FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Juan Luis Salinas Urrutia Doctor Negocios Internacionales Magster en Gestin Empresarial Mster en Direccin y Organizacin de Empresas Magster en Direccin Financiera de Empresas

PLANIFICAR

CONTROLAR

ADMINISTRACIN

ORGANIZAR

DIRIGIR

PLANIFICAR
Es el proceso que comienza con la visin del Nmero1 de la organizacin. La planeacin se funda en elegir la misin de la organizacin, fijar objetivos, las estrategias y polticas organizacionales, usando como herramienta el Anlisis FODA. La planificacin o planeacin requiere que se tomen decisiones.

Fases de la Planificacin
1.

2.
3. 4.

Determinacin de Objetivos a alcanzar Toma de decisiones Elaboracin de planes Acciones

Determinacin de Objetivos

Es la primera actividad: saber adnde pretendemos llegar. Los objetivos son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro. Lista de verificacin: ser especfico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafo y plantear un compromiso.

Red de Objetivos en la Organizacin

Jerarqua de objetivos algunos son ms importantes y predominan.

Objetivos organizacionales Objetivos de la divisin Objetivos del departamento Objetivos operacionales

El resultado es una red jerrquica e integrada que orienta la accin de la organizacin en direccin de los objetivos organizacionales.

Desdoblamiento de los objetivos

Objetivos organizacionales Polticas Directrices A Metas M P L I T U D Menor

Programas Procedimientos Mtodos Normas

DETALLE

Mayor

Toma de decisiones

Debemos tomar decisiones para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las ms adecuadas. Diagnstico Alternativas posibles Evaluacin de alternativas Seleccin Ejecucin (Resultados)

Importancia de la toma racional de decisiones

La toma de decisiones es la parte ms importante del proceso de planeacin El proceso dirigido a la toma de una decisin puede concebirse como: 1. Establecimiento de premisas 2. Identificacin de alternativas 3. Evaluacin de las alternativas 4. Eleccin de una alternativa

Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones

Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos Es necesario aplicar una racionalidad limitada por la informacin, el tiempo y la incertidumbre

Evaluacin de alternativas de decisin

Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc. Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnolgico, condiciones polticas y sociales, etc.

Tcnicas cuantitativas
Anlisis marginal Anlisis costo beneficio Anlisis de riesgo rboles de decisin Otras tcnicas de investigacin de operaciones

Seleccin de una alternativa

Experimentacin Cul alternativa seleccionar? Investigacin y anlisis

Experiencia

Decisin tomada

Certidumbre, incertidumbre y riesgo

Certeza: Cuando se conocen los efectos que generar cierta accin Riesgo: El efecto de la decisin se conoce solo en trminos de probabilidades Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes

Pasos de la planeacin

1. Anlisis situacional: Ambiente interno: Fortalezas Debilidades Ambiente externo: Oportunidades Amenazas

Pasos de la planeacin
2. Establecimiento de objetivos y metas: Responder a preguntas como: Dnde se quiere estar? Qu se desea hacer y cundo? Etc. Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave Objetivos por jerarqua organizacional: estratgicos, operacionales, generales, individuales, etc.

Pasos de la planeacin
3. Desarrollo de premisas: Pronosticar condiciones internas y externas en que se operar: Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos tcnicos? Costos? Salarios? Polticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

Pasos de la planeacin
4. Identificacin de cursos de accin alternativos: Es necesario identificar las mejores alternativas de accin Examinar sus ventajas y desventajas

Pasos de la planeacin
5. Evaluacin de las alternativas: Evaluar los distintos cursos alternativos de accin a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

Pasos de la planeacin
6. Seleccin de un curso de accin: Se toma una decisin Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de accin

Pasos de la planeacin
7. Formulacin de planes de apoyo: Se elaboran planes derivados en apoyo al plan bsico Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitacin, etc.

Pasos de la planeacin
8. Presupuestacin: Los planes se trasladan a cifras a travs de los presupuestos: Presupuestos de ventas, de gastos de operacin, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

Administracin por objetivos

Es un sistema administrativo integral Se combinan en forma sistemtica muchas actividades administrativas bsicas Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales

Administracin por objetivos

Hace nfasis en la evaluacin del desempeo Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivacin, los incentivos, la participacin y la autonoma Se concentra mucho en el corto plazo

Diferentes Tipos de Planeacin

Consideramos dos o ms tipos, de acuerdo a una jerarqua de la planeacin: Planificacin estratgica es la planeacin ms amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia. Planificacin tctica realizada a nivel departamental. Planificacin operativa realizada para cada actividad, ms detallada y de corto plazo.

Planificacin Estratgica

Est definida en la cpula estratgica. Abarca a la organizacin en su totalidad Est proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro. Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas). Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)

Planificacin Operativa

Est definida en el centro operativo para cada tarea o actividad. Detalles necesarios para incorporar los planes estratgicos en las operaciones diarias de la empresa. Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes. Proyectado para el futuro inmediato. Metas especficas; muestra actividades por separado.

Clases de Planes

Programas consideracin de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo. Presupuestos expresin monetaria de los programas. Relacionados con el dinero. Proyectos programas especficos. Polticas son guas para las decisiones. Procedimientos son instrucciones para una accin. Relacionados con los mtodos. Reglas medidas especficas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.

Metas Planes estratgicos Planes operacionales

Para actividades no recurrentes

Para actividades recurrentes

Planes de un solo uso

Programas y Proyectos Presupuestos

Planes permanentes
Polticas Procedimientos Reglas

Misin - Visin

Para comprender la planificacin estratgica, debemos definir algunos conceptos que influirn en este tipo de planificacin:

Visin

Misin

Planeamiento Estratgico

Misin - Visin

Visin se define con los siguientes elementos:

Propsito principal de la empresa Su futuro Definicin de mercados a atender Valores, conductas y actitudes deseadas Escenarios esperados

Misin - Visin

Misin la declaracin de la misin incluye:

Que es lo que hacemos (cul es el negocio) En dnde lo hacemos (cul es el mercado) Para quin lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cmo lo hacemos)

Misin - Visin

Ejemplo de una consultora internacional :

Visin: Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las reas de actuacin, los servicios de la ms alta calidad Misin: Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad

Principios de administracin aplicados a la Planificacin Definicin del objetivo la finalidad de la planificacin es determinar quin, cmo y cuando se alcanzar la idea o el objetivo. Flexibilidad en la planeacin la planeacin es permanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo.

Principales caractersticas de la Planeacin - I

Es un proceso permanente y continuo Est siempre orientado hacia el futuro Busca la racionalidad en la toma de decisiones Busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas La planeacin es sistmica considera sistemas y subsistemas que la conforman

Principales caractersticas de la Planeacin - II

La planeacin es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor Es una tcnica de asignacin de recursos Es cclica, permite evaluacin y medicin para establecer nueva planeacin Es una funcin del proceso que interacta con las dems Es una tcnica de coordinacin e integracin Es una tcnica de cambio e innovacin

Organizacin
Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempear Se asignan las tareas necesarias a las personas idneas para el cumplimiento de los objetivos y metas

Direccin
Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales Implica liderazgo, autoridad, poder, motivacin, comunicacin

Es la accin o influencia interpersonal de la administracin para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzo.
Funciones de la Direccin: Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social.

Elementos de la direccin
Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional. Motivacin. Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados. Comunicacin. Supervisin. Alcanzar las metas de la organizacin

Principios de la direccin
De la Armona del Objetivo o Coordinacin de Intereses: La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados. De la Supervisin Directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad. De la Va Jerrquica: Postula al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad.

Principios de la Direccin
De la Resolucin del conflicto: indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan. Aprovechamiento del Conflicto: Experiencia Experimentacin. Investigacin Aplicar la Decisin
Donde Iniciamos ? Que decisin tomo?

Importancia de la Direccin
Planeacin y Organizacin

Lineamientos

Conducta

Estructura Organizacional

Determinante

Productividad Eficacia de los sistemas de control Funcionamiento

Objetivos

Comunicacin

Comits y toma grupal de decisiones en el proceso de direccin

Comit: Es un grupo que regularmente se rene con el
propsito de deliberar y tomar decisiones, para el beneficio o representacin de una colectividad Estructura Organizacional Proporcionar informacin

Coordinar las acciones

Promover la participacin grupal

Control
Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado Implica evaluar el desempeo de los individuos y de la empresa Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.

CONTROL
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una organizacin cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

IMPORTACIA DEL CONTROL

Crear mejor Calidad. Enfrentar el Cambio. Producir ciclos ms rpidos. Agregar Valor. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo.

Enfoques del Control

Existen tres enfoques distintos para disear sistemas de control Mecanismos de Mercados
Control de Mercado
Establecer normas empleadas en el sistema de control Existe gran competencia

Enfoques para disear Sistemas de Control

Control de Clan

Valores Cultura Organizacional

Control Burocrtico

Autoridad de la Organizacin Normas Reglamentos y polticas

Actividades Importantes del Control

Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados con los estandares de desempeo.

Transferir datos detallados

de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

Sugerir las acciones

Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

Comunicar cuales son los medios de medicin.

correctivas cuando sean necesarias.

Informar a los miembros

responsables de las interpretaciones.

Ajustar el control a la luz de

los resultados del control.

Condiciones para el Control

Para que el proceso del control sea ms efectivo y eficaz a la hora de tomar decisiones debe cumplir adecuadamente con las siguientes condiciones:

Objetivos.
Su propsito y naturaleza: Eficiencia. Responsabilidad Directriz. Proyeccin.

Su estructura organizativa y planes:

Planes. Comunicacin, Direccin y Coordinacin

Establecimiento de Medidas.
Su proceso:

Determinar y Conocer Aspectos Estratgicos de la Empresa. Principio de Excepcin Flexibilidad y Utilidad.

Instrumentos para Efectuar el Control

Los Instrumentos ms comnmente empleados para efectuar el control son: Informes. Auditorias. Estudios de tiempo y movimiento.

Tipos de Control
Segn Terry (1999) Libro Principios de la Administracin

PRELIMINAR

CONCURRENTE

RETROALIMENTACIN

Tipos de Control
Segn Melinkoff

CONTROL PREVIO

CONTROL POSTERIOR

Cmo identificar los puntos estratgicos de Control ?

CONCENTRACIN PUNTOS DEL PROCESO PRODUCTIVO

Funciones de la administracin

Nivel intermedio

Mandos inferiores

Control

Alto nivel

Habilidades administrativas
Habilidad tcnica Habilidad humana Habilidad de conceptualizacin Habilidad de diseo

Habilidades administrativas
Habilidades de conceptualizacin y diseo

Nivel intermedio

Habilidades tcnicas

Alto nivel

Habilidades humanas

Mandos inferiores

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

Taylor: padre de la administracin cientfica Aplica el mtodo cientfico para mejorar los mtodos de produccin Se basaba en el concepto del hombre econmico

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

Fayol: padre de la teora administrativa moderna Determina funciones administrativas: tcnicas, financieras, comerciales, etc. Propone 14 principios de la administracin: divisin del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

McGregor: teora X y teora Y Teora X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambicin y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que d un buen rendimiento Teora Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad

Teora X Las personas no gustan del trabajo y lo evitan Las personas deben ser controladas y amenazadas El ser humano trata de evitar las responsabilidades El ser humano medio tiene poca ambicin.

Teora Y El trabajo puede ser fuente de satisfaccin Las personas pueden ejercer autocontrol y autodireccin Las personas aceptan y asumen responsabilidades. El ser humano tiene imaginacin, creatividad e ingenio Las personas se preocupan Se puede conseguir una principalmente de su propia mayor utilizacin del seguridad. potencial humano

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

Likert: Sistemas de direccin Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organizacin centraliza la toma de decisiones Sistema 2: Sistema autoritario benvolo: Existe ms de confianza y comunicacin, pero aun la interaccin humana es poca y las decisiones centralizadas

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

Likert: Sistemas de direccin Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interaccin a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones, Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones

Enfoque sistmico de proceso administrativo

Un sistema es: un conjunto de elementos dinmicamente relacionados que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre insumos tomados del medio externo

Enfoque sistmico de proceso administrativo

La organizacin se ve como un sistema: Un sistema abierto Un sistema complejo (implica subsistemas) Un sistema dinmico

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