desses desvios.

13

Visualize os perodos em que as receitas se realizao. Considere o cenrio macroeconmico atual e tente projet-lo segundo informaes de rgos oficiais do governo. Considere o cenrio mercadolgico e tente projet-lo no perodo oramentrio, dando nfase ao setor econmico-social a que pertence a entidade. Procure no ser to otimista nas receitas, mas no perca a oportunidade organizao. Considere as questes polticas internas e externas. de vislumbrar melhores resultados para a

Previso de Despesas
HISTRICO DESCRIO DAS 2002 2003 2004 DESPESAS
TOTAL DE DESPESAS OPERACIONAL Custo com assistncia Custo com projetos sociais Custo com projetos especficos Despesas Administrativas Despesas Tributrias Outras Despesas FINANCEIRA Despesas Financeiras 91 90 60 10 5 10 4 1 1 1 89 88 60 10 6 5 4 3 1 1 134 133 100 15 6 3 7 2 1 1

PROJEO DESPESAS 2005 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 Trim TOTAL

Projetar as despesas considerando as metas e o histrico.

Quadro 3 Planilha-padro para estimativa das despesas.

Fatores relevantes na estimativa das despesas

Estime as despesas por espcie, no misturando diferentes tipos de sadas de recursos, tais como tributos, despesas com administrao, despesas operacionais, despesas financeiras, etc. Analise cuidadosamente o histrico de despesas. Visualize os perodos em que elas acontecero.

14

Adicione aos valores das despesas o impacto da inflao e possveis tributria. Analise e defina os custos separando em custos fixos e custos variveis. O planejamento estratgico para a vem antes da elaborao dos do tendncias de elevao ou reduo da carga

Oramento Social, quando ento se quantifica financeiramente os recursos necessrios implementao objetivos organizacionais. Na definio dos valores a serem adotados no oramento, devese ter em mente que os projetos e a produo so a base fundamental do Oramento Social e que devem ser estimados com extremo rigor. Aps isto, determina-se o esforo operacional e administrativo para realizar os projetos definidos no planejamento estratgico e que dever consumir determinados recursos.

Oramento de capital
DESCRIO DOS
TOTAL DOS GASTOS Mveis e Utenslios Mquinas e Equipamentos Equipamentos de Informtica Instalaes Sistemas e Softwares

HISTRICO 2003
28 4 4 10 10 2 8 10

PROJEO CAPITAL 2005 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 Trim TOTAL

2 1 4 4

INVESTIMENTOS 2002
20

2004
11

Estimar os gastos relativos aos projetos aprovados de investimento em ativos fixos.

Quadro 4 Planilha-padro para projeo de investimentos em ativos.

Eugene, Luis e Michael Ehrhardt, em

Administrao Financeira,

Atlas:2001, define o termo capital como tendo dois significados: Primeiro, quando os contadores utilizam o termo capital eles tipicamente esto se referindo soma do exigvel a longo prazo e ao capital prprio.

15

Entretanto, quando os economistas utilizam o termo, geralmente se referem aos ativos usados na produo (...). E com esta conotao que vamos trabalhar, ou seja, com o termo capital se referindo a ativos fixos.

Fatores relevantes na projeo do oramento de capital

Avalie a real necessidade de investimentos em capital, respeitando sempre os objetivos organizacionais. Tome bastante cuidado, pois, uma previso equivocada das necessidades de ativos pode levar a entidade falncia aps criar despesas desnecessrias e impacto destrutivo no fluxo de caixa. No discuta a projeo de investimentos em capital no tempo sem ter em mente a real posio de caixa projetado na distribuio temporal. No deixe de avaliar o impacto nas despesas com o custo de capital aps a sua aquisio (depreciaes e amortizaes).

Escolha, pelo menos, um dos mtodos para avaliar projetos e

decidir se devem ou no fazer parte do oramento de capital, tais como o pay-back, VPL ou TIR, por exemplo. Estude a necessidade de se criar um comit que possa avaliar com critrios mais rigorosos gastos com novos investimentos. Avalie e discuta amplamente com toda a organizao a respeito do processo de pesquisa, desenvolvimento de novos produtos, aperfeioamento de tcnicas, expanso de pblicos e atividades, enfim, tudo o que possa servir de gerao de idias para os projetos que exijam investimentos de capital.

16

Consolidao e integrao dos oramentos de receitas, de despesas e de capital

Dependendo do porte da entidade, possa ser que as etapas demonstradas at agora tenham sido feitas isoladamente por cada um dos departamentos, o que no deve ser comum em OSFE. Portanto, se um nico Oramento Social est sendo realizado de forma integrada, hora de fazer uma boa reviso nos nmeros, checar as inconsistncias e os resultados, se estes esto dentro do esperado e prepar-lo para aprovao final. Aps todas essas etapas, o Oramento Social j pode ser consolidado, finalizado e impresso para ser apresentado aos demais colaboradores. Ele servir para o controle e o planejamento do ano seguinte e ser a principal ferramenta de trabalho do gerente, que a ela dever ser fiel, como veremos na parte de monitorao e controle.

1.5.3 Monitorao: acompanhamento das variveis oramentrias

Ao iniciar o processo de elaborao de um oramento, inicia-se tambm um ciclo oramentrio, que compreende o perodo estimado no planejamento para o acompanhamento das metas econmicas e financeiras predeterminadas. Em geral, este ciclo corresponde ao exerccio contbil em um ano, mas pode tambm ser plurianual buscando alcanar objetivos financeiros para dois ou mais exerccios. De nada adianta um bom sistema oramentrio se no feito um acompanhamento mensal de sua realizao. Somente a monitorao adequada permite aos gestores corrigir eventuais

17

desvios de rumos, calibrar as receitas financeiras, potencializar a fora assistencial para alcanar as metas, maximizar o controle das despesas fixas e regular o dispndio de recursos para investimentos. Esta monitorao feita com base na anlise das variaes oramentrias, representadas pela diferena entre o orado e o realizado. A anlise oramentria, que deve ser aplicada em todos os mdulos do Oramento Social (receitas, despesas e capital), resultar sempre em um dos trs fenmenos: a) uma variao positiva; b) uma variao negativa; ou c) zero variao. Note que a variao positiva ser vista como favorvel somente quando da anlise das receitas. No entanto, com relao s despesas e capital, ela ser desfavorvel do ponto de vista de sua realizao.

CONTAS DE RECEITA TOTAL DE RECEITAS Receitas

Realizado (R$) 120 120

Orado (R$) 100 100

Variao (R$) 20 20

+/% 20,00% POSITIVO 20% POSITIVO

Resultado acima do esperado: "FAVORVEL" Realizado (R$) 70 70 Orado (R$) 50 50 Variao (R$) 20 20

CONTAS DE DESPESA TOTAL DE DESPESAS Despesas Administrativas

+/% 40,00% POSITIVO 40% POSITIVO

Resultado abaixo do esperado: "DESFAVORVEL"

Quadro 5 Observao das variveis oramentrias positivas.

Do

mesmo

modo,

uma

variao

negativa

somente

ser

desfavorvel para a anlise das receitas, pois, com relao s

18

despesas previsto.

ela

ser

favorvel,

ou

seja,

estar

minimizando

despesas e

economizando recursos, em detrimento do que foi

CONTAS DE RECEITA TOTAL DE RECEITAS Receitas

Realizado (R$) 80 80

Orado (R$) 100 100

Variao (R$) (20) (20)

+/% -20,00% NEGATIVO -20% NEGATIVO

Resultado abaixo do esperado: "DESFAVORVEL" Realizado (R$) 40 40 Orado (R$) 50 50 Variao (R$) (10) (10)

CONTAS DE DESPESA TOTAL DE DESPESAS Despesas Administrativas

+/% -20,00% NEGATIVO -20% NEGATIVO

Resultado abaixo do esperado: "FAVORVEL"

Quadro 6 Observao das variveis oramentrias negativas.

Na fase de monitorao fundamental o estudo das causas das variaes, atravs do qual sero tomadas as devidas medidas para buscar sua minimizao ou eliminao. SANVICENTE, Antonio Zorato, em Oramento na Administrao de Empresas, Atlas: 1983, p. 214, nos assevera:

Considera-se importante uma variao que caia fora este de um intervalo seja predeterminado e se constitua, portanto, em uma exceo. Para que intervalo estabelecido, porm, preciso levar em conta trs aspectos: a) a magnitude absoluta da variao em termos monetrios; b) a magnitude da variao, relativamente ao valor total do item; c) o padro de comportamento das variaes relativas ao tempo.

19

Como identificar variaes relevantes

Nem toda variao oramentria (diferena entre o orado e o realizado) deve ser encarada como um problema ou desvio do planejamento financeiro expresso atravs do Oramento Social. Somente diferenas significativas devem ensejar um controle maior sobre a conta, procurando investigar as razes da variao e quais medidas operacionais e/ou administrativas sero tomadas para a correo de rumo. No h um nmero ou percentual padro a partir do qual poderia se concluir pela significncia de uma variao oramentria. Diferentes contas tm diferentes importncias no planejamento global da organizao, o que significa dizer que s vezes uma variao de apenas 5% pode ser entendida como irrelevante ou com alto grau de severidade de acordo com o tipo de rubrica a que se refere. Entretanto, para se ter uma noo sobre uma mdia geral aceitvel em grande parte dos oramentos, pode-se afirmar que um afastamento dos valores orados de at 10% para mais ou para menos considerado aceitvel. Mas, repetindo, existem algumas situaes em que mesmo essa variao pode ser extremamente alta, cabendo aos gestores criarem seu prprio limite de afastamento mdio aceitvel. O mais importante olhar o oramento como um todo, analisando o conjunto e no apenas variaes especficas que podem simplesmente ser observadas e deixadas de lado. H, evidentemente, situaes inesperadas que podem trazer como conseqncia uma variao brusca no Oramento Social, no pela deficincia de performance, mas pelo carter

20

imprevisvel de sua realizao. E extremamente importante, nesses casos, que o gestor esteja preparado e pronto para tomar decises reativas j que os fatos que prejudicaram a boa previso oramentria neste caso decorreram de fatores impossveis de serem imaginados ou de difcil mensurao, como por exemplo um novo plano macroeconmico, a criao de um novo tributo, a nova regulao de um determinado mercado, a alta exagerada dos juros e da inflao, s para citar alguns exemplos. Mas, internamente tambm podem ocorrer fatos inesperados, de difcil previso, que trazem srias conseqncias para o desempenho esperado da organizao.

Flexibilizao do Oramento Social

H gestores que no admitem a flexibilizao oramentria em sua estrutura de planejamento e controle das operaes. Ou seja, se forem oradas receitas globais de R$ 1.000 e a monitorao peridica indicar tendncia de uma realizao de apenas R$ 700, os R$ 300 de diferena sero objeto de descontentamento com a equipe, causando desmotivao e queda de desempenho. Este fenmeno negativo certamente causar um afastamento ainda maior que 30% ao final do ciclo oramentrio, haja vista o desencorajamento de cima para baixo. Por outro lado, corporaes que se mostram abertas para renegociar metas demonstram ateno e valorizao com seus funcionrios, admitindo que erros acontecem e podem ter partido at da prpria direo. por isso que um oramento flexvel pode trazer como resultado uma melhor performance econmico-financeira, pois, ao mesmo tempo em que imprimem em seus funcionrios e dirigentes uma cultura de planejamento, faz com que se sintam seguros com a

21

possibilidade

de

erros

afastamentos

oramentrios,

encorajando-os a encontrarem solues eficazes para problemas comuns nas operaes de uma entidade.

1.6 Como avaliar organizaes sem fins econmicos OSFE

A performance de sociedades empresariais medida, na maioria das vezes, por indicadores econmicos e financeiros tais como rentabilidade, lucratividade, capacidade de gerao de caixa, liquidez e endividamento. No entanto, com relao s organizaes sem fins lucrativos, outros fatores podem indicar se uma entidade est ou no cumprindo o papel previsto em seu objeto social. Com isso, necessrio que se determine, inicialmente, como deve ser definido o desempenho de instituies que no visam o lucro como objeto. Por exemplo, em um sindicato, o que pode determinar se ele cumpre bem o seu objetivo? Talvez o sucesso das convenes anuais ou a quantidade de benefcios extras adquiridos para uma determinada classe de trabalhadores. E em uma instituio de sade, como podemos avaliar seu desempenho em termos assistenciais? O percentual de sucesso da preveno de doenas seria um indicador, alm do aumento dos procedimentos mdicos realizados num perodo de tempo, ou ainda, a quantidade de idosos que conseguiram atendimento e a melhoria geral da sade da populao assistida pelos programas sociais. Uma outra importante pergunta que se deve fazer, em

instituies sem fins lucrativos, se os escassos recursos econmicos esto sendo aplicados exatamente onde esto os

22

resultados.

Peter

Druker

em

seu

livro

Administrao

de

Organizaes Sem Fins Lucrativos, adverte:

Acreditar que tudo aquilo que fazemos uma causa moral, que deve ser perseguida haja ou no resultados, uma tentao perene para os executivos de instituies sem fins lucrativos. Porm, mesmo que a causa em si seja moral, melhor que a maneira pela qual ela perseguida produza resultados. O verdadeiro papel das entidades do Terceiro Setor o de produzir mudanas em sua populao, sejam elas ligadas sade, educao, s condies de sobrevivncia, etc. Com isso, ao medir o desempenho dessas instituies devem ser observadas as metas definidas pela organizao, se sua misso est sendo cumprida e se seus servios esto alcanando as pessoas a que se destinam, e, por fim, se esse papel est sendo cumprido com a eficaz utilizao dos recursos econmicos. Portanto, mesmo as instituies cujo lucro atividade meio e no fim, podem ser avaliadas segundo critrios econmicos e financeiros, desde que para isto se tenha o cuidado de observar se a misso da organizao est sendo levada a cabo e se ela est efetivamente sendo um agente de mudanas humanas.

Indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho econmico-financeiro servem para avaliar a performance da organizao atravs da comparao com empresas congneres, alm da avaliao das prprias tendncias nas operaes de curto e longo prazos. Atravs da observao dos indicadores de desempenho, os gestores podem valorizar os

23

pontos fortes da empresa e, ao mesmo tempo, corrigir suas fraquezas. A anlise das demonstraes financeiras atravs dos ndices, segundo BRIGHLAM, Eugene F.; GAPENSKI, Luis C.; e EHRHARDT, Michael C., em Administrao Financeira, Atlas, 2001, til para ajudar a antecipar condies futuras e, mais importante, como um ponto de partida para planejar medidas que afetaro o curso futuro dos eventos. H muitos indicadores de desempenho, cabendo ao gestor identificar quais mostraro com mais clareza os principais pontos de controle econmico-financeiro que influenciam positiva e negativamente nos resultados da organizao. Veja os principais: a) ndice de Liquidez; b) ndice de Solvncia; c) ndice de Lucratividade; d) Retorno Sobre o Patrimnio Lquido; e) ndice de Rentabilidade; f) ndice de Endividamento; g) Outros. Alm dos indicadores dessa natureza, ou seja, fsico-financeiros, outras formas de avaliao devem fazer parte da controladoria organizacional, especialmente em entidades sem fins econmicos, tais como: Capital humano Capacidade de inovao Responsabilidade social Tecnologia social e outros

24

Captulo II Fundamentos de Excel aplicado finanas

O MS-Excel uma poderosa ferramenta de planilha eletrnica que tem como objetivo a criao de tabelas, grficos, solues de problemas simples e complexos na rea de finanas, estatstica, matemtica, aturia, etc., atravs de suas dezenas de funes internas com relativa praticidade, bastando, para isso, um pouco de dedicao por parte do usurio interessado. Nossa abordagem ter como foco a introduo s finanas, apresentando algumas tcnicas que podem, e devem, ser aplicadas no s pelas pequenas empresas, como tambm por corporaes de maior porte, alm, claro, das entidades sem fins econmicos. Como no objetivo deste trabalho o detalhamento de todas as funcionalidades bsicas do MS-Excel, vamos passar diretamente para as ferramentas que iro nos auxiliar com sua aplicabilidade em finanas. A despeito das diversas aplicaes do Excel no campo das finanas, destacando-se clculos de retorno de investimentos, anlises de sensibilidade, clculo de depreciao de ativos, clculo da taxa de juros, pagamento de emprstimos, etc., vamos analisar, como base para este trabalho, trs recursos que, juntos, podem fornecer a grande maioria de solues para as questes de controle econmico-financeiro apresentadas at agora, que so: Anlise de Cenrios Atingir Meta Solver

25

2.1 Cenrios
Cenrio, segundo definio do prprio tutor do MS-Excel, um conjunto de valores utilizados para prever o resultado de um modelo de planilha. Por exemplo, se voc quiser criar um oramento mas no tiver certeza de sua receita, voc poder definir valores diferentes para a receita e, em seguida, alternar entre os cenrios para executar a anlise hipottica.

Exemplo 1 Cenrio mais conservador, onde a receita seria de R$ 100 mil

A 1 Receita 2 Despesa 3 Lucro/Supervit

B R$ 100.000 R$ 80.000

R$ 20.000

Exemplo 2 Cenrio menos conservador, com uma receita 50% maior.

A 1 Receita 2 Despesa 3 Lucro/Supervit

B R$ 150.000 R$ 80.000

R$ 70.000

Quadro 7 Demonstrao de uma planilha com dois cenrios diferentes.

26

Acessando o comando de Gerenciador de Cenrios

ETAPA AO Clique no menu Ferramentas e depois em Cenrios. APRESENTAO NA TELA

Clique, ento, em Adicionar na janela que se abre.

No primeiro campo disponvel (nome do cenrio), d um nome para a hiptese do cenrio a ser criado, como por exempo: "Otimista"; "Melhor hiptese"; "Pessimista"; "Pior hiptese".

Quadro 8 Etapas, de 1 a 3, para utilizao do recurso Cenrios.

27

Continuao das etapas de Cenrios

ETAPA

AO Depois, no campo Clulas Variveis, determine as clulas que iro variar no seu cenrio, ou seja, as variveis que iro se alterar em funo de cada cenrio. Obs.: Essas clulas no podem conter frmulas.

APRESENTAO NA TELA

Em Comentrio, insira as informaes relevantes relacionadas ao Cenrio. Observe tambm, abaixo, duas caixas de verificao denominadas Evitar Alteraes e Ocultar. Aquela protege as variveis de alteraes por terceiros, enquanto que esta no exibe o cenrio. Ao final, clique em Ok, quando, ento, ir aparecer uma caixa identificando todas as clulas variveis e sugerindo um valor. Para mant-los, basta clicar em Ok, seno, altere-os e clique em Ok. Aps, s clicar em Mostrar ou Fechar para fechar o cenrio sem exibi-lo. Para criar outro cenrio, s clicar em Adicionar e seguir os mesmos passos j indicados, determinando as novas hipteses que deseja testar.

Quadro 9 Etapas, de 4 a 6, para a utilizao do recurso Cenrios.

2.2 Atingir Meta

Quando voc souber o resultado desejado de uma nica frmula, mas no o valor de entrada de que a frmula necessita para

28

determinar o resultado, voc poder utilizar o recurso Atingir Meta. Ao usar este recurso, o MS-Excel varia o valor em uma clula especfica at que uma frmula dependente daquela clula retorne o resultado desejado. Nesse caso, o que vale a simulao de uma nica varivel para se chegar a algum valor, como por exemplo, o quanto necessrio reduzir os custos para que se tenha determinado lucro. Se precisarmos, porm, trabalhar com mais de uma varivel, temos que usar outra ferramenta denominada Solver, com o mesmo propsito do Atingir Meta. Por esta razo, o Atingir Metas mais fcil de utilizar do que o Solver. Para isto, vamos tomar como exemplo a seguinte Demonstrao de Resultados:

A 1 2 3 1 2 3 4 5

B R$ 100 (R$ 10)

Receita Bruta (-) Tributos (10%) (=) Receita Lquida (-) Custos Variveis (70%) (-) Custos Fixos (=) Resultado Operacional (-) Outras Despesas (=) Resultado Final (Lucro)

R$ 90
(R$ 70) (R$ 10) R$ 10 (R$ 5) R$ 5

Quadro 10 Exemplo de uma Demonstrao de Resultados apresentando lucro final de R$ 5.

Agora vamos pensar na seguinte pergunta: qual o valor das Vendas Brutas necessrio para se obter um lucro final de R$ 10, em vez de R$ 5? Usando o recurso Atingir Meta do MS-Excel, o valor das Vendas Brutas necessrio para atingir a meta estabelecida seria

29

facilmente

determinado,

como

veremos

seguir

no

acompanhamento das etapas:

ETAPA

AO Clique no menu Ferramentas e escolha a opo Atingir Meta.

APRESENTAO NA TELA

Defina, na janela que se abre, a clula cujo valor se quer determinar, ou seja, a clula do Lucro, e o valor desejado para essa clula (Para Valor), isto , "10" em vez de "5".

Aps definir o valor que se quer como resultado para o Lucro, escolha a clula que se quer que o Excel varie para voc, ou seja, a clula em que est a Receita Bruta.

Quadro 11 Etapas para utilizao do recurso Atingir Meta.

Ao clicar em Ok, o Atingir Meta ir calcular os valores da planilha alterando a receita para que o lucro seja de R$ 10 e no de R$ 5 como anteriormente. Veja a ltima linha da nova Demonstrao de Resultados, que apresenta um Lucro 100% maior com um aumento de apenas 25% na Receita Bruta.

30

A 1 2 3 1 2 3 4 5

B R$ 125 (R$ 13)

Receita Bruta (-) Tributos (10%) (=) Receita Lquida (-) Custos Variveis (70%) (-) Custos Fixos (=) Resultado Operacional (-) Outras Despesas (=) Resultado Final (Lucro)

R$ 113
(R$ 88) (R$ 10) R$ 15 (R$ 5) R$ 10

Quadro 12 Resultado da utilizao do recurso Atingir Meta, obtendo-se um lucro maior na ltima linha da Demonstrao.

Neste exemplo, vimos que o recurso Atingir Meta trabalhou apenas uma varivel: a Receita de Vendas Bruta. Caso fosse necessria a variao de mais valores, esta ferramenta teria que ser substituda pelo Solver.

2.3 Solver
A exemplo do recurso Atingir Meta, o Solver utilizado quando se tem o mesmo propsito, porm, com um pouco mais de complexidade. Com o Solver voc pode determinar o valor de uma clula quando precisar alterar os valores em mais de uma clula e uma ou vrias restries para estes valores. Quando se utiliza o Solver, as clulas com as quais se deseja trabalhar devem estar relacionadas por meio de frmulas na planilha. Como exemplo, vamos utilizar o oramento do Quadro 13 para a aplicao do Solver e testar uma hiptese de maximizao dos lucros exibidos na clula F5 alcanando R$ 260 mil, alterando-se as despesas trimestrais oradas com Publicidade e Propaganda

31

(clulas B4:E4), sendo que vamos limitar o oramento do primeiro trimestre com esta rubrica (clula B4) em R$ 5.000 e a do ltimo trimestre (clula E4) em R$ 10.000.
A

CONTAS Receita de Vendas Despesas Gerais Propaganda e Publicidade 5 Resultado Final

1 2 3 4

B 1 TRIM 100.000

C 2 TRIM 12.000

D 3 TRIM 80.000

E 4 TRIM 180.000

(60.000)
(10.000)

(30.000)
(8.000)

(30.000)
(60.000)

F TOTAL NO ANO 372.000 (190.000) (70.000) (22.000) (100.000)

R$ 30.000 (R$ 26.000) (R$ 10.000) R$ 88.000

R$ 82.000

Quadro 13 Oramento bsico contendo algumas contas com valores distribudos trimestralmente.

Como fazer?
Primeiramente, vamos instalar o comando Solver no menu Ferramentas, caso no esteja disponvel. Para isto, basta clicar em Ferramentas/Suplementos e a seguir marcar a caixa Solver clicando em Ok. As etapas para utilizao do Solver com objetivo de maximizar os lucros com a variao das clulas correspondentes ao oramento trimestral de despesas com Publicidade e Propaganda apresentado no Quadro 13, so as seguintes:

32

ETAPA

AO Clique em Ferramentas e depois em Solver, para abri r a caixa como ao lado. O primeiro passo, ento, determinar a Clula de Destino que a clula do valor final a ser alcanado, ou seja, a clula "F5" onde est o Lucro Total.

APRESENTAO NA TELA

Logo abaixo, esto as opes de "Igual a". Seleci one o que voc quer que o Solver faa, isto , encontrar o valor mximo para a clula, o mnimo, ou ento um determinado valor. Em seguida, no campo Clulas Variveis, determine as clulas que o Solver precisa variar para chegar a um Lucro Final de R$ 260.000 na clula "F5". Vamos variar somente o oramento de despesas com publicidade, que o intervalo de "B4" a "E4". Na caixa Submeter s Restries, devero ser colocados os argumentos necessrios para que o Solver entenda as condies determinadas por voc, ou seja, que o oramento com propaganda no primeiro trimestre, por exemplo, no seja superior a $ 5 mil; que o do ltimo no seja superior que $ 10 mil e que o lucro seja de $ 260 mil. Essa uma das etapas mais importantes, porqu, se no for digitada nenhuma restrio, o Solver ir considerar que no h limites, o que poderia gerar valores negativos ou muito elevados como soluo.

Quadro 14 Etapas para utilizao do Solver.

Definidos todos os parmetros, s clicar em Resolver que o Solver far as contas necessrias para atingir as metas com as restries impostas.

33

Logo depois, o Solver mostrar os resultados. Se corresponderem a sua expectativa, clique em Manter Soluo do Solver na caixa de Resultados do Solver, seno, clique em Restaurar Valores Originais. Veja a planilha com o novo oramento de Propaganda e Publicidade definido pelo Solver de acordo com as condies preestabelecidas.
A B 1 TRIM 100.000 C 2 TRIM 12.000 D 3 TRIM 80.000 E F 4 TRIM TOTAL NO ANO 180.000 372.000 (190.000) (30.000) (70.000) 5.500 10.000 78.000

CONTAS Receita de Vendas Despesas Gerais Propaganda e Publicidade 5 Resultado Final

1 2 3 4

(60.000)
5.000

(30.000)
57.500

R$ 45.000 R$ 39.500 R$ 55.500 R$ 120.000

R$ 260.000

Quadro 15 Oramento bsico do Quadro 13 com as modificaes realizadas pelo Solver

Estes so apenas alguns dos recursos disponveis no MS-Excel e que podem ser perfeitamente utilizados na rea de finanas em empresas no s de micro e pequeno portes, mas tambm em qualquer organizao com ou sem fins lucrativos focada em planejamento financeiro como ferramenta de gesto profissional.

34

CONCLUSO
As organizaes sem fins econmicos desempenham papel

indispensvel na sociedade, atuando predominantemente nas lacunas deixadas pelo Estado no exerccio de suas funes pblicas. Porm, cada vez mais exigido dessas instituies o aperfeioamento de sua gesto, notadamente no que diz respeito ao controle dos escassos recursos mobilizados de diferentes fontes. No auxlio a essa gesto, o Oramento Social uma poderosa ferramenta e pode ser usado, sem restries, em todo tipo de organizao. E, aquelas que a utilizam em suas atividades, tm muito mais chances de antever o futuro, as variaes de desempenho, os problemas que podem deteriorar o caixa da empresa, enfim, tudo o que pode representar ameaas ou oportunidades que de alguma forma influenciem na performance esperada.

35

Bibliografia
BRIGHAM, Eugene F.; GAPENSKI, Louis C.; EHRHARDT, Michael C. Administrao Financeira. So Paulo, Atlas, 2001. BROOKSON, Stephen. Como Publifolha, 2000. CATELLI, Armando & Guerreiro, Reinaldo. Sistema de informao para gesto econmica: uma proposta para mensurao contbil do resultado das atividades empresariais. Ano XXX, So Paulo: CRC-SP, 1992. CAVALCANTE, Francisco. Novas tcnicas para apresentar e analisar o oramento empresarial. So Paulo, 2002. DRUKER, Peter Ferdinand. Administrao de Organizaes Sem Fins Lucrativos: Princpios e prticas. So Paulo: Pioneira, 1997. EXCEL, Microsoft. Manual de ajuda do MS-Excel. FREZATTI, Fabio. Gesto do fluxo dirio de caixa: como dispor de um instrumento fundamental para o gerenciamento do negcio. So Paulo: Atlas, 1997. FURTADO, Wilter. Anlise contbil: um enfoque voltado para a gesto de empresas. Ituiutaba, 2001. LAVINAS, Lena e GARSON, Sol. O gasto social no Brasil: transparncia, sim, parti-pris, no!. Instituto de Economia da UFRJ. Rio de Janeiro, 2003. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de custos. So Paulo: Atlas, 1998. MONTANA, Patrick J. Administrao. So Paulo: Saraiva, 1998. NERY, Antonio Eduardo Dalprat. Oramento empresarial = ferramenta de sucesso!. <www.correionet.br>. Internet. Rio de Janeiro, 2003. PRADO, Lauro Jorge. Guia de custos. Curitiba: e-Book, 2001. S, Carlos Alexandre. Como preparar a empresa para a implantao do oramento Parte I. So Paulo, 2002. SANVICENTE, Antonio Zoratto. Oramento na adminsitrao de empresas: planejamento e controle. So Paulo: Atlas, 1983. elaborar oramentos. So Paulo: