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Resumo
Discute os elementos que corroboram para composição da estrutura organizacional da
biblioteca universitária. Compreende que tais estruturas sofreram amplo impacto com a
inserção das tecnologias de informação nos ambientes das bibliotecas, sobretudo para
favorecer a oferta de serviços. Examina os aspectos teóricos que envolvem o tema
estrutura organizacional , destacando os elementos, a implantação ou avaliação das
estruturas existentes. Fornece subsídios para permitir a analise da estrutura
organizacional de bibliotecas universitárias.
Palavras-Chave:
Estrutura Organizacional ; Biblioteca Universitária; Gestão.
Abstract
Discusses the elements that support for the composition of the organizational structure of
the university library. Understands that such structures suffered extensive impact with the
inclusion of information technology environments of libraries, especially to promote the
availability of services. Examines the theoretical aspects involving the theme of
organizational structure, highlighting the elements, implementation or evaluation of existing
structures. Provides grants to enable the analysis of the organizational structure of
university libraries.
Keywords:
Organizational Structure; University Library; Management.
1 Introdução
Com o crescimento das organizações, cujo ambiente de atuação se vê ampliado
pela globalização e diuturnamente alterado pela sofisticação da tecnologia, a tarefa de
administrar uma instituição tem sofrido pressão no sentido de proporcionar respostas
rápidas e competentes ao contexto, de modo a oportunizar maior visibilidade
organizacional para os produtos e serviços oferecidos e, por conseguinte, promover a
geração de benefícios para ao empreendimento.
O êxito da performance organizacional está pautado na capacidade de articulação
da ação estratégica , o que, para Mintzberg (2003) demanda pela definição de uma
direção que enfoque os esforços para proporcionar consistência nas decisões tomadas.
Indubitavelmente as estruturas organizacionais possuem um importante papel na
prospecção das estratégias e no desempenho das organizações. A despeito disto Motta
(2002) sustenta que na medida em que se alteram as condições sociais, econômicas e
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2 Estrutura Organizacional
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Desta forma, pode-se analisar a o sentido do termo estrutura sob duas acepções:
a) em relação as partes físicas da organização relacionada ao espaço e
equipamentos que lhes são pertinentes (localização espacial) ; e
b) em consideração os elementos do trabalho, operações do processo de
produção etc. (sistema organizacional , organização do trabalho, organização da
produção etc.)
Ambas as acepções demandam por inquirições que favoreçam sua eficácia sendo
que, a primeira envolve os aspetos inerentes ao melhor dimensionamento do espaço
físico para maior rendimento dos processos. O segundo entendimento enfoca que a
estrutura organizacional é composta por diversas unidades que precisam interagir
(departamentos, divisões, seções etc.) como também os funcionários e as relações
existentes entre superiores e subordinados.
Para Annes (2005, p. 21), a
Estrutura é um conjunto integrado de elementos suportes que formam as demais
partes componentes de um organismo, sendo representada em organização, pelo
conjunto de órgãos, suas relações de interdependência e via hierárquica
existente, assim como as vinculações que devem ser representadas através do
organograma.
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instituição.
Com efeito, uma estrutura organizacional adequada as estratégias do
empreendimento pode gerar, dentre outros, benefícios como a exata identificação das
tarefas necessárias, organização adequada das funções e responsabilidades, das
informações, dos recursos e do feedback dos funcionários além do estabelecimento de
medidas de desempenho compatível com os objetivos e condições motivadoras.
A estrutura de uma biblioteca universitária não se restringe apenas a diversas
unidades (departamento, setores, etc.) que a compõe, mas abarca os funcionários e as
relações existentes entre superiores e subordinados. De fato, uma organização é
arranjada estruturalmente de modo formal e informal considerando diversos elementos
que a influenciam.
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Para Robins (2002 , p. 418 apud PERROTTI , 2004, p.30) , tais forças se definem em
tecnologia, tamanho da organização e ambiente. Djalma Oliveira (1999) afirma que elas
são compostas pelo ambiente externo, sistema de objetivos e estratégia , recursos
humanos e tecnologia.
Analisando todos os diversos pontos de vista arrolados na literatura, é possível
afirmar que eles compõem um eixo central composto de:
a) Fator Humano
Toda organização é composta por pessoas que, individualmente ou em grupo,
tornam a estrutura organizacional eficiente através de seus comportamentos e
desempenhos. Fayol (1976 , p.27 apud OLIVEIRA, 2005) enumera que são
necessárias determinadas habilidades humanas cuja importância aumenta à
medida que a pessoa sobe na hierarquia e que podem ser resumidas em :
técnica , de comando, administrativa , de cooperação e de integração.
d) Fator Tecnológico
Vasconcellos (1982) considera o fator tecnológico como o conjunto de
conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na
empresa para que seus objetivos possam ser alcançados e que influencia as
pessoas e sua interação, a execução das tarefas, o percentual de mudança ,
entre outros.
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Nos aspectos destacados pode-se apontar que eles envolvem não só as questões
inerentes aos processos organizacionais, mas, especialmente, o comportamento da
cultura existente que está relacionada ao modo como as pessoas colaborarão para o
sucesso da implantação desejada. De fato, o fator humano, antes discutido, é ponto
primordial para o sucesso da implantação tendo em vista que a competência, o
desempenho e a motivação podem ser um facilitador ou complicador do processo.
No que diz respeito à avaliação cabe inicialmente destacar que se trata de um
procedimento através do qual se verifica os pontos fortes e fracos da estrutura
organizacional. Para tanto é necessário efetuar um levantamento das condições
existentes com vista a delinear a estrutura idealizada para o desenvolvimento dos
processos na instituição. Este procedimento poderá observar os resultados apresentados,
os problemas evidenciados e o nível de satisfação dos colaboradores com as condições
existentes. Assim, Oliveira (1999) sugere que tal ação envolva :
a) Levantamento
• Identificação dos problemas evidenciados pelos usuários; e
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b) Análise
• Dos dados levantados anteriormente;
• Interligação dos dados levantados, verificando sua veracidade e
considerando os vários subsistemas da empresa;
• Estabelecimento dos padrões e critérios de avaliação; e
• Identificação do efeito de cada um dos dados levantados na situação
atual da estrutura organizacional da empresa .
c) Avaliação
• Estabelecimento da situação dos componentes da estrutura
organizacional na empresa ;
• Verificação do envolvimento de cada um dos condicionantes sobre a
estrutura organizacional ; e
• Verificação do nível de influência de cada nível da empresa - estratégico,
tático e operacional - para o delineamento da estrutura organizacional.
ri DEFINiÇÃO DA MISSÃO
S 00 NEGÓCIÓ DA
EMPRESA
- Suas disponibilidades Internos
I .. Produtos e serviços a ofereoer
- Necessidade dos clientes
- AprovaçAo da missão ó do
negócio da empresa
J-
y Caracterlzaçilo da molhor nHernallva - HomologaçAo pela alia direção
APROVAÇÃO da empresa
E - Divulgação do.; oDjetlvos e estimular
IM PLANTACÃO B suO aceitação • Realidade prática
-
Figura 2 - Metodologia baslca para avahaçao de estruturas organizacionais
FONTE: http://www.uniube.br/uniube/cursos/graduacao/administracao/vitor/MAEO.htm
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deve estar alinhado com aquilo que o empreendimento busca ser para atuar no marcado
onde se insere.
Para consolidar a análise e futuras propostas de mudanças, faz-se necessário
elencar os tipos de estruturas que as empresas poderão adotar tendo em vista uma
variada gama de condições que lhes são impostas pelo meio e a forma como atua.
1 Outros organismos culturais trabalham no sentido de reunir, tratar e disseminar a informação registrada , como os
museus e arquivos, entretanto, estes tratam da organização e preservação de documentos históricos, administrativos e
culturais de uma empresa (pessoa jurídica) ou de um indivíduo (pessoa física) , enquanto que aqueles exibem todo tipo
de objeto que apresente interesse histórico, técnico, científico ou artístico, de modo a conservar e preservar
coleções/acervos permitindo o contato com peças únicas que são, na maioria das vezes, bi ou tridimensionais.
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Processamento Técnico
a) Objetivo: Executar o processamento técnico dos recursos informacionais
adquiridos, inserindo-os no acervo e as respectivas referencias na base de
dado.
b) Principais atividades que executa : Leitura técnica do recurso informacional;
Descrição, segundo o código de catalogação eleito, do recurso
informacional; Estabelecimento, conforme o sistema de classificação
adotado e a Cutter Sounborn, do número de classificação; Determinação,
por termos livres, dos indexadores dos recursos informacionais; Inserção
dos dados na base de dados; Manutenção das bases de dados;
c) Principais serviços oferecidos: Serviço de Catalogação, Classificação e
Indexação.
Atendimento ao Usuário
a) Objetivo: Prestar serviços de informação aos usuários da biblioteca e demais
membros da comunidade em que está inserida.
b) Principais atividades que realiza : Difusão de informação, através de
diferentes produtos e serviços, como a difusão seletiva de informação, a
pesquisa bibliográfica retrospectiva ou corrente em bases de dados
nacionais ou internacionais, etc.; Interligação do sistema informático dos
serviços com outros sistemas ou redes de informação; Formação e
sensibilização de leitores; Orientação sobre o uso da biblioteca e do acervo
através de treinamentos, visitas orientadas, etc.; Empréstimo-entre-
Bibliotecas; Treinamento de Usuários; Normalização de Documentos;
Elaboração/correção de referências bibliográficas; Disseminação da
Informação; Sumários e Alertas de publicações periódicas correntes;
Boletins Informativos; Jornal Mural; Boletim de Novas Aquisições; Consulta
livre ao material dos acervos (monografias, periódicos, teses, vídeos,
mapas, partituras, guias, etc.); Empréstimo Domiciliar; Comutação
Bibliográfica - obtenção de fotocópias de artigos de publicações periódicas
via Internet, COMUT on line ou outros meios.
c) Principais serviços ofertados: Circulação, Empréstimo e Referência .
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3 Resultados Finais
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As etapas acima expressas, fruto das análises apontadas pelos autores visitados
neste estudo teórico, representam a síntese dos seis elementos que os gerentes de
bibliotecas precisam considerar ao projetar as estruturas das organizações que
administram .
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4 Considerações Finais
A título de conclusão, embora a temática ainda envolva outros aspectos que não
foram abordados como o estágio em que se encontra o trabalho, é possível inferir que
uma estrutura organizacional é dinâmica, principalmente quando são considerados os
seus aspectos informais provenientes da caracterização das pessoas que a integram e
deve ser delineada formalmente considerando as funções de administração como um
instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos.
A temática é muito complexa considerando que a estrutura da biblioteca
universitária é uma ordenação e agrupamento de atividades e recursos, o que para a
gestão está relacionada à sua organização sendo necessário ainda o planejamento, a
coordenação e o controle dos procedimentos para promover uma eficaz administração.
O estudo da estrutura organizacional envolve elementos como identificação das
tarefas necessárias, a organização das funções e responsabilidades, informações,
recursos e feedback aos colaboradores, medidas de desempenho compatíveis com os
objetivos e condições motivadoras para a competente implantação. Muitos destes
aspectos perpassam pela necessidade de afinar as ações com as estratégias de
instituição de ensino superior.
O delineamento da estrutura pode se configurar em razão da necessidade de criar
uma estrutura para uma biblioteca ou então aprimorar a existente. Ele é resultante da
dinâmica ambiental e deve considerar as funções de administração como um instrumento
para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos bem como a missão da biblioteca.
5 Referências
COLENGHI , Vitor Mature. O&M e qualidade total - uma integração perfeita. Rio de
Janeiro: Qualitymark, 1997.
HIGA, Mori Lou . Redesigning a library's organizational structure 1. College & Research
Libraries. January 2005. p. 41-58
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MOTTA, Paulo Roberto. Gestão contemporânea : a ciência e a arte de ser dirigente. Rio
de Janeiro: Record , 2002.
YOUNIS, Abdul Razeq , The effect of automated systems on Jordanian university libraries
organizational structure. Library Review, v.. 48 , n. 7, 1999, p. 337-339.
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