INF 421, Seccin 03| Anlisis y Diseo de Sistemas

INTRODUCCIN
En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de informacin basados en computadoras son el corazn de las actividades cotidianas y objeto de gran consideracin en la toma de decisiones, las empresas consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas de informacin cuando deciden ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darn a la competencia. Al establecer los sistemas de informacin basados en computadoras deben tener la certeza de que se logren dos objetivos principales: que sea un sistema correcto y que este correcto el sistema. Ningn sistema que deje de satisfacer ambos objetivos ser completamente til para la gerencia u organizacin. Si los dispositivos de un sistema de informacin no se adaptan a su poblacin de clientes, no lograra sus objetivos potenciales. Al mismo tiempo, aun cuando se identifiquen precisamente las necesidades del usuario, un sistema de informacin va tener un valor nico si funciona en forma adecuada. Los informes y las salidas producidas por el sistema deben ser precisos, confiables y completos. La funcin del Anlisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. A medida que las computadoras son empleadas cada vez ms por personas que no son especialistas en computacin el rostro del desarrollo de sistemas de informacin adquiere una nueva magnitud. Los usuarios emprenden ya el desarrollo de algunos sistemas que ellos emplean. A continuacin desarrollaremos estas tres estrategias, pero antes de entrar en materia vamos a conocer algunos conceptos importantes.

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PREMBULO
SISTEMA.Conjunto de elementos que interactan para producir un resultado.

DESARROLLO

DE

SISTEMAS.-

Es la actividad destinada a crear sistemas o a modificar los ya existentes en uso de las empresas y consiste en dos etapas principales de anlisis y diseo de sistemas; comienza cuando la gerencia, o en algunas ocasiones el personal de desarrollo de sistemas, se da cuenta de cierto sistema del negocio necesita mejorarse. Segn James Senn, existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el mtodo clsico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el mtodo de desarrollo por anlisis estructurado y el mtodo de construccin de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tienen un amplio uso en cada uno de los diversos tipos de empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada.

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El anlisis y Diseo de sistemas se realiza siguiendo una serie de pasos y/o etapas que dependiendo del requerimiento el analista realiza de un modo u otro. Existen ya modos establecidos para realizar esa organizacin y se le llama Ciclo de Vida para el Desarrollo de Sistemas.

CICLO DE VIDA CLSICO DEL DESARROLLO DE SISTEMA CVDS

El mtodo de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de informacin, el mismo consta de 7 fases segn KENDALL & KENDAL y de 6 fases segn James Senn. Este conjunto de pasos que si bien son secuenciales no necesariamente deben llevarse con rigidez, en cualquier momento que el analista lo requiera puede devolverse al paso o fase anterior, de hecho, es muy comn que si en alguna fase se requiera modificar algn anlisis de una fase previa, o hasta repetir varias veces una misma tarea para comparar algn resultado. A continuacin desarrollaremos las diferentes fases del CVDS desde diferentes enfoques tomando en cuenta los autores de libros de Anlisis y Diseo de Sistemas.

FASES

DEL

CVDS, SEGN KENDALL & KENDALL

Segn el enfoque de los autores Kenneth E. Kendall, Julie E. Kendall, en su obra Anlisis y Diseo de Sistemas, Las Fases del CVDS son 7 y se detallan de la siguiente manera:

1. IDENTIFICACIN DE 2. DETERMINACIN 3. ANLISIS

3

PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS.

DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN.

DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA.

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4. DISEO DEL SISTEMA RECOMENDADO. 5. DESARROLLO 6. PRUEBA

Y DOCUMENTACIN DEL SOFTWARE. Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA. Y EVALUACIN DEL HARDWARE.

7. IMPLEMENTACIN

Figura 1. Corresponde a las 7 Fases del mtodo de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas segn los autores Kenneth E. Kendall, Julie E. Kendall, en su obra Anlisis y Diseo de Sistemas

FASES
siguiente manera:

DEL

CVDS, SEGN JAMES SENN

Anlisis

Segn el enfoque del autor James Senn, en su obra

y Diseo de

Sistemas de Informacin, Las Fases del CVDS son 6 y estas se detallan de la

1. Investigacin preliminar. 2. Determinacin de los requerimientos del sistema. 3. Diseo del sistema 4. Desarrollo del software. 5. Prueba de los sistemas. 6. Implantacin y evaluacin.
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Nosotros realizaremos el desglose de una manera un poco diferente, puesto que englobaremos las tres primeras fases del mtodo de los autores Kendall & Kendall en una primera fase de Anlisis y adems dividiremos las fases de implementacin y evaluacin.

6 FASES

DEL

DESARROLLO

DE SISTEMAS

1. Anlisis 2. Diseo 3. Desarrollo de Software 4. Prueba 5. Implementacin 6. Evaluacin (Ver Tablas de Actividades de las Fases)

ANLISIS
Las actividades que se realizan son:

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1. IDENTIFICACIN DE 2. DETERMINACIN 3. ANLISIS

PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN.

DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA.

1.- Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos

Esta fase es crucial para el xito del resto del proyecto, requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en una organizacin, luego en conjunto con otros miembros de la organizacin hacer notar los problemas. Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de informacin. La identificacin de objetivos tambin es un componente importante de la primera fase, en esta etapa se deber descubrir lo que la organizacin intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de informacin apoyara a la organizacin

Aclaracin de la Solicitud.Muchas solicitudes que provienen de usuarios o gerentes de departamentos (por ejemplo: ventas, produccin, contabilidad, etc.) no estn formuladas de manera clara, estas no tienen los fundamentos necesarios, como para considerarse una solicitud de proyecto, por lo que debe de examinarse para determinar con precisin lo que el solicitante desea. Si el solicitante pide ayuda sin saber qu es lo que est mal o en donde se encuentra el problema, la aclaracin se hace ms difcil. Hay ocasiones que el usuario sabe que es lo que quiere pero no sabe interpretarlo por eso es necesario realizar una pequea entrevista con l. En cualquier caso, antes de seguir adelante, la solicitud debe estar claramente planteada.

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Estudio de Factibilidad.FACTIBILIDAD: Significa Posibilidades de xito para conseguir la solucin de las

necesidades. Ahora bien, El Estudio De Factibilidad es el anlisis de una empresa para determinar: Si el sistema que se propone ser bueno o necesario, y en cuales condiciones se debe desarrollar para que sea exitoso. El estudio de factibilidad, es una de las primeras etapas del desarrollo de un sistema informtico. El estudio incluye los objetivos, alcances y restricciones sobre el sistema, adems de un modelo lgico de alto nivel del sistema actual (si existe). A partir de esto, se crean soluciones alternativas para el nuevo sistema, analizando para cada una de stas, diferentes tipos de factibilidades: 1) Factibilidad Tcnica 2) Factibilidad Econmica 3) Factibilidad Operacional 4) Factibilidad Legal 5) Factibilidad de Calendario

1.- Factibilidad Tcnica.La Factibilidad Tcnica evala si el equipo y software estn disponibles y si tienen las capacidades tcnicas requeridas por cada alternativa del diseo que se est considerando. Tambin considera si la organizacin tiene el personal que posee la experiencia tcnica requerida para disear, implementar, operar y mantener el sistema propuesto. Si el personal no tiene esta experiencia, puede entrenrsele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan. Preguntas Claves. 7 El trabajo puede realizarse con el equipo con que se cuenta?

INF 421, Seccin 03| Anlisis y Diseo de Sistemas Existe o se puede adquirir la tecnologa necesaria para realizar lo que se pide? El equipo propuesto tiene la capacidad tcnica para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo sistema? El sistema propuesto ofrecer respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el nmero y ubicacin de los usuarios? Si se desarrolla el sistema, se puede crecer con facilidad? Existen garantas tcnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos?

2.- Factibilidad Econmica.Se refiere a los recursos econmicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades y/o procesos para obtener los recursos bsicos que deben considerarse son el costo del tiempo, el costo de la realizacin y el costo de adquirir nuevos recursos. Generalmente la factibilidad econmica es el elemento mas importante ya que a travs de el se solventan las dems carencias de otros recursos, es lo mas difcil de conseguir y requiere de actividades adicionales cuando no se posee.
Tiempo del analista. Costo de estudio. Costo del tiempo del personal. Costo del tiempo. Costo del desarrollo / adquisicin.

Los estudios de factibilidad econmica incluyen anlisis de costos y beneficios asociados con cada alternativa del proyecto. Con anlisis de costos/beneficio, todos los costos y beneficios de adquirir y operar cada sistema alternativo se identifican y se hace una comparacin de ellos. Tambin considera si la organizacin tiene el personal que posee la experiencia tcnica requerida para disear, implementar, operar y mantener el sistema

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propuesto. Si el personal no tiene esta experiencia, puede entrenrsele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan. Preguntas Claves. Los beneficios que se obtienen sern suficientes para aceptar los costos? Cul ser el costo de llevar a cabo la investigacin completa de sistemas? Cul ser el costo del hardware y software para la aplicacin? Cules son los beneficios en la forma de reduccin de costos o de menos errores costosos? Cul ser el costo si el proyecto no se lleva a cabo?

3.- Factibilidad Operacional.Esta factibilidad comprende una determinacin de la probabilidad de que un nuevo sistema se use como se supone. Deberan considerarse cuatro aspectos de la factibilidad operacional por lo menos:
1) Un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la organizacin o los operadores del sistema. Si lo es, los usuarios pueden ignorar el sistema o bien usarlo en tal forma que cause errores o fallas en el sistema. 2) Un sistema puede hacer que los usuarios se resistan a l como consecuencia de una tcnica de trabajo, miedo a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones. Para cada alternativa debe explorarse con cuidado la posibilidad de resistirse al cambio al nuevo sistema. 3) Un nuevo sistema puede introducir cambios demasiado rpido para permitir al personal adaptarse a l y aceptarlo. Un cambio repentino que se ha anunciado, explicado y vendido a los usuarios con anterioridad puede crear resistencia. Sin importar qu tan atractivo pueda ser un sistema en su aspecto econmico si la factibilidad operacional indica que tal vez los usuarios no aceptarn el sistema o que uso resultar en muchos errores o en una baja en la moral, el sistema no debe implantarse. 4) Una ltima consideracin es la probabilidad de la obsolescencia subsecuente en ele sistema. La tecnologa que ha sido anunciada pero que an no est disponible puede ser preferible a la tecnologa que se encuentra en una o ms de las alternativas que 9

INF 421, Seccin 03| Anlisis y Diseo de Sistemas se estn comparando, o cambios anticipados en las practicas o polticas

administrativas pueden hacerse que un nuevo sistema sea obsoleto muy pronto. En cualquier caso, la implantacin de la alternativa en consideracin se convierte en imprctica.

Un resultado frecuente de hallazgos negativos acerca de la factibilidad operacional de un sistema es que ste no se elimina sino que se simplifica para mejorar su uso. Otras posibilidades son que los programas de relaciones pblicas o de entrenamiento estn diseados para enfocarse a sobreponerse a la resistencia a un nuevo sistema, o se desarrollan formas para hacer fases en el nuevo sistema en un largo periodo para que el cambio total, que traumatizara a los usuarios u operadores, se convierta en una serie de pequeos cambios. Este estudio lo lleva a cabo una persona o dos que est familiarizado con tcnicas de sistemas de informacin.

Preguntas Claves. Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la administracin y por parte de los usuarios? Los mtodos que actualmente se usan en la empresa, son aceptados por los usuarios? Los usuarios han participado en la planeacin y desarrollo del proyecto?, Cmo lo han hecho? El sistema propuesto causar perjuicios? Producir resultados pobres en alguna rea? Se perder control en alguna rea especfica? Se perder la facilidad de acceso a la informacin? La productividad de los empleados ser menor despus de instalado el sistema? Los clientes se vern afectados por la implantacin?

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4.- Factibilidad Legal.Se realizan anlisis de normas tributarias, regulaciones y trabas para el comercio interno o externo, etc. Este estudio determina cualquier posibilidad de infraccin, violacin o

responsabilidad legal en la que se podra incurrir al desarrollar el sistema.

Factibilidad de Calendario.Consiste en dar respuesta a la siguiente pregunta: Puede la solucin desarrollarse e implantarse en un plazo aceptable?, es decir, la construccin del sistema puede desarrollarse en un tiempo razonable para recuperar la inversin y satisfacer a los usuarios finales.
Al finalizar esta etapa el grupo de trabajo debe entregar un informe con todas las posibles alternativas de solucin acompaadas con su estudio de factibilidad y el plan de desarrollo correspondiente.

Aprobacin de la Solicitud.Consiste en que la alta gerencia administrativa despus de escuchar el informe de factibilidad tome la decisin para continuar o no con el proyecto.

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LA GERENCIA LA GERENCIA
Aceptar La Recomendacin Aceptar La Recomendacin

Enmendar La Enmendar La Recomendacin Recomendacin Devolver Las Devolver Las Recomendaciones Recomendaciones Rechazar Todos Los Rechazar Todos Los Proyectos Proyectos

Despus de aprobar un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de personal, cuando el proyecto se ha completado se inicia el desarrollo de la aplicacin de la propuesta.

DETERMINACIN

DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.-

REQUERIMIENTO: es una caracterstica necesaria que deber poseer el nuevo sistema. La Determinacin de Requerimientos es el estudio de un sistema para comprender cmo trabaja y dnde es necesario efectuar mejoras. Consiste en comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio, se deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas:
Qu es lo que hace? cmo se hace? Cul es el grado de eficiencia con el que se efectan las tareas? existe algn problema? Si existe un problema, qu tan serio es?

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INF 421, Seccin 03| Anlisis y Diseo de Sistemas Si existe un problema cul es la causa que lo origina? Entre otros aspectos

LAS TRES ACTIVIDADES 1. 2.

ANTICIPACIN

DE

DETERMINACIN

DE

REQUERIMIENTOS

SON:

DE REQUERIMIENTOS:

prever las caractersticas del nuevo sistema

con base en experiencia previa. INVESTIGACIN

DE REQUERIMIENTOS:

actividad ms importante del anlisis de

sistemas. Es el estudio y documentacin del sistema actual usando para ellos tcnicas de para hallar hechos, anlisis de flujo de datos y anlisis de decisin. Es aqu donde aplicamos entrevistas, cuestionarios, observacin y revisin de documentacin entre otros.

3.
de

ESPECIFICACIN hechos se

DE REQUERIMIENTOS:

los datos obtenidos durante la recopilacin determinar las especificaciones de los

analizan

para

requerimientos, es decir, la descripcin de las caractersticas del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre s, a saber: 1) ANLISIS
DE DATOS BASADOS EN HECHOS REALES DE REQUERIMIENTOS ESENCIALES

2) IDENTIFICACIN 3) SELECCIN

DE ESTRATEGIAS PARA SATISFACER LOS REQUERIMIENTOS

DISEO

DEL SISTEMA.-

El Diseo de un sistema de informacin produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplir con los requerimientos de informacin. Comienza identificando los reportes y dems salidas que debe producir el sistema. Hecho lo anterior se determinan con toda precisin los datos especficos para cada reporte y salida, La informacin detallada del diseo se proporciona al equipo de programacin para comenzar la fase de desarrollo de software.

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DESARROLLO
Consiste en

DEL SOFTWARE.-

escribir

los

programas

necesarios

para

el

sistema.

Los

programadores son responsables de la documentacin de los programas, que tambin se realiza durante esta etapa, as como explicar el funcionamiento de los mismos y por qu ciertos procedimientos se codifican de determinada forma. La documentacin es importante ya que por medio de ella ser posible modificar o llevar a cabo el mantenimiento del programa.

PRUEBA

DE LOS SISTEMAS .-

Cada uno de los programas desarrollados es probado de tal manera que funcione correctamente. Durante esta fase el sistema es empleado en forma experimental para asegurarse que el software no tiene fallas, se alimentan al sistema datos de entrada para su procesamiento y se examinan los resultados obtenidos. Es recomendable que las pruebas sean conducidas por personas ajenas a las que desarrollan el software, con esto se busca que las pruebas sean completas e imparciales y que el software sea confiable.

IMPLEMENTACIN
La Implantacin es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a
los usuarios, instalar la aplicacin y construir todos los archivos de datos necesarios. Dependiendo del tamao de la organizacin y del riesgo asociado al uso del nuevo sistema se puede comenzar la operacin del sistema slo en un rea de la empresa. Es recomendable que trabajen paralelamente el anterior sistema y el nuevo para comparar los resultados obtenidos.

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LA EVALUACIN
La Evaluacin del sistema se lleva a cabo para identificar sus puntos dbiles y
fuertes. Aunque en algunas ocasiones este proceso de evaluacin no recibe la importancia que merece, si se realiza de forma adecuada proporciona mucha informacin que puede ayudar a mejorar la efectividad de los esfuerzos de desarrollo de aplicaciones subsecuentes.

PRINCIPIOS
1.

GENERALES DEL

DESARROLLO

DE

SISTEMAS

Implicar al usuario: Es importante estar claro que el sistema a ser

desarrollado le pertenece al usuario del sistema, el analista es simplemente un experto en Tecnologa de la informacin que viene a resolver uno o varios problemas puntuales de procesamiento de informacin; comprometer al usuario permite evitar errores en la construccin del sistema, adems que ayuda a vencer el miedo al cambio que toda persona tiene al momento que un nuevo sistema es instalado, y siempre se debe recordar ellos son los que pagan.
2. Se deben Apoyar las actividades de la Organizacin: Toda

organizacin debe tener una Visin y Misin especfica, las cuales son su constante motivacin; as la Administracin es encargada de definir las Polticas, Normas, Metas y Estrategias para cumplir con esos principios, de tal manera que cuando se desarrollan los sistemas de informacin ellos se deben desarrollar para servir de apoyo a la alta gerencia y a la toma de decisiones con lo cual se garantiza la productividad de la Organizacin.
3. Aplicar Un Mtodo De Resolucin De Problemas: En el momento

que el analista estudia la situacin actual se encuentra con: normas, reglamentos, oportunidades, amenazas, actividades, personas, documentos, es decir, el medio ambiente en general que rodea un sistema; para desarrollar una solucin de sistemas en forma eficiente se debe usar un mtodo, con el cual se busca evitar que se pierdan detalles en la

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construccin de un nuevo sistema; as El Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas es ante todo un mtodo para resolver problemas, que le permite al analista estudiar en detalle la situacin actual y construir en detalle una solucin a travs de sus 6 fases.
4. Justificar Los Sistemas Como Una Inversin De Capital: Los

sistemas de informacin son ante todo una inversin de capital, pues los propietarios o la organizacin deben pagar: luz, agua, telfono, personal, discos, hojas para su realizacin; es por ello que todo analista de sistemas debe plantearse de ante un nuevo sistema:
1) Para cualquier problema es probable que existan varias soluciones. 2) Se debe evaluar la viabilidad de cada una de ellas.

El analista debe tener presente esas premisas, pues, ninguna organizacin invierte para no recoger esa inversin a un corto o mediano plazo.
5. Disear El Sistema Para El Crecimiento: La vida til de un nuevo

sistema debe ser visto como una solucin a largo plazo, por lo tanto debe ser diseado para que progresivamente el sistema se vaya adaptando a los cambios planteados por los usuarios a los datos, por ejemplo: ingresar nuevos productos, cambiar el ITBIS, cambiar niveles de seguridad, entre otros; de tal manera que se evite la Prdida del Orden del sistema.

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CONCLUSIN
Un proyecto de desarrollo de un Sistema de Informacin comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del anlisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de Sistema que utiliza uno ms de los componentes: Software, hardware, personas, base de datos, documentacin y procedimientos. Es por eso que existen varios modelos o mtodos para la realizacin del anlisis y diseo de un sistema, En este trabajo hemos detallado ampliamente cuales son esos diferentes modelos incluso enfocndonos en varios puntos de vista expresados por diferentes autores de obras de anlisis y diseo de sistemas.

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Dependiendo de los recursos y de la preferencia del analista y todo su equipo se elegir el mtodo ms conveniente que satisfaga las necesidades de la empresa bajo estudio.

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